Een digitaal personeelsdossier is AVG-proof als vier dingen kloppen: je bewaart alleen gegevens die nodig zijn om de arbeidsovereenkomst uit te voeren, je hanteert per documenttype een bewaartermijn (7 jaar voor de salarisadministratie inclusief arbeidsovereenkomsten, 5 jaar voor loonbelastingverklaringen en de kopie van het identiteitsbewijs, maximaal 2 jaar voor gegevens zonder wettelijke termijn), je beperkt de toegang per rol, en je hebt een verwerkersovereenkomst met je softwareleverancier.
Dat kan in een HR-systeem met documentbeheer, en ook in een goed ingerichte SharePoint-omgeving. Wat niet werkt: een gedeelde Drive-map waar iedereen bij kan en waar niemand bijhoudt wanneer een termijn verloopt.
De regels in dit artikel komen van de Autoriteit Persoonsgegevens, pagina personeelsdossier (door de AP bijgewerkt op 15 september 2026, door ons gecontroleerd op 24 september 2026). Dit is geen juridisch advies.
Deze pagina of de softwarevergelijking?
Twee pagina’s op deze site gaan over het digitale personeelsdossier, met een ander doel:
- Deze pagina gaat over de regels en het werk: wat erin mag, hoe lang, wie erbij mag en hoe je van papier naar digitaal gaat.
- Digitaal personeelsdossier software vergelijken zet de pakketten naast elkaar (HoorayHR, Nmbrs, Loket.nl en AFAS) op AVG-functies, kosten en gebruiksgemak.
Weet je de regels al en zoek je een systeem, ga dan meteen naar de vergelijking. Wil je eerst weten welk HR-systeem in het algemeen bij je organisatie past, gebruik dan de HR-software keuzehulp; wat het kost, reken je door met de kostentool HR-software.
Een inzage- of wisverzoek van een (oud-)medewerker laat snel zien of je weet welke persoonsgegevens in welke map of welk systeem staan. Papieren dossiers in een kast, e-mails in Outlook, losse Excel-bestanden bij leidinggevenden. Digitaliseren is dan geen technische klus maar een procesklus: bepalen wat je bewaart, hoe lang, wie erbij mag en hoe je verzoeken van medewerkers afhandelt.
Wat zijn de voordelen van personeelsdossiers digitaliseren?
Personeelsdossiers digitaliseren levert vier voordelen op: je vindt documenten direct terug, je kunt de AVG-eisen voor toegang en bewaartermijnen afdwingen en aantonen, digitale bestanden kun je versleutelen en bij verlies van een apparaat op afstand wissen, en brand of wateroverlast kost je geen archief. Wacht je tot een inzageverzoek, een datalek of een arbeidsconflict, dan moet het onder tijdsdruk. Vier redenen om het eerder te doen.
Zoeken en vinden. Een medewerker vraagt om zijn contract van drie jaar geleden. In een digitaal systeem zoek je op naam en documenttype; in een ordner blader je, en twijfel je daarna of je de laatste versie hebt.
AVG-naleving. De AVG verplicht je om persoonsgegevens te beveiligen, bewaartermijnen na te leven en toegang te beperken tot wie die gegevens voor zijn werk nodig heeft. Met papieren dossiers is dat lastig te handhaven. In een digitaal systeem stel je rechten per rol in en zie je in een logboek wie wat heeft geopend.
Beveiliging. Een ordner kun je niet versleutelen en niet op afstand wissen als hij verdwijnt. Digitale systemen wel.
Verlies voorkomen. Brand, wateroverlast, een verhuizing: papier is kwetsbaar. Digitale bestanden met goede back-ups zijn dat minder.
Een overzicht van wat HR-systemen verder doen, staat in de HR-software sectorgids.
Wat hoort er in een digitaal personeelsdossier?
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) omschrijft het personeelsdossier als de gegevens die nodig zijn om de arbeidsovereenkomst uit te voeren: om beslissingen te onderbouwen (salarisverhoging, ontslag), om aan wettelijke plichten te voldoen (belasting en premies) en voor het personeelsbeleid. De gegevens moeten kloppen, ter zake doen en niet uitgebreider zijn dan nodig.
Volgens de AP mag je onder meer opnemen:
- contactgegevens en salaris;
- kopie van het identiteitsbewijs en het burgerservicenummer (BSN);
- verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken die de medewerker voor akkoord of gezien heeft getekend;
- klachten en waarschuwingen;
- verzuimfrequentie (hoe vaak iemand er niet is, niet waarom);
- je persoonlijke werkaantekeningen.
In de praktijk horen daar ook de arbeidsovereenkomst met wijzigingen, de loonbelastingverklaring, de functieomschrijving, afspraken over thuiswerken, leaseauto en pensioen, verlofregistratie, opleidingen en een eventueel ontslagdossier bij. Sollicitatiebrief en cv van een aangenomen kandidaat bewaar je alleen zolang je ze nodig hebt.
Wat er volgens de AP meestal niet in mag:
- gezondheidsgegevens, zoals diagnoses. Die horen bij de bedrijfsarts. De AP noemt één soort uitzondering: een gegeven dat collega’s moeten weten om te kunnen helpen, zoals epilepsie;
- strafrechtelijke gegevens, tenzij het nodig is om belangen als veiligheid en integriteit te beschermen, het gaat om strafbare feiten op de werkvloer, of de verwerking gebeurt in overeenstemming met de Wet op de ondernemingsraden;
- de VOG zelf: noteer alleen dat je hem hebt gezien, en geef hem terug of verwijder de digitale versie;
- gegevens over afkomst (ras of etniciteit), behalve als dat nodig is om iemand te identificeren of voor tijdelijk voorkeursbeleid bij een aantoonbare achterstand;
- nationaliteit als die in combinatie met andere gegevens (geboorteland, pasfoto) iets zegt over afkomst. Op zichzelf mag nationaliteit alleen als het nodig is voor het doel van het dossier.
Welke wetgeving geldt bij het digitaliseren van personeelsdossiers?
Er bestaat geen wet die voorschrijft hóe je personeelsdossiers digitaliseert. Wel raken vier regimes tegelijk aan wat je bewaart, hoe lang en wie erbij mag.
AVG. Bepaalt de grondslag, de dataminimalisatie, de toegangsbeperking, de rechten van de medewerker en de verplichte verwerkersovereenkomst met je softwareleverancier. Dit regime ligt over het hele dossier heen.
Fiscale bewaarplicht. Gegevens uit de loonadministratie, waaronder de arbeidsovereenkomst en wijzigingen daarop, vallen onder de fiscale bewaarplicht van 7 jaar; de AP rekent die termijn vanaf uitdiensttreding. Voor loonbelastingverklaringen en de kopie van het identiteitsbewijs geldt 5 jaar na het einde van het dienstverband (zie de tabel hieronder). Digitaal bewaren mag, zolang de gegevens volledig en leesbaar blijven en binnen een redelijke termijn beschikbaar zijn (Belastingdienst, bewaarplicht administratie). Hoe de bewaarplicht van de loonadministratie zich verhoudt tot de AVG, per documentsoort, staat uitgewerkt in bewaarplicht administratie en loongegevens onder de AVG.
Identificatieplicht. De kopie van het identiteitsbewijs moet je als werkgever bewaren voor de loonheffingen, tot 5 jaar na het einde van het dienstverband. Dat is een uitzondering: kopieën van identiteitsdocumenten horen verder niet in het dossier.
Arbowetgeving en de Wet verbetering poortwachter. Verzuim- en re-integratiedocumenten vallen hieronder. Medische informatie hoort bij de bedrijfsarts, niet in het personeelsdossier, en de toegang tot wat je wél mag vastleggen beperk je strikter dan bij de rest. Hoe je dat inricht, staat in onze gids over verzuimregistratie en de Wvp.
AVG-eisen voor personeelsdossiers
De AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) is de Europese privacywet, in het Engels GDPR. Voor personeelsdossiers zijn vijf principes direct relevant.
Grondslag. Voor het grootste deel van een personeelsdossier is de grondslag “uitvoering van de arbeidsovereenkomst” of een wettelijke verplichting (zoals de loonheffing). Toestemming van de medewerker is in een arbeidsrelatie zelden een goede grondslag, omdat die niet vrij gegeven is.
Minimale gegevensverwerking. Bewaar alleen wat je echt nodig hebt. Kun je iets niet rechtvaardigen, dan moet het weg.
Toegangsbeperking. Volgens de AP mogen alleen mensen die de gegevens van een medewerker voor hun werk nodig hebben toegang hebben, zoals de directe leidinggevende of personeelszaken. De salarisadministrateur hoeft niet per se de beoordelingsverslagen te zien. Stel rollen in.
Informeren en rechten van medewerkers. Je vertelt medewerkers welke gegevens je vastlegt en waarvoor. Ze hebben recht op inzage, correctie en soms verwijdering. Op een verzoek reageer je binnen een maand; bij veel of ingewikkelde verzoeken mag je dat met twee maanden verlengen, als je dat binnen de eerste maand meldt (AVG, artikel 12).
Verwerkersovereenkomst. Verwerkt een extern softwarepakket je personeelsdata, dan heb je een verwerkersovereenkomst (DPA) met die leverancier nodig.
De AP houdt toezicht op de naleving. Ook als een onderzoek niet tot een boete leidt, kost het tijd en vaak juridisch advies.
Bewaartermijnen: wat mag je hoe lang bewaren?
Alles voor altijd bewaren mag niet: persoonsgegevens bewaar je niet langer dan nodig (AP).
| Document | Bewaartermijn na uitdiensttreding |
|---|---|
| Gegevens uit de salarisadministratie, inclusief arbeidsovereenkomsten en wijzigingen daarop | 7 jaar |
| Loonbelastingverklaringen en formulieren Opgaaf gegevens voor de loonheffingen (ook vervangen exemplaren), kopieën van beschikkingen of verklaringen van de werknemer | 5 jaar |
| Kopie identiteitsbewijs | 5 jaar |
| Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, afspraken over OR-werk, getuigschriften, verzuimfrequentie | Maximaal 2 jaar, eerder weg als je ze niet meer nodig hebt |
| Gegevens bij een (afgelopen) arbeidsconflict of lopende rechtszaak | Langer toegestaan zolang het conflict of de rechtszaak daar reden voor geeft (de AP noemt geen vaste termijn) |
Bron: Autoriteit Persoonsgegevens, personeelsdossier (bijgewerkt 15 september 2026, gecontroleerd 24 september 2026).
Laat je systeem een signaal geven als een bewaartermijn verloopt. Dan hoef je het niet handmatig bij te houden.
Hoe digitaliseer je personeelsdossiers? Stappenplan in 7 stappen
Personeelsdossiers digitaliseer je in zeven stappen: inventariseren, bewaartermijnen per documenttype bepalen, systeem en scanaanpak kiezen, scannen en ordenen, het papier laten vernietigen, toegangsrechten instellen en het proces borgen met een jaarlijkse controle. Doe het niet in één weekend, maar gefaseerd, en in deze volgorde: elke stap maakt de volgende makkelijker.
Stap 1: Inventariseer wat je hebt
Loop alle ordners, lades en e-mailmappen door. Maak per medewerker een lijst van welke documenten er zijn en welke ontbreken.
Stap 2: Bepaal de bewaartermijnen per documenttype
Voordat je scant, moet je weten wat je mag bewaren en hoe lang. Gebruik de tabel hierboven. Documenten waarvan de termijn al verstreken is, digitaliseer je niet: die vernietig je. Dat scheelt scanwerk.
Stap 3: Kies je systeem en scanaanpak
Begin niet met scannen voordat je weet waar de bestanden terechtkomen. Een gedeelde Drive-map is meestal niet voldoende (zie de vragen onderaan). Kies een HR-systeem met documentbeheer, of koppel je HR-pakket aan documentbeheer software als je ook andere bedrijfsdocumenten wilt centraliseren.
Stap 4: Scan en orden
Scan op volgorde: actieve medewerkers eerst, dan oud-medewerkers bij wie de termijn nog loopt. Gebruik een vaste naamgeving, bijvoorbeeld:
[achternaam]_[voornaam]_[documenttype]_[datum].pdf
Voorbeeld: jansen_eva_arbeidsovereenkomst_2023-01-15.pdf
Tip voor nieuwe instroom: laat arbeidsovereenkomsten voortaan digitaal ondertekenen met software voor digitaal ondertekenen, zodat nieuwe contracten meteen digitaal in het dossier staan.
Stap 5: Vernietig het papier
Volgens de AP mag het papieren dossier weg zodra het digitale dossier goed beveiligd is, en je wilt geen gevoelige gegevens in een ordner laten staan naast de digitale versie. Laat papier vernietigen door een gecertificeerde vernietigingsdienst en bewaar de verklaring van vernietiging als bewijs.
Stap 6: Stel toegangsrechten in
Bepaal wie welke documenten mag zien. Een werkbare basis: personeelszaken ziet alles, de directe leidinggevende ziet beoordelingen en functieafspraken, de salarisadministrateur ziet loongegevens. Leidinggevenden zien geen ontslagdossiers van medewerkers buiten hun team.
Stap 7: Borg het proces met een jaarlijkse controle
Zet een jaarlijkse controle in je agenda: welke dossiers van oud-medewerkers hebben hun termijn bereikt, kloppen de toegangsrechten nog met de organisatie? Gebruik de verloopsignalen van je HR-systeem als die er zijn. Zonder deze stap lopen termijnen en rechten weer uit de pas.
Wat zijn de uitdagingen bij het digitaliseren van personeelsdossiers?
Let bij het digitaliseren op vier punten: een uitgangsarchief kan onvolledig of dubbel zijn, je moet vóór het scannen beslissen welke documenten je nog mag bewaren, spreek af wanneer het papier wordt vernietigd, en een deel van de persoonsgegevens kan buiten het dossier staan: in e-mail, in Excel-bestanden bij leidinggevenden of in het CRM.
Wat helpt: bepaal de bewaartermijnen vóór de scanronde (stap 2), zodat verlopen documenten meteen vernietigd worden in plaats van gescand. Leg vast wie eigenaar is van het proces en wanneer het papier weg gaat. Maak daarnaast een lijst van alle plekken buiten het dossier waar medewerkersgegevens staan, want een inzageverzoek gaat ook over die plekken.
Welke tools heb je nodig om te digitaliseren?
In de volgorde waarin je ze gebruikt:
- Een scanner met documentinvoer en tekstherkenning (OCR). Een doorvoerscanner scheelt bij tientallen dossiers veel tijd ten opzichte van een flatbed. Zonder doorzoekbare tekst blijft een inzageverzoek handmatig zoekwerk.
- Een vaste naamgeving plus een hernoemtool. De naamgeving uit stap 4 werkt alleen als je hem consequent toepast; bij bulkwerk is een hernoemtool betrouwbaarder dan typen.
- Documentbeheer software als je naast personeelsdossiers ook andere bedrijfsdocumenten centraliseert. Controleer of de tool bewaartermijnen per documenttype ondersteunt; anders richt je die zelf in.
- Een HR-systeem met dossierbeheer als eindbestemming: categorieën, rollen en verloopsignalen. Welk pakket wat biedt, vergelijken we in digitaal personeelsdossier software vergelijken.
- Software voor digitaal ondertekenen voor alles wat ná de digitalisering binnenkomt.
- Een gecertificeerde vernietigingsdienst voor het papieren archief, met een verklaring van vernietiging.
Begin niet met aanschaffen. Bepaal eerst welk systeem de eindbestemming wordt: de documentcategorieën en het bestandsformaat volgen daaruit, en die bepalen weer hoe je scant.
Welke software gebruik je voor een digitaal personeelsdossier?
Niet elk HR-systeem heeft uitgebreid documentbeheer. Dit zijn opties die bij mkb-bedrijven vaak in beeld komen; wil je breder HR-software vergelijken, dan staan daar twaalf pakketten per bedrijfsgrootte naast elkaar.
Nmbrs. Vooral een salarispakket, voor ondernemers en accountants (nmbrs.com). Het ligt voor de hand als je verloning al in Nmbrs draait.
Personio. Breed HR-platform met documentopslag, onboarding en performancemanagement. Jaarcontract van minimaal 12 maanden en eenmalige inschrijfkosten (personio.nl/tarieven).
AFAS. Alles-in-één systeem voor HRM, payroll en ERP; de prijs van HRM & Payroll is op aanvraag (afas.nl/software/prijzen).
HiBob. Internationaal HR-platform met documentmanagement en digitale ondertekening. Voor de Nederlandse loonaangifte koppel je het met een salarispakket. Interessant als je vestigingen in meerdere landen in één systeem wilt beheren.
Bij 5 tot 50 medewerkers is één HR-systeem met documentbeheer en strak ingestelde rechten een werkbare keuze. Welk pakket dat wordt, hangt vooral af van waar je verloning al draait. De pakketvergelijking op AVG-functies en kosten staat in digitaal personeelsdossier software vergelijken; een breder HR-pakket voor het mkb vergelijk je in HR software mkb vergelijken. Heb je nog maar één of twee medewerkers, lees dan eerst HR-software bij je eerste werknemer.
Hoe je omgaat met inzageverzoeken van medewerkers
Elke medewerker mag weten welke persoonsgegevens je van hem bewaart. Hij kan een inzageverzoek indienen, en jij reageert binnen een maand.
Dit is het moment waarop slechte dossieradministratie zichtbaar wordt. Weet je niet waar alle gegevens staan, dan kost het veel tijd om ze bij elkaar te zoeken. In een digitaal systeem filter je op de medewerker, exporteer je de documenten en stuur je ze op.
Een inzageverzoek gaat over alle persoonsgegevens, niet alleen over het officiële dossier. Dat kunnen ook e-mails zijn, aantekeningen in je HR-systeem, de salarisadministratie of vermeldingen in vergaderverslagen. Soms staan medewerkers ook in het CRM, bijvoorbeeld omdat iemand ooit als contactpersoon is ingevoerd. Neem daarom ook wat je in een CRM mag opslaan onder de AVG mee als je een checklist maakt van alle plekken waar medewerkersgegevens kunnen staan.
Hoe je omgaat met een verzoek tot verwijdering
Een medewerker kan in bepaalde gevallen vragen om verwijdering van zijn gegevens. Dat recht is niet absoluut: moet je gegevens wettelijk bewaren, zoals loongegevens voor de Belastingdienst, dan mag je dat verzoek voor die gegevens weigeren.
Na het verstrijken van de bewaartermijn moet je de gegevens verwijderen, ook zonder verzoek. Leg vast dát je hebt verwijderd (welk dossier, welke datum, zonder de inhoud). Zo kun je bij een vraag van de AP laten zien dat je de termijnen naleeft.
De verwerkersovereenkomst: zo regel je die
Slaat een HR-pakket persoonsgegevens voor je op, dan sluit je een verwerkersovereenkomst met die leverancier. Daarin legt de leverancier vast dat hij de gegevens alleen verwerkt voor de doelen die jij opgeeft en passende beveiliging heeft.
Vraag de leverancier naar de standaard verwerkersovereenkomst; die zit soms in de accountomgeving of bij het abonnement. Ga er niet van uit dat het geregeld is: controleer het. Maak een lijst van alle leveranciers die medewerkersgegevens verwerken (HR-software, salarisadministratie, e-mail, projectmanagement) en noteer per leverancier of er een overeenkomst is, de datum en waar hij staat. Dat overzicht bijwerken kost eens per jaar weinig tijd.
Wat uitstellen kost
Digitaliseren kost tijd, maar uitstellen heeft ook een prijs.
Een inzageverzoek dat je niet binnen de termijn kunt beantwoorden, is een overtreding van de AVG, en de medewerker kan een klacht indienen bij de AP.
Een datalek met persoonsgegevens, bijvoorbeeld gestolen of kwijtgeraakte papieren dossiers, meld je bij de AP binnen 72 uur nadat je het ontdekte, tenzij het lek waarschijnlijk geen risico oplevert (AVG, artikel 33). Weet je niet wat er in die dossiers zat, dan kun je die melding niet goed doen.
En een medewerker die zegt dat er andere afspraken zijn gemaakt dan in zijn contract staat: zonder een dossier met versies en data sta je dan zwakker.
Ons advies: begin met wat je hebt
Je hoeft niet meteen een volledig HR-systeem te implementeren om de basis op orde te hebben. De eerste prioriteit is structuur in wat er al is.
- Maak een inventaris. Hoeveel papieren dossiers zijn er, waar liggen ze, en welke digitale bestanden horen erbij (e-mails, pdf’s, scanmappen)?
- Begin met actieve medewerkers. Zet voor elk een digitale map op in een beveiligde omgeving met rechten per rol. Zelfs SharePoint met goed ingestelde rechten is beter dan een kast zonder slot.
- Leg de termijnen vast. Stel voor elke oud-medewerker een herinnering in: jaar van uitdiensttreding plus 7 jaar voor loonadministratie en contracten, plus 5 voor loonbelastingverklaring en ID-kopie, plus 2 voor de rest.
- Regel de verwerkersovereenkomsten met je softwareleveranciers als dat nog niet is gebeurd.
- Probeer een HR-systeem met een paar echte dossiers tijdens een proefperiode, inclusief één verlopen bewaartermijn, en kijk of het systeem daar zelf op signaleert.
Blokkeer er een ochtend voor in je agenda.
Lees ook
- Digitaal personeelsdossier software vergelijken: pakketten op AVG, bewaartermijnen en kosten
- Bewaarplicht administratie en loongegevens onder de AVG: de fiscale bewaarplicht per documentsoort
- HR software mkb vergelijken: zes pakketten met dossierbeheer naast elkaar
- Verzuimregistratie en de Wvp: verzuimdossiers correct bijhouden
- Ziekteverzuim terugdringen met HR-software: een praktisch stappenplan
- Bereken wat HR-software kost: maandbedrag op basis van je teamgrootte
- Alle HR-software: het volledige overzicht