Kort antwoord: Gebruik je Microsoft 365 Business, neem dan Teams: dat zit er al in (Business Basic €6,07 per gebruiker per maand, jaarlijkse betaling, excl. btw). Werk je in Google Workspace, gebruik dan Meet (Business Starter €6,80 per gebruiker per maand met jaarcontract). Zonder kantoorpakket is Teams Essentials (€3,50, jaarlijkse betaling, excl. btw) de goedkoopste betaalde optie in deze vergelijking; alternatieven zijn Webex Starter (€11 bij jaarbetaling) en Zoom Pro (€16,12 bij jaarbetaling, incl. btw). Whereby Pro ($10,99 per maand, excl. btw) is bedoeld voor één persoon met een vaste klantenlink.
Wat je bij jaarbetaling voor 10 gebruikers per jaar betaalt, van Teams Essentials tot Zoom Pro, staat in de rekentabel voor 10 gebruikers.
Hieronder staan de vijf diensten naast elkaar met dezelfde maatstaven: prijs per gebruiker per maand met de betaalbasis, de grenzen van de gratis versie, het maximale aantal deelnemers en de AI-functies. De prijzen zijn op 2 november 2026 overgenomen van de prijspagina’s van de leveranciers, de kenmerken van hun prijs- en hulppagina’s (1 en 2 november 2026).
Vergadersoftware vergeleken: prijzen en grenzen
| Tool | Gratis versie | Betaald vanaf (per gebruiker per maand) | Max. deelnemers betaald | AI volgens prijspagina |
|---|---|---|---|---|
| Microsoft Teams | 100 deelnemers, 60 minuten | Essentials €3,50 (jaarlijkse betaling, excl. btw) | 300 (Business-abonnementen) | Copilot: invoegtoepassing of bundel |
| Zoom | Basis: 100 deelnemers, 40 minuten | Pro €16,12 bij jaarbetaling, €19,35 per maand (incl. btw) | 100 (Pro), 300 (Business), 1.000 (Enterprise) | Pro: onbeperkt vergadersamenvattingen |
| Google Meet | 100 deelnemers, 1 uur bij 3+ deelnemers | Workspace Business Starter €6,80 (jaarcontract), €8,10 flexibel | 100 (Starter), 150 (Standard), 500 (Plus) | Gemini in Meet vanaf Business Standard |
| Webex | 100 deelnemers, 40 minuten | Starter €11 bij jaarbetaling (€132 per jaar), €13,50 per maand | 150 (Starter), 200 (Business), 1.000 (Enterprise) | AI Assistant in alle betaalde plannen |
| Whereby | 4 deelnemers, 30 minuten, 1 kamer | Pro $10,99 per maand of $109,90 per jaar (excl. btw) | 100 (Pro), 200 (Business) | Geen AI-functies op de prijspagina |
Let op de btw: Microsoft en Whereby noemen hun bedragen exclusief btw, Zoom toont de bedragen op de prijskaart inclusief btw, en Google en Webex vermelden het niet bij de bedragen. Whereby rekent in dollars.
Wat kost het voor 10 gebruikers per jaar?
Eigen berekening op basis van de prijspagina’s (2 november 2026), steeds bij jaarbetaling. Voor Whereby is dat Business, omdat Pro één host heeft:
| Tool en plan | Per gebruiker per maand | 10 gebruikers per jaar |
|---|---|---|
| Microsoft Teams Essentials | €3,50 (excl. btw) | €420 |
| Microsoft 365 Business Basic (met Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint) | €6,07 (excl. btw) | €728,40 |
| Google Workspace Business Starter (met Meet, Gmail, Drive) | €6,80 (jaarcontract) | €816 |
| Webex Starter | €11 | €1.320 |
| Whereby Business (minimaal 3 hosts) | $11,66 ($139,90 per host per jaar, excl. btw) | $1.399 |
| Zoom Pro | €16,12 (incl. btw; ca. €13,32 excl. 21% btw) | €1.934,40 incl. btw |
Een tool die al in je kantoorpakket zit, kost niets extra. Teams Essentials en Zoom Pro zijn losse vergaderabonnementen; Business Basic en Business Starter bevatten daarnaast zakelijke e-mail op je eigen domein (Exchange of Gmail) en meer opslag.
Welke kies je?
- Kies Teams als je Microsoft 365 Business gebruikt: vergaderen tot 300 deelnemers en 30 uur zit in Business Basic en Business Standard.
- Kies Google Meet als je Google Workspace gebruikt; heb je opnemen, ruisonderdrukking of Gemini in Meet nodig, dan heb je minimaal Business Standard nodig.
- Kies Teams Essentials als je alleen wilt vergaderen en geen kantoorpakket nodig hebt: €3,50 per gebruiker, 300 deelnemers, 30 uur, 10 GB opslag.
- Kies Zoom als je een losse vergaderdienst wilt met AI-samenvattingen in Pro, of als je grote vergaderingen (add-on tot 5.000 deelnemers) of webinars (Enterprise) nodig hebt.
- Kies Webex als je vergaderzalen met Cisco-apparatuur hebt (Room-, Board- en Desk-series) of polls en Q&A via Slido in het instapplan wilt.
- Kies Whereby als je als zelfstandige een vaste kamerlink met eigen branding wilt, zonder downloads of account voor je gasten.
Microsoft Teams: voor organisaties met Microsoft 365
Gebruik je Microsoft 365 Business, dan betaal je al voor Teams. Teams combineert chat, bestanden en vergaderen in één app; documenten staan in SharePoint en OneDrive. Lees meer over documentbeheer in de DMS-vergelijking. Gasten kunnen via een vergaderkoppeling deelnemen zonder Teams-account.
Functies (Business-abonnementen)
- Vergaderen: tot 300 deelnemers en 30 uur per vergadering, met opnamen en transcripties
- Aparte vergaderruimten, Modus Samen, ruisonderdrukking en Microsoft Whiteboard: in Business Basic en Standard
- Liveondertitels: in meer dan 30 talen in Business Basic en Standard, alleen in het Engels in Essentials
- Webinars met deelnemersregistratie en rapportage: in Business Standard (op de vergelijkingspagina als bundel met Copilot Bedrijven)
- Apps: meer dan 250 geïntegreerde zakelijke apps voor Teams
Prijzen
| Plan | Prijs per gebruiker per maand | Wat je krijgt |
|---|---|---|
| Teams (gratis) | €0 | 100 deelnemers, 60 minuten, 5 GB cloudopslag |
| Teams Essentials | €3,50 (jaarlijkse betaling, excl. btw) | 300 deelnemers, 30 uur, 10 GB cloudopslag |
| Microsoft 365 Business Basic | €6,07 (jaarlijkse betaling, excl. btw) | + Outlook en Exchange, OneDrive en SharePoint, 1 TB per gebruiker |
| Teams Premium (invoegtoepassing) | €8,70 (jaarlijkse betaling, excl. btw) | End-to-end-versleuteling voor vergaderingen, watermerken, gevoeligheidslabels, AI-notities |
Plus: zit al in Microsoft 365 Business, 300 deelnemers in elk Business-abonnement, Copilot als invoegtoepassing. Min: Essentials heeft liveondertitels alleen in het Engels; webinars met registratie pas vanaf Business Standard.
Zoom: losse vergaderdienst
Zoom verkoopt vergaderen als apart abonnement (Zoom Workplace) en toont op de Nederlandse site prijzen in euro. Zoek je een zakelijk telefoniesysteem, bekijk dan ook de VoIP-vergelijking voor het mkb.
Functies
- Meetings: Pro tot 30 uur en 100 deelnemers, Business 300, Enterprise 1.000
- AI-functies: Basis 3 vergadersamenvattingen per maand; Pro onbeperkt samenvattingen en vragen tijdens de vergadering
- Whiteboard en Clips: Basis en Pro 3 bewerkbare whiteboards, Zakelijk en Enterprise onbeperkt; Basis 5 clips van twee minuten, betaalde plannen onbeperkt clips
- Webinars: tot 500 deelnemers in Enterprise
- Add-on Grote vergadering: tot 5.000 deelnemers, vanaf €56,27 per maand voor 500 deelnemers (incl. btw)
Prijzen
| Plan | Bij jaarbetaling | Bij maandbetaling | Wat je krijgt |
|---|---|---|---|
| Basis | €0 | €0 | 100 deelnemers, 40 minuten |
| Pro | €16,12 | €19,35 | 100 deelnemers, 30 uur, 10 GB cloudopname per licentie, 1–99 licenties |
| Business (“Zakelijk”) | €21,17 | €25,40 | 300 deelnemers, SSO, beheerde domeinen, 1–250 licenties |
| Enterprise | op aanvraag | op aanvraag | 1.000 deelnemers, webinars tot 500 |
Bedragen per gebruiker per maand, op de prijskaart “inclusief btw”. Bij jaarbetaling betaal je het jaarbedrag vooruit.
Plus: AI-samenvattingen zonder add-on in Pro, add-ons voor grote vergaderingen. Min: Pro is beperkt tot 100 deelnemers; geen kantoorpakket inbegrepen.
Google Meet: voor Google Workspace
Gebruik je Google Workspace, dan zit Meet in je abonnement. Voor zzp’ers die een compleet softwarepakket samenstellen: zie ook software voor zzp’ers.
Prijzen (Workspace, per gebruiker per maand)
| Plan | Jaarcontract | Flexibel | Meet |
|---|---|---|---|
| Gratis (Google-account) | €0 | €0 | 100 deelnemers, 1 uur bij 3 of meer deelnemers (1-op-1 tot 24 uur) |
| Business Starter | €6,80 | €8,10 | 100 deelnemers; Gemini-assistent in Gmail, niet in Meet |
| Business Standard | €13,60 | €16,20 | 150 deelnemers, opnemen, ruisonderdrukking, Gemini in Meet |
| Business Plus | €21,10 | €25,30 | 500 deelnemers, deelname bijhouden |
Bij flexibele betaling toont Google nu een tijdelijke actie van 3 maanden 50% korting (geen einddatum genoemd); daarna geldt het flexibele bedrag. Met een gratis Google-account kun je deelnemen aan breakoutruimtes, maar ze alleen maken met bepaalde Workspace-versies.
Plus: zit al in Workspace, werkt in de browser. Min: opnemen en Gemini in Meet pas vanaf Business Standard.
Webex: voor vergaderzalen met Cisco-apparatuur
Webex is de vergaderdienst van Cisco, dat ook vergaderapparatuur maakt (Room-, Board- en Desk-series). Werk je met een hybride team op meerdere locaties, dan is ook urenregistratiesoftware het bekijken waard.
Prijzen
| Plan | Bij jaarbetaling | Bij maandbetaling | Wat je krijgt |
|---|---|---|---|
| Webex Free | €0 | €0 | 100 deelnemers, 40 minuten, lokale opname, ruisonderdrukking |
| Webex Starter | €11 (€132 per jaar) | €13,50 | AI Assistant, 150 deelnemers, 24 uur, 5 GB cloudopname, polls en Q&A via Slido, ondertiteling |
| Webex Business | €16,04 (€192,50 per jaar) | €19 | 200 deelnemers, 10 GB cloudopname |
| Webex Enterprise | op aanvraag | op aanvraag | 1.000 deelnemers, onbeperkt cloudopname, FedRAMP-beveiliging |
Bedragen per gebruiker per maand (pricing.webex.com, Nederland).
Plus: AI Assistant al in Starter, polls en Q&A in het instapplan. Min: geen kantoorpakket inbegrepen; Free beperkt tot 40 minuten.
Whereby: vaste kamerlink voor klantgesprekken
Whereby werkt volledig in de browser: gasten hoeven niets te downloaden en niet in te loggen. Je krijgt vaste kamerlinks met je eigen logo en kleuren. Whereby noemt zichzelf “Built in Europe”, AVG-conform en ISO 27001-gecertificeerd. Wil je ook een kennisbank voor je team, bekijk dan intranetsoftware voor het mkb.
Prijzen
| Plan | Per maand | Per jaar | Kamers | Deelnemers |
|---|---|---|---|---|
| Free | $0 | $0 | 1 | 4 (30 minuten) |
| Pro (1 host) | $10,99 | $109,90 | 3 | 100, geen tijdslimiet |
| Business (per host, minimaal 3) | $13,99 | $139,90 | onbeperkt | 200 |
Bedragen in dollars, exclusief btw. Pro bevat eigen branding en onbeperkt opnemen; Business 14 dagen gratis proberen.
Plus: geen download of account voor gasten, vaste links, eigen branding. Min: gratis versie maar 4 deelnemers en 30 minuten; geen AI-functies op de prijspagina.
AI in vergadersoftware: wat zit waar?
Microsoft Copilot in Teams vat vergaderingen samen, reageert op chats en beheert gesprekken (Microsoft). Copilot kost extra: Microsoft 365 Copilot Bedrijven is een invoegtoepassing voor bestaande klanten met een geschikt Microsoft 365 Business-abonnement: €18,20 per gebruiker per maand bij jaarbetaling, excl. btw (tot en met 31 december 2026 een actieprijs van €15,60 voor het eerste jaar). Microsoft verkoopt ook de bundel Microsoft 365 Business Standard en Microsoft 365 Copilot Bedrijven voor €20,36 per gebruiker per maand (excl. btw, jaarabonnement). Teams Premium (€8,70) voegt onder meer AI-notities toe.
Zoom geeft in Pro onbeperkt vergadersamenvattingen en vragen tijdens de vergadering, zonder add-on; het gratis Basis-plan heeft 3 samenvattingen per maand. De AI-teamgenoot ZoomMate is een aparte add-on (€22,26 per maand, incl. btw).
Google Gemini in Meet zit in Workspace Business Standard en hoger; in Business Starter zit de Gemini-assistent in Gmail, niet in Meet.
Webex AI Assistant is inbegrepen bij Starter, Business en Enterprise.
Whereby noemt geen AI-functies op de prijspagina.
Privacy en beveiliging: waar let je op?
Opnames, transcripties en chats bevatten persoonsgegevens. Leg vast wie mag opnemen, waar opnames staan en hoe lang je ze bewaart, en meld bij de start van een opname dat je opneemt. Wat de leveranciers zelf noemen:
- Teams: gegevensversleuteling voor vergaderingen, chats, oproepen en bestanden in de Business-abonnementen; end-to-end-versleuteling voor vergaderingen, watermerken en gevoeligheidslabels met Teams Premium.
- Zoom: SSO, beheerde domeinen en multiregionale opslag in Business; door de klant beheerde sleutels en gevoeligheidslabels in Enterprise.
- Webex: FedRAMP-geautoriseerde beveiliging in Enterprise.
- Whereby: “Built in Europe”, AVG-conform en ISO 27001-gecertificeerd (eigen opgave op whereby.com).
Koppelingen met je andere software
- Teams en Microsoft 365: vergaderen, chatten en bestanden delen via OneDrive en SharePoint in één omgeving.
- Google Meet en Google Workspace: Meet zit in elk Business-abonnement, naast Gmail en Drive.
- Zoom en HubSpot: de Zoom-app in de HubSpot Marketplace maakt Zoom-vergaderingen aan vanuit de HubSpot-vergaderplanner en zet vergader- en webinargegevens, opnames en transcripties bij de contactpersoon in het CRM. Zoek je een CRM, zie de CRM-vergelijking.
- Whereby: koppelt kamers aan Google Agenda.
Notulen en actiepunten kun je ook buiten je vergadertool vastleggen, bijvoorbeeld in Notion, zodat besluiten terugvindbaar blijven.
Valkuilen bij de keuze
- Tijdslimiet gratis versies: Zoom Basis en Webex Free stoppen na 40 minuten, Teams gratis na 60 minuten, Google Meet na 1 uur bij 3 of meer deelnemers, Whereby Free na 30 minuten met maximaal 4 deelnemers.
- Btw en valuta: Zoom toont prijzen inclusief btw, Microsoft exclusief btw; Whereby rekent in dollars. Vergelijk dus niet zomaar de bedragen.
- Actieprijzen: de Copilot-actieprijs van €15,60 geldt alleen het eerste jaar en loopt tot en met 31 december 2026; de Workspace-korting bij flexibel betalen geldt de eerste 3 maanden.
- Deelnemersgrens per plan: Zoom Pro en Google Business Starter stoppen bij 100 deelnemers.
- Jaarbetaling: Zoom rekent het jaarbedrag in één keer vooruit; Microsoft-abonnementen worden automatisch verlengd.
Checklist voor je keuze
- Werkt het in de browser voor gasten zonder installatie of account?
- Wat is de maximale vergaderduur en het aantal deelnemers op jouw plan?
- Zit opnemen, transcriptie en ondertiteling in jouw plan, en in welke taal?
- Waar staan de gegevens, en kun je SSO gebruiken?
- Gaat de prijs uit van maand- of jaarbetaling, en is die inclusief of exclusief btw?
- Heb je de tool al via Microsoft 365 of Google Workspace?
Conclusie
Heb je Microsoft 365 Business, gebruik dan Teams; heb je Google Workspace, gebruik dan Meet. Zoek je alleen vergaderen, dan is Teams Essentials (€3,50 per gebruiker per maand, excl. btw) in deze vergelijking het goedkoopst, en zijn Webex Starter (€11) en Zoom Pro (€16,12 incl. btw, bij jaarbetaling) de alternatieven met AI-functies in het instapplan. Whereby past bij een zelfstandige die een vaste kamerlink met eigen branding wil. Test vóór je kiest een vergadering met een externe deelnemer. Na een verkoopgesprek verder met offertes en contracten? Zie offertesoftware en contractmanagementsoftware. Voor projecten met je team: de vergelijking Notion en monday.com en projectmanagementsoftware. De afweging tussen de kantoorpakketten staat in Google Workspace vs Microsoft 365.
Interactieve hulp
- Keuzehulp — Beantwoord vier vragen en krijg een shortlist van drie productiviteitstools (vooral urenregistratie, notities en werkplek; vergadertools zitten er niet apart in)
- Tool Stack Planner — Stel je softwarecombinatie samen
- Vergelijkingsmatrix — Filter en vergelijk alle opties
Lees ook
- Notion vs Monday.com 2026 — Projectmanagement
- Helpdesksoftware vergeleken — Klantcommunicatie
- Chatbotsoftware vergeleken — Automatische communicatie
- Socialemediabeheer-tools vergeleken — Online aanwezigheid
- Intranetsoftware voor het mkb — Kennisbank en intern platform
- Documentmanagementsoftware vergeleken — Bestanden organiseren
- Software voor zzp’ers — Compleet ZZP-pakket