Pipedrive Inrichten: Complete Handleiding voor MKB (2026)

Welk plan je kiest, bepaalt welke stappen van deze handleiding je kunt uitvoeren: in Lite kun je geen e-mail synchroniseren en geen automatiseringen maken. Hieronder staan eerst de licentiekosten bij 1, 3 en 10 gebruikers, daarna per inrichtingsstap welk plan je nodig hebt. Twijfel je nog of Pipedrive past? Lees dan de Pipedrive review 2026 of doorloop de CRM keuzehulp.

Welk plan heb je nodig per stap?

Zo verdeelt Pipedrive de functies uit deze handleiding over de plannen (planvergelijking op pipedrive.com/nl/pricing, gecontroleerd op 6 november 2026):

Prijs per gebruiker per maand, exclusief btw: Lite €24, Growth €49, Premium €79 en Ultimate €99 bij maandbetaling; €14, €39, €59 en €79 bij jaarbetaling. Elk plan kun je 14 dagen gratis proberen zonder creditcard.

Voor je begint: wat je klaar moet hebben

Verzamel het volgende voordat je een account aanmaakt:

• Je huidige verkoopproces op papier: welke stappen doorloopt een lead voordat hij klant wordt? Schrijf dit op vóór je een pipeline bouwt.
• Een export van bestaande deals en contacten: als Excel- of CSV-bestand uit je oude CRM, je spreadsheet of je e-mailprogramma.
• Het e-mailadres dat je wilt koppelen: bijvoorbeeld je zakelijke Gmail- of Outlook-account. Zorg dat je hierop kunt inloggen tijdens de setup.
• Een lijst met teamleden die toegang nodig hebben: met per persoon of hij alleen eigen deals mag zien of die van iedereen.
• Je belangrijkste rapportagevraag: wat wil je over drie maanden kunnen aflezen? Omzet per fase, het aandeel gewonnen deals of de doorlooptijd? Dat bepaalt welke velden je straks invult.

Stap 1: Pipedrive account aanmaken en je pipeline ontwerpen

Een account maak je aan via “Probeer het gratis” op pipedrive.com; de proef duurt 14 dagen en vraagt geen creditcard. Pipedrive zet standaard een voorbeeldverkoopproces klaar in de pipelineweergave. Alleen gebruikers met beheerrechten voor deals kunnen pipelines aanmaken en aanpassen.

Een pipeline in Pipedrive bestaat uit fases die een deal doorloopt. Aan het eind markeer je een deal als gewonnen of verloren; dat zijn geen aparte fases. Een nieuwe pipeline begint met een voorbeeld van vijf fases dat je hernoemt, aanvult of inkort. De ontwerptips van Pipedrive noemen onder meer: elke fase is een echte stap in je verkoop, de naam zegt wat er moet gebeuren (“Afspraak gepland”, “Voorstel verstuurd” in plaats van “Bezig”), en houd het aantal fases beperkt, omdat een lange pipeline lastiger te overzien is.

Drie voorbeeldindelingen (de fases voordat je een deal als gewonnen of verloren markeert):

Dienstverlener (consultancy, bureau, freelancer):

1. Nieuwe lead
2. Kennismakingsgesprek gepland
3. Voorstel verstuurd
4. Onderhandeling

B2B-verkoop met langere cyclus (software, machines, installaties):

1. Lead gekwalificeerd
2. Demo of intake gepland
3. Offerte uitgebracht
4. Interne besluitvorming klant
5. Contractonderhandeling

Groothandel met accountmanagement (eerste order binnenhalen):

1. Nieuwe aanvraag
2. Prijsafspraak gemaakt
3. Proeforder geplaatst
4. Eerste vaste order in onderhandeling

Kies de indeling die het dichtst bij jouw proces ligt en pas de namen aan. Per fase kun je in de pipeline-instellingen ook een slagingskans instellen en “Rotting in (days)” aanzetten: deals die langer dan dat aantal dagen niet zijn bijgewerkt, worden in de pipeline gemarkeerd. Let op: verwijder je een fase, dan verwijder je ook de deals die erin staan. Verplaats ze eerst.

Verkoop je twee wezenlijk verschillende dingen, bijvoorbeeld eenmalige projecten én abonnementen? Dan kun je een tweede pipeline maken met eigen fases (in elk plan onbeperkt). Pipedrive raadt een extra pipeline af om deals per regio, branche of verkoper te scheiden; daarvoor gebruik je velden, filters en de eigenaar van de deal. Wil je na de verkoop de uitvoering volgen, dan wijst Pipedrive naar Projects (betaalde add-on in Lite en Growth, inbegrepen vanaf Premium). Benieuwd hoe andere systemen hiermee omgaan? Bekijk de Pipedrive vs HubSpot vergelijking of de Pipedrive vs Zoho CRM vergelijking.

Stap 2: Deals en contacten importeren (ook uit Excel)

Zodra je pipeline staat, haal je je bestaande gegevens binnen via Tools en apps > Gegevens importeren > Importeren uit spreadsheet. Pipedrive leest XLS-, XLSX- en CSV-bestanden en kan personen, organisaties, leads, deals, projecten, activiteiten, notities en producten importeren. De eisen aan het bestand: één tabblad per import, een kopregel met kolomnamen, maximaal 200.000 rijen en kleiner dan 50 MB.

De import loopt in vijf stappen: je kiest welke soorten gegevens in het bestand staan, uploadt het, koppelt de kolommen aan velden (Pipedrive doet een voorstel op basis van de kolomnamen), bekijkt een voorbeeld en kiest tot slot wat er met dubbele records gebeurt. Bestaat een veld nog niet, maak het dan vooraf aan als eigen veld (Lite: 30 per bedrijf, Growth: 100).

Waar je op let:

• Verplichte velden: een persoon heeft een naam nodig, een organisatie ook, en een deal of lead moet gekoppeld zijn aan een persoon of organisatie. Rijen zonder die gegevens worden overgeslagen en komen in een bestand met de reden erbij.
• Dubbele contacten: neem een e-mailadres of telefoonnummer op, zodat Pipedrive dubbelingen beter herkent. In de laatste stap kies je of gevonden dubbelingen worden samengevoegd in plaats van nieuw aangemaakt.
• Fasen en velden: controleer in de voorbeeldstap of deals in de juiste fase en de gegevens in de juiste velden terechtkomen; dat is de laatste controle vóór de import.
• Dealwaarden: zonder bedragen kun je later geen omzetrapportage per fase maken.

Begin met een kleine testset van een paar rijen en controleer het resultaat voordat je het volledige bestand importeert. Gaat het toch mis, dan kan een gebruiker met globale beheerrechten een import binnen 48 uur terugdraaien via de importgeschiedenis. Een import start geen automatiseringen die op een gebeurtenis reageren (behalve bij bijgewerkte of verwijderde leads); automatiseringen op een datum kunnen wel afgaan.

Stap 3: E-mailkoppeling instellen (Gmail en Outlook)

E-mailsynchronisatie zit pas in Growth en hoger. Met Lite kun je e-mails alleen via een bcc-adres naar Pipedrive doorsturen of de Chrome-extensie voor Gmail gebruiken. Vanaf Growth koppel je je mailbox via Persoonlijke voorkeuren > E-mailsynchronisatie. Pipedrive noemt als ondersteunde providers Google Workspace/Gmail, Office 365/Outlook, Microsoft Exchange (EWS) en elk ander account dat IMAP ondersteunt.

Na het koppelen lees, verstuur en beantwoord je e-mail vanuit de Sales Inbox van Pipedrive. Gesprekken worden automatisch of handmatig aan een deal, lead of project gekoppeld. Per e-mail zet je volgen van openen en klikken aan of uit, en per gesprek kies je of collega’s met toegang tot de gekoppelde deal het mogen zien of dat het privé blijft. Een gedeeld adres zoals sales@ koppel je als teamaccount; zo’n team-inbox zit vanaf Premium.

Aandachtspunten:

• Aliassen: verzenden vanaf een alias kan alleen met Gmail (persoonlijke en teamaccounts). Bij Outlook, Exchange en IMAP verstuur je vanaf het gekoppelde adres.
• Verzendlimiet: binnen één bedrijfsaccount verwerkt Pipedrive tot 40 e-mailacties per minuut, voor alle gebruikers en functies samen; daarboven kunnen e-mails mislukken.
• Limieten van je provider: Gmail en Outlook hanteren daarnaast hun eigen dag- of uurlimieten.
• Aantal mailboxen: Growth synchroniseert één e-mailaccount per licentie, Premium drie en Ultimate vijf.

Stap 4: Activiteiten en opvolging instellen

Activiteiten zijn de vervolgstappen bij een deal: een telefoontje, afspraak, taak, deadline, e-mail of lunch, of een eigen type dat je zelf aanmaakt. Je voegt ze toe via het activiteitenpictogram op een dealkaart, in de detailweergave van een deal of in de mobiele app.

Stel als werkafspraak in dat elke deal een eerstvolgende activiteit met een datum heeft. De pipelineweergave sorteert deals standaard op de eerstvolgende activiteit, en het veld “Volgende activiteitsdatum” laat zien wanneer de volgende stap gepland staat. Zet daarnaast per fase de functie voor gestagneerde deals (“Rotting”) aan uit stap 1: dan zie je in de pipeline welke deals te lang niet zijn bijgewerkt. Herinneringen voor activiteiten krijg je op je computer, per e-mail en in de mobiele app, in elk plan.

Stap 5: Eerste rapportage opzetten

Rapporten maak je in Inzichten (Insights). Voor deals biedt Pipedrive rapporten over prestaties, conversie, doorlooptijd en voortgang. Met een goed gevulde pipeline beantwoord je deze basisvragen:

• Omzet per fase: hoeveel dealwaarde staat er in elke fase van je pipeline?
• Conversie: welk deel van je deals win je?
• Doorlooptijd: hoe lang staan deals in elke fase voordat ze doorschuiven?

Hoeveel rapporten je kunt aanmaken hangt af van je plan: 15 per licentie in Lite, 50 in Growth. Rapporten op basis van eigen velden bouwen kan pas vanaf Premium. Deze cijfers kloppen alleen als je dealwaarden en fasen consequent invult; daarom werken stap 2 (schone import) en stap 4 (opvolging) hier direct door. Het voortgangsrapport toont alleen bewegingen binnen één pipeline: verplaats je deals tussen pipelines, dan zie je dat terug in de rapportage.

Stap 6: Automatiseringen instellen

Automatiseringen zitten in Growth en hoger (Growth: 50 actieve automatiseringen per bedrijf, Premium 150, Ultimate 250). Je vindt ze onder Tools en apps > Automatiseringen. Een automatisering in Pipedrive werkt volgens als-dan: een trigger (een deal, persoon, activiteit, lead, organisatie of project wordt toegevoegd, bijgewerkt of verwijderd, of een datum komt eraan of is verstreken) start een of meer acties. Acties zijn onder meer een activiteit, deal, notitie of e-mail aanmaken of bijwerken, een webhook, of een actie in een gekoppelde tool zoals Slack of Trello. Alleen beheerders en gebruikers met de juiste rechten maken automatiseringen.

Voorbeelden die aansluiten op de stappen hierboven:

• Een activiteit aanmaken zodra een deal een bepaalde fase ingaat, met een vervaldatum relatief aan dat moment (bijvoorbeeld “over één dag”).
• Een bericht in Slack sturen als een deal boven een bepaalde waarde wordt toegevoegd, via een voorwaarde op de dealwaarde.
• Een nieuwe deal naar een andere pipeline verplaatsen afhankelijk van de eigenaar; dat voorbeeld staat in de handleiding van Pipedrive.

Een e-mail als actie gaat altijd via het adres dat met e-mailsynchronisatie is gekoppeld, en vanaf het adres van de gebruiker die de automatisering heeft gemaakt. Begin met één of twee automatiseringen voor een handeling die je vaak herhaalt. Wil je vertakken, dan kun je in Growth tot 3 als/anders-stappen per automatisering gebruiken (Premium 10, Ultimate 20).

Stap 7: Team uitnodigen en rechten instellen

Bepaal per teamlid wat hij mag zien en mag doen. In Pipedrive regelen zichtbaarheidsgroepen wat iemand ziet en machtigingsprofielen wat iemand mag doen.

• Lite en Growth: iedereen zit in één standaardgroep. Per deal, lead, persoon, organisatie of product kies je of alleen de eigenaar (plus volgers en beheerders) het ziet, of alle gebruikers.
• Premium en Ultimate: je maakt eigen zichtbaarheidsgroepen met subgroepen (15 in Premium, 25 in Ultimate) en eigen machtigingsprofielen, en je kunt per groep pipelines verbergen.

Gebruikers met beheerrechten voor deals zien altijd alle deals, ongeacht de zichtbaarheidsinstelling. Nodig teamleden uit nadat de pipeline, de import en de eerste automatiseringen staan, zodat iedereen meteen in dezelfde opzet begint.

Is Pipedrive in het Nederlands beschikbaar?

Ja. Nederlands is een van de 24 talen waarin Pipedrive te gebruiken is, in elk plan. Elke gebruiker stelt zijn eigen taal in via Persoonlijke voorkeuren > Account; dat verandert de taal van collega’s niet. De kennisbank op support.pipedrive.com is ook in het Nederlands te lezen, als automatische vertaling uit het Engels.

Valkuilen bij het inrichten van Pipedrive

1. Te veel pipeline-fases

Pipedrive waarschuwt zelf dat veel fases een pipeline moeilijker te overzien maken. Houd elke fase gekoppeld aan een concrete stap en begin bij de vijf voorbeeldfases.

2. Geen opschoning vóór de import

Dubbele contacten, verouderde adressen en wisselende fasenamen neem je anders mee naar je CRM. Gebruik de samenvoegoptie bij de import en de voorbeeldstap, en draai binnen 48 uur terug als het misgaat.

3. Een plan kiezen dat de stappen niet dekt

Wie met Lite start, kan stap 3 (e-mailsynchronisatie) en stap 6 (automatiseringen) niet uitvoeren. Kijk vóór je jaarbetaling kiest in de tabel bovenaan welk plan je nodig hebt; in de proefperiode van 14 dagen kun je de stappen uitproberen.

4. Deals zonder eerstvolgende activiteit

Een deal zonder geplande vervolgactie staat niet in je activiteitenlijst of agenda, dus niemand krijgt er een herinnering voor. Zet de rotting-functie aan en maak er een vaste afspraak van: geen nieuwe deal zonder opvolgactiviteit.

5. De mobiele app niet gebruiken

De apps voor Android en iOS zitten in elk plan. Daarmee voeg je onderweg activiteiten toe, werk je deals bij, scan je visitekaartjes en worden gesprekken vanaf je telefoon automatisch gelogd.

6. Automatiseren voordat de basis staat

Automatiseer pas als de pipeline, de geïmporteerde gegevens en de e-mailkoppeling op orde zijn. Houd er rekening mee dat een import geen automatiseringen op gebeurtenissen start, en dat een automatisering die een deal aanmaakt mislukt als je de limiet voor open deals van je plan hebt bereikt.

Pipedrive inrichten: welke volgorde en welk plan?

Werk in deze volgorde: pipeline ontwerpen, gegevens importeren, e-mail koppelen, activiteiten en rotting instellen, rapporten maken, automatiseren en tot slot het team uitnodigen.

• Kies Lite (€24 per gebruiker per maand bij maandbetaling, €14 bij jaarbetaling) als je deals, activiteiten en contacten bijhoudt en e-mails via bcc doorstuurt; stap 3 en stap 6 sla je dan over.
• Kies Growth (€49, €39 bij jaarbetaling) als je vanuit Pipedrive wilt mailen met het volgen van openen en klikken, en opvolging wilt automatiseren.
• Kies Premium (€79, €59 bij jaarbetaling) als teamleden alleen de deals van hun eigen groep mogen zien, of als je een gedeelde team-inbox wilt.

Wil je Pipedrive eerst proberen? Start een gratis proefperiode bij Pipedrive en doorloop dit stappenplan met je eigen gegevens. Alle pakketten en prijzen op een rij staan in Pipedrive prijzen 2026; andere CRM’s vind je in het overzicht CRM software voor MKB.

Verder lezen

• Pipedrive review 2026: onze volledige beoordeling
• Pipedrive prijzen 2026: alle pakketten op een rij
• Pipedrive alternatieven 2026: als Pipedrive toch niet blijkt te passen
• Pipedrive vs HubSpot
• Pipedrive vs Salesforce
• Pipedrive vs Zoho CRM
• Pipedrive vs Teamleader
• CRM keuzehulp: twijfel je nog tussen meerdere systemen?

Probeer Pipedrive gratis →