Boekhoudprogramma voor Stichtingen en ANBI (2026)

Deze pagina gaat over stichtingen zonder leden: donateurs, subsidies, projectverantwoording en de ANBI-publicatieplicht. Bestuurt u een vereniging — met leden, contributie, een ALV en een kascommissie — dan gelden andere eisen aan het pakket en staan andere aanbieders bovenaan. Die vergelijking staat in beste boekhoudprogramma vereniging 2026.

Stichtingen en non-profitorganisaties hebben een andere boekhoudkundige werkelijkheid dan commerciële bedrijven. Je werkt met subsidies die verantwoord moeten worden, donaties die onder de ANBI-regels kunnen vallen, vrijwilligers die soms wel en soms niet vergoed worden, en een bestuur dat wettelijk verantwoordelijk is voor de administratie. Niet elk standaard boekhoudpakket is daarop ingericht. Wij bespreken welke tools passen bij Nederlandse stichtingen.

Een situatie om te voorkomen: een stichting begint met Excel of een gratis tool, groeit naar drie of vier subsidiestromen, en verliest dan het overzicht over welk geld bij welk project hoort. Die situatie wil je voorkomen met een administratie die per subsidie kan rapporteren.

Wat heeft een stichting nodig van boekhoudsoftware?

Stichtingen stellen eisen die commerciële software niet altijd dekt:

• Fondsadministratie – Subsidies, donaties en eigen inkomsten apart bijhouden en verantwoorden
• ANBI-vereisten – Als ANBI moet je onder meer een financiële verantwoording publiceren; je software moet de cijfers daarvoor kunnen leveren
• Projectboekhouding – Kosten en inkomsten per project of subsidietraject bijhouden voor verantwoording aan subsidiegevers
• Bestuursrapportages – Het bestuur wil periodiek inzicht in de financiële positie, zonder dat ze boekhoudkundig onderlegd hoeven te zijn
• Balans en staat van baten en lasten – Wettelijk verplicht (art. 2:10 BW); je accountant of boekhouder moet ze vanuit het systeem kunnen opstellen
• Btw-positie – Een stichting kan deels btw-plichtig en deels vrijgesteld zijn; dat vraagt een correcte btw-administratie
• Vrijwilligersvergoedingen – Vergoedingen binnen de vrijwilligersregeling per persoon registreren

Waar let je op bij boekhoudsoftware voor stichtingen?

De selectiecriteria voor stichtingen wijken af van die voor commerciële bedrijven. Dit zijn de acht punten die wij doorlopen.

1. Fondsadministratie: hoe gedetailleerd moet het zijn?

De kernvraag is: hoeveel subsidiestromen heb je en hoe gedetailleerd moet de verantwoording zijn? Een stichting met twee subsidies kan volstaan met kostenplaatsen en -dragers, die bij Exact Online in het pakket Plus en hoger zitten. Een stichting met veel subsidiestromen, elk met eigen verantwoordingsregels en -perioden, heeft een pakket met projectadministratie nodig, zoals Twinfield Compleet Boekhouden (projecten en uren).

Bij AFAS noemt de leverancier voor de branche cultuur en recreatie specifieke kennis van subsidie control, begroting en het werken met vrijwilligers.

2. ANBI-compliance

Als ANBI ben je verplicht gegevens te publiceren, waaronder een financiële verantwoording. Grote ANBI’s gebruiken daarvoor een standaardformulier van de Belastingdienst. Je boekhoudsoftware hoeft dat formulier niet zelf te maken, maar moet wel de cijfers leveren: balans en staat van baten en lasten. Zorg dat je accountant of boekhouder die vanuit het systeem kan opstellen.

3. Subsidie-verantwoording en audit trail

Subsidiegevers (overheid, fondsen, EU) verwachten een herleidbare administratie. Elke boeking moet terug te voeren zijn naar een brondocument. Kijk daarom bij elk pakket of je documenten aan boekingen kunt koppelen en of zichtbaar is wie een boeking wanneer heeft gedaan.

4. Bestuursvriendelijke rapportages

Bestuursleden van stichtingen zijn niet altijd boekhoudkundig onderlegd. Ze willen begrijpelijke overzichten: hoeveel geld hebben we, hoeveel is geoormerkt voor specifieke projecten, wat zijn onze vaste lasten? Twinfield noemt 38 rapportages in MKB Boekhouden en uitgebreide rapportagemogelijkheden in Compleet Boekhouden; Exact Online heeft vanaf Professional geavanceerde budgetten. Laat je boekhouder een vast kwartaaloverzicht voor het bestuur inrichten.

5. Vrijwilligersadministratie

De vrijwilligersregeling (in 2026 maximaal €220 per maand en €2.200 per jaar per vrijwilliger, volgens de Belastingdienst) vraagt dat je per vrijwilliger bijhoudt hoeveel vergoeding er is uitbetaald. In een boekhoudpakket administreer je dat via declaraties of crediteurenboekingen per vrijwilliger; het plafond bewaak je met een rapport per relatie of een aparte lijst. AFAS noemt het werken met vrijwilligers als onderdeel van zijn branchekennis voor cultuur en recreatie.

6. Kosten voor non-profit: het budget is beperkt

De kosten van boekhoudsoftware moeten in verhouding staan tot het budget. Dit zijn de gepubliceerde licentieprijzen per maand, gecontroleerd op 30 september 2026:

Daar komen de kosten van je boekhouder of accountant en eventuele inrichting bij; vraag die vooraf op. AFAS past vooral bij stichtingen die ook HR en salarisadministratie in hetzelfde systeem willen. Voor een stichting die vooral de boekhouding en subsidieverantwoording zoekt, liggen Exact Online of Twinfield meer voor de hand.

7. Donateursadministratie

Stichtingen die actief fondsenwerven, willen donateurs bijhouden: wie geeft hoeveel, hoe vaak, en welke machtigingen lopen er? Een boekhoudpakket is geen volledige donateursdatabase. Overweeg een apart CRM, gekoppeld aan je boekhoudsoftware. Exact heeft daarvoor een apart CRM-product, en AFAS noemt CRM-inrichting voor fondsenwerving en vriendenbijdragen.

8. Gemengde btw-positie

Een stichting kan deels btw-plichtig zijn en deels vrijgesteld. Dan moet je per transactie het juiste btw-tarief of de vrijstelling koppelen, en de voorbelasting splitsen in een aftrekbaar en een niet-aftrekbaar deel. De configuratie vraagt boekhoudkundige kennis. Laat je accountant dit bij de inrichting instellen.

Online boekhouden voor een stichting: waarom cloud de standaard is

Wie zoekt op “online boekhouden stichting” wil weten of een cloudoplossing geschikt is voor een organisatie die met vrijwilligers en een bestuur werkt in plaats van een vast kantoorteam. Het antwoord is simpel: de drie systemen in dit overzicht (Exact Online, Twinfield, AFAS) werken in de cloud. Er is geen lokale variant die wij voor stichtingen zouden aanraden.

Voor stichtingen is dat extra praktisch. Bestuursleden kijken er bijvoorbeeld in de avonduren of het weekend naar. Met een cloudsysteem logt de penningmeester in vanuit huis, kijkt de voorzitter de balans in onderweg, en heeft de externe boekhouder toegang zonder dat er bestanden heen en weer gemaild moeten worden. Bij Twinfield kan je accountant of boekhouder in MKB Boekhouden gratis meekijken.

Een tweede voordeel: updates. De bedragen van de vrijwilligersregeling veranderen bijvoorbeeld per jaar. Cloudsoftware wordt centraal bijgewerkt, zodat je niet met een verouderde versie werkt.

Wat je wel zelf moet regelen: een goed wachtwoordbeleid en tweefactorauthenticatie waar het pakket dat biedt, zeker als meerdere vrijwilligers toegang hebben.

Beste boekhoudsoftware voor stichtingen

1. Exact Online – met ingebouwde samenwerking met je accountant

Exact Online is een Nederlands boekhoudpakket met een ingebouwde functie om samen te werken met je accountant of boekhouder. Voor een stichting met een externe accountant die de jaarstukken samenstelt, is dat een voordeel: werkt je accountant ook met Exact, dan hoef je je data niet te exporteren of te converteren. Fondsen en subsidies houd je apart met kostenplaatsen en -dragers, vanaf het pakket Plus.

Wat werkt goed voor stichtingen:

• Kostenplaatsen en -dragers voor verantwoording per subsidie of activiteit (vanaf Plus)
• Geavanceerde budgetten (vanaf Professional)
• Btw/ICP-aangifte en controle op btw-aansluiting
• Samenwerken met accountant of boekhouder
• Cloudgebaseerd: meerdere bestuursleden en medewerkers kunnen inloggen (Essentials 1 gebruiker, Plus en hoger 2)
• Apart CRM-product beschikbaar (Exact Online CRM)

Wat ontbreekt: kostenplaatsen zitten niet in Essentials, en controleer bij Exact in welk pakket projectadministratie zit.

Prijs: Boekhouden Essentials EUR 49, Plus EUR 99, Professional EUR 159 en Premium EUR 299 per maand (exact.com, gecontroleerd 30 september 2026).

2. Twinfield – voor stichtingen met meerdere subsidiestromen en projecten

Twinfield (Wolters Kluwer) past bij stichtingen met een complexere financiële structuur: meerdere subsidiestromen, nevenorganisaties of internationale activiteiten. In Compleet Boekhouden zitten projecten en uren, budgetteren, multi-company (consolidatie en rekening-courant) en vreemde valuta.

Wat werkt goed voor stichtingen:

• Projecten en uren (Compleet Boekhouden)
• Budgetteren (alle drie de pakketten)
• Multi-company met consolidatie en rekening-courant, voor stichtingen met nevenorganisaties (Compleet)
• Vreemde valuta, voor stichtingen met internationale donateurs of subsidiegevers (Compleet)
• Koppelingen met meer dan 300 applicaties
• Je accountant of boekhouder kan gratis meekijken (MKB Boekhouden)

Wat ontbreekt: projecten zitten alleen in Compleet Boekhouden; de inrichting vraagt boekhoudkundige kennis of een boekhouder.

Prijs: Extra Boekhouden EUR 58, MKB Boekhouden EUR 78,50 en Compleet Boekhouden EUR 114,50 per maand, elk met 1 gebruiker en 5 administraties (wolterskluwer.com, gecontroleerd 30 september 2026).

3. AFAS Software – voor grotere stichtingen met eigen personeel

AFAS is een Nederlandse leverancier waar volgens de eigen site meer dan 14.000 organisaties mee werken. Voor stichtingen met eigen personeel en salarisadministratie is het belangrijkste voordeel dat HRM en payroll in hetzelfde systeem zitten als de financiële administratie. Voor de branche cultuur en recreatie noemt AFAS specifieke kennis van cao, werken met vrijwilligers, CRM voor fondsenwerving en vriendenbijdragen, subsidie control en begroting.

Wat werkt goed voor stichtingen:

• HRM en payroll in één systeem met de financiële administratie
• Branchekennis voor vrijwilligers, fondsenwerving en subsidie control (cultuur en recreatie)
• Workflows om administratieve processen te automatiseren
• Digitale loonstrook via de AFAS Pocket app
• Datahosting in Nederland

Wat ontbreekt: geen publieke prijs voor HRM & Payroll of ERP; voor een kleine stichting zonder personeel is het meer dan nodig.

Prijs: een vast maandbedrag dat afhangt van het aantal medewerkers; je vraagt een prijsindicatie aan. Alleen het boekhoudprogramma AFAS SB heeft een publiek tarief: EUR 59,99 per maand (afas.nl, gecontroleerd 30 september 2026).

Vergelijking: boekhoudsoftware voor stichtingen

Voorbeeld: culturele stichting met drie subsidiestromen

Voorbeeldopzet; geen klantcase of gemeten resultaat.

Stel: een culturele stichting heeft drie subsidiegevers (bijvoorbeeld de gemeente, een landelijk fonds en een privaat fonds), een paar betaalde medewerkers, vrijwilligers en een extern bureau dat de boekhouding doet.

De uitdagingen:

• Elke subsidie moet apart verantwoord worden met een financieel verslag
• Sommige kosten (huur, energie, bestuurskosten) zijn gedeeld en moeten verdeeld worden over subsidies
• Vrijwilligersvergoedingen moeten per persoon worden bijgehouden (er geldt een maand- en jaarmaximum, zie de Belastingdienst)
• Het bestuur wil kwartaalrapportages in begrijpelijke taal
• De ANBI-status vereist jaarlijkse publicatie van financiële gegevens

Zo pak je dit aan met een pakket waarin je per subsidie kunt boeken, zoals Exact Online Plus (kostenplaatsen en -dragers, EUR 99/mnd) of Twinfield Compleet Boekhouden (projecten, EUR 114,50/mnd):

1. Je maakt per subsidie een kostenplaats of project aan
2. Directe kosten (honoraria, materiaal) boek je op de juiste subsidie
3. Gedeelde kosten (huur, energie) verdeel je met een verdeelsleutel over de subsidies
4. Per kwartaal maakt de boekhouder een overzicht per subsidie en een totaaloverzicht voor het bestuur
5. Vrijwilligersvergoedingen administreer je per vrijwilliger, met een overzicht voor het plafondtoezicht
6. De financiële verantwoording voor de ANBI-publicatie stelt de externe boekhouder samen vanuit de rapportages

Wat het oplevert: per subsidie een eigen overzicht, zodat de verantwoording uit de administratie komt in plaats van uit losse spreadsheets.

Heeft een stichting veel subsidiestromen met elk eigen verantwoordingsregels, dan is een pakket met projectadministratie logischer. Met veel medewerkers en een eigen salarisadministratie is AFAS logischer.

Specifieke aandachtspunten voor stichtingen

Gemengde btw bij belaste activiteiten

Een culturele stichting die naast gesubsidieerde activiteiten ook entreegelden vraagt of een horecagelegenheid runt, kan te maken krijgen met gemengde btw: belaste activiteiten naast vrijgestelde. Welke activiteiten belast of vrijgesteld zijn, is een vraag voor de Belastingdienst of je adviseur. Je boekhoudsoftware moet per transactie het juiste btw-tarief of de vrijstelling kunnen toewijzen. Laat je accountant dit bij de inrichting instellen.

Wettelijke verplichtingen rondom de jaarstukken

Het bestuur van elke stichting moet een administratie voeren en binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een balans en een staat van baten en lasten opstellen (artikel 2:10 BW). De uitgebreide jaarrekeningregels, met deponering bij de KVK, gelden pas voor een stichting met een onderneming die in 2 opeenvolgende boekjaren minimaal €7,5 miljoen per jaar omzet (KVK). Valt een stichting daaronder en is ze niet meer ‘klein’ (onder meer activa tot €7,5 miljoen en netto-omzet tot €15 miljoen, art. 2:396 BW), dan is een accountantscontrole verplicht. Subsidiegevers kunnen daarnaast zelf een accountantsverklaring vragen. Je boekhoudsoftware moet de gegevens leveren die je accountant daarvoor nodig heeft.

Donatieregistratie en fiscale aftrekbaarheid

Giften aan een ANBI kunnen donateurs onder voorwaarden aftrekken van de belasting. Een jaaroverzicht per donateur helpt hen daarbij. Dat maak je het makkelijkst vanuit een CRM of donateurssysteem naast je boekhouding.

Jaarstukken en publicatieverplichtingen

Elke stichting in Nederland moet jaarlijks een balans en een staat van baten en lasten opstellen. De inhoud en de eisen hangen af van de situatie van de stichting:

Stichtingen zonder grote onderneming

Een stichting zonder onderneming boven die omzetgrens valt niet onder de uitgebreide jaarrekeningregels en hoeft niet te deponeren. Het bestuur stelt de balans en de staat van baten en lasten op; een stichting kan een externe boekhouder de definitieve jaarstukken laten samenstellen. Exact Online en Twinfield leveren daarvoor de balans en het resultatenoverzicht.

Stichtingen met een onderneming boven de omzetgrens

Drijft de stichting een onderneming met een omzet van minimaal €7,5 miljoen in 2 opeenvolgende boekjaren, dan gelden de jaarrekeningregels uit Titel 9 van Boek 2 BW, inclusief deponering. Vanaf de omvang ‘middelgroot’ hoort daar een accountantscontrole bij. Dat stelt hogere eisen aan de audit trail en documentatie in je boekhoudsoftware.

ANBI-publicatieplicht

Een ANBI moet onder meer naam, RSIN, contactgegevens, doelstelling, hoofdlijnen van het beleidsplan, de functies en namen van de bestuurders, het beloningsbeleid, een actueel activiteitenverslag en een financiële verantwoording publiceren (Belastingdienst). De rapportages uit je boekhoudpakket vormen de basis voor de financiële verantwoording. Grote ANBI’s gebruiken het standaardformulier en publiceren het binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar.

WNT (Wet Normering Topinkomens)

Instellingen in de (semi-)publieke sector kunnen onder de WNT vallen. Dan moet de bezoldiging van topfunctionarissen in de jaarverantwoording worden vermeld. Stem met je accountant af welke gegevens je daarvoor uit de salarisadministratie nodig hebt.

Subsidie-administratie in de praktijk

De verantwoording van subsidies is een groot deel van het administratieve werk. Vijf praktische tips:

1. Maak per subsidie een apart kenmerk aan Dit is de basis. Of je nu kostenplaatsen (Exact Online Plus) of projecten (Twinfield Compleet) gebruikt: elke subsidie moet apart identificeerbaar zijn in je administratie.

2. Leg de verdeelsleutel voor gedeelde kosten vooraf vast Huur, energie, bestuurskosten en andere overheadkosten worden verdeeld over subsidies. Stel de verdeelsleutel vast bij de start van het boekjaar en documenteer de onderbouwing, zodat je die kunt laten zien als een subsidiegever erom vraagt.

3. Bewaar alle brondocumenten digitaal Facturen, bonnetjes, contracten en betalingsbewijzen moeten herleidbaar zijn naar de boeking in je systeem. Koppel ze digitaal aan de boeking als je pakket dat ondersteunt; dat maakt de controle van een subsidie eenvoudiger.

4. Plan tussentijdse rapportages Wacht niet tot het einde van het jaar met je subsidieverantwoording. Maak per kwartaal een tussentijds overzicht per subsidie. Dat geeft je vroeg inzicht in over- of onderbesteding en voorkomt verrassingen bij de jaarverantwoording.

5. Betrek je accountant bij de inrichting De manier waarop je kostenplaatsen of projecten inricht, bepaalt hoe makkelijk de jaarstukken en de subsidieverantwoording worden samengesteld. Laat je accountant bij de eerste inrichting meekijken; dat scheelt aan het eind van het jaar correctiewerk.

Ons advies

• Kleine tot middelgrote stichting met externe accountant: Exact Online – ingebouwde samenwerking met je accountant en kostenplaatsen vanaf Plus.
• Stichting met veel subsidiestromen, projecten of internationale activiteiten: Twinfield Compleet Boekhouden – projecten en uren, budgetteren, multi-company en vreemde valuta.
• Grote stichting met eigen HR en meerdere afdelingen: AFAS – HRM, payroll en financiën in één systeem.

Weet je nog niet welk systeem het beste past bij jouw stichting? Gebruik de boekhouding keuzehulp voor een advies op maat. Bereken ook de totale softwarekosten voor jouw organisatie inclusief implementatie en ondersteuning.

Hoe wij vergelijken

Onze vergelijking is gebaseerd op vier criteria: functionaliteit (features die specifiek voor deze branche relevant zijn), prijs-kwaliteitsverhouding (totale eigendomskosten inclusief implementatie en support), gebruiksgemak (leercurve en kwaliteit van de ondersteuning) en integratiekracht (koppelingen met boekhouding, HR en andere systemen). We nemen alleen systemen op die actief onderhouden worden en beschikbaar zijn in Nederland.

Prijzen en functies kunnen wijzigen. Raadpleeg de website van de aanbieder voor de actuele tarieven.

Handige vervolgstappen

Stichtingen in de zorgsector hebben naast boekhouding ook te maken met HR-vraagstukken zoals de cao en BIG-registraties. Op de pagina HR software voor zorg vind je een vergelijking van systemen die hierop zijn ingericht.

Donateurs en subsidiegevers bijhouden vraagt om een gestructureerd relatiebeheersysteem naast de financiële administratie. Op de pagina CRM voor consultants staan toegankelijke CRM-opties die ook voor non-profitorganisaties bruikbaar zijn.

Een stichting die haar doelgroep wil bereiken heeft baat bij een basale marketingtool voor nieuwsbrieven en campagnes. Op de pagina marketing software voor MKB vergelijken we welke tools ook voor non-profit werken. Bekijk ook de Twinfield review 2026 en AFAS review 2026 voor meer detail.

Jaarstukken en verantwoording bij stichtingen

Stichtingen hebben rapportageverplichtingen die afwijken van een commercieel bedrijf. Boekhoudsoftware moet deze goed ondersteunen.

Fondsverantwoording: als je stichting subsidies ontvangt van fondsen of overheden, verwachten die een verantwoording per subsidieproject. Twinfield Compleet Boekhouden doet dat met projecten; Exact Online met kostenplaatsen en -dragers (vanaf Plus).

CBF-erkenning: heeft je stichting een erkenning van het Centraal Bureau Fondsenwerving, stem de kostenverdeling in je administratie dan af op de verantwoordingseisen van het CBF.

ANBI-publicatieplicht: een ANBI publiceert onder meer het beloningsbeleid, de hoofdlijnen van het beleidsplan en een financiële verantwoording op een website. De cijfers daarvoor komen uit je boekhouding.

Ons advies voor stichtingen die net beginnen: kies een pakket waarin je per subsidie kunt boeken, en schakel over naar een pakket met projectadministratie als de subsidiestructuur complexer wordt dan twee of drie fondsen.

Rapportage-eisen voor ANBI-stichtingen: wat je software moet kunnen

ANBI’s (algemeen nut beogende instellingen) hebben rapportageverplichtingen die verder gaan dan standaard boekhouding. Het gaat niet alleen om sluitende jaarstukken, maar ook om een publicatieplicht: een ANBI maakt onder meer een actueel beleidsplan, een financiële verantwoording en het beloningsbeleid openbaar op een website.

De boekhoudsoftware die je kiest moet de cijfers voor die financiële verantwoording kunnen leveren zonder dat je ze handmatig opnieuw moet verwerken. Richt je rekeningschema daarom zo in dat het aansluit op de indeling van de verantwoording.

Bij kleine stichtingen komt het voor dat de jaarstukken worden uitbesteed aan een accountant, terwijl de interne administratie in Excel wordt bijgehouden. Dat werkt zolang de subsidiestructuur simpel is, maar zodra een fonds vraagt om een projectgebonden financieel overzicht, wordt Excel-administratie al snel een tijdrovende puzzel. Met kostenplaatsen (Exact Online Plus) of projecten (Twinfield Compleet) koppel je elke boeking aan een subsidie en maak je per fonds een overzicht.

Lees ook

• Boekhoudsoftware voor MKB – Vergelijkbare schaal, andere doelstelling
• AFAS review 2026 – Diepgaande beoordeling van AFAS
• Twinfield review 2026 – Diepgaande beoordeling van Twinfield
• Beste boekhoudprogramma vereniging 2026 – Voor organisaties mét leden, contributie en een kascommissie
• Alle boekhoudsoftware vergelijken – Compleet overzicht met filteropties