Vul het aantal medewerkers en de looptijd in en je ziet wat een HR-pakket per maand en over de hele periode kost. Hieronder staat precies met welke tarieven de calculator rekent, welke leveranciers hun prijs helemaal niet publiceren en welke kosten je er zelf bij moet optellen.
Wat kost HR-software? Het korte antwoord
Reken op ongeveer €5 tot €8 per medewerker per maand zodra salarisverwerking meegaat, en op enkele tientjes per maand voor een licht pakket bij een klein team. Dit zijn de gepubliceerde tarieven waarmee je kunt rekenen: Nmbrs Essential kost €71 per maand bij 10 verloonde medewerkers, €134 bij 25 en €247 bij 50; Nmbrs Advanced kost respectievelijk €102, €206 en €382 (bron: nmbrs.com/nl/business/tarieven, gecontroleerd 11 september 2026). AFAS publiceert €59,99 per maand voor AFAS SB voor zzp'ers en kleine ondernemers; de HRM- en payrollpakketten zijn op aanvraag (gecontroleerd 11 september 2026). Voor roosteren en urenregistratie begint Shiftbase bij €0 tot 15 werknemers en kost Basic €30 per maand inclusief 6 werknemers plus €4 per extra gebruiker (gecontroleerd 16 september 2026). Vul hierboven je eigen teamgrootte in.
Hoe rekent deze tool?
De calculator gebruikt één formule: (vast maandbedrag + tarief per medewerker × aantal medewerkers) × aantal maanden. Je kiest een pakket, vult je teamgrootte en de looptijd in, en krijgt het totaal, het gemiddelde maandbedrag en drie alternatieven uit dezelfde prijsklasse. Pakketten met een vast bundeltarief, zoals Nmbrs en AFAS, zitten in de eerste term; pakketten die per medewerker afrekenen in de tweede.
De aannames, en meteen de belangrijkste kanttekening:
- Drie leveranciers publiceren geen prijs. HiBob, Loket en Visma Raet houden hun tarieven achter een offerte of demo; de prijspagina's zijn afgeschermd, verhuisd of verdwenen (laatst gecontroleerd 10 augustus 2026). Voor die pakketten rekent de calculator met een schatting per medewerker. Dat is een indicatie voor je budget, geen prijs waar je iemand aan kunt houden. Personio noemt alleen op de Engelstalige prijspagina een vanaf-prijs voor Core (€7,60 per medewerker per maand, gecontroleerd 23 september 2026); daarmee rekent de calculator, zonder inschrijfkosten, Pro of apps.
- Bundels worden lineair benaderd. Nmbrs rekent per staffel (10, 25, 50, 75, 100 medewerkers), niet per medewerker. Zit je net boven een staffelgrens, dan ligt je werkelijke prijs hoger dan de rechte lijn die de calculator trekt.
- Alle bedragen zijn exclusief btw en zonder tijdelijke acties of jaarkortingen.
Wat er niet in zit: implementatie en dataconversie, cao-inrichting, koppelingen met je boekhouding of planningssoftware, betaalde modules zoals recruitment, performance of e-signing, de kosten van je salarisadministratiekantoor als de loonstrook daar blijft liggen, en de uren die je eigen team aan de inrichting kwijt is. Bij een pakket dat in dollars factureert, zoals BambooHR, komt het wisselkoersrisico erbij; de calculator toont dat bedrag daarom met een dollarteken en rekent het niet om naar euro's.
Wat bepaalt het bedrag?
| Factor | Effect op je maandbedrag | Waarom |
|---|---|---|
| Aantal medewerkers | Bepalend, maar degressief | Nmbrs Essential kost €7,10 per medewerker bij 10 medewerkers en €4,94 bij 50 — dezelfde functies, lagere prijs per hoofd |
| Salarisverwerking in of buiten het pakket | Het grootste verschil tussen twee offertes | Een salarispakket verwerkt de loonstrook en de loonaangifte; een licht HR-pakket doet dat niet en laat die kosten elders staan |
| Staffelgrenzen | Eén medewerker erbij kan een sprong veroorzaken | Leveranciers die met bundels werken, rekenen per trede: Shiftbase Basic bevat 6 werknemers, daarboven €4 per extra gebruiker |
| Modules | +€1 tot enkele euro's per medewerker per module | Recruitment, performance, onboarding en e-signing zitten zelden in het basispakket |
| Cao en roosters | Duwt je richting planningssoftware of maatwerk | Toeslagen, ploegendiensten en cao-regels vragen een rekenengine die lichte HR-pakketten niet hebben |
| Contractvorm | Doorgaans 10% verschil | Shiftbase geeft 10% korting bij jaarbetaling (gecontroleerd 16 september 2026); maandelijks opzegbaar is flexibeler en duurder |
| Valuta | Wisselkoersrisico bovenop het tarief | BambooHR publiceert uitsluitend dollarprijzen ($10 / $17 / $25 per medewerker per maand bij 25+ medewerkers) |
Wat doe je met de uitkomst?
Kwam je onder de €100 per maand uit? Dan heb je waarschijnlijk een klein team en wil je vooral verlof, verzuim en personeelsdossiers op orde. Controleer dan twee dingen voordat je kiest: of de salarisverwerking echt buiten het pakket mag blijven, en of medewerkers zelf verlof kunnen aanvragen in een app. Begin bij HR-software bij je eerste werknemer en de vergelijking van verlof- en verzuimsoftware.
Kwam je tussen de €100 en €400 per maand uit? Dan zit je in het segment waar de meeste mkb-bedrijven landen en wordt de vraag welk deel van de loonketen in het systeem zit. Nmbrs is in dit segment het referentiepunt met gepubliceerde staffels (€134 bij 25 medewerkers voor Essential, €206 voor Advanced, gecontroleerd 11 september 2026). Wil je een internationaal HR-platform naast of in plaats van een salarispakket, dan hoort HiBob in je shortlist; die prijs krijg je alleen via een opgave.
Vraag de actuele prijs van HiBob op →
Leg de opties naast elkaar in HR-software vergelijken voor het mkb, lees de Nmbrs-review en controleer de salariskant in de vergelijking van salarisadministratiesoftware.
Kwam je boven de €400 per maand uit? Dan koop je geen pakket meer maar een implementatie, en is de licentieprijs niet je grootste risico. Vraag drie offertes op met dezelfde uitvraag: aantal medewerkers, benodigde modules, koppelingen, cao-regels en de eenmalige kosten apart benoemd. AFAS publiceert voor de HRM- en payrollpakketten bewust geen tarief en werkt met een bedrag op basis van je medewerkersaantal (gecontroleerd 11 september 2026); wat er in de prijsopbouw zit, staat in de AFAS-prijzenpagina en Nmbrs versus AFAS payroll.
Staat werving in je plan? Dat is een aparte licentie, geen module-vinkje. Recruitee publiceert sinds de overgang naar Tellent geen tarieven meer; de plannen heten Start, Advance en Optimize (gecontroleerd 10 augustus 2026).
Vraag de actuele prijs van Recruitee op →
Vergelijk eerst functioneel in de vergelijking van recruitmentsoftware. Twijfel je nog over het type pakket, gebruik dan de HR-keuzehulp, en bereken met de verzuimkostencalculator hoeveel verzuim je nu kost — dat bedrag is meestal een veelvoud van de licentie.
Gerelateerde tools
- HR-software keuzehulp — zes vragen en een shortlist van drie pakketten.
- Verzuimkosten berekenen — wat ziekteverzuim je per jaar kost.
- Alle HR-software-artikelen — reviews en vergelijkingen voor het Nederlandse mkb.
Gerelateerde artikelen
- Beste HR-software 2026 — pakketten gerangschikt per bedrijfsgrootte.
- HR-software vergelijken voor het mkb — module voor module, inclusief prijs per medewerker.
- Salarisadministratie software vergelijken — als alleen de loonstrook en loonaangifte tellen.
- Beste personeelsplanning software — als roosters en cao-toeslagen de aanleiding zijn.
- Shiftbase review 2026 — het bundelmodel voor roosteren en urenregistratie.
Veelgestelde vragen
Wat kost HR-software per medewerker per maand?
Bij de leveranciers die hun tarief publiceren ligt het tussen ongeveer €4,50 en €8 per medewerker per maand. Nmbrs Essential kost €134 per maand bij 25 verloonde medewerkers (€5,36 per medewerker) en €247 bij 50 (€4,94); Advanced kost €206 respectievelijk €382 (bron: nmbrs.com/nl/business/tarieven, gecontroleerd 11 september 2026). Dyflexis publiceert €4,50 tot €7,50 per gebruiker per maand (gecontroleerd 10 augustus 2026). Hoe groter je team, hoe lager de prijs per medewerker.
Waarom staan er in de calculator bedragen voor pakketten die geen prijs publiceren?
HiBob, Loket en Visma Raet publiceren geen tarief; hun prijspagina's zijn afgeschermd of verwijderd (laatst gecontroleerd 10 augustus 2026). Voor die pakketten rekent de calculator met een schatting per medewerker, geen gepubliceerde prijs. Voor Personio rekent de calculator met de vanaf-prijs voor Core van €7,60 per medewerker per maand van de Engelstalige prijspagina (gecontroleerd 23 september 2026), zonder inschrijfkosten, Pro of apps. Gebruik die uitkomst om je budget te peilen en vraag een offerte voor het echte bedrag.
Zit salarisverwerking in de prijs?
Bij een salarispakket zoals Nmbrs wel, bij een HR-pakket vrijwel nooit. Dat is het grootste prijsverschil in deze markt: een licht HR-pakket regelt verlof, verzuim en dossiers, maar de loonstrook en de loonaangifte lopen dan via een salarisadministratiekantoor of een tweede systeem. Tel die kosten erbij op voordat je pakketten vergelijkt.
Wat kost de implementatie van HR-software?
Dat hangt af van wat je meeneemt. Een klein team dat alleen verlof en dossiers inricht, is er in enkele dagdelen doorheen; ga je historische loongegevens, cao-regels en koppelingen met boekhouding en planning inrichten, dan is het een project van weken. Leveranciers rekenen dat als eenmalige post of als dagdelen consultancy en publiceren er zelden een tarief voor — vraag het expliciet in je offerte.
Is een prijs in dollars een probleem?
Het is in ieder geval een risico dat je moet meewegen. BambooHR publiceert alleen tarieven in dollars: $10 per medewerker per maand voor Core, $17 voor Pro en $25 voor Elite bij 25 of meer medewerkers, met een vast tarief vanaf $250 per maand voor kleinere organisaties (gecontroleerd 10 augustus 2026). Je betaalt dan met een wisselkoers erbij en vaak zonder Nederlandse loonaangifte.