Mobiel boekhouden 2026: wat kan wel en niet in de app

Welk pakket past bij je rechtsvorm, aantal facturen en werk met uren of projecten, zoek je in zes vragen uit met de keuzehulp boekhoudsoftware; wat elke app volgens de leverancier kan, staat in de tabel per pakket.

Mobiel boekhouden werkt het beste als je het beperkt tot wat het goed kan: registreren op het moment dat er iets gebeurt. Een bon scannen bij de kassa, een factuur versturen zodra de klus klaar is, een banktransactie wegwerken in de trein. Alles wat overzicht vraagt — de btw-aangifte controleren, het jaar afsluiten, koppelingen inrichten — kost op een telefoonscherm meer tijd dan het oplevert.

Hieronder staat per taak of je hem op je telefoon doet of niet, wat de apps van zeven Nederlandse pakketten volgens de leverancier kunnen, wat de Belastingdienst zegt over het bewaren van gescande bonnen, en hoe je voorkomt dat een verloren telefoon een probleem wordt.

Wat kan de app per pakket?

Volgens de eigen site of App Store-pagina van de leverancier (opgehaald op 3 november 2026):

Kies per situatie:

• Vooral bonnen scannen: dat noemen alle zeven apps hierboven.
• Ook uren en ritten: e-Boekhouden, DigiBoox, MoneyMonk en Myfinance noemen beide; Informer noemt uren onder projecten.
• De aangifte vanuit de app: DigiBoox noemt btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting als app-functie. Informer verwijst voor de btw-aangifte naar de desktop.
• Je werkt met een accountant die bonnen opvraagt: AFAS SB meldt in de AFAS Link-app welke bon je accountant mist.
• Factureren via Peppol: Informer schrijft dat je de factuur via e-mail of het Peppol-netwerk verstuurt en dat je facturen ook vanuit de mobiele app maakt en verzendt.

Wat je wél op je telefoon doet

Bonnetjes scannen

Alle zeven apps in de tabel noemen het. Je maakt een foto van de bon en die komt in je administratie terecht. Informer, DigiBoox (ScanPilot AI), MoneyMonk en AFAS SB (AFAS Link) noemen daarbij ook het automatisch uitlezen of verwerken van de bon.

De winst zit niet in de seconden die je bespaart, maar in het moment. Een bon die je bij de kassa scant, ben je niet kwijt. Een bon in je jaszak is over drie weken een discussie met jezelf over wat je ook alweer gekocht hebt.

Let op één ding: automatische herkenning is niet hetzelfde als scannen. Of het automatisch uitlezen van de bongegevens in je abonnement zit, verschilt per pakket; e-Boekhouden werkt bijvoorbeeld met credits voor Mail en Herken in het digitaal archief. Controleer dus wat je pakket precies biedt voordat je erop rekent. Per pakket staat dat in onze vergelijking van boekhoud-apps.

Facturen maken en versturen

Een factuur maken vanaf je telefoon is prima te doen, en de betaaltermijn gaat eerder lopen: de factuur die je direct na de klus verstuurt, is eerder bij je klant dan die van zondagavond. e-Boekhouden, Informer, Shine, DigiBoox en MoneyMonk noemen factureren vanuit de app; Informer noemt daarbij verzenden via het Peppol-netwerk.

Waar je wel op let: het sjabloon. Stel je factuurlayout, je nummerreeks en je betalingsvoorwaarden één keer in op de webversie. Daarna is een factuur versturen vanaf je telefoon een kwestie van klant kiezen, regels invullen, verzenden.

Banktransacties bekijken en goedkeuren

Loopt je bankkoppeling, dan kun je transacties ook in de app afhandelen: DigiBoox noemt “Banktransacties koppelen” als app-functie en MoneyMonk schrijft dat je in de app “gemakkelijk transacties” boekt. Die transacties aflopen en bevestigen is typisch mobiel werk: korte beslissingen, één voor één, en het is prima als je er drie keer per week vijf minuten aan besteedt in plaats van één keer per maand twee uur.

Wat je hier niet mobiel doet, is de koppeling zelf inrichten of een boeking splitsen over meerdere grootboekrekeningen. Dat eerste is eenmalig werk, dat tweede vraagt overzicht.

Uren en kilometers registreren

Een timer starten en stoppen is een handeling van twee tikken, en juist daarom werkt het alleen als je het op het moment zelf doet. Hetzelfde geldt voor zakelijke ritten. Reconstructies achteraf zijn zowel onnauwkeuriger als tijdrovender. e-Boekhouden, Informer, DigiBoox, MoneyMonk en Myfinance noemen uren- of rittenregistratie in de app.

Snel iets opzoeken

Wat staat er nog open bij die ene klant? Hoeveel btw heb ik dit kwartaal ongeveer opzij te zetten? Voor dat soort vragen is de app sneller dan je laptop openklappen. Je kijkt, je weet het, je gaat door.

Wat je beter niet op je telefoon doet

De eerste inrichting

Bankkoppeling, btw-instellingen, factuursjabloon, grootboekindeling en de koppeling met je boekhouder: dit doe je één keer, en fouten hier werken een heel jaar door. Neem er een uur voor op een laptop.

De btw-aangifte controleren

Het versturen kan bij sommige pakketten vanuit de app (DigiBoox noemt het als app-functie); Informer verwijst voor de btw-aangifte naar de desktop. De controle doe je hoe dan ook niet op je telefoon. Je wilt de rubrieken van de aangifte naast je grootboek en je openstaande posten kunnen leggen, en dat past niet op een telefoonscherm. Welke pakketten de aangifte volledig voor je opbouwen, staat in ons overzicht btw-aangifte: welke boekhoudsoftware doet het voor je.

Het jaarwerk

Jaarafsluiting, balanscontrole, afschrijvingen, de overdracht aan je boekhouder. Zie hiervoor de checklist voor de jaarafsluiting.

Koppelingen inrichten

Webshop, kassasysteem, urenregistratie van derden: die koppelingen configureer je op de webversie, waar je de veldtoewijzingen kunt zien. Zie ook kassasysteem koppelen aan je boekhouding.

Overstappen naar een ander pakket

Data exporteren en importeren is bureau-werk. Ons stappenplan voor migratie van je boekhoudprogramma loopt de volgorde door.

Bewaarplicht: mag je de papieren bon weggooien?

Het antwoord staat bij de Belastingdienst zelf.

Over de vorm waarin je bewaart schrijft de Belastingdienst: “U bewaart de gegevens uit uw administratie in de originele vorm: digitaal of op papier.” Een factuur die je digitaal ontvangt, bewaar je dus digitaal. Een papieren bon mag je digitaliseren: “U mag facturen en bonnetjes ook scannen en digitaal bewaren. Er moet dan wel sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel.” De Belastingdienst voegt toe dat ook de echtheidskenmerken moeten worden opgeslagen. Voldoe je aan de voorwaarden, dan hoef je de originele facturen en bonnetjes niet te bewaren; de digitale versie bewaar je net zo lang.

Over de termijn is de Belastingdienst kort: “U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren.” Daarop zijn twee uitzonderingen die de Belastingdienst noemt: “Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren”, en voor ondernemers die de Unieregeling of de invoerregeling gebruiken geldt eveneens tien jaar voor die transacties.

Over digitaal bewaren voegt de Belastingdienst nog een praktische eis toe: “Als u uw gegevens digitaal bewaart, moet u ervoor zorgen dat wij uw programma’s en bestanden bij een controle kunnen gebruiken.” Andersom mag je alleen computerbestanden afdrukken en daarna verwijderen “als u een kleine administratie hebt die binnen een redelijke termijn is te controleren”.

Wat dat praktisch betekent voor wie met een app scant:

• Scan de bon volledig en leesbaar, zodat alles wat op het origineel staat ook op de scan te lezen is (de “juiste en volledige weergave” waar de Belastingdienst om vraagt).
• Reken erop dat de scan in je boekhoudpakket zeven jaar beschikbaar moet blijven. Stap je over naar een ander pakket, neem de bonbestanden dan mee of exporteer ze.
• Twijfel je bij een specifiek soort document, leg het dan voor aan je boekhouder of aan de Belastingdienst. Wij vatten hier alleen samen wat op belastingdienst.nl staat; dit is geen fiscaal advies.

Bron: belastingdienst.nl, pagina’s “Hoe bewaart u uw administratie?”, “Hoe lang moet u uw administratie bewaren voor de btw: 7 of 10 jaar?” en “Uw facturen bewaren”, geraadpleegd 3 november 2026.

Veiligheid: 2FA, schermslot en een verloren telefoon

Je boekhouding bevat je omzet, je klantenbestand en je bankmutaties. Op een telefoon die je in de trein kunt laten liggen. Deze vijf maatregelen beperken het risico.

Zet tweefactorauthenticatie aan op je boekhoudaccount. Met alleen een wachtwoord ben je kwetsbaar zodra dat wachtwoord ergens anders uitlekt. Gebruik bij voorkeur een authenticator-app in plaats van sms-codes. Bewaar de herstelcodes ergens anders dan op de telefoon zelf — anders sluit je jezelf buiten als je toestel verdwijnt.

Gebruik het schermslot van de app. Meerdere Nederlandse pakketten bieden een extra vergrendeling binnen de app, met een pincode, vingerafdruk of gezichtsherkenning. Myfinance schrijft op de eigen site bijvoorbeeld: “Log eenvoudig in met je 5-cijfercode, gezichtsherkenning of vingerafdruk.” Dat is een tweede slot naast je telefoonvergrendeling.

Gebruik een uniek wachtwoord uit een wachtwoordmanager. Lekt een hergebruikt wachtwoord bij een andere dienst uit, dan is ook je boekhouding bereikbaar.

Weet wat je doet als je toestel kwijt is. In volgorde: wachtwoord wijzigen via de webversie, actieve sessies of gekoppelde apparaten intrekken in je accountinstellingen, en het toestel op afstand wissen. Je administratie zelf staat in de online omgeving van de leverancier en gaat niet verloren — maar toegang voor iemand anders wil je binnen minuten dichtzetten.

Geef je boekhouder een eigen login. Geen gedeeld wachtwoord: vraag je pakket naar een aparte toegang voor je boekhouder, die je ook weer kunt intrekken.

Werkwijze per situatie

Je bent veel onderweg en hebt weinig administratie

Scan elke bon direct bij de kassa en verstuur je facturen vanaf je telefoon zodra de klus af is. Plan één moment per maand van een half uur op je laptop: banktransacties afronden, openstaande posten nalopen. Per kwartaal een uur voor de btw-aangifte.

Je werkt op locatie en factureert per uur

Zet de timer aan bij aanvang en uit bij vertrek; registreer je ritten dezelfde dag. Factureer wekelijks vanuit de geregistreerde uren in plaats van maandelijks uit je agenda — dat scheelt zowel discussie als betaaltermijn.

Je hebt veel bonnen en kleine uitgaven

Maak van scannen een reflex, niet een taak. Loop één keer per week de gescande bonnen na in de webversie: klopt het bedrag, klopt het btw-tarief, is de leverancier goed herkend? Bonnen met meerdere btw-tarieven en buitenlandse bonnen verdienen extra aandacht.

Je hebt een boekhouder

Vraag welke handelingen je zelf mag doen en welke niet. Spreek je af dat jij alleen scant en factureert en dat je boekhouder het boeken doet, dan is de app-keuze eenvoudiger: je hebt alleen een goede scanner en factuurmodule nodig.

Zo kies je een pakket dat mobiel meewerkt

De app is onderdeel van een abonnement, niet een los product. Kies dus eerst het pakket en weeg daarna de app. Drie vragen helpen:

1. Welke drie handelingen doe je dagelijks? Bijvoorbeeld scannen, factureren en uren. Check of die in de app zitten.
2. Zit de automatische bonherkenning in het abonnement dat je neemt, of pas in een duurder pakket?
3. Kun je in de app ook afronden, of alleen bekijken? Vergelijk de tabel bovenaan: Myfinance noemt in de App Store bijvoorbeeld een dashboard, openstaande posten, bonnen, uren en ritten, maar geen factureren in de app. Prima als je toch achter een bureau factureert, hinderlijk als je dat niet doet.

De antwoorden per pakket, inclusief platforms, functies volgens de leverancier en de bijbehorende abonnementsprijs, staan in onze vergelijking Boekhoud-apps 2026: 14 apps vergeleken. Wil je eerst het pakket kiezen en pas daarna naar de app kijken, begin dan bij Boekhoudprogramma 2026: 16 pakketten vergeleken.

Laatst gecheckt: 3 november 2026. De passages over bewaarplicht zijn gebaseerd op belastingdienst.nl en zijn geen fiscaal advies.