Exact Online instellen voelt voor de meeste ondernemers als een stap zwaarder dan Moneybird of e-Boekhouden — en dat klopt ook. Veel MKB-bedrijven stappen over naar Exact vanuit een simpeler pakket zodra ze meerdere gebruikers, projectadministratie of een koppeling met hun accountant nodig hebben, en de eerste vraag is dan steevast: waar begin je? In onze Exact Online review gingen we in op of de prijs de moeite waard is. Deze handleiding gaat over de daadwerkelijke inrichting: administratie opzetten, 2FA, bankkoppeling, Peppol en de app.
Geen marketingpraatjes, gewoon het stappenplan zoals het in de praktijk wordt doorlopen.
Kort antwoord: Exact Online instellen kost je, met begeleiding van een Exact-partner of accountant, een dagdeel voor de basis. Zonder die begeleiding — bijvoorbeeld als je het pakket zelf activeert via een demo — reken op 2-4 uur voor administratie, 2FA en bankkoppeling. Exact Online begint bij €49/maand (Essentials) en heeft geen zelfstandig activeerbare proefperiode; bij Moneybird kun je Compleet wel 60 dagen gratis proberen (een blijvend gratis plan heeft Moneybird sinds 2026 niet meer). De grootste valkuil: de authenticator-app niet meteen goed instellen, waardoor je bij een nieuw toestel of verloren telefoon buitengesloten raakt.
Wil je alle pakketten naast elkaar zien? Ons hoofdoverzicht beste boekhoudprogramma 2026 vergelijkt 13 Nederlandse boekhoudpakketten op prijs, btw-aangifte, bankkoppeling en koppelingen.
Voor je begint: deze gegevens heb je nodig
Leg deze zaken alvast klaar voordat je aan de inrichting begint:
- KvK-nummer en btw-identificatienummer
- Bankrekeningnummer (IBAN) van je zakelijke rekening(en)
- Een telefoon met een authenticator-app (Google Authenticator, Microsoft Authenticator of vergelijkbaar) — dit is verplicht, niet optioneel
- Een overzicht van gebruikers die toegang nodig hebben, en met welke rechten
- Contactgegevens van je accountant, als die meekijkt in de administratie
- Btw-nummers van je vaste zakelijke klanten, relevant als je Peppol wilt gebruiken
Anders dan bij Moneybird of e-Boekhouden kun je Exact Online niet zomaar zelf gratis activeren via de website. Je vraagt een demo of proefperiode aan bij Exact zelf of bij een Exact-partner, en vaak wordt de eerste inrichting mede begeleid. Dat is geen nadeel per se — het is precies waarom Exact Online populair is bij bedrijven die liever niet zelf uitzoeken hoe een grootboekschema moet aansluiten op hun boekhouder.
Twijfel je nog of Exact Online eigenlijk het juiste pakket is voor jouw situatie, of dat een pakket als Twinfield beter aansluit bij hoe je accountant werkt? Lees dan eerst onze vergelijking Exact Online vs Twinfield voordat je tijd steekt in de volledige inrichting — dat scheelt je een eventuele latere overstap.
Exact Online account en administratie opzetten
Na het aanvragen van je omgeving richt je eerst je administratie in: je bedrijfsnaam zoals geregistreerd bij de KvK, rechtsvorm, adresgegevens, boekjaar en btw-aangifteperiode. Heb je meerdere bedrijven of vestigingen die je apart wilt administreren, dan maak je meerdere administraties aan binnen je Exact-omgeving — iets wat bij eenvoudigere pakketten vaak niet of moeilijker kan.
Kies bewust: het Essentials-pakket (€49/maand) is bedoeld voor één gebruiker en één administratie met maximaal 25 facturen per maand. Groei je snel, of werk je al met meerdere collega’s die tegelijk moeten kunnen boeken, dan is Plus (€99/maand, 2 gebruikers, 5 bankkoppelingen, 100 facturen) vaak de realistischere start. Voor grotere teams of meerdere administraties kijk je naar Professional (€159/maand) of Premium (vanaf €299/maand).
Een fout die regelmatig voorkomt: bedrijven die Essentials kiezen omdat het de goedkoopste optie is, en binnen een paar maanden alsnog moeten upgraden omdat ze een tweede gebruiker nodig hebben. Reken vooraf uit hoeveel mensen daadwerkelijk in het systeem moeten werken — niet alleen jijzelf, maar ook je boekhouder als die actief boekt in plaats van alleen meekijkt. Voor een gedetailleerd overzicht van wat elk pakket precies bevat en waar de verborgen kosten zitten, zie ons Exact Online prijzen 2026-artikel — daar rekenen we onder andere door wat extra gebruikers en aparte modules structureel bijdragen aan je maandfactuur, boven op het basispakket.
Denk bij het inrichten ook meteen na over je grootboekschema. Exact Online levert een standaard grootboekschema mee dat voor de meeste MKB-bedrijven prima werkt, maar heb je specifieke kostenplaatsen of projecten waarop je apart wilt rapporteren — bijvoorbeeld per vestiging of per opdracht — dan is dit het moment om dat met je accountant af te stemmen. Een grootboekschema achteraf aanpassen betekent vaak dat historische boekingen niet meer één-op-één vergelijkbaar zijn met nieuwe boekingen, en dat is nou precies het soort rommel dat je met een half uur vooraf plannen voorkomt.
De authenticator/2FA instellen
Exact Online werkt met verplichte tweestapsverificatie (2FA) — je logt niet alleen in met een wachtwoord, maar bevestigt daarna met een zescijferige code uit een authenticator-app.
Bij de eerste keer inloggen krijg je een QR-code te zien die je scant met een app zoals Google Authenticator of Microsoft Authenticator. Vanaf dat moment genereert de app elke dertig seconden een nieuwe code die je naast je wachtwoord invoert.
Dit is niet iets om lichtvaardig op te zetten. Raak je je telefoon kwijt of installeer je een nieuw toestel zonder eerst de verificatie over te zetten, dan sta je buiten je eigen administratie. Exact Online biedt in dat geval een herstelprocedure via e-mail om de verificatie op een nieuw apparaat opnieuw in te stellen, maar dat kost tijd — tijd die je niet wilt verliezen op het moment dat je net een factuur moet versturen of een btw-aangifte moet indienen.
Advies uit de praktijk: stel de authenticator in op een toestel dat je niet snel vervangt, en noteer voor jezelf (niet gedeeld, uiteraard) hoe de herstelprocedure werkt vóórdat je die nodig hebt. Werk je met meerdere gebruikers, laat dan iedereen zijn eigen authenticator instellen op zijn eigen telefoon — deel nooit een gedeeld account met een gedeelde 2FA-code, dat is vragen om problemen bij personeelswisselingen.
Een situatie die vaker voorkomt dan je zou verwachten: een medewerker die uit dienst gaat en zijn telefoon meeneemt, terwijl de 2FA van het bedrijfsaccount nog op dat toestel staat. Zorg dat je bij het opzetten van gebruikers standaard individuele accounts aanmaakt in plaats van één gedeeld account voor “de administratie” — dat maakt het intrekken van toegang bij uitdiensttreding een simpele klik in plaats van een heel account moeten resetten.
Stel ook, als dat kan binnen jouw abonnement, een tweede beheerder in met eigen 2FA. Raakt de hoofdgebruiker om wat voor reden dan ook buitengesloten — verloren telefoon, ziekte, wisseling van rol — dan kan die tweede beheerder het account nog beheren zonder dat je afhankelijk bent van de supportlijn van Exact.
Bankkoppeling en afletteren
Bij Bank > Bankkoppelingen voeg je je zakelijke rekening toe en autoriseer je de koppeling via de beveiligde inlogomgeving van je eigen bank. Exact Online ondersteunt koppelingen met alle grote Nederlandse banken (ING, ABN AMRO, Rabobank en meer), en na autorisatie worden nieuwe transacties automatisch opgehaald.
Het matchen van transacties met boekingen heet afletteren: Exact Online stelt op basis van bedrag, omschrijving en eerdere patronen een koppeling voor tussen een banktransactie en een openstaande factuur of boeking. Klopt de match, dan bevestig je met één klik. Is er geen automatische match — bijvoorbeeld bij een deelbetaling of een ongebruikelijke omschrijving — dan zoek je zelf de juiste post op en koppel je handmatig.
In de praktijk wordt het afletteren soepeler naarmate je administratie langer draait: het systeem herkent na verloop van tijd terugkerende betalingen (huur, abonnementen, vaste leveranciers) en doet daar steeds nauwkeuriger voorstellen voor. De eerste maand kost afletteren de meeste tijd, daarna neemt dat merkbaar af.
Loop je vast op een transactie die niet automatisch matcht — bijvoorbeeld een deelbetaling, een creditnota of een betaling in een afwijkende valuta — splits de post dan handmatig op in plaats van hem te laten liggen. Onopgeloste posten stapelen zich op tot een lijst die bij de jaarafsluiting alsnog moet worden uitgezocht, meestal onder tijdsdruk en met minder informatie dan je had toen de transactie net binnenkwam.
Een tip die voor bijna elke Exact-gebruiker geldt: laat openstaande posten niet opstapelen. Elke week een kwartier afletteren is minder werk dan één keer per maand door tientallen niet-gematchte transacties heen worstelen.
Factuurnummer en factureren instellen
Bij Instellingen > Verkoop stel je de nummering van je facturen in, net als de standaard betalingstermijn en je huisstijl (logo, kleuren, factuurlay-out). Ook hier geldt: de Belastingdienst eist een doorlopende, unieke nummering zonder gaten, dus regel dit voordat je de eerste factuur verstuurt.
Voor de factuur zelf leg je eerst je klant vast met naam, adres en btw- of KvK-nummer, voeg je artikelen of diensten toe uit je artikelbeheer, en stel je de factuur samen. Verzenden kan direct per e-mail vanuit Exact Online, of — als je Peppol hebt ingericht — automatisch via het Peppol-netwerk voor klanten die daarop zijn aangesloten.
Exact Online koppelen met je accountant
Via Gebruikersbeheer nodig je je accountant of boekhouder uit met een eigen inlog, waarbij je zelf bepaalt welke rechten hij krijgt: alleen inzien, of ook boeken en de btw-aangifte indienen. Veel Nederlandse accountantskantoren werken zelf standaard met Exact Online voor hun MKB-klanten, dus in de praktijk is de kans groot dat jouw accountant het systeem al kent en meteen weet waar hij moet kijken.
Regel dit bij voorkeur meteen bij de opzet, niet pas bij de jaarafsluiting. Een boekhouder die vanaf dag één meekijkt, signaleert een verkeerde btw-categorie of dubbele boeking in de maand dat het gebeurt — niet negen maanden later bij het opstellen van de jaarrekening, wanneer corrigeren veel meer uitzoekwerk kost.
Hoe werkt Peppol in Exact Online?
Peppol is het internationale netwerk voor elektronisch factureren, en Exact Online kan als Peppol-toegangspunt fungeren om facturen digitaal en gestructureerd te versturen en ontvangen — geen PDF meer, maar een gestandaardiseerd bestand dat rechtstreeks in de administratie van je klant landt.
Je activeert dit bij Instellingen > Elektronische facturen. Bij de registratie als Peppol-deelnemer gebruikt Exact vaak een verificatiestap, bijvoorbeeld een kleine bedragoverboeking, om te bevestigen dat jouw bedrijf daadwerkelijk bestaat en bij het opgegeven btw- of KvK-nummer hoort.
Om facturen via Peppol te versturen, moet het btw- of KvK-nummer van je klant correct in je administratie staan, en moet die klant zelf ook op het Peppol-netwerk zijn aangesloten. In het klantdossier stel je vervolgens de verzendmethode in op “Verzenden via Peppol” — vanaf dat moment gaan facturen naar die klant automatisch via het netwerk in plaats van als PDF-bijlage per e-mail.
Voor het ontvangen van facturen via Peppol activeer je een aparte inschrijving bij je elektronische-facturen-instellingen. Binnenkomende Peppol-facturen genereren automatisch een boekingsvoorstel in je inkoopadministratie, vergelijkbaar met scan-en-herken-functies bij andere pakketten, maar dan zonder dat er eerst een PDF hoeft te worden gescand.
Communiceer naar je vaste klanten dat je bent overgestapt op Peppol, zeker als je ze eerder standaard een PDF per e-mail stuurde. Sommige klanten — met name grotere bedrijven en overheidsinstanties — geven zelf al aan dat ze facturen liever via Peppol ontvangen, dus vraag er gerust naar bij je grootste afnemers. Dat voorkomt verwarring wanneer een factuur ineens niet meer als vertrouwde e-mailbijlage binnenkomt.
Peppol wordt in Nederland en de EU stap voor stap belangrijker naarmate meer overheidsinstanties en grote bedrijven verplicht overstappen op elektronisch factureren. Werk je veel met zakelijke klanten of (semi-)overheidsopdrachtgevers, dan is dit niet iets om over te slaan. Een breder overzicht van welke boekhoudpakketten Peppol ondersteunen en hoe dat zich verhoudt tot de deadlines, vind je in ons artikel over boekhoudsoftware met Peppol e-invoicing.
Hoe werkt de Exact Online app?
De mobiele Exact Online-app geeft je onderweg toegang tot de belangrijkste functies: facturen inzien en versturen, betalingen goedkeuren, bonnetjes fotograferen voor je administratie en rapportages raadplegen zoals je winst- en verliesrekening.
De app synchroniseert met je webomgeving, dus een bonnetje dat je onderweg fotografeert, staat bij thuiskomst al klaar als concept-boeking in de desktopversie. Voor ondernemers die veel onderweg zijn — bijvoorbeeld met klantbezoeken of leveringen — scheelt dit merkbaar ten opzichte van ’s avonds alle bonnetjes uit je tas moeten opzoeken.
Gebruik de app vooral voor het directe werk: goedkeuren, fotograferen, snel checken. Voor de zwaardere administratieve taken — btw-aangifte, rapportages instellen, gebruikersbeheer — werk je toch prettiger op de desktopversie met een groter scherm.
Een praktisch gebruik dat bij bedrijven met personeel vaak terugkomt: leidinggevenden keuren via de app declaraties en inkoopfacturen goed vanaf hun telefoon, zonder dat ze daarvoor achter een laptop hoeven te gaan zitten. Dat scheelt in de praktijk dagen doorlooptijd bij bedrijven waar goedkeuring anders bleef liggen tot iemand toevallig weer achter zijn bureau zat.
Veelgemaakte fouten bij het starten met Exact Online
De authenticator instellen op een gedeeld of tijdelijk toestel. Dat levert vrijwel zeker problemen op zodra dat toestel wordt vervangen. Stel 2FA in op een persoonlijk toestel en noteer de herstelprocedure.
Het verkeerde pakket kiezen op basis van prijs alleen. Essentials is goedkoop, maar met één gebruiker en 25 facturen per maand ben je er sneller doorheen dan verwacht. Reken je daadwerkelijke gebruikers en factuurvolume vooraf uit.
Peppol pas activeren als een klant erom vraagt. Dan zit je onder tijdsdruk terwijl de registratie en verificatie een paar dagen kan duren. Activeer het ruim voordat het verplicht of noodzakelijk wordt.
De accountant pas uitnodigen bij de jaarafsluiting. Net als bij andere pakketten geldt: vroeg uitnodigen bespaart uitzoekwerk achteraf.
Afletteren laten opstapelen. Een paar weken niet afletteren betekent dat je bij het inhalen door tientallen transacties heen moet, in plaats van steeds een paar.
Geen tweede beheerder instellen. Is de enige beheerder onbereikbaar of buitengesloten door een 2FA-probleem, dan staat de hele administratie stil totdat dat is opgelost. Regel altijd een tweede persoon met beheerrechten.
Twijfel je of Exact Online eigenlijk wel het juiste pakket is voor je situatie? Bekijk dan ons overzicht van Exact Online alternatieven — soms past een eenvoudiger of goedkoper pakket beter bij waar je nu staat.
Conclusie: regel de basis met hulp, maar snap zelf wat er gebeurt
Exact Online instellen is geen weekendklusje zoals bij Moneybird of e-Boekhouden — reken op een dagdeel met begeleiding van een Exact-partner of accountant, en op enkele uren extra als je het zelf uitzoekt. De prijs (vanaf €49/maand) en de complexiteit rechtvaardigen zich pas echt zodra je meerdere gebruikers, meerdere administraties of geavanceerde rapportages nodig hebt.
Ons directe advies: stel de authenticator en de bankkoppeling als allereerste in, nog vóór je met factureren begint. Regel Peppol zodra je zakelijke klanten hebt die er baat bij hebben, niet pas op het laatste moment. En nodig je accountant uit bij de start, niet bij de jaarafsluiting — dat is precies het verschil tussen een soepel lopende administratie en een stapel uitzoekwerk in december.
Overweeg je juist om van Exact Online af te stappen naar iets eenvoudigers? Lees dan onze gids over Exact Online naar Moneybird migreren — daarin lopen we ook door hoe je openstaande facturen en saldi meeneemt, iets waar je bij elke overstap tussen boekhoudpakketten rekening mee moet houden. Ben je juist op zoek naar een eenvoudiger startpunt in plaats van meteen voor Exact te kiezen, bekijk dan onze handleiding starten met Moneybird. Twijfel je nog tussen Exact Online en een ander uitgebreid pakket, dan is de categoriepagina boekhouding een goed startpunt om alle opties naast elkaar te zien.