Kosten salarisadministratie berekenen: zelf of uitbesteden

Wat kost salarisadministratie? Het korte antwoord

Bij 10 medewerkers en maandelijkse verloning kost salarissoftware met een gepubliceerd tarief €71 tot €130 per maand als je zelf verwerkt, en een salarisadministratiekantoor met een openbare prijslijst €91 tot €185 per maand. Aan de softwarekant is Nmbrs Essential de goedkoopste (€71 per maand bij 10 medewerkers) en Employes Salaris & HR de duurste (€39,95 per maand plus €9 per loonstrook, samen €129,95). Bij de kantoren loopt het van SimpeleLoonstrook (€91) via Loonbureau.nl (€142,50) tot Selvi Salaris (€185). Alle tarieven hebben wij op 23 september 2026 op de prijspagina's van de aanbieders nagekeken. Vul hierboven je eigen situatie in.

Deze calculator gaat over de kosten van het verwerken van salarissen. Wat een medewerker je aan brutoloon, werkgeverslasten en pensioenpremie kost, valt erbuiten.

Hoe rekent deze tool?

Per aanbieder volgt de calculator de opbouw van de prijslijst, want die verschilt per partij:

• Staffel per maand (Nmbrs). Je betaalt een vast bedrag per trede: tot 10, 25, 50, 75, 100, 150, 250, 350 en 500 medewerkers. Tussen twee treden betaal je volgens Nmbrs apart voor de extra medewerkers, maar dat bedrag staat niet op de pagina. De calculator toont dan een bandbreedte tussen de twee treden. Onder 10 medewerkers betaal je de trede van 10. Boven 500 medewerkers is het een offerte.
• Vast bedrag plus prijs per loonstrook (Employes, Loonbureau.nl, Selvi Salaris). Jaarbedrag = vast maandbedrag × 12 + prijs per loonstrook × aantal medewerkers × aantal perioden (12 of 13). Selvi werkt met een staffel per loonstrook; boven 100 medewerkers geeft Selvi een bandbreedte en rekent de calculator met de bovenkant.
• Oplopende treden per loonstrook (SimpeleLoonstrook). Loonstroken 1 tot en met 5 kosten €9,50, de 6e tot en met de 50e €8,50 en vanaf de 51e €6,50, plus €1 per loonaangifte. Zo lezen wij de prijslijst. De eenmalige kosten (€35 inrichting plus €25 per medewerker) toont de calculator apart.

"Per maand" is in de calculator steeds het jaarbedrag gedeeld door twaalf. Wat er niet in zit: btw (niet elke aanbieder vermeldt of zijn tarief inclusief of exclusief btw is; de calculator neemt het bedrag over zoals het er staat), eenmalige implementatie- en overstapkosten, add-ons zoals urenregistratie of digitaal ondertekenen, pensioenkoppelingen die een kantoor apart rekent, en je eigen tijd.

Met welke tarieven rekent de calculator?

De drie kantoren zijn voorbeelden van kantoren die hun tarief openbaar maken. De meeste salarisadministratiekantoren en accountants doen dat niet. Voor die route geldt: vraag een prijs per loonstrook, het vaste maandbedrag en de eenmalige kosten apart op, dan kun je de offerte naast deze bedragen leggen.

Wat doe je met de uitkomst?

Heb je minder dan 10 medewerkers? Dan betaal je bij Nmbrs hetzelfde als bij 10, want dat is de kleinste trede. Tot ongeveer 5 medewerkers is een tarief per loonstrook voordeliger: bij 3 medewerkers kost Employes Salaris €50,95 per maand en SimpeleLoonstrook €29,50 plus de eenmalige kosten. Vanaf 6 medewerkers is Nmbrs Essential (€71) goedkoper dan Employes Salaris (€71,95). Neem je net je eerste werknemer aan, lees dan eerst HR-software bij je eerste werknemer.

Zit je tussen de 10 en 50 medewerkers? Hier liggen software en kantoor het dichtst bij elkaar, en beslist vooral hoeveel werk je zelf wilt doen. Bij 25 medewerkers kost Nmbrs Essential €134 per maand, Employes Salaris €204,95 en SimpeleLoonstrook €218,50. De functieverschillen staan in de vergelijking van salarisadministratiesoftware, de Nmbrs-review en Loket versus Nmbrs.

Heb je meer dan 50 medewerkers of een ingewikkelde cao? Dan is de licentieprijs zelden de grootste post. Vraag bij AFAS en Youforce een offerte op met dezelfde uitvraag: aantal medewerkers, cao, koppelingen en de eenmalige kosten apart benoemd. Achtergrond vind je in de AFAS-prijzenpagina en Youforce versus AFAS.

Wil je naast de salarissen ook verlof, verzuim en personeelsdossiers regelen, reken dan met de HR-kostencalculator of doe de HR-keuzehulp.

Veelgestelde vragen

Wat kost salarisadministratie per medewerker per maand?

Met salarissoftware die je zelf bedient, kost het bij de aanbieders met een openbaar tarief €7,10 tot €13 per medewerker per maand bij 10 medewerkers, en €4,94 tot €9,80 bij 50 medewerkers. Employes rekent €7 per loonstrook plus €29,95 per maand (Salaris, excl. btw) en Nmbrs Essential kost €71 per maand bij 10 medewerkers en €134 bij 25 (gecontroleerd 23 september 2026). Salarisadministratiekantoren met een openbare prijslijst vragen €6,50 tot €15 per loonstrook, soms met een vast maandbedrag erbij.

Is uitbesteden aan een salarisadministratiekantoor duurder dan zelf doen?

Niet altijd. Bij 10 medewerkers en maandelijkse verloning kost SimpeleLoonstrook volgens de eigen prijslijst €91 per maand, minder dan Employes Salaris & HR (€129,95). Loonbureau.nl (€142,50) en Selvi Salaris (€185) liggen hoger. Het verschil zit in wat je zelf doet: bij software voer je de mutaties in en controleer je de run, bij een kantoor lever je gegevens aan en krijg je de loonstroken terug. Reken je eigen uren mee voordat je kiest.

Wat verandert er als ik per vier weken verloon?

Je maakt dertien loonstroken per jaar in plaats van twaalf. Bij een tarief per loonstrook, zoals bij Employes en de salariskantoren in deze calculator, betaal je dus dertien keer per jaar het bedrag per loonstrook. Nmbrs publiceert een maandbedrag; hoe een vierwekelijkse verloning daar wordt gefactureerd, staat niet op de tarievenpagina. Vraag dat na.

Waarom staan AFAS, Loket en Youforce niet met een bedrag in de calculator?

Omdat ze geen tarief publiceren waarmee je kunt rekenen. Op afas.nl/software/prijzen staat alleen een vast bedrag voor AFAS SB; voor HRM en payroll vraag je een prijsindicatie aan. De prijspagina van Loket geeft een 404 en Youforce noemt geen tarief (alle drie gecontroleerd 23 september 2026). Wij nemen geen bedragen van derden over, dus die pakketten staan erbij als op offerte.

Zitten de loonkosten zelf in deze berekening?

Nee. De calculator rekent alleen wat het verwerken van de salarissen kost: software of het kantoor. Brutolonen, werkgeverslasten, pensioenpremies en de loonheffing die je afdraagt, horen daar niet bij.

Gerelateerde tools en artikelen

• Salarisadministratie software vergelijken — Nmbrs, Employes, Loket, AFAS, Youforce en ADP naast elkaar.
• HR-software kosten berekenen — als verlof, verzuim en dossiers meetellen.
• Verzuimkosten berekenen — wat ziekteverzuim je per jaar kost.
• Nmbrs versus AFAS payroll — als je twijfelt tussen een salarispakket en een complete suite.