Kort antwoord: neem je als zzp’er je eerste werknemer aan, dan heb je in de eerste plaats salarisadministratie nodig, geen volledig HR-systeem: een arbeidsovereenkomst, aanmelding als werkgever bij de Belastingdienst, aangifte loonheffingen en een correcte loonstrook. Employes rekent €7 per loonstrook plus €29,95 per maand, Nmbrs begint bij een pakket voor 10 medewerkers (€71 per maand) en Loket publiceert geen prijzen. Een breder HR-pakket komt pas in beeld als je team groeit.
De stap van zelfstandige naar werkgever is administratief een grote. Je krijgt te maken met een arbeidsovereenkomst, loonheffingen, loondoorbetaling bij ziekte en maandelijks een loonstrook. Deze pagina zet op een rij wat de overheid en de leveranciers zelf publiceren (8 oktober 2026). Het is algemene informatie, geen juridisch advies.
Groeit je team naar tien of meer medewerkers, dan kijk je naar HR-processen. Die vergelijking staat in HR software mkb vergelijken. Wil je alleen salarissoftware vergelijken, lees dan salarisadministratie software vergelijken. Gebruik ook de keuzehulp HR-software of bereken wat HR-software kost.
Wat regel je als werkgever?
Bij de Belastingdienst. Je meldt je aan als werkgever met het formulier Melding Loonheffingen Aanmelding werkgever. Na de eerste werknemer krijg je een loonheffingennummer en een aangiftebrief; die komen meestal binnen een week, soms later als de Belastingdienst meer informatie nodig heeft. Betaal je premies werknemersverzekeringen, dan krijg je ook een brief met je sector en het percentage voor de gedifferentieerde premie Werkhervattingskas. Daarna doe je aangifte loonheffingen over de aangiftetijdvakken en betaal je de loonheffingen (Belastingdienst).
Loon bij ziekte. Je betaalt een zieke werknemer minimaal 70% van het loon door, maximaal 104 weken. In het eerste jaar is dat minimaal het wettelijk minimumloon; in het tweede jaar hoef je niet aan te vullen tot het minimumloon (Rijksoverheid). Een verzuimverzekering is niet verplicht, maar kan dit risico afdekken.
Contractvorm. Bij tijdelijke contracten geldt de ketenregeling: maximaal drie tijdelijke contracten binnen drie jaar; daarna volgt een vast contract. Een oproepkracht heeft na een jaar recht op een aanbod voor een vast aantal uren, minimaal het gemiddelde van de afgelopen 12 maanden. De oproepkracht moet minimaal 4 kalenderdagen van tevoren worden opgeroepen, tenzij een cao dat verkort (Rijksoverheid).
Cao en pensioen. Kijk of voor jouw branche een algemeen verbindend verklaarde cao of een verplicht bedrijfstakpensioenfonds geldt; dat bepaalt onder meer loon, verlof en pensioen. Vraag je salarisleverancier welke cao’s en pensioenfondsen hij ondersteunt.
Vakantie. Houd vakantiegeld en vakantiedagen bij; de wettelijke minima en eventuele cao-afspraken verwerkt een salarispakket in de loonstrook.
Drie routes voor salarisadministratie
Employes
Employes is een online pakket voor salarisadministratie. Volgens de prijspagina krijg je online salarisadministratie, automatische aangiftes, loonstrookdocumenten, rapportages, integraties, een mobiele app voor medewerkers, verlof en verzuim, declaraties, contractsjablonen en taken en workflows. Na het aanmaken van een account kun je zonder verplichting een demo-versie gebruiken; Employes begeleidt je stap voor stap door de inrichting.
| Pakket | Prijs (excl. btw) |
|---|---|
| Payroll | €7 per loonstrook plus €29,95 per maand |
| Payroll en HR | €9 per loonstrook plus €39,95 per maand |
| DGA en holding | €16,50 per maand |
Employes noemt koppelingen met onder meer Moneybird, SnelStart, Exact, Yuki en Twinfield. Bron: employes.nl/en/pricing en employes.nl/koppelingen, 8 oktober 2026.
Loket
Loket noemt zichzelf één platform voor HR en salaris, met onder meer salarisverwerking, verlof, verzuim (inclusief koppeling met een verzuimverzekeraar), preboarding, declareren en workflows. Koppelingen noemt Loket onder meer met Exact Online en SnelStart. Prijzen publiceert Loket op de site niet; vraag een offerte (loket.nl, 6 oktober 2026).
Nmbrs
Nmbrs rekent per pakket op basis van het aantal verloonde medewerkers. Het laagste pakket begint bij 10 medewerkers: Essential €71 per maand, Advanced €102 (of dat inclusief of exclusief btw is, vermeldt Nmbrs niet). Voor extra medewerkers buiten het pakket betaal je apart. Het abonnement is maandelijks, zonder jaarcontract of boeteclausule (nmbrs.com/nl/business/tarieven, 6 oktober 2026). Heb je één of twee medewerkers, vraag dan na wat Nmbrs of je accountant voor jouw situatie rekent.
Wat kost het voor een of twee medewerkers?
| 1 medewerker | 2 medewerkers | |
|---|---|---|
| Employes Payroll | €7 + €29,95 = €36,95 per maand | €14 + €29,95 = €43,95 per maand |
| Employes Payroll en HR | €9 + €39,95 = €48,95 per maand | €18 + €39,95 = €57,95 per maand |
| Nmbrs Essential | laagste pakket €71 per maand (10 medewerkers) | laagste pakket €71 per maand (10 medewerkers) |
| Loket | geen publieke prijs | geen publieke prijs |
Het gaat om de softwarekosten per maand bij één loonstrook per medewerker per maand, exclusief btw. Daar komen de loonkosten zelf bij: premies werknemersverzekeringen, de werkgeversbijdrage Zvw en vakantiegeld. Die hangen af van de sector en de situatie; kijk voor de actuele percentages bij de Belastingdienst.
Vergelijking
| Software | Prijs | Salarisadministratie | Verlof en verzuim | Boekhoudkoppeling |
|---|---|---|---|---|
| Employes | €7 per loonstrook plus €29,95 per maand | Ja | Ja | Moneybird, SnelStart, Exact, Yuki, Twinfield en meer |
| Loket | op aanvraag | Ja | Ja | o.a. Exact Online, SnelStart |
| Nmbrs | vanaf €71 per maand (10 medewerkers) | Ja | Ja | zie nmbrs.com |
Waar let je op?
- Loonheffingen en aangifte. Het pakket moet de loonheffingen berekenen en de aangifte klaarzetten; controleer wie de aangifte indient en wie verantwoordelijk blijft.
- Contractbeheer. Let op de ketenregeling: een pakket dat het verloop van tijdelijke contracten bewaakt, voorkomt dat een contract ongemerkt vast wordt.
- Cao en pensioen. Vraag welke cao’s en pensioenfondsen worden ondersteund.
- Koppeling met je boekhouding. Salariskosten horen in je boekhouding; vraag naar je pakket, bijvoorbeeld Moneybird of Exact Online, en welke gegevens worden doorgegeven.
- Contract en prijs. Vergelijk per loonstrook en per maand, en let op minimumpakketten.
- Je accountant. Werkt je accountant al met een pakket, dan scheelt dat afstemming.
Wanneer kijk je naar een volwaardig HR-pakket?
Dat is meestal zo als je meer wilt dan salarisverwerking: digitale beoordelingscycli, uitgebreide rapportages of een medewerkersportaal met meer HR-functies. Een vast aantal medewerkers noemen wij daarvoor niet; het hangt af van je behoefte. Lees meer in HR-software voor het mkb vergelijken.
Handige vervolgstappen
Koppel je salaris aan je boekhouding: op boekhoudsoftware voor ZZP’ers staan pakketten voor zelfstandigen. Groeit je klantenbestand, dan kan een CRM helpen: zie CRM voor consultants.
Lees ook
- HR-software voor het mkb vergelijken: als je team groeit
- Boekhoudsoftware voor ZZP’ers: koppel je salaris aan je boekhouding
- HoorayHR review 2026: een HR-pakket met verlof en verzuim
- Beste HR software 2026: overzicht van pakketten
- Alle HR software vergelijken: compleet overzicht