Het aanbod aan HR-software is groot en de verschillen zitten in de details. De juiste keuze hangt af van jouw situatie: heb je tien of honderd medewerkers, doe je de salarisverwerking zelf of via een kantoor, en zijn cao-regels en roosters relevant? Beantwoord zes korte vragen en je ziet welke pakketten daarbij passen.
Welke HR-software past bij jou? Het korte antwoord
Drie vragen bepalen de meeste keuzes: hoeveel medewerkers je hebt, of de loonstrook in het systeem moet zitten en of je met cao-regels en roosters werkt. Moet de loonverwerking mee, dan zit je bij een Nederlands salarissysteem en is het gepubliceerde referentietarief €71 per maand bij 10 verloonde medewerkers en €134 bij 25 (Nmbrs Essential, bron: nmbrs.com/nl/business/tarieven, gecontroleerd 11 september 2026). Gaat het alleen om verlof, verzuim en dossiers, dan blijft het bij enkele euro's per medewerker per maand. Draait het vooral om roosters, dan begint Shiftbase bij €0 tot 15 werknemers en kost Basic €30 per maand inclusief 6 werknemers (gecontroleerd 16 september 2026). De keuzehulp hierboven stelt deze drie vragen plus drie aanvullende en geeft daarna een shortlist van drie.
Hoe werkt deze keuzehulp?
De keuzehulp is geen zoekmachine en geen advertentieruimte. Hij legt je zes antwoorden naast de kenmerken die wij per pakket vastleggen in een eigen dataset van negen HR-pakketten: Personio, HiBob, Nmbrs, AFAS, Loket, BambooHR, Visma Raet, HoorayHR en Factorial. Zo komt de score tot stand:
- Budget per medewerker per maand (maximaal 3 punten). Valt het pakket in de band die je kiest, dan levert dat 3 punten op. Valt het erbuiten, dan krijgt het toch 1 punt, zodat een sterk passend pakket net buiten je band niet verdwijnt.
- Teamgrootte en hoofdbehoefte (2 punten per treffer). Per pakket leggen wij vast voor welke grootteklassen (<10, 10–50, 50+) en welke hoofdbehoefte (verlof en verzuim, salariskoppeling, recruitment) het geschikt is.
- De drie ja/nee-vragen (2 punten per treffer). Salarisverwerking zelf doen, cao-regels of roosters, en een selfservice-app voor medewerkers. Elk antwoord dat overeenkomt met het pakketkenmerk telt mee.
- Toelichting bij nummer 1. Het hoogst scorende pakket krijgt de redenen erbij die de score dragen: past binnen je budget, past bij je omvang en behoefte, heeft de gewenste functies.
De aannames horen erbij, want ze bepalen de uitkomst. Wij scoren op functiekenmerken, niet op gebruiksgemak, supportkwaliteit of implementatiesnelheid. De budgetband werkt met de prijs per medewerker per maand, terwijl drie van de negen leveranciers — HiBob, Loket en Visma Raet — helemaal geen tarief publiceren (laatst gecontroleerd 10 augustus 2026); voor die pakketten is de band een inschatting. Personio noemt alleen op de Engelstalige prijspagina een vanaf-prijs voor Core, €7,60 per medewerker per maand (gecontroleerd 23 september 2026). Bij een gelijke score beslist de volgorde in onze dataset, niet een oordeel.
Wat er niet in zit: implementatiekosten, cao-inrichting, koppelingen met je boekhouding of planning, de kosten van een salarisadministratiekantoor en de tijd die je eigen team aan de inrichting besteedt. De uitkomst is een vertrekpunt voor demo's en offertes, geen eindoordeel.
Wat beĂŻnvloedt de uitkomst?
| Factor | Effect op de uitkomst | Waarom |
|---|---|---|
| Aantal medewerkers | Filtert de uitersten weg: onder de 10 vallen de zware suites af, boven de 50 de lichte | AFAS en Visma Raet zijn in onze dataset op 50+ ingericht, BambooHR en Loket juist op kleinere teams |
| Salarisverwerking zelf doen | Halveert het speelveld | Nmbrs, AFAS, Loket en Visma Raet verwerken loon; Personio, HiBob, BambooHR, HoorayHR en Factorial koppelen daarvoor met een ander systeem |
| Cao-regels en roosters | Zet Nederlandse pakketten vooraan | Toeslagen, ploegendiensten en cao-berekeningen vragen een rekenengine die internationale platforms niet standaard hebben |
| Hoofdbehoefte | Verschuift de shortlist van verzuim naar payroll of recruitment | Een verzuimpakket en een wervingssysteem lossen verschillende problemen op; wie beide wil, betaalt twee licenties |
| Selfservice-app | Weegt licht, maar bepaalt de adoptie | Verlofaanvragen die medewerkers zelf indienen, zijn het verschil tussen een systeem dat leeft en een leeg dossier |
| Budget per medewerker | Maximaal 3 van de punten — het weegt mee, maar wint zelden alleen | Een pakket dat €1 per medewerker goedkoper is maar de loonaangifte niet doet, kost je elders meer |
Wat doe je met de uitkomst?
Kwam er een pakket zonder ingebouwde payroll bovenaan? Dan is je volgende vraag niet welk pakket, maar hoe de loonstrook eruit rolt. Controleer of het koppelt met het salarissysteem of kantoor dat je al gebruikt, en wie verantwoordelijk is als de loonaangifte misgaat. HiBob is in dit segment de internationale optie met sterke selfservice en rapportage, maar met een Engelstalige interface en zonder Nederlandse loonaangifte; de prijs krijg je alleen op opgave (gecontroleerd 10 augustus 2026).
Vraag de actuele prijs van HiBob op →
Zoek je juist het Nederlandse alternatief, dan zijn HoorayHR en Nmbrs de namen die in deze categorie het vaakst tegenover de internationale platforms staan. Vergelijk in Personio versus HoorayHR en de HoorayHR-review.
Kwam er een salarissysteem bovenaan? Dan zit je in het segment met de hardste eisen: loonaangifte, cao-toeslagen, pensioenaangifte en journaalpost richting je boekhouding. Nmbrs publiceert als een van de weinigen staffels (€71 bij 10 medewerkers, €134 bij 25, €247 bij 50 voor Essential, gecontroleerd 11 september 2026). Lees de Nmbrs-review, leg hem naast Loket en, als je organisatie richting 50+ gaat, naast AFAS payroll.
Kwam je uit bij roosters en urenregistratie? Dan heb je geen HR-suite nodig maar planningssoftware, en die reken je anders af: Shiftbase werkt met bundels (€0 tot 15 werknemers, Basic €30 per maand inclusief 6 werknemers plus €4 per extra gebruiker, gecontroleerd 16 september 2026), Dyflexis met €4,50 tot €7,50 per gebruiker per maand (gecontroleerd 10 augustus 2026). Begin bij de vergelijking van personeelsplanningssoftware en de Shiftbase-review.
Is werving de aanleiding? Dan koop je een apart systeem, geen module. Recruitee publiceert sinds de overgang naar Tellent geen tarieven meer; de plannen heten Start, Advance en Optimize (gecontroleerd 10 augustus 2026).
Vraag de actuele prijs van Recruitee op →
Vergelijk eerst functioneel in de vergelijking van recruitmentsoftware. Reken daarna in de HR-kostencalculator uit wat je shortlist per maand kost, en zet dat bedrag met de verzuimkostencalculator naast wat je verzuim nu kost. Heb je net je eerste werknemer, begin dan bij HR-software bij je eerste werknemer.
Gerelateerde tools
- HR-software kosten berekenen — het maandbedrag op basis van je teamgrootte.
- Verzuimkosten berekenen — wat ziekteverzuim je per jaar kost.
- Alle HR-software-artikelen — reviews en vergelijkingen voor het Nederlandse mkb.
Gerelateerde artikelen
- Beste HR-software 2026 — pakketten gerangschikt per bedrijfsgrootte.
- HR-software vergelijken voor het mkb — module voor module, inclusief prijs per medewerker.
- Beste verlof- en verzuimsoftware 2026 — als verlof en verzuim de aanleiding zijn.
- Digitaal personeelsdossier software — wat je AVG-technisch moet regelen.
- Beste onboarding software 2026 — als de eerste werkdag het knelpunt is.
Veelgestelde vragen
Welk HR-pakket is het goedkoopst?
Van de pakketten met een gepubliceerd tarief is Dyflexis met €4,50 per gebruiker per maand het laagste instaptarief, en Shiftbase is gratis tot 15 werknemers (gecontroleerd 10 augustus respectievelijk 16 september 2026). Die twee zijn wel planningspakketten. Zodra de loonstrook in het systeem moet, is Nmbrs Essential het referentiepunt: €71 per maand bij 10 verloonde medewerkers en €134 bij 25 (gecontroleerd 11 september 2026).
Zitten alle HR-pakketten in deze keuzehulp?
Nee. De keuzehulp werkt met een vaste dataset van negen pakketten die wij bijhouden: Personio, HiBob, Nmbrs, AFAS, Loket, BambooHR, Visma Raet, HoorayHR en Factorial. Losse verzuim-, planning- en recruitmentspecialisten zitten er niet in. Zie de uitkomst als shortlist, niet als marktoverzicht.
Waarom scoort een duurder pakket soms hoger dan een goedkoper pakket?
Omdat budget maar Ă©Ă©n van de zes vragen is. Een exacte budgetmatch levert 3 punten op, maar elke treffer op teamgrootte of hoofdbehoefte levert 2 punten en elke functievraag die klopt nog eens 2. Een pakket dat op vier inhoudelijke punten past, eindigt daardoor boven een pakket dat alleen binnen je budget valt.
Moet ik een HR-pakket kiezen dat zelf loonstroken maakt?
Alleen als je de salarisverwerking ook echt zelf wilt doen. Van de pakketten in deze keuzehulp verwerken Nmbrs, AFAS, Loket en Visma Raet loon; Personio, HiBob, BambooHR, HoorayHR en Factorial doen dat niet en koppelen met een salarissysteem of kantoor. Werk je met een salarisadministratiekantoor, dan is de kwaliteit van die koppeling belangrijker dan ingebouwde payroll.
Hoe zwaar weegt een Nederlandse cao in de keuze?
Zwaar, zodra je met toeslagen, ploegendiensten of een verplichte cao-regeling werkt. Internationale platforms zijn sterk in dossiers, performance en selfservice, maar rekenen Nederlandse cao-regels en loonaangifte niet zelf door. In die situatie begin je bij een Nederlands salaris- of planningssysteem en zoek je daar de HR-laag bij, niet andersom.