Btw op treinkaartje en vliegticket aftrekken als ondernemer

Hoeveel btw je per kwartaal terugkrijgt op zakelijke treinreizen, staat in het rekenvoorbeeld; wat een boekhoudpakket kost waarin je die bonnen scant en de btw-aangifte doet, in de jaarkostentabel. Past je pakket niet meer, dan geeft de keuzehulp boekhoudsoftware in zes vragen een shortlist.

Btw-tarief per soort reis

Volgens de tariefpagina’s van de Belastingdienst (geraadpleegd op 4 november 2026):

Het 0%-tarief voor internationaal personenvervoer geldt volgens de Belastingdienst voor vervoer met schepen en luchtvaartuigen. Een apart tarief voor internationale treinreizen noemen deze pagina’s niet. Kijk bij een internationaal treinkaartje daarom naar het btw-bedrag op je vervoersbewijs of factuur, en trek alleen af wat daar als btw op staat.

Wanneer mag je de btw aftrekken?

De basisregel van de Belastingdienst: je trekt alleen btw af over zakelijke uitgaven waarvoor je een juiste factuur hebt. Voor openbaar vervoer en taxi’s is dat makkelijker:

• Het vervoersbewijs is je factuur. De vervoerder hoeft je geen factuur te geven die aan alle eisen voldoet. Je mag zelf 9% btw uit het kaartje of de factuur opvoeren als voorbelasting.
• OV-chipkaart of betaalpas. Reis je op saldo, dan telt het transactieoverzicht als vervoersbewijs als daarop staan: de datum waarop het overzicht is gemaakt, de naam van het vervoersbedrijf, de reisdatum, het traject, en het btw-bedrag of de gegevens om dat te berekenen.
• Alleen zakelijke reizen. Een reis naar een klant of een beurs telt; privéreizen niet.

Bewaar het kaartje of het transactieoverzicht in je administratie, net als een bon. In een boekhoudpakket met bonnenscan fotografeer je het kaartje of upload je het transactieoverzicht als pdf; zie bonnen scannen voor de scanfunctie per pakket.

Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR), dan trek je de btw over je zakelijke kosten niet af, dus ook niet de 9% op je treinkaartjes; je inkoopfacturen bewaar je wel (Belastingdienst, Wat betekent meedoen met de KOR, geraadpleegd 4 november 2026). Meer in de uitleg over de KOR.

Treinkaartjes van je personeel

Voor werkgevers noemt de Belastingdienst twee situaties:

Wil je de btw op zakelijke treinreizen van je personeel terugkrijgen, laat de reizen dan op een kaart lopen die je bedrijf betaalt, in plaats van losse declaraties.

Rekenvoorbeeld: zoveel btw krijg je terug

De btw in een bedrag inclusief 9% btw is het bedrag × 9 / 109.

Reis je als zzp’er twee keer per week zakelijk met een retourtje van € 21,80, dan zijn dat ongeveer 26 reizen per kwartaal (13 weken × 2). De btw is dan 26 × € 1,80 = € 46,80 per kwartaal die je in je btw-aangifte als voorbelasting opvoert. Bij een internationale vlucht valt er niets terug te halen: daar staat 0% btw op.

Zo verwerk je het in je boekhouding

1. Bewaar het vervoersbewijs of download het transactieoverzicht van je OV-chipkaart of betaalpas.
2. Boek het als reiskosten met 9% btw. In een pakket met btw-aangifte komt die btw dan in de rubriek voorbelasting van je aangifte.
3. Boek een internationaal vliegticket zonder btw (0%), zodat er geen voorbelasting in je aangifte komt die er niet is.
4. Controleer per kwartaal of alle reizen erin staan voordat je de btw-aangifte indient.

Een boekhoudpakket met bonnenscan en btw-aangifte maakt dat een kwestie van fotograferen en bevestigen. Voor een zzp’er kost dat per jaar:

• Kies e-Boekhouden als je als zzp’er weinig boekingen hebt (ZZP Pakket: maximaal 240 per boekjaar) en de btw-aangifte vanuit het pakket wilt versturen.
• Kies Informer als je ook periodieke facturen en herinneringen in hetzelfde pakket wilt.
• Kies Shine als je tot 3 bankrekeningen wilt koppelen en de btw-aangifte in het pakket wilt (Start).

Welke pakketten de btw-aangifte zelf versturen, lees je in btw-aangifte met boekhoudsoftware; alle pakketten op prijs staan in boekhoudprogramma’s vergeleken.

Bronnen: Belastingdienst, pagina’s Btw-tarief personenvervoer, Btw-tarief internationaal personenvervoer, Btw aftrekken bij bijzondere facturen en Btw-tarieven (geraadpleegd 4 november 2026).