Digitaal Ondertekenen Software 2026 Vergeleken

Kort antwoord: een elektronische handtekening is in Nederland rechtsgeldig. Gratis en onbeperkt tekenen kan met Odoo Sign (als enige Odoo-app, gewone elektronische handtekening). Wil je ondertekenaars via hun bank laten identificeren (iDIN), kijk dan naar Signhost: dat noemt iDIN als verificatiemethode en heeft vaste jaarbundels vanaf €99 voor maximaal 100 documenten. DocuSign kost vanaf €9 per maand bij jaarbetaling (€14 bij maandbetaling) voor 5 enveloppen per maand; een gekwalificeerde handtekening is daar een add-on vanaf €10 per ontvanger. Signicat levert geavanceerde en gekwalificeerde handtekeningen op offertebasis. Prijzen gecontroleerd op 2 november 2026.

Kies zo:

• Kies Odoo Sign als je offertes en opdrachtbevestigingen wilt laten tekenen zonder kosten en een gewone elektronische handtekening volstaat.
• Kies Signhost als je vooral met Nederlandse klanten tekent en identificatie via iDIN wilt, en je jaarvolume kent (100, 300 of 600+ documenten).
• Kies Dropbox Sign Essentials als je alleen werkt en meer dan 100 documenten per jaar laat tekenen: onbeperkt handtekeningverzoeken voor €160 per jaar.
• Kies DocuSign als je tegenpartijen internationaal zitten en je weinig documenten verstuurt (Personal: 5 enveloppen per maand), of als je CRM-koppelingen nodig hebt via de geavanceerde plannen.
• Kies Signicat (of DocuSign met de QES-add-on) als je een gekwalificeerde handtekening nodig hebt.
• Kies Contractbook als je naast ondertekenen ook contractbeheer wilt (templates, contractoverzicht, herinneringen).
• Kies Adobe Acrobat als je al een Acrobat-abonnement hebt: ondertekenen en handtekeningen aanvragen zit in elk Acrobat-plan.

Wat je per jaar betaalt als zzp’er met 15 documenten per maand of als team van drie met 40 per maand, rekenen we na in drie situaties. Niveau, iDIN en instapprijs per tool staan in de vergelijkingstabel.

💡 Wil je ook documenten beheren en archiveren? Lees Beste documentmanagement-software 2026.

Wat zegt de wet over elektronische handtekeningen?

De regels staan in de Europese eIDAS-verordening (Verordening (EU) nr. 910/2014, zoals gewijzigd door Verordening (EU) 2024/1183) en in het Burgerlijk Wetboek (BW art. 3:15a).

De drie soorten elektronische handtekeningen

Rijksoverheid onderscheidt drie vormen, gelijk aan de definities in eIDAS (art. 3, punten 10 tot en met 12):

1. Gewone elektronische handtekening (SES)

Volgens eIDAS: gegevens in elektronische vorm die aan andere elektronische gegevens zijn gehecht en die de ondertekenaar gebruikt om te ondertekenen. Rijksoverheid noemt als voorbeelden een scan van een met pen geschreven handtekening of een handtekening die je op je computer, tablet of telefoon maakt, en waarschuwt dat die makkelijk na te maken is.

2. Geavanceerde elektronische handtekening (AES)

Een geavanceerde handtekening moet volgens eIDAS art. 26:

• op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden zijn;
• het mogelijk maken de ondertekenaar te identificeren;
• tot stand komen met gegevens die de ondertekenaar met een hoog vertrouwensniveau onder zijn uitsluitende controle kan gebruiken;
• zo aan het document verbonden zijn dat elke wijziging achteraf kan worden opgespoord.

Rijksoverheid noemt deze vorm bruikbaar bij overeenkomsten met andere partijen met een “gemiddeld” risico.

3. Gekwalificeerde elektronische handtekening (QES)

Een geavanceerde handtekening die is aangemaakt met een gekwalificeerd middel en gebaseerd is op een gekwalificeerd certificaat (eIDAS art. 3 punt 12). Volgens Rijksoverheid komt die van een organisatie op de EU-lijst van gekwalificeerde vertrouwensdienstverleners.

Welk rechtsgevolg heeft elke soort?

• eIDAS art. 25 lid 1: het rechtsgevolg van een elektronische handtekening en de toelaatbaarheid als bewijs mogen niet worden ontkend alleen omdat hij elektronisch is of niet gekwalificeerd is.
• eIDAS art. 25 lid 2: een gekwalificeerde elektronische handtekening heeft hetzelfde rechtsgevolg als een handgeschreven handtekening.
• BW art. 3:15a: in Nederland hebben ook een geavanceerde en een gewone elektronische handtekening hetzelfde rechtsgevolg als een handgeschreven handtekening, als de gebruikte methode voldoende betrouwbaar is, gelet op het doel en alle overige omstandigheden.

Kortom: bij een gekwalificeerde handtekening staat de gelijkstelling vast; bij de andere twee hangt het af van hoe betrouwbaar de methode is voor dat document.

Wanneer is een gekwalificeerde handtekening nodig?

Rijksoverheid noemt documenten met serieuze financiële of juridische gevolgen, zoals notariële akten en financiële diensten (verzekeringen, hypotheken). Soms is de gekwalificeerde handtekening verplicht: bijvoorbeeld als verzekeraars een polis digitaal opmaken, of als werkgevers digitaal gegevens als naam, functie en loon aan werknemers verstrekken, bijvoorbeeld via een arbeidsovereenkomst. Let daarop bij digitale arbeidscontracten. Twijfel je bij een specifiek document, vraag het dan na bij een jurist of notaris.

Vergelijkingstabel

De tools per stuk

1. DocuSign

DocuSign verkoopt drie eSignature-plannen met een vaste prijs en “geavanceerde abonnementen” via sales.

Prijs (ecom.docusign.com, 2 november 2026):

Wat DocuSign per jaar kost bij 1, 3 en 10 gebruikers en of het envelopquotum genoeg is voor jouw aantal documenten, reken je na in DocuSign kosten per plan en per jaar.

Wat je krijgt: in alle drie de plannen een gewone elektronische handtekening (SES), herbruikbare sjablonen en meer dan 1.000 integraties. Standard voegt gedeelde sjablonen, eigen huisstijl en delegeren toe; Business Pro webformulieren, bulkverzending en betalingen ontvangen tijdens het ondertekenen. Een geavanceerde handtekening (AES) loopt via sales en zit standaard in de geavanceerde abonnementen; de gekwalificeerde handtekening (EU QES) is een add-on vanaf €10 per ontvanger. Identiteitsverificatie kost vanaf €2,35 per poging.

Let op: de envelopplafonds. Wie 15 documenten per maand verstuurt (180 per jaar), past niet in Personal (60 per jaar) en ook niet in één Standard-licentie (100 per jaar).

2. Adobe Acrobat (Acrobat Sign)

Adobe noemt op de Nederlandse prijspagina “Documenten ondertekenen, handtekeningen aanvragen en reacties bijhouden” bij alle Acrobat-plannen: Standard, Pro en Studio, voor particulieren en teams.

Prijs (adobe.com/nl, 2 november 2026):

• Particulieren, jaarlidmaatschap met maandfacturering: Standard €18,30, Pro €24,19, Studio €30,49 per maand incl. btw (maandabonnement: €30,49 / €36,29 / €42,69).
• Teams, jaarlidmaatschap met maandfacturering: Standard €16,80, Pro €23,99, Studio €30,24 per licentie per maand excl. btw.

Let op: de prijspagina noemt geen eIDAS-niveau en geen volumelimiet. Heb je al Acrobat, dan zit ondertekenen er al in.

3. Signicat

Signicat noemt zich een EU-gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener (QTSP) en levert geavanceerde en gekwalificeerde handtekeningen (AES en QES). Voor de Benelux noemt Signicat onder meer iDIN en itsme als manieren om te ondertekenen.

Prijs: op aanvraag via een offerteformulier. Het Dokobit-portaal van Signicat is gratis tot 3 handtekeningen per maand; daarnaast zijn er API’s voor wie ondertekenen in eigen systemen wil bouwen.

Geschikt voor: organisaties die een gekwalificeerde handtekening nodig hebben of ondertekenen in hun eigen software willen inbouwen.

4. Signhost (Entrust)

Signhost is de ondertekendienst van Entrust; wie naar ondertekenen.nl gaat, komt op de Signhost-pagina van Entrust uit (2 november 2026). Signhost noemt als verificatiemethoden onder meer e-mail, sms, 1 cent iDEAL, iDIN, itsme, itsme qualified, gekwalificeerde certificaten (PKI) en DigiD. De vergelijkingstabel op de prijspagina laat niet in tekst zien welke methode in welk plan zit; vraag dat na als je een specifieke methode nodig hebt.

Prijs (jaarbundels, entrust.com, 2 november 2026, gefactureerd in euro):

• Go: gratis, 10 credits
• Start: €99 per jaar, tot 100 documenten, 1 gebruiker
• Basic: €297 per jaar, tot 300 documenten, 2 gebruikers
• Plus: €594 per jaar, 600+ documenten, 4 gebruikers
• Enterprise: op aanvraag

Alle bundels noemen “enhanced electronic signature”, eigen huisstijl en invulbare pdf’s. Een verzoek kost standaard 1 credit. Er is een REST API.

Let op: je betaalt per jaar voor een vast aantal documenten. Reken je volume vooraf uit (zie de jaarkosten hieronder).

5. Contractbook

Contractbook is contractbeheer met ingebouwd ondertekenen: templates, contractoverzicht, herinneringen en data-extractie uit geüploade contracten.

Plannen (contractbook.com, 2 november 2026):

• Essential: 1 gebruiker, tot 100 ondertekende contracten per jaar, 5 templates; prijs niet op de site, wel 14 dagen gratis proberen.
• Centralize: 5 gebruikers, tot 350 ondertekende contracten per jaar, 15 templates; op aanvraag.
• Accelerate: 10 gebruikers, tot 500 ondertekende contracten per jaar, 25 templates, automatiseringen, HubSpot- en Pipedrive-koppeling; op aanvraag.
• Extra gebruikers: 5 per add-on voor €50 per maand (€600 per jaar).

Let op: de koppelingen met HubSpot en Pipedrive zitten pas in Accelerate, de Salesforce-integratie is daar een add-on.

Meer over contractbeheer: beste contractmanagement software.

6. Dropbox Sign (voorheen HelloSign)

hellosign.com verwijst door naar Dropbox Sign. Essentials (1 gebruiker) kost €13,33 per maand bij jaarbetaling (€160 per jaar) of €17,50 per maand; Standard €24 per gebruiker per maand bij jaarbetaling of €29 per maand, voor 2 of meer gebruikers. Beide met onbeperkt handtekeningverzoeken en 30 dagen gratis proberen. Er is ook een gratis plan; de limieten daarvan staan niet op de prijspagina.

7. Odoo Sign: gratis en onbeperkt als enige app

Odoo Sign is onderdeel van Odoo. Odoo heeft een gratis plan “Één App Gratis”: neem je alleen Sign af, dan betaal je niets, met zoveel gebruikers als je wilt. Odoo schrijft op de Sign-pagina: “Verstuur, onderteken en beheer onbeperkt overeenkomsten — volledig gratis.”

Juridisch niveau: SES. De Odoo-documentatie zegt: “Odoo generates the first type, simple electronic signatures; these signatures are legally valid in the EU, as stated in the eIDAS regulation.” Je zit dus op het niveau van een gewone elektronische handtekening. Volgens BW art. 3:15a heeft die hetzelfde rechtsgevolg als een handgeschreven handtekening als de methode voldoende betrouwbaar is voor het doel; voor documenten waarvoor een gekwalificeerde handtekening nodig of verplicht is (zie hierboven), is Odoo Sign niet de juiste keuze.

Odoo verzamelt automatisch ondertekeningsbewijs en ondersteunt authenticatie via sms of itsme (beschikbaar in de EU, het VK, Noorwegen en IJsland), een ondertekeningsvolgorde, automatische herinneringen en sjablonen.

Waar het schuurt: gratis geldt alleen zolang Sign je enige Odoo-app is. Met een tweede app val je op het Standaard-plan: €19,90 per gebruiker per maand bij jaarbetaling, een korting die 12 maanden geldt (daarna €24,90). Hoe dat werkt, staat in Odoo prijzen 2026.

Bekijk Odoo Sign — gratis onbeperkt ondertekenen als enige app →

Ook genoemd: PandaDoc

PandaDoc combineert offertes en ondertekenen en heeft een gratis plan met 5 documenten per maand (prijzen in USD). Zie PandaDoc prijzen.

Wat kost het per jaar? Drie situaties nagerekend

Bedragen zoals de leveranciers ze op 2 november 2026 tonen; jaarbedrag = maandprijs bij jaarbetaling × 12, tenzij anders vermeld.

Zzp’er, 15 documenten per maand (180 per jaar)

Team van 3, 40 documenten per maand (480 per jaar)

Bij DocuSign past dit volume alleen met meer Standard- of Business Pro-licenties (100 enveloppen per gebruiker per jaar) of met een geavanceerd abonnement waarin je de enveloplimieten laat aanpassen (op aanvraag).

Gekwalificeerde handtekening nodig

Signicat (op aanvraag) of DocuSign Standard of Business Pro plus de EU QES-add-on vanaf €10 per ontvanger. Bij 20 ontvangers per jaar is dat bij DocuSign Standard €276 + 20 × €10 = €476 per jaar.

Koppelingen

• CRM: Contractbook koppelt met HubSpot en Pipedrive in Accelerate. DocuSign noemt het genereren van documenten vanuit Salesforce bij de geavanceerde abonnementen. Werk je met HubSpot of Pipedrive, controleer dan in welk plan de koppeling zit.
• Opslag: Dropbox Sign noemt koppelingen met Google Drive, Microsoft Word en HubSpot.
• Offertes: wil je offerte en handtekening in één stap, kijk dan naar offerte software zoals PandaDoc.
• Odoo: Odoo Sign werkt samen met de andere Odoo-apps, zoals Verkoop en Boekhouding.

Bekijk PandaDoc — offertes en ondertekenen in één tool →

Valkuilen bij het kiezen

• Envelop- en documentplafonds: DocuSign en Signhost rekenen met een maximum per maand of per jaar; Dropbox Sign en Odoo Sign niet.
• Jaarprijs of maandprijs: DocuSign en Dropbox Sign tonen standaard de jaarprijs; bij maandbetaling betaal je meer (DocuSign Personal €14 in plaats van €9).
• Niveau van de handtekening: gratis en goedkope plannen leveren meestal een gewone handtekening. Voor documenten waarvoor de wet een gekwalificeerde handtekening vraagt, volstaat dat niet.
• Bewijs bewaren: bewaar het ondertekende document met de audittrail; voor je administratie geldt een fiscale bewaarplicht van 7 jaar.

Conclusie

• Gratis, gewone handtekening: Odoo Sign (als enige Odoo-app).
• Nederlandse klanten, iDIN: Signhost (noemt iDIN als verificatiemethode), vanaf €99 per jaar voor 100 documenten.
• Alleen werken, meer dan 100 documenten per jaar: Dropbox Sign Essentials, €160 per jaar.
• Weinig documenten, internationaal: DocuSign Personal, €9 p/m bij jaarbetaling (5 enveloppen per maand).
• Gekwalificeerde handtekening: Signicat, of DocuSign met de QES-add-on.
• Contractbeheer erbij: Contractbook.
• Al Acrobat: gebruik de ondertekenfunctie die erin zit.

Bekijk Odoo Sign →

Meer lezen over document- en contractworkflows? Bekijk ook de beste contractmanagement software, de beste offerte software, de beste documenten management systemen en de beste software voor ZZP’ers.

Bronnen: Verordening (EU) nr. 910/2014 (eIDAS), geconsolideerde tekst met wijzigingen door Verordening (EU) 2024/1183, art. 3, 25 en 26 (EUR-Lex); BW Boek 3 art. 15a (wetten.overheid.nl); “Wat is een elektronische handtekening?” (Rijksoverheid); prijspagina’s van de leveranciers, 2 november 2026.