Kassasysteem met voorraadbeheer voor een kleine winkel

Wat de vijf kassa’s met voorraadbeheer per jaar kosten voor één winkel met één kassa, staat in de jaarkostentabel. Je eigen aantal kassa’s reken je door met de kassakosten-calculator, en de keuzehulp kassasystemen maakt in zes vragen een shortlist voor jouw zaak.

Een kassasysteem met voorraadbeheer boekt elke verkoop af van je voorraad. Dan zie je per artikel wat er nog ligt en wat je moet bijbestellen. Dit artikel is voor een kleine winkel met één vestiging en eventueel een webshop: welke kassa’s dat kunnen, vanaf welk pakket, en hoe je de voorraad goed houdt bij verkopen, retouren en tellingen.

De functies en prijzen komen van de prijspagina’s van de leveranciers (sumup.com, rkassa.nl, lightspeedhq.nl, shopify.com en tilroy.com), gecontroleerd op 4 november 2026. We hebben de kassa’s niet zelf in een winkel gebruikt.

Welke kassa heeft voorraadbeheer, en vanaf welk pakket?

Bronnen: sumup.com/nl-nl/sumup-pos en /prijzen, rkassa.nl/retail-kassa en /boekhouding-koppeling, lightspeedhq.nl/kassasysteem/retail/prijzen, shopify.com/nl/pos/prijzen, tilroy.com/nl-nl/prijzen, 4 november 2026. “Niet onderzocht” betekent dat de prijspagina het niet noemt; het kan wel bestaan. Lightspeed en SumUp vermelden niet of de bedragen in- of exclusief btw zijn; de Lightspeed-bedragen gelden met Lightspeed Payments.

Wat opvalt: bij SumUp zit voorraadbeheer al in de gratis kassasoftware, maar een barcodescanner is daar volgens SumUp “niet compatibel”. Verkoop je op barcode, dan reken je dus met POS Plus. Bij Lightspeed Retail zit voorraadbeheer in Basis, maar staat het vinkje voor integraties voor boekhouding, e-commerce en marketing pas bij Essentieel (€149 bij jaarbetaling, €189 bij maandbetaling).

Wat kost een kassa met voorraadbeheer per jaar?

Voor één winkel met één kassa, alleen software, zonder hardware en transactiekosten (prijspagina’s, 4 november 2026):

Daar komt eenmalig iets bij. Rkassa rekent €450 voor installatie en €150 voor de setup van een boekhoudkoppeling; het eerste jaar Rkassa Retail met boekhoudkoppeling komt daarmee op €1.020 + €450 + €150 = €1.620 excl. btw. Tilroy zet de opstartkosten in de offerte. De kassakosten-calculator rekent alleen met software en licenties; pinkosten reken je apart door met de transactiekosten-calculator.

Welke kassa past bij jouw winkel?

• Klein assortiment zonder barcodes, of je begint net: SumUp Free POS. Voorraadbeheer zonder abonnement; je betaalt per kaartbetaling. Ga je op barcode werken, dan stap je over op POS Plus.
• Winkel die op barcode verkoopt en wil weten wat er bijbesteld moet worden: Rkassa Retail, met EAN-scanning, minimumvoorraad en bestelsuggesties voor een vast bedrag per filiaal, en optioneel een boekhoudkoppeling (€35 per maand). Rkassa heeft ook versies voor kledingwinkels en boekhandels.
• Je webshop is leidend: Shopify met POS. Shopify brengt online verkopen en winkelverkopen samen in één systeem; voor inkooporders en meldingen bij lage voorraad heb je POS Pro nodig.
• Winkel met webshop of meerdere filialen in één systeem: Tilroy, met realtime voorraad over al je filialen en een eigen webshop als optie.
• Groeiende winkel die inkooporders vanuit de kassa wil: Lightspeed Retail Basis. Wil je ook een boekhoudkoppeling, reken dan met Essentieel.

Een bredere vergelijking voor winkels staat in kassasystemen voor retail. Heb je een groot magazijn, veel verkoopkanalen of productie, kijk dan naar voorraadbeheer- en magazijnsoftware.

Bekijk Rkassa Retail →

Wat doet voorraadbeheer in een kassa?

Een eenvoudige kassa rekent bedragen af. Een kassa met voorraadbeheer werkt met artikelen: elk product staat in het systeem met een artikelnummer of barcode, een verkoopprijs, een btw-tarief en een voorraad. Scan of kies je een artikel aan de kassa, dan gaat de voorraad van dat artikel omlaag.

De functies waar je op let:

• Artikelbeheer: producten aanmaken met code, prijs, btw en leverancier, en ze in groepen indelen.
• Varianten: één product in meerdere maten, kleuren of smaken, elk met een eigen voorraad. Voor een modezaak is dat de kern; zie kassasysteem voor een kledingwinkel.
• Inkoop en ontvangst: een bestelling bij een leverancier vastleggen en bij levering de ontvangen aantallen inboeken.
• Correcties: breuk, diefstal, eigen gebruik of telverschillen verwerken met een reden erbij.
• Rapportages: omzet per artikel, marge en voorraadwaarde.
• Meerdere locaties: voorraad per filiaal of magazijn, met overboekingen ertussen.

Welke je nodig hebt, hangt af van je branche. Een boekhandel werkt met ISBN-nummers en de vaste boekenprijs; zie kassasysteem voor de boekhandel. Een bakkerij werkt met recepten en grondstoffen; zie software voor een bakkerij. Een barcodescanner kiezen? Lees barcodescanner bij je kassasysteem.

Zo verandert je voorraad bij verkoop, retour en correctie

Elke handeling aan de kassa of in het magazijn is een voorraadmutatie. Leg daarom bij elke mutatie vast wanneer, door wie en waarom, dan kun je later terugzien waarom een getal is wat het is.

Twee dingen kunnen voor verschillen zorgen. De eerste is een knop waarmee je een bedrag aanslaat zonder artikel: snel als het druk is, maar de voorraad weet dan niet wat er de deur uitging. De tweede is een retour die terug op de plank gaat terwijl hij niet meer verkoopbaar is. Spreek met je team af wanneer welke knop wordt gebruikt.

Webshop en winkel: één voorraad

Verkoop je in de winkel en online, dan verkoop je uit dezelfde voorraad via twee kanalen. Zonder synchronisatie kan een klant online iets kopen dat net in de winkel is verkocht. Er zijn twee routes:

• Eén platform. Kassa en webshop zijn twee kanalen in hetzelfde systeem, zoals Shopify met POS, of Tilroy met de Tilroy-webshop. Er is dan niets te synchroniseren.
• Een koppeling. Een kassa en een webshop van verschillende leveranciers wisselen voorraad en bestellingen uit. Rkassa koppelt zo met WooCommerce, Shopify, Magento en Bol.com voor €40 per maand per filiaal; volgens Rkassa verlaagt een verkoop in de winkel direct de webshopvoorraad en andersom.

Bij een koppeling gelden een paar vaste regels:

1. Maak de artikelcodes gelijk. Elk artikel en elke variant heeft in kassa en webshop dezelfde EAN of SKU. Koppelen op productnaam gaat mis zodra iemand een naam aanpast.
2. Kies de leidende kant. Eén systeem beheert de voorraad; de andere kant leest de stand en meldt verkopen en retouren terug. Corrigeer alleen in het leidende systeem.
3. Werk met een buffer bij snellopers. Toon online één of twee stuks minder dan er liggen, dan vang je kleine vertragingen op.
4. Spreek af wanneer een online bestelling van de voorraad af gaat: bij de bestelling of pas bij verzending. Het eerste voorkomt dat de winkel hem nog verkoopt.
5. Regel online retouren in de winkel. Een webshopretour die in de winkel wordt ingeleverd, moet aan beide kanten goed verwerkt worden.
6. Kijk regelmatig naar de foutmeldingen van de koppeling, en of de laatste synchronisatie recent is.

Voorraadbeheer en boekhouding koppelen

Rkassa stuurt bij de dagelijkse afsluiting een samenvatting per dag naar de boekhouding: dagomzet per btw-tarief, kas- en pin-ontvangsten, retouren en inkoopfacturen, als memoriaal- of bankboeking in e-Boekhouden, Exact Online of Snelstart. Let bij de koppeling op:

• Omzet per btw-tarief, zodat je btw-aangifte aansluit op de kassa.
• Betaalwijzen: contant, pin en cadeaubonnen apart. Pinomzet moet aansluiten op de bijschrijvingen van je betaalprovider, de kas op wat er in de la ligt.
• Kortingen en retouren, apart zichtbaar.
• Voorraadwaarde en kostprijs van de omzet, als je pakket dat ondersteunt. Dan zie je je brutomarge zonder rekenwerk.

Spreek met je boekhouder af hoe de grootboekrekeningen worden ingericht voordat je de koppeling aanzet; een verkeerde btw-code merk je anders pas bij de aangifte. Het stappenplan per kassa en boekhoudpakket staat in kassasysteem koppelen aan je boekhouding. Heb je nog geen boekhoudpakket, gebruik dan de keuzehulp boekhoudsoftware.

Twee fiscale punten. De Belastingdienst rekent de voorraadadministratie tot de basisgegevens, met een bewaartermijn van 7 jaar. En voor een controle bestaat er een Auditfile Afrekensystemen met gegevens uit kassa’s, zoals product- en prijsdetails. Welke eisen verder voor je kassa gelden, staat in fiscale eisen aan een kassasysteem. Aan het eind van het boekjaar leg je de voorraad vast voor je jaarcijfers; hoe je dat aanpakt, lees je in voorraad tellen bij de jaarafsluiting. Twijfel je over de fiscale waardering, vraag het je boekhouder.

Waar het misgaat en hoe je het voorkomt

Dubbele artikelen. Hetzelfde product staat twee keer in het systeem, bijvoorbeeld via een webshopimport en een keer handmatig. Verkopen worden dan over twee kaarten verdeeld. Maak artikelen op één plek aan.

Verkeerde variant gescand. Een klant koopt maat M, de verkoper scant maat L omdat die bovenop lag. Bij de volgende telling klopt geen van beide. Scan altijd het artikel zelf.

Leveringen niet of dubbel ingeboekt. Een pakbon blijft liggen, of twee collega’s boeken dezelfde levering in. Geef één persoon de verantwoordelijkheid en werk vanuit de openstaande inkooporder.

Een koppeling die stil stopt. Een koppeling valt uit, bijvoorbeeld na een verlopen wachtwoord, en niemand merkt het. Zet meldingen aan en kijk wekelijks of de laatste synchronisatie recent is.

Derving die niet wordt geboekt. Gebroken of verlopen producten gaan weg zonder afboeking. Boek elke keer een correctie met reden.

Een gewoonte die helpt: tel elke week een klein deel van je assortiment in plaats van alles één keer per jaar. Dan vind je verschillen terwijl je nog weet wat er gebeurd kan zijn.

Kiezen en invoeren: zo pak je het aan

Bij het kiezen kijk je naar meer dan de prijs per maand:

• Past het bij je branche? Varianten voor mode, ISBN voor boeken, recepten voor een bakkerij.
• Waar rekent de leverancier mee? Rkassa rekent per filiaal met €10 per extra kassa, Lightspeed Retail met 1 kassa inbegrepen en een meerprijs per extra kassa, Shopify POS Pro per locatie.
• Welke koppelingen zijn kant-en-klaar? Controleer of je webshop, je boekhoudpakket en je betaalterminal rechtstreeks worden ondersteund, en in welk pakket.
• Welke hardware heb je nodig? Barcodescanner, bonprinter, labelprinter en pinautomaat. Let op of de scanner met jouw pakket werkt; bij SumUp alleen met POS Plus.

Bij de invoering werk je het best in deze volgorde:

1. Schoon je artikelbestand op: dubbele producten weg, barcodes gecontroleerd, varianten logisch ingedeeld.
2. Leg vast welk systeem leidend is voor artikelen, prijzen en voorraad.
3. Zet een testset van tien tot twintig artikelen in het systeem en doorloop een verkoop, een retour, een ruil, een levering en een correctie.
4. Zet de koppeling met webshop en boekhouding aan en controleer of de testmutaties overal goed aankomen.
5. Zet het volledige assortiment erin en tel je voorraad volledig, zodat je met een schone beginstand start.
6. Spreek met je team de vaste handelingen af, ook voor retouren en de knop zonder artikel.
7. Controleer de eerste weken dagelijks de foutmeldingen van de koppeling en de kas- en pinaansluiting.

Bronnen

• Belastingdienst: Hoelang moet u gegevens bewaren?
• Belastingdienst: Gemakkelijk administreren, aangifte doen en betalen (Auditfile Afrekensystemen)
• Prijs- en productpagina’s van SumUp, Rkassa, Lightspeed, Shopify en Tilroy, gecontroleerd op 4 november 2026