Starten met Moneybird: Complete Handleiding (2026)

Welk pakket je na de proefperiode nodig hebt, hangt vooral af van je aantal banktransacties per maand en van de vraag of je je eigen bank wilt koppelen. In de kostentabel hieronder staan de vier pakketten met maand- en jaarprijs, het jaarbedrag en de limieten naast elkaar, nagerekend op 5 november 2026. Wil je Moneybird naast andere boekhoudpakketten leggen, reken dan je eigen bedrag uit met de rekenhulp boekhoudkosten of gebruik de keuzehulp boekhoudsoftware.

In onze Moneybird review staat of het pakket bij je past. Deze handleiding gaat over de inrichting zelf, in de volgorde waarin je de stappen doorloopt. Alle pakketten naast andere boekhoudprogramma’s zie je in het overzicht van 16 boekhoudpakketten.

Wat kost Moneybird per pakket?

Bron: moneybird.nl/prijzen en het helpcenter-artikel over de pakketten, gecontroleerd 5 november 2026. Jaarbedrag = maandprijs bij jaarbetaling × 12; voordeel = (maandprijs bij maandbetaling − maandprijs bij jaarbetaling) × 12. De prijspagina vermeldt niet of de pakketprijzen in- of exclusief btw zijn.

Wat de tabel niet laat zien:

• Geen gratis pakket. Na de proefperiode van 60 dagen (op Compleet, zonder limieten) kies je een betaald pakket. Met een vertel-een-vriend-code duurt de proefperiode 120 dagen. Kies je geen pakket, dan kun je de administratie niet meer inzien en verwijdert Moneybird hem na meerdere e-mails.
• Compact is beperkt tot 1 verkoopfactuur en 3 inkomende documenten per maand, en je kunt er geen btw-aangifte mee versturen. Moneybird bedoelt Compact voor wie weinig boekt of een administratie wil bewaren. Vanaf Start zijn verkoopfacturen en inkomende documenten onbeperkt.
• De limieten gelden per maand, ook bij een jaarabonnement. Banktransacties die je in een maand niet gebruikt, vervallen; je spaart ze niet op.
• Upgraden gaat direct in, een kleiner pakket pas na de periode die je al betaald hebt.
• Het verschil tussen Start en Groei is €14 per maand bij jaarbetaling en €17 per maand bij maandbetaling.

Een uitgebreider overzicht van de tarieven en bijkomende kosten staat in Moneybird prijzen 2026.

Voor je begint: deze gegevens heb je nodig

Leg deze zaken klaar voordat je een account aanmaakt:

• KVK-nummer. Om btw-aangifte vanuit Moneybird te doen, moet je bedrijf in Nederland gevestigd zijn, bij de KVK ingeschreven staan en in Moneybird geverifieerd zijn.
• IBAN van je zakelijke rekening.
• Btw-identificatienummer (btw-id) en omzetbelastingnummer (ob-nummer). Het btw-id zet je op je facturen, het ob-nummer gebruik je in contact met de Belastingdienst. Als zzp’er heb je twee verschillende nummers: in het ob-nummer zit je burgerservicenummer, in het btw-id niet. Beide vind je in Mijn Belastingdienst Zakelijk onder ‘Btw’ (belastingdienst.nl, gecontroleerd 5 november 2026).
• Bedrijfsadres en contactgegevens.
• Logo en huisstijlkleuren, als je die hebt. Je kunt ze ook later toevoegen.
• Een lijst met je vaste producten of diensten, zodat je ze bij de eerste factuur niet hoeft te typen.

Ontbreekt er iets, dan kun je het account toch aanmaken en later aanvullen. Voor de verificatie van je bedrijf kies je tussen de Moneybird-app met je identiteitsbewijs (volgens Moneybird 5 à 10 minuten) of een brief naar je KVK-adres (2 à 4 dagen). Regel dat ruim voor je eerste aangiftedeadline.

Stap 1: account aanmaken en pakket kiezen

Je registreert je op moneybird.nl en werkt daarna 60 dagen op Compleet. Zo kun je alle functies uitproberen voordat je een pakket kiest.

Het aantal banktransacties bepaalt grotendeels welk pakket past. Moneybird telt een transactie op het moment dat je een betaling koppelt aan een factuur, inkoopfactuur of categorie. Dat zijn dus niet alleen de betalingen van je klanten, maar ook je vaste lasten, losse bonnen, de betaling van de btw en overboekingen naar je privérekening. Moneybird rekent zelf voor dat een freelancer met 3 facturen per maand al snel op zo’n 15 transacties zit, raadt het pakket met 50 transacties aan als je structureel boven de 20 uitkomt en noemt Compleet interessant bij heel veel transacties, zoals bij een webshop (moneybird.nl/prijzen, veelgestelde vragen, 5 november 2026).

Tel dus je facturen, bonnen, abonnementen en belastingbetalingen van een gewone maand bij elkaar op. Kom je rond de 20 uit, dan zit je met Start krap; een upgrade gaat direct in. Twijfel je nog over het pakket zelf, lees dan Moneybird kosten 2026.

Start met Moneybird →

Stap 2: bedrijfsgegevens en btw instellen

Vul in de instellingen je bedrijfsgegevens in: bedrijfsnaam zoals bij de KVK geregistreerd, adres, KVK-nummer en btw-id. Moneybird stuurt bij de btw-aangifte je btw-nummer en de aangifteperiode mee; mislukt het versturen, dan is het eerste advies van Moneybird om je bedrijfsgegevens te controleren. Een fout in je bedrijfsgegevens kan er dus voor zorgen dat het versturen van je aangifte mislukt.

Stel daarna je aangiftetijdvak in via Instellingen > Boekhouding > Aangiftetijdvak: per maand, per kwartaal of per jaar. Meestal doe je de btw-aangifte per kwartaal (belastingdienst.nl). Weet je niet welk tijdvak voor jou geldt, vraag het dan na bij de Belastingdienst of je boekhouder voordat je je eerste aangifte doet.

Stap 3: bank koppelen (en wat het kost)

Moneybird kent twee manieren om je banktransacties automatisch binnen te krijgen.

1. De Moneybird Betaalrekening. Dit is een zakelijke rekening van Moneybird zelf, als add-on bij elk pakket. Transacties staan realtime in je administratie, zonder aparte koppeling. De rekening is de eerste 12 maanden gratis, daarna kost hij €7 per maand excl. btw voor 5 Nederlandse IBAN’s (ook bij een jaarabonnement maandelijks gefactureerd). Per inkomende of uitgaande transactie naar een externe rekening betaal je €0,15 excl. btw; overboekingen tussen je eigen Moneybird-rekeningen zijn gratis. Een fysieke betaalpas kost eenmalig €4 (moneybird.nl helpcenter, Kosten Moneybird Betaalrekening, gecontroleerd 5 november 2026).

2. Je eigen bank koppelen via Ponto. Ponto, onderdeel van de Belgische Isabel Group, verzorgt voor Moneybird de koppeling met externe banken. Die koppeling kan alleen in Groei (5 rekeningen) en Compleet (onbeperkt) en zit in de pakketprijs. In Compact en Start lees je transacties van een externe bank handmatig in, bijvoorbeeld met een MT940- of CAMT.053-bestand van je bank. Alleen een zakelijke rekening kun je koppelen, geen privérekening.

Zo koppel je via Ponto:

1. Ga naar Instellingen > Bank > Rekeningen en klik op Toevoegen.
2. Kies Koppel een andere bank en daarna Koppel een bestaande rekening; Moneybird leidt je door de stappen bij Ponto en je bank.
3. Geef tijdens het koppelen aan dat je oude transacties wilt ophalen. Dat kan tot zes maanden terug; oudere transacties upload je als MT940- of CAMT.053-bestand.

Daarna geeft Ponto je transacties vier keer per dag door. Betalingen vanuit Moneybird starten via de bankkoppeling kost wel extra: €1 per rekening per maand en €0,03 per uitgevoerde betaling, excl. btw (moneybird.nl helpcenter, Bankkoppeling via Ponto, gecontroleerd 5 november 2026).

Wil je je huidige bank houden en niet handmatig importeren, dan betekent dit minstens Groei: €14 per maand meer dan Start bij jaarbetaling. Bij e-Boekhouden zit een automatische bankkoppeling in alle drie de pakketten, ook in het ZZP-pakket (e-boekhouden.nl/prijzen, gecontroleerd 5 november 2026). Wil je binnen Moneybird op Start blijven, dan is de Betaalrekening de route waarmee je transacties toch automatisch binnenkomen.

Na het koppelen worden binnenkomende betalingen aan je openstaande facturen gematcht, zodat je ziet welke klanten nog niet betaald hebben.

Stap 4: huisstijl instellen en je eerste factuur maken

Stel eerst je huisstijl in: logo, kleuren en lettertype, of upload je eigen briefpapier. Dat kan in alle vier de pakketten. Elke nieuwe factuur gebruikt daarna die opmaak.

Voor de factuur zelf:

1. Leg je klant vast met naam, adres en, als dat van toepassing is, het btw-nummer van de klant.
2. Voeg je producten of diensten toe, zodat je ze bij volgende facturen kunt hergebruiken.
3. Maak de factuur aan en verstuur hem per e-mail vanuit Moneybird. Moneybird zet het juiste factuurnummer erop, in de juiste volgorde.
4. Zet automatische herinneringen aan voor facturen die openstaan (in alle pakketten).

Wil je dat klanten direct online betalen, dan kun je online betaalmethoden toevoegen; iDEAL kost via Moneybird €0,29 per transactie. Werk je met offertes, dan laat je de klant online tekenen en zet je de getekende offerte met één klik om in een factuur. Periodieke facturen, bijvoorbeeld voor een vast maandbedrag, kun je vanaf Start maken; in Compact niet (moneybird.nl, functies en prijzen, gecontroleerd 5 november 2026).

Stap 5: bonnetjes en inkoopfacturen verwerken

Installeer de Moneybird-app. Je maakt een foto van een bon, Moneybird leest leverancier, bedrag en btw-tarief uit, en jij controleert dat voordat je opslaat. Inkoopfacturen kun je ook uploaden, doorsturen naar het e-mailadres van je administratie of via Peppol ontvangen. In Compact verwerk je 3 inkomende documenten per maand, vanaf Start onbeperkt.

Verwerk bonnen kort na de aankoop. Moneybird berekent de btw op basis van de inkoop- en verkoopfacturen die in je administratie staan; een bon die je niet verwerkt, telt dus ook niet mee als btw die je kunt aftrekken.

Stap 6: btw-aangifte doen met Moneybird

Elektronische btw-aangifte vanuit Moneybird kan vanaf Start, of tijdens de proefperiode. Met Compact dien je de aangifte zelf in bij de Belastingdienst en leg je hem daarna in Moneybird vast. Zo werkt het:

1. Zorg dat alle facturen en bonnen van de periode verwerkt zijn.
2. Start de aangifte via Btw-aangiftes > Nieuwe btw-aangifte. Dat kan vanaf de eerste dag van je aangiftemaand, niet eerder.
3. Controleer de bedragen. Moneybird laat in deze stap zien wat er nog openstaat in je administratie; die meldingen blokkeren de aangifte niet.
4. Kies Verzenden via Moneybird, vink de bevestiging aan en verstuur. De aangifte gaat dan rechtstreeks naar de Belastingdienst.
5. Betaal de btw zelf vóór de uiterste betaaldatum. Moneybird en de Belastingdienst sturen daar geen herinnering voor. Met de Moneybird Betaalrekening kun je vanuit Moneybird betalen.

Indienen via de mobiele app kan niet. Moet je iets herstellen, dan kun je vanuit Moneybird een suppletie indienen, en ook de ICP-aangifte kun je vanuit Moneybird doen (moneybird.nl helpcenter, De btw-aangifte indienen, gecontroleerd 5 november 2026). Twijfel je over een btw-tarief of je aangiftetijdvak, dan is dat een fiscale vraag voor de Belastingdienst of je boekhouder.

Boekhouder, collega’s, koppelingen en API

• Boekhouder uitnodigen. Een boekhouder of accountant met de rol ‘Boekhouder’ kun je in elk pakket uitnodigen, en die telt niet mee voor het gebruikerslimiet. Voor collega’s geldt wel een limiet: 1 gebruiker in Compact en Start, maximaal 5 in Groei, onbeperkt in Compleet. Je nodigt iemand uit via Instellingen > Beheer > Gebruikers; een uitnodiging die niet binnen 60 dagen geaccepteerd is, verloopt.
• Webshopkoppelingen. Moneybird koppelt met webshops via externe partijen. Voor Shopify noemt Moneybird Combidesk en Webwinkelfacturen.nl, voor WooCommerce Combidesk, ExtensionTree, Tussendoor en Webwinkelfacturen.nl, en voor Bol.com Webwinkelfacturen.nl (moneybird.nl, koppelingen webshops, gecontroleerd 5 november 2026). Koppelingen stel je in via Instellingen > Koppelingen > Beschikbare koppelingen.
• API. Alle pakketten hebben toegang tot de API, waarmee een ontwikkelaar zelf een koppeling bouwt.
• De app onderweg. Naast bonnen scannen houd je in de app uren bij en verstuur je offertes en facturen; betalingen vanaf de Betaalrekening bevestig je in de app.

Overstappen vanuit Excel of een ander pakket

Kom je van Excel of van een ander pakket, bijvoorbeeld e-Boekhouden of Snelstart? Je oude boekhouding in één keer importeren kan niet. Moneybird geeft twee routes:

• Beginbalans. Je zet de stand van je boekhouding op de startdatum in één memoriaalboeking. Openstaande verkoopfacturen boek je als totaalbedrag op de categorie ‘Debiteuren’, openstaande inkoopfacturen op ‘Crediteuren’. Losse klanten en leveranciers zie je dan niet in Moneybird terug (ze staan onder ‘Onbekend contact’), dus houd daar zelf een lijstje van bij.
• Met terugwerkende kracht invoeren. Kies dit als je ook over een periode vóór je start btw-aangifte vanuit Moneybird wilt doen. Je voegt oude facturen toe als externe facturen, uploadt inkoopfacturen en bonnen, en leest oude banktransacties in met een MT940- of CAMT.053-bestand.

Meer over de verschillen tussen beide pakketten lees je in Moneybird vs e-Boekhouden.

Valkuilen bij het inrichten van Moneybird

Compact kiezen voor een actieve administratie. Met 1 verkoopfactuur, 3 inkomende documenten en 5 banktransacties per maand, en zonder btw-aangifte vanuit Moneybird, past Compact bij een administratie waar weinig gebeurt. Factureer je elke maand meerdere klanten, dan heb je minstens Start nodig.

Alleen je facturen tellen. Ook vaste lasten, bonnen, de btw-betaling en overboekingen naar privé zijn banktransacties die je koppelt. Wie alleen zijn verkoopfacturen telt, zit eerder aan de limiet dan verwacht.

Ervan uitgaan dat Start je bank koppelt. Een externe rekening koppelen kan pas vanaf Groei. Op Start verwerk je transacties via de Moneybird Betaalrekening of met een handmatige import.

De verificatie van je bedrijf laten liggen. Zonder verificatie kun je de btw-aangifte niet via Moneybird versturen. Via een brief duurt dat 2 à 4 dagen.

De btw-betaling vergeten. Moneybird verstuurt de aangifte, maar betaalt niet automatisch. Er komt ook geen herinnering.

De boekhouder pas bij de jaarafsluiting toegang geven. Een boekhouder uitnodigen kost niets en kan in elk pakket.

Gaat het eerder mis op de keuze van het pakket dan op de inrichting, kijk dan naar de vergelijking van boekhoudsoftware voor zzp’ers.

Welk pakket past bij jouw situatie?

• Kies Compact als je een administratie hebt met nauwelijks activiteit (1 verkoopfactuur per maand) of alleen je administratie wilt bewaren, en je je btw-aangifte zelf bij de Belastingdienst indient.
• Kies Start als je als zzp’er of starter zelf btw-aangifte doet, tot zo’n 20 banktransacties per maand hebt en alleen werkt. Wil je dan toch automatisch transacties binnenkrijgen, dan kan dat met de Moneybird Betaalrekening.
• Kies Groei als je je bestaande zakelijke rekening via Ponto wilt koppelen, tot 50 transacties per maand hebt of met maximaal 5 gebruikers werkt.
• Kies Compleet als je meer dan 50 transacties per maand hebt (bijvoorbeeld bij een webshop), meer dan 5 rekeningen wilt koppelen of meer dan 5 gebruikers nodig hebt.

Stel in elk geval de bankroute en je btw-instellingen in voordat je je eerste factuur verstuurt. Twijfel je nog tussen Moneybird en een alternatief, lees dan de volledige Moneybird review, Moneybird vs e-Boekhouden of Moneybird vs Jortt, of bekijk de Moneybird alternatieven. Het hele aanbod staat op de categoriepagina boekhouding.

Start met Moneybird →