Een veelgestelde vraag bij werkgevers wiens accountant overstapt op Nmbrs: “wat moet ik als werkgever eigenlijk zelf doen?” Een terechte vraag, want Nmbrs is anders dan de meeste software die je als ondernemer gewend bent: je kunt het niet zelf aanschaffen en op eigen houtje inrichten. Het loopt via je accountant of een gecertificeerd loonservicekantoor.
De Nmbrs review op deze site gaat uitgebreid in op de voor- en nadelen van dat partnermodel. Deze handleiding is praktischer, en specifiek geschreven vanuit het werkgeversperspectief: wat moet jij als MKB-ondernemer zelf doen, wat doet je accountant, en waar zitten de praktische valkuilen. Zoek je juist de kant van de medewerker die zijn loonstrook wil inzien, dan is dat een ander vraagstuk dan wat hier wordt behandeld — deze gids gaat over het opzetten van je salarisadministratie als werkgever.
Kort antwoord: Nmbrs opzetten als werkgever doe je samen met je accountant of een gecertificeerd loonservicekantoor, omdat je de software niet direct kunt aanschaffen. Reken op enkele dagen tot een paar weken voor de eerste inrichting, afhankelijk van hoeveel medewerkers en arbeidsvoorwaarden je hebt. De grootste valkuil: aannemen dat “de accountant het wel regelt” zonder zelf de eerste loonrun te controleren op fouten in bijvoorbeeld loonheffingskorting of contracturen.
Voor je begint: deze gegevens heb je nodig
Verzamel dit vooraf en deel het met je accountant of loonadviseur, zodat de opstart niet vertraagt.
- Een overzicht van al je medewerkers: naam, BSN, geboortedatum, adres, IBAN
- Arbeidsovereenkomsten met contracturen, functie, salaris en eventuele toeslagen
- Loonheffingskortingsverklaringen per medewerker (of de bevestiging dat deze al bij je vorige salarispakket of accountant vastliggen)
- CAO-informatie als je onder een specifieke CAO valt (horeca, bouw, zorg, uitzendbranche) — je accountant heeft dit nodig om de juiste loontabellen te koppelen
- Historische loongegevens van dit kalenderjaar als je middenin het jaar overstapt van een ander salarispakket — nodig voor correcte cumulatieven en jaaropgaven
- Inloggegevens van je boekhoudpakket (SnelStart, Exact Online) als je een koppeling wilt inrichten
Stap je over van een ander salarispakket middenin het jaar? Dan is dit punt het belangrijkste: zonder correcte cumulatieve gegevens van het lopende jaar klopt de jaaropgave aan het einde van het jaar niet. Bespreek dit expliciet met je accountant vóórdat de eerste loonrun in Nmbrs draait.
Nmbrs opzetten: bedrijf en medewerkers invoeren
Omdat Nmbrs uitsluitend via accountants en gecertificeerde partners wordt aangeboden, is je eerste stap niet “een account aanmaken” zoals bij directe software, maar navraag doen bij je accountant of hij Nmbrs aanbiedt — of een gecertificeerde partner zoeken als dat niet zo is.
Zodra de partner de omgeving voor je heeft klaargezet, worden de volgende gegevens ingevoerd — vaak in samenwerking tussen jou en je accountant:
- Bedrijfsgegevens: KvK-nummer, loonheffingsnummer, bedrijfsadres, rechtsvorm
- Per medewerker: dienstverbandgegevens (datum indiensttreding, functie, contracturen), arbeidsvoorwaarden (bruto salaris, vaste en variabele toeslagen), en fiscale gegevens (BSN, loonheffingskorting, eventuele bijzondere regelingen zoals de 30%-regeling voor buitenlandse werknemers)
- CAO-koppeling indien van toepassing, zodat de juiste loontabellen en periodieken automatisch worden toegepast
Als werkgever is jouw belangrijkste taak hier: de brongegevens aanleveren en controleren, niet de software zelf configureren — dat laatste doet je accountant. Maar controleer wel zelf steekproefsgewijs of de ingevoerde contracturen en salarissen kloppen met de arbeidsovereenkomsten. Een verkeerd ingevoerd aantal contracturen valt vaak pas op bij de eerste loonstrook, en corrigeren achteraf betekent een herberekening.
De eerste loonrun draaien
Zodra alle medewerkergegevens staan, draait je accountant (of jijzelf, als je zelf toegang hebt gekregen tot die functie) de eerste loonrun voor de betreffende periode.
Nmbrs berekent op basis van de ingevoerde gegevens automatisch:
- Het brutoloon inclusief toeslagen
- De verschuldigde loonheffing volgens de actuele belastingtabellen
- Sociale premies (werknemers- en werkgeversdeel)
- Het nettoloon dat wordt uitbetaald
Controleer de eerste loonrun altijd handmatig, ook al is dit misschien niet je taak volgens de rolverdeling met je accountant. Neem in elk geval een paar loonstroken steekproefsgewijs door: klopt het brutoloon met de arbeidsovereenkomst, is de loonheffingskorting correct toegepast, kloppen de contracturen? Fouten in de eerste loonrun herhalen zich anders elke maand tot iemand ze opmerkt — vaak pas bij de jaaropgave.
Een tweede controlepunt: vergelijk de totale loonkosten van de eerste Nmbrs-loonrun met je vorige salarispakket (als je overstapt). Een groot verschil zonder duidelijke aanleiding (salarisverhoging, nieuwe medewerker) is een signaal om direct met je accountant te bellen, niet pas bij de volgende periode.
Loonstroken en de Nmbrs-app voor medewerkers (uitleg die je aan je team geeft)
Nmbrs heeft een Employee Self-Service (ESS) portal, beschikbaar als webapp en mobiele app, waar medewerkers zelfstandig:
- Hun loonstroken kunnen inzien en downloaden
- Jaaropgaven kunnen ophalen
- Verlof kunnen aanvragen en hun verlofsaldo kunnen bekijken
- Persoonlijke gegevens kunnen bijwerken (adres, rekeningnummer, noodcontact)
Als werkgever is het aan jou om je team hierop voor te bereiden — in de praktijk laten veel werkgevers hier steken vallen. Geef bij de introductie van Nmbrs een korte, praktische uitleg aan je medewerkers:
- Hoe ze inloggen: via de app op hun telefoon of een browser, met hun eigen inloggegevens (die ze via e-mail ontvangen bij de eerste keer)
- Wat er op de loonstrook staat: kort uitleggen wat bruto, inhoudingen en netto betekenen, en waar ze de loonheffingskorting terugvinden — voorkomt een stroom aan individuele vragen bij HR
- Hoe ze verlof aanvragen: via de app, in plaats van een appje of mailtje naar de leidinggevende
- Wat ze doen bij een adreswijziging of ander rekeningnummer: zelf aanpassen in de app, in plaats van een mail naar de administratie
Deze korte introductie kost je een kwartier per team, maar bespaart weken aan individuele vragen achteraf. Bij werkgevers die dit overslaan ontstaat vaak een golf van “hoe zag mijn loonstrook er ook alweer uit”-vragen in de eerste maand.
Nmbrs koppelen met je boekhouding (SnelStart, Exact Online, AFAS)
Dit is waar de koppelingsmogelijkheden per boekhoudpakket verschillen, en waar het als werkgever verstandig is vooraf helderheid te hebben.
Exact Online. Nmbrs biedt een kant-en-klare koppeling met Exact Online. Je accountant zet deze op vanuit de Nmbrs-omgeving; eenmaal actief worden de loonjournaalposten na elke loonrun automatisch geboekt in je Exact Online-administratie. Controleer na het instellen de eerste maand handmatig of de grootboekaansluiting klopt — met name als je meerdere kostenplaatsen of afdelingen gebruikt.
AFAS. Er bestaat een bidirectionele koppeling tussen Nmbrs en AFAS voor HR-data en journaalposten, relevant als je naast salarisadministratie ook AFAS voor bredere bedrijfsvoering gebruikt. Voor de meeste MKB-bedrijven met alleen boekhouding in AFAS is dit minder vaak van toepassing dan de Exact Online-koppeling.
SnelStart. Hier ligt het genuanceerder. Nmbrs heeft geen prominente kant-en-klare directe koppeling met SnelStart, zoals dat wel het geval is met Exact Online en AFAS. Doe je je boekhouding zelf in SnelStart en je salarisadministratie via een accountant in Nmbrs, dan loopt de journaalpostverwerking in de praktijk via een handmatige export/import, of via een middleware-koppeling die je accountant of boekhouder opzet met een tool zoals Zapier of Make. Vraag dit expliciet na bij je accountant voordat je aanneemt dat het “vanzelf” gekoppeld is — dit is een van de meest voorkomende misverstanden bij werkgevers die overstappen naar Nmbrs terwijl ze zelf SnelStart voeren.
Wil je juist zelf, zonder tussenkomst van een accountant, je boekhouding voeren? Lees dan de SnelStart handleiding voor de opzet aan die kant, en bespreek met je accountant vooraf de meest praktische manier om de loonjournaalposten over te zetten.
2FA/authenticator instellen
Salarisgegevens zijn gevoelige persoonsgegevens onder de AVG — BSN, salaris, bankrekeningnummers. Tweefactorauthenticatie (2FA) is hier geen overbodige voorzichtigheid, maar iets wat wij elke werkgever aanraden direct te activeren, voor zichzelf én voor elke medewerker met toegang tot de ESS-portal.
De inrichting:
- Ga naar je accountinstellingen binnen Nmbrs (als beheerder kun je dit ook voor je hele organisatie verplicht stellen)
- Activeer tweefactorauthenticatie en kies voor een authenticator-app zoals Google Authenticator of Microsoft Authenticator
- Scan de getoonde QR-code met de app op je telefoon
- Vanaf dat moment vraagt Nmbrs bij elke login, naast je wachtwoord, ook een tijdelijke zescijferige code uit de app
Als werkgever is het verstandig 2FA te verplichten voor iedereen met toegang tot loongegevens (jijzelf, HR-medewerkers, eventueel leidinggevenden met inzicht in salarissen), en het minimaal aan te raden voor medewerkers die alleen hun eigen loonstrook inzien via ESS. Bespreek met je accountant of dit organisatiebreed afgedwongen kan worden vanuit de beheerdersinstellingen.
Verlof en verzuim registreren
Nmbrs heeft een ingebouwde verlofmodule waarmee medewerkers verlof aanvragen via de ESS-app, en jij of een leidinggevende dat goedkeurt of afwijst. Verlofsaldo’s worden automatisch opgebouwd op basis van contracturen en cao-afspraken.
Voor verzuimregistratie is de functionaliteit functioneel maar basaal: je kunt ziekmeldingen invoeren en eenvoudige verzuimstatistieken bekijken. Voor uitgebreider verzuimbeheer — re-integratietrajecten volgens de Wet Verbetering Poortwachter, verzuimanalyses per afdeling — is Nmbrs geen specialistische oplossing. Werkgevers met serieuze verzuimproblematiek combineren Nmbrs vaak met een aanvullend HR-systeem voor dat specifieke onderdeel.
Als werkgever is ons advies: richt de verlofmodule vanaf dag één goed in (verlofsoorten, opbouwregels, goedkeuringsflow), want dit is de functie waar medewerkers dagelijks tegenaan lopen. De verzuimkant kun je basaal houden zolang je geen complexe verzuimtrajecten hebt.
Nmbrs koppelen aan een breder HR-systeem
Nmbrs is in de kern een payrollengine, geen volledig HR-platform. Als werkgever loop je hier vroeger of later tegenaan zodra je verder wilt dan salarisverwerking en basisverlof: onboarding-workflows, prestatiemanagement, verzuimbegeleiding volgens de Wet Verbetering Poortwachter, of een functie- en competentiestructuur ontbreken in Nmbrs zelf.
Voor werkgevers die dat wel nodig hebben, is de gangbare route Nmbrs te combineren met een gespecialiseerd HR-systeem ernaast, gekoppeld via de API. Dit komt vaak voor bij bedrijven vanaf ongeveer 15-20 medewerkers, waar handmatig HR-beheer naast salarisadministratie te veel tijd gaat kosten. Lees de vergelijking Personio vs HoorayHR 2026 als je op zoek bent naar een aanvullend systeem dat naast Nmbrs kan draaien, of de HoorayHR review 2026 specifiek voor laagdrempelig verlof- en verzuimbeheer.
Als werkgever is het advies: begin met Nmbrs puur voor salarisadministratie, en voeg pas een los HR-systeem toe zodra je merkt dat je structureel tegen de grenzen van de verlofmodule aanloopt. Twee systemen tegelijk invoeren voordat je weet wat je precies nodig hebt, kost meer tijd dan het oplevert.
Wat als je overweegt van Nmbrs over te stappen naar AFAS?
Een veelgestelde vraag bij groeiende werkgevers: op welk punt wordt Nmbrs te klein? Nmbrs is een gespecialiseerde salarisadministratie; AFAS is een volledig ERP-platform met salarisadministratie als een van de onderdelen naast financiën, CRM en projectbeheer.
De signalen in de praktijk waarop een overstap naar AFAS relevant wordt:
- Je wilt salarisadministratie, financiën en CRM in één systeem integreren, in plaats van losse tools aan elkaar te koppelen
- Je organisatie groeit naar 100+ medewerkers met complexere goedkeuringsstructuren
- Je hebt behoefte aan een uitgebreide rapportagedesigner die verder gaat dan de standaardrapporten van Nmbrs
Voor de meeste MKB-werkgevers tot 50-100 medewerkers met een overzichtelijke salarisstructuur blijft Nmbrs de lichtere en goedkopere keuze, zeker als facturatie en projectbeheer al via andere tools lopen. Lees de volledige vergelijking Nmbrs vs AFAS voor de details per criterium, of de AFAS review 2026 als je de bredere ERP-functionaliteit wilt begrijpen.
Wat als je accountant stopt met Nmbrs of je van accountant wisselt?
Dit is een scenario dat als werkgever bewust apart aandacht verdient, omdat het in de praktijk vaker voorkomt dan verwacht en behoorlijk vervelend kan uitpakken als je er niet op voorbereid bent.
Omdat de licentie bij je accountant of loonservicekantoor ligt, niet bij jou als werkgever, kan een wisseling van accountant gevolgen hebben voor je toegang tot je eigen salarisomgeving. Stopt de samenwerking met je accountant, regel dan tijdig de overdracht van de toegang en de historische data aan een nieuwe partner.
Om dit risico te beperken als werkgever:
- Vraag bij de start expliciet na hoe data-overdracht werkt als je ooit van accountant of loonservicekantoor wisselt
- Zorg dat je zelf altijd een actuele export hebt van je medewerkergegevens, loonstroken en jaaropgaven, onafhankelijk van je accountant
- Leg vast wie binnen je organisatie welke toegangsrechten heeft, zodat je niet volledig afhankelijk bent van één contactpersoon bij je accountant
Vind je dit type vendor lock-in bij voorbaat een dealbreaker, dan is een direct aankoopbaar salarispakket zoals Loket.nl wellicht een betere fit voor jouw situatie — bekijk de vergelijking in Loket vs Nmbrs voor de details.
Veelgemaakte fouten
Bij accountants, HR-medewerkers en werkgevers die de overstap naar Nmbrs maakten, zijn dit de fouten die het vaakst terugkomen:
Aannemen dat “de accountant het wel regelt” zonder zelf te controleren. De accountant is de licentiehouder en configureert de omgeving, maar jij blijft als werkgever verantwoordelijk voor de juistheid van de brongegevens. Controleer altijd zelf de eerste loonrun.
Medewerkers niet voorbereiden op de ESS-app. Zonder introductie krijg je een golf aan individuele vragen in de eerste maand. Een kwartier uitleg per team voorkomt dat.
De boekhoudkoppeling met SnelStart als vanzelfsprekend beschouwen. Zoals hierboven beschreven bestaat hier geen kant-en-klare directe koppeling zoals bij Exact Online. Bespreek dit expliciet vooraf met je accountant.
Overstappen middenin het jaar zonder correcte cumulatieve gegevens. Zonder de juiste historische loongegevens van het lopende jaar klopt de jaaropgave aan het einde van het jaar niet. Regel dit bij de start van de implementatie, niet in december.
2FA niet activeren voor gevoelige salarisdata. Dit kost een paar minuten per gebruiker en voorkomt onnodige risico’s met persoonsgegevens onder de AVG.
Geen back-upplan bij wisseling van accountant. Omdat je licentie bij je accountant ligt, kan een overstap naar een andere accountant of loonservicekantoor gevolgen hebben voor je toegang. Vraag vooraf hoe data-overdracht werkt als je ooit van partner wisselt.
Ons advies: leg de verantwoordelijkheid niet volledig bij je accountant
Nmbrs is sterke salarissoftware, maar het partnermodel betekent dat jij als werkgever een andere rol hebt dan bij software die je zelf direct aanschaft en beheert. Dat is geen nadeel op zich — het betekent alleen dat je scherp moet zijn op wat je wél zelf moet doen: brongegevens correct aanleveren, de eerste loonrun controleren, je team voorbereiden op de ESS-app, en 2FA activeren.
Ons directe advies: bespreek vooraf expliciet met je accountant wie welke verantwoordelijkheid draagt — vooral rond de boekhoudkoppeling als je zelf SnelStart of een ander pakket voert dat niet standaard gekoppeld is. En controleer altijd zelf de eerste loonrun, ook als je vertrouwt op je accountant. Dat is de stap die het verschil maakt tussen een soepele overstap en maanden corrigeren.
Twijfel je nog of Nmbrs de juiste keuze is voor jouw bedrijf? Lees dan onze volledige Nmbrs review, de vergelijking Nmbrs vs AFAS, of bekijk de bredere vergelijking van loonadministratie software als je twijfelt of Nmbrs via jouw accountant beschikbaar is. Doe je je boekhouding zelf, kijk dan ook naar onze SnelStart handleiding of de Exact Online handleiding voor beginners, afhankelijk van welk pakket je gebruikt naast je salarisadministratie.
Twijfel je nog tussen verschillende HR- en salarispakketten? Gebruik de gratis HR-software keuzehulp voor een advies op maat.