Beste Tijdregistratie Software 2026: Top 6

De zes tools naast elkaar staan in de vergelijkingstabel, de kosten per tool in de kostenvergelijking.

Deze vergelijking gaat over tijdregistratie van medewerkers: in- en uitklokken, gewerkte uren, pauzes en overuren, met een koppeling naar planning en salarisadministratie. Dat speelt vooral bij werkgevers met personeel op de werkvloer, in de horeca, retail, zorg, productie en bouw. De zes pakketten: Clockify, TimeMoto, Shiftbase, Personio, AFAS InSite en Planday. Geen van deze zes is partner van ons; de links gaan naar onze eigen reviews.

Wil je vooral uren per klant of project bijhouden om ze te factureren, zoals bij een advocatenkantoor, adviesbureau of als zzp’er? Dan is dat urenregistratie, met andere tools zoals Toggl (voorheen Toggl Track), Harvest en Exact Gripp. Die vergelijken we in beste urenregistratie software 2026.

Heb je een klein team en weinig wisselende diensten, dan kan een spreadsheet volstaan, zolang de registratie deugdelijk is en controle mogelijk maakt. Een tool helpt vooral bij in- en uitklokken op meerdere plekken, bij roosters en bij de koppeling met de salarisadministratie. Kijk bij een tool altijd welke koppeling er is met je salaris- of boekhoudpakket, dan voorkom je dubbele invoer.

Waarom tijdregistratie meer is dan een prikklok

Vroeger was een prikklok een fysiek apparaat bij de fabriekspoort. Tegenwoordig hangt tijdregistratie vaak samen met planning, verlofbeheer, verzuimregistratie en salarisadministratie.

Arbeidstijdenwet, WAB en de Europese uitspraak

De registratieplicht staat in de Arbeidstijdenwet: volgens artikel 4:3 voert elke werkgever een deugdelijke registratie van de arbeids- en rusttijden, zodat de Arbeidsinspectie kan controleren of de wet wordt nageleefd. Op 14 mei 2019 oordeelde het Europees Hof van Justitie (zaak C-55/18) dat lidstaten werkgevers moeten verplichten tot een systeem waarmee de dagelijkse arbeidstijd van iedere werknemer wordt geregistreerd; het Hof spreekt van een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem. De WAB (Wet arbeidsmarkt in balans) voegde daar regels voor oproepkrachten aan toe, in artikel 7:628a BW. Bronnen: Arbeidstijdenwet, Arbeidstijdenbesluit en artikel 7:628a BW op wetten.overheid.nl en het arrest op eur-lex.europa.eu, gecontroleerd 31 oktober 2026.

Wat betekent dit concreet?

• Werknemers: Alle medewerkers met een arbeidscontract, inclusief oproepkrachten, min-maxwerkers en tijdelijke krachten.
• Bewaring: Geregistreerde werktijden bewaar je minimaal 52 weken (artikel 3.2:1 Arbeidstijdenbesluit). Zijn de uren de basis van je loonadministratie, dan geldt daarvoor de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.
• Toegankelijkheid: De registratie moet het toezicht mogelijk maken; de Arbeidsinspectie moet de gegevens kunnen controleren.
• Oproepkrachten specifiek: Een oproepkracht hoeft niet te komen als je minder dan vier dagen van tevoren oproept, en trek je een oproep binnen vier dagen in, dan betaal je het loon van die dienst toch (een cao kan die termijn tot 24 uur verkorten). Werkt iemand minder dan drie uur per oproep, dan heeft hij recht op loon voor drie uur. Met een goede registratie toon je aan dat je die regels naleeft.

De wet schrijft geen bepaald systeem voor: ook een spreadsheet mag, zolang de registratie deugdelijk is. Automatische tijdstempels en een overzicht van wie wat heeft gewijzigd maken het wel makkelijker om bij een geschil over overwerk of een oproepcontract aan te tonen wat er is gewerkt.

Tijdregistratie vs. urenregistratie: het verschil

In de praktijk overlappen ze. Clockify doet allebei: uren per project en, vanaf Basic, in- en uitklokken via een kiosk. Een architect die zowel zijn projecturen bijhoudt als zijn medewerkers laat in- en uitklokken, kan één tool gebruiken. Een horecabedrijf met veel oproepkrachten en wisselende diensten heeft eerder roosters, verlof en een salariskoppeling nodig.

1. Clockify: gratis plan tot 5 gebruikers

Prijs: Gratis (maximaal 5 gebruikers) | Betaald: €3,99 tot €11,99 per gebruiker per maand bij jaarbetaling, €4,99 tot €14,99 bij maandbetaling (clockify.me/pricing, gecontroleerd 31 oktober 2026)

Clockify is een tijdregistratietool met een timer, een timesheet en een kalender, plus een kiosk voor in- en uitklokken. De kiosk (vanaf het Basic-plan) maakt van één gedeeld apparaat, zoals een tablet of pc, een prikklok. Medewerkers hebben dan geen eigen smartphone nodig.

Functies

• Kiosk: gedeeld apparaat voor in- en uitklokken vanaf Basic, met een kiosk-pincode; een kiosk-QR-code en een aanpasbare kiosk zitten vanaf Standard, kioskfoto’s vanaf Pro
• GPS-tracking: locatie vastleggen in het Pro-plan
• Rapportages: rapporten in alle plannen; aanwezigheid en overuren vanaf Standard
• Projectkoppeling: uren koppelen aan projecten of klanten
• Goedkeuring: urenstaten goedkeuren en tijd vergrendelen vanaf Standard
• Integraties: Jira, QuickBooks (Standard) en Xero als eigen integratie; Asana en Trello via de browserextensie; Zapier. Een Nederlands salarispakket noemt Clockify op de integratiepagina niet

Prijs-kwaliteitverhouding

Voor kleine teams is Clockify een serieuze optie. Het gratis plan biedt al tijdregistratie en rapporten voor maximaal 5 gebruikers. De betaalde plannen voegen onder meer de kiosk (Basic), verlof, goedkeuring en tijdvergrendeling (Standard) en GPS-tracking (Pro) toe. Er is een gratis proef van 7 dagen.

Wat mist: Clockify noemt op de integratiepagina geen koppeling met Nederlandse salarispakketten zoals Nmbrs of Loket. Je kunt wel exporteren en dat in je salarispakket verwerken. Verlofbeheer zit pas in Standard, en verzuimbegeleiding volgens de Wet verbetering poortwachter noemt Clockify niet.

Geschikt voor

Kleine teams, bedrijven die al een apart HR-systeem hebben en alleen in- en uitklokken willen digitaliseren.

Niet geschikt voor: Bedrijven met complexe roosters, cao-afspraken of een directe salarisintegratie-eis.

2. TimeMoto: terminals + cloud voor de werkvloer

Prijs: Terminal TM-414 €199 of TM-424 €249 (eenmalig) + TimeMoto Cloud vanaf €1 per gebruiker per maand (timemoto.com, gecontroleerd 31 oktober 2026)

TimeMoto begon in 2004 met hardwareproducten en levert sinds 2009 oplossingen voor tijd- en aanwezigheidsregistratie. Je koopt een terminal die je bij de ingang plaatst; medewerkers klokken in met een RFID-badge, een pincode of, op de TM-424, hun vingerafdruk. De gegevens synchroniseren met TimeMoto Cloud, waarvoor je een cloudaccount nodig hebt. Inklokken kan ook via de mobiele app of de webomgeving.

Terminals

Bij elke terminal hoort een proefversie van 30 dagen van TimeMoto Cloud. RFID-badges kosten €59 en keyfobs €69 per set van 25.

Cloudabonnementen

Prijzen bij maandelijkse facturatie; bij jaarlijkse facturatie betaal je 10 en krijg je 12 maanden. Volgens TimeMoto geldt boven 75 werknemers een lager tarief per werknemer. De specificaties noemen onder meer een audittrail van klokacties, automatisch uitklokken, export naar XLS, PDF en DATEV, en webhooks.

Sterke punten

TimeMoto past bij omgevingen waar je smartphones en laptops niet kunt of wilt inzetten: fabriekshal, magazijn, keuken. Met vingerafdruk inklokken (TM-424) maak je het lastiger dat collega’s voor elkaar inklokken. Je kunt meerdere terminals aan één cloudaccount koppelen.

Zwakke punten

Vakanties en afwezigheid (absenties) zitten volgens de prijspagina alleen in Plus, niet in Core en Essential; verzuimbegeleiding noemt TimeMoto niet. Een koppeling met een Nederlands salarispakket noemt TimeMoto niet: je werkt met exports en webhooks. Voor kantooromgevingen is een terminal niet altijd nodig, want inklokken kan ook via de app.

Geschikt voor

Productie, logistiek, bouw, detailhandel met een vaste locatie. Bedrijven die met een vingerafdruk willen laten inklokken. Bedrijven met meerdere locaties die alle terminals centraal willen beheren.

3. Shiftbase: all-in-one met gratis plan tot 15 medewerkers

Prijs: Gratis plan tot 15 medewerkers (handmatige urenregistratie); bundels met in- en uitklokken en verlof vanaf €30 per maand inclusief 6 medewerkers (+€4 per extra medewerker), 10% korting bij jaarbetaling

Shiftbase is een Nederlands bedrijf (begonnen in een Haarlemse pizzeria, in 2011 gelanceerd als Horecasysteem, sinds 2018 Shiftbase) dat tijdregistratie combineert met personeelsplanning, verlofbeheer en verzuimregistratie.

Functies

Tijdregistratie:

• Mobiele app (iOS en Android), ook in het gratis plan
• In- en uitklokken en een kiosk (tablet als prikklok) vanaf Basic; onbeperkt kiosks in Premium
• Kloklocaties en geofencing in Premium
• Overuren berekenen en een overurenrapport voor de salarisverwerking
• Uren handmatig of automatisch goedkeuren

Planning en HR:

• Roosteren per afdeling en team (Basic: 5 afdelingen, onbeperkt teams)
• Verlof aanvragen en goedkeuren, verlofsaldo’s bijhouden
• Verzuim bijhouden
• Basistoeslagen in Basic, uitgebreide toeslagen in Premium

Salariskoppelingen (via App Center+), onder meer:

• Nmbrs
• Loket
• AFAS
• Exact Online
• DATEV-export (Duitsland)

Arbeidstijdregels

Shiftbase kondigt Compliance+ aan: een add-on die overtredingen van de arbeidstijdenregels van je land moet signaleren, met regelsets voor horeca en retail. Op de prijspagina staat die nog als “binnenkort”. Een controle op de oproeptermijnen uit de WAB noemt de prijspagina niet.

Prijs

Shiftbase rekent bundels met een vast maandbedrag en een inbegrepen aantal werknemers. Tot en met dat aantal betaal je alleen het bundelbedrag. Bij jaarbetaling geldt 10% korting. Add-ons: App Center+ €20 per maand vast, €17,50 bij jaarbetaling (nodig voor de salariskoppelingen, behalve in Enterprise), HR Pro €1 per werknemer per maand (met introductiekorting) en Compliance+ €0,50 per werknemer per maand (binnenkort). Begeleide onboarding kost €0 tot €575 eenmalig (shiftbase.com/nl/tarieven, gecontroleerd 31 oktober 2026; Premium en Enterprise opnieuw gecontroleerd 5 november 2026). Je kunt 14 dagen gratis proberen.

Voor wie

Shiftbase noemt onder meer horeca, retail, productie, recreatie, zorg en transport als branches. Het combineert planning, tijdregistratie en verlofbeheer in één systeem, met openbare prijzen. De website en de prijspagina zijn Nederlandstalig.

Geschikt voor

Teams die in diensten werken, van een klein team (gratis tot 15 medewerkers) tot meerdere vestigingen (Enterprise). Bedrijven die uren willen doorzetten naar Nmbrs, Loket, AFAS of Exact Online.

Wil je een breder personeelssysteem? Bekijk ook ons overzicht van de beste HR software Nederland 2026 en de HR sectorgids voor meer context.

4. Personio: HR-platform met geïntegreerde tijdregistratie

Prijs: op aanvraag; tijdregistratie zit in Core. De Nederlandse tarievenpagina (personio.nl/tarieven, gecontroleerd 3 november 2026) noemt geen bedrag: de prijs hangt af van het aantal medewerkers en de apps die je toevoegt. Voor Core, Core Pro, apps als werving en de eenmalige inschrijfkosten krijg je een offerte op maat. Het jaarabonnement loopt minimaal 12 maanden en verlengt automatisch met 12 maanden, tenzij je minstens drie maanden voor het einde opzegt.

Personio is een HR-platform van het Duitse Personio SE & Co. KG; volgens de eigen site vertrouwen meer dan 16.000 bedrijven erop. Core bevat medewerkersprofielen, documenten, rapportage, workflows (zoals on- en offboarding), tijdregistratie en voorbereidende loonadministratie. Werving, performance en beloningsbeheer zijn apps die je erbij neemt.

Tijdregistratie is bij Personio geen apart product maar een onderdeel van het bredere HR-platform. Dat is zowel de kracht als de beperking.

Tijdregistratie-functies

• Tijdregistratie via de webomgeving en de mobiele Personio-app
• Een toegangs-app (Entrance App) in Core en Core Pro
• Projectregistratie en locatietracking; geofencing alleen in Core Pro
• Standaard werkroosters (600 in Core, 3.000 in Core Pro)
• Verzuimbeheer en goedkeuringsworkflows
• Voorbereidende loonadministratie met integraties voor ADP iHCM, AFAS, Loket en Nmbrs

HR-voordelen

Personio noemt de verbinding tussen tijdregistratie en salaris: geregistreerde uren gaan rechtstreeks naar de voorbereidende loonadministratie, bijvoorbeeld als je overuren uitbetaalt of medewerkers op uurbasis betaalt. Verlof, verzuim en tijdregistratie zitten in hetzelfde systeem.

Nadelen

Personio noemt zichzelf geschikt voor bedrijven met 10 tot 5.000 werknemers. De prijs voor jouw situatie ken je pas na een demo, en er komen eenmalige inschrijfkosten bij. Terminals of een prikklok noemt Personio op de prijspagina niet; voor de werkvloer zijn Shiftbase of TimeMoto concreter.

Lees onze uitgebreide Personio review 2026 voor een volledige analyse van alle modules, prijzen en integraties.

Geschikt voor

Bedrijven met 10 of meer medewerkers, kantooromgevingen, internationaal actieve bedrijven, organisaties die alle HR-processen in één systeem willen verenigen.

5. AFAS InSite: tijdregistratie in het AFAS-ecosysteem

Prijs: Op aanvraag: een vast bedrag per maand dat afhangt van het aantal werknemers; voor de implementatie vraag je een prijsindicatie aan (afas.nl/software/prijzen, gecontroleerd 31 oktober 2026)

AFAS Software is een Nederlands bedrijf dat sinds 1996 software maakt voor HR, payroll en financiën. AFAS InSite is de webomgeving en AFAS Pocket de app waarmee medewerkers zelf HR-zaken regelen.

Tijdregistratie in AFAS is geen apart product: het is een onderdeel van het AFAS-ecosysteem met HRM, Payroll, Financieel, CRM en Projecten. Als je al AFAS gebruikt voor je salarisadministratie of financiën, ligt het voor de hand om ook de uren daar te registreren.

Functies

Tijdregistratie en HR in AFAS:

• Medewerkers registreren hun gewerkte uren in de AFAS Pocket app
• Via InSite en Pocket vragen ze verlof aan, dienen ze declaraties in en bekijken ze hun loonstroken
• Verlof en verzuim aanvragen, goedkeuren en registreren
• Meer dan 200 cao’s standaard in AFAS
• Een contract-, salaris- of roosterwijziging loopt automatisch door naar de salarisverwerking

Integratie:

• HRM, Payroll en Finance in één systeem
• Projecten en CRM in het ERP-pakket
• Koppelingen met andere software via standaardkoppelingen en partners

Waarom het een groter pakket is

AFAS is een platform voor organisaties die hun bedrijfsprocessen in één systeem willen. Omdat de uren in hetzelfde systeem staan als payroll, hoeven ze niet via een export naar een salarispakket.

De keerzijde: een AFAS-implementatie vraagt tijd en een betrokken projectteam van je eigen organisatie, en AFAS werkt daarbij met een vaste projectaanpak, templates en consultancy. De tarieven voor HRM & Payroll en ERP zijn op aanvraag.

Wij bespreken AFAS uitgebreid in onze AFAS review 2026.

Geschikt voor

Organisaties die HR, payroll en financiën in één systeem willen, of al AFAS-modules gebruiken. AFAS noemt branches als zorg, onderwijs en non-profit, en meer dan 14.000 organisaties als klant.

6. Planday: tijdregistratie voor horeca en retail

Prijs: Starter €2,99 (minimaal 5 gebruikers) en Plus €4,99 per gebruiker per maand (Plus met €25 per maand abonnementskosten en minimaal 10 gebruikers), Pro op maat (planday.com/pricing, gecontroleerd 31 oktober 2026)

Planday is een Deens platform, opgericht door twee Denen die in een bar werkten, en bestaat sinds 2004. Het richt zich op sectoren met wisselende diensten, zoals horeca, retail, hotels, zorginstellingen en fitness. Het combineert personeelsplanning met tijdregistratie; integraties met salarispakketten zitten vanaf Plus.

Functies

Tijdregistratie:

• Punch clock: medewerkers klokken in en uit
• Urenstaten en overuren
• Een fysieke prikklok via de integratie met Brightec (TimeSpot), met RFID of vingerafdruk

Planning:

• Roosters met sjablonen en beschikbaarheid van medewerkers
• Werktijdregels en compliance-waarschuwingen in elk pakket
• Verlof- en afwezigheidsbeheer vanaf Plus
• Communicatie: berichten, sms en een nieuwsfeed

Salariskoppelingen (vanaf Plus):

• Xero
• Sage 50, QuickBooks Online, ADP en Paychex
• Export in PAXml-formaat
• Een Nederlands salarispakket staat niet op de integratiepagina

Planday vs. Shiftbase

Dit zijn de twee meest vergelijkbare tools in dit artikel. Beide zijn gemaakt voor wisselende diensten. De verschillen volgens hun eigen sites (31 oktober 2026):

Planday past als je de medewerkerscommunicatie en de koppeling met kassasystemen belangrijk vindt (Planday noemt onder meer Lightspeed, Zettle en Square). Shiftbase past als je uren naar een Nederlands salarispakket wilt sturen.

Lees meer over personeelsplanning in de horeca in ons artikel over de beste planning software horeca 2026.

Geschikt voor

Horeca (restaurants, hotels, cafés), retail, vrije tijd, zorginstellingen en fitness. Bedrijven met veel wisselende diensten.

Ook bekeken: Kelio, tijdregistratie met eigen terminals

Kelio is het merk van de Franse Bodet-groep voor tijdregistratie, personeelsplanning, HRM en toegangscontrole. Net als TimeMoto levert Kelio eigen boekingsterminals en kaartlezers bij de software, zodat medewerkers op de werkvloer bij een vaste terminal inklokken, met een code, badge, gezichtsherkenning of smartphone. Daarnaast doet Kelio verlofregistratie, order- en projectregistratie, een koppeling naar de salarisadministratie en toegangscontrole met bezoekersregistratie. Kelio zegt oplossingen te bieden ongeacht de sector en de omvang van een bedrijf; de Bodet-groep telt volgens de eigen site meer dan 700 medewerkers en 6 vestigingen in Europa.

Prijs: Kelio publiceert geen prijzen; je vraagt een demo of offerte aan, en consultants begeleiden de implementatie.

Aandachtspunt: door de terminals, toegangscontrole en implementatie met een consultant past Kelio vooral bij productie- en logistieke bedrijven met een vaste locatie en een HR-afdeling. Voor een klein team zonder prikklok zijn Clockify of Shiftbase met openbare prijzen eenvoudiger te vergelijken.

Vergelijkingstabel: alle 6 tools

Bronnen: de prijs- en productpagina’s van clockify.me, timemoto.com, shiftbase.com, personio.com/personio.nl, afas.nl en planday.com, gecontroleerd 30 en 31 oktober 2026. “Niet genoemd” betekent dat wij het op die pagina’s niet vonden.

Tijdregistratie per sector

Niet elke sector heeft dezelfde behoefte. Hier ons advies per type organisatie:

Kantooromgeving (5–50 medewerkers)

Aanbeveling: Shiftbase of Personio

Op kantoor werken medewerkers doorgaans vaste uren, maar toch is tijdregistratie relevant voor overwerk, thuiswerken en verlofbeheer. Shiftbase heeft openbare prijzen en een gratis plan tot 15 medewerkers; verlofregistratie zit vanaf Basic. Personio past als je ook werving, onboarding en performance management in hetzelfde systeem wilt.

Clockify is een gratis alternatief voor maximaal 5 gebruikers als je geen salarisintegratie nodig hebt en verlofbeheer apart regelt.

Bouw en installatietechniek

Aanbeveling: TimeMoto (terminal) of Shiftbase (mobiel)

In de bouw werken medewerkers op wisselende locaties. Shiftbase heeft in Premium kloklocaties en geofencing, en werkt voor bedrijven waar iedereen een smartphone heeft. TimeMoto biedt geofencing in de app (Plus) en een terminal voor vaste depots of kantoren vanwaar medewerkers vertrekken.

Let op cao-regels voor bouw en installatie: reistijd, toeslagen en ploegendiensten. Shiftbase rekent toeslagen (basistoeslagen in Basic, uitgebreide in Premium); controleer of jouw cao-regels erin passen.

Horeca (restaurant, hotel, café)

Aanbeveling: Planday of Shiftbase

Horeca heeft te maken met wisselende openingstijden, meerdere afdelingen (keuken, bediening, bar), oproepkrachten en avond- en weekendtoeslagen. Planday begon in een bar en noemt horeca als doelgroep; Shiftbase begon als Horecasysteem.

Planday koppelt met kassasystemen als Lightspeed, Zettle en Square; Shiftbase noemt kassakoppelingen met onder meer Bork Horeca en MplusKASSA. Wil je de uren naar een Nederlands salarispakket sturen, dan noemt alleen Shiftbase daar koppelingen voor (Nmbrs, Loket, AFAS, Exact Online).

Meer details in ons artikel over planning software voor de horeca.

Zorg en welzijn

Aanbeveling: Shiftbase, Personio of AFAS

In de zorg gelden specifieke cao-afspraken, complexe roosters en verplichtingen rondom de Wet verbetering poortwachter bij verzuim. Shiftbase, Personio en AFAS houden alle drie verzuim bij en noemen koppelingen met of een eigen salarisadministratie.

AFAS heeft een aparte oplossing voor zorg en welzijn en noemt ruim 758 zorgorganisaties als klant; het past bij zorginstellingen die HR, payroll en financiën in één systeem willen.

Retail en detailhandel

Aanbeveling: Planday of Shiftbase

Retail heeft veel gemeen met horeca: wisselende diensten, veel deeltijders en oproepkrachten, cao-toeslagen. Planday en Shiftbase noemen allebei retail als branche. Shiftbase past als je verzuim en een Nederlandse salariskoppeling wilt. Planday past bij ketens die medewerkerscommunicatie centraal stellen.

Transport en logistiek

Aanbeveling: Shiftbase of Planday

Voor transportbedrijven speelt naast arbeidstijden ook de registratie van rij- en rusttijden; die noemen de tools in dit artikel niet. Wil je een compleet overzicht van alle software die je als transportbedrijf nodig hebt? Lees dan ons artikel over software voor transportbedrijven.

Productie en logistiek

Aanbeveling: TimeMoto + Shiftbase combinatie

Een productiebedrijf kan terminals (TimeMoto, of Kelio) bij de ingang combineren met een cloudplatform voor de verwerking. TimeMoto exporteert naar XLS, PDF en DATEV en heeft webhooks; een koppeling met een Nederlands salarispakket noemt het niet. Voor verlof, verzuim en contracten voeg je Shiftbase of AFAS toe. Shiftbase noemt zelf ook tijdklokken van Datafox (vingerscan en RFID) in de marketplace.

Koppeling met salarisadministratie: zo werkt het

Zonder koppeling exporteer je elke periode een bestand, importeer je dat in je salarispakket en corrigeer je afwijkingen met de hand. Met een koppeling werkt het zo:

1. Medewerker klokt in/uit (automatische tijdstempel)
2. Afwijkingen worden gesignaleerd (te laat, overwerk, vergeten uitklokken)
3. Manager keurt urenstaten goed in tijdregistratiesysteem
4. Goedgekeurde uren synchroniseren automatisch naar salarispakket
5. Salarisadministrateur verwerkt, controleert en exporteert naar bank

Welke salariskoppelingen de leveranciers zelf noemen:

Bronnen: shiftbase.com/nl/marketplace, planday.com/how-it-works/integrations, personio.nl/product/salarisadministratie (30 en 31 oktober 2026).

Snelstart is een boekhoudpakket (bijvoorbeeld inKaart), geen salarispakket. Salaris verwerk je in een salarispakket; op de koppelingenpagina van Snelstart staan onder meer Loket, Nmbrs en AFAS Loonjournaalposten, die de loonjournaalpost in de boekhouding zetten. Uren uit Clockify of Shiftbase gaan dus eerst naar het salarispakket. Bekijk de pakketten:

Bekijk Snelstart (30 dagen gratis proberen) →

Voor het salarispakket zelf: Nmbrs staat in de koppelingenlijsten van Shiftbase en Personio.

Wat kost tijdregistratie software echt?

De prijs per gebruiker per maand is slechts een deel van de totale kosten. Dit is wat je echt betaalt:

Directe kosten

• Licentie: €0 (Clockify gratis, tot 5 gebruikers) tot €11,99 per gebruiker per maand (Clockify Enterprise, jaarbetaling) of op aanvraag (AFAS en Personio)
• Hardware: €0 (software-only) tot €249 per terminal (TimeMoto TM-424)
• Implementatie: Shiftbase biedt onboarding van €0 tot €575 eenmalig; voor AFAS vraag je een prijsindicatie aan; Personio rekent eenmalige inschrijfkosten afhankelijk van je bedrijfsgrootte
• Add-ons: bij Shiftbase kost App Center+, nodig voor salariskoppelingen, €20 per maand (inbegrepen in Enterprise)

Indirecte kosten

• Integratie-uren: zonder koppeling kost het exporteren, importeren en controleren elke periode tijd.
• Foutcorrectie: handmatig overgetypte urenstaten geven meer kans op fouten in de salarisverwerking.
• Compliance-risico: het niet naleven van de registratieplicht uit artikel 4:3 Arbeidstijdenwet is een overtreding waarvoor een bestuurlijke boete kan worden opgelegd (artikel 10:1 en 10:5 Arbeidstijdenwet).

Rekenvoorbeeld licentiekosten voor 20 medewerkers:

Bij Shiftbase Basic en Premium komt App Center+ (€20 per maand, €17,50 bij jaarbetaling) erbij als je uren naar je salarispakket wilt koppelen. Clockify Free kan niet: dat plan is voor maximaal 5 gebruikers. TimeMoto staat er niet in, omdat de prijs per gebruiker per staffel wordt getoond. Prijzen gecontroleerd op 31 oktober 2026, Shiftbase Premium op 5 november 2026.

WAB-compliance: wat moet je regelen?

De Arbeidstijdenwet eist een deugdelijke registratie, de WAB stelt regels voor oproepkrachten. Dit is onze checklist voor het systeem:

Technische vereisten

• Automatische tijdstempel bij in/uitklokken (geen handmatige invoer zonder audit trail)
• Onwijzigbare logboeken (aanpassingen gelogd met gebruiker en tijdstip)
• Bewaring minimaal 52 weken (7 jaar als de uren in je loonadministratie zitten)
• Exportmogelijkheid voor arbeidsinspectie
• Onderscheid contracturen vs. gewerkte uren per medewerker

Specifiek voor oproepkrachten

• Registratie van het tijdstip van oproepen (minimaal vier dagen vooraf, of de kortere cao-termijn)
• Registratie van ingetrokken of gewijzigde oproepen (binnen vier dagen: loon doorbetalen)
• Diensten korter dan drie uur herkenbaar (recht op loon voor drie uur)
• Gemiddelde arbeidsomvang berekend na 12 maanden voor vaste omvang

Goed om te weten

Een automatische controle op de oproeptermijn van vier dagen of op het aanbod na 12 maanden noemen de zes leveranciers niet op de prijs- en productpagina’s die wij bekeken (31 oktober 2026). Shiftbase kondigt Compliance+ aan voor de arbeidstijdenregels, Planday noemt werktijdregels en compliance-waarschuwingen, TimeMoto een audittrail van klokacties en Clockify een auditlog (Enterprise). Vraag in de proefperiode na wat er precies wordt gecontroleerd.

Implementatie: hoe begin je?

Tijdregistratie software invoeren klinkt simpel, maar naast de techniek vraagt het draagvlak bij medewerkers.

Stap 1: Kies je scope

Wil je alleen in/uitklokken digitaliseren, of ook verlof, verzuim en salarisintegratie? Hoe groter de scope, hoe meer implementatietijd en kosten.

Stap 2: Selecteer je tool

Gebruik onze adviezen per sector hierboven. Probeer eerst: Clockify heeft een proef van 7 dagen, Shiftbase 14 dagen (Enterprise 30), Planday en TimeMoto (Plus) 30 dagen. Bij Personio en AFAS begin je met een demo of een prijsindicatie.

Stap 3: Koppel je salarispakket

Stel de integratie in vóórdat je live gaat. Test een proef-exportcyclus met dummy-uren. Controleer of de uren correct worden omgezet naar looncomponenten.

Stap 4: Communiceer met medewerkers

Leg uit waarom je tijdregistratie invoert (de wettelijke registratieplicht, niet wantrouwen), hoe het werkt, en wat er gebeurt als ze vergeten in/uit te klokken. Maak een draaiboek voor correcties.

Stap 5: Goedkeuringsproces inrichten

Bepaal wie uren goedkeurt, in welke termijn, en wat de procedure is bij afwijkingen. Clockify (vanaf Standard) en Shiftbase hebben hiervoor een goedkeuringsstap.

Stap 6: Monitor en optimaliseer

Na twee maanden: analyseer hoeveel correcties er zijn. Veel “vergeten uitklokken”-meldingen? Pas je reminder-instellingen aan. Structureel overwerk bij één afdeling? Bespreek dit met de afdelingsmanager.

Onze aanbeveling per situatie

Op basis van wat de leveranciers publiceren, is dit ons advies:

Je hebt een klein team (maximaal 5 gebruikers): Begin met Clockify gratis. Digitaliseer het registreren, maak een wekelijks exportbestand en verwerk dat. Wil je in- en uitklokken op een gedeeld apparaat, dan heb je Basic nodig.

Je bent een mkb-bedrijf in kantoor, zorg of retail: Kies Shiftbase. Het is Nederlands, combineert tijdregistratie met verlof, verzuim en roosters, en koppelt via App Center+ met Nmbrs, Loket, AFAS en Exact Online. Volgens Shiftbase richt je je account in een paar minuten zelf in; begeleide onboarding kost €0 tot €575.

Je bent actief in de horeca of retail met wisselende diensten: Kies Planday of Shiftbase. Planday rekent per gebruiker en noemt medewerkerscommunicatie (berichten, sms, nieuwsfeed); Shiftbase heeft een gratis plan tot 15 medewerkers en koppelt vanaf Basic via App Center+ met Nederlandse salarispakketten.

Je hebt een werkvloer waar niet iedereen een smartphone heeft: Kies TimeMoto. Investeer in één of twee terminals en combineer die met TimeMoto Cloud. De uren verwerk je via een export (XLS, PDF, DATEV) in je salarispakket.

Je wilt alle HR-processen integreren (10 of meer medewerkers): Kies Personio. De tijdregistratie is onderdeel van een breder HR-platform waarin je werving, onboarding en performance management als apps toevoegt. Lees onze Personio review voor de details.

Je hebt al AFAS of overweegt een volledige ERP-implementatie: Kies AFAS InSite. HRM, Payroll en Finance zitten in één systeem, zodat de uren niet via een export naar een ander pakket hoeven. Lees onze AFAS review.

Conclusie

Tijdregistratie is een wettelijke verplichting voor elke werkgever. De juiste tool maakt die registratie makkelijker en kan de uren automatisch doorzetten naar de salarisadministratie.

De keuze hangt sterk af van je sector en bedrijfsomvang:

• Klein team, weinig budget: Clockify gratis (tot 5 gebruikers) of Shiftbase Free (tot 15 medewerkers)
• MKB, kantoor of zorg: Shiftbase
• Horeca en retail, wisselende diensten: Planday of Shiftbase
• Werkvloer zonder smartphones: TimeMoto
• Groeiend MKB met brede HR-behoefte: Personio
• Al in het AFAS-ecosysteem: AFAS InSite

Welke tool je ook kiest: zorg dat je salarisintegratie op orde is. Voor kleinere bedrijven met Snelstart als boekhouding loopt het zo: uren naar het salarispakket, en via de koppeling de loonjournaalpost naar Snelstart:

Bekijk Snelstart (30 dagen gratis proberen) →

Wil je meer lezen? Bekijk ook:

• Beste HR software Nederland 2026 — volledig overzicht van HR-platforms
• Beste loonadministratie software 2026 — salarispakketten vergeleken
• NMBRS review 2026 — review van het salarispakket Nmbrs
• Alle productiviteitstools — meer tools voor efficiënt werken
• HR software overzicht — alle HR-gerelateerde software

Kosten vergelijking tijdregistratie software

Prijzen gecontroleerd op 31 oktober 2026.

Aanbeveling per budget:

• Budget nul: Clockify gratis (tijdregistratie voor maximaal 5 gebruikers) of Shiftbase Free (tot 15 medewerkers)
• Vast maandbedrag: Shiftbase Basic €30 per maand inclusief 6 medewerkers (+€4 per extra medewerker), 10% korting bij jaarbetaling; Planday rekent per gebruiker (Starter €2,99, minimaal 5 gebruikers)
• All-in HR + tijdregistratie: Personio

WAB-compliance: wat tijdregistratie software moet bijhouden

De Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) stelt eisen aan hoe je oproepkrachten en flexwerkers administreert:

Beschikbaarheidsregel (4-dagenregel) Je moet oproepkrachten minimaal 4 dagen van tevoren oproepen (een cao kan dat tot 24 uur verkorten). Doe je dat niet, dan hebben ze het recht de oproep te weigeren. Trek je een oproep binnen die termijn in of verschuif je de tijden, dan heeft de oproepkracht recht op het loon voor de oorspronkelijke dienst (artikel 7:628a BW). Leg daarom in je registratie vast wanneer je hebt opgeroepen.

Ketenbepaling tijdelijke contracten Volgt er een vierde tijdelijk contract, of duren de opeenvolgende tijdelijke contracten samen langer dan 36 maanden (met tussenpozen van ten hoogste zes maanden), dan geldt het laatste contract als vast (artikel 7:668a BW). Houd contractdata bij, zodat je ziet wanneer de ketenbepaling in werking treedt.

Gemiddelde arbeidsduur (na 12 maanden) Na 12 maanden doe je een oproepkracht binnen een maand een schriftelijk of elektronisch aanbod voor een vaste arbeidsomvang, minimaal gelijk aan het gemiddelde van de afgelopen 12 maanden. Met een volledige registratie van alle diensten kun je dat gemiddelde uit de geregistreerde uren berekenen.

Sector-specifieke aandachtspunten

Zorg en thuiszorg: Houd naast gewerkte uren ook registraties en kwalificaties bij, zoals een BIG-registratie. Vraag de leverancier of het systeem daar een veld of herinnering voor heeft, of koppel met het systeem waarin je dat al bijhoudt.

Bouw en productie: Tijdregistratie op projectniveau is hier waardevol. Je wilt weten hoeveel uren er aan welk project zijn besteed voor nacalculatie. Clockify en Harvest registreren uren per project.

Horeca en retail: Een kassakoppeling helpt: als je weet hoe druk het was, kun je je personeelsinzet daarop afstemmen. Planday en Shiftbase noemen allebei kassakoppelingen.

Kantoor en professional services: Projectgebonden tijdregistratie voor facturatie is de prioriteit. Harvest en Clockify (vanaf Standard) maken facturen van geregistreerde uren; Toggl exporteert factureerbare uren als CSV of PDF als basis voor je factuur. Let bij Toggl op de betaalvorm: Starter kost €9 per gebruiker per maand bij jaarbetaling en €12 bij maandbetaling, Premium €16 bij jaarbetaling en €24 bij maandbetaling (gecontroleerd 31 oktober 2026). Wij rekenen dat per teamgrootte door in ons overzicht van de Toggl-prijzen 2026.

Externe bron: KvK — starten met een bedrijf — onafhankelijke informatie over dit onderwerp.