ZZP software: welke tools heb je echt nodig?

Als zzp’er heb je drie dingen echt nodig: boekhoudsoftware met facturatie en btw-aangifte, een manier om je uren bij te houden, en een plek waar je klantcontacten staan. De rest — offertes, projectmanagement, planning, website — komt pas als je werk erom vraagt. In onze rekenvoorbeelden kost een basisstack circa €10 tot €19 per maand; met betaalde urenregistratie, een CRM en projectmanagement erbij kom je rond €66 per maand uit.

Hieronder staat per taak welke tools in Nederland gangbaar zijn, wat ze kosten en waar de gratis varianten ophouden. Alle prijzen zijn op 1 november 2026 gecontroleerd op de prijspagina van de aanbieder. Zoek je alleen een boekhoudpakket, ga dan direct naar onze vergelijking van boekhoudsoftware voor zzp en eenmanszaak of reken je maandlast uit in de kostentool boekhoudsoftware. Twijfel je tussen software en een boekhouder, lees dan de kostenvergelijking boekhoudsoftware versus boekhouder.

Bekijk Moneybird →

Het complete ZZP softwarepakket

Dit zijn de toolcategorieën die elke ZZP’er vroeg of laat nodig heeft:

Totaal: in de drie rekenvoorbeelden verderop kost een ZZP-pakket circa €10 tot €66 per maand, afhankelijk van welke betaalde tools je kiest.

1. Boekhouding & facturatie — de basis

Dit is de enige categorie waar je niet omheen kunt. Als ondernemer ben je verplicht een administratie bij te houden, en boekhoudsoftware helpt je bij facturatie, bankboekingen en de btw-aangifte.

Wij schreven hier een uitgebreid artikel over, maar in het kort:

• e-Boekhouden.nl (ZZP Pakket €9,95/mnd, maximaal 240 boekingen per boekjaar en onbeperkt factureren) — e-Boekhouden geeft nieuwe klanten altijd een welkomstvoordeel: starters gebruiken het gratis tot 15 maanden na hun KVK-inschrijving (geen automatische verlenging), wie al onderneemt krijgt 12 maanden 50% korting (€4,98 per maand voor het ZZP Pakket). Bron: e-boekhouden.nl/prijzen, 1 november 2026.
• Informer (ZZP Basis €15/mnd, ZZP Plus €23/mnd; informer.nl/prijzen, 2 november 2026) — ZZP Basis verwerkt 30 bankbetalingen per maand voor 1 gebruiker plus je boekhouder, ZZP Plus onbeperkt. In alle pakketten zitten facturen en offertes, uitgaven verwerken, de automatische btw-aangifte en een mobiele app; de automatische bankkoppeling kost €1 per maand extra. Je probeert Informer 30 dagen gratis; startende ondernemers (KVK-inschrijving van maximaal 6 maanden oud) krijgen een jaar lang €15 per maand korting, waardoor ZZP Basis het eerste jaar gratis is.
• Shine (Gratis €0; Start €11/mnd, €9 bij jaarbetaling; Plus €25/mnd, €20 bij jaarbetaling; exclusief btw, shine.co/nl/pakketten, 1 november 2026) — boekhoud- en facturatieplatform. Het gratis pakket heeft onbeperkt facturen en offertes en je kunt je online bankieren koppelen; btw-aangifte zit vanaf Start. Bonnetjes upload je in elk pakket onbeperkt.
• DigiBoox (Facturatie gratis; Compleet €15/mnd bij een jaarabonnement, €180 per jaar, exclusief btw; digiboox.app/nl/prijzen, 2 november 2026) — Compleet heeft onder meer een bankkoppeling, btw-aangifte, ScanPilot AI voor bonnen, uren- en rittenregistratie en de jaarafsluiting. Voor de aangifte inkomstenbelasting heeft DigiBoox een wizard voor zzp’ers (€130 per aangifte). 30 dagen gratis proberen.
• MoneyMonk (Basis €9/mnd tot €20.000 omzet per jaar; Pro €15/mnd de eerste 3 maanden, daarna €32,50; Ultra €37,50/mnd; moneymonk.nl, 30 oktober 2026) — startende ondernemers gebruiken Starter 15 maanden gratis (20 banktransacties per maand, tot €50.000 omzet per jaar). Een PSD2-bankkoppeling zit gratis in alle plannen, je zegt maandelijks op en je probeert MoneyMonk 30 dagen gratis.
• Moneybird (bij jaarbetaling: Compact €3, Start €15, Groei €29, Compleet €41 per maand; minimaal 16% korting ten opzichte van maandbetaling) — volgens Moneybird gingen meer dan 400.000 ondernemers je voor. Let op: een gekoppelde externe bankrekening zit pas vanaf Groei, en Compact heeft geen elektronische btw-aangifte en 1 verkoopfactuur. Een gratis plan is er niet; je kunt Moneybird wel 60 dagen gratis proberen. Urenregistratie en offertes zitten ingebouwd.
• Snelstart (inKaart €22/mnd, exclusief btw) — boekhoudpakket met hoofdkantoor in Alkmaar, opgericht in 1982. Snelstart probeer je 30 dagen gratis. inKaart heeft btw- en ICP-aangifte en een bankkoppeling. Snelstart heeft zeven pakketten; een selectie voor zzp’ers: inOrde (€9,50) is alleen beschikbaar via een boekhouder of accountant die met Snelstart werkt, en bij inStap (€15,50) maak je zelf facturen en offertes terwijl je boekhouder de boekhouding en btw-aangifte regelt. Bekijk Snelstart pakketten →
• Rompslomp (Basic €14,95/mnd; Starter zonder abonnement met €1,50 per factuur, Puur Factuur €8,95 met 8 facturen per maand, Professional €28,95, Master €42,95; exclusief btw, rompslomp.nl/tarieven, 1 november 2026) — Basic heeft 10 facturen per maand, btw-aangifte direct versturen en een automatische bankkoppeling.
• Bunni (€17/mnd exclusief btw, of €10/mnd als je omzet niet hoger is dan €2.500 per maand) — Bunni zegt gemaakt te zijn voor mensen zonder financiële achtergrond: je kiest zelf categorieën die voor jouw bedrijf relevant zijn, in plaats van een lijst met boekhoudtermen. Volgens Bunni is je btw-aangifte in minder dan 5 minuten klaar. Je kunt alle functies een maand gratis uitproberen. Bekijk Bunni →

Ons advies: ben je net gestart, kijk dan eerst naar e-Boekhouden (15 maanden gratis vanaf je KVK-inschrijving). Wil je boekhouding, uren en offertes in één pakket? Kies Moneybird. Heb je een kleine omzet en weinig boekhoudkennis? Probeer Bunni. Lees de volledige vergelijking: boekhoudprogramma’s voor zzp en eenmanszaak. Twijfel je nog welk boekhoudprogramma het beste bij jou past? Lees dan ons artikel boekhoudprogramma kiezen: 7 vragen.

Ga naar e-boekhouden.nl → Ga naar moneybird.nl →

2. Urenregistratie — weet wat je verdient

Werk je op uurbasis, dan is een urenregistratietool handig. Niet alleen voor je facturen, maar ook om te zien hoeveel tijd een klant of project je echt kost.

• Toggl (gratis tot 3 gebruikers; Starter €9 per gebruiker per maand bij jaarbetaling) — start de timer, werk, stop. Het gratis plan heeft handmatige en realtime timers, agendakoppelingen en rapporten over je eigen uren; Toggl noemt het gratis plan geschikt voor solo-gebruik.
• Clockify (gratis tot 5 gebruikers) — als je geen geld wilt uitgeven en met een klein team werkt.
• Moneybird (ingebouwd) — als je al Moneybird gebruikt voor je boekhouding, zit urenregistratie erin (in Compact maximaal 20 urenregels, vanaf Start onbeperkt). Gewerkte uren zet je met een paar klikken om in een factuur.

Ons advies: gebruik de ingebouwde urenregistratie van Moneybird als je dat pakket al hebt. Anders is het gratis plan van Toggl een goed begin. Meer opties? Lees onze vergelijking van urenregistratie software.

Ga naar toggl.com →

3. CRM / klantbeheer — stop met post-its

Zodra je meer dan een handvol klanten hebt, wordt het lastig om alles te onthouden. Wanneer heb je die prospect voor het laatst gesproken? Wat was de afspraak? Welke offerte staat nog open? Een CRM houdt dat bij.

• HubSpot CRM (gratis) — met het gratis plan beheer je contacten, bedrijven en deals, voor maximaal 2 gebruikers en zonder creditcard. Het is een doorlopend gratis plan, geen proefperiode.
• Pipedrive (Lite €14 per gebruiker per maand bij jaarbetaling; Growth €39, Premium €59, Ultimate €79; 14 dagen gratis proberen zonder creditcard) — als je je verkoopproces en lopende offertes in een pipeline wilt zien.

Ons advies: begin met HubSpot gratis. Pas als je veel deals tegelijk beheert of uitgebreide automatisering wilt, is een upgrade of overstap naar Pipedrive het overwegen waard. Meer opties: Beste CRM voor ZZP’ers. Wil je ook e-mailmarketing inzetten als ZZP’er om klanten te binden? Lees onze vergelijking van de beste e-mailmarketing software 2026.

Ga naar hubspot.com → Ga naar pipedrive.com →

4. Offertes & contracten — professioneel overkomen

Met offertesoftware maak je een offerte in je eigen huisstijl, die je klant online kan ondertekenen. Daarna zet je hem om naar een factuur.

• Moneybird (ingebouwd) — offertes maak je in je eigen huisstijl, je klant ondertekent online en je zet de getekende offerte met één klik om in een factuur.
• Rompslomp (€8,95/mnd exclusief btw, met 8 facturen en 40 offertes per maand) — het Puur Factuur-pakket bevat offertes, facturen en uren- en rittenregistratie. Het gratis Starter-pakket heeft 20 offertes per maand en facturen voor €1,50 per stuk.
• PandaDoc (gratis plan met 5 documenten per maand) — als je documenten digitaal wilt laten ondertekenen. Offertes en verkoopovereenkomsten op maat zitten in Business ($49 per gebruiker per maand bij jaarbetaling).

Ons advies: als je al Moneybird of Rompslomp gebruikt, heb je geen apart offertepakket nodig — het zit er in. Meer opties: Beste Offertesoftware 2026. Zoek je specifiek offertesoftware voor ZZP’ers, inclusief gratis opties? Lees dan ons artikel over offertesoftware voor ZZP’ers.

Ga naar pandadoc.com →

5. Projectmanagement — houd overzicht

Ook als solo-ondernemer wil je overzicht over je lopende projecten, deadlines en to-do’s.

• Notion (gratis voor persoonlijk gebruik; Plus €9,50 per plaats per maand bij jaarbetaling) — onze favoriet voor ZZP’ers. Combineer notities, projecten, klantinformatie en to-do’s in pagina’s en databases. Je richt het zelf in zoals jij werkt.
• Trello (gratis voor maximaal 10 samenwerkers per workspace) — eenvoudiger dan Notion: borden, lijsten en kaarten. Handig als je visueel wilt zien welke projecten in welke fase zitten.
• Monday.com (gratis voor maximaal 2 gebruikers; Basic €9 per gebruiker per maand bij jaarbetaling, vanaf 3 gebruikers, dus €27 per maand) — met 200+ sjablonen ook in het gratis plan.

Ons advies: Notion is gratis voor persoonlijk gebruik. Start daar. Meer opties: Beste Projectmanagement Software 2026. Als je ook op zoek bent naar een handige boekhoudapp voor onderweg, lees dan onze vergelijking van boekhoud-apps 2026.

Ga naar Notion →

6. Website & online zichtbaarheid

Een website is je visitekaartje. Met een websitebouwer kun je zelf een site maken zonder webdesigner in te huren. Twijfel je tussen zelf bouwen en uitbesteden, lees dan wanneer je een website beter laat maken.

• WordPress (de software zelf is gratis; je regelt dan zelf hosting) — veel controle en een groot aanbod aan thema’s en plugins, maar iets technischer. Wil je WordPress zonder zelf hosting en updates te regelen, kies dan de gehoste variant WordPress.com (Personal vanaf €4 per maand bij jaarbetaling, exclusief btw).
• Wix (vanaf €14 per maand voor Light, €25 voor Core met online betalingen, bij een jaarabonnement dat je vooraf betaalt) — editor met slepen en neerzetten en meer dan 900 gratis templates, geen code nodig.
• LinkedIn (gratis) — een verzorgd profiel is een goede aanvulling op (of eerste stap vóór) een eigen website.

Ons advies: zorg eerst voor een sterk LinkedIn-profiel (gratis). Bouw daarna een simpele website met Wix of WordPress. Meer opties: Beste Websitebouwer MKB 2026. Wil je ook social media professioneel inzetten als ZZP’er? Lees ons overzicht van de beste social media management tools 2026.

Ga naar WordPress.com →

7. Planning & afspraken

Als je regelmatig afspraken plant met klanten, bespaart een planningtool je het heen-en-weer mailen over beschikbaarheid. Je deelt een link, de klant kiest een tijdslot, klaar.

• Calendly (gratis voor 1 type afspraak en 1 agendakoppeling; Standard $10 per gebruiker per maand bij jaarbetaling) — klanten boeken zelf een afspraak via je boekingspagina. Standard heeft onbeperkt afspraaktypen en meerdere agendakoppelingen.
• Cal.com (gratis voor 1 gebruiker, met onbeperkt afspraaktypen en agenda’s) — alternatief voor Calendly. Zelf hosten kan alleen met de community-editie Cal.diy, die Cal.com “strictly” aanraadt voor persoonlijk, niet-productief gebruik (github.com/calcom, 2 november 2026).

Ons advies: heb je maar één soort afspraak, dan is Calendly gratis genoeg. Heb je verschillende soorten afspraken (intakegesprek, sparringsessie, workshop)? Dan is Calendly Standard of het gratis plan van Cal.com een optie. Meer opties: Beste Afsprakensoftware 2026.

Wat kost een compleet ZZP-softwarepakket?

We rekenen drie scenario’s door (prijzen 1 november 2026):

Budget ZZP’er (circa €10/mnd)

Ben je net gestart, dan krijg je e-Boekhouden 15 maanden gratis vanaf je KVK-inschrijving. Dan is je eerste jaar €0.

Standaard ZZP’er (circa €19/mnd)

Let op: in Moneybird Start importeer je banktransacties handmatig (20 per maand); een gekoppelde bankrekening zit vanaf Groei.

Groeiende ZZP’er (circa €66/mnd)

Veelgemaakte fouten bij het kiezen van ZZP software

Te veel losse tools die niet praten. Een apart boekhoudpakket, een losse urenregistratie, een CRM in Excel en offertes in Word geven dubbel werk. Kies tools die met elkaar kunnen koppelen; Moneybird heeft bijvoorbeeld in elk pakket koppelingen met andere tools en een API. Wil je HubSpot of Toggl erbij gebruiken, controleer dan of er een koppeling is.

Te duur beginnen. Wie net start, hoeft niet meteen voor dure pakketten te betalen. Begin met gratis tools (HubSpot, Toggl, Notion) en een betaalbaar boekhoudpakket (circa €10-15/mnd). Upgrade pas als je er tegenaan loopt.

Alles in een tool willen. Moneybird is een boekhoudpakket en geen CRM; HubSpot is een CRM en geen boekhoudpakket. Reken erop dat je 2-3 tools nodig hebt en kies per categorie wat bij je past.

Je website uitstellen. “Ik maak mijn website wel als ik tijd heb” — zo blijft het makkelijk liggen. Met een websitebouwer als Wix kun je zonder code beginnen, en een LinkedIn-profiel kost alleen tijd.

Ons advies: welke ZZP-tools passen per situatie

Het belangrijkste: begin met het minimum en bouw uit. Op dag 1 heb je vooral boekhoudsoftware nodig; de rest komt als je werk erom vraagt. Wil je later overstappen, let dan op de looptijd als je per jaar betaalt. Ben je klaar om te vergaderen met klanten via videobellen? Lees ons overzicht van de beste vergadersoftware 2026.

De ZZP-softwarestack per branche

Niet elke ZZP’er heeft dezelfde tools nodig. Hier is een voorbeeldstack per type zelfstandige.

IT-freelancer / Developer

Bijzonderheden: met het gratis plan van PandaDoc laat je 5 documenten per maand digitaal ondertekenen; Starter heeft onbeperkt uploads en e-handtekeningen. In Toggl zie je in je rapporten hoeveel tijd je aan elk project besteedt, wat handig is als je voor meerdere klanten tegelijk op uurbasis werkt.

Creatieve ZZP’er (grafisch ontwerper, fotograaf, copywriter)

Bijzonderheden: voor creatieve ZZP’ers is het portfolio het visitekaartje; daarom gaat in deze stack een groter deel van het budget naar website en presentatie. Proposify is een alternatief voor PandaDoc als je ook je offertes visueel wilt laten opvallen.

Consultant / Coach

Bijzonderheden: voor consultants en coaches zijn klantrelaties de kern van het werk. HubSpot Starter (€7 per seat per maand bij jaarbetaling, met de huidige tijdelijke actie van 65% korting) voegt aan het gratis CRM onder meer e-mailcampagnes, eenvoudige automatiseringen en bellen toe.

ZZP’er in de bouw / installatie

Bijzonderheden: in de bouw zijn gespecificeerde offertes met duidelijke regels (arbeid, materiaal, reiskosten) belangrijk. Meer geavanceerde behoeften (planningssoftware, calculatietools) komen bij groei in beeld.

Veelgemaakte vragen over ZZP software

Kan ik als ZZP’er één tool gebruiken voor alles?

Meestal niet. Er is geen tool die boekhouding, CRM, projectmanagement en urenregistratie allemaal even goed doet. Een praktische aanpak is een combinatie van 2-3 tools, bijvoorbeeld Moneybird voor boekhouding en uren, HubSpot voor klantcontacten en eventueel Toggl.

Wat als mijn klant een factuur in een specifiek formaat eist?

Grote opdrachtgevers (overheid, multinationals) vragen soms om een e-factuur. Moneybird kan facturen versturen en ontvangen via Peppol, en in Rompslomp kun je e-facturen versturen en ontvangen. Factureer je via een inkoopportaal van je klant, controleer dan of je boekhoudpakket daarop aansluit.

Moet ik mijn software-abonnementen als zakelijke kosten opgeven?

Ja, software-abonnementen die je voor je bedrijf gebruikt, zijn zakelijke kosten. Die trek je af van je winst. Bewaar alle facturen van je software-abonnementen in je administratie.

Hoe weet ik of ik voor een BV of eenmanszaak moet kiezen?

Dat hangt vooral af van je winst en je persoonlijke situatie. Gebruik de ZZP/BV-rekentool voor een eerste berekening en bespreek de keuze met een adviseur.

Automatisering: meer doen met minder tijd

Zodra je een paar tools hebt, kun je ze laten samenwerken. Met koppelplatforms als Zapier of Make koppel je tools zonder code, bijvoorbeeld om een nieuwe klant uit je CRM automatisch in een andere tool aan te maken. Controleer vooraf in de app-overzichten van Zapier of Make of jouw tools erin staan en welke acties ze ondersteunen.

Kosten: het gratis plan van Zapier heeft 100 taken per maand. Het betaalde Professional-plan begint bij $19,99 per maand bij jaarbetaling (zapier.com/pricing, 1 november 2026). Make heeft een gratis plan met 1.000 credits per maand.

Op zoek naar meer opties? Gebruik de keuzehulp, stel je ideale tool stack samen of bekijk de volledige vergelijking.

Fiscale aftrekbaarheid van ZZP software

Zakelijke software-abonnementen zijn bedrijfskosten. Je trekt ze af van je winst, waardoor je belastbare winst lager wordt. Hoeveel belasting je daardoor bespaart, hangt af van je inkomen en andere aftrekposten.

Wat mag je aftrekken?

• Boekhoudprogramma’s (Moneybird, e-Boekhouden)
• CRM-software (HubSpot, Pipedrive)
• Projectmanagement tools (Notion, Monday.com)
• Cloudopslag voor zakelijk gebruik (Google Drive, Dropbox)
• Website-abonnementen (Wix, WordPress hosting)
• Videoconferentie tools (Zoom Pro)
• Tijdregistratiesoftware

Bewaar alle facturen. Facturen van SaaS-abonnementen komen meestal per e-mail binnen. Bewaar ze in een map of upload ze meteen in je boekhoudpakket, zoals Moneybird.

Wanneer heb je meer dan basistools nodig?

Upgrade je te vroeg, dan betaal je voor functies die je niet gebruikt; wacht je te lang, dan kost je administratie onnodig veel tijd. Dit is een richtlijn.

Signalen dat je boekhoudpakket aan vervanging toe is

• Je besteedt veel tijd aan de btw-aangifte
• Je hebt moeite om klantspecifieke projectkosten bij te houden
• Je werkt met meerdere valuta (internationale klanten)
• Je hebt personeel of een ZZP-er ingehuurd die je moet uitbetalen

Moneybird Groei of Exact Online zijn dan een mogelijke volgende stap.

Signalen dat je een serieuzer CRM nodig hebt

• Je vergeet regelmatig een prospect op te volgen
• Je hebt veel offertes tegelijk openstaan
• Je wilt automatisch follow-up e-mails sturen op basis van prospect-gedrag
• Je wilt weten welk kanaal (LinkedIn, referral, website) de meeste klanten oplevert

Pipedrive of HubSpot Starter zijn dan een logische keuze.

Signalen dat je projectmanagement serieuzer moet aanpakken

• Je hebt meerdere parallelle klantprojecten die je moeilijk bijhoudt
• Deadlines worden regelmatig gemist
• Je wil tijdregistratie koppelen aan specifieke projecttaken
• Je gaat samenwerken met freelancers of een vast team

Monday.com, ClickUp of Asana zijn dan geschikt.

Vijf ZZP-tools die je gratis kunt starten

Wil je op dag 1 zo weinig mogelijk uitgeven, dan zijn dit vijf tools waarmee je gratis begint.

1. e-Boekhouden — 15 maanden gratis voor starters

Starters krijgen e-Boekhouden 15 maanden gratis, gerekend vanaf hun KVK-inschrijving, met onbeperkt boekhouden, onbeperkt factureren en alle functies. Daarna betaal je het tarief van je pakket, voor het ZZP Pakket €9,95 per maand.

Ga naar e-boekhouden.nl →

2. HubSpot CRM — gratis plan, geen creditcard nodig

Met het gratis CRM van HubSpot beheer je contacten, bedrijven en deals en houd je activiteiten bij, voor maximaal 2 gebruikers. Je hebt geen creditcard nodig om te beginnen.

3. Toggl — gratis tijdregistratie tot 3 gebruikers

Het gratis plan van Toggl heeft handmatige en realtime timers, agendakoppelingen en rapporten over je eigen uren. Tarieven per uur (billable rates) en tijdlijnweergaven zitten vanaf Starter.

4. Notion — gratis voor persoonlijk gebruik

Het gratis plan van Notion is bedoeld voor persoonlijke projecten. Met pagina’s en databases maak je een eenvoudig klantoverzicht, een projectoverzicht en notities in één tool.

5. Calendly — gratis voor 1 afspraaktype

Met het gratis plan van Calendly stel je één afspraaktype in. Plan je vooral één soort gesprek (bijvoorbeeld een kennismaking van 60 minuten), dan is dat genoeg.

Totale kosten voor dit starterspakket: €0 per maand zolang je de 15 gratis maanden van e-Boekhouden hebt. Daarna: €9,95/mnd voor het e-Boekhouden ZZP Pakket. De rest blijft gratis.

Wanneer investeer je in betaalde tools?

Er zijn vijf signalen die aangeven dat je klaar bent voor een betaalde upgrade.

Signaal 1: Je administratie kost je elke week veel tijd. Als boekhouding, facturatie en urenregistratie samen veel tijd kosten, is een pakket dat alles combineert, zoals Moneybird, het overwegen waard.

Signaal 2: Je loopt leads mis door gebrekkige opvolging. Als je je realiseert dat je drie weken geleden met een interessante prospect hebt gesproken maar bent vergeten op te volgen, is een CRM met herinneringen nodig. HubSpot Starter of Pipedrive.

Signaal 3: Je hebt meer dan één type afspraak te plannen. Het gratis plan van Calendly ondersteunt één afspraaktype. Wil je kennismakingsgesprekken, vervolgafspraken en workshops onderscheiden, dan is Calendly Standard ($10 per maand bij jaarbetaling) de upgrade.

Signaal 4: Klanten vinden je niet via Google. Als je meer organisch zoekverkeer wilt, is een goede website op WordPress een investering. WordPress.com begint bij €4 per maand bij jaarbetaling.

Signaal 5: Je omzet groeit sneller dan je administratieproces aankan. Groeit je omzet en loopt je administratie achter, dan is het tijd om je pakket uit te breiden of over te stappen.

Lees ook

• Boekhoudprogramma ZZP 2026 — boekhoudpakketten voor zzp’ers vergeleken
• Beste CRM voor ZZP’ers 2026 — CRM-systemen voor zelfstandigen
• Beste Urenregistratie Software 2026 — timetracking tools vergeleken
• Beste Offertesoftware 2026 — Professionele offertes maken en opvolgen
• Beste Facturatie Software MKB 2026 — Puur factureren zonder volledig boekhoudpakket
• BTW-regels voor ZZP’ers 2026 — Actuele BTW-regels en vrijstellingen
• Moneybird Review 2026 — Uitgebreide review van Moneybird
• Kosten berekenen — Bereken wat ZZP-software je per maand kost
• Beste Vergadersoftware 2026 — Videobellen met klanten en opdrachtgevers
• Beste Afsprakensoftware 2026 — Efficiënter plannen zonder e-mailheen-en-weer

De ZZP software-stack per fase

Niet elke zelfstandige heeft dezelfde tools nodig. Grofweg kun je drie fasen onderscheiden:

Fase 1: Net gestart (eerste jaar)

Je hebt tools nodig die snel werken zonder veel configuratie:

• Boekhouding: Jortt (jortt Starter is gratis voor facturen, offertes en uren, maar zonder boekhouding; jortt ZZP €21,95 per maand, of €19,95 per maand bij jaarbetaling, exclusief btw) of e-Boekhouden (€9,95)
• Factureren: Ingebouwd in boekhoudpakket
• Urenregistratie: Clockify (gratis)
• Offertes: Moneybird of simpele Word-template

Totale kosten: €0 tot €21,95 per maand

Fase 2: Groeiende praktijk (1-3 jaar)

Je hebt vaste klanten en wilt professioneler overkomen:

• Boekhouding: Moneybird Start (€15) of Groei (€29) per maand bij jaarbetaling
• CRM: HubSpot Free of Pipedrive Lite (€14 per maand bij jaarbetaling)
• Offertes: Offorte (€12,50) of het gratis plan van PandaDoc
• Projectbeheer: Notion of Trello (gratis)
• E-mailmarketing: Mailchimp (gratis tot 250 contacten)

Totale kosten: €15 tot €55,50 per maand

Fase 3: Gevestigd zelfstandige (3+ jaar)

Je focus verschuift naar efficiëntie en schaalbaarheid:

• Boekhouding + facturatie: Exact Online (Essentials €49 per maand)
• CRM: HubSpot Starter of Salesforce Starterspakket
• Projectmanagement: ClickUp of Asana
• Digitaal ondertekenen: PandaDoc of DocuSign
• Marketing automation: ActiveCampaign of Mailchimp Standard

Wat dit kost, hangt sterk af van het aantal gebruikers en de pakketten; de prijzen per tool staan hierboven.

Kosten vergelijking: voorbeelden van ZZP-combinaties

Fiscale aandachtspunten bij ZZP-software

Urencriterium en administratie Voor de zelfstandigenaftrek (€1.200 in 2026) moet je onder meer aan het urencriterium voldoen: minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming besteden. Software die je uren bijhoudt — zoals Moneybird, Clockify of Harvest — helpt je om die uren te onderbouwen.

Btw-aangifte vanuit je pakket In veel boekhoudpakketten zet je de btw-aangifte klaar en verstuur je hem rechtstreeks. In Moneybird kies je de periode, controleer je het btw-overzicht dat klaarstaat en verzend je de aangifte (vanaf Start; Compact heeft geen elektronische btw-aangifte).

Rittenadministratie Rijd je zakelijke kilometers met je privéauto, dan mag je in 2026 € 0,25 per kilometer van je winst aftrekken; in 2025 was dat € 0,23 (Belastingdienst, gecontroleerd op 25 oktober 2026). Dat is een aftrekpost, geen teruggave. Houd je zakelijke ritten bij, bijvoorbeeld met een rittenregistratie-app. Zie ook onze vergelijking van rittenregistratie software.

Een veelgemaakte fout bij ZZP-software: te lang wachten

Begin je met Excel of zonder software, dan stel je de overstap makkelijk uit tot het druk is, bijvoorbeeld tot de Belastingdienst om een correcte administratie vraagt of je een groot project aanneemt.

Ons advies: begin met een boekhoudpakket bij de eerste factuur die je verstuurt. Met Moneybird Compact (€3 per maand, 1 verkoopfactuur) of het gratis Starter-plan van Jortt kun je al factureren. Wil je ook je btw-aangifte vanuit het pakket doen, kies dan bijvoorbeeld Moneybird Start of jortt ZZP. Zo bouw je direct een correcte administratie op en weet je altijd wat er openstaat.

De kosten van je software zijn bovendien aftrekbaar als zakelijke kosten.