Boekhoudsoftware voor Stichtingen en ANBI (2026)

Stichtingen en non-profitorganisaties hebben een andere boekhoudkundige werkelijkheid dan commerciele bedrijven. Je werkt met subsidies die verantwoord moeten worden, donaties die vallen onder ANBI-wetgeving, vrijwilligers die soms wel en soms niet vergoed worden, en een bestuur dat wettelijk verantwoordelijk is voor de financiele verslaglegging. Standaard boekhoudsoftware is vaak niet ingericht op deze eisen. Ik bespreek welke tools het beste werken voor Nederlandse stichtingen.

In mijn werk adviseer ik regelmatig stichtingen die vastlopen op hun administratie. Het patroon is herkenbaar: ze beginnen met Excel of een gratis tool, groeien naar drie of vier subsidiestromen, en ontdekken dan dat ze geen overzicht meer hebben over welk geld bij welk project hoort. Die situatie wil je voorkomen. De juiste software kost minder dan de accountant die achteraf je administratie moet reconstrueren.

Wat heeft een stichting nodig van boekhoudsoftware?

Stichtingen stellen specifieke eisen die commerciele software niet altijd dekt:

• Fondsadministratie – Subsidies, donaties en eigen inkomsten apart bijhouden en verantwoorden
• ANBI-vereisten – Als ANBI-stichting moet je financiele gegevens openbaar publiceren; je software moet de juiste overzichten kunnen genereren
• Projectboekhouding – Kosten en inkomsten per project of subsidietraject bijhouden voor verantwoording aan subsidiegevers
• Bestuurrapportages – Het bestuur wil periodiek inzicht in de financiele positie, zonder dat ze boekhoudkundig onderlegd hoeven te zijn
• Jaarrekening – Wettelijk verplicht; je accountant moet de jaarrekening kunnen samenstellen vanuit het systeem
• BTW-positie – Stichtingen zijn vaak deels BTW-plichtig en deels vrijgesteld; dit vereist een correcte BTW-administratie
• Vrijwilligersvergoedingen – Kleine vergoedingen binnen de vrijwilligersregeling correct registreren

Waar let je op bij boekhoudsoftware voor stichtingen?

De selectiecriteria voor stichtingen wijken af van die voor commerciele bedrijven. Dit zijn de acht punten die ik altijd doorloop.

1. Fondsadministratie: hoe granulaar moet het zijn?

De kernvraag is: hoeveel subsidiestromen heb je en hoe gedetailleerd moet de verantwoording zijn? Een stichting met twee subsidies kan volstaan met kostenplaatsen in Exact Online. Een stichting met tien subsidiestromen, elk met eigen verantwoordingsregels en -perioden, heeft de dimensionele boekhouding van Twinfield nodig.

Concreet: in Twinfield kun je per boeking een fonds, een project, een activiteit en een periode toekennen. Dat zijn vier dimensies per transactie. In Exact Online heb je twee dimensies (project en kostenplaats). Bij AFAS non-profit heb je een aparte subsidiemanagementmodule die dit op een eigen manier oplost.

2. ANBI-compliance

Als ANBI-stichting ben je verplicht om financiele gegevens te publiceren. Geen van de drie systemen heeft een specifieke ANBI-exportknop, maar ze moeten wel de juiste overzichten kunnen genereren: balans, staat van baten en lasten, en toelichting. Exact Online en Twinfield leveren deze standaard. Zorg dat je accountant de ANBI-jaarrekening kan samenstellen vanuit het systeem.

3. Subsidie-verantwoording en audit trail

Subsidiegevers (overheid, fondsen, EU) eisen een herleidbare administratie. Elke boeking moet terug te voeren zijn naar een brondocument. Twinfield en AFAS hebben de sterkste audit trails: per boeking is zichtbaar wie, wanneer en op basis van welk document de boeking is gedaan. Exact Online heeft ook een audit trail, maar die is minder gedetailleerd bij complexe verantwoordingsstructuren.

4. Bestuursvriendelijke rapportages

Bestuursleden van stichtingen zijn zelden boekhoudkundige experts. Ze willen begrijpelijke overzichten: hoeveel geld hebben we, hoeveel is geoormerkt voor specifieke projecten, wat zijn onze vaste lasten? Een goed systeem genereert dashboards die dit visueel weergeven. AFAS doet dit het beste met maatwerk-dashboards. Exact Online heeft goede standaardrapportages. Twinfield is het sterkst in detailrapportages maar vereist meer configuratie voor bestuurvriendelijke overzichten.

5. Vrijwilligersadministratie

De vrijwilligersregeling (maximaal EUR 210/maand en EUR 2.100/jaar per vrijwilliger) vereist dat je per vrijwilliger bijhoudt hoeveel vergoeding er is uitbetaald. Alleen AFAS heeft hiervoor een specifieke module. Bij Exact Online en Twinfield administreer je dit via declaraties of crediteurenboekingen, maar het plafondtoezicht moet je handmatig bijhouden of via een aparte lijst.

6. Kosten voor non-profit: het budget is beperkt

Stichtingen hebben per definitie beperkte middelen. De kosten van boekhoudsoftware moeten in verhouding staan tot het budget. Hieronder een kostenplaatje voor een middelgrote stichting met vijf medewerkers en twintig vrijwilligers:

AFAS is alleen rendabel voor grotere stichtingen (meer dan vijftien medewerkers) die ook HR en salarisadministratie nodig hebben. Voor de meeste stichtingen is Exact Online of Twinfield de verstandige keuze.

7. Donateursadministratie

Stichtingen die actief fondsenwerven, willen donateurs bijhouden: wie geeft hoeveel, hoe vaak, en welke machtigingen lopen er? Geen van de drie systemen is een volledige donateursdatabase. Overweeg een apart systeem zoals Salesforce Nonprofit of CiviCRM, gekoppeld aan je boekhoudsoftware. Of gebruik de CRM-module van Exact Online of AFAS voor basisdonateursregistratie.

8. Gemengde BTW-positie

Veel stichtingen zijn deels BTW-plichtig (voor commerciele activiteiten) en deels vrijgesteld. Dit vereist dat je per transactie het juiste BTW-tarief of de vrijstelling koppelt, en dat het systeem de pro-rata berekening correct uitvoert. Alle drie de systemen ondersteunen dit, maar de configuratie vereist boekhoudkundige kennis. Laat je accountant dit bij de inrichting instellen.

Beste boekhoudsoftware voor stichtingen

1. Exact Online – Meest gebruikte systeem voor non-profit in Nederland

Exact Online is het meest gebruikte boekhoudpakket voor Nederlandse stichtingen en dat heeft een praktische reden: het wordt door bijna elke accountant in Nederland ondersteund. Voor een stichting met een externe accountant die de jaarrekening samenstelt, is dat een groot voordeel – je hoeft je data niet te exporteren of te converteren. Exact Online ondersteunt fondsadministratie via projecten en kostenplaatsen.

Wat werkt goed voor stichtingen:

• Projectboekhouding per subsidietraject of fonds
• Kostenplaatsen voor verantwoording per activiteit of afdeling
• Uitgebreide rapportages voor bestuur en subsidiegevers
• Directe koppeling met de meeste accountantsorganisaties in Nederland
• BTW-administratie voor gedeeltelijk BTW-plichtige stichtingen
• Cloudgebaseerd: meerdere bestuursleden en medewerkers tegelijk toegang

Wat ontbreekt: Geen specifieke ANBI-module out-of-the-box; fondsadministratie vereist maatwerk in de configuratie.

Prijs: Exact Online Accounting: EUR 49 per maand. Meerdere gebruikers en extra modules kosten extra.

Bekijk Exact Online

2. Twinfield – Beste voor stichtingen met complexe verantwoording

Twinfield (Wolters Kluwer) is de keuze voor stichtingen met een complexe financiele structuur: meerdere subsidiestromen, internationale activiteiten of een grote projectportfolio. De dimensionele opzet van Twinfield maakt het mogelijk om kosten en opbrengsten te splitsen naar fonds, project, activiteit en periode in een en hetzelfde systeem – zonder dat je aparte spreadsheets hoeft bij te houden.

Wat werkt goed voor stichtingen:

• Meerdere dimensies: kostenplaats, project, fonds en activiteit combineerbaar
• Uitgebreide rapportage-editor voor maatwerk bestuurrapportages
• Intercompany-verwerking voor stichtingen met nevenorganisaties
• Audit trail en compliance-functies voor verantwoording aan subsidiegevers
• Breed geaccepteerd door accountants en registeraccountants
• Multi-currency voor stichtingen met internationale donateurs of subsidienten

Wat ontbreekt: Hogere leercurve; configuratie vereist boekhoudkundige expertise of implementatiepartner.

Prijs: Vanaf EUR 55 per maand; prijs afhankelijk van gebruikers en transactievolume.

Bekijk Twinfield

3. AFAS Software – Beste voor grotere stichtingen met meerdere afdelingen

AFAS is in de zorg- en welzijnssector een veelgebruikt systeem en richt zich specifiek op het non-profitsegment. Voor stichtingen met meer dan vijftien medewerkers, een eigen HR-afdeling en complexe salarisadministratie biedt AFAS een geintegreerde oplossing die Exact Online en Twinfield niet kunnen evenaren. AFAS non-profit bevat specifieke modules voor subsidiemanagement en ANBI-verantwoording.

Wat werkt goed voor stichtingen:

• Non-profitspecifieke modules: subsidiemanagement en verantwoording
• Geintegreerde salarisadministratie voor medewerkers en vrijwilligersregistratie
• HRM-module voor personeelsdossiers, functioneringsgesprekken en verlof
• Portaal voor medewerkers en bestuursleden
• Sterke rapportagetool voor bestuur en subsidiegevers
• Koppeling met bankieren, donaties en ANBI-registratie

Wat ontbreekt: Hogere implementatiekosten en langere doorlooptijd; niet geschikt voor kleine stichtingen.

Prijs: Op aanvraag (typisch EUR 80 tot EUR 160 per gebruiker per maand afhankelijk van modules).

Bekijk AFAS Software

Vergelijking: boekhoudsoftware voor stichtingen

Praktijkvoorbeeld: culturele stichting met drie subsidiestromen

Stichting KunstPodium organiseert jaarlijks vijftien evenementen en heeft drie subsidiegevers: de gemeente (EUR 50.000/jaar voor basisprogrammering), het Fonds voor Cultuurparticipatie (EUR 25.000/jaar voor educatieprojecten) en een privaat fonds (EUR 15.000/jaar voor talentontwikkeling). Ze hebben twee betaalde medewerkers, acht vrijwilligers en een extern bureau dat de boekhouding doet.

Hun uitdagingen:

• Elke subsidie moet apart verantwoord worden met een financieel verslag
• Sommige kosten (huur, energie, bestuurkosten) zijn gedeeld en moeten verdeeld worden over subsidies
• Vrijwilligersvergoedingen moeten per persoon worden bijgehouden (maximaal EUR 210/mnd)
• Het bestuur wil kwartaalrapportages in begrijpelijke taal
• De ANBI-status vereist jaarlijkse publicatie van financiele gegevens

Hoe ze dit oplossen met Exact Online (EUR 49/mnd):

1. Ze maken per subsidie een project aan: “Gemeente-basis”, “FCP-educatie” en “Privaat-talent”
2. Directe kosten (artiestenhonoraria, materiaal) boeken ze op het juiste project
3. Gedeelde kosten (huur, energie) verdelen ze via een verdeelsleutel over de drie projecten (60-25-15%)
4. Per kwartaal genereert de boekhouder een V&W per project en een totaaloverzicht voor het bestuur
5. Vrijwilligersvergoedingen administreren ze via een aparte crediteurenlijst met een Excel-bijlage voor het plafondtoezicht
6. De jaarrekening en ANBI-publicatie stelt de externe boekhouder samen vanuit de Exact Online rapportages

Resultaat: De subsidie-verantwoording kost per kwartaal twee uur in plaats van een hele dag. De accountantskosten zijn met EUR 1.500 per jaar gedaald doordat de administratie structureel op orde is.

Had deze stichting tien subsidiestromen gehad met elk eigen verantwoordingsregels, dan was Twinfield met vier dimensies een betere keuze geweest. Had ze vijftien medewerkers en een eigen salarisadministratie, dan was AFAS non-profit logischer.

Specifieke aandachtspunten voor stichtingen

Gemengde BTW bij commerciele activiteiten

Een culturele stichting die naast gesubsidieerde activiteiten ook entreegelden vraagt of een horecagelegenheid runt, heeft te maken met gemengde BTW. De commerciele activiteiten zijn BTW-belast (21% of 9% voor culturele evenementen), de gesubsidieerde activiteiten zijn vrijgesteld. Je boekhoudsoftware moet per transactie het juiste BTW-regime toewijzen. Dit is geen configuratie die je zelf doet – laat je accountant dit bij de inrichting instellen.

Wettelijke verplichtingen rondom de jaarrekening

Stichtingen zijn wettelijk verplicht om een jaarrekening op te stellen. Voor grote stichtingen (balanstotaal boven EUR 6 miljoen of meer dan 50 medewerkers) geldt zelfs een wettelijke accountantscontrole. Je boekhoudsoftware moet de gegevens leveren die je accountant nodig heeft voor de jaarrekening. Alle drie de besproken systemen voldoen hieraan.

Donatieregistratie en fiscale aftrekbaarheid

Donateurs aan een ANBI-stichting mogen hun giften aftrekken van de belasting. Je stichting moet per donateur een jaaroverzicht kunnen leveren van de ontvangen donaties. Dit doe je het beste via een apart CRM of donateurssysteem. Exact Online heeft een basis-CRM module die hiervoor bruikbaar is; Twinfield niet. AFAS non-profit heeft een specifieke donatiemodule.

Jaarrekening en publicatieverplichtingen

Elke stichting in Nederland is verplicht om een jaarrekening op te stellen. De inhoud en complexiteit hangen af van de grootte van de stichting:

Kleine stichtingen (balanstotaal < EUR 6 miljoen en < 50 medewerkers)

Een kleine stichting hoeft geen accountantscontrole te laten uitvoeren. De jaarrekening bestaat uit een balans, een staat van baten en lasten en een toelichting. Exact Online en Twinfield genereren deze rapportages standaard. De externe boekhouder stelt de definitieve jaarrekening samen.

Middelgrote stichtingen (balanstotaal EUR 6-20 miljoen of 50-250 medewerkers)

Een middelgrote stichting moet de jaarrekening laten controleren door een registeraccountant. Dat stelt hogere eisen aan de audit trail en documentatie in je boekhoudsoftware. Twinfield scoort hier het sterkst door de uitgebreide dimensionele structuur en het detailniveau van de boekingen.

ANBI-publicatieplicht

ANBI-stichtingen moeten hun financiele gegevens openbaar publiceren, inclusief het beleidsplan, de bestuurssamenstelling en een financieel overzicht. Geen van de drie systemen heeft een specifieke ANBI-exportknop, maar de rapportages uit Exact Online en Twinfield vormen de basis voor je publicatie. Plan dit jaarlijks in: de publicatietermijn is zes maanden na afloop van het boekjaar.

WNT (Wet Normering Topinkomens)

Stichtingen in de (semi-)publieke sector vallen vaak onder de WNT. Dat betekent dat de bezoldiging van bestuurders en topfunctionarissen openbaar moet worden gemaakt in de jaarrekening. AFAS kan WNT-rapportages genereren. Bij Exact Online en Twinfield moet je dit handmatig samenstellen op basis van de salarisgegevens.

Subsidie-administratie in de praktijk

De verantwoording van subsidies is voor veel stichtingen het meest tijdrovende deel van de administratie. Hier zijn vijf praktische tips die ik stichtingen meegeef:

1. Maak per subsidie een apart project of dimensie aan Dit is de basis. Of je nu Exact Online (projecten), Twinfield (dimensies) of AFAS (subsidiemodule) gebruikt: elke subsidie moet apart identificeerbaar zijn in je administratie.

2. Leg de verdeelsleutel voor gedeelde kosten vooraf vast Huur, energie, bestuurskosten en andere overheadkosten worden verdeeld over subsidies. Stel de verdeelsleutel vast bij de start van het boekjaar en documenteer de onderbouwing. Subsidiegevers vragen hier regelmatig naar.

3. Bewaar alle brondocumenten digitaal Facturen, bonnetjes, contracten en betalingsbewijzen moeten herleidbaar zijn naar de boeking in je systeem. Exact Online en Twinfield ondersteunen het koppelen van digitale documenten aan boekingen. Dat versnelt de subsidie-audit aanzienlijk.

4. Plan tussentijdse rapportages Wacht niet tot het einde van het jaar om je subsidie-verantwoording op te stellen. Genereer per kwartaal een tussentijds overzicht per subsidie. Dat geeft je vroeg inzicht in over- of onderbesteding en voorkomt verrassingen bij de jaarverantwoording.

5. Betrek je accountant bij de inrichting De manier waarop je je projecten, kostenplaatsen of dimensies inricht, bepaalt hoe makkelijk de jaarrekening en subsidie-verantwoording worden samengesteld. Laat je accountant bij de initiële configuratie meekijken – dat bespaart je aan het einde van het jaar tientallen uren correctiewerk.

Mijn advies

• Kleine tot middelgrote stichting met externe accountant: Exact Online – breed ondersteund, overzichtelijk en voldoende functioneel voor de meeste non-profitorganisaties.
• Stichting met complexe subsidiestructuur of internationale activiteiten: Twinfield – de dimensionele boekhouding geeft het meeste inzicht in fondsen en projecten.
• Grote stichting met eigen HR en meerdere afdelingen: AFAS non-profit – de geintegreerde suite is hier het meest efficient.

Weet je nog niet welk systeem het beste past bij jouw stichting? Gebruik de boekhouding keuzehulp voor een advies op maat. Bereken ook de totale softwarekosten voor jouw organisatie inclusief implementatie en ondersteuning.

Hoe wij vergelijken

Onze vergelijking is gebaseerd op vier criteria: functionaliteit (features die specifiek voor deze branche relevant zijn), prijs-kwaliteitsverhouding (totale eigendomskosten inclusief implementatie en support), gebruiksgemak (leercurve en kwaliteit van de ondersteuning) en integratiekracht (koppelingen met boekhouding, HR en andere systemen). We nemen alleen systemen op die actief onderhouden worden en beschikbaar zijn in Nederland.

Prijzen en functies kunnen wijzigen. Wij controleren deze pagina elk kwartaal op actualiteit. Raadpleeg de website van de aanbieder voor de actuele tarieven.

Handige vervolgstappen

Stichtingen in de zorgsector hebben naast boekhouding ook te maken met complexe HR-vraagstukken zoals CAO Zorg en BIG-registraties. Op de pagina HR software voor zorg vind je een vergelijking van systemen die hierop zijn ingericht.

Donateurs en subsidiegevers bijhouden vraagt om een gestructureerd relatiebeheersysteem naast de financiele administratie. Op de pagina CRM voor consultants staan toegankelijke CRM-opties die ook voor non-profitorganisaties geschikt zijn.

Een stichting die haar doelgroep wil bereiken heeft baat bij een basale marketingtool voor nieuwsbrieven en campagnes. Op de pagina marketing software voor MKB vergelijken we welke tools ook voor non-profit goed werken. Bekijk ook de Twinfield review 2026 en AFAS review 2026 voor meer detail.

Jaarrekening en verantwoording bij stichtingen

Stichtingen hebben specifieke rapportageverplichtingen die afwijken van een commercieel bedrijf. Boekhoudsoftware moet deze goed ondersteunen.

Fondsverantwoording: Als je stichting subsidies ontvangt van fondsen of overheden, verwachten die fondsen een jaarlijkse verantwoording per subsidieproject. Twinfield ondersteunt projectdimensies waarbij je per subsidieproject een aparte rapportage kunt genereren. Exact Online doet dit via projectadministratie. AFAS non-profit heeft hier de meest complete module voor.

Transparantie voor het Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF): Stichtingen met een CBF-keurmerk moeten jaarlijks rapporteren over bestedingsverhouding: hoeveel procent van de inkomsten gaat naar de missie versus organisatiekosten. Een target van minimaal 75% naar de missie is gebruikelijk. Je boekhoudsoftware moet een kostensoortenverdeling bijhouden die dit inzichtelijk maakt.

ANBI-publicatieplicht: Stichtingen met ANBI-status zijn verplicht hun beloning voor bestuurders, algemeen beleid en financiën te publiceren op de website. Alle drie de besproken systemen kunnen de benodigde rapportages genereren voor deze publicatieplicht.

Mijn advies voor stichtingen die net beginnen: start met Exact Online (breed ondersteund, externe accountant kent het systeem) en schakel over naar Twinfield of AFAS als de subsidiestructuur complexer wordt dan twee of drie fondsen.

Rapportage-eisen voor ANBI-stichtingen: wat je software moet kunnen

ANBI-stichtingen (Algemeen Nut Beogende Instellingen) hebben specifieke rapportageverplichtingen die verder gaan dan standaard boekhouding. Het gaat niet alleen om een sluitende jaarrekening, maar ook om een publicatieplicht: ANBI’s moeten een actueel beleidsplan, een financieel overzicht en de beloningen van bestuurders openbaar maken op een website.

De boekhoudsoftware die je kiest moet deze rapportages kunnen genereren zonder dat je de cijfers handmatig opnieuw moet verwerken. Exact Online heeft een standaard ANBI-rapportagestructuur die aansluit bij de publicatievereisten van de Belastingdienst. Twinfield biedt soortgelijke rapportage-exports.

Wat ik vaak tegenkom bij kleine stichtingen: de jaarrekening wordt uitbesteed aan een accountant, terwijl de interne administratie in Excel wordt bijgehouden. Dat werkt zolang de subsidiestructuur simpel is, maar zodra een fonds vraagt om een projectgebonden financieel overzicht, wordt Excel-administratie al snel een tijdrovende puzzel. Met Exact Online of Twinfield heb je de projectdimensie standaard beschikbaar: elke boeking koppel je aan een projectcode en het systeem genereert automatisch een subsidie-overzicht per fonds.

Lees ook

• Boekhoudsoftware voor MKB – Vergelijkbare schaal, andere doelstelling
• AFAS review 2026 – Diepgaande beoordeling van AFAS
• Twinfield review 2026 – Diepgaande beoordeling van Twinfield
• Alle boekhoudsoftware vergelijken – Compleet overzicht met filteropties