Teamleader noemt zichzelf een pakket waarin je CRM, offertes, facturen en tijdregistratie op één plek houdt. Of dat in jouw bedrijf werkt, hangt af van hoe je het inricht. Deze handleiding loopt langs de stappen die je vooraf kunt voorbereiden, wat Teamleader zelf over pakketten en koppelingen publiceert en waar je zelf bij de leverancier moet navragen.
De Teamleader review ging in op of het platform past. Deze handleiding is praktischer: hoe begin je, en welke koppelingen met boekhoudsoftware noemt Teamleader?
Transparantie: dit artikel bevat geen affiliate-link naar Teamleader, en Bedrijfssoftwaregids ontvangt geen commissie op deze vermelding.
Kort antwoord: je begint met een gratis proefperiode van 14 dagen, zonder creditcard (teamleader.eu). Voorbereiden doe je vooraf: een exportbestand van je contacten, je pijplijnfases, producten met prijzen en je huisstijl. Facturatie zit al in SMART (€30 per gebruiker per maand, €25 bij jaarbetaling, minimaal 2 gebruikers); projectmanagement en planning zijn in elk pakket losse boosters (elk €45 per maand per account, €35 bij jaarbetaling).
Voor je begint: deze gegevens heb je nodig
- Een exportbestand van je bestaande contacten en bedrijven (bijvoorbeeld CSV, vanuit je huidige CRM, Excel of e-mailclient)
- Je pijplijnstructuur: welke fases doorloopt een deal bij jou, van eerste contact tot gewonnen of verloren?
- Logo en huisstijlkleuren voor offertes en facturen
- Een lijst van je producten of diensten met prijzen
- Inloggegevens van je boekhoudpakket (Exact Online, Twinfield of Yuki/Nmbrs Accounting) als je die wilt koppelen
- KvK-nummer en btw-identificatienummer, nodig voor facturatie
Heb je niet alles compleet, dan kun je alsnog beginnen en de rest later aanvullen.
Pakket en kosten
Teamleader Focus heeft drie pakketten (teamleader.eu/nl/prijs, 8 oktober 2026, excl. btw):
- SMART: CRM, tijdregistratie, documenten in je eigen stijl, (e-)facturatie, Peppol-facturen versturen, rapporten en inzichten. €30 per gebruiker per maand bij kwartaalbetaling, €25 bij jaarbetaling.
- GROW: SMART plus automatische betaalherinneringen en abonnementen, margebeheer, uitgebreide offertemogelijkheden en uitgaven. €39, of €33 bij jaarbetaling.
- FLOW: GROW plus verlofregeling, meerdere verkooppijplijnen, financiële forecast, meerdere bedrijfsentiteiten en livesupport via chat. €49,50, of €45 bij jaarbetaling.
- Boosters: projectmanagement en planning elk €45 per maand per account (€35 bij jaarbetaling), centrale inbox €60 (€50), geavanceerde statistieken €30 (€25), lead capture en werkbonnen elk €25 (€20) en boekhoudconnector €6 (€5).
Minimaal 2 gebruikers; vanaf de zesde gebruiker 50% korting per extra gebruiker; 25% korting op je eerste factuur. Het volledige overzicht met staffels staat in Teamleader prijzen 2026. Teamleader schrijft dat je in de proefperiode het pakket kunt aanpassen en boosters gratis kunt toevoegen en verwijderen.
Account en CRM inrichten
Na het aanmaken van je account richt je de basis in:
- Bedrijfsgegevens invullen: naam, adres, KvK-nummer en btw-id, nodig voor correcte facturatie.
- Gebruikers toevoegen: Teamleader schrijft dat je eerste werknemer gratis toegang krijgt tot je account en dat je je boekhouder toegang kunt geven.
- Pijplijnfases instellen: bijvoorbeeld nieuw lead, offerte verstuurd, onderhandeling, gewonnen en verloren.
- Producten en diensten invoeren met prijzen, zodat je ze in offertes kunt hergebruiken.
De menu’s en instellingen kunnen veranderen; gebruik daarvoor het supportcentrum van Teamleader.
Contacten en bedrijven importeren
Importeer je bestaande klantenbestand zodra de basis staat. Een paar punten die vooraf helpen:
- Maak onderscheid tussen bedrijven en contactpersonen in je bestand, zodat ze straks goed gekoppeld kunnen worden.
- Ruim je bestand vooraf op: verwijder duplicaten en verouderde contacten in je bronbestand, in plaats van achteraf in Teamleader.
- Gebruik segmenten of tags als je bestand die informatie al bevat (prospect, actieve klant, leverancier).
- Test eerst met een klein deelbestand, bijvoorbeeld 20 contacten, voordat je het volledige bestand importeert.
Offertes en facturen
Teamleader beschrijft offertes opvolgen en facturen maken als onderdeel van Focus, met documenten in je eigen stijl. Een werkwijze die vooraf helpt: richt een paar standaardtemplates in voor je meest voorkomende diensten voordat je de eerste offerte verstuurt, en test de hele keten (deal, offerte, factuur) met een testfactuur in de proefperiode.
Teamleader koppelen met Exact Online
Op de integratiepagina noemt Teamleader meer dan 230 integraties, waaronder voor boekhoudsoftware Yuki, Exact Online, SnelStart, Twinfield, Moneybird en Reeleezee (teamleader.eu/nl/integraties, 6 oktober 2026). Teamleader schrijft dat facturen na elke werkdag naar je boekhouder worden doorgestuurd en dat de betaalstatus automatisch in Teamleader wordt bijgewerkt.
Welke grootboekrekeningen en btw-codes je koppelt, stel je in samenwerking met je accountant in. Controleer de eerste facturen na het koppelen in je boekhoudpakket: een verkeerd gekoppelde btw-code valt anders pas bij de btw-aangifte op.
Teamleader koppelen met Yuki
Yuki (nu Nmbrs Accounting) staat met name genoemd bij de boekhoudconnector van Teamleader (€6 per maand, €5 bij jaarbetaling), naast Exact Online en Octopus, en ook op de integratiepagina (teamleader.eu, 6 oktober 2026). Stem met je accountant of boekhoudkantoor af hoe de Yuki-administratie is ingericht. Vraag bij Teamleader de actuele lijst op, want koppelingen kunnen veranderen.
Wil je Yuki zelf beter leren kennen? Lees dan de Yuki review.
Facturatie en betalingen
In elk pakket, ook SMART, noemt Teamleader (e-)facturatie en het versturen van Peppol-facturen. Vanaf GROW komen daar onder meer bij:
- automatische betaalherinneringen en abonnementen (terugkerende facturen);
- margebeheer (inkomsten tegenover uitgaven);
- uitgebreide offertemogelijkheden en uitgaven (e-facturatie voor uitgaven staat op de prijspagina als “binnenkort beschikbaar”).
Als betaalsoftware noemt Teamleader op de integratiepagina onder meer iDEAL, PayPal, Twikey en Ponto, zodat klanten online kunnen betalen.
Projecten en urenregistratie
Tijdregistratie zit in alle pakketten. Voor projecten noemt Teamleader de booster projectmanagement (“inzicht in budget, tijd en taken”) en voor beschikbaarheid en capaciteit de booster planning, beide met een vast bedrag per account. Stel bij de start van een project een urenbudget in als je de marge per project wilt volgen.
Past Teamleader bij jou?
Teamleader brengt CRM, offertes, (e-)facturatie en tijdregistratie samen in één pakket. Dat past als je die onderdelen in één systeem wilt. Zoek je alleen een salespijplijn zonder facturatie, kijk dan naar Pipedrive. Voor ZZP’ers is het minimum van twee gebruikers relevant: minimaal €60 per maand bij kwartaalbetaling of €50 met een jaarabonnement (in het eerste jaar €37,50 door de eerstejaarskorting); voor zelfstandigen verwijst Teamleader zelf naar Teamleader One. Voor bedrijven die zware marketingautomatisering nodig hebben, lees dan Teamleader vs HubSpot.
Teamleader of een alternatief?
- Alles-in-een met projectadministratie: Exact Gripp combineert CRM, planning, urenregistratie en facturatie, met pakketprijzen vanaf €162 per maand voor drie gebruikers (exact.com, 8 oktober 2026).
- Alleen salespijplijn: een gespecialiseerd CRM zoals Pipedrive (vanaf €14 per gebruiker per maand bij jaarbetaling).
Aan Teamleader verdient Bedrijfssoftwaregids niets: er is geen affiliate-relatie en we linken er niet commercieel naartoe.
Tijdpad
Hoeveel tijd je nodig hebt, hangt af van de omvang van je administratie en het aantal gebruikers. Reken op voorbereiding (export, pijplijn, producten, huisstijl), basisinrichting, import en een korte training voor je team, en laat je oude systeem desnoods een tijd meelopen. De proefperiode van 14 dagen is bedoeld om de inrichting met echte data te testen voordat je een pakket kiest.
Advies
Start met SMART als je CRM, offertes en facturen in één systeem wilt en kies GROW zodra je terugkerende facturen of automatische betaalherinneringen nodig hebt; het verschil is €8 per gebruiker per maand bij jaarbetaling (€33 tegenover €25). Koppel je boekhoudsoftware voordat je op grote schaal factureert.
Twijfel je nog? Lees de Teamleader review, de vergelijking Teamleader vs Pipedrive of de Teamleader alternatieven. Doe je boekhouding via Exact Online, lees dan ook de Exact Online handleiding voor beginners.
Twijfel je tussen verschillende CRM’s? Gebruik de gratis CRM-keuzehulp voor een advies op maat.