Vanaf 1 januari 2027 mogen bv’s, nv’s, verenigingen, coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen en VvE’s hun algemene vergadering volledig digitaal houden. Nu moet een algemene vergadering nog (deels) fysiek plaatsvinden. De wet is aangenomen en de ingangsdatum staat vast, meldt Ondernemersplein.
Een hybride vergadering, met een deel van de leden online, mag al. Nieuw is dat er geen fysieke zaal meer nodig is. De rechtspersoon kiest zelf of hij digitaal vergadert en met welk middel. Daar staan voorwaarden tegenover. De vergadering moet zoveel mogelijk lijken op een fysieke vergadering. Leden of aandeelhouders moeten met beeld én geluid kunnen meedoen en het woord kunnen voeren. En de algemene vergadering moet vooraf instemmen met de mogelijkheid om digitaal te vergaderen.
Stichtingen staan niet in de lijst. Of je statuten aangepast moeten worden en hoe stemmen precies moet verlopen, staat niet op de pagina van Ondernemersplein. Kijk daarvoor in de wettekst (Staatsblad 2026, 161) of vraag het je notaris.
Wat betekent dit voor jou?
Voor een kleine vereniging of VvE scheelt een digitale ALV de zaalhuur en maakt het meedoen makkelijker voor leden die ver weg wonen. Het werkt alleen als iedereen echt kan meepraten. Een chatvenster zonder beeld is niet genoeg: de wet vraagt beeld en geluid en de mogelijkheid om het woord te nemen.
De volgorde is belangrijk. Je ALV moet eerst instemmen met digitaal vergaderen. Plan je in het voorjaar van 2027 een volledig digitale jaarvergadering, dan kun je dat instemmingsbesluit op de agenda van een eerdere vergadering zetten.
Let ook op het stemmen. VvE-pakketten als TwinQ noemen digitaal vergaderen en stemmen als functie. Gebruik je een losse vergadertool, ga dan na hoe je de stemmen per lid vastlegt.
Wat kun je nu doen?
- Zet het besluit over digitaal vergaderen op de agenda van je volgende algemene vergadering.
- Kies een vergadertool waarin elk lid met beeld en geluid kan meedoen. Zoom, Teams en Google Meet staan naast elkaar in vergadersoftware vergelijken.
- Beheer je een VvE, kijk dan welke pakketten vergaderen en stemmen combineren in VvE-software.
- Voor penningmeesters van verenigingen: de jaarstukken voor de ALV bereid je voor met boekhoudsoftware voor verenigingen.