Disclosure: deze pagina kan affiliate links bevatten. Als je via onze link een abonnement afsluit, ontvangen wij mogelijk een commissie, zonder extra kosten voor jou. Voor TwinQ en VvEtotaal hebben wij geen affiliate-afspraak.
VvE-administratie gaat over meer dan boekhouden: de bijdrage van eigenaren innen, het reservefonds bijhouden, onderhoud plannen, vergaderen en besluiten vastleggen. In dit artikel zetten wij op een rij wat VvE-software daarvoor biedt, met de gegevens die de leveranciers zelf publiceren (gecontroleerd op 9 oktober 2026), en waar je op let bij de keuze.
Zie ook: boekhoudsoftware verenigingen 2026 en boekhoudsoftware stichtingen 2026 voor breder verenigingsbeheer.
Kort antwoord: Voor een VvE in zelfbeheer noemt VvEtotaal een all-in licentie vanaf €136,75 per jaar inclusief btw (2 tot en met 4 kadastrale objecten), met financieel, technisch en administratief beheer in één pakket. Professionele beheerkantoren werken onder meer met TwinQ, dat zijn VvE Software richt op beroepsmatige VvE-beheerders en een demo aanbiedt in plaats van een openbare prijs. Elke VvE moet geld reserveren voor groot onderhoud: via een MJOP of minimaal 0,5% van de herbouwwaarde.
Wat moet VvE-software kunnen?
Een Vereniging van Eigenaars heeft eigen behoeften die een algemeen boekhoudpakket niet altijd dekt:
- Eigenarenadministratie: wie bezit welk appartement, met welk aandeel
- Bijdrage-inning: de maandelijkse bijdrage per eigenaar, met herinneringen
- Meerjarenonderhoudsplanning: onderhoud plannen en begroten
- Reservefonds: gescheiden van het lopende geld
- Vergaderingen: agenda, besluiten-, actie- en presentielijst
- Toegang voor eigenaren: inzage in stukken, meldingen indienen
- Bankkoppeling: incasso’s en betalingen verwerken
De regels: reservefonds en MJOP
Volgens de Rijksoverheid is een VvE verplicht geld te reserveren voor groot onderhoud, zoals aan de buitenkant of het dak. Dat geld staat op een aparte rekening: het reservefonds. Leden betalen via de VvE-bijdrage mee. De VvE berekent het bedrag op een van twee manieren:
- met een meerjarenonderhoudsplan (MJOP): wat er aan onderhoud nodig is en waar, wanneer in de komende 10 jaar en wat het kost; of
- met een percentage van de herbouwwaarde: minimaal 0,5%. De herbouwwaarde staat op het polisblad van de brand- en opstalverzekering.
Het kabinet heeft in 2026 een wetsvoorstel in consultatie gebracht (‘Versnelling verduurzaming en onderhoud VvE’s’). Daarin gaat de looptijd van het MJOP van 10 naar 30 jaar, krijgt het MJOP een verplichte duurzaamheidsparagraaf en is voor besluiten over onderhoud en verduurzaming een gewone meerderheid (50%+1) van de aanwezige stemmen voldoende. Dat is een voorstel, nog geen wet: de consultatie liep tot en met 20 september 2026.
Twee VvE-pakketten
| Software | Voor wie | Prijs | Meerjarenonderhoudsplanning | Toegang eigenaren |
|---|---|---|---|---|
| VvEtotaal | Zelfstandige VvE’s en professionele beheerders | Zelfbeheer: €136,75 tot €502,15 per jaar incl. btw; beheerders op aanvraag | Ja | Ja, met beperkte rechten |
| TwinQ | Beroepsmatige VvE-beheerders | Niet gepubliceerd; demo op aanvraag | Ja | VvE Portaal |
VvEtotaal
VvEtotaal is een online pakket voor het beheer van VvE’s, voor zelfstandige VvE’s en professionele beheerders. De licentieprijs is volgens VvEtotaal all-in: geen extra licenties voor bijvoorbeeld de financiële administratie en geen opstart- of implementatiekosten. Je krijgt 4 uur gratis ondersteuning, waarbij VvEtotaal de VvE voor je invoert en je leert met het pakket te werken.
Prijzen 2026 voor zelfstandige VvE’s (per jaar, incl. btw):
| Kadastrale objecten in de VvE | Prijs per jaar |
|---|---|
| 2 t/m 4 | €136,75 |
| 5 t/m 8 | €173,00 |
| 9 t/m 12 | €251,75 |
| 13 t/m 16 | €374,35 |
| 17 of meer | €502,15 |
Voor professionele beheerders met meerdere VvE’s gelden andere voorwaarden; die vraag je op.
Wat VvEtotaal noemt:
- Algemeen beheer: centrale opslag van documenten, een persoonlijk dossier per eigenaar, overdracht bij verkoop en informatie voor de notaris, sleutelbeheer, taken agenderen, gespreksnotities, besluiten-, actie- en presentielijsten voor vergaderingen
- Financieel beheer: maandelijkse bijdrage van eigenaren, herinneringen en aanmaningen, crediteurenadministratie, bankintegratie (SEPA-incasso’s, SEPA-betaalbatches, mutaties inlezen), jaarafsluiting, financiële overzichten, aangifte box 3 en btw-aangifte
- Technisch beheer: onderhoudsmeldingen door eigenaren, werkbonnen, meerjarenonderhoudsplanning en -begroting
- Online: de software draait volgens VvEtotaal in een bewaakt datacenter in Amsterdam, met dagelijks meerdere back-ups
TwinQ
TwinQ maakt VvE Software voor beroepsmatige VvE-beheerders en noemt ervaring sinds 2001. Een prijs staat niet op de site; je vraagt een demo aan.
Wat TwinQ noemt:
- Administratief beheer: communiceren met bewoners, de VvE-bijdrage automatisch prolongeren en factureren, vergaderen met digitaal stemmen
- Technisch beheer: contractenbeheer, verzoeken van bewoners registreren en opdrachten verstrekken aan voorkeursleveranciers, de meerjarenonderhoudsplanning opstellen, bijstellen en publiceren
- Financieel beheer: de administratie voor eigenaren inzichtelijk via het VvE Portaal, elektronische verwerking van bankafschriften, debiteuren- en crediteurenbeheer, verwerking van digitale inkoopfacturen via een workflow
- Relatiebeheer: eigenaren, huurders en leveranciers in één overzicht, met een dossier per relatie
- Workflows: voor processen als facturen betalen, storingen afhandelen en vergaderingen organiseren
TwinQ schrijft dat de VvE Software voldoet aan de eisen die de wet aan digitaal stemmen stelt.
Hoe kies je het juiste pakket?
Stap 1: bepaal wie het beheer doet
- Zelfbeheer: zoek een pakket met prijzen voor zelfstandige VvE’s, zoals VvEtotaal, en kijk naar het aantal kadastrale objecten.
- Professioneel beheer: het beheerkantoor kiest de software. Vraag welk pakket het gebruikt en wat je als eigenaar in het portaal ziet.
Stap 2: check de onderhoudsplanning
Moet je VvE een MJOP bijhouden, kijk dan of het pakket een meerjarenonderhoudsplanning en -begroting heeft en of je het reservefonds apart bijhoudt. Houd rekening met het wetsvoorstel dat de looptijd naar 30 jaar wil brengen.
Stap 3: bekijk de toegang voor eigenaren
Vraag een demo of proefomgeving en kijk wat een eigenaar ziet: de eigen bijdrage, stukken, vergaderverslagen en meldingen.
Boekhoudkoppeling
VvEtotaal noemt financieel beheer, jaarafsluiting, box 3- en btw-aangifte in het pakket zelf. Gebruik je daarnaast een algemeen boekhoudpakket, zoals Moneybird of Exact Online, vraag dan bij de VvE-leverancier hoe de gegevens worden uitgewisseld en overleg met je boekhouder of je VvE btw-plichtige inkomsten heeft.
Zie ook welke boekhoudsoftware de btw-aangifte ondersteunt.
Specifieke functies per situatie
Kleine VvE
- Eenvoudige financiële administratie met bank
- Bijdrage-inning via SEPA-incasso
- Vergaderingen: notulen, besluiten- en presentielijst
- Documentbeheer: statuten, splitsingsakte, polissen
- Toegang voor eigenaren
Middelgrote of grote VvE
- Meerjarenonderhoudsplanning en -begroting
- Reservefonds apart van het lopende budget
- Onderhoudsmeldingen en werkbonnen
- Vastlegging van wie wat wanneer heeft gewijzigd
- Verschillende aandelen per type appartement (woning, parkeerplaats, berging)
Professioneel beheerkantoor
- Meerdere VvE’s in één omgeving
- Workflows voor facturen, storingen en vergaderingen
- Relatiebeheer met eigenaren, huurders en leveranciers
- Portaal per VvE
Wisseling van bestuur of beheerder
Treedt de penningmeester af, dan gaat er snel kennis verloren. Voorkom dat door:
- Twee personen beheerrechten te geven (bijvoorbeeld penningmeester en voorzitter)
- Lopende zaken vast te leggen: betalingsregelingen, vaste leveranciers, einddata van onderhoudscontracten
- Een overdrachtslijst te gebruiken bij vertrek van een bestuurder: wachtwoorden persoonlijk of via een wachtwoordmanager overdragen, open posten doornemen, de onderhoudsplanning toelichten en bankmachtigingen bijwerken
Privacy
Een VvE verwerkt persoonsgegevens van eigenaren, zoals adressen en IBAN’s. Leg vast wie welke gegevens mag zien, sluit een verwerkersovereenkomst met je softwareleverancier (VvEtotaal publiceert er een) en zorg dat eigenaren alleen hun eigen gegevens zien. Bij VvEtotaal hebben eigenaren beperkte rechten binnen de administratie van hun eigen VvE.
Veelgemaakte fouten
- Te zwaar inkopen. Een pakket voor beheerkantoren is voor een kleine VvE in zelfbeheer vaak meer dan nodig.
- Geen demo doen. Kijk vooraf wat bestuur en eigenaren zien.
- Het reservefonds niet goed bijhouden. Reserveren voor groot onderhoud is verplicht.
- Eén persoon met toegang. Zorg voor een tweede beheerder.
- Geen bankkoppeling gebruiken. Handmatig afschriften verwerken kost tijd en geeft fouten.
Digitaal vergaderen
TwinQ noemt digitaal vergaderen en stemmen. Vanaf 1 januari 2027 mag een VvE de vergadering van eigenaars ook volledig digitaal houden, als de vergadering daar vooraf mee instemt en iedereen met beeld en geluid kan meedoen en het woord kan voeren (Ondernemersplein, “Rechtspersonen mogen digitaal vergaderen”, gecontroleerd 23 oktober 2026). Hoe je VvE digitaal stemt, hangt verder af van de regels en het reglement van je VvE; leg dat vooraf vast. Gebruik je een losse vergadertool, lees dan beste vergadersoftware 2026.
Vragen voor de demo
- Hoe voeg ik een nieuwe eigenaar toe die halverwege het jaar koopt?
- Hoe werk ik de meerjarenonderhoudsplanning bij?
- Hoe nodig ik leden uit voor een vergadering en hoe leg ik besluiten vast?
- Wat ziet een eigenaar in het portaal?
- Hoe importeren we onze huidige gegevens?
- Hoe verloopt de overdracht bij verkoop van een appartement?
- Hoe worden wijzigingen vastgelegd?
Boekhouding voor een VvE: aandachtspunten
- Houd het reservefonds apart op een eigen rekening, zoals de Rijksoverheid voorschrijft.
- Splits de bijdrage in een deel voor lopende kosten en een deel voor het reservefonds.
- Gebruik het reservefonds niet voor lopende kosten.
- Werk met contracten voor vaste leveranciers en houd de einddata bij.
- Laat de kascommissie de jaarstukken controleren.
Een beheerder kiezen
Wil je het beheer niet zelf doen, vraag dan bij een beheerkantoor:
- met welke software het werkt en wat eigenaren in het portaal zien;
- wat er in het beheertarief zit en wat apart kost (bijvoorbeeld het opstellen van een MJOP);
- hoe de overeenkomst verlengt en opgezegd wordt;
- of je referenties van andere VvE’s kunt krijgen.
Conclusie
Voor een VvE in zelfbeheer is VvEtotaal een pakket met gepubliceerde, all-in prijzen per jaar en financieel, technisch en administratief beheer in één omgeving. Professionele beheerkantoren werken onder meer met TwinQ, dat zich richt op beroepsmatige beheerders. Welk pakket je ook kiest: houd het reservefonds bij, zorg voor een actuele onderhoudsplanning en doe eerst een demo.
Zie ook: boekhoudsoftware verenigingen 2026, boekhoudsoftware stichtingen 2026 en beste vergadersoftware 2026 voor digitale vergaderingen.