Van AFAS naar Moneybird: wanneer afschalen slim is (2026)

Wat kost de lichte route precies? In de kostentabel hieronder staan Moneybird, Nmbrs en HoorayHR met de bedragen die ze op 4 november 2026 zelf publiceren, en de som voor een bedrijf met 10 medewerkers: €35 + €71 = €106 per maand bij maandbetaling, €181 met HoorayHR erbij. Wil je eerst alleen de boekhoudpakketten naast elkaar zien, gebruik dan de rekenhulp boekhoudsoftware of het hoofdoverzicht boekhoudprogramma’s vergeleken (2026), dat 16 Nederlandse boekhoudpakketten vergelijkt op prijs, btw-aangifte, bankkoppeling en limieten.

Gekrompen, maar de software niet

Een bedrijf kiest AFAS Profit vaak toen het groter was of hard groeide, met boekhouding, HR, salarisadministratie en projecten in één pakket. Is het team daarna kleiner geworden, of worden onderdelen niet gebruikt, dan blijft de inrichting even zwaar. AFAS rekent een vast bedrag per maand dat afhangt van het aantal werknemers (afas.nl/software/prijzen, 4 november 2026), dus bij krimp daalt de licentie mee, maar workflows, autorisaties en koppelingen blijven bestaan.

Op dat punt heb je drie opties: binnen AFAS afschalen (minder licenties of een kleiner pakket), naar AFAS SB (het boekhoudprogramma van AFAS voor ondernemers: €59,99 per maand vast, standaard 2 gebruikers en 5 administraties, zonder HRM en payroll) of naar een lichtere stapel losse tools. Dit artikel gaat over die laatste route.

Waarom AFAS te zwaar kan worden voor kleinere bedrijven

AFAS noemt zijn ERP-software een totaaloplossing met één systeem voor de bedrijfsadministratie, workflowmanagement en een eigen medewerkersportaal en app. Die onderdelen leveren het meest op in een organisatie waar meerdere mensen facturen goedkeuren, verlof aanvragen en registraties doen.

Stuur je een klein team aan waarin één of twee mensen alles afhandelen, dan levert een ingerichte goedkeuringsroute vooral extra stappen op. Drie punten om na te gaan:

Meer stappen voor simpele handelingen. Is in jouw AFAS-omgeving een goedkeuringsworkflow voor inkoopfacturen ingericht, dan doorloopt elke factuur die route, ook als dezelfde persoon hem invoert en goedkeurt.

Beheer kost uren. Wijzigingen aan workflows, rapporten en autorisaties vragen kennis. Laat je dat doen door een consultant of partner, dan betaal je daarvoor; doe je het zelf, dan kost het interne tijd.

Onderdelen blijven ongebruikt. Gebruik je Projecten, CRM of Ordermanagement niet, dan zit je in een pakket dat meer kan dan je nodig hebt.

Voor een uitgebreide bespreking van AFAS zelf, lees onze AFAS review 2026. En als je de prijsstructuur wilt doorgronden voordat je opzegt, check AFAS prijzen 2026.

Neem in je businesscase naast de licentie ook beheeruren en de tijd die medewerkers aan het systeem kwijt zijn mee.

Signalen dat je te veel betaalt

Een checklist om te bepalen of afschalen zinvol is:

1. Je AFAS-kosten zijn een flinke post ten opzichte van je omzet. Zet licentie, partneruren en interne beheertijd naast je omzet en naast je andere vaste lasten.
2. Je gebruikt een groot deel van de onderdelen niet. Vraag je administratief medewerker welke schermen zij of hij nooit opent.
3. Je hebt geen goedkeuringsworkflows nodig. Als de boekhouder en jij samen alles afhandelen, heb je geen workflow-engine nodig.
4. Je payroll is standaard. Geen ploegendiensten, geen bonusregelingen, geen complexe vergoedingen? Dan kan een losse salarisoplossing volstaan.
5. Je rapporteert maandelijks vooral standaard cijfers. Omzet, winst, debiteurenstand.
6. Je hebt het laatste jaar weinig aan je AFAS-inrichting veranderd. Dan gebruik je de inrichtingsmogelijkheden waarschijnlijk niet ten volle.

Hoe meer punten je met ja beantwoordt, hoe meer reden om een businesscase voor de migratie te maken.

Wat je verliest bij de overstap

Afschalen kost functionaliteit. Dit zijn de onderdelen die je verliest of moet vervangen:

HR-module

AFAS HRM bevat onder meer een digitaal personeelsdossier, verlof en verzuim (aanvragen, goedkeuren en registreren) en ontwikkelgesprekken en beoordelingen (afas.nl/software/hrm). Moneybird heeft hier geen module voor. Je hebt drie opties:

• Klein houden: verlof bijhouden in een gedeelde spreadsheet.
• Lichte HR-tool: HoorayHR Core kost €7,50 per gebruiker per maand met minimaal 10 gebruikers, dus vanaf €75 per maand, met digitaal personeelsdossier en verlof- en verzuimregistratie (hoorayhr.io/prijzen, 4 november 2026). HoorayHR staat bij de salaris- en HR-koppelingen van Moneybird.
• Payroll met HR erbij: Nmbrs Essential bevat volgens Nmbrs “essentiële HR functionaliteiten”; Loket heeft functies voor verlof en verzuim.

Salarisadministratie

Dit is de belangrijkste vervanger. Voor AFAS Payroll kijk je naar Nmbrs of Loket. Controleer vooraf hoe de journaalpost van de loonrun in Moneybird komt: Moneybird noemt Nmbrs en Employes bij zijn salariskoppelingen, Loket niet (4 november 2026). Nmbrs publiceert pakketprijzen per aantal medewerkers: Essential €71 per maand voor 10 medewerkers, €134 voor 25, maandelijks opzegbaar (nmbrs.com, 4 november 2026). Loket noemt op zijn site geen prijzen; daar vraag je een demo of proefaccount aan.

Projectadministratie

AFAS ERP bevat Projecten. Moneybird Projecten houdt uren, kosten en omzet per project bij, met een budget per project, in elk pakket; het is volgens Moneybird geen planningstool met taken en deadlines (moneybird.nl/functies/projecten, 4 november 2026). Heb je planning en capaciteit nodig, kijk dan naar Simplicate (CRM, projecten, planning, urenregistratie en facturatie; staat bij de CRM-koppelingen van Moneybird) of Exact Gripp (offertes, planning, urenregistratie en facturatie).

CRM en relatiebeheer

Moneybird heeft contacten voor klant- en leveranciersgegevens. Voor een verkooppijplijn gebruik je een losse CRM. Moneybird noemt bij de CRM-koppelingen onder meer Teamleader, Simplicate en PerfectView. Pipedrive heeft in zijn marketplace een Moneybird-app (van KoppelHet) die contacten en facturen synchroniseert; HubSpot koppel je via Zapier, dat een koppeling HubSpot + Moneybird aanbiedt.

Workflow-automatisering

Goedkeuringsroutes voor inkoopfacturen en declaratie-workflows vallen onder Workflowmanagement in AFAS ERP; die geef je op. In een klein team waarin één persoon de meeste goedkeuringen doet, is dat te overzien. Heb je goedkeuring door meerdere personen nodig voor je interne controle, dan is dit een reden om te blijven.

Naast Moneybird: het complete vervangingspakket

Zo ziet een lichte vervangingsstapel eruit, met de bedragen die de leveranciers op 4 november 2026 zelf publiceren. Geen van deze prijspagina’s vermeldt of de bedragen inclusief of exclusief btw zijn.

Som voor 10 medewerkers, alles bij maandbetaling: Moneybird Groei €35 + Nmbrs Essential €71 = €106 per maand; met HoorayHR Core (10 × €7,50 = €75) erbij €181. Met Moneybird Compleet (€49): €120, of €195 met HoorayHR. Let op: Groei heeft een limiet van 50 verwerkte banktransacties per abonnementsmaand (ongebruikte vervallen) en 5 gekoppelde bankrekeningen; Compleet heeft geen limiet.

Leg die som naast je huidige AFAS-factuur plus eventuele consultancy-uren van het afgelopen jaar. Voor een bredere vergelijking van boekhoudpakketten, zie ons boekhoudsoftware Nederland overzicht.

Wil je Moneybird eerst zelf proberen? De proefperiode duurt 60 dagen, en je werkt dan met het pakket Compleet, zodat je alle functies kunt uitproberen.

De exit-procedure: AFAS-contract beëindigen

Drie aandachtspunten bij het opzeggen van AFAS:

Lees je contract. Op de prijspagina schrijft AFAS dat het abonnement na het eerste jaar maandelijks opzegbaar is en per maand te verlagen (gecontroleerd 4 november 2026). Heb je een ouder of afwijkend contract, dan gelden die voorwaarden. Zet de datum waarop je kunt opzeggen in je agenda en plan de migratie daaromheen.

Check losse dienstverleningscontracten. AFAS verwijst voor de tarieven van zijn dienstverlening naar de klantportal. Heb je naast de licentie een onderhouds- of consultancycontract (bij AFAS of een partner), controleer dan of dat apart loopt en zeg het zo nodig ook op.

Exporteer je data. Je moet je administratie 7 jaar bewaren, gegevens over onroerende zaken 10 jaar; zie de bewaarplicht van de Belastingdienst. Zorg dat je vóór het opzeggen deze exports hebt:

• XML Auditfile Financieel (XAF) per administratie en per boekjaar; Profit maakt die alleen over een heel boekjaar (help.afas.nl)
• Debiteuren- en crediteurenoverzichten met openstaande posten
• Loonstroken en jaaropgaven (PDF per medewerker per jaar)
• Personeelsdossiers (PDF)
• Backup van bijlagen bij boekingen

Doe dit ruim voor de opzegdatum, zodat je nog kunt controleren of alles compleet is.

Migratie-stappen: hoe pak je het concreet aan

Een voorbeeldplanning in vier maanden:

Maand 1: voorbereiden en kiezen

• Inventariseer de AFAS-onderdelen die je gebruikt
• Bereken de businesscase
• Kies vervangers (Moneybird + Nmbrs of Loket, eventueel een HR-tool)
• Open een testaccount bij Moneybird
• Plan het migratiemoment, bij voorkeur aan het begin van een boekjaar

Maand 2: parallel inrichten

• Richt Moneybird in: categorieën (grootboekrekeningen), btw-codes, bankkoppeling, lay-out facturen
• Importeer relaties (klanten en leveranciers) via Excel, CSV of vCard
• Stel betalingsherinneringen en SEPA-incasso in
• Zet de beginbalans en de openstaande facturen in Moneybird (memoriaalboeking)
• Zet Nmbrs op met medewerkergegevens

Maand 3: testen en draaien

• Boek de eerste maand parallel in Moneybird en AFAS
• Vergelijk grootboekmutaties: kloppen openingsbalans en mutaties?
• Test de eerste loonrun in Nmbrs en vergelijk met AFAS
• Train de medewerker(s) op het nieuwe systeem
• Stop met AFAS-input vanaf de eerste van de maand

Maand 4: opzeggen en archiveren

• Sluit het AFAS-boekjaar af (laatste jaarstukken in AFAS maken)
• Maak de volledige data-export
• Zeg op volgens de voorwaarden in je contract en bewaar de bevestiging
• Archiveer AFAS-data op een veilige plek (cloud of NAS, minimaal zeven jaar)
• Beoordeel of een los dienstverleningscontract ook beëindigd moet worden

Twee aandachtspunten: koppelingen tussen AFAS en andere systemen (kassa, webshop, urenregistratie) moet je opnieuw inrichten richting Moneybird; reserveer daar tijd en budget voor. En als je tussen boekjaren migreert, kun je AFAS nog gebruiken voor de jaarrekening en daarna pas afsluiten.

Wanneer afschalen juist niet zinvol is

Blijf bij AFAS als:

• Je een groeiend team hebt met meerdere afdelingen
• Je complexe payroll hebt (ploegendiensten, internationale medewerkers, bonusregelingen)
• Je goedkeuringsworkflows essentieel zijn voor interne controle
• Je AFAS-licentie in verhouding tot je omzet een kleine post is
• Je over twee tot drie jaar weer wilt opschalen

Verwacht je binnen een paar jaar weer flink te groeien, of is je payroll complex, dan kan de besparing wegvallen tegen de kosten van twee keer overstappen.

Een tussenvariant: binnen AFAS afschalen in plaats van helemaal vervangen. Het abonnement is per maand te verlagen en het bedrag hangt af van het aantal werknemers; op de prijspagina staan ERP, HRM & Payroll, HRM en Payroll als aparte pakketten. Bespreek met AFAS welk pakket je nog nodig hebt. Werk je zonder personeel, bekijk dan ook AFAS SB (€59,99 per maand vast). Voor een vergelijking tussen AFAS en Youforce, lees Youforce vs AFAS 2026. En voor andere boekhoudpakketten: Snelstart review 2026 en Exact Online review 2026.

Veelgemaakte fouten bij het afschalen

Te laat beginnen met data-export. Regel de export vóór je opzegt, niet erna. Exporteer je dataset ruim voor de geplande migratie een keer als oefening. Zie ook de nieuwe regels voor overstappen tussen cloudpakketten.

Te snel willen overgaan. Plan een maand parallel draaien in. Zo zie je welke boekingen, btw-correcties of grootboekrekeningen in het nieuwe systeem anders moeten.

De boekhouder pas op het laatst informeren. Laat je externe accountant of boekhouder vanaf maand 1 meedoen. Die kent je administratie, weet welke uitzonderingen er zijn en kan helpen met de beginbalans.

Onderschatten van bankkoppelingen. Moneybird koppelt externe bankrekeningen vanaf het Groei-pakket. Automatische incasso’s en periodieke betalingen moet je opnieuw inrichten. Plan dit in.

De koppeling met je urenregistratie of webshop vergeten. Heb je een externe tool die uren of orders naar AFAS stuurt? Bekijk of die tool ook met Moneybird kan koppelen. Zo niet, dan moet je een alternatief zoeken of overstappen op handmatige imports.

Geen plan voor historische rapportages. In jaar twee na de overstap wil je nog steeds vergelijkende cijfers presenteren. Maak voor je AFAS opzegt een set standaardrapporten over de afgelopen jaren en sla die op als PDF, naast de volledige exports. De bewaarplicht van 7 jaar loopt door na de overstap.

Hoe je je medewerkers meekrijgt

Betrek je administratief medewerker vanaf dag 1 bij de keuze. Laat haar of hem zelf inloggen in Moneybird en een paar facturen boeken. Vraag wat beter en slechter is en geef ruimte voor bezwaren.

Wees expliciet over wat verloren gaat. Als de uitgebreide rapportgenerator verdwijnt, zeg dat dan.

Investeer in training. Moneybird heeft een kennisbank en livesessies, Loket een kennisbank. Plan een halve dag in om die door te nemen.

Conclusie en volgende stap

Run je een klein mkb-bedrijf en gebruik je AFAS: tel je AFAS-kosten op (licentie + implementatiepartner + interne onderhoudstijd), reken het door als percentage van je omzet, en ga na of je de meeste onderdelen nog actief gebruikt. Zet daar de som van €106 per maand (Moneybird Groei plus Nmbrs Essential voor 10 medewerkers, maandbetaling) naast.

Valt die vergelijking uit in het voordeel van de lichte route, plan dan een migratie. Begin met Moneybird 60 dagen gratis proberen, koppel het aan je bank, importeer een paar facturen en kijk of het past.

Heb je salarisadministratie? Vraag dan ook meteen een Nmbrs- of Loket-account of demo aan, en controleer hoe de loonjournaalpost in Moneybird komt.

Begin met inrichten ruim voordat je AFAS opzegt, zodat je de parallelle maand niet hoeft over te slaan.

Wil je de technische kant van het overzetten eerst doorlopen, lees dan boekhoudprogramma migratie: data overzetten zonder verlies. Plan je de wissel rond de jaarwisseling, dan helpt overstappen van boekhoudprogramma per 1 januari.