Wat is e-factureren?
Een e-factuur is een elektronisch bestand dat per computer wordt aangeleverd en automatisch wordt verwerkt. Zo omschrijft Logius het. Facturen die je per e-mail stuurt, bijvoorbeeld als pdf, zijn geen e-facturen.
De Europese btw-richtlijn gebruikt een vergelijkbare definitie. Na de wijziging door richtlijn (EU) 2025/516, die per 1 juli 2030 ingaat, is een elektronische factuur een factuur die in een gestructureerd elektronisch formaat wordt uitgereikt, verzonden en ontvangen, zodat automatische verwerking mogelijk is.
Hoe werkt e-factureren?
Je maakt de factuur in je administratie- of boekhoudsoftware. Die zet de gegevens in een vast formaat, vaak UBL. Daarna gaat het bestand naar de ontvanger. Volgens Logius gaat dat vaak via Peppol, rechtstreeks of via een aangesloten partij. Facturen aan de Rijksoverheid kunnen ook via het Leveranciersportaal van de Rijksoverheid. Wie veel e-facturen stuurt, kan een rechtstreekse aansluiting op Digipoort overwegen.
Omdat de ontvanger de factuur automatisch verwerkt, moet de inhoud altijd op dezelfde plek staan. Daarvoor bestaan normen. De Europese norm EN 16931 beschrijft de kerngegevens van een e-factuur. Voor Nederland komt daar NLCIUS bij. Volgens Forum Standaardisatie mogen e-facturen die niet aan de norm voldoen worden afgekeurd.
Moet ik er iets mee?
Leveren aan de overheid. Voor iedereen die goederen of diensten aan de Rijksoverheid levert, is e-factureren verplicht. De Rijksoverheid en andere aanbestedende diensten, zoals gemeenten, provincies en waterschappen, kunnen e-facturen ontvangen.
Europese regels. Richtlijn (EU) 2025/516, ook wel ViDA (VAT in the Digital Age), wijzigt de btw-richtlijn per 1 juli 2030. Facturen worden dan in de vorm van e-facturen uitgereikt. Lidstaten mogen papier of andere formaten blijven toestaan voor handelingen zonder digitale rapportageplicht. Grensoverschrijdende transacties tussen bedrijven worden per juli 2030 digitaal en per transactie gerapporteerd.
Nederlandse plannen. Op 11 september 2026 koos het kabinet ervoor om e-facturatie per 1 juli 2030 ook verplicht te stellen voor binnenlandse transacties tussen bedrijven. Rapportage volgt per 1 juli 2031. Ondernemers in de kleineondernemersregeling, met een omzet van maximaal €20.000 per kalenderjaar, zijn vrijgesteld. Het conceptwetsvoorstel gaat in internetconsultatie. Het wetsvoorstel wordt naar verwachting vóór de zomer van 2027 bij de Tweede Kamer ingediend (Rijksoverheid). Het is dus een plan, nog geen wet.
Welke software helpt?
Welke boekhoudpakketten e-facturen via Peppol kunnen versturen en ontvangen, staat in boekhoudsoftware met Peppol. Wat de plannen voor 2030 per type ondernemer betekenen, lees je in e-facturatie verplicht per 2030. Factureer je over de grens, kijk dan ook bij internationaal factureren.
Verwante begrippen
- Peppol: het netwerk voor e-facturen.
- UBL: het XML-formaat van veel e-facturen.
- KOR: de regeling waarvan de deelnemers volgens het kabinetsplan zijn vrijgesteld.
- ICP-opgaaf: de huidige opgaaf van leveringen aan andere EU-landen.
Bronnen: Logius (e-factureren), Forum Standaardisatie (NLCIUS), richtlijn (EU) 2025/516 op EUR-Lex, Rijksoverheid (nieuwsbericht 11 september 2026). Geraadpleegd op 20 oktober 2026.