Welke pakketten de btw-aangifte voor je klaarzetten, staat in welke software maakt btw-aangifte makkelijker. Met de rekenhulp boekhoudsoftware zie je per pakket het goedkoopste passende plan voor jouw aantal facturen en bankrekeningen.
Btw-regels voor zzp’ers zijn niet per se ingewikkeld, maar er zijn genoeg plekken waar je een fout kunt maken als je er niet actief mee bezig bent. Dit artikel zet de regels op een rij die voor de meeste zzp’ers spelen: de kleineondernemersregeling (KOR), de aangiftedatums voor 2026, btw-aftrek (ook bij de auto), klanten in en buiten de EU en de verleggingsregeling. Alle regels komen van de site van de Belastingdienst; controleer bij twijfel je eigen situatie daar of bij een adviseur.
Wil je alle pakketten naast elkaar zien? Ons hoofdoverzicht beste boekhoudprogramma 2026 vergelijkt Nederlandse boekhoudpakketten op prijs, btw-aangifte, bankkoppeling en koppelingen.
De KOR in 2026: wanneer wel en wanneer niet?
Aan de kleineondernemersregeling (KOR) kun je meedoen als je onderneming in Nederland is gevestigd en je omzet maximaal €20.000 per kalenderjaar is. Die grens geldt voor het kalenderjaar waarin je je aanmeldt én voor het kalenderjaar daarvóór. Als je nog niet meedoet, telt de btw die je berekent niet mee: je omzet is dan het totaal exclusief btw.
Doe je mee, dan berekent en vermeld je geen btw aan je klanten, doe je geen btw-aangifte meer (behalve in een aantal gevallen een incidentele aangifte) en draag je niets af. De keerzijde: je trekt ook de btw over je zakelijke kosten en investeringen niet af, ook niet de btw die je in een ander EU-land hebt betaald. Koop je bijvoorbeeld een laptop van €1.500 exclusief btw, dan is de 21% btw daarop (€315) niet terug te vragen.
Wanneer kan de KOR interessant zijn? De Belastingdienst noemt deze overwegingen:
- Je betaalt nu elk jaar per saldo btw, na aftrek van de voorbelasting. Krijg je jaarlijks btw terug of ga je veel investeren, dan is dat een reden om (nog) niet mee te doen.
- Je klanten kunnen de btw niet aftrekken, bijvoorbeeld omdat het particulieren zijn. Voor hen verhoogt btw de prijs; kunnen je klanten de btw wel aftrekken, dan maakt btw op je factuur voor hen geen verschil.
- Je hebt minder administratieve verplichtingen voor de btw, en kunt daardoor misschien besparen op hulp bij je aangiftes.
Aanmelden doe je in Mijn Belastingdienst Zakelijk, nadat je als btw-ondernemer bent geregistreerd. Je aanmelding moet uiterlijk 4 weken vóór de ingangsdatum binnen zijn. Bij aangifte per kwartaal is dat uiterlijk 3 maart (deelname vanaf 1 april), 2 juni (1 juli), 2 september (1 oktober) of 3 december (1 januari).
Afmelden kan op elk moment; je afmelding gaat in op de eerste dag van het volgende kwartaal. Komt je omzet in een kalenderjaar boven €20.000, dan moet je je meteen afmelden en gaat de afmelding direct in. Na een afmelding kun je de rest van dat kalenderjaar en het jaar erop niet opnieuw meedoen. Per jaar wisselen kan dus niet.
Kiezen: de KOR past als je omzet duidelijk onder €20.000 blijft, je klanten de btw niet kunnen aftrekken (bijvoorbeeld particulieren) en je weinig btw op kosten betaalt. Doe (nog) niet mee als je jaarlijks btw terugkrijgt, veel gaat investeren of je omzet rond de grens schommelt: kom je erboven, dan moet je je direct afmelden en kun je de rest van dat jaar en het jaar erop niet opnieuw meedoen.
Btw-aangifte: datums en veelgemaakte fouten
De meeste ondernemers doen btw-aangifte per kwartaal. Aangifte én betaling moeten uiterlijk de laatste dag van de maand na het kwartaal binnen zijn:
| Kwartaal | Periode | Aangifte en betaling binnen op |
|---|---|---|
| 1e kwartaal 2026 | januari – maart | 30 april 2026 |
| 2e kwartaal 2026 | april – juni | 31 juli 2026 |
| 3e kwartaal 2026 | juli – september | 31 oktober 2026 |
| 4e kwartaal 2026 | oktober – december | 31 januari 2027 |
Is je aangifte niet binnen 7 kalenderdagen na de uiterste datum binnen, dan krijg je een boete van €82. Doe je aangifte met boekhoudsoftware, dan kun je die volgens de Belastingdienst insturen vanaf de 24e van de laatste maand van het tijdvak.
Een veelgemaakte fout is rekenen met bedragen inclusief btw. Een klant betaalt je €2.420 inclusief 21% btw. De btw daarin is €420, want €2.000 is het bedrag exclusief btw. Reken je 21% over €2.420, dan kom je op €508 en draag je €88 te veel af.
Reken daarom: btw = bedrag inclusief btw ÷ 1,21 × 0,21. Of laat software dat voor je doen.
Andere punten om op te letten:
Ook aangifte doen als er niets te betalen is. Je moet altijd btw-aangifte doen, ook als je in een periode geen btw hebt berekend of betaald: een 0-aangifte of nihilaangifte. Doe je geen aangifte, dan maakt de Belastingdienst een schatting en krijg je een naheffingsaanslag met een boete.
Privé-uitgaven als zakelijk boeken. Btw trek je alleen af over uitgaven die je gebruikt voor je belaste omzet. Gebruik je iets ook privé, lees dan hieronder bij gemengd gebruik hoe dat werkt.
Factuurstelsel of kasstelsel. Lever je aan ondernemers, dan ben je verplicht te factureren en pas je het factuurstelsel toe: de factuurdatum bepaalt in welk tijdvak je de btw aangeeft. Lever je voornamelijk aan particulieren, dan geldt mogelijk het kasstelsel: je berekent de btw dan over wat er in het tijdvak echt is ontvangen in je kas of op je bankrekening. Voor wie het kasstelsel precies geldt, staat op de site van de Belastingdienst.
Btw-aftrek voor zzp’ers: wat mag wel en niet?
Ben je btw-ondernemer (en doe je niet mee aan de KOR), dan trek je de btw af op goederen en diensten die je gebruikt voor omzet die met btw belast is, bijvoorbeeld een laptop, software of gereedschap voor je werk. Voor vrijgestelde omzet mag je de btw op kosten niet aftrekken.
Gemengd gebruik
Gebruik je iets zowel zakelijk als privé, zoals je telefoon of tablet? Dan zijn er volgens de Belastingdienst 3 mogelijkheden: je trekt helemaal geen btw af, je trekt geen btw af voor het deel dat je privé gebruikt, of je trekt de btw volledig af en betaalt aan het einde van het jaar btw over het privégebruik. Welke mogelijkheid geldt, hangt af van het soort goed of dienst: een investeringsgoed of iets anders. Houd bij hoe je iets gebruikt, zodat je het kunt onderbouwen.
De auto van de zaak
Gebruik je een auto van de zaak ook privé, dan trek je de btw op aanschaf, onderhoud en gebruik af, maar betaal je btw over het privégebruik. Woon-werkverkeer telt voor de btw als privégebruik. Met een sluitende kilometeradministratie betaal je btw over het werkelijke privégebruik. Heb je geen administratie waaruit het privégebruik blijkt, dan betaal je 2,7% van de catalogusprijs inclusief btw en bpm; vanaf het 5e jaar na ingebruikname, of als je bij aankoop geen btw hebt afgetrokken, is dat 1,5%. Die btw geef je aan in de laatste aangifte van het jaar.
Rekenvoorbeeld van de Belastingdienst: bij een catalogusprijs van €45.000 en geen kilometeradministratie is dat 2,7% × €45.000 = €1.215 btw.
Bewaarplicht
Je basisadministratie (onder meer je in- en verkoopadministratie) bewaar je 7 jaar. Gegevens over onroerende zaken en over het eenloketsysteem (OSS) bewaar je 10 jaar. Digitaal bewaren mag.
Buitenlandse klanten en leveranciers
Doe je zaken met het buitenland? Dan hangt het af van je klant en het soort dienst waar de btw belast is.
Diensten aan ondernemers in de EU: btw verlegd
Is je klant een ondernemer in een ander EU-land, dan is de dienst vaak belast in het land van die klant en berekent en betaalt de klant de btw zelf. Je stuurt een factuur zonder btw met de vermelding “btw verlegd” en het btw-identificatienummer van je klant. Er zijn uitgezonderde diensten; de Belastingdienst heeft een hulpmiddel om te bepalen waar je dienst belast is.
Controleer het btw-identificatienummer van je klant altijd. Is niet duidelijk wie je afnemer is, dan heb je de verleggingsregeling ten onrechte toegepast en kan de Belastingdienst de btw bij jou naheffen. Bewaar daarom het bewijs van je controle bij de factuur.
De opgaaf ICP
Naast je btw-aangifte (rubriek 3b) doe je de opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP) over je diensten aan ondernemers in andere EU-landen. Voor diensten mag dat per maand, per kwartaal of, met een vergunning, per jaar. Heb je in een tijdvak niets geleverd, dan hoeft er geen opgaaf. Diensten die in het land van je afnemer met 0% belast of vrijgesteld zijn, vermeld je er niet in.
Diensten aan particulieren in de EU
Werk je voor een particulier in een ander EU-land, dan is de dienst in de meeste gevallen belast in Nederland en reken je Nederlandse btw. Voor digitale diensten (zoals elektronische diensten) en afstandsverkopen van goederen aan particulieren in andere EU-landen geldt een drempel van €10.000 per kalenderjaar, samen en exclusief btw. Blijf je daaronder, dan reken je meestal Nederlandse btw. Ga je erboven, dan reken je de btw van het land van je klant. Die btw geef je aan via de Unieregeling van het eenloketsysteem (One Stop Shop, OSS), met één melding per kwartaal, of via een eigen registratie en aangifte in dat land.
Klanten buiten de EU
Lever je een dienst aan een ondernemer buiten de EU en is die dienst daar belast, dan geef je hem niet aan in je btw-aangifte. De btw op je kosten voor die dienst mag je wel aftrekken: omzet die buiten de EU belast is, geldt als belaste omzet. Of een dienst in Nederland of in het andere land belast is, hangt af van je klant en het soort dienst; gebruik daarvoor het hulpmiddel van de Belastingdienst.
Welke software maakt btw-aangifte makkelijker?
Een spreadsheet werkt een tijdje, maar zodra je meer facturen hebt of met het buitenland werkt, helpt boekhoudsoftware die de btw per tarief bijhoudt en de aangifte vanuit je boekingen invult.
Moneybird heeft elektronische btw-aangifte in de pakketten Start, Groei en Compleet; het kleinste pakket, Compact, heeft die niet (moneybird.nl/prijzen, 1 november 2026). Een overzicht van geschikte pakketten per zzp-situatie vind je op de boekhoudsoftware voor ZZP sectorpagina.
e-Boekhouden verstuurt de btw-aangifte rechtstreeks naar de Belastingdienst, waarna je direct kunt betalen (e-boekhouden.nl, 1 november 2026).
Exact Online begint bij €49 per maand voor het pakket Essentials (exact.com, 1 november 2026).
De goedkoopste route naar een btw-aangifte vanuit je boekhouding is bij e-Boekhouden het ZZP Pakket van €9,95 per maand, met maximaal 240 boekingen per boekjaar, en bij Moneybird het pakket Start: €15 per maand bij jaarbetaling of €18 bij maandbetaling (prijspagina’s, 1 november 2026). Kies e-Boekhouden ZZP als je weinig boekingen hebt en de laagste prijs zoekt; kom je boven 240 boekingen per jaar, dan is bij e-Boekhouden Standaard + Factureren (€24 per maand, onbeperkt boekhouden en factureren) het pakket zonder die limiet. Moneybird Start heeft 20 verwerkte transacties in het pakket; kijk bij beide welk pakket bij je aantal boekingen past.
Het algemene btw-tarief is 21%; het verlaagde tarief van 9% geldt onder meer voor etenswaren en sommige diensten. Werk je met beide tarieven, dan moet je je omzet per tarief administreren.
Welk tarief op zakelijke reizen staat en hoe je die btw terugvraagt, lees je in btw op treinkaartjes en vliegtickets aftrekken.
Zoek je specifiek btw aangifte software en aangiftesoftware voor de omzetbelasting, dan zetten wij daar pakketten voor de aangifte omzetbelasting naast elkaar.
Meer weten welk pakket bij jou past? Lees welke boekhoudsoftware het beste is voor BTW-aangifte of gebruik de boekhouding keuzehulp om op basis van je situatie een gericht advies te krijgen. Bereken ook de boekhoudsoftware kosten voor jouw situatie als je wil weten wat een pakket je per jaar kost.
Een vergelijking van kosten tussen software en een boekhouder vind je in boekhoudsoftware vs. boekhouder: kostenvergelijking.
Btw bij samenwerkingen en onderaannemers
Werk je samen met andere zelfstandigen, dan factureer je elkaar in de meeste gevallen gewoon met btw.
Als je een andere zzp’er inhuurt: je betaalt de factuur inclusief btw en trekt die btw af in je eigen aangifte als je de dienst gebruikt voor je belaste omzet. Zorg dat je een correcte factuur krijgt.
Als jij de onderaannemer bent: je factureert de hoofdaannemer zoals je andere zakelijke klanten factureert, behalve als de verleggingsregeling voor onderaanneming geldt (zie hieronder). Dan factureer je zonder btw, met “btw verlegd”.
Verlegging bij onderaanneming: in de bouw, de scheepsbouw, de schoonmaak en bij hoveniers geldt bij onderaanneming en het uitlenen van personeel de verleggingsregeling. De aannemer of inlener betaalt dan de btw. Dat geldt alleen voor fysieke werkzaamheden aan onroerende zaken of schepen, zoals bouwen, slopen, onderhouden, herstellen en schoonmaken; niet voor ontwerpwerk (bijvoorbeeld van architecten en tekenaars) en niet als je het werk grotendeels (meer dan 50%) in je eigen werkplaats doet. Als onderaannemer blijf je verantwoordelijk voor de verlegde btw. Twijfel je of dit voor jou geldt? Raadpleeg de Belastingdienst of een belastingadviseur.
Bijzondere situaties
Drie situaties met eigen btw-regels:
De margeregeling voor gebruikte goederen
Ben je handelaar in gebruikte goederen (margegoederen)? Dan mag je onder voorwaarden de margeregeling toepassen: je berekent de btw niet over je omzet, maar over het verschil tussen verkoopprijs en inkoopprijs, de winstmarge. Op je factuur vermeld je de btw dan niet apart, en koop je voor €500 of meer bij één leverancier in, dan stel je een inkoopverklaring op. Er gelden aparte administratieregels. Voor de handel in gebruikte auto’s werken we dat uit in boekhoudprogramma’s voor garages en autobedrijven.
Vrijgestelde prestaties
Sommige diensten zijn vrijgesteld van btw, niet door de KOR maar door de wet. Voorbeelden uit de lijst van de Belastingdienst: medische beroepen die onder de Wet BIG vallen (als aan de voorwaarden is voldaan), tandartsen en tandtechnici, onderwijs en sportorganisaties en sportclubs. Over vrijgestelde omzet bereken je geen btw, maar de btw op je kosten daarvoor trek je ook niet af. Weet je niet zeker of jouw activiteit is vrijgesteld? Vraag het na bij de Belastingdienst of een belastingadviseur.
Verhuur van onroerend goed
Verhuur van een onroerende zaak is meestal vrijgesteld van btw; soms is verhuur verplicht belast. In bepaalde gevallen kun je samen met de huurder kiezen voor belaste verhuur. Verhuur je aan een ondernemer, dan kan dat niet als je meedoet aan de KOR. Dit is een specialistisch onderwerp: zoek een belastingadviseur als dit voor jou speelt. Verhuur je vakantiewoningen, dan staat de software voor boekingen, schoonmaak en boekhouding in ons overzicht van vakantieverhuursoftware.
Drie btw-tips voor zzp’ers
1. Beslis bewust over de KOR.
Reken vooraf door wat je mist aan btw-aftrek op je kosten en investeringen en wat je klanten merken van de btw op je factuur. Na een afmelding kun je de rest van dat jaar en het jaar erop niet opnieuw meedoen, dus jaarlijks wisselen kan niet.
2. Gebruik een aparte zakelijke rekening en koppel die aan je boekhoudsoftware.
Met zakelijke en privé-uitgaven op aparte rekeningen hoef je bij elke aangifte minder uit te zoeken wat zakelijk was, en een bankkoppeling haalt je transacties automatisch binnen.
3. Leg de controle van btw-nummers vast.
Factureer je met “btw verlegd” aan een EU-klant, bewaar dan bij de factuur het bewijs dat je het btw-identificatienummer hebt gecontroleerd. Is niet duidelijk wie je afnemer is, dan kan de Belastingdienst de btw bij jou naheffen.
Wat geldt er in 2026?
De bedragen en datums op deze pagina gelden voor 2026, volgens de Belastingdienst (gecontroleerd 1 november 2026):
- KOR: omzet maximaal €20.000 per kalenderjaar, in het jaar van aanmelding én het jaar daarvoor.
- Tarieven: 21% algemeen, 9% verlaagd, 0% onder meer bij zakendoen met het buitenland.
- Aangifte en betaling per kwartaal: 30 april, 31 juli en 31 oktober 2026 en 31 januari 2027.
- Boete bij te late of geen aangifte: €82, na een coulancetermijn van 7 kalenderdagen.
- Btw terugvragen uit andere EU-landen gaat nu via de website Teruggaaf van btw uit andere EU-landen, niet via de Unieregeling (OSS). De Belastingdienst gaat dit later via Mijn Belastingdienst Zakelijk laten lopen; de ingangsdatum is nog niet bekend.
Een volledig overzicht van alle boekhoudsoftware vergelijkingen en ZZP-gidsen vind je op de boekhouding overzichtspagina. Als je ook wil begrijpen hoe je facturen en boekhouding slim combineert, lees dan factureren en boekhouden alles in één.
Lees ook
Gebruik de boekhouding keuzehulp om een pakket te vinden dat je btw-aangifte automatiseert.
Externe bron: Belastingdienst — BTW info — onafhankelijke informatie over dit onderwerp.