Betaalachterstanden verminderen: termijn, schema en software

Wat een factuur die te laat wordt betaald je oplevert aan incassokosten en rente, staat in het rekenvoorbeeld hieronder. Welke boekhoudpakketten herinneringen, een betaallink en incasso regelen, zie je in de tabel per pakket. Voor je eigen aantal facturen rekent de rekenhulp boekhoudsoftware de maand- en jaarkosten per pakket uit.

Een betaalachterstand ontstaat zodra een klant na de afgesproken vervaldatum nog niet heeft betaald. Je verkleint die kans vooral vóór en direct na het versturen van de factuur: met een duidelijke termijn, een complete factuur, een betaalmogelijkheid in één klik en een vast moment voor de herinnering. Pas daarna komen aanmaning, incassokosten en rente.

De regels in dit artikel komen van KVK, Ondernemersplein, Rijksoverheid en het Burgerlijk Wetboek, de functies en prijzen van de prijspagina’s van de leveranciers, allemaal gecontroleerd op 12 november 2026. We hebben de pakketten niet zelf in een administratie gebruikt.

Welke betaaltermijn mag je afspreken?

Welke termijn geldt, hangt af van je klant. De regels volgens Ondernemersplein en artikel 6:119a van het Burgerlijk Wetboek:

Een bedrijf telt hier als groot als het op twee opeenvolgende balansdata aan minstens twee van deze drie eisen voldoet: 250 werknemers of meer, een netto-omzet van meer dan €50 miljoen, een balanstotaal van meer dan €25 miljoen. Korter dan 30 dagen mag altijd; veel zzp’ers en kleine bedrijven werken met 14 dagen.

KVK raadt aan de termijn op te nemen in je algemene voorwaarden en op je offerte, in de overeenkomst en op de factuur. Zo weet de klant vooraf wanneer hij moet betalen en voorkom je discussie achteraf. Een offerteprogramma zet die voorwaarden standaard onder elke offerte; zie offertesoftware vergeleken en, voor het moment tussen offerte en opdracht, offertes opvolgen.

Hoe voorkom je een betaalachterstand vóór de opdracht?

KVK noemt drie dingen die je vóór de levering regelt:

1. Controleer je klant. Kijk in het KVK Handelsregister of het bedrijf is ingeschreven, wie namens het bedrijf mag tekenen en of er sprake is van faillissement of uitstel van betaling. Bij consumenten en een groot bedrag kun je vragen of de klant een Eigen Inzage van BKR wil delen.
2. Vraag een aanbetaling. Bij producten mag je een consument verplichten tot maximaal 50 procent vooraf; bij diensten geldt geen wettelijk maximum. Leg de afspraak vast in je voorwaarden.
3. Neem een eigendomsvoorbehoud op als je producten levert. Het product blijft dan van jou tot de klant betaalt, en je kunt het terughalen als hij dat niet doet.

Ondernemersplein noemt daarnaast een kredietverzekering en een bepaling in je voorwaarden dat je niet meer levert zolang een factuur openstaat.

Hoe zorg je dat de factuur snel wordt betaald?

Ondernemersplein deelt het traject van bestelling tot betaling (order to cash) op in drie fasen: offerte en contract, facturen maken en versturen, en debiteurenbeheer en incasso. Hieronder staat wat KVK voor die middelste fase adviseert.

• Factureer direct. KVK adviseert de factuur bij voorkeur meteen na levering te sturen, en uiterlijk op de vijftiende van de maand na de maand van levering. Lever je op 20 oktober, dan is 15 november de laatste dag.
• Maak de factuur compleet. Volgens KVK kan een fout op de factuur tot vertraging leiden. Zet er ook de gegevens op die je klant nodig heeft om te betalen, zoals een inkoopordernummer als de klant daarmee werkt. Vraag dat bij een nieuwe klant na.
• Maak betalen makkelijk. KVK noemt een betaalverzoek via je bankapp of een e-factuur, en raadt aan te vragen welke betaalmethode je klant het liefst gebruikt. Een korting of extra product voor snelle betalers kan ook.
• Factureer vaste bedragen automatisch. Werk je met abonnementen of vaste maandbedragen, stel dan terugkerende facturen in, zodat er geen maand tussendoor glipt.

Wanneer stuur je een herinnering en wanneer een aanmaning?

Het stappenplan van Ondernemersplein begint met persoonlijk contact: bel de klant, vraag of de levering naar wens was en of de factuur klopt, en maak aantekeningen. Daarna volgt de schriftelijke route. Met een termijn van 14 dagen ziet een vast schema er bijvoorbeeld zo uit:

De dagen zijn een voorbeeld; de stappen en de 14 dagen in de aanmaning komen van Ondernemersplein. Werk je met 30 dagen, schuif dan alles 16 dagen op. Voorbeeldteksten voor een eerste herinnering en een vervolgherinnering vind je in deze uitleg over een betalingsherinnering schrijven.

Twee dingen verschillen per klant:

• Consument: je moet eerst een kosteloze aanmaning sturen voordat je incassokosten mag rekenen. Die geeft 14 dagen, gerekend vanaf de dag na de aanmaning, en noemt de gevolgen van niet betalen, waaronder de hoogte van de incassokosten (BW 6:96 lid 6). Een betalingsherinnering die zo is opgesteld, telt als die aanmaning.
• Bedrijf: een kosteloze aanmaning is niet verplicht. Je kunt de incassoprocedure uit je algemene voorwaarden volgen. Stuur de aanmaning per post en mail en bewaar kopieën; aangetekend met ontvangstbevestiging geeft bewijs als de klant zegt dat hij niets heeft ontvangen.

Vraagt een klant uitstel, onderzoek dan eerst of een week extra genoeg is. Spreek anders een betalingsregeling af, zet die op papier en leg vast dat de regeling stopt als een termijn niet op tijd binnenkomt.

Wat mag je rekenen als een klant te laat betaalt?

Betaalt je klant niet op tijd, dan mag je incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen.

Incassokosten. De wettelijke staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten is 15% over de eerste €2.500 van de hoofdsom, 10% over de volgende €2.500, 5% over de volgende €5.000, 1% over de volgende €190.000 en 0,5% over het meerdere, met een minimum van €40 en een maximum van €6.775. Bij een consument kun je daar niet ten nadele van de klant van afwijken. Met een bedrijf mag je in een contract iets anders afspreken; zonder contract geldt de wettelijke regeling (Ondernemersplein). Bij een zakelijke klant is het minimum van €40 al verschuldigd vanaf de dag na de vervaldatum, zonder aanmaning (BW 6:96 lid 4). Die €40 is de ondergrens van de incassokosten, geen bedrag dat er nog bovenop komt.

Wettelijke rente. Bij facturen aan bedrijven en overheden geldt de wettelijke rente voor handelstransacties: 10,4% per jaar sinds 1 juli 2026. Bij consumenten is dat 4% sinds 1 januari 2026. Bij een handelsovereenkomst loopt de rente vanaf de dag na de afgesproken vervaldatum tot en met de dag van betaling; is er niets afgesproken, dan vanaf 30 dagen na ontvangst van de factuur (BW 6:119a). Laat je klant weten dat je rente rekent, bijvoorbeeld op de factuur of in de herinnering.

Zo ziet dat eruit bij een zakelijke factuur (eigen berekening met de staffel en 10,4%, rente enkelvoudig over 30 en 90 dagen na de vervaldatum):

De rente is klein ten opzichte van de incassokosten; het echte verlies zit in het geld dat je zelf niet kunt gebruiken voor inkoop, salarissen en btw. Vorderingen die uiteindelijk niet betaald worden, kosten je bovendien de btw die je al hebt afgedragen; die kun je bij de Belastingdienst terugvragen (Ondernemersplein). Wat incassosoftware en een incassopartij kosten, staat bij incassosoftware: prijzen en wettelijke regels.

Welke boekhoudpakketten sturen herinneringen voor je?

Dit noemen de prijs- en functiepagina’s van zes boekhoudpakketten over herinneringen, betaallink en incasso (gecontroleerd op 12 november 2026):

Let bij een automatische herinneringsreeks op twee dingen. Zet de reeks stil voor een klant die een factuur betwist of een regeling heeft afgesproken. En bepaal vooraf na welke herinnering de aanmaning volgt, zodat de software niet eindeloos vriendelijk blijft mailen.

Meer pakketten met herinneringen en betaallinks vergelijken we in facturatieprogramma’s voor het mkb en, voor zzp’ers, in factuursoftware voor zzp. Specialistische tools voor grote debiteurenlijsten staan bij debiteurenbeheersoftware.

Welke aanpak past bij jouw bedrijf?

Kiezen tussen pakketten? Per situatie:

• Kies e-Boekhouden ZZP Pakket als je herinneringen, iDEAL-betalen en automatische incasso in één goedkoop pakket wilt. Nieuwe klanten krijgen volgens e-Boekhouden als starter gratis toegang tot 15 maanden na hun KVK-inschrijving, of 12 maanden 50% korting als ze al ondernemen.
• Kies Informer als je een betaallink of QR-code van je bank op elke factuur wilt en herinneringen in elk pakket.
• Kies Shine Plus (€20 per maand bij jaarbetaling, excl. btw) als herinneringen automatisch moeten uitgaan en je ook terugkerende facturen nodig hebt.
• Kies DigiBoox Compleet als je herinneringen en aanmaningen met een iDEAL | Wero-betaallink wilt en geen grens wilt tegenkomen: de prijspagina noemt geen limiet op facturen, klanten of transacties.
• Kies MoneyMonk Basis bij een omzet tot €20.000 per jaar en hooguit 20 banktransacties per maand.
• Kies AFAS SB als je meerdere administraties voert (5 inbegrepen), met twee gebruikers werkt of debiteuren automatisch wilt laten incasseren.

Wat elk pakket per jaar kost, staat in de jaarkostentabel bovenaan en, voor alle pakketten, in boekhoudprogramma: kosten per jaar.

Bekijk de pakketten van e-Boekhouden →

Hoe meet je of je betaalachterstanden dalen?

Twee cijfers zijn genoeg, en de meeste boekhoudpakketten maken het overzicht met openstaande posten voor je.

Gemiddelde betaalduur (DSO, days sales outstanding). Deel je openstaande debiteuren door je omzet in een periode en vermenigvuldig met het aantal dagen van die periode. Een rekenvoorbeeld: je hebt €12.000 openstaan en factureerde de afgelopen 30 dagen €20.000. Dan is je DSO 12.000 ÷ 20.000 × 30 = 18 dagen. Bij een termijn van 14 dagen ligt dat 4 dagen boven je termijn.

Ouderdom van je openstaande posten. Zet je openstaande facturen in vakken: nog niet vervallen, 1 tot 30 dagen over de vervaldatum, 31 tot 60, 61 tot 90 en meer dan 90 dagen. Kijk elke maand welke facturen naar een ouder vak schuiven en pak die als eerste op. Houd ook de verjaring in de gaten: een factuur aan een bedrijf verjaart 5 jaar na afloop van de betalingstermijn, aan een consument na 2 jaar (bij diensten en reizen 5 jaar). Een herinnering vóór die datum laat de termijn opnieuw beginnen (Ondernemersplein).

Leg beide cijfers vast voordat je iets verandert, en bekijk ze daarna elke maand. Daalt je DSO niet, kijk dan eerst naar de factuur zelf en het moment van je eerste herinnering.

Wanneer schakel je een incassobureau of deurwaarder in?

Als de aanmaning en een eventuele regeling niets opleveren. Ondernemersplein zet de verschillen op een rij: een incassobureau stuurt namens jou brieven maar mag niet dwingen; een deurwaarder kan een gerechtelijke procedure starten en, meestal na een vonnis, beslag leggen; een incasso-advocaat kan aanmanen, dagvaarden en een faillissement aanvragen. Bij een klant in het buitenland kun je een incassobureau inschakelen dat het land kent, of een Europese betalingsbevelprocedure starten.

Heb je goederen geleverd, dan heb je nog drie middelen: een eigendomsvoorbehoud, het recht van reclame en verrekening, als je zelf ook facturen aan die klant moet betalen. Hoe incassosoftware en een incassopartij aan je boekhouding koppelen, lees je bij incassosoftware.

Bronnen

• KVK: Hoe laat je je klant op tijd betalen?
• Ondernemersplein: Betalingstermijnen, incassokosten en wettelijke rente
• Ondernemersplein: Stappenplan klant betaalt factuur niet
• Ondernemersplein: Stappenplan uw order to cash proces verbeteren
• Rijksoverheid: Hoe hoog is de wettelijke rente?
• Burgerlijk Wetboek Boek 6, artikelen 96, 119 en 119a
• Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten
• Prijspagina’s van e-Boekhouden, Informer, Shine, DigiBoox, MoneyMonk en AFAS SB, en de factuurpagina van MoneyMonk, gecontroleerd op 12 november 2026