Verderop op deze pagina staat een kostentabel met drie maandvoorbeelden: Meta-tarieven voor Nederland per berichtsoort, nagerekend met de tarievenlijst die sinds 1 oktober 2026 geldt, naast de vaste prijs van een aanbieder. Zo zie je wat 500 of 2.000 serviceberichten per maand werkelijk kosten, ook nu serviceberichten boven de 1.000 per nummer per maand niet meer gratis zijn.
Meer over klantenservice-software? Bekijk ons overzicht van klantenservice- en helpdesksoftware of de vergelijking van chatbot software. Wil je weten hoe WhatsApp past in je CRM? Lees dan de CRM-software vergelijking.
WhatsApp Business App vs WhatsApp Business API
WhatsApp heeft twee zakelijke producten met bijna dezelfde naam: de WhatsApp Business-app en het WhatsApp Business-platform. Dat laatste heet in de volksmond “de API”.
WhatsApp Business App (gratis)
De WhatsApp Business-app download je gratis uit de Google Play Store of de App Store. WhatsApp maakte hem voor eigenaren van kleine bedrijven. Wat hij toevoegt aan gewone WhatsApp:
- Bedrijfsprofiel: onder meer adres, e-mailadres, website, openingstijden en een omschrijving
- Catalogus: producten of diensten met afbeelding, land van oorsprong en optioneel prijs, beschrijving en link; WhatsApp beoordeelt elk item voordat klanten het zien
- Automatische berichten: een welkomstbericht bij een nieuw gesprek en een afwezigheidsbericht buiten je openingstijden
- Snelle antwoorden: sneltoetsen voor berichten die je vaak stuurt
- Labels: tot 20 labels om chats te ordenen (WhatsApp zet labels geleidelijk om naar “lijsten”); je kunt vanuit een label één bericht naar alle klanten met dat label sturen
- Gekoppelde apparaten: je telefoon plus maximaal vier gekoppelde apparaten tegelijk, zodat meerdere medewerkers op hetzelfde nummer kunnen antwoorden
Voor wie: zzp’ers en kleine teams die klantcontact op één nummer houden en met vijf apparaten uitkomen.
Beperkingen:
- Maximaal vijf apparaten op één nummer (telefoon plus vier gekoppelde)
- Gekoppelde apparaten vallen weg als je de telefoon 14 dagen of langer niet gebruikt, en na 30 dagen inactiviteit van het gekoppelde apparaat zelf
- Op gekoppelde apparaten kun je geen verzendlijsten maken of bekijken
- Je kunt hetzelfde nummer niet tegelijk in WhatsApp Messenger en de Business-app gebruiken
WhatsApp Business API (Business-platform)
Het WhatsApp Business-platform is geen telefoonapp maar een koppeling voor software. WhatsApp noemt het de oplossing voor middelgrote en grote bedrijven die klantenservice leveren of meldingen sturen. Je gebruikt het via een aanbieder, zoals Trengo, 360dialog, Bird (voorheen MessageBird) of respond.io, of je koppelt zelf met de Cloud API van Meta.
Wat het platform mogelijk maakt:
- Een gedeelde inbox waarin een heel team berichten beantwoordt (bij de aanbieder)
- Koppeling met CRM, helpdesk en webshop
- Sjabloonberichten (templates) die je ook buiten een lopend gesprek mag sturen, aan mensen die daar toestemming voor gaven
- Vrije antwoorden zonder sjabloon, maar alleen binnen 24 uur na het laatste bericht van de klant (het klantenservicevenster)
- Automatische antwoorden en chatbots, ook van een externe AI-oplossing
Voor wie: teams die met meer mensen tegelijk antwoorden dan vijf apparaten toelaten, of die WhatsApp in hun CRM, helpdesk of webshop willen hebben. Lees ook: klantenservice software voor het MKB en e-mail marketing software.
Kosten WhatsApp Business API
De kosten van het platform bestaan uit twee delen: de Meta-tarieven per bericht en de prijs van je aanbieder.
Meta-tarieven per bericht (Nederland)
Sinds 1 juli 2025 rekent Meta per afgeleverd bericht in plaats van per gesprek van 24 uur. Je betaalt alleen voor berichten van jouw bedrijf aan de klant; berichten van klanten aan jou zijn gratis. Het tarief hangt af van de berichtsoort en van het land van het telefoonnummer van de ontvanger.
| Berichtsoort | Waarvoor | Tarief per bericht naar een Nederlands nummer |
|---|---|---|
| Service | Vrij antwoord binnen 24 uur na een klantbericht | €0,0414 (eerste 1.000 per bedrijfsnummer per maand gratis) |
| Utility | Sjabloon voor bijvoorbeeld een orderbevestiging of verzendupdate | €0,0414 |
| Authenticatie | Sjabloon met een eenmalige inlogcode | €0,0414 |
| Marketing | Sjabloon voor aanbiedingen, productsuggesties of een herinnering aan een verlaten winkelwagen | €0,1323 |
Bron: EUR-tarievenlijst van Meta, geldig sinds 1 oktober 2026, geraadpleegd op 5 november 2026. Meta past tarieven alleen aan op de eerste dag van een kwartaal. Voor utility en authenticatie gelden bij grote volumes lagere staffeltarieven.
Twee wijzigingen per 1 oktober 2026: serviceberichten zijn niet meer onbeperkt gratis (de eerste 1.000 per nummer per maand wel, ongebruikte berichten schuiven niet door), en utility-sjablonen die je als antwoord binnen het klantenservicevenster stuurt, worden weer gewoon gerekend. Stuurt een klant je een bericht via een advertentie die naar WhatsApp klikt, dan rekent Meta je berichten in het gratis venster dat daarop volgt niet, met uitzondering van berichten van de Meta Business Agent.
Wat kost WhatsApp per maand? Drie voorbeelden
Nagerekend met de Nederlandse tarieven hierboven, voor één bedrijfsnummer, alle ontvangers met een Nederlands nummer en zonder staffelkorting of gratis advertentievenster. De platformprijs staat ernaast: 360dialog WhatsApp API Regular (€49 per nummer per maand, alleen API-toegang) en Trengo Boost (€299 per maand bij jaarbetaling, inbox voor 10 gebruikers).
| Maand | Meta-kosten | Met 360dialog Regular | Met Trengo Boost (jaarbetaling) |
|---|---|---|---|
| 500 serviceberichten | €0 (binnen de gratis 1.000) | €49 | €299 |
| 2.000 serviceberichten + 300 orderupdates (utility) | 1.000 × €0,0414 + 300 × €0,0414 = €53,82 | €102,82 | €352,82 |
| Als hierboven + 1.000 marketingberichten | €53,82 + 1.000 × €0,1323 = €186,12 | €235,12 | €485,12 |
Trengo telt daarnaast gesprekken: Boost bevat 6.000 gesprekken per jaar bij jaarbetaling (500 per maand bij maandbetaling), waarbij alle berichten met een klant binnen 7 dagen één gesprek zijn. Extra gesprekken kosten €15 per 100 bij jaarbetaling. 360dialog Regular heeft geen eigen inbox; daarvoor heb je eigen software of het Premium-plan (€99 per nummer per maand, met inbox-add-on) nodig.
Prijzen van aanbieders
Bovenop de Meta-tarieven betaal je voor het platform:
| Aanbieder | Prijs (5 november 2026) | Wat je krijgt |
|---|---|---|
| Trengo | Boost €299 per maand bij jaarbetaling (€349 bij maandbetaling), Pro €499 / €599 | Inbox voor WhatsApp, e-mail, Instagram en Facebook; 10 gebruikers (Boost) of 20 (Pro) |
| Tidio | Starter €29 per maand bij maandbetaling (€24,17 bij jaarbetaling); gratis plan met 50 gesprekken | Live chat met WhatsApp-integratie, gratis in elk plan |
| 360dialog | Regular €49, Premium €99 per nummer per maand | API-toegang; Premium met inbox, verzend- en automatiseringsadd-ons |
| Bird (voorheen MessageBird) | Per bericht, eigen verwerkingstarief per land bovenop Meta | Betalen naar gebruik, met optionele plannen |
| respond.io | Starter $79 per maand bij jaarbetaling ($948 per jaar) | 5 gebruikers, prijs hangt af van het aantal actieve contacten per maand |
Voor drie medewerkers maakt dat een groot verschil: Trengo Boost rekent dezelfde bundelprijs als voor tien gebruikers (het kleinere pakket Base kost €119 per maand bij jaarbetaling voor drie gebruikers), terwijl Tidio Starter €29 per maand kost en 360dialog Regular €49 per nummer (maar dan zonder inbox).
WhatsApp Business en de AVG: wat je moet weten
Wat de AVG van je vraagt
Grondslag voor verwerking: voor elke verwerking van persoonsgegevens heb je een van de zes AVG-grondslagen nodig, onder meer toestemming, uitvoering van een overeenkomst of gerechtvaardigd belang. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens kies je die grondslag zelf en vóór je begint.
Opt-in volgens WhatsApp: het berichtenbeleid van WhatsApp (voor de app én het platform) staat contact alleen toe als de ontvanger je zijn nummer heeft gegeven en toestemming heeft gegeven om berichten van je te krijgen. Afmeldingen moet je altijd respecteren. Hoe je die toestemming vastlegt, is jouw verantwoordelijkheid.
Verwerkersovereenkomst: op het Business-platform verwerkt WhatsApp klantgegevens deels als verwerker; daarvoor gelden de Voorwaarden voor gegevensverwerking van WhatsApp Business, met de mogelijkheid van subverwerkers in de EER of de Verenigde Staten. Werk je via een aanbieder zoals Trengo, dan verwerkt die ook gesprekken namens jou. De AP schrijft voor dat je met elke verwerker een verwerkersovereenkomst sluit.
Bijzondere persoonsgegevens: gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens, die je volgens de AVG in principe niet mag verwerken tenzij een uitzondering geldt. Wees daarom terughoudend met medische informatie via WhatsApp.
Praktisch advies
- Neem WhatsApp als communicatiekanaal op in je privacyverklaring
- Neem het op in je verwerkingsregister
- Leg vast hoe en wanneer klanten toestemming gaven voor berichten
- Bepaal hoe lang je WhatsApp-gesprekken bewaart
Koppeling met CRM en helpdesk
WhatsApp + CRM
- HubSpot: WhatsApp koppel je als kanaal aan de gesprekkeninbox vanaf Marketing Hub of Service Hub Professional. Alle gekoppelde WhatsApp-accounts delen een limiet van 1.000 sjabloonberichten per maand. Bekijk HubSpot
- Pipedrive: heeft een eigen WhatsApp Business-integratie om gesprekken, leads en opvolging in het CRM te houden.
- Via Trengo: Trengo koppelt met onder meer HubSpot en Pipedrive, zodat WhatsApp-gesprekken naast de klantgegevens staan.
Wil je meer weten over CRM-software? Bekijk onze CRM vergelijking voor het MKB.
WhatsApp + Helpdesk
In een helpdesk komt WhatsApp binnen naast e-mail en chat, zodat je gesprekken kunt toewijzen, doorsturen en rapporteren over alle kanalen. Voorbeelden:
- Trengo: WhatsApp Business API zit in elk plan; Trengo noemt daarnaast het toewijzen en doorsturen van gesprekken en een rapport over agentprestaties
- Freshdesk Omni: WhatsApp is een kanaal in Freshdesk Omni, vanaf $29 per agent per maand bij jaarbetaling (de gewone Freshdesk zonder Omni heeft geen WhatsApp)
- HubSpot Service Hub: WhatsApp in de gesprekkeninbox vanaf Professional
Lees ook: helpdesk software vergeleken.
Automatisering: chatbots via WhatsApp
Op het Business-platform mag een chatbot of externe AI-oplossing serviceberichten sturen binnen het klantenservicevenster van 24 uur. Trengo (AI-agent HelpMate) en Tidio (AI-agent Lyro en Flows) bieden zo’n bot in hun eigen omgeving. Meta heeft daarnaast een eigen Meta Business Agent, die apart per verbruik rekent.
Alternatieven voor WhatsApp Business
Wie WhatsApp met een team wil gebruiken, heeft een platform rondom WhatsApp nodig. Twee daarvan, plus de optie om telefonie toe te voegen:
Trengo: inbox voor meerdere kanalen
Trengo bundelt WhatsApp, e-mail, live chat, Instagram en Facebook in één gedeelde inbox.
Kenmerken:
- WhatsApp Business API in elk plan
- Koppelingen met HubSpot, Pipedrive, Shopify, WooCommerce, Lightspeed en meer
- AI-agent HelpMate; broadcasting als toevoeging
- Ondersteuning via e-mail en berichten, telefonisch vanaf Pro
Prijs: Boost €299 per maand bij jaarbetaling of €349 bij maandbetaling, voor 10 gebruikers. Een team van 2 of 3 betaalt op Boost dezelfde bundelprijs als een team van 10; een extra gebruiker boven de 10 kost €25 per maand bij jaarbetaling. Kleiner is Base: €119 per maand bij jaarbetaling (€149 bij maandbetaling) voor 3 gebruikers (maximaal 5), met AI en automatisering als toevoeging (trengo.com/nl/prijzen, 7 november 2026).
Geschikt voor: teams van rond de tien mensen die meerdere kanalen in één inbox willen.
Tidio: live chat met WhatsApp
Tidio is een live-chattool voor je website met WhatsApp-integratie. Volgens Tidio is die integratie gratis in elk plan, krijgt elk gekoppeld nummer 1.000 gratis serviceberichten per maand en rekent Tidio geen opslag op de Meta-tarieven.
Kenmerken:
- Gratis plan met 50 factureerbare gesprekken
- Starter €29 per maand bij maandbetaling, 7 dagen gratis proberen
- AI-agent Lyro en geautomatiseerde Flows
- Koppelingen met onder meer Shopify en WordPress
Geschikt voor: webshops en kleine bedrijven die chat op de website en WhatsApp in één tool willen.
Telefonie erbij
Wil je naast WhatsApp ook je telefonie in hetzelfde systeem, dan kan dat bij Trengo (spraakoproepen als toevoeging, volledig in Enterprise). Voor zakelijke telefonie in het algemeen: bekijk onze vergelijking van VoIP software voor het MKB.
Praktisch stappenplan: WhatsApp Business goed inrichten
Stap 1: Kies je tool Komt je team uit met je telefoon plus vier gekoppelde apparaten → WhatsApp Business-app (gratis) Meer mensen tegelijk, of WhatsApp in je CRM of helpdesk → Business-platform via een aanbieder zoals Trengo, Tidio of HubSpot
Stap 2: Stel je bedrijfsprofiel in Vul logo, omschrijving, adres, openingstijden en website in. Het berichtenbeleid van WhatsApp vraagt een profiel met contactgegevens voor klantenservice (e-mail, website of telefoon).
Stap 3: Maak automatische berichten aan Twee voorbeeldteksten die je kunt aanpassen:
- Welkomstbericht: “Bedankt voor je bericht! We reageren normaal binnen 2 uur. Onze openingstijden zijn ma-vr 9:00-17:30.”
- Afwezigheidsbericht: “We zijn op dit moment gesloten. Je bericht is ontvangen en we reageren de eerstvolgende werkdag.”
Stap 4: Stel snelle antwoorden in Maak sneltoetsen voor de vragen die je het vaakst krijgt.
Stap 5: Documenteer je privacybeleid Voeg WhatsApp toe aan je privacyverklaring en verwerkingsregister, en bepaal hoe lang je gesprekken bewaart.
Stap 6: Koppel aan je CRM (bij het platform) Stel in dat nieuwe gesprekken bij het juiste contact in je CRM terechtkomen.
Wanneer is WhatsApp Business niet de juiste keuze?
- Gevoelige gegevens: gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens onder de AVG. Voor medische of andere gevoelige informatie past een beveiligd portaal of versleutelde e-mail beter.
- Gereguleerde sectoren: het berichtenbeleid van WhatsApp verbiedt berichten over zogeheten gereguleerde branches in de Business-app; op het platform mag dat alleen in bepaalde landen en onder extra voorwaarden.
- Veel marketingberichten: een marketingbericht kost op het platform €0,1323 per Nederlands nummer. Voor een nieuwsbrief aan een grote lijst kan e-mail dan voordeliger zijn; vergelijk e-mail marketing software.
- Geen opt-in: heb je geen toestemming van de ontvanger, dan mag je hem volgens het WhatsApp-beleid niet benaderen.
Conclusie
De gratis Business-app is genoeg zolang je team op één nummer met vijf apparaten uitkomt. Wil je met meer mensen tegelijk antwoorden of WhatsApp in je CRM, dan heb je het Business-platform nodig: reken dan op de Meta-tarieven per bericht (boven de 1.000 gratis serviceberichten) plus de prijs van je aanbieder.
Regel de AVG-kant vooraf: grondslag, opt-in, verwerkersovereenkomst en bewaartermijn.
Wil je breder kijken naar klantenservicesoftware? Lees dan ons overzicht van klantenservice software voor het MKB.
WhatsApp Business functies dieper uitgelegd
De catalogusfunctie: je producten in WhatsApp
Met de catalogus in de WhatsApp Business-app laat je producten of diensten zien in je bedrijfsprofiel. Elk item heeft een unieke titel, minstens één afbeelding en het land van oorsprong nodig; prijs, aanbiedingsprijs, beschrijving, websitelink en productcode zijn optioneel. Prijzen kun je alleen in bepaalde landen toevoegen.
Hoe je de catalogus instelt:
- Open de WhatsApp Business-app
- Tik in het tabblad Tools op Catalogus
- Tik op Nieuw item toevoegen en voeg maximaal 10 foto’s of video’s toe (video tot 50 MB)
- Vul naam en land van oorsprong in, eventueel prijs, beschrijving en link, en tik op Opslaan
Een item is pas zichtbaar voor klanten nadat WhatsApp het heeft goedgekeurd volgens het berichtenbeleid.
WhatsApp Business voor specifieke sectoren
Detailhandel en e-commerce
Een orderbevestiging of verzendupdate is op het platform een utilitybericht (€0,0414 naar een Nederlands nummer). Een herinnering aan een verlaten winkelwagen telt bij Meta als marketing (€0,1323) en vraagt opt-in.
Voor Shopify en WooCommerce heeft Trengo een koppeling, net als voor Lightspeed; Tidio koppelt met Shopify en WordPress.
Horeca en verhuur
Verhuur je vakantiewoningen, lees dan hoe je boekingen en gastcommunicatie regelt in software voor vakantiewoningverhuur.
B2B-dienstverlening
Voor accountants en adviseurs telt vooral dat financiële documenten persoonsgegevens bevatten: leg vast welke gegevens je via WhatsApp aanneemt en hoe lang je ze bewaart. Lees ook: boekhoudsoftware voor het MKB en CRM voor zzp’ers.
Zorg en welzijn
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Beperk WhatsApp in de zorg tot praktische zaken zoals afspraakbevestigingen, en deel geen diagnoses of medicatie-informatie.
WhatsApp vs e-mail: wanneer gebruik je wat?
WhatsApp en e-mail vullen elkaar aan. Zie voor e-mail ook Google Workspace vs Microsoft 365 en marketing automation tools.
| Situatie | ||
|---|---|---|
| Korte vraag van een klant | ✓ (antwoorden binnen 24 uur vallen onder service) | |
| Orderbevestiging + tracking | ✓ (utility, €0,0414 per bericht via het platform) | ✓ |
| Formele overeenkomsten | ✓ | |
| Facturen en bonnen | ✓ | |
| Nieuwsbrief aan een grote lijst | (marketing, €0,1323 per bericht en opt-in nodig) | ✓ |
| Gezondheids- of andere gevoelige gegevens | ✓ (versleuteld) |
Voor e-mailmarketing-software zie ook: ActiveCampaign review en e-mail marketing software.
Verder lezen: cybersecurity voor het MKB | projectmanagement software | live chat software
Externe bron: KvK — starten met een bedrijf — onafhankelijke informatie over dit onderwerp.