Gratis Zakelijke Software: 20 Beste Tools MKB

Per categorie staan de gratis optie, de grenzen en het moment om te upgraden onder 20 categorieën met een gratis optie. Begin je van nul, dan zet de gratis startstack voor mkb per categorie de tool, de kosten en de grens waarna je upgradet in één tabel.

Elke ondernemer begint met een beperkt budget. Dat betekent niet dat je slechte software moet gebruiken: voor veel taken bestaan gratis plannen waarmee je een bruikbare basis legt voor €0 per maand, zolang je de limieten kent en weet wanneer upgraden zinvol is.

Dit overzicht behandelt 20 categorieën met telkens een gratis optie: wat je krijgt, wat je niet krijgt en wanneer je aan een betaald alternatief moet denken. Waar geen goed gratis plan bestaat, zeggen we dat ook. Limieten en prijzen hebben we op 1 november 2026 op de prijspagina’s van de aanbieders gecontroleerd.

💡 Op zoek naar de complete vergelijking? Lees Beste productiviteitssoftware MKB 2026 — daar staan de pakketten en prijzen naast elkaar.

Waar gratis software goed in is — en waar niet

Gratis software is geschikt voor:

• Starters die nog ontdekken welke processen ze hebben
• Kleine teams met beperkte complexiteit
• Uitproberen of een categorie software bij je past
• Aanvullende tools naast je kernprocessen

Gratis software schiet vaak tekort in:

• Support (betaalde plannen krijgen vaak meer of snellere ondersteuning)
• Integraties en automatisering
• Datavolumes (limieten op gebruikers, contacten, opslag of verzendingen)
• Beheer- en rechtenfuncties
• Schaalbaarheid (je groeit er doorheen, soms op een onhandig moment)

De echte vergelijking: niet “gratis tegenover betaald”, maar “totale kosten inclusief mijn tijd”. Kost gratis software je 2 uur extra per maand door handwerk en is je uurtarief €80, dan kost “gratis” je €160 per maand. Dan is Pipedrive voor €14 per gebruiker per maand (Lite, bij jaarbetaling) voordeliger.

20 categorieën met een gratis optie

1. Boekhouding — Wave

Gratis voor: Onbeperkt offertes, facturen, inkoopfacturen en boekingen; facturen versturen vanuit de mobiele app; dashboard voor kasstroom en klanten Betaald voor: Automatische bankimport (Pro, $190 per jaar), bonnetjes scannen ($8 per maand), loonadministratie (vanaf $40 per maand), lagere tarieven voor online betalingen Geschikt voor: Zzp’ers die vooral facturen en boekingen willen bijhouden en geen Nederlandse btw-aangifte vanuit het pakket nodig hebben

Wave Starter kost $0 en laat je onbeperkt offertes, facturen, inkoopfacturen en boekingen aanmaken (waveapps.com/pricing, 1 november 2026). Online betalingen ontvangen kan als optie, tegen 2,9% + $0,60 per creditcardtransactie.

Eerlijke limieten:

• Wave is Canadees en richt zich op ondernemers in de VS en Canada; prijzen en tarieven staan in dollars
• Banktransacties automatisch importeren zit pas in het betaalde Pro-plan
• Een Nederlandse btw-aangifte vanuit het pakket noemt Wave niet; die doe je zelf via de Belastingdienst
• Loonadministratie is een betaalde add-on

Wanneer upgraden of overstappen: zodra je automatische bankimport wilt, of je btw-aangifte vanuit je boekhouding wilt doen. Dan kom je bij een Nederlands pakket uit.

Nederlandse alternatieven (geen van drieën blijvend gratis):

• Moneybird: vier betaalde pakketten, geen gratis plan. Goedkoopste instap is Compact voor €3 per maand bij jaarbetaling (1 verkoopfactuur, 5 banktransacties, geen elektronische btw-aangifte); Start kost €15 per maand bij jaarbetaling. Wel 60 dagen gratis proefperiode
• e-Boekhouden: 14 dagen gratis uitproberen. Nieuwe klanten die korter dan 15 maanden bij de KVK staan ingeschreven, gebruiken het gratis tot 15 maanden na hun KVK-inschrijfdatum, zonder automatische verlenging; daarna kost het ZZP Pakket €9,95 per maand. Wie al onderneemt, betaalt als nieuwe klant de eerste 12 maanden de helft (€4,98); die korting is niet te combineren met de startersperiode
• Bunni: €17 per maand (excl. 21% btw); kleine ondernemers met een omzet tot €2.500 per maand betalen €10. Eén pakket met onder meer bankkoppeling, offertes en facturen, btw-aangiftehulp, uren- en rittenregistratie. Een maand gratis uitproberen

Bekijk Bunni →

Meer lezen: Moneybird review 2026 | Beste boekhoudsoftware ZZP 2026

2. Facturatie — Invoice Ninja

Gratis voor: Onbeperkt factureren aan maximaal 5 klanten, terugkerende facturen, online betalingen, projecten en tijdregistratie, kostenregistratie, klantportaal Betaald voor: Onbeperkt klanten, “Created by Invoice Ninja” verwijderen, herinneringen bij late betaling, rapportages (Pro, $14 per maand bij maandbetaling); meer gebruikers, bankkoppeling en e-facturatie via Peppol (Enterprise) Geschikt voor: Freelancers met een klein aantal vaste klanten, of wie zelf een server wil beheren

Invoice Ninja is factuursoftware waarvan de broncode beschikbaar is. Je kunt het op je eigen server installeren (self-hosten) zonder licentiekosten, of de gehoste versie gebruiken: die is gratis voor 5 klanten met onbeperkt factureren (invoiceninja.com, 1 november 2026).

Eerlijke limieten:

• Self-hosting vraagt een eigen server of hostingpakket en technische kennis
• De gehoste gratis versie is beperkt tot 5 klanten
• Invoice Ninja is geen Nederlands pakket en doet geen Nederlandse btw-aangifte

Alternatief: voor zzp’ers die een Nederlands pakket willen, is Moneybird een startpunt: niet gratis, maar vanaf €3 per maand (Compact, bij jaarbetaling) met 60 dagen proeftijd. Facturen laten betalen via een online betaallink kan met de Moneybird Betaalrekening.

Meer lezen: Facturatie software ZZP gratis vs betaald

3. CRM — HubSpot CRM

Start gratis met HubSpot CRM →

Gratis voor: Tot 2 gebruikers; contact-, deal- en takenbeheer, e-mailtracking, e-mailsjablonen, vergaderplanner, live chat, offertes, rapportagedashboards en de AI-assistent Breeze Betaald voor: Meer gebruikers, e-mailcampagnes en eenvoudige automatisering (Starter), geavanceerde automatisering (Professional), HubSpot-branding verwijderen (vanaf Starter) Geschikt voor: Zzp’ers en duo’s die een CRM zoeken zonder vaste kosten

HubSpot CRM Free kost niets en vraagt geen creditcard. Het plan bevat contact-, deal- en takenbeheer, e-mailtracking met meldingen, e-mailsjablonen, documenten delen, een vergaderplanner, live chat, offertes en rapportagedashboards (hubspot.com, 1 november 2026).

Eerlijke limieten:

• Maximaal 2 gebruikers; Starter gaat tot 10 gebruikers
• HubSpot-branding in het gratis plan; “No HubSpot branding” staat bij Starter
• E-mailcampagnes en automatisering zitten in Starter en hoger
• Starter kost nu met een tijdelijke actie €7 per seat per maand bij jaarbetaling (65% korting) of €10 bij maandbetaling (50% korting); HubSpot noemt geen einddatum

Wanneer upgraden: bij een derde gebruiker of als je e-mailcampagnes en automatisering nodig hebt.

Alternatieven:

• Zoho CRM gratis: voor altijd gratis voor 3 gebruikers, met leads, deals, workflows, rapporten en een mobiele app
• Pipedrive: geen gratis plan, wel 14 dagen gratis proef; Lite kost €14 per gebruiker per maand bij jaarbetaling

Meer lezen: HubSpot CRM review 2026 | Beste CRM software Nederland 2026

4. Projectmanagement — ClickUp

Start gratis met ClickUp →

Gratis voor: Onbeperkt taken en subtaken, onbeperkt gratis leden, 5 Spaces, lijst-, bord-, kalender- en tabelweergave, 60 MB opslag Betaald voor: Onbeperkt opslag en Spaces, onbeperkt Gantt-charts (Core), uitgebreide dashboards (Business) Geschikt voor: Teams die taken en eenvoudige projecten willen beheren en weinig bestanden opslaan

Het gratis plan van ClickUp (Free Forever) heeft onbeperkt taken en onbeperkt gratis leden. Ter vergelijking: Asana Personal is gratis voor maximaal 2 gebruikers en Trello Free voor maximaal 10 samenwerkers per Workspace.

Wat opvalt: ClickUp Free biedt al meerdere weergaven: lijst, Kanban-bord, kalender en tabel.

Eerlijke limieten:

• 60 MB totale opslag is snel vol als je bestanden bijvoegt
• Gantt-charts zitten in het gratis plan alleen als proef; onbeperkt pas in het betaalde Core-plan ($9 per gebruiker per maand bij jaarbetaling, $12 bij maandbetaling; clickup.com/pricing, 1 november 2026)
• Dashboards zitten in het gratis plan alleen als proef; volledig vanaf Business

Wanneer upgraden: bij behoefte aan Gantt-planning, uitgebreide dashboards of meer dan 60 MB aan bestanden.

Alternatieven:

• Trello Free: eenvoudiger Kanban-borden, tot 10 borden en 10 samenwerkers per Workspace.
• Asana Personal: gratis voor maximaal 2 gebruikers.
• Notion gratis: handig als je documenten en projecten op één plek wilt (zie 18).

Meer lezen: Beste projectmanagement software 2026 | Notion review 2026

5. Tijdregistratie — Clockify

Gratis voor: Maximaal 5 gebruikers, onbeperkt uren registreren, timer, urenstaten, kalender, mobiele en desktop-apps, integraties, rapporten Betaald voor: Facturatie en verlofregistratie (vanaf Standard), GPS-tracking en planning (vanaf Pro) Geschikt voor: Zzp’ers en kleine teams die uren per project of klant willen registreren

Het gratis plan van Clockify geldt voor maximaal 5 gebruikers (clockify.me/pricing, 1 november 2026). Voor een zzp’er of klein team is dat genoeg; groeit het team, dan betaal je per gebruiker vanaf €3,99 per maand bij jaarbetaling of €4,99 bij maandbetaling (Basic).

Clockify werkt in de browser en via mobiele en desktop-apps, en koppelt met andere tools via integraties.

Eerlijke limieten:

• Facturen maken vanuit geregistreerde uren zit pas in Standard (€5,49 per gebruiker per maand bij jaarbetaling)
• GPS-tracking voor buitendienstmedewerkers zit pas in Pro (€7,99 per gebruiker per maand bij jaarbetaling)

Wanneer upgraden: als je vanuit geregistreerde uren direct wilt factureren, verlof wilt registreren of GPS-tracking nodig hebt.

Meer lezen: Clockify review 2026 | Beste tijdregistratie software 2026

6. HR-software — proefperiode in plaats van gratis plan

Gratis voor: Geen blijvend gratis plan gevonden; HoorayHR en Kenjo bieden een proefperiode van 14 dagen Betaald voor: Personeelsdossier, verlof- en verzuimregistratie, onboarding, rapportages Geschikt voor: Teams met medewerkers in loondienst

Eerlijk gezegd: een blijvend gratis HR-pakket voor het mkb vonden we niet. Factorial noemt een vanafprijs van $8 per gebruiker per maand en maakt een offerte op maat. HoorayHR kost vanaf €7,50 per gebruiker per maand (Core, minimaal 10 gebruikers), met 14 dagen gratis. Kenjo biedt een gratis proefperiode van 14 dagen. Personio werkt met prijzen op aanvraag.

Praktisch alternatief voor de allerkleinste teams: Een spreadsheet (bijvoorbeeld Google Sheets) met een eenvoudig verlof- en personeelsoverzicht is voor een heel klein team een gratis noodoplossing. Niet ideaal, maar het werkt.

Wanneer direct betalen: zodra je meerdere medewerkers hebt en verlof, verzuim en personeelsdossiers goed wilt vastleggen.

Meer lezen: Beste HR-software Nederland 2026 | HR-software bij je eerste werknemer

7. E-mailmarketing — Brevo (voorheen Sendinblue)

Start gratis met Brevo →

Gratis voor: 300 e-mails per dag (campagnes en transactionele e-mails), tot 100.000 contacten, 1 gebruiker, automatiseringen tot 2.000 contacten Betaald voor: Meer e-mails, Brevo-branding verwijderen (add-on €8,10 per maand), sms-credits, onbeperkte automatisering (vanaf Standard) Geschikt voor: Starters met een lijst tot zo’n 4.500 contacten die twee keer per maand mailen

Brevo’s voordeel: veel contacten opslaan (het gratis plan bevat volgens de prijs-API van Brevo 100.000 marketingcontacten). Mailchimp en MailerLite begrenzen hun gratis plan op het aantal contacten. Brevo begrenst op verzendingen: 300 per dag (brevo.com/pricing, 1 november 2026).

Rekensom: 300 e-mails per dag × 30 dagen = 9.000 e-mails per maand. Een lijst van 4.500 contacten kun je dus twee keer per maand volledig mailen; een lijst van 5.000 één keer.

Eerlijke limieten:

• Bij een lijst van 10.000+ contacten die je wekelijks wilt mailen, is 300 per dag te weinig
• “Sent by Brevo” onderaan je e-mails in het gratis plan
• Automatiseringen tot 2.000 contacten; onbeperkt pas vanaf Standard

Alternatieven:

• Mailchimp gratis: maximaal 250 contacten en 500 verzendingen per maand (maximaal 250 per dag). Betaald begint bij €11,73 per maand (Essentials, 0-500 contacten; euro-schatting van Mailchimp, 1 november 2026)
• MailerLite gratis: tot 250 abonnees en 2.500 e-mails per maand. Comfort kost $12 per maand bij maandbetaling (€11 in euro) voor 500 abonnees en 5.000 e-mails per maand (mailerlite.com/pricing, 1 november 2026)

Meer lezen: Brevo review 2026 | Beste e-mailmarketing software 2026

8. Klantenservice / Helpdesk — Zoho Desk Free (Freshdesk is niet meer blijvend gratis)

Gratis voor: 3 gebruikers, ticketbeheer via e-mail, zonder tijdslimiet (zoho.com/nl/desk/pricing, 1 november 2026) Betaald voor: Meer gebruikers en de functies van de betaalde edities (vanaf €7 per gebruiker per maand bij jaarbetaling) Geschikt voor: De kleinste teams die klantvragen uit een gedeelde mailbox willen halen, zonder complexe workflows

Tot voor kort stond hier Freshdesk Free. Dat is geen blijvend gratis plan meer: volgens de Freshdesk-supportpagina (bijgewerkt 22 september 2026) is het Free-programma gratis voor 6 maanden, voor maximaal 2 agents. Daarna kom je bij een betaald plan uit (Growth $19 per agent per maand bij jaarbetaling). Dat maakt Freshdesk een lange proef, geen gratis helpdesk. Wie blijvend gratis wil beginnen, kijkt naar Zoho Desk Free (3 gebruikers) of het gratis niveau van HubSpot Service Hub (tot 2 gebruikers). Zendesk heeft geen gratis plan en begint bij €19 per agent per maand voor Support Team; Suite Team kost €55 per agent per maand (jaartarieven). Voor 2 medewerkers is een gratis helpdesk tegenover Zendesk dus een verschil van €456 per jaar op instapniveau, of €1.320 als je de Suite vergelijkt.

Wat je krijgt in een gratis helpdeskplan:

• E-mailtickets afhandelen: ontvangen, reageren, toewijzen, sluiten
• Eén overzicht van openstaande tickets in plaats van een gedeelde inbox

Eerlijke limieten:

• Een klein aantal gebruikers: 3 bij Zoho Desk Free, 2 bij HubSpot Service Hub Free
• Controleer per tool welke automatisering, rapportages en kennisbankfuncties in het gratis plan zitten

Wanneer upgraden: zodra je team groter is dan het gratis plan toestaat of je functies nodig hebt die alleen in de betaalde edities zitten.

Meer lezen: Freshdesk review 2026 | Beste helpdesk software 2026

9. Webshop — WooCommerce

Start gratis met WooCommerce →

Gratis voor: De WooCommerce-plugin zelf (voor WordPress), zonder maandelijkse platformkosten Betaald voor: WordPress-hosting, een domeinnaam en eventuele premium-extensies Geschikt voor: Bedrijven die al een WordPress-website hebben, of bereid zijn WordPress te leren

WooCommerce is een open-source webshopplatform dat je gratis downloadt; WooCommerce rekent geen maandelijkse platformkosten (woocommerce.com, 1 november 2026). Je betaalt wel voor hosting en een domeinnaam.

Eerlijke limieten:

• Je hebt WordPress-kennis nodig (of iemand die je helpt)
• Hosting en een domeinnaam kosten geld
• Premium-extensies voor betalingen, verzending en extra functies kosten extra
• Technisch onderhoud (updates, beveiliging) is je eigen verantwoordelijkheid

Alternatief: Shopify (Basic €21 per maand bij jaarbetaling, €28 bij maandbetaling; er is ook een gratis Agentic-plan voor verkoop via AI-kanalen) is eenvoudiger te beheren maar heeft vaste maandkosten. Voor beginners zonder technische kennis is Shopify soms de betere keuze ondanks de kosten.

Meer lezen: WooCommerce review 2026 | WooCommerce vs Shopify 2026

10. Communicatie en productiviteit — Google Workspace gratis / Microsoft (Teams gratis)

Gratis voor: Gmail, Google Drive en Google Docs/Spreadsheets/Presentaties met een persoonlijk Google-account (15 GB opslag), Google Meet (zie 19), de gratis versie van Microsoft Teams (vergaderen tot 60 minuten) Betaald voor: Zakelijk e-mailadres (@jouwbedrijf.nl), meer opslag, beheertools (vanaf €6,07 per gebruiker per maand bij Microsoft met jaarabonnement, €6,80 bij Google met jaarcontract of €8,10 flexibel) Geschikt voor: Absolute starters die communicatie- en documenttools nodig hebben

De gratis versies van Google en Microsoft werken met een persoonlijk account. De belangrijkste beperkingen voor een bedrijf zijn het ontbreken van een zakelijk e-mailadres op je eigen domein en de beperkte opslag: elk Google-account bevat tot 15 GB (one.google.com, 1 november 2026).

Ons advies: vind je een zakelijk e-mailadres belangrijk (info@jouwbedrijf.nl in plaats van jouwbedrijf@gmail.com), dan is €6,80 per persoon per maand voor Google Workspace Starter (met jaarcontract) of €6,07 voor Microsoft 365 Business Basic (jaarabonnement) de investering waard. Dat is €73 tot €82 per jaar. Google geeft nieuwe klanten nu tijdelijk een introductiekorting; de bedragen hierboven zijn de standaardprijzen.

11. Betaaloplossingen — Mollie

Gratis voor: Account aanmaken en online betalingen accepteren zonder vaste maandkosten — je betaalt per transactie Betaald voor: Kosten per transactie (iDEAL €0,32 per betaling volgens mollie.com/nl/pricing, 1 november 2026) Geschikt voor: Webshops en dienstverleners die online betaallinks of iDEAL/creditcard willen accepteren

Mollie heeft voor online betalingen geen vaste maandkosten. Je betaalt alleen wanneer je iets verkoopt, wat bij lage omzet weinig risico geeft.

Eerlijke limieten:

• Transactiekosten lopen op bij hogere volumes; boven €100.000 per maand biedt Mollie volumeprijzen op maat
• Creditcards van buiten de Europese Economische Ruimte kosten meer (3,25% + €0,25 tegenover 1,80% + €0,25 voor consumentenkaarten uit de EER)

Meer lezen: Mollie review 2026 | Beste payment providers 2026

12. Website analytics — Google Analytics 4

Gratis voor: Website- en app-analytics: bezoekers, kanalen, gebeurtenissen en conversies Betaald voor: Voor grote ondernemingen heeft Google een apart aanbod in het Google Marketing Platform Geschikt voor: Elke website, van één pagina tot internationaal platform

Google noemt Analytics “gratis tools om het klanttraject te begrijpen” (marketingplatform.google.com, 1 november 2026). GA4 vertelt je hoeveel bezoekers je hebt, via welke kanalen ze komen, welke pagina’s ze bezoeken en waar ze afhaken.

Combineer GA4 met Google Search Console voor inzicht in je zoekverkeer: met welke zoekopdrachten bezoekers op je site komen, met vertoningen, klikken en posities.

Eerlijke limiet: GA4 heeft een leercurve. Data Studio van Google is volgens Google gratis en maakt dashboards en rapporten van je gegevens, ook uit GA4.

13. Wachtwoordbeheer — Bitwarden

Gratis voor: Onbeperkt wachtwoorden op onbeperkt apparaten, browser-, mobiele en desktop-apps, tweestapsverificatie, delen met één andere gebruiker Betaald voor: Ingebouwde authenticator, bestandsbijlagen (5 GB), noodtoegang en beveiligingsrapporten (Premium, $1,65 per maand bij jaarbetaling); delen in een team (Teams) Geschikt voor: Elk individu en elk klein team dat wachtwoorden veilig wil beheren

Bitwarden is open source en heeft een gratis account voor onbeperkt wachtwoorden op onbeperkt apparaten (bitwarden.com/pricing, 1 november 2026). Open source betekent dat de broncode openbaar is en door iedereen te controleren.

Team-gebruik: voor het delen van wachtwoorden binnen een team (bijvoorbeeld toegang tot social media, hosting en tools) heb je Bitwarden Teams nodig ($4 per gebruiker per maand bij jaarbetaling) of een andere zakelijke wachtwoordmanager zoals 1Password.

14. Agenda en afspraken inplannen — Calendly gratis

Gratis voor: 1 eventtype, 1 gekoppelde agenda, één-op-één-afspraken, eigen boekingspagina Betaald voor: Onbeperkt eventtypes, meerdere agenda’s en betalingen (Standard), teamplanning en Salesforce-koppeling (Teams) Geschikt voor: Consultants, coaches en accountmanagers die klantgesprekken inplannen

Met Calendly stuur je één link in plaats van heen en weer te mailen om een tijdstip te vinden. De klant kiest zelf een moment uit je vrije tijden.

Eerlijke limiet: slechts 1 type afspraak gratis (bijvoorbeeld alleen een “30 minuten kennismaking”). Wil je ook een “60 minuten adviesgesprek” en een “10 minuten intake”, dan heb je Calendly Standard nodig ($10 per gebruiker per maand bij jaarbetaling, $12 bij maandbetaling; calendly.com/pricing, 1 november 2026).

Alternatief: Cal.com heeft een gratis plan voor 1 gebruiker met onbeperkt eventtypes en agenda’s.

15. Formulieren en enquêtes — Google Forms + Tally

Gratis voor: Google Forms: formulieren en enquêtes met een Google-account, antwoorden naar Google Spreadsheets. Tally: onbeperkt formulieren en inzendingen (binnen de fair-use-regels), voorwaardelijke logica, betalingen, handtekeningen en bestandsuploads tot 10 MB per bestand Betaald voor: Tally Pro (€20 per maand): branding verwijderen, eigen domein, samenwerken in een team, onbeperkte uploads Geschikt voor: Contactformulieren, klanttevredenheidsonderzoeken, interne enquêtes, bestel- en intakeformulieren

Google Forms werkt samen met Google Spreadsheets, zodat je antwoorden direct kunt analyseren.

Tally is een alternatief met in het gratis plan al voorwaardelijke logica en betalingen (tally.so/pricing, 1 november 2026).

16. Digitaal ondertekenen — beperkt gratis via Smallpdf (Sign.com)

Gratis voor: Smallpdf Free: PDF-tools met beperkte downloads, plus een gratis Sign.com-account voor 2 documenten per maand Betaald voor: Smallpdf Pro (€7,50 per maand bij jaarbetaling, €90 per jaar) met onbeperkt Sign.com Premium; Docusign Personal (€9 per maand bij jaarbetaling, 5 enveloppen per maand) Geschikt voor: Zzp’ers die sporadisch een contract laten ondertekenen

Een ruim gratis plan voor digitaal ondertekenen vonden we niet. Docusign toont op zijn prijspagina geen gratis abonnement; het goedkoopste plan, Personal, kost €9 per maand bij jaarbetaling (€108 per jaar) voor 5 enveloppen per maand. Smallpdf geeft bij een gratis account 2 documenten per maand via Sign.com (smallpdf.com/pricing, 1 november 2026). Meer opties staan in ons overzicht beste digitaal ondertekenen software 2026.

17. Sociale media planning — Buffer gratis

Gratis voor: Tot 3 sociale-mediakanalen, 10 geplande berichten per kanaal, 1 gebruiker, AI-assistent, basisinzichten Betaald voor: Onbeperkt geplande berichten, uitgebreide analyses (vanaf Essentials, $5 per kanaal per maand bij jaarbetaling), meer gebruikers Geschikt voor: Kleine bedrijven die systematisch 2–3 platforms bijhouden

Met Buffer plan je berichten vooruit en Buffer plaatst ze op het geplande tijdstip.

Eerlijke limiet: 10 geplande berichten per kanaal is beperkend voor actieve posters. Post je vaker dan 3 keer per week, dan is die wachtrij binnen een paar weken leeg en vul je hem steeds bij.

Meer lezen: Beste social media management 2026

18. Projectdocumentatie en kennisbank — Notion gratis

Gratis voor: Pagina’s en blokken (beperkt zodra je met 2 of meer leden werkt), uploads tot 5 MB per bestand, 7 dagen paginageschiedenis, tot 10 externe gasten Betaald voor: Uploads tot 5 GB, 30 dagen paginageschiedenis (Plus, €9,50 per lid per maand bij jaarbetaling), meer functies voor teams Geschikt voor: Zzp’ers en persoonlijk gebruik; teams die een wiki of kennisbank willen, komen al snel bij Plus uit

Notion combineert documenten, databases en Kanban-borden. Notion zegt zelf dat het gratis plan bedoeld is voor “gebruikers die hun persoonlijke projecten en leven willen organiseren”: met 2 of meer leden zijn pagina’s en blokken beperkt (notion.com/nl/pricing, 1 november 2026).

Eerlijke limiet: 5 MB per bestandsupload is krap voor afbeeldingen en pdf’s. Met 7 dagen paginageschiedenis kun je oudere vergissingen niet meer terugdraaien.

Meer lezen: Notion review 2026

19. Videoconferencing — Google Meet gratis

Gratis voor: Vergaderingen met tot 100 deelnemers; maximaal 1 uur bij 3 of meer deelnemers, tot 24 uur bij één-op-één Betaald voor: Langere groepsvergaderingen, breakoutruimtes maken en andere premium-functies via Google Workspace

Voor zakelijke videovergaderingen tot een uur is Google Meet gratis bruikbaar (support.google.com, 1 november 2026). Combineer het met Google Workspace voor een directe koppeling met je agenda.

Microsoft-alternatief: de gratis versie van Teams laat je tot 60 minuten vergaderen, ook met deelnemers zonder Teams-account; handig als je al met Microsoft werkt.

Limiet: de grens van een uur bij groepsgesprekken betekent dat je langere trainingen of workshops opnieuw moet starten.

20. Leadgeneratie en live chat — Tidio gratis

Gratis voor: Live chat met 50 “billable conversations”, eenmalig 50 gesprekken met de AI-agent Lyro, Flows (automatische chatberichten) voor 100 bezoekers Betaald voor: Meer gesprekken, meer AI-gesprekken en Flows voor meer bezoekers Geschikt voor: Bedrijven met een website die bezoekers willen aanspreken en vragen willen beantwoorden

Met Tidio zet je een live chat op je website. Bezoekers met een vraag chatten direct met je team; de AI-agent Lyro kan basisvragen beantwoorden, maar in het gratis plan maar 50 keer eenmalig (tidio.com/pricing, 1 november 2026).

Onze aanbevolen gratis startstack voor MKB 2026

Begin je van nul met een nieuw bedrijf? Dit is de gratis stack die wij zouden kiezen:

Hiermee heb je een basis waarmee je kunt starten. Upgrade stap voor stap waar de limieten knellen.

Wanneer is gratis echt niet goed genoeg?

Gratis software is een goed startpunt, maar er zijn situaties waarin betalen de slimmere keuze is:

Betaal voor software zodra:

• Het gratis plan regelmatig je werk onderbreekt (limieten die je dagelijks tegenkomt)
• Je meer support nodig hebt dan het gratis plan biedt
• De tool direct inkomsten oplevert en de kosten zich snel terugverdienen
• Je eisen hebt op het gebied van beveiliging, rechten of naleving die het gratis plan niet ondersteunt
• Je integraties nodig hebt die het gratis plan niet biedt

De rekensom: kost gratis software je 2 uur extra per maand door handwerk en is je uurtarief €40, dan kost “gratis” je €80 per maand. Pipedrive voor €14 per gebruiker per maand (Lite, bij jaarbetaling) is dan goedkoper.

Conclusie: gratis is een startpunt, geen doel op zich

Gratis plannen in 2026 zijn bruikbaar. HubSpot CRM, Clockify, ClickUp en Zoho Desk laten je zonder vaste kosten beginnen, zolang je binnen hun grenzen blijft.

Maar gratis is geen doel op zich. Start gratis, leer de tools kennen en betaal pas zodra je weet wat je nodig hebt en de limieten je echt hinderen. Dan investeer je gericht.

Een verstandige mix: kernprocessen waarin fouten duur zijn (boekhouding, HR, loonadministratie) betaald, en aanvullende tools gratis tot je er echt tegenaan loopt.

Meer lezen over software voor MKB

• Beste software voor ZZP 2026
• Digitalisering MKB stappenplan 2026
• Beste ERP-software MKB 2026
• Factureren en boekhouden alles-in-één
• Beste BI tools MKB 2026
• Beste website bouwers MKB 2026
• Beste projectmanagement software 2026
• Beste werkrooster software 2026

Dit artikel is geschreven door de redactie van Bedrijfssoftwaregids.nl, die Nederlandse ondernemers helpt de juiste softwarestack te bouwen, inclusief budgetvriendelijke alternatieven.

Externe bron: Belastingdienst — BTW info — onafhankelijke informatie over dit onderwerp.