Kort antwoord: Kies Trello als je team vooral taken op borden wil beheren: gratis voor maximaal 10 samenwerkers en 10 borden per Workspace, betaald vanaf $5 per gebruiker per maand bij jaarbetaling ($6 maandelijks). Kies Notion als je naast taken ook documentatie, een wiki of databases met relaties op één plek wil: Plus kost €9,50 per plaats per maand bij jaarbetaling (€11,50 maandelijks). Voor 5 gebruikers is dat $25 per maand voor Trello Standard tegenover €47,50 voor Notion Plus (beide jaarbetaling; dollar tegenover euro).
Wat Notion Plus en Trello Standard voor jouw aantal gebruikers kosten, reken je uit met de kostencalculator voor projectmanagement; de functies staan naast elkaar in de vergelijkingstabel.
Trello is een Kanban-tool: borden, lijsten en kaarten, met ingebouwde automatisering en Power-Ups voor koppelingen. Notion is een werkruimte met pagina’s en databases, waarin een bord één van de weergaven is. Hieronder staan de verschillen in functies, prijs per plan, inrichting en migratie, met de bedragen zoals notion.com en trello.com ze op 2 november 2026 tonen.
Het kernverschil: twee andere opzetten
Trello beantwoordt de vraag: wat moet er nog gebeuren, in welke fase staat het en wie doet het? Kaarten op borden, lijsten als statussen, slepen tussen lijsten.
Notion laat je zelf bepalen hoe je informatie structureert: een wiki, een CRM, een projectdatabase of een content-kalender. Je bouwt dat met blokken, pagina’s en databases.
Daardoor is Trello sneller op te zetten voor één doel, en vraagt Notion meer inrichting maar dekt het meer doelen.
Vergelijkingstabel: Notion vs Trello 2026
| Kenmerk | Notion | Trello |
|---|---|---|
| Gratis plan | Ja; pagina’s en blokken beperkt bij 2+ leden | Ja; max. 10 borden en 10 samenwerkers per Workspace |
| Betaald vanaf | €9,50 per plaats/mnd (Plus, jaarbetaling; €11,50 maandelijks) | $5 per gebruiker/mnd (Standard, jaarbetaling; $6 maandelijks) |
| Kanban-borden | Ja (bordweergave van een database) | Ja (kernfunctie) |
| Tijdlijn | Ja (tijdlijnweergave) | Vanaf Premium |
| Kalender | Ja (kalenderweergave en Notion Calendar) | Vanaf Premium; Planner in elk plan (Free alleen bekijken) |
| Databases met relaties | Ja | Nee (wel aangepaste velden vanaf Standard) |
| Wiki/documentatie | Ja (pagina’s met blokken) | Nee (kaartbeschrijvingen en bijlagen) |
| Automatiseringen | Knoppen in Gratis; database-automatiseringen vanaf Plus | Ingebouwd: 250 / 1.000 / onbeperkt uitvoeringen per maand (Free / Standard / Premium) |
| AI | Beperkte proefversie in Gratis en Plus; Notion-agent en AI-credits vanaf Business | Vanaf Standard |
| Koppelingen | Openbare API; basiskoppelingen vanaf Plus, premiumkoppelingen vanaf Business | Meer dan 200 apps via Power-Ups, onbeperkt in elk plan |
Bronnen: notion.com/nl/pricing en trello.com/pricing, 2 november 2026.
Functies in detail
Kanban-borden
Bij Trello is het bord de hele tool: je maakt lijsten aan, voegt kaarten toe en sleept ze door de workflow. Vanaf Standard kun je lijsten inklappen, lijstkleuren gebruiken en een kaart op meerdere borden spiegelen (card mirroring).
Notion heeft een bordweergave voor databases: je groepeert op een statuseigenschap. De kaarten kunnen eigenschappen tonen (eigenaar, deadline, tags), en dezelfde gegevens zijn ook als tabel, tijdlijn of kalender te bekijken.
Voordeel: Trello, als het bord het enige is wat je nodig hebt.
Databases en informatiestructuur
In Notion kun je databases aan elkaar koppelen met relaties en rollups, bijvoorbeeld een takendatabase aan een klantendatabase, en daarop gefilterde weergaven per verantwoordelijke of status maken.
Trello heeft geen databases. Informatie staat in kaarten, met aangepaste velden vanaf Standard. Card mirroring (vanaf Standard) toont één kaart op meerdere borden, maar relaties tussen gegevens leg je niet.
Voordeel: Notion.
Documentatie en wiki
Notion-pagina’s bestaan uit blokken: tekst, koppen, tabellen, databases, embeds en media. Je maakt er een paginastructuur mee voor een bedrijfswiki of onboarding-documentatie.
Trello heeft geen wikipagina’s. Je kunt beschrijvingen en bijlagen aan kaarten toevoegen, maar een kennisbank bouw je er niet mee.
Voordeel: Notion.
Templates
Trello biedt bordtemplates uit de Trello-community: kant-en-klare borden die je importeert en aanpast. Vanaf Premium kun je eigen templates op Workspace-niveau maken.
De template-galerie van Notion bevat gratis en betaalde templates van makers uit de community, onder meer voor projecten, content-kalenders en CRM. Omdat een template in Notion databases en pagina’s kan bevatten, start je er een compleet systeem mee.
Automatiseringen
Trello heeft ingebouwde no-code-automatisering in elk bord. Het aantal uitvoeringen per maand verschilt per plan: 250 in Free, 1.000 in Standard en onbeperkt in Premium en Enterprise.
Notion heeft in Gratis alleen knoppen. Vanaf Plus komen database-automatiseringen erbij. Voor koppelingen met andere tools is er een openbare API.
Voordeel: Trello, omdat de automatisering in elk plan zit en per plan een duidelijke limiet heeft.
Koppelingen
Trello noemt meer dan 200 apps die je via Power-Ups koppelt, zoals Slack, Google Drive en Salesforce. Power-Ups zijn onbeperkt in elk plan; sommige Power-Ups van partners vragen een apart abonnement.
Notion heeft koppelingen via zijn openbare API, onder meer met Slack, Google Drive, GitHub en Figma. In Plus zitten basiskoppelingen, in Business premiumkoppelingen. Daarnaast kun je content en linkvoorbeelden insluiten op een pagina.
AI
Notion AI is in Gratis en Plus een beperkte proefversie. Business bevat de Notion-agent (chatten, genereren, automatisch invullen, vertalen), aangepaste agents, AI-vergadernotities en Enterprise Search (bèta), met 1.500 Standard-credits en 500 Select-credits per plaats per maand. Notion omschrijft de AI als hulp die vragen beantwoordt, taken prioriteert en rapporten schrijft (notion.com/product/ai).
Trello heeft AI vanaf Standard: to-do’s vastleggen uit e-mail, Slack en Teams, tekst op kaarten laten schrijven of verbeteren, checklists en vervaldatums laten voorstellen en een bord laten opzetten vanuit een doel (trello.com/pricing, 2 november 2026). Een zoekfunctie die antwoorden haalt uit je hele werkruimte en gekoppelde apps, zoals Enterprise Search van Notion (bijvoorbeeld Slack en GitHub), noemt Trello daar niet.
Prijzen 2026
Notion prijsplannen
| Plan | Prijs | Kenmerken |
|---|---|---|
| Gratis | €0 | Pagina’s en blokken beperkt bij 2+ leden, 10 externe gasten, uploads tot 5 MB, 7 dagen paginageschiedenis, proefversie Notion AI |
| Plus | €9,50 per plaats/mnd bij jaarbetaling (€11,50 maandelijks) | Uploads tot 5 GB, 30 dagen paginageschiedenis, aangepaste formulieren en sites, database-automatiseringen, basiskoppelingen, proefversie Notion AI |
| Business | €19,50 per plaats/mnd bij jaarbetaling (€23,50 maandelijks) | SAML SSO, granulaire databasemachtigingen, privé-teamruimten, 90 dagen paginageschiedenis, Notion-agent, 1.500 Standard- en 500 Select-credits per plaats/mnd |
| Enterprise | Aangepaste prijzen | SCIM, auditlogboek, geen gegevensbewaring bij LLM-providers, Customer Success Manager |
Notion meldt “Bespaar tot 20% bij jaarlijkse facturering” en dat abonnementen mogelijk niet voor elke workspace beschikbaar zijn (notion.com/nl/pricing, 2 november 2026).
Trello prijsplannen
| Plan | Prijs | Borden | Kenmerken |
|---|---|---|---|
| Free | $0 | 10 per Workspace | Onbeperkte kaarten en Power-Ups, max. 10 samenwerkers, 250 automatiseringsuitvoeringen/mnd, bestanden tot 10 MB |
| Standard | $5 per gebruiker/mnd bij jaarbetaling ($6 maandelijks) | Onbeperkt | AI, aangepaste velden, uitgebreide checklists, card mirroring, 1.000 uitvoeringen/mnd, bestanden tot 250 MB |
| Premium | $10 per gebruiker/mnd bij jaarbetaling ($12,50 maandelijks) | Onbeperkt | Tijdlijn, dashboard, kalender, tabel en kaart, Workspace-weergaven, onbeperkte uitvoeringen, beheer- en beveiligingsfuncties |
| Enterprise | $17,50 per gebruiker/mnd, alleen jaarbetaling ($210 per gebruiker per jaar) | Onbeperkt | Onbeperkte Workspaces, organisatiebrede rechten, Atlassian Guard Standard (SSO en gebruikersbeheer), 24/7-support |
Trello-prijzen en plankenmerken volgens trello.com/pricing, 2 november 2026.
Trello heeft het lagere instapbedrag ($5 tegenover €9,50 bij jaarbetaling; dollar tegenover euro). Wil je de databases, documentatie of AI van Notion, dan vergelijk je niet meer dezelfde functies.
Leercurve: het grootste praktische verschil
Trello: weinig te leren. Je maakt een bord, een paar lijsten en kaarten. Er is geen structuur die je vooraf moet ontwerpen.
Notion: meer te leren. Je moet weten wat een database is, hoe eigenschappen en weergaven werken en hoe je databases met relaties koppelt. Wie dat overslaat, krijgt losse pagina’s zonder samenhang. Plan daarom eerst de structuur (welke databases, welke eigenschappen, welke weergaven) en leg die uit aan het team voordat iedereen begint.
Voor wie is welke tool geschikt?
Kies Trello als:
- Je team vooral met Kanban-borden werkt (to-do, bezig, klaar)
- Snelle start en eenvoud voorop staan
- Je gratis wil beginnen met maximaal 10 samenwerkers en 10 borden
- Je geen wiki of databases nodig hebt
Kies Notion als:
- Je naast projectbeheer ook documentatie wil centraliseren
- Databases met relaties (klanten, projecten, taken) waardevol zijn
- Je team tijd wil steken in de inrichting
- Je content-kalenders, een lichte CRM of OKR’s in dezelfde tool wil
- Je AI wil die vragen over de hele werkruimte beantwoordt (Enterprise Search, vanaf Business)
Combineer beide als:
- Een team zijn taken in Trello houdt en de kennisbank in Notion wil
- Weeg dan wel af of dubbele abonnementen en dubbele informatie het waard zijn
Voor- en nadelen
Notion
Voordelen:
- Flexibel: wiki, databases en taken in één werkruimte
- Databases met relaties en meerdere weergaven (bord, tabel, tijdlijn, kalender)
- Template-galerie met gratis en betaalde templates
- AI-agent en Enterprise Search in Business
- Ingebouwde import vanuit Trello, Asana en Confluence
Nadelen:
- Meer te leren dan Trello
- Inrichting kost tijd
- Gratis plan beperkt zodra er 2 of meer leden zijn
- Duurder dan Trello op instapniveau (€9,50 tegenover $5 bij jaarbetaling)
- Automatiseringen in Gratis alleen via knoppen
Trello
Voordelen:
- Weinig te leren
- Gratis plan voor maximaal 10 samenwerkers en 10 borden
- Ingebouwde automatisering in elk plan
- Meer dan 200 apps via Power-Ups, ook Jira
- Lagere instapprijs ($5 per gebruiker bij jaarbetaling)
Nadelen:
- Geen databases met relaties
- Geen wiki- of documentatiepagina’s
- Dashboard-, tijdlijn- en kalenderweergave pas vanaf Premium
- AI pas vanaf Standard, niet in het gratis plan
- Overzicht over borden heen (Workspace-weergaven) pas vanaf Premium
Praktijkscenario’s
Drie voorbeeldsituaties, uitgewerkt met de planlimieten hierboven.
Scenario 1: marketingteam van 5 personen
Het team beheert campagnes, content en social media met een vaste workflow: idee, brief, productie, review, publicatie.
Trello past goed. Lijsten per fase, kaarten per content-item. Met 5 personen blijf je binnen de 10 samenwerkers van Free, maar Free staat 10 borden per Workspace toe; wie per campagne een bord maakt, komt bij Standard uit ($25 per maand voor 5 gebruikers bij jaarbetaling).
Notion kan ook, en wordt interessanter als het team ook een content-bibliotheek, stijlgids of briefing-templates wil bijhouden.
Scenario 2: consultancy van 12 personen
Het team beheert klantprojecten en wil kennis over sectoren en klanten centraliseren.
Notion past beter. Een klantdatabase met een gekoppelde projectdatabase, contactpersonen en documentatie per klant. Met 12 personen is het gratis plan geen optie; Plus kost 12 × €9,50 = €114 per maand bij jaarbetaling.
Trello kan ook, maar biedt geen databases, relaties of documentatie. Met 12 personen zit je boven de 10 samenwerkers van Free: Standard kost 12 × $5 = $60 per maand bij jaarbetaling.
Scenario 3: e-commerce-startup van 3 personen
Een klein team dat producten lanceert en orders afhandelt.
Trello volstaat voor de dagelijkse taken, gratis zolang 10 borden genoeg zijn. Wil het team ook een productcatalogus, leveranciersdatabase en inkoopdocumenten bijhouden, dan past Notion beter.
Ons advies
Trello past bij teams die snel willen starten en geen tijd in inrichting willen steken. Het werkt direct.
Notion past bij teams die bereid zijn een systeem in te richten. Na die inrichting staan projectstatus, wiki en klantgegevens op één plek.
Twijfel je? Stel de vraag: “Hoe belangrijk is documentatie voor ons team?” Is het antwoord “best belangrijk”, kies dan Notion. Is het “nauwelijks, we werken taakgericht”, kies dan Trello.
Notion vs Trello per use case
Op basis van de functies per plan op de prijspagina’s:
| Use case | Past beter | Reden |
|---|---|---|
| Eenvoudige Kanban-workflow | Trello | Bord is de kernfunctie, direct te gebruiken |
| Kanban met meer context per kaart | Notion | Database-eigenschappen per kaart |
| Bedrijfswiki | Notion | Pagina’s met blokken en paginastructuur |
| Klantdatabase/lichte CRM | Notion | Databases met relaties |
| Content-kalender | Notion | Kalender- en bordweergave van dezelfde database |
| Snel een team laten meedoen | Trello | Borden, lijsten en kaarten |
| Dashboards | Gelijk, maar betaald | Trello dashboardweergave vanaf Premium; Notion dashboards vanaf Business |
| Laagste instapbedrag | Trello | $5 tegenover €9,50 per gebruiker bij jaarbetaling |
| Kennisbank plus lichte taken | Notion | Beide in één tool |
Voor sprints, backlogs en burndown-rapporten is een tool als Jira gemaakt; zie de Jira vs Trello vergelijking.
Inrichting: wat moet je beslissen?
Trello inrichten
- Welke borden maak je aan? (per project, per klant of per team; Free: max. 10)
- Welke lijsten gebruik je? (bijvoorbeeld To Do, Bezig, Klaar)
- Welke labels en kleuren gebruik je?
- Welke Power-Ups activeer je? (bijvoorbeeld Google Drive of Slack)
- Welke automatiseringen stel je in, en past dat binnen het aantal uitvoeringen van je plan?
Notion inrichten
- Welke hoofddatabases maak je aan? (projecten, klanten, taken, documenten)
- Hoe koppel je databases via relaties?
- Welke eigenschappen heeft elke database? (status, eigenaar, deadline, tags)
- Welke weergaven maak je per database? (bord, tabel, kalender, tijdlijn)
- Welke paginatemplates maak je voor terugkerende content?
- Hoe orden je de paginastructuur in de zijbalk?
Maak eerst een schets van de structuur voordat je begint. Een template uit de galerie van Notion kan als startpunt dienen.
Trello Power-Ups: welke zijn handig?
Power-Ups zijn in alle Trello-plannen onbeperkt, ook in het gratis plan; voor sommige Power-Ups van partners betaal je een apart abonnement. Trello noemt op zijn Power-Up-pagina onder meer agenda’s, stemmen en herhaalde kaarten, en integraties met Jira, Slack en Google Drive. Daarnaast staan er Power-Ups van derden, bijvoorbeeld voor rapportages, Excel/CSV-import en -export of het koppelen van kaarten tussen borden.
Aangepaste velden zijn geen Power-Up meer maar een functie vanaf Standard; de kalender-, tijdlijn- en dashboardweergave zitten in Premium.
Notion templates voor projectbeheer
De template-galerie van Notion (notion.com/templates) bevat templates van makers uit de community, gratis en betaald. Zoek op projecten, taken, content-kalender of CRM. Controleer bij een community-template wie de maker is en of het past bij de structuur die je wilt.
Migratie: van Trello naar Notion (en terug)
Van Trello naar Notion
Dit is de stap als Trello te beperkt wordt: je wilt documentatie, klantgegevens aan projecten koppelen of één werkruimte voor meerdere doelen.
Stappen (volgens het helpcentrum van Notion):
- Ga in Notion naar Instellingen → Importeren → Third party imports → Trello (of typ /Trello op een pagina)
- Log in bij Trello en geef Notion toegang
- Kies de borden die je wilt overzetten en waar ze terechtkomen (teamruimte, privé of een bestaande database)
- Koppel bij een bestaande database de Trello-velden (zoals status en label) aan eigenschappen
- Borden worden databases, kaarten worden items en lijsten worden groepen; inhoud die geen bord, lijst of kaart is, gaat mogelijk niet mee
Van Notion naar Trello
Dit komt voor als een team terug wil naar eenvoud. Notion exporteert een werkruimte als HTML, Markdown en CSV. Trello kan een JSON- of CSV-bestand niet importeren om een bord opnieuw op te bouwen; je zet kaarten dus handmatig over of gebruikt een Power-Up van een derde partij, zoals een Excel/CSV-importtool. Relaties en rijke tekst uit Notion passen niet in de kaartstructuur van Trello.
Beveiliging en AVG
Notion: Notion zegt aan te sluiten op de AVG (GDPR) en laat jaarlijks audits doen, onder meer voor SOC 2 en ISO 27001 (notion.com/security). Data staat standaard in de Verenigde Staten. Enterprise-klanten kunnen opslag in een gekozen regio aanvragen, waaronder de EU (Frankfurt). SAML SSO zit in Business en Enterprise.
Trello (Atlassian): Atlassian noemt in zijn Compliance Resource Center onder meer ISO/IEC 27001:2022, SOC 2 en de AVG (GDPR). Tweestapsverificatie zit in elk Trello-plan; SAML SSO loopt via Atlassian Guard, een apart abonnement vanaf $4 per gebruiker per maand, dat in Enterprise is inbegrepen.
Heb je specifieke sectoreisen (zorg, onderwijs, financiën), vraag dan na waar je data wordt opgeslagen en welke verwerkersovereenkomst je krijgt.
Alternatieven om te overwegen
Passen Notion en Trello allebei niet helemaal?
- Asana: projectbeheer met tijdlijn, dashboards en onbeperkte gratis gasten vanaf Starter. Lees de Asana vs Trello vergelijking of de Asana review.
- ClickUp: taken, documenten en tijdregistratie in één tool. Bekijk de ClickUp vs Notion vergelijking of de ClickUp review.
- monday.com: borden met kolommen en meerdere weergaven. Lees de Notion vs monday.com vergelijking of de monday.com review.
- Jira: voor ontwikkelteams die met sprints en backlogs werken. Bekijk de Jira vs Trello vergelijking.
Lees ook het complete overzicht: beste projectmanagement software 2026. Zoek je een gratis optie? Lees dan beste gratis projectmanagement software 2026. Stap je over van spreadsheets? Bekijk van spreadsheet naar projectmanagement software.
Notion vs Trello: wat kost het voor 5 gebruikers?
Voor kleine teams zijn beide gratis versies bruikbaar, met de grenzen hierboven. Zodra je betaalt:
| Plan | Notion | Trello |
|---|---|---|
| Gratis | €0 (beperkt bij 2+ leden, 10 gasten) | $0 (10 borden, 10 samenwerkers) |
| Instap, jaarbetaling | Plus: 5 × €9,50 = €47,50/mnd (€570 per jaar) | Standard: 5 × $5 = $25/mnd ($300 per jaar) |
| Instap, maandbetaling | Plus: 5 × €11,50 = €57,50/mnd | Standard: 5 × $6 = $30/mnd |
| Hoger plan, jaarbetaling | Business: 5 × €19,50 = €97,50/mnd (€1.170 per jaar) | Premium: 5 × $10 = $50/mnd ($600 per jaar) |
| Hoger plan, maandbetaling | Business: 5 × €23,50 = €117,50/mnd | Premium: 5 × $12,50 = $62,50/mnd |
Notion rekent in euro’s, Trello in dollars; we rekenen niet om en laten de wisselkoers buiten beschouwing. Trello Standard heeft het laagste bedrag, maar mist de tijdlijn- en dashboardweergave; die zitten in Premium.
Wanneer betaal je voor Notion en wanneer blijft Trello gratis genoeg?
Trello gratis volstaat voor teams van maximaal 10 samenwerkers die met maximaal 10 borden toekomen en geen tijdlijn, dashboard of AI nodig hebben.
Notion betaald is nodig zodra je met 2 of meer leden samenwerkt (dan zijn pagina’s en blokken in Gratis beperkt), meer dan 10 externe gasten wilt, bestanden groter dan 5 MB wilt uploaden of meer paginageschiedenis wilt (30 dagen op Plus in plaats van 7). Plus kost €9,50 per plaats per maand bij jaarbetaling en €11,50 maandelijks.
Veelgemaakte fouten bij de keuze Notion vs Trello
Fout 1: Notion kiezen omdat het populair is, niet omdat het past. Notion werkt goed als het is ingericht, maar als je alleen Kanban-borden nodig hebt, gebruik je die flexibiliteit niet. Begin dan met Trello en stap over als het tekortschiet.
Fout 2: Trello houden terwijl het te beperkt is geworden. Als kaarten over veel borden verspreid raken en niemand nog overzicht heeft, is dat het signaal. Op dat punt zijn de Workspace-weergaven van Trello Premium, Notion of Asana het overwegen waard.
Fout 3: Notion inrichten zonder plan. Teken eerst welke databases je nodig hebt, hoe ze gekoppeld zijn en welke weergaven je gebruikt. Zonder dat plan eindig je met pagina’s die niemand terugvindt.
Fout 4: de onboarding van het team overslaan. Als beheerder begrijp je de structuur, maar je team niet vanzelf. Leg de databases en de meest gebruikte weergaven uit voordat iedereen begint.
Conclusie: Notion vs Trello 2026
Trello is sterker in eenvoud en Kanban: het is de logische keuze voor kleine teams die snel willen starten en vooral met borden werken, gratis tot 10 samenwerkers en 10 borden.
Notion is sterker in flexibiliteit, kennisbeheer en databases: de betere keuze voor teams die documentatie, wiki’s en informatie met relaties willen combineren met projectbeheer, vanaf €9,50 per plaats per maand bij jaarbetaling.
Er is geen absolute winnaar. Kies op basis van je team, je use cases en de inrichtingstijd die je kunt investeren.