ClickUp instellen: complete handleiding (2026)

Wat kost ClickUp voor jouw team? Hieronder de jaarbedragen, nagerekend met de prijzen per gebruiker per maand van clickup.com/pricing (in dollars, gecontroleerd op 6 november 2026). Free Forever is gratis, met onbeperkt leden.

Andere teamgrootte? Reken het door met de kostencalculator voor projectmanagement software (die rekent met de maandprijs van Core). Deze handleiding gaat over het inrichten. Wil je eerst weten of ClickUp bij je past, lees dan de ClickUp review of het overzicht van de ClickUp prijzen.

Voor je begint: dit heb je nodig

Zorg dat je dit paraat hebt voordat je de eerste Space aanmaakt, zodat je de indeling niet halverwege hoeft om te gooien.

• Een overzicht van je teams of klanten: wie werkt met wie, en aan welke projecten?
• De workflow-fases die je nu al gebruikt, ook als die nu in hoofden of een Excel-sheet zitten (bijvoorbeeld: intake, in behandeling, review, klaar, gefactureerd)
• De tools die je wilt vervangen: Trello-borden, gedeelde Excel-planningen, WhatsApp-groepen voor taakverdeling
• Een lijst van terugkerende projecttypes: komen dezelfde soort projecten steeds terug, dan kun je later met templates werken
• Wie de “eigenaar” van de ClickUp-inrichting wordt: één persoon die de structuur bewaakt

Stap 1: Hoe werkt de ClickUp-hiërarchie? (Spaces, Folders, Lists)

De hiërarchie is de basis waar al het andere op voortbouwt. ClickUp deelt werk in lagen in: Workspace, Space, Folder, Subfolder, List en taak (met subtaken). Je Workspace bevat je hele organisatie; ClickUp raadt één Workspace per organisatie aan.

Spaces gebruik je voor de grote indeling: teams, afdelingen of grote klantgroepen. Een marketingbureau kan bijvoorbeeld een Space per team maken (Content, Advertising, Development), of juist een Space per grote klant als projecten sterk klantgebonden zijn. Elke Space heeft eigen instellingen, eigen statussen en kan voor iedereen in de Workspace open staan of privé zijn.

Folders zijn optioneel en zitten binnen een Space. Gebruik ze om projecten binnen een team te groeperen, bijvoorbeeld een Folder per kwartaal, per productlijn of per grotere klant. Voor ingewikkeldere indelingen kun je binnen een Folder ook Subfolders maken. Niet elk team heeft Folders nodig: ClickUp raadt voor kleine projecten zelfs één List aan waarin elk project een taak is.

Lists bevatten de taken van één project of doel. Een List “Website relaunch Q3” binnen de Folder “Klant X” binnen de Space “Development” is een logische opbouw.

Voorbeeldstructuur voor een MKB met meerdere teams en klanten:

Workspace: Jouw Bedrijf
├── Space: Klantprojecten
│   ├── Folder: Klant A
│   │   ├── List: Website
│   │   └── List: Marketing Q3
│   └── Folder: Klant B
│       └── List: Implementatie
├── Space: Sales & Marketing
│   ├── List: Leads
│   └── List: Content kalender
└── Space: Intern
    ├── List: HR & onboarding
    └── List: IT-verzoeken

Onze vuistregel: begin met minder Spaces dan je denkt nodig te hebben. Je kunt er later bijmaken (in Free Forever tot vijf Spaces, vanaf Core onbeperkt), terwijl taken herindelen meer werk wordt naarmate er meer in een Space staat. Wil je zien hoe deze opbouw zich verhoudt tot Trello, lees dan onze vergelijking ClickUp vs Trello.

Stap 2: views instellen (Lijst, Board, Kalender, Gantt)

Zodra je hiërarchie staat, kies je hoe je team het werk wil zien. Elke Space, Folder, Subfolder en List krijgt standaard een List- en een Board-weergave; andere weergaven voeg je zelf toe.

• List view: de standaardweergave waarin je taken groepeert, sorteert en filtert. Een goed startpunt voor bijna elk team.
• Board (Kanban) view: taken als kaarten in kolommen per status, die je naar de volgende kolom sleept. Nuttig voor werk dat door vaste fases stroomt, zoals content of support.
• Kalender view: taken op deadline of op een eigen datumveld. Geschikt voor contentplanning, campagnes of teamoverleggen.
• Gantt view: een tijdlijn met deadlines en afhankelijkheden tussen taken. Bruikbaar bij projecten met fases die op elkaar volgen, zoals een implementatietraject of bouwproject. In Free Forever is Gantt een proef; vanaf Core onbeperkt.

Daarnaast heeft ClickUp onder meer Table (taken als rijen, velden als kolommen, zoals in een spreadsheet; in elk plan), Workload (capaciteit per teamlid instellen en zien wie te veel werk heeft; in Free Forever en Core als proef, volledig vanaf Business) en Mind Map (vrije mindmap voor het plannen van projecten; niet in Free Forever, proef in Core, volledig vanaf Business). Ons advies: begin met de standaard List en Board, en voeg Kalender of Gantt pas toe zodra je ze echt gebruikt. Overweeg je ClickUp naast of in plaats van een documentgerichte tool, lees dan onze ClickUp vs Notion vergelijking of bekijk Notion zelf.

Stap 3: taken en statussen inrichten

Hier krijgt je workflow vorm. ClickUp begint met standaardstatussen (onder meer To do en Complete), maar je kunt eigen statussen maken op het niveau van een Space, Folder, Subfolder of List. Folders en Lists nemen standaard de statussen van hun Space over. Statussen maak je aan, wijzig je en verwijder je standaard als eigenaar, beheerder of lid.

Gebruik de taal die je team al spreekt in plaats van technische labels. Voorbeelden van statussen per soort proces:

• Contentproductie: Te schrijven → In concept → Review → Akkoord klant → Gepubliceerd
• Klantimplementatie: Intake → Planning → In uitvoering → Testen → Opgeleverd
• Supportafhandeling: Nieuw → Bezig → Wacht op klant → Opgelost → Gesloten

Twee tips: houd het aantal statussen beperkt, en kies namen die zeggen wat er moet gebeuren. “Wacht op klant” vertelt iedereen direct waar een taak staat; “Fase 2” vertelt niemand iets.

Custom fields kun je hier ook toevoegen, bijvoorbeeld een prioriteitsveld, een budgetveld of een klantnaam-veld. In Free Forever zijn custom fields een proef (60 keer gebruiken); vanaf Core onbeperkt. Wees terughoudend: elk extra veld is iets extra’s dat mensen moeten invullen.

Stap 4: automatiseringen instellen

Een automatisering in ClickUp bestaat uit een trigger (bijvoorbeeld een statuswijziging, een nieuwe taak of een deadline die aanbreekt), een actie (bijvoorbeeld een toegewezene wijzigen, een comment plaatsen of een taak aanmaken) en, vanaf het Business-plan, optionele voorwaarden. Een automatisering op een List geldt alleen voor de taken in die List; een automatisering op een Folder geldt voor alle Lists daarin. Een eigenaar of beheerder moet eerst de ClickApp Automation aanzetten.

Begin met twee of drie eenvoudige automatiseringen die een handeling vervangen die je nu elke keer met de hand doet. Drie voorbeelden die met de standaardtriggers en -acties werken:

• Status-trigger: zodra een taak naar “Review” gaat, wordt de reviewer toegewezen en de deadline op twee dagen later gezet
• Toewijzing bij aanmaak: nieuwe taken in een bepaalde List worden automatisch toegewezen aan de teamlead, die ze verdeelt
• Signaal op de deadline: zodra de deadline van een taak aanbreekt, plaatst ClickUp een comment met een @vermelding van de projectverantwoordelijke

Let op de limieten per Workspace: Free Forever heeft maximaal 5 actieve automatiseringen en 100 acties per maand, Core 1.000 acties per maand en Business 10.000. Is de limiet bereikt, dan pauzeren de automatiseringen tot de volgende maand. Voeg pas een nieuwe automatisering toe als je zeker weet dat de vorige doet wat je verwacht; dan weet je bij een fout ook welke regel hem veroorzaakte.

Stap 5: dashboards opzetten

Zodra er een paar weken werk in ClickUp staat, heb je genoeg gegevens voor een dashboard. Een dashboard combineert losse kaarten (cards) tot een overzicht van bijvoorbeeld persoonlijke voortgang, de door het team geregistreerde tijd en de stand van projecten. Let op: in Free Forever en Core zijn dashboards een proef; volledig vanaf Business.

Wat je ermee kunt volgen:

• Voortgang: hoe ver jij en je team met de taken zijn
• Geregistreerde tijd: bij tijdregistratie per klant of project, handig als je op uurbasis factureert (tijdregistratie is in Free Forever een proef, vanaf Core inbegrepen)
• Prestaties van projecten: hoe taken, prioriteiten of tijdsinschattingen in de loop van een project veranderen

Ons advies: begin met een eenvoudig overzicht van een paar kaarten die je team echt bekijkt, en breid pas uit als er een vraag is die het dashboard nog niet beantwoordt.

Stap 6: team onboarden zonder afhakers

Hoe meer functies je in de eerste week aanzet, hoe meer je team tegelijk moet leren. Een gefaseerde invoering houdt dat beheersbaar:

1. Beperk de eerste week tot het minimum. Laat mensen alleen taken aanmaken, statussen wijzigen en comments plaatsen.
2. Wijs één “ClickUp-champion” per team aan. Iemand die vragen beantwoordt en de structuur bewaakt, zodat niet iedereen zelf met instellingen gaat experimenteren.
3. Doe het één keer voor in een korte sessie, in plaats van een lange handleiding rond te sturen.
4. Voeg pas in week twee of drie een extra functie toe: automatiseringen, dashboards of custom fields, niet allemaal tegelijk.
5. Laat zien wat het oplevert. Toon het team welke handeling een automatisering overnam of welk probleem een dashboard zichtbaar maakte.

Twijfel je nog of ClickUp voor jouw team de juiste keuze is ten opzichte van eenvoudigere alternatieven? Gebruik dan de keuzehulp voor projectmanagement software of lees onze bredere vergelijking projectmanagement software 2026.

Start gratis met ClickUp en bouw de structuur uit deze handleiding stap voor stap op.

Is ClickUp in het Nederlands beschikbaar?

Nee, de interface van ClickUp is niet in het Nederlands beschikbaar. Je kiest uit onder meer Engels, Duits, Frans, Spaans en Italiaans. Je taken, documenten en dashboards vul je wel gewoon in het Nederlands. Is een Nederlandstalige interface een harde eis, kijk dan naar alternatieven in onze projectmanagement-vergelijking.

Veelgemaakte fouten bij het inrichten van ClickUp

Deze valkuilen volgen uit hoe ClickUp is opgebouwd: veel lagen, veel functies en veel instellingen per Space.

1. Te veel functies tegelijk activeren

ClickUp heeft ruim dertig ClickApps: extra functies die een eigenaar of beheerder voor de hele Workspace aanzet, en een deel ervan ook per Space. Het is verleidelijk om ze allemaal te activeren “voor het geval dat”. Doe dat niet: elke extra functie is iets dat je team moet leren en maakt de interface drukker. Zet alleen aan wat je nu gebruikt.

2. Geen duidelijke hiërarchie vooraf bedacht

Wie meteen taken aanmaakt zonder na te denken over Spaces en Folders, moet later taken verplaatsen en Lists herindelen. De tijd die je vooraf besteedt aan de indeling (zie stap 1) voorkomt dat werk.

3. Te veel custom fields

Elk veld dat niet consequent wordt ingevuld, maakt filters en rapportages onbetrouwbaar. Houd het bij een paar velden die je echt gebruikt voor rapportage of filtering.

4. Geen adoptieplan voor het team

Software instellen is de helft van het werk; de andere helft is zorgen dat mensen het gebruiken. Maak duidelijke afspraken (“we werken vanaf nu alleen nog in ClickUp, niet meer in Excel”), anders blijven taken op twee plekken staan.

5. Alle ClickApps aanzetten zonder reden

Vergelijkbaar met fout 1, maar specifiek voor losse ClickApps zoals tijdregistratie, tijdsinschattingen, sprints of tags. Elke ClickApp die je aanzet voegt een veld, instelling of extra stap toe. Vraag jezelf bij elke ClickApp: lost dit een concreet probleem op?

6. De inrichting aan iedereen overlaten

Als vijf mensen allemaal hun eigen Space, Folder of statusnaam aanmaken, ontstaan er structuren die niet op elkaar aansluiten. Wijs vooraf één eigenaar aan voor de ClickUp-structuur, ook in een klein team.

ClickUp instellen: ons advies

Ons advies: begin klein. Zet de hiërarchie op basis van je huidige teams of klanten, gebruik eerst de standaard List- en Board-weergave, richt statussen in op je eigen werkwijze en voeg pas na twee tot drie weken automatiseringen en dashboards toe.

Welk plan past bij die opbouw? Free Forever volstaat zolang je met lijsten, borden en een kalender werkt en aan vijf Spaces, 60 MB opslag en 5 actieve automatiseringen genoeg hebt. Core ($9 per gebruiker per maand bij jaarbetaling, $12 bij maandbetaling) geeft onbeperkt Gantt, onbeperkt Spaces, onbeperkt opslag en custom fields en 1.000 automatiseringsacties per maand. Business ($17 per gebruiker per maand bij jaarbetaling, $25 bij maandbetaling) heb je nodig voor volledige dashboards, de volledige Workload-weergave, voorwaarden in automatiseringen en 10.000 automatiseringsacties per maand.

Probeer ClickUp gratis en volg het stappenplan uit dit artikel in plaats van meteen alle opties te verkennen.

Overweeg je toch een alternatief naast ClickUp? Bekijk dan onze vergelijkingen ClickUp vs Jira voor technische teams die met sprints werken, of Asana vs ClickUp en Asana vs ClickUp vs monday.com als je twijfelt tussen deze tools.