Wat is een grootboekrekening?
Een grootboekrekening is een onderdeel van je boekhouding. Hierop boek je inkomsten of uitgaven van een bepaalde soort, bijvoorbeeld je omzet. Met verschillende rekeningnummers deel je je administratie overzichtelijk in. Zo omschrijft KVK het.
Het geheel van al je grootboekrekeningen heet je rekeningschema of grootboekrekeningschema. Het grootboek zelf hoort volgens de Belastingdienst bij de basisgegevens van je administratie.
Hoe werkt een grootboekrekening?
Elke boeking in je administratie komt op een of meer grootboekrekeningen terecht. Een verkoopfactuur boek je bijvoorbeeld op een omzetrekening. Een betaling op een rekening voor je bank.
KVK geeft een voorbeeld voor wie internationaal zaken doet. Gebruik aparte grootboekrekeningen voor omzet in Nederland, in de EU en buiten de EU:
- 8000 Omzet Nederland
- 8100 Omzet EU
- 8200 Omzet buiten EU
Zo zie je snel waar je geld verdient. Ook voor de Belastingdienst moet dit bij een controle duidelijk zijn, schrijft KVK.
Je kunt je rekeningschema zelf opzetten of een standaard gebruiken. Een Nederlandse standaard daarvoor is het Referentie GrootboekSchema (RGS). RGS geeft elke rekening een vaste referentiecode. Daardoor kunnen administraties van verschillende bedrijven en pakketten met elkaar worden uitgewisseld.
Moet ik er iets mee?
Ja, als je een administratie bijhoudt. Je bent verplicht je administratie te bewaren. Voor de basisgegevens, waaronder het grootboek, geldt een fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Bij een controle moet de Belastingdienst je boekingen kunnen volgen. Een duidelijke indeling in grootboekrekeningen helpt daarbij.
Je boekhouder of softwareleverancier kan je helpen bij het inrichten van je grootboekrekeningen.
Welke software helpt?
Hoe je in een pakket boekingen op grootboekrekeningen maakt, zie je in onze handleiding boekingen in e-Boekhouden. Stap je over naar een ander pakket en moet je rekeningschema mee? Lees dan boekhoudprogramma migratie: data overzetten. Een vergelijking van pakketten staat in beste boekhoudprogramma.
Verwante begrippen
- RGS: de standaardcodes voor grootboekrekeningen.
- Auditfile (XAF): de export waarin je grootboek wordt overgedragen.
- MT940 en CAMT.053: bankafschriften waarvan de regels op grootboekrekeningen worden geboekt.
Bronnen: KVK (Je administratie op orde bij internationaal zakendoen), Belastingdienst (Hoelang moet u gegevens bewaren, opgeslagen 6 oktober 2026), Logius en Referentie GrootboekSchema (RGS), feitenbestand bewaarplicht. Geraadpleegd op 20 oktober 2026.