De meeste bedrijven gebruiken geen tool maar een stapel tools. De planner hierboven geeft op basis van je team en werkstijl een basisstack per laag: communicatie, documenten, taken en notities. De rekensom eronder maak je zelf, en hieronder staat precies hoe dat gaat.
Wat kost een softwarestack? Het korte antwoord
Reken op € 15 tot € 40 per medewerker per maand voor een complete stack, en bepaal per laag wie de functie krijgt. Een zuinige combinatie: Google Workspace Business Starter € 8,10 + Clockify Basic € 3,99 + Notion Free € 0 = € 12,09 per gebruiker per maand. Een ruimere: Google Workspace Business Standard € 16,20 + Notion Plus € 11,50 = € 27,70 per gebruiker per maand, plus ClickUp Unlimited $ 10 (dollars, niet in het eurototaal), alle bedragen bij maandbetaling (bronnen: workspace.google.com/intl/nl/pricing en notion.com/pricing, gecontroleerd 30 september 2026; clockify.me/pricing en clickup.com/pricing, gecontroleerd 10 augustus 2026). Bij tien medewerkers scheelt alleen al het eurodeel van deze twee stacks (€ 27,70 tegenover € 12,09 per gebruiker) ruim € 1.870 per jaar, nog zonder de ClickUp-kosten in dollars, tussen twee stacks die allebei "werken".
Dat verschil zit zelden in de tools zelf. Het zit in dubbele functies: twee tools die allebei taken kunnen, twee die allebei documenten opslaan.
Hoe rekent deze tool?
De planner rekent niet. Wees daar duidelijk over voordat je erop vertrouwt: je vult teamgrootte, werkstijl en budget in, en de tool geeft daarop een basisstack terug met vier lagen — communicatie, documenten, taken en notities — met per laag een of meer gangbare kandidaten. Hij toont geen bedragen, telt niets op en signaleert geen overlap tussen je keuzes. Zie het als een startlijst, niet als een calculator.
De rekensom maak je zelf, en die is kort: jaarkosten = (som van de prijzen per gebruiker per laag) × aantal gebruikers × 12. Drie dingen om daarbij te weten.
- Tel gasten en meekijkers mee. Bij de ene tool is een gast gratis, bij de andere een volwaardige seat. Dat verschil is bij tien externen groter dan de keuze tussen twee tools.
- Reken met de prijs bij maandbetaling. Jaarbetaling scheelt vaak 20 tot 30 procent, maar zet je wel twaalf maanden vast. Bij ClickUp Unlimited is dat $ 10 tegenover $ 7 per gebruiker per maand.
- Reken met je teamgrootte over een jaar, niet die van vandaag. Een stack die bij vijf mensen prettig is, kan bij vijftien onbetaalbaar of juist te licht zijn.
Wat er niet in zit. De planner kent je bestaande licenties niet, weet niet welke tools je team al gebruikt, houdt geen rekening met btw of valuta, en beoordeelt geen enkele koppeling. Wil je één tool precies doorrekenen, gebruik dan de kostencalculator voor projectmanagement software of de CRM-kostencalculator. Wil je eerst weten welke losse tool bij je past, begin dan bij de keuzehulp voor productiviteitstools.
Kies je één werkruimte voor notities, documentatie en lichte projectstructuur, dan scheelt dat een aparte laag in je stack.
Bekijk actuele prijzen van Notion →
Wat bepaalt het bedrag per laag?
| Laag | Prijsindicatie per gebruiker per maand | Waar je op let |
|---|---|---|
| Werkplek (mail, agenda, opslag, documenten) | Google Workspace Business Starter € 6,80, Standard € 13,60, Plus € 21,10 met jaarcontract (flexibel € 8,10, € 16,20, € 25,30); Microsoft 365 Business Basic € 6,07 excl. btw | De sprong tussen plannen zit meestal in opslag (30 GB versus 2 TB) en in vergaderfuncties. Kies je platform één keer; wisselen kost meer dan het bespaart. |
| Taken en projecten | Trello Standard $ 5, Monday.com Basic € 9, ClickUp Unlimited $ 10 ($ 7 bij jaarbetaling), Asana Starter € 10,99 (jaarbetaling), Basecamp Studio $ 59 vast per account | Hier zit de grootste overlap met andere lagen. Kan je werkplek of je notitietool dit ook, kies dan één eigenaar. |
| Notities en kennisbeheer | Notion Free € 0, Plus € 9,50, Business € 19,50 bij jaarbetaling (maandelijks € 11,50 en € 23,50) | Gratis werkt lang, tot je gasten of rechtenbeheer nodig hebt. Dan is de stap naar een betaald plan onvermijdelijk. |
| Urenregistratie | Clockify Basic € 3,99, Standard € 5,49, Pro € 7,99; TimeCamp Starter € 5,49 (€ 3,99 bij jaarbetaling) | Alleen een aparte laag als je projecttool het niet doet. ClickUp en Monday hebben tijdregistratie ingebouwd. |
| Wachtwoordbeheer | NordPass Business; prijs per plan op de eigen site — dit bedrag staat niet in onze dagelijks gecontroleerde prijsdataset | De goedkoopste laag met het grootste risico als hij ontbreekt. Reken op één plan voor de hele organisatie in plaats van per persoon een eigen oplossing. |
| Chat en vergaderen | Vaak € 0 extra | Zit bij Microsoft 365 en Google Workspace al in het abonnement. Een losse chattool erbij is meestal dubbel betalen. |
| Aantal gebruikers | Vermenigvuldigt alles | Een stack van € 25 per gebruiker is bij twintig medewerkers € 6.000 per jaar. Onderhandelen wordt vanaf dat bedrag realistisch. |
Wat doe je met de uitkomst?
Kom je onder de € 15 per gebruiker uit. Je zit op gratis plannen en instapabonnementen. Dat kan prima werken, maar controleer per laag waar de limiet zit: aantal gebruikers, aantal projecten, opslag of gasten. Vaak loop je op één laag als eerste vast, en dan is gericht upgraden goedkoper dan de hele stack verzwaren. Lees beste gratis projectmanagement software en beste productiviteitssoftware voor het mkb.
Kom je tussen € 15 en € 40 per gebruiker uit. Dit is de normale band voor een mkb-stack. De winst zit hier niet in goedkopere tools maar in het schrappen van dubbele functies: als je projecttool documenten kan en je werkplek ook, gebruik er dan één voor. Vergelijk je werkplekkeuze in Google Workspace vs Microsoft 365 en je projectlaag in beste projectmanagement software 2026. Voor de combinatie notities-versus-projecten is ClickUp vs Notion de relevante vergelijking.
Wil je één tool die taken, documenten, uren en rapportage in dezelfde laag doet en daarmee twee abonnementen vervangt, dan is ClickUp de kandidaat die dat in onze dataset combineert.
Bekijk actuele prijzen van ClickUp →
Kom je boven de € 40 per gebruiker uit. Loop je stack laag voor laag na en zoek naar functies die twee keer betaald worden. Vraag daarnaast bij je grootste leverancier een jaaroffertevergelijking op: vanaf twintig gebruikers is er meestal ruimte. Vergeet niet de laag die vaak ontbreekt terwijl hij het goedkoopst is: wachtwoordbeheer. Achtergrond in beste wachtwoordmanager voor bedrijven en de NordPass Business-review.
Bekijk actuele prijzen van NordPass →
Ongeacht de uitkomst. Zet je stack één keer per jaar op een A4: laag, tool, prijs per gebruiker, aantal gebruikers, verlengdatum. Dat blad vindt vrijwel altijd een abonnement dat niemand meer gebruikt. Reken de lagen door met de keuzehulp voor productiviteitstools en de projectmanagement-keuzehulp, en bekijk alle reviews in de categorie productiviteit.
Gerelateerde tools
- Productiviteitstools keuzehulp — welke losse tool past bij je werk.
- Projectmanagement kosten berekenen — de projectlaag doorgerekend.
- CRM kosten berekenen — de saleslaag doorgerekend.
- HR software kosten berekenen — de personeelslaag doorgerekend.
- Alle productiviteitssoftware-artikelen — reviews en vergelijkingen.
Veelgestelde vragen
Wat kost een softwarestack per medewerker per maand?
Reken op € 15 tot € 40 per gebruiker per maand voor een complete stack. Een zuinige variant is Google Workspace Business Starter (€ 8,10 bij maandbetaling) plus Clockify Basic (€ 3,99) plus Notion Free (€ 0), samen € 12,09 per gebruiker. Een ruimere variant is Google Workspace Business Standard (€ 16,20 bij maandbetaling) plus Notion Plus (€ 11,50 bij maandbetaling), samen € 27,70, plus ClickUp Unlimited ($ 10; ClickUp rekent in dollars, dus tellen we dat niet bij het eurototaal op) (bronnen: workspace.google.com/intl/nl/pricing en notion.com/pricing, gecontroleerd 30 september 2026; clockify.me/pricing en clickup.com/pricing, gecontroleerd 10 augustus 2026). Met een jaarcontract bij Google Workspace en jaarbetaling bij Notion (€ 6,80, € 13,60 en € 9,50) wordt het € 10,79 en € 23,10, plus ClickUp Unlimited ($ 7 bij jaarbetaling).
Berekent de planner mijn kosten?
Nee. De planner geeft een stack per laag; hij toont geen bedragen en waarschuwt niet bij overlappende functies. De rekensom staat op deze pagina: tel de prijzen per gebruiker van je lagen op en vermenigvuldig met je aantal gebruikers en twaalf. Voor één specifieke tool doorrekenen gebruik je de kostencalculators per categorie.
Hoeveel lagen heb je minimaal nodig?
Drie: een werkplek (mail, agenda, documenten, opslag), een plek waar het werk staat (taken of projecten) en wachtwoordbeheer. Notities, urenregistratie en chat komen daarna, en alleen als ze niet al in een van de eerste drie zitten.
Hoe voorkom ik dat ik dubbel betaal?
Maak per laag één tool eigenaar van die functie. Notion kan taken, Google Workspace kan opslag en ClickUp kan documenten: kies welke van de drie de functie krijgt en zet hem bij de andere twee uit. Controleer daarnaast één keer per jaar je afschriften op abonnementen die niemand meer opent.
Is er een Nederlands alternatief voor een internationale stack?
Per laag wel, maar zelden voor de hele stack. Voor projecten en uren zijn Teamleader en Gripp Nederlandstalig; Odoo Planning is als losse app gratis zolang het je enige Odoo-app is. Voor de werkplek zelf is er geen Nederlandse partij van vergelijkbare omvang; beoordeel daar de verwerkersovereenkomst en de opslaglocatie in plaats van de vestigingsplaats van de leverancier.