Wordt urenregistratie verplicht in 2027? Wat er wél klopt
De zoekterm “verplichte urenregistratie 2027” verwijst naar plannen in België, niet naar een Nederlandse wet. Wat er in België gebeurt: de federale regering in België wil werkgevers verplichten om een systeem te hebben dat de arbeidstijd van werknemers registreert, met 1 januari 2027 als beoogde startdatum. Op 29 april 2026 bevestigde de Belgische minister van Werk David Clarinval in de Kamer dat de regering een algemene registratieplicht voorbereidt. Volgens een voorontwerp van wet zou die op 1 januari 2027 ingaan, met een overgangsperiode tot 1 april 2027 voor werkgevers die dan nog geen geschikt systeem hebben (legalnews.be, 22 september 2026). Zolang dat niet in een wet is omgezet, is het een voornemen en geen geldende plicht. Het is een uitvoering van een EU-arrest waar we verderop op ingaan. Belgische sociale secretariaten zoals Securex volgen de uitwerking.
Een nieuwe Nederlandse registratieplicht per 2027 is ons niet bekend. De plicht die al geldt, staat in artikel 4:3 van de Arbeidstijdenwet. Let op: de 2027-datum in veel zoekresultaten komt uit de Belgische plannen en niet uit Nederlandse wetgeving.
Het punt dat wél overeind blijft: of er nu een 2027-deadline is of niet, in Nederland ben je als werkgever nu al verplicht om arbeids- en rusttijden te registreren. Die plicht staat al in de Arbeidstijdenwet; een wijziging per 2027 is ons niet bekend. Als je nog geen deugdelijke registratie hebt, is dat een risico dat vandaag al loopt, niet iets waar je nog een jaar mee kunt wachten.
Wat de Arbeidstijdenwet nu al van je vraagt
Artikel 4:3, eerste lid, van de Arbeidstijdenwet (Atw) bepaalt: “Een werkgever […] voert een deugdelijke registratie terzake van de arbeids- en rusttijden welke het toezicht op de naleving van deze wet en de daarop berustende bepalingen mogelijk maakt.” Dat betekent in gewone taal: je moet als werkgever kunnen laten zien wanneer je werknemers hebben gewerkt en wanneer ze hebben gerust, op een manier die een inspecteur in staat stelt om te controleren of je je aan de wet houdt.
Deze plicht geldt voor alle werkgevers in Nederland, niet alleen voor sectoren met cao-afspraken over tijdregistratie. Sectoren met wisselende roosters waar registreren vaak extra aandacht vraagt:
- Bouw — wisselende werktijden, ploegendiensten, projectlocaties.
- Transport en logistiek — rij- en rusttijden vallen deels onder aparte, strengere regels, maar de basisplicht van de Atw geldt evengoed.
- Horeca — flexibele diensten, veel deeltijders, oproepkrachten.
- Zorg — onregelmatige diensten en nachtdiensten.
- Uitzend en detachering — meerdere opdrachtgevers, wisselende locaties.
Wat je precies moet registreren (en hoe lang je het bewaart)
De wet vraagt niet om een vage inschatting van gewerkte uren. Concreet moet je per werknemer kunnen aantonen:
- Begintijd van de arbeid — wanneer de werknemer daadwerkelijk begon te werken.
- Eindtijd van de arbeid — wanneer het werk stopte.
- Pauzes — de hoeveelheid pauze per dienst.
De registratie moet bovendien herleidbaar zijn tot de individuele werknemer (Werkinstructie Arbeidstijdenwet van de Arbeidsinspectie). Met die gegevens kan een inspecteur berekenen hoeveel uur iemand heeft gewerkt, of de wettelijke rusttijden zijn gerespecteerd, en of er sprake is van overtreding van de maximale arbeidstijden.
De wijze van registreren is vormvrij: de wet schrijft geen specifiek systeem voor. Voor mijnbouw en de vervoerssector gelden specifieke eisen (Werkinstructie Arbeidstijdenwet van de Arbeidsinspectie). Voor de meeste werkgevers geldt: zolang de registratie deugdelijk en controleerbaar is, mag je zelf kiezen hoe je het organiseert.
Wat niet vrij is: de bewaartermijn. Je moet de registratie minimaal 52 weken bewaren (artikel 3.2:1 Arbeidstijdenbesluit), gerekend vanaf het moment waarop de geregistreerde arbeids- en rusttijden plaatsvonden. Dat is dus geen kalenderjaar met een vaste sluitingsdatum, maar een continu rollend venster — elke week die uit de 52-wekentermijn valt, mag je pas dan laten vervallen.
Wat een controle van de Arbeidsinspectie kost als je registratie niet deugt
De Nederlandse Arbeidsinspectie werkt met boetenormbedragen die gecorrigeerd worden naar de grootte van je organisatie. Voor het ontbreken van een deugdelijke registratie van arbeids- en rusttijden geldt een boetenormbedrag van 10.000 euro, met de volgende correctiefactor naar bedrijfsgrootte:
| Bedrijfsgrootte | Correctiefactor | Boetebedrag |
|---|---|---|
| Minder dan 10 werknemers | x 0,5 | € 5.000 |
| 10 tot 49 werknemers | x 0,75 | € 7.500 |
| 50 tot 99 werknemers | x 1 | € 10.000 |
| 100 werknemers of meer | x 1,5 | € 15.000 |
Bij een overtreding waarvoor direct een bestuurlijke boete wordt opgelegd, vermenigvuldigt de Arbeidsinspectie het boetebedrag met 1,5.
Bron: nlarbeidsinspectie.nl, Boetebedragen bij overtredingen Arbeidstijdenwet, gecontroleerd 2 oktober 2026.
Dit is geen fiscaal of juridisch advies — de exacte boetehoogte en de manier waarop de Arbeidsinspectie een overtreding beoordeelt, kan per situatie verschillen. Check bij twijfel de laatste stand van zaken op rijksoverheid.nl of raadpleeg een arbeidsrechtjurist.
Belangrijk detail: dit is een boete voor het ontbreken van deugdelijke registratie op zich — los van de vraag of er daadwerkelijk overuren zijn gemaakt of rusttijden zijn overtreden. Met andere woorden: ook een bedrijf waar niemand structureel te veel werkt, kan een boete krijgen als de registratie zelf niet aantoonbaar deugdelijk is.
Waarom Excel formeel mag maar in de praktijk klapt
Omdat de Atw vormvrij is, mag je in principe met een Excel-bestand of een papieren rooster werken. Dat gaat goed zolang er geen controle of geschil met een werknemer komt, en wordt lastig als die er wel is.
Het probleem met Excel en papier zit niet in de wettekst, maar in de aantoonbaarheid. Een inspecteur (of een rechter, bij een arbeidsgeschil over overuren) wil weten: is deze registratie objectief en betrouwbaar, of kan hij achteraf zijn aangepast? Excel-bestanden zijn in de praktijk kwetsbaar op precies dit punt:
- Een los bestand laat niet vanzelf zien wanneer een cel is gewijzigd en door wie (revisiehistorie).
- Uren kunnen achteraf worden ingevuld, bijvoorbeeld pas aan het einde van de week of maand, in plaats van op het moment zelf.
- Er is niet vanzelf een onwijzigbare log die een tijdstempel aan elke start- en stoptijd koppelt.
Dat sluit direct aan op het Europese criterium uit het CCOO/Deutsche Bank-arrest van het Hof van Justitie van de EU (14 mei 2019, zaak C-55/18, ECLI:EU:C:2019:402): lidstaten moeten werkgevers verplichten tot een systeem dat “objectief, betrouwbaar en toegankelijk” is. Het Hof merkte destijds ook expliciet op dat het alleen registreren van overuren onvoldoende is — je moet de volledige dagelijkse arbeidstijd kunnen aantonen, niet alleen de uitschieters.
Nederland kent al een registratieplicht in artikel 4:3 Atw. België wil het vertalen in een expliciete nieuwe wettelijke verplichting, beoogd per 1 januari 2027. Voor Nederlandse werkgevers is de praktische les: een systeem dat aantoonbaar objectief en betrouwbaar is, staat sterker bij een controle dan een Excel-bestand — ook al is dat laatste formeel niet verboden.
Meer weten over welke tools hier goed op scoren? Zie onze vergelijkingen in beste urenregistratie software 2026 en beste tijdregistratie software 2026.
Welke software voldoet aan de eisen — waar je op moet letten
De Atw schrijft geen functies voor, maar het CCOO-arrest vraagt om een “objectief, betrouwbaar en toegankelijk” systeem. Bij het kiezen van software voor arbeidstijdregistratie letten wij op de volgende functies:
- Start/stop-registratie op het moment zelf — geen achteraf ingevulde uren, maar een klok- of app-registratie die het werkelijke moment vastlegt.
- Pauzeregistratie — apart van de arbeidstijd, zodat rusttijden aantoonbaar zijn.
- Onwijzigbare log / audit trail — elke wijziging na de eerste registratie moet zichtbaar zijn, inclusief wie de wijziging deed en wanneer.
- Export naar een controleerbaar formaat — zodat je bij een inspectie snel een overzicht per werknemer, per periode kunt aanleveren.
- Koppeling met salarisverwerking — voorkomt dubbel werk en discrepanties tussen geregistreerde uren en uitbetaalde uren.
- AVG en datalocatie — persoonsgegevens van werknemers moeten zorgvuldig en volgens de AVG worden verwerkt en opgeslagen.
Voor een uitgebreide vergelijking van pakketten op deze punten verwijzen we naar onze pillar-artikelen beste urenregistratie software 2026 en beste hr-software Nederland 2026. Twijfel je tussen meerdere pakketten voor jouw situatie, gebruik dan onze keuzehulp hr-software of bereken eerst de kosten met de kostenberekening hr-software. Een breder overzicht van alle vergelijkingstools staat op /tools/.
Urenregistratie via je HR-pakket of via je projectsoftware?
Een vraag die regelmatig terugkomt: moet urenregistratie via je HR-systeem lopen, of past het beter bij je projectmanagement- of planningssoftware? Het antwoord hangt af van waarom je registreert. Gaat het primair om Atw-compliance en salarisverwerking, dan ligt een HR-gedreven aanpak voor de hand. Gaat het vooral om facturabele uren per project of klant, dan sluit projectsoftware vaak beter aan op je workflow.
We hebben dit vraagstuk uitgebreid uitgewerkt in urenregistratie via HR of projectmanagement, met de afwegingen per bedrijfstype. Voor bedrijven die net hun eerste personeel aannemen en nog geen enkel systeem hebben, is hr-software bij je eerste werknemer een goed startpunt — urenregistratie is dan meestal niet het enige dat je moet regelen, naast bijvoorbeeld verlof en een personeelsdossier.
Zo zet je het deze maand op orde
Het najaar is een logisch moment om urenregistratie op orde te brengen, juist omdat de jaarwisseling toch al een natuurlijk ijkpunt is voor administratieve zaken zoals loonstroken, verlofsaldo’s en personeelsdossiers. Een praktisch stappenplan:
- Check of je huidige registratie deugdelijk is. Kun je voor elke werknemer per dag begin-, eindtijd en pauzes aantonen? Zo niet, dan loop je nu al risico — los van welke datum ook maar circuleert.
- Beoordeel de aantoonbaarheid, niet alleen de vorm. Een Excel-bestand is formeel toegestaan, maar vraag je af of het een audit zou doorstaan: is er een revisiehistorie, wordt er op het moment zelf geregistreerd?
- Vergelijk software als je overstapt. Gebruik de pillar-vergelijkingen en de keuzehulp om een pakket te kiezen dat past bij je sector en aantal medewerkers — zie beste tijdregistratie software 2026 en de bredere hr-software vergelijken voor het MKB.
- Koppel registratie aan salaris en verlof. Voorkom losse systemen die niet op elkaar aansluiten — dit raakt ook je personeelsdossier-digitalisering en de manier waarop je verlof- en verzuimregistratie inricht.
- Plan de implementatie vóór 1 januari. Start je een nieuw systeem, doe dat dan bij de jaarwisseling, net als bij andere administratieve overstappen — zie ook onze bredere aanpak voor softwarebudget en -planning richting 2027.
- Denk aan AVG bij de implementatie. Zeker bij digitale personeelsdossiers en tijdregistratie is dit relevant — lees personeelsdossier digitaliseren en AVG voor de aandachtspunten.
- Werk je met uitzendkrachten of gedetacheerd personeel? Dan gelden er extra aandachtspunten voor registratie over meerdere opdrachtgevers — zie hr-software voor uitzendbureaus.
Voor ZZP’ers zonder personeel geldt een ander verhaal: de Atw-registratieplicht als werkgever is niet van toepassing, omdat er geen werknemers zijn. Urenregistratie blijft voor ZZP’ers wel relevant, en wel om twee andere redenen. Ten eerste het urencriterium van de Belastingdienst: om in aanmerking te komen voor bepaalde ondernemersaftrekken moet je minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming besteden, en een goede urenregistratie is wat je bij een controle laat zien om dat aan te tonen. Ten tweede simpelweg om je facturabele uren aantoonbaar en declarabel te houden richting klanten. Dit is geen fiscaal advies — check je eigen situatie altijd met je accountant, zeker als je twijfelt of je aan het urencriterium voldoet.
Ons advies: laat de 2027-mythe je niet afleiden van wat nu al telt
De kern van dit artikel is eenvoudig: er is geen nieuwe Nederlandse wet die urenregistratie per 2027 verplicht stelt. Die datum hoort bij België, waar de regering een registratieplicht voorbereidt als uitvoering van het CCOO-arrest. Nederland heeft die verplichting al langer, via artikel 4:3 van de Arbeidstijdenwet — en die verandert niet door wat er in België gebeurt.
Ons advies is daarom niet om te wachten op een deadline die voor Nederland niet bestaat, maar om nu te checken of je registratie deugdelijk is: begin- en eindtijden, pauzes, minimaal 52 weken bewaard, en aantoonbaar objectief en betrouwbaar bij een eventuele controle. Werk je nog met Excel of papier en heb je meer dan een handjevol werknemers in een sector met wisselende roosters, zoals bouw, transport, horeca, zorg of uitzend, dan is dit een goed moment — het najaar, met de jaarwisseling in het vooruitzicht — om over te stappen naar een systeem dat dit automatisch en aantoonbaar vastlegt. Twijfel je welk pakket past bij jouw situatie, gebruik dan onze keuzehulp hr-software als vertrekpunt.
Dit artikel is geen juridisch of fiscaal advies. Wetgeving kan wijzigen; check voor de actuele stand van zaken altijd rijksoverheid.nl of raadpleeg een arbeidsrechtjurist of accountant voor jouw specifieke situatie.