Disclosure: deze pagina bevat affiliate links. Als je via deze links iets afsluit, ontvangt Bedrijfssoftwaregids een kleine commissie zonder dat het voor jou duurder wordt. Dit artikel is gebaseerd op de prijspagina’s van de leveranciers (gecontroleerd 1 november 2026) en informatie van de Belastingdienst.
Kort antwoord: plan je softwarebudget voor 2027 in het vierde kwartaal van 2026. Doe eerst een audit van alle terugkerende afschrijvingen, kies jaarbetaling voor tools die je zeker houdt (in onze voorbeelden 10 tot 32 procent goedkoper dan maandbetaling), zeg dubbele tools en ongebruikte licenties op en begroot met de prijzen van nu: de leveranciers in dit artikel hebben nog geen prijzen voor 2027 gepubliceerd. Ons rekenvoorbeeld voor 10 medewerkers komt uit op circa 5.700 euro plus 2.363,28 dollar per jaar.
Hoeveel jaarbetaling per tool scheelt, staat in de tabel maand- tegen jaarbetaling, en het budgetvoorbeeld kun je met je eigen offertes invullen. Wil je eerst weten welke tools je per laag nodig hebt, dan geeft de tool-stack-planner op basis van teamgrootte, werkstijl en budget een basisstack voor communicatie, documenten, taken en notities.
Dit artikel geeft de aanpak in stappen, een tabel met de korting op jaarbetaling bij zes tools en een budgetvoorbeeld met nagerekende bedragen.
Waarom het vierde kwartaal het moment is voor je budget 2027
Kijk je pas in januari naar je softwarekosten, dan zijn jaarabonnementen die op 1 januari verlengen al doorgelopen. Je hebt dan geen tijd meer om te onderhandelen, over te stappen of op te zeggen. Microsoft verlengt jaarabonnementen voor Microsoft 365 Business bijvoorbeeld automatisch (“Jaarabonnement, wordt automatisch verlengd”).
Het vierde kwartaal is om vier redenen geschikt:
Reden één: je kunt bij verlengingen om een beter tarief vragen. Vraag bij een verlenging van bijvoorbeeld Google Workspace of je CRM of er een scherper tarief mogelijk is dan de lijstprijs. Of je die korting krijgt, hangt af van de leverancier en van je omvang.
Reden twee: Black Friday en Cyber Monday. Op 1 november 2026 lopen er al Black Friday-acties: Hostinger noemt een sale van 19 oktober tot en met 14 december 2026 en NordVPN een Black Friday-korting zonder genoemde einddatum, en NordPass geeft nieuwe zakelijke klanten met de code BF20OFF 20% korting op jaarplannen Business en Enterprise (tot 30 seats, van 21 oktober tot 9 december 2026). Brevo en ClickUp hebben op die datum geen Black Friday-pagina. Kijk in ons Black Friday-overzicht welke acties lopen.
Reden drie: je hebt bijna een jaar aan gebruiksgegevens. In het vierde kwartaal zie je welke tools je team echt gebruikt. Vraag in de beheeromgeving of bij de leverancier op hoeveel licenties de afgelopen maanden is ingelogd.
Reden vier: je kunt de fiscale kant nog bespreken. Overweeg je een jaarabonnement in december vooruit te betalen, vraag dan je boekhouder welk deel als kosten in 2026 valt en welk deel in 2027. Volgens de Belastingdienst trek je kosten die betrekking hebben op één jaar af in het jaar waarin je ze maakt; bij een abonnement dat doorloopt in het nieuwe jaar is dat niet vanzelf het hele bedrag in 2026.
De software-audit in 5 stappen
Voordat je iets voor 2027 begroot, moet je weten wat je nu hebt:
Stap 1: maak een lijst van alle terugkerende afschrijvingen. Haal uit je boekhoudpakket en bankafschriften alle abonnementen van de afgelopen 12 maanden, ook bedragen onder 5 euro per maand. Zet ze in een spreadsheet met kolommen: leverancier, bedrag, frequentie, betaalmethode, startdatum en verlengdatum.
Stap 2: koppel elke regel aan een eigenaar. Niet aan een afdeling, maar aan een persoon: wie heeft de tool aangezet en wie gebruikt hem? Tools zonder eigenaar zijn de eerste kandidaten om op te zeggen.
Stap 3: vergelijk betaalde licenties met actieve gebruikers. Veel tools tonen dit in de beheeromgeving (Google Workspace, Microsoft 365, Slack, ClickUp). Voor tools zonder overzicht: vraag het na bij de support.
Stap 4: maak vier stapels. Houden, downgraden, vervangen, opzeggen. “Misschien gebruiken we het volgend jaar” is opzeggen: je kunt later altijd opnieuw beginnen.
Stap 5: noteer voor elk abonnement dat je houdt wanneer het verlengt, hoe lang van tevoren je moet opzeggen en wat jaarbetaling scheelt. Dat wordt je lijst voor de gesprekken met leveranciers.
Jaarbetaling of maandbetaling: wat scheelt het?
Voor tools die je bedrijf nodig heeft (boekhouden, e-mail, CRM, je hoofdtool voor projecten) is jaarbetaling meestal goedkoper. De korting verschilt per leverancier. Gepubliceerde tarieven op 1 november 2026, per gebruiker per maand tenzij anders vermeld:
| Tool | Maandbetaling | Jaarbetaling (per maand) | Verschil |
|---|---|---|---|
| Moneybird Compleet (per administratie) | 49 euro | 41 euro | 16% |
| ClickUp Business | 25 dollar | 17 dollar | 32% |
| Brevo Standard (per account) | 15 euro | 13,50 euro | 10% |
| Google Workspace Business Standard | 16,20 euro (flexibel) | 13,60 euro (jaarcontract) | 16% |
| Microsoft 365 Business Standard | 14,56 euro | 12,13 euro, excl. btw | 16,7% |
| Asana Advanced | 30,49 euro | 24,99 euro | 18% |
Bronnen: moneybird.nl/prijzen, clickup.com/pricing, brevo.com/pricing, workspace.google.com/intl/nl/pricing, microsoft.com (Microsoft 365 Business Standard) en asana.com/nl/pricing, alle op 1 november 2026. Het verschil is berekend als (maandprijs − jaarprijs) / maandprijs.
Voor nieuwe tools is maandbetaling verstandiger: de 10 tot 32 procent extra in deze voorbeelden betaal je voor de vrijheid om op te zeggen. Onze vuistregel: stap pas over op jaarbetaling als de tool een half jaar door het grootste deel van het beoogde team wordt gebruikt.
Let op de verlenging: Microsoft verlengt het jaarabonnement van Microsoft 365 Business automatisch. Kijk bij elk jaarabonnement in de voorwaarden hoe lang van tevoren je moet opzeggen, en zet een herinnering ruim voor die datum.
Meerjarige contracten: wanneer wel, wanneer niet
Of er extra korting bovenop het jaartarief te krijgen is voor twee of drie jaar, verschilt per leverancier. Staat het niet op de prijspagina, vraag het dan na.
Wanneer een langere looptijd interessant kan zijn:
- Boekhoudsoftware: je stapt niet zomaar over. Bij Snelstart, Moneybird en Jortt staan geen meerjarige tarieven op de prijspagina; vraag het na als je jaren bij hetzelfde pakket wilt blijven.
- E-mail en productiviteit: bij Google Workspace en Microsoft 365 kies je tussen een jaarcontract en maandelijks opzegbaar. Vraag bij een grotere licentiebundel of een langere looptijd mogelijk is en wat dat scheelt.
- Hosting en wachtwoordbeheer: sommige leveranciers tonen wel langere looptijden. Hostinger rekent Premium-webhosting in de huidige sale als 95,52 euro vooraf voor 48 maanden, met een verlenging van 9,99 euro per maand; NordPass Business kost 3,59 euro per gebruiker per maand bij een 2-jarenplan, 3,99 euro bij een 1-jarenplan en 5,99 euro bij maandbetaling (exclusief btw, minimaal 5 gebruikers). Reken bij zulke aanbiedingen ook met de verlengprijs.
Wanneer een langere looptijd af te raden is:
- Marketingtools waar je aanpak nog verschuift. Weet je niet of je over twee jaar nog dezelfde tool wilt, houd het dan bij een jaar.
- Tools waarvan je de plannen niet kunt overzien. Leg je je voor jaren vast, dan zit je vast aan het plan van nu.
- Branchesoftware in sectoren waar je bedrijfsmodel snel kan veranderen, zoals e-commerce, retail en horeca.
Een goede vraag aan elke accountmanager bij een verlenging voor 2027: “wat is jullie tarief voor 24 of 36 maanden?”. Vragen kost niets.
Per categorie: waar zit het geld?
Een vaste verdeling per categorie bestaat niet; die hangt af van je branche en je team. Per categorie kun je wel nagaan waar je op let:
Boekhouding en administratie. Moneybird Start kost bijvoorbeeld 180 euro per jaar bij jaarbetaling.
Productiviteit en communicatie (Workspace of Microsoft 365, plus Slack of Teams). Hier betaal je per gebruiker, dus de post groeit met elk teamlid. Google Workspace Business Standard kost 13,60 euro per gebruiker per maand met een jaarcontract en 16,20 euro flexibel; Microsoft 365 Business Standard 12,13 euro bij jaarbetaling en 14,56 euro bij een maandabonnement (exclusief btw). Tel daar een chattool bij op als je die naast je suite gebruikt.
CRM en sales. Sterk afhankelijk van of je een salesteam hebt. Een team van 5 met HubSpot Professional betaalt 5 × 90 = 450 euro per maand bij jaarbetaling (100 euro per seat bij maandbetaling). HubSpot Starter kost nu 7 euro per seat bij jaarbetaling, maar dat is een tijdelijke actieprijs (“Limited-time · 65% off”) zonder genoemde einddatum of prijs na de actie.
Projectmanagement. ClickUp, Asana of monday.com, afhankelijk van teamgrootte. Gebruik je meerdere tools naast elkaar (bijvoorbeeld Asana, Trello en Notion), dan scheelt één tool kiezen direct licenties.
Marketing (e-mail, social, advertentietools). ActiveCampaign, Brevo en Mailchimp aan de e-mailkant, Buffer of Hootsuite voor social, plus eventuele SEO-tools.
HR en salaris. Met een groeiend team gaat een eigen HR-tool eerder lonen; met een handvol medewerkers volstaat vaak een spreadsheet of een lichte tool.
Beveiliging (wachtwoordbeheer, back-up, VPN, antivirus). Wordt makkelijk vergeten in een budget, terwijl bezuinigen hier risico’s oplevert.
Branchesoftware (kassa, planning, ontwerp, ontwikkeltools). Sterk wisselend per bedrijf.
Moneybird en Snelstart in je budget
Voor de boekhoudpost: kies één pakket en betaal per jaar als je zeker weet dat je blijft.
Moneybird heeft vier pakketten: Compact 3 euro, Start 15 euro, Groei 29 euro en Compleet 41 euro per maand bij jaarbetaling (36, 180, 348 of 492 euro per jaar); de prijspagina vermeldt niet of dat in- of exclusief btw is. Betaal je per maand, dan is het 4, 18, 35 of 49 euro per maand (moneybird.nl/prijzen, gecontroleerd 1 november 2026). Jaarbetaling scheelt dus 12, 36, 72 of 96 euro per jaar. Een gratis plan is er niet; je test 60 dagen gratis. Elektronische btw-aangifte zit vanaf Start in het pakket; een gekoppelde bankrekening pas vanaf Groei (5 rekeningen) en Compleet (onbeperkt).
Moneybird bekijken: je test de eerste 60 dagen gratis.
Snelstart heeft zeven pakketten. Een selectie: inKaart 22 euro, inBalans 39,50 euro en inZicht 54 euro per maand, exclusief btw; inControle en inHandel zijn op aanvraag (snelstart.nl/pakketten, gecontroleerd 1 november 2026). Snelstart toont alleen maandprijzen. In de pakketvergelijking noemt Snelstart basis-, financieel en uitgebreid voorraadbeheer. Urenregistratie koppel je via software van derden, zoals TimeChimp (snelstart.nl/koppelingen). Zie de Snelstart prijzen-pagina voor de volledige vergelijking.
Kies Moneybird als je klein begint en per jaar wilt betalen (Compact of Start, 36 of 180 euro per jaar). Kies Snelstart als je voorraad- of orderbeheer in je boekhoudpakket wilt hebben: het instappakket inKaart kost 22 euro per maand exclusief btw, en orderbeheer noemt Snelstart bij inZicht (54 euro per maand exclusief btw).
ClickUp: wat kost het per jaar?
ClickUp Business kost 17 dollar per gebruiker per maand bij jaarbetaling en 25 dollar bij maandbetaling (clickup.com/pricing, 1 november 2026). Voor een team van 10 is dat 170 dollar per maand, 2.040 dollar per jaar bij jaarbetaling, tegenover 3.000 dollar per jaar bij maandbetaling. Asana Advanced kost 24,99 euro per gebruiker per maand bij jaarbetaling, voor 10 gebruikers 2.998,80 euro per jaar (andere valuta, wisselkoers buiten beschouwing).
ClickUp proberen: het gratis plan (Free Forever) noemt onbeperkt gratis leden en 60 MB opslag. Begin op Free en upgrade pas als je tegen een limiet aanloopt.
Brevo: hoe plan je het e-mailbudget?
Bij e-mailmarketing loopt het budget op met je volume. Brevo Starter begint bij 7 euro per maand voor 5.000 e-mails met 500 contacten; bij hogere volumes horen meer contacten en een hogere prijs (brevo.com/pricing, 1 november 2026). Standard kost 15 euro per maand, of 13,50 euro per maand bij jaarbetaling.
Onze aanpak: neem je huidige aantal contacten en e-mails, tel de groei op die je voor 2027 verwacht, en begroot op die staffel, niet op je huidige.
Google Workspace: hoeveel licenties heb je nodig?
Let op licenties van vertrokken medewerkers die je “voor de archieven” aanhoudt. Google Workspace laat je het account van een vertrokken medewerker archiveren; de actieve licentie komt dan binnen 24 uur vrij voor iemand anders. Daarvoor heb je mogelijk een abonnement voor gearchiveerde gebruikers nodig; zonder zo’n abonnement kun je in sommige gevallen ook archiveren. Wat zo’n abonnement kost, staat niet op de prijspagina: controleer het in je beheerconsole. Gegevens van gearchiveerde gebruikers tellen mee voor de gecombineerde opslag.
Voor je budget 2027: tel de medewerkers per 1 januari 2027, niet die van vandaag. Neem je in het eerste kwartaal iemand aan, begroot die licentie dan alvast. Vergeet freelancers en stagiairs niet als zij een eigen account nodig hebben.
Rekenvoorbeeld: aantal medewerkers × 13,60 euro × 12 = jaarbudget Business Standard met jaarcontract. Voor een team van 10 is dat 1.632 euro per jaar; met een flexibel abonnement (16,20 euro) 1.944 euro.
Google Workspace: Business Starter kost 6,80 euro per gebruiker per maand met een jaarcontract (8,10 euro flexibel), met 30 GB gecombineerde opslag per gebruiker. Business Standard geeft 2 TB per gebruiker, opnamen van videovergaderingen en afspraakboekingspagina’s (workspace.google.com, 1 november 2026).
Verborgen kosten
Wat niet in je overzicht van abonnementen staat maar wel in je resultatenrekening opduikt:
Groei van het aantal gebruikers. Veel tools rekenen per gebruiker. Neem je drie mensen aan in maart, dan stijgen meteen je kosten voor Workspace, ClickUp, Slack en mogelijk je CRM. Wij rekenen in het voorbeeld hieronder met een buffer van 15 procent.
Add-ons en integraties. Zapier Professional kost vanaf 19,99 dollar per maand en Team vanaf 69 dollar per maand bij jaarbetaling (zapier.com/pricing, 1 november 2026). Tel daar andere koppelingen en hosting voor automatisering bij op.
Opslag. Bij Google Workspace krijg je 30 GB per gebruiker bij Business Starter en 2 TB bij Business Standard, gedeeld binnen je organisatie. Sla je veel video op, controleer dan of je daar binnen blijft.
Overstapkosten. Ga je van het ene CRM naar het andere, reken dan naast de licentie op tijd voor migratie en training. Wat de aanbieder zelf mag rekenen, staat in overstappen van cloudsoftware onder de Data Act.
Btw. Neem je een dienst af van een ondernemer buiten de EU, dan wordt de btw meestal naar jou verlegd: je geeft die aan in je btw-aangifte (rubriek 4a) en trekt hem, als je recht hebt op aftrek, weer af als voorbelasting. Ook bij diensten uit andere EU-landen wordt de btw vaak naar jou als afnemer verlegd (Belastingdienst). Vraag je boekhouder hoe dat bij jouw abonnementen zit.
Wisselkoers. Tools met prijzen in dollars, zoals ClickUp en Zapier, worden duurder als de euro zwakker wordt. Reken in je budget met de huidige koers plus een buffer.
Budgetvoorbeeld
Een voorbeeld voor een bedrijf met 10 medewerkers, met de gepubliceerde prijzen van 1 november 2026. Voor 2027 zijn bij deze leveranciers nog geen prijzen bekend; vervang de bedragen door je eigen offertes. De verlengdata zijn voorbeelden.
| Categorie | Tool | Jaarbudget | Betaling | Verlengt |
|---|---|---|---|---|
| Boekhouding | Moneybird Start | 180 euro (12 × 15) | Jaar | 1 jan |
| Productiviteit | Google Workspace Business Standard × 10 | 1.632 euro (10 × 13,60 × 12) | Jaar | 1 mrt |
| Communicatie | Slack Business+ × 10 | 2.160 euro (10 × 18 × 12) | Maand | n.v.t. |
| Projectmanagement | ClickUp Business × 10 | 2.040 dollar (10 × 17 × 12) | Jaar | 1 sep |
| CRM | HubSpot Starter × 5 | 420 euro (5 × 7 × 12), tijdelijke actieprijs | Jaar | 1 jan |
| E-mailmarketing | Brevo Starter | 84 euro (12 × 7) | Maand | n.v.t. |
| Beveiliging | NordPass Business × 10 | 478,80 euro excl. btw (10 × 3,99 × 12) | Jaar | 15 nov |
| Back-up | Backblaze B2, 1 TB | 83,40 dollar (12 × 6,95) | Maand | n.v.t. |
| Automatisering | Zapier Professional | 239,88 dollar (12 × 19,99) | Jaar | 1 apr |
| Buffer (15% van de euro-posten) | n.v.t. | 743,22 euro | n.v.t. | n.v.t. |
| Totaal | 5.698,02 euro plus 2.363,28 dollar |
Bronnen: moneybird.nl/prijzen, workspace.google.com, slack.com/pricing (Business+ 18 euro per gebruiker per maand bij maandbetaling; de huidige actie van 50% korting in de eerste 3 maanden is niet meegerekend), clickup.com/pricing, hubspot.com/pricing/crm, brevo.com/pricing, nordpass.com/plans/business (1-jarenplan, minimaal 5 gebruikers), backblaze.com/cloud-storage/pricing (6,95 dollar per TB per maand) en zapier.com/pricing, alle op 1 november 2026.
De euro-posten zijn samen 4.954,80 euro; met 15 procent buffer (743,22 euro) is dat 5.698,02 euro. De dollarposten (2.040 + 83,40 + 239,88 = 2.363,28 dollar) tellen we niet bij de euro’s op. Voor een bedrijf met 750.000 euro omzet zijn de euro-posten inclusief buffer ongeveer 0,76 procent van de omzet, en daar komen de dollarposten nog bij. Schaal omhoog of omlaag naar jouw situatie.
Wat te doen als het budget krap is?
Heb je voor 2027 minder te besteden? Zo prioriteer je:
Niet snijden in: boekhouding, beveiliging (wachtwoordbeheer, back-up), je primaire communicatietool (Workspace of Microsoft 365) en je facturatie. Dit is je infrastructuur.
Wel snijden in: dubbele tools (kies tussen Slack en Teams, niet beide), betaalde functies die je team niet gebruikt (downgrade naar een lager plan) en losse tools die al in je suite zitten (geen aparte afsprakentool als je Google Workspace Business Standard met afspraakboekingspagina’s hebt).
Downgraden: van teamlicenties naar losse licenties bij tools die maar één of twee mensen gebruiken, en naar een lager plan als je de functies van het hogere plan niet gebruikt.
Uitstellen: nieuwe tools, upgrades naar duurdere plannen (“we kijken in juli of we Business nodig hebben”) en proefprojecten.
Een tip die niets kost: vraag elke leverancier of er een mkb-tarief of korting bij verlenging mogelijk is. Niet iedereen geeft die, maar vragen kost niets.
Verder lezen
- Moneybird prijzen 2026: alle pakketten op een rij
- Snelstart prijzen 2026: als je voorraadbeheer nodig hebt
- Asana prijzen 2026: alternatief voor ClickUp
- ClickUp prijzen 2026: alle plannen, van gratis tot Enterprise
- ActiveCampaign prijzen 2026: als Brevo te beperkt wordt
- Jortt review 2026: derde optie naast Moneybird en Snelstart
- Jaarafsluiting boekhouding software checklist 2026: actiepunten voor je boekhouding in het vierde kwartaal
- Boekhoudsoftware kiezen voor 2027: wat er in 2027 verandert
- Black Friday software deals 2026: welke acties nu lopen
- Voor de fiscale kant van software-uitgaven: zie de Belastingdienst over kosten die je in één jaar aftrekt.
Conclusie
Je softwarebudget voor 2027 plannen kost een paar uur en levert direct lagere vaste lasten op als je dubbele tools en ongebruikte licenties schrapt en bewust kiest tussen jaar- en maandbetaling.
Ons advies: draai deze week een export uit je boekhouding, plan een blok van vier uur en doorloop de vijf stappen uit dit artikel. Bel daarna je twee of drie grootste leveranciers met de vraag naar een tarief bij jaarbetaling of een langere looptijd.
Heb je nog geen boekhoudpakket waar je die export uit kunt halen, begin dan daar. Moneybird Start kost 180 euro per jaar bij jaarbetaling en je test de eerste 60 dagen gratis.