Kort antwoord: een offerte maak je in PandaDoc in vier stappen: een template maken (Templates > +Template), een prijstabel of Quote builder-blok toevoegen, versturen via Review and send, en de klant laten tekenen; na ondertekening krijg je een PDF met handtekeningcertificaat. Voor een offerte met prijstabel, keuzeopties, CRM-koppeling en automatische herinneringen heb je Business nodig: $49 per gebruiker per maand bij jaarbetaling of $65 bij maandbetaling. Het gratis plan (5 documenten per maand) en Starter ($19 per gebruiker per maand bij jaarbetaling, $35 bij maandbetaling) hebben geen prijstabellen en maximaal 5 templates. Prijzen exclusief belastingen, gecontroleerd op pandadoc.com/pricing op 2 november 2026; menupaden volgens de PandaDoc-helpdocumentatie (support.pandadoc.com) van dezelfde dag.
Kies Free als je hooguit 5 documenten per maand laat ondertekenen. Kies Starter als je onbeperkt documenten wilt laten tekenen met maximaal 5 templates en zonder prijstabel. Kies Business als je offertes met prijstabel, optionele regels, contentbibliotheek, CRM-koppeling (Pipedrive, HubSpot) of automatische herinneringen wilt.
Welk plan je voor offertes nodig hebt, staat onder welk PandaDoc-plan heb je nodig; de prijstabel zelf bouw je in stap 3.
Twijfel je nog of PandaDoc past? Lees dan eerst het overzicht offerte software voor het MKB. Deze handleiding gaat ervan uit dat je voor PandaDoc hebt gekozen.
Wat je nodig hebt voordat je begint
- Je logo en huisstijlkleuren
- Je standaardteksten, zoals leverings- en betalingsvoorwaarden
- Een lijst van je producten of diensten met prijzen, voor de prijstabel of de productcatalogus
- Toegang tot je CRM (bijvoorbeeld Pipedrive of HubSpot) als je die wilt koppelen
Welk PandaDoc-plan heb je nodig voor offertes?
| Plan | Prijs (pandadoc.com/pricing, 2-11-2026) | Wat je krijgt voor offertes |
|---|---|---|
| Free | $0 | 5 documenten per maand, maximaal 2 ontvangers per document, maximaal 5 templates; geen prijstabellen |
| Starter | $19 per gebruiker per maand bij jaarbetaling, $35 bij maandbetaling | Onbeperkt documenten en e-handtekeningen, maximaal 5 templates, themes, variabelen; geen prijstabellen en geen CRM-koppeling |
| Business | $49 per gebruiker per maand bij jaarbetaling, $65 bij maandbetaling | Onbeperkt templates, prijstabellen en Quote builder, productcatalogus, contentbibliotheek, branding, CRM-koppelingen, automatische herinneringen |
| Enterprise | Op aanvraag (per gebruiker of per document) | Alles uit Business, plus onder meer CPQ, single sign-on en team workspaces |
Per jaar betaal je voor één gebruiker op Business $588 bij jaarbetaling (12 × $49) of $780 bij maandbetaling (12 × $65); op Starter $228 (12 × $19) of $420 (12 × $35). PandaDoc rekent in dollars; de prijzen zijn exclusief belastingen. Starter probeer je 14 dagen gratis (op de prijspagina staat bij Business “Request a demo”); tijdens de proefperiode verstuur je met een zakelijk e-mailadres maximaal 50 documenten (met een persoonlijk e-mailadres 5).
De plannen per functie, volgens de helpartikelen van PandaDoc:
| Functie | Vanaf plan | Helpartikel |
|---|---|---|
| Templates (meer dan 5) | Business | Save time with a reusable template |
| Variabelen | Starter | Variables (new experience) |
| Themes (opmaak) | Starter | Setting up your themes |
| Branding (logo, kleuren voor e-mails en ondertekenpagina) | Business | Customize your branding in PandaDoc |
| Prijstabel en Quote builder met optionele regels | Business | Pricing table / Quote builder block |
| Staffelkorting via productcatalogus | Business | Product Catalog: Pricing with volume discount |
| Contentbibliotheek | Business | Content Library |
| Automatische herinneringen | Business | Auto reminders |
| Pipedrive- en HubSpot-koppeling | Business | Pipedrive / HubSpot CRM |
| Ontvangerscherm in het Nederlands | Starter | Recipient view localization |
Wil je de prijzen per plan uitgebreider vergelijken? Lees PandaDoc prijzen.
Stap 1: huisstijl instellen
- Branding (Business en Enterprise): klik linksonder op het tandwiel om Settings te openen en kies Branding onder Current workspace. Daar upload je je logo en stel je een accentkleur en een secundaire kleur in voor e-mails, de ondertekenpagina en de branded templates. Met een vinkje haal je “via PandaDoc” uit de onderwerpregel van je e-mails. Klik op Save changes.
- Theme (vanaf Starter): in een template ga je naar het tabblad Format en kies je Theme. Daar pas je kleuren, typografie, tabelopmaak en pagina-instellingen aan. Met Publish werk je alle templates en contentbibliotheekitems met dat theme in de workspace in één keer bij.
PandaDoc schrijft dat het bij nieuwe gebruikers met een zakelijk e-mailadres de huisstijl automatisch ophaalt en in Branding zet.
Stap 2: een offerte-template maken
- Klik in de linkernavigatie op Templates en daarna rechtsboven op +Template.
- Kies +Blank om met een lege template te beginnen, of kies een template uit de Template gallery. Een Word-bestand (.docx) kun je omzetten naar een bewerkbare template; ook pdf en andere bestanden kun je uploaden.
- Bij Define roles leg je de rollen vast, bijvoorbeeld Client. Rollen zijn plaatshouders voor de latere ontvangers.
Let op: met een pandadoc.eu-account kun je de Template gallery op dit moment niet gebruiken.
Variabelen (vanaf Starter): een variabele staat tussen vierkante haken, bijvoorbeeld [Client.FirstName]. Typ in een tekstblok een [ en kies een variabele uit de lijst, of maak er zelf een. Rolvariabelen (zoals voornaam, e-mail en bedrijf van de klant) worden gevuld zodra je een ontvanger aan de rol koppelt; systeemvariabelen vullen zaken als documentdatum en documentwaarde.
Contentbibliotheek (Business): ga naar Templates > Content library en kies +Content item, of sla in een template een blok of pagina op via het tandwiel van het blok > Add to content library. In een nieuwe offerte voeg je het item in via Insert > +Add from > Content library.
Stap 3: de prijstabel of Quote builder toevoegen (Business)
PandaDoc heeft twee manieren om prijzen in een offerte te zetten: de prijstabel en het nieuwere Quote builder-blok. PandaDoc raadt de Quote builder aan voor nieuwe offertes.
- Producten toevoegen: typ in de prijstabel in de kolom Name; PandaDoc stelt producten uit je catalogus voor. Je kunt regels ook handmatig invoeren. In de Quote builder kies je +From catalog en daarna Add items.
- Korting en belasting: in de prijstabel klik je op het plusteken rechts van de tabel (of klik je met rechts in een cel) en kies je Discount of Tax. Per regel kies je een vast bedrag of een percentage; onderaan staat standaard een totale korting en een totale belasting.
- Optionele regels: in de Quote builder klik je op de drie puntjes rechts van een regel en zet je Optional items en Quantity editing aan. In een prijstabel kies je via het pijltje in de cel Recipient options > Enable optional item. Wijs minstens één veld aan de ontvanger toe, anders kan die niets kiezen. Wijst de ontvanger in de Quote builder een sectie aan of af, dan past het totaal zich automatisch aan.
- Staffelkorting: maak in de productcatalogus een product met het prijsmodel Volume-based en een kortingspercentage per aantal (maximaal 50 staffels). Voeg je dat product toe aan een Quote builder-blok, dan kan de ondertekenaar het aantal aanpassen en verandert de prijs mee.
Stap 4: versturen en laten ondertekenen
- Controleer dat alle ontvangers zijn toegevoegd, alle handtekening-, datum- en formuliervelden aan de juiste ontvanger zijn toegewezen en alle variabelen een waarde hebben.
- Klik rechtsboven op Review and send.
- Kies per ontvanger de verzendmethode: e-mail, sms, link of tekenen op jouw apparaat.
- Pas eventueel de onderwerpregel en het bericht aan en controleer de instellingen voor vervaldatum, automatische herinneringen en doorsturen.
- Klik op Send document.
Je krijgt een e-mail als de ontvanger het document bekijkt en als het is afgerond. De ontvanger tekent door te tekenen, te typen of een afbeelding van de handtekening te uploaden; welke opties je toestaat, stel je in bij Settings > Recipient experience. De ontvanger heeft volgens PandaDoc geen PandaDoc-account nodig om zijn documenten te openen.
Ontvangerscherm in het Nederlands (vanaf Starter): zet linksonder via Extensions in de categorie Content Management de functie Localization aan. Daarna kies je bij Recipient experience onder Localization de standaardtaal; alleen een workspace-admin kan dat instellen.
Wat krijg je na ondertekening?
Als alle ondertekenaars klaar zijn, download je een PDF met op de laatste pagina een handtekeningcertificaat. Daarin staan het referentienummer van het document, de namen en handtekeningen van de ondertekenaars, hun geverifieerde e-mailadressen, IP-adressen en locatie, en de tijdstippen waarop het document is verstuurd, bekeken en afgerond. Er komt geen certificaat als het document handmatig is afgerond of geen handtekening- of parafeerveld heeft. Je kunt instellen dat alle ontvangers de ondertekende PDF automatisch per e-mail krijgen.
Automatische herinneringen instellen (Business)
- Voor alle templates en documenten: klik linksonder op je profielfoto om Settings te openen en kies Document settings > Auto reminders. Daar zet je herinneringen aan of uit, kies je e-mail of sms en stel je de eerste herinnering (“Send in…”) en de herhaling in.
- Per template: voeg in de template-workflow via +Add step de stap Send auto-reminder toe. Standaard stuurt PandaDoc dan elke 5 dagen na verzending een herinnering per e-mail.
Herinneringen gaan alleen naar ondertekenaars, en per ontvanger per document stuurt PandaDoc er maximaal 10 automatisch. Wanneer je een offerte daarnaast zelf nabelt en wat je zegt, lees je in een offerte opvolgen zonder te drammen.
Is een digitale handtekening in PandaDoc rechtsgeldig?
Ja, als de methode voldoende betrouwbaar is. Artikel 3:15a van het Burgerlijk Wetboek zegt dat een geavanceerde en een “andere” (gewone) elektronische handtekening dezelfde rechtsgevolgen hebben als een handgeschreven handtekening, “indien voor deze beide elektronische handtekeningen de methode voor ondertekening die gebruikt is voldoende betrouwbaar is, gelet op het doel waarvoor de elektronische handtekening is gebruikt en op alle overige omstandigheden van het geval”. Een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) staat altijd gelijk aan een handtekening met pen.
PandaDoc schrijft dat de standaard e-handtekening voldoet aan de eIDAS-definitie van een gewone elektronische handtekening (SES), en dat PandaDoc ook geavanceerde (AES) en gekwalificeerde (QES) handtekeningen ondersteunt. QES staat op de prijspagina bij Business en Enterprise, alleen bij jaarbetaling; volgens het helpartikel Recipient experience settings kost elke handtekeningverificatie $5.
De Rijksoverheid noemt de gekwalificeerde handtekening nodig “voor voldoende zekerheid” bij documenten met serieuze financiële of juridische gevolgen, zoals notariële akten, verzekeringen en hypotheken, en verplicht in sommige gevallen, bijvoorbeeld als werkgevers digitaal gegevens als naam, functie en loon aan werknemers verstrekken, zoals via een arbeidsovereenkomst.
Dit is geen juridisch advies. Twijfel je bij een belangrijk contract, vraag het dan na bij een jurist.
PandaDoc koppelen aan je CRM (Business)
PandaDoc + Pipedrive
- Log in bij PandaDoc en bij Pipedrive.
- Ga in PandaDoc naar Settings > API and Integrations, klik op Pipedrive en daarna op Connect. Of installeer PandaDoc via de Pipedrive Marketplace.
- Open in Pipedrive een persoon, organisatie of deal en klik rechtsboven op het App Extensions-icoon; links verschijnt PandaDoc.
Elke PandaDoc-gebruiker installeert de koppeling zelf. Om Pipedrive-gegevens in je offerte te krijgen, voeg je in de template-workflow via +Add step de stap Pull data from Integration toe, kies je Pipedrive en het record (Deal, Organization of Person), en zet je de variabelen in je tekst. Producten uit een Pipedrive-deal komen in de prijstabel of het Quote builder-blok. PandaDoc noemt verder statusinformatie in Pipedrive en een tweerichtingssynchronisatie, waarbij de ondertekende PDF automatisch bij de deal komt. Pipedrive zelf inrichten? Zie de Pipedrive inrichten handleiding of de Pipedrive review.
PandaDoc + HubSpot
- Log in bij HubSpot.
- Ga in PandaDoc naar Settings > Integrations > HubSpot en kies Connect; kies in het nieuwe venster Grant Access > Connect app.
- Open in HubSpot een deal, contactpersoon of bedrijf; rechts staat de kaart PandaDoc Documents.
Alleen de eigenaar van het PandaDoc-account en admins met adminrechten in HubSpot kunnen de koppeling installeren. Heb je een PandaDoc EU-account, dan moet je de koppeling vanuit PandaDoc starten; vanuit HubSpot werkt het dan niet. Vanuit een deal, contactpersoon, bedrijf of ticket maak je een document, en je volgt de documentstatus in HubSpot. Een al bestaand document koppel je via het Document properties-paneel alsnog aan een deal. De dealfase automatisch aanpassen bij een statuswijziging gaat via External automations: bij Business een betaalde uitbreiding van $39 per maand per account, bij Enterprise inbegrepen.
Valkuilen
- Starter is geen offerteplan. Starter heeft geen prijstabellen, geen CRM-koppeling en maximaal 5 templates. Voor offertes met prijzen en keuzeopties kom je uit op Business.
- Geen veld voor de ontvanger. Optionele regels en aanpasbare aantallen werken alleen als minstens één veld aan de ontvanger is toegewezen.
- Geen certificaat zonder handtekeningveld. Zonder handtekening- of parafeerveld, of bij handmatig afronden, maakt PandaDoc geen handtekeningcertificaat.
- Verkeerde handtekeningvorm. Voor documenten waarvoor de Rijksoverheid de gekwalificeerde handtekening noemt, is de standaard e-handtekening niet genoeg; QES kost bij PandaDoc extra en vraagt jaarbetaling.
- EU-account. Met een pandadoc.eu-account kun je de Template gallery op dit moment niet gebruiken, en de HubSpot-koppeling start je vanuit PandaDoc.
- Dollars. PandaDoc rekent in dollars, exclusief belastingen; het bedrag in euro hangt af van de wisselkoers.
PandaDoc vs alternatieven
| Situatie | Kijk naar |
|---|---|
| Je bent zzp’er met af en toe een offerte | Het gratis plan van PandaDoc (5 documenten per maand), of offertesoftware voor ZZP’ers |
| Je zoekt een eenvoudiger of goedkoper offertepakket | Het overzicht beste offertesoftware |
| Je hebt ook contractbeheer na ondertekening nodig | Contractmanagement software |
| Je werkt met Pipedrive als CRM | PandaDoc Business met de Pipedrive-koppeling; zie de Pipedrive inrichten handleiding |
| Je wilt alleen documenten digitaal laten ondertekenen | Het overzicht digitaal ondertekenen software |
Meer software voor zelfstandigen vind je in het aanbod softwareoplossingen voor ZZP’ers en het productiviteit-categorieoverzicht.
Conclusie
Begin met de template: huisstijl, standaardteksten, variabelen en een prijstabel of Quote builder. Koppel daarna je CRM en zet automatische herinneringen aan. Voor die werkwijze heb je PandaDoc Business nodig ($49 per gebruiker per maand bij jaarbetaling, $65 bij maandbetaling); met het gratis plan of Starter kun je documenten laten ondertekenen, maar geen offertes met prijstabel maken.
Externe bron: Rijksoverheid — elektronische handtekening (eIDAS) — onafhankelijke informatie over dit onderwerp.