Verzuimregistratie: Wvp-plicht, taken en deadlines 2026

Voor dit artikel is geen affiliate-relatie geregistreerd. Bekijk onze methode.

Inhoudsopgave

Verzuimregistratie is het vastleggen van ziek- en herstelmeldingen per medewerker, inclusief de contactmomenten, documenten en acties die daarbij horen. Duurt het verzuim langer, dan horen er volgens de Wet verbetering poortwachter (Wvp) verplichte stappen bij: van de ziekmelding bij de bedrijfsarts tot de eindevaluatie en het re-integratieverslag dat je nodig hebt als je werknemer een WIA-uitkering aanvraagt. Deze pagina zet die stappen en deadlines op een rij, op basis van Ondernemersplein en UWV, en laat zien welk deel je software voor je kan bewaken.

Deze pagina behandelt de verplichting zelf: welke stappen en documenten de Wvp voorschrijft, wanneer ze aan de beurt zijn en hoe je een dossier opbouwt waarmee je kunt laten zien dat je je inspanningen hebt geleverd. Zoek je een pakket dat die tijdlijn voor je bewaakt, ga dan direct naar verzuimregistratie software vergelijken. Wvp-compliance is vooral een kwestie van inrichting en bewaking: software kan herinneren, maar het gesprek voeren en het verslag maken blijft werk van de werkgever.

Kort antwoord: Verzuimregistratie betekent per medewerker vastleggen wanneer hij zich ziek en hersteld meldt, wat er is besproken en welke documenten zijn opgesteld. Bij langdurig verzuim hoort daar volgens UWV en Ondernemersplein bij: ziekmelding bij de bedrijfsarts of arbodienst binnen een week, een probleemanalyse binnen 6 weken, een plan van aanpak uiterlijk in week 8, een voortgangsgesprek met verslag minstens eens per 6 weken, de 42e-weeksmelding, een eerstejaarsevaluatie in week 52, een eindevaluatie in week 91 en het re-integratieverslag bij een WIA-aanvraag in week 93.
Meld je te laat bij UWV, dan kun je een boete krijgen van maximaal €455. Heb je na twee jaar onvoldoende aan re-integratie gedaan, dan moet je het loon nog maximaal een jaar langer doorbetalen.

Wat de Wet verbetering poortwachter vereist

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het verloop van het re-integratietraject. Samen met je werknemer zorg je dat die zo snel mogelijk weer aan het werk kan. Dit zijn de stappen volgens Ondernemersplein en UWV:

Zo snel mogelijk, binnen een week: meld je werknemer ziek bij de arbodienst of bedrijfsarts. Hoe de medewerker zich ziek meldt en wat je bij die melding wel en niet vraagt, leg je vooraf vast in een verzuimprotocol.

Binnen 6 weken: de bedrijfsarts of arbodienst maakt een probleemanalyse. Daarin staat waarom de werknemer niet of minder kan werken, wat de mogelijkheden voor herstel zijn en wanneer hij denkt weer te kunnen werken. Start ook met een re-integratieverslag waarin je vastlegt welke stappen je neemt.

Uiterlijk in de 8e week: je maakt samen met je werknemer een plan van aanpak, met wat jullie allebei doen en welke hulp nodig is. Je moet daarin je visie op de re-integratie opnemen. Het plan is onderdeel van het re-integratiedossier.

Iedere 6 weken: minstens één voortgangsgesprek met je werknemer, met een verslag. Het plan van aanpak stel je zo nodig bij in het formulier (Eerstejaars)evaluatie.

Week 42: meld je werknemer langdurig ziek bij UWV, uiterlijk op de eerste werkdag na de 42e ziekteweek (de 42e-weeksmelding). Ontvangt UWV de melding te laat, dan kun je een boete krijgen van maximaal €455.

Week 52: maak samen met je werknemer de eerstejaarsevaluatie en leg die vast in het formulier.

Week 91: geef samen met je werknemer in de eindevaluatie aan hoe de re-integratie is gegaan, met het actueel oordeel van de bedrijfsarts of arbodienst.

Week 93: je werknemer dient een WIA-aanvraag in bij UWV, als het niet lukt om weer aan het werk te gaan. UWV moet het re-integratieverslag uiterlijk één dag na die aanvraag hebben.

Week 104: je betaalt maximaal 2 jaar (104 weken) het loon door.

Waarom de deadline het probleem is

De moeilijkheid zit niet in de stappen zelf maar in het bijhouden ervan voor meerdere medewerkers tegelijk, terwijl de dagelijkse bedrijfsvoering doorgaat. Wie net zijn eerste medewerker in dienst heeft genomen en de volledige HR-administratie wil inrichten, vindt een startpunt in HR software bij je eerste werknemer. Een gemiste week 42-melding kan een boete opleveren; onvoldoende re-integratie-inspanning kan leiden tot een loonsanctie, waarbij je het loon nog maximaal een jaar langer moet doorbetalen.

Hoe HR-software kan helpen bij Wvp-compliance

Een verzuimmodule kan een ziekmelding vastleggen en je helpen de verplichte stappen te bewaken. Of een pakket de tijdlijn automatisch berekent, taken met deadlines aanmaakt en leidinggevenden notificeert, verschilt per leverancier. Kijk dat na op de site van de leverancier en in onze vergelijking van verzuimregistratie software. Daarmee hoef je de Wvp niet uit je hoofd te kennen, maar de gesprekken en acties moeten nog steeds plaatsvinden.

Verzuimmodule of apart systeem?

Er zijn twee routes. De verzuimmodule van het HR- of salarispakket dat je al gebruikt is vaak de eenvoudigste stap: geen extra systeem en geen extra koppeling. Een apart verzuimregistratiesysteem kan verder gaan in dossiervorming, koppelingen met de arbodienst en rapportage. Welke route past, hangt af van het aantal langdurige dossiers dat je tegelijk beheert en van wat je pakket kan. Bereken wat verzuim je bedrijf kost voordat je een budget vaststelt.

Voor zorginstellingen met veel medewerkers in wisselende diensten is een overzichtelijke dossierbewaking extra belangrijk, omdat meerdere dossiers tegelijk lopen.

Wat verzuim kost

Je moet het loon van een zieke werknemer volgens Ondernemersplein maximaal 2 jaar doorbetalen: minimaal 70% van het hele loon dat de werknemer ook zonder ziekte zou hebben gekregen, inclusief bijvoorbeeld een 13e maand, overwerkuren of persoonlijke toelagen. Is 70% minder dan het minimumloon, dan vul je het eerste jaar aan tot het minimumloon; het tweede jaar hoeft dat niet en kan je werknemer een toeslag aanvragen bij UWV. Staat er in het arbeidscontract of de cao een hoger percentage, dan moet je je daaraan houden. Bij een bruto maandsalaris van €3.000 (€36.000 per jaar) is 70% gelijk aan €25.200 per jaar en 100% gelijk aan €36.000, exclusief vervangingskosten en andere kosten.

Bereken de kosten voor jouw situatie met de verzuimkosten berekenen tool. CBS publiceert het ziekteverzuimpercentage per kwartaal.

Preventie

Een manier om verzuimkosten te beperken is voorkomen dat medewerkers langdurig ziek worden. Een Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) is voor werkgevers met personeel een wettelijke verplichting en brengt de risico’s van het werk in kaart. Regelmatige voortgangsgesprekken en aandacht voor werkdruk en werkbalans horen bij goed arbobeleid. HR-software met een checklistmodule voor periodieke medewerkersgesprekken kan leidinggevenden daarbij herinneren. Welk systeem voor urenregistratie past, lees je in Urenregistratie: HR software of projectmanagement tool.

Voor de bouwsector en andere sectoren met fysiek werk gelden daarnaast branchespecifieke verplichtingen; een overzicht van HR-softwareopties vind je op de HR software sectorgids.

Wat je regelt als de medewerker terugkomt

Re-integratie is meer dan de medewerker laten terugkeren op de oude werkplek. Volgens Ondernemersplein kun je bijvoorbeeld de werknemer minder laten werken, taken tijdelijk aan een collega geven, bij- of omscholing inzetten of de werkplek aanpassen. Lukt het niet in de oude functie, dan moet je ander werk zoeken binnen je bedrijf. Leg de voortgang vast in hetzelfde dossier als de verzuimperiode: het re-integratieverslag bestaat uit de probleemanalyse en eventuele bijstellingen, het plan van aanpak, de (eerstejaars)evaluatie, het actueel oordeel van de bedrijfsarts of arbodienst en de eindevaluatie.

Hoe je een verzuimdossier opbouwt

UWV gebruikt het re-integratieverslag om te beoordelen of je werknemer een WIA-uitkering kan krijgen en of er voldoende is gedaan aan re-integratie. Zorg daarom dat alle onderdelen er zijn, met data, en dat van elk voortgangsgesprek een verslag is gemaakt. Een gesprek dat heeft plaatsgevonden maar niet is verslagen, kun je later moeilijk aantonen. Komt je niet uit met je werknemer, dan kun je UWV om een deskundigenoordeel vragen, bijvoorbeeld over de vraag of jij of je werknemer voldoende doet aan de re-integratie.

Frequent kortdurend verzuim

De Wvp-stappen richten zich op langdurig verzuim, maar ook frequent kortdurend verzuim vraagt aandacht. Bespreek dat patroon in een gesprek met de medewerker en in je verzuimbeleid. Een terugkeergesprek is geen verplichte stap uit de Wvp-stappenplannen van UWV en Ondernemersplein; wil je het toch standaard voeren, leg het dan vast in je verzuimprotocol. Bij regelmatig ziekteverzuim kun je UWV een deskundigenoordeel laten geven.

Je verzuimsoftware gebruiken in de dagelijkse praktijk

Een verzuimmodule is zo goed als de input die je erin stopt: registreer de datum van de ziekmelding en werk de takenlijst consequent af. Zo bouw je het dossier op dat je aan het einde van het traject nodig hebt. De software kan herinneren aan een deadline, maar iemand moet het gesprek inplannen en voeren.

De rol van de leidinggevende

In veel bedrijven is de directe leidinggevende de eerste schakel in het verzuimproces. Maak duidelijk wie welke stap uitvoert en wie het verslag maakt. Laat leidinggevenden de Wvp-stappen kennen, bijvoorbeeld met een korte instructie op basis van de stappen hierboven.

Verzuimregistratie-taken: wat je minimaal bijhoudt

Moment	Actie
Binnen een week na de eerste ziektedag	Werknemer ziekmelden bij de arbodienst of bedrijfsarts
Binnen 6 weken	Probleemanalyse door de bedrijfsarts of arbodienst; start re-integratieverslag
Uiterlijk week 8	Plan van aanpak samen met de werknemer, inclusief je visie
Iedere 6 weken	Voortgangsgesprek met verslag; plan van aanpak zo nodig bijstellen
Uiterlijk de eerste werkdag na week 42	42e-weeksmelding bij UWV
Week 52	Eerstejaarsevaluatie
Week 91	Eindevaluatie met actueel oordeel van de bedrijfsarts of arbodienst
Week 93	WIA-aanvraag door de werknemer; re-integratieverslag uiterlijk één dag later bij UWV

Bron: ondernemersplein.overheid.nl (Re-integratie bij ziekte en arbeidsongeschiktheid; Uw werknemer ziekmelden en begeleiden) en uwv.nl (42e-weeksmelding), 1 oktober 2026. Elke stap moet gedocumenteerd zijn in het re-integratiedossier. Wil je het verzuim ook naar beneden krijgen, dan lees je in ziekteverzuim terugdringen: aanpak, verzuimpatronen en preventie welke signalen en interventies daarbij helpen.

Veelgestelde Vragen

Wat is verzuimregistratie?

Verzuimregistratie is het vastleggen van ziek- en herstelmeldingen per medewerker, met de contactmomenten, documenten en acties die daarbij horen. Bij langdurig verzuim komen daar de verplichte stappen van de Wet verbetering poortwachter (Wvp) bij: een probleemanalyse, een plan van aanpak, voortgangsgesprekken met verslag en uiteindelijk een re-integratieverslag. Dat verslag heb je nodig als je werknemer na twee jaar een WIA-uitkering aanvraagt.

Wat betekent Wvp?

Wvp staat voor Wet verbetering poortwachter. Volgens Ondernemersplein en UWV hoort daar dit tijdpad bij: ziekmelding bij de arbodienst of bedrijfsarts binnen een week, een probleemanalyse binnen 6 weken, een plan van aanpak uiterlijk in de 8e week, minstens eens per 6 weken een voortgangsgesprek met verslag, de 42e-weeksmelding bij UWV, een eerstejaarsevaluatie in week 52, een eindevaluatie in week 91 en een WIA-aanvraag van de werknemer in week 93.

Welke taken horen bij verzuimregistratie?

De vaste taken zijn: de ziekmelding vastleggen, de werknemer binnen een week bij de arbodienst of bedrijfsarts melden, de probleemanalyse laten maken, samen met de werknemer het plan van aanpak opstellen, elke 6 weken een voortgangsgesprek voeren en verslaan, de 42e-weeksmelding doen, de eerstejaarsevaluatie en de eindevaluatie invullen en het re-integratieverslag bewaren. Een terugkeergesprek na kort verzuim staat niet als verplichting in de stappen van UWV en Ondernemersplein; het is een keuze van je eigen verzuimbeleid.

Wat is een verzuimregistratiesysteem?

Een verzuimregistratiesysteem is de verzuimmodule van een HR-pakket of een aparte verzuimtool die ziekmeldingen vastlegt en je helpt de deadlines te bewaken. Of een pakket de Wvp-termijnen automatisch berekent en er taken van maakt, verschilt per leverancier; kijk dat na op de site van de leverancier. Een vergelijking van pakketten vind je in ons overzicht van verzuimregistratie software.

Wat zijn de wettelijke verplichtingen bij verzuimregistratie?

Bij langdurig verzuim ben je als werkgever verantwoordelijk voor het verloop van het re-integratietraject, samen met je werknemer. Je moet een bedrijfsarts of arbodienst inschakelen, een plan van aanpak maken, minstens eens per 6 weken een voortgangsgesprek voeren en verslaan, de werknemer uiterlijk de eerste werkdag na week 42 bij UWV ziekmelden en de voortgang vastleggen in het re-integratieverslag. Meld je te laat bij UWV, dan kun je een boete krijgen van maximaal €455. Heb je na twee jaar niet genoeg aan re-integratie gedaan, dan moet je het loon nog maximaal een jaar langer doorbetalen (loonsanctie).

Wat zijn de kosten van slechte verzuimregistratie?

Een loonsanctie betekent dat je het loon van de werknemer tot maximaal een jaar langer moet doorbetalen. Reken je met een bruto maandsalaris van €3.000 (€36.000 per jaar), dan is dat bij 70% doorbetaling €25.200 en bij 100% €36.000 extra. Daarbovenop komen eventuele boetes en de tijd die het kost een dossier achteraf te reconstrueren.

Mag je een medewerker vragen wat hij mankeert?

Nee. Volgens Ondernemersplein hoeft de werknemer je niet te informeren over de oorzaak van de ziekte; ziekmelden is voldoende. Leg in het dossier daarom geen medische informatie vast. De bedrijfsarts beoordeelt wat de werknemer nog wel en niet kan.

Wat als een medewerker niet meewerkt aan re-integratie?

Volgens Ondernemersplein mag je tijdelijk minder loon betalen of zelfs helemaal geen loon betalen als je werknemer zich niet aan de afspraken houdt. Dat is een ingrijpende stap; leg de afspraken en je gesprekken goed vast en vraag zo nodig een deskundigenoordeel aan bij UWV of juridisch advies.

Moet je een bedrijfsarts inschakelen als een medewerker na vier weken nog ziek is?

Je moet de werknemer binnen een week na de eerste ziektedag ziekmelden bij de arbodienst of bedrijfsarts. Binnen 6 weken ziekte maakt de bedrijfsarts een probleemanalyse. Regel dus vóór een eerste ziekmelding hoe je aan een bedrijfsarts of arbodienst komt.

Geschreven en bijgehouden door

Wilco Terlouw

Uitgever van Bedrijfssoftwaregids.nl (WT Digital, Bergentheim). Vergelijkingen zijn gebaseerd op leveranciersbronnen, dagelijkse wijzigingsdetectie van prijzen en publieke gebruikerservaringen. Zo werken wij