Incassosoftware: prijzen, koppelingen en wettelijke regels voor het mkb

Wat je per jaar kwijt bent, zie je in de kostentabel hieronder; de pakketten staan naast elkaar in de vergelijkingstabel. Wil je eerst weten welk boekhoudpakket bij je past, gebruik dan de keuzehulp boekhouding of de rekenhulp voor boekhoudkosten.

Incassosoftware sluit aan op je boekhouding: het boekhoudpakket maakt de factuur, de incassotool volgt hem op tot hij betaald is. Voor het complete overzicht van boekhoudpakketten zie boekhoudprogramma’s vergeleken.

Waarom kosten te late betalingen geld?

Een rekenvoorbeeld: heb je 10 openstaande facturen van gemiddeld €2.500 die elk 30 dagen te laat betaald worden, dan staat er €25.000 langer uit dan gepland. Dat geld kun je in die tijd niet gebruiken voor salarissen, leveranciers of investeringen.

Ook het opvolgen zelf kost tijd. Stel dat iemand 4 tot 8 uur per week bezig is met herinneringen sturen en betalingen controleren, tegen een uurloon van €30 tot €40. Dat is 52 weken × 4 uur × €30 = €6.240 tot 52 × 8 × €40 = €16.640 per jaar.

Incassosoftware neemt het terugkerende deel van dat werk over:

• Geen vergeten herinneringen: elke vervallen factuur krijgt automatisch een vervolgstap.
• Minder handwerk: herinneringen, aanmaningen en betaallinks gaan volgens een vast schema de deur uit.
• Overzicht: je ziet per klant wat openstaat en hoe lang al.

Hoe goed je debiteurenbeheer is ingericht, bepaalt hoe vaak je de laatste stappen (incassobureau, deurwaarder) nodig hebt.

Hoe werkt incassosoftware?

Je stelt eenmalig een opvolgschema in. Een voorbeeld, te rekenen vanaf de vervaldatum:

1. Dag 1: vriendelijke herinnering per e-mail, met betaallink.
2. Dag 7: tweede herinnering.
3. Dag 14: aanmaning met de wettelijke incassokosten en rente die je gaat rekenen.
4. Dag 30: overdracht aan een incassobureau of deurwaarder als er nog niet betaald is.

De software past dat schema toe op alle openstaande facturen en meldt betalingen terug aan je boekhouding. Bij een consument moet de aanmaning met kosten een betaaltermijn van 14 dagen geven voordat je incassokosten mag rekenen (zie wettelijke regels).

Wat kost incassosoftware?

Eigen jaarsom op basis van de gepubliceerde maandprijzen (gecontroleerd op 8 november 2026):

Bij Payt zijn ongelimiteerde gebruikers, automatische herinneringen en rapportages bij elk pakket inbegrepen, iDEAL-betalingen kosten €0,35 per transactie en de abonnementen zijn maandelijks opzegbaar. Het pakket tot 30 facturen heeft geen opvolgingen via SmartCollect; tot 75 facturen zijn dat er 2, tot 250 facturen 5.

Welke incassosoftware past bij jouw situatie?

• Zzp of weinig facturen: gebruik de herinneringen in je boekhoudpakket. Moneybird heeft automatische herinneringen en SEPA-incasso in elk pakket; zie de Moneybird review en boekhoudsoftware voor zzp.
• Je werkt al met Exact Online: automatisch debiteurenbeheer zit in Plus. Meer in de Exact Online review.
• Veel facturen of veel te late betalers: Payt, met een staffel op aantal facturen per maand.
• Je wilt kredietrisico en kredietverzekering erbij: CreditDevice.

Payt

Payt is Nederlandse software voor debiteurenbeheer die elke factuur automatisch opvolgt en klanten verschillende betaalmethoden biedt. Payt meldt meer dan 17.000 gebruikers en zegt dat facturen 30 tot 50% sneller betaald worden; dat is een claim van Payt zelf, geen onafhankelijke meting.

Functies volgens Payt: geautomatiseerde opvolging, dialoog met de klant via een factuurportaal, een slimme betalingsregeling, een check op kredietwaardigheid, elektronisch factureren, notities en takenlijsten, vroegsignalering, een Post API en afletteren. Met één druk op de knop draag je een dossier over aan een deurwaarder.

Koppelingen: Payt noemt onder meer e-Boekhouden.nl, Exact Online, Exact Globe, Twinfield, AFAS, Snelstart, Moneybird, Yuki, Visma eAccounting, Xero, SAP Cloud ERP en Oracle NetSuite. Gebruik je e-Boekhouden (review) of Moneybird (review) en stuur je weinig facturen, kijk dan eerst wat je boekhoudpakket zelf aan herinneringen biedt; Moneybird heeft automatische herinneringen in elk pakket.

Prijs: €39,95 per maand tot 30 facturen, €69,95 tot 75, €159,95 tot 250; daarboven een offerte. Er zijn aparte zorgtarieven.

Geschikt voor: bedrijven die maandelijks tientallen tot honderden facturen opvolgen.

CreditDevice

CreditDevice bundelt kredietinformatie, debiteurenbeheer en polisbeheer voor de kredietverzekering in één platform. Daarmee kijk je niet alleen naar facturen die al openstaan, maar ook naar het risico van een klant voordat je levert.

Functies volgens CreditDevice: kredietinformatie met een AI-assistent (Scout), debiteurenbeheer met acties per telefoon, sms, e-mail en incasso, aanmaningen met betaallink, een AI-assistent die e-mails van debiteuren classificeert en een conceptantwoord maakt, en PolisManager voor het beheer van je kredietverzekering (limieten).

Prijs: CreditDevice noemt geen prijzen op de website; je vraagt een demo aan.

Geschikt voor: bedrijven met een eigen financiële afdeling die creditmanagement en kredietverzekering samen willen beheren.

Exact Online

Gebruik je Exact Online al voor je boekhouding, dan zit automatisch debiteurenbeheer (met de “debtor agent”) in het pakket Plus van €99 per maand excl. btw. Essentials (€49 per maand excl. btw) heeft die functie niet in de lijst. Je houdt dan alles in één omgeving zonder extra koppeling. Lees ook de Exact Online review.

Geschikt voor: bedrijven die al met Exact Online werken en geen aparte incassotool willen.

Vergelijkingstabel incassosoftware

Prijzen gecontroleerd op 8 november 2026.

Wat zegt de wet over incassokosten, rente en betaaltermijnen?

Wettelijke incassokosten. Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten geeft deze staffel:

• 15% over de eerste €2.500 (minimaal €40)
• 10% over de volgende €2.500
• 5% over de volgende €5.000
• 1% over de volgende €190.000
• 0,5% over het meerdere, met een maximum van €6.775

Bij een zakelijke klant (handelsovereenkomst) is volgens artikel 6:96 lid 4 BW minimaal €40 verschuldigd zonder aanmaning, vanaf de dag na de uiterste betaaldatum. Bij een consument mag je de kosten pas rekenen na een aanmaning die de gevolgen noemt en een betaaltermijn van 14 dagen geeft (artikel 6:96 lid 6 BW).

Betalingstermijnen tussen bedrijven. Is er niets afgesproken, dan is de wettelijke rente verschuldigd vanaf 30 dagen na ontvangst van de factuur (artikel 6:119a BW). Je mag een betaaltermijn van maximaal 60 dagen afspreken; langer alleen als dat uitdrukkelijk in de overeenkomst staat en niet kennelijk onbillijk is voor de schuldeiser. Is de klant een groot bedrijf en de leverancier een mkb-bedrijf, dan geldt maximaal 30 dagen.

Rente bij te late betaling. De wettelijke rente voor handelstransacties is sinds 1 juli 2026 10,4% per jaar; voor niet-handelstransacties (met consumenten) sinds 1 januari 2026 4%.

Privacy. Debiteurgegevens van personen zijn persoonsgegevens en vallen onder de AVG. De fiscale bewaarplicht voor je administratie is 7 jaar.

Hoe kies je incassosoftware?

1. Aantal facturen per maand. Payt rekent per staffel (tot 30, 75 of 250 facturen). Stuur je weinig facturen, kijk dan eerst wat je boekhoudpakket al kan; zie ook facturatiesoftware voor het mkb.

2. Je boekhoudpakket. Controleer of de incassotool koppelt met jouw pakket. Werk je met Exact Online, dan is Plus een optie zonder extra tool.

3. Je risico. Lever je op rekening aan veel nieuwe zakelijke klanten, dan helpt een kredietcheck vooraf. Payt heeft een check op kredietwaardigheid, CreditDevice ook kredietinformatie en polisbeheer.

4. Je budget. Zet de jaarsom uit de kostentabel naast de tijd die je nu kwijt bent aan opvolgen.

Koppeling met je boekhoudsoftware

Let bij de koppeling op:

• Betalingen terug naar de boekhouding: een betaalde factuur moet ook in je boekhouding als betaald staan.
• Factuurstatussen: ‘betaald’, ‘in aanmaning’ en ‘in incasso’ moeten in beide systemen gelijk zijn.
• Incassokosten boeken: controleer hoe de in rekening gebrachte kosten en rente in je administratie terechtkomen.

Snelstart heeft in het pakket inBalans (€€39,50 per maand excl. btw) uitgebreid debiteurenbeheer en staat in de koppelingenlijst van Payt. Meer over het pakket in de Snelstart review.

Stappenplan: incassosoftware invoeren in 5 stappen

Stap 1: Leg je nulmeting vast. Hoeveel facturen staan open, wat is je huidige DSO (Days Sales Outstanding) en hoeveel facturen worden maandelijks te laat betaald?

Stap 2: Kies op basis van je situatie. Aantal facturen, je boekhoudpakket, budget en risico. Vraag bij twee aanbieders een demo of proefperiode aan.

Stap 3: Stel je opvolgschema in. Bijvoorbeeld herinneringen op dag 1, 7 en 14 na de vervaldatum. Vriendelijk bij de eerste herinnering, formeel bij de aanmaning.

Stap 4: Test met een kleine groep klanten. Controleer of herinneringen goed worden verstuurd en betalingen goed in de boekhouding landen.

Stap 5: Kijk maandelijks naar de cijfers. DSO, het aandeel op tijd betaalde facturen en het bedrag in incasso.

Automatische SEPA-incasso of herinneringen?

Bij vaste klanten met terugkerende facturen kun je ook SEPA-incasso gebruiken: je schrijft het bedrag af van de rekening van de klant, in plaats van te wachten op een betaling.

• Voordeel: geen herinneringen nodig voor klanten die een machtiging hebben gegeven.
• Nadeel: de klant moet een machtiging afgeven en kan een incasso laten terugboeken (stornering).

Moneybird heeft SEPA-incasso in elk pakket. Je kunt dan per klant kiezen: incasso voor vaste klanten, herinneringen voor eenmalige facturen.

Welke cijfers houd je bij?

Days Sales Outstanding (DSO): het gemiddelde aantal dagen tussen factuurdatum en betaling. Hoe dichter bij je betaaltermijn, hoe beter.

Ouderdomsanalyse: de verdeling van openstaande facturen over 0-30, 30-60, 60-90 en 90+ dagen. Een groeiend deel in de oudste groep wijst op probleemdebiteuren.

Oninbare vorderingen: het deel van de facturen dat je uiteindelijk afboekt.

Kosten per bedrijfsgrootte

Weinig facturen (zzp en klein mkb)

Middelgroot mkb

Rekenvoorbeeld voor 80 facturen per maand:

• Gemiddelde factuurwaarde: €1.500
• Te laat betaald: 20% (16 facturen, samen €24.000 per maand)
• Gemiddelde vertraging: 18 dagen na de vervaldatum
• Effect: door die vertraging staat er doorlopend circa €24.000 × 18/30 = €14.400 extra uit; bij 5% rente kost dat circa €14.400 × 5% / 12 = €60 per maand

De rentewinst alleen is dus bescheiden. Het verschil zit vooral in de tijd die je bespaart op nabellen en in werkkapitaal dat eerder vrijkomt. Bij 80 facturen per maand val je in de Payt-staffel tot 250 facturen: €159,95 per maand.

Veel facturen en een eigen creditmanagementafdeling

Boven 250 facturen per maand werkt Payt met een offerte op maat. CreditDevice richt zich met kredietinformatie en polisbeheer op bedrijven die ook hun kredietverzekering beheren.

Hoe voorkom je betalingsproblemen?

1. Stuur de factuur direct na levering. Elke dag later factureren is een dag later betaald.

2. Check nieuwe grote klanten vooraf. Bijvoorbeeld met de check op kredietwaardigheid in je incassotool.

3. Zorg dat de factuur klopt. Ontbreekt er iets (KVK-nummer, juist btw-bedrag, ordernummer van de klant), dan heeft de klant een reden om te wachten.

4. Spreek een korte betaaltermijn af. Een termijn van 14 dagen in je voorwaarden versnelt de eerste herinnering.

5. Noem incassokosten en rente in je voorwaarden. Dan weet de klant vooraf wat te laat betalen kost.

Ons advies

Je bent zzp’er of stuurt weinig facturen: gebruik de herinneringen van je boekhoudpakket, zoals Moneybird of Snelstart.

Je werkt al met Exact Online: kijk eerst naar het automatische debiteurenbeheer in Plus.

Je volgt tientallen tot honderden facturen per maand op: Payt, met een prijs per staffel facturen.

Je wilt kredietrisico en kredietverzekering erbij: CreditDevice.

Let op dat je wettelijke incassokosten bij een consument pas mag rekenen na een aanmaning met 14 dagen betaaltermijn.

Probeer Snelstart 30 dagen gratis →

Bronnen

• Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, geraadpleegd 8 november 2026
• Burgerlijk Wetboek Boek 6, artikelen 6:96 en 6:119a, geraadpleegd 6 november 2026
• Rijksoverheid: hoe hoog is de wettelijke rente?, geraadpleegd 26 oktober 2026
• Payt: tarieven (paytsoftware.nl/tarieven), integraties (paytsoftware.nl/integraties), functionaliteiten (paytsoftware.nl/functionaliteiten) en homepage, geraadpleegd 8 november 2026
• CreditDevice: homepage (creditdevice.com), geraadpleegd 8 november 2026
• Exact: boekhouden, features en prijzen (exact.com/nl/bedrijven/boekhouden/features-en-prijzen), geraadpleegd 8 november 2026
• Snelstart: pakketten (snelstart.nl/pakketten), geraadpleegd 8 november 2026
• Moneybird: prijzen (moneybird.nl/prijzen), geraadpleegd 8 november 2026