Kort antwoord: voor een interne kennisbank van een klein team is Confluence Free ($0 tot 10 gebruikers) of Notion (Gratis; Plus €9,50 per lid per maand bij jaarbetaling, €11,50 bij maandbetaling) de goedkoopste start. Wil je de opslag in de EU, kies dan Slite (EU-hosting in België; Basic $10 per gebruiker per maand bij jaarbetaling) of Confluence met data residency (vanaf Standard). Voor een publieke helpsite voor klanten kies je GitBook (Essential $65 per site plus $12 per gebruiker per maand, jaarbetaling), Help Scout Docs (bij de helpdesk, Free met 1 Docs-site) of Document360 (prijs op maat). Alle prijzen gecontroleerd op 3 november 2026.
Wat Confluence, Notion, Slite, GitBook en Help Scout bij 10 gebruikers per maand kosten, bij jaarbetaling en waar de leverancier die toont ook bij maandbetaling, staat in de kostentabel voor 10 gebruikers.
Deze vergelijking is gemaakt op basis van de prijs-, product- en securitypagina’s van de leveranciers. Ze vergelijkt zeven pakketten op dezelfde maatstaven: instapprijs met betaalbasis, kosten voor 10 gebruikers, AI-zoeken en waar de data staat.
Snelle vergelijking
| Tool | Gratis plan | Betaald vanaf | Vooral voor | AI-zoeken | Hosting |
|---|---|---|---|---|---|
| Notion | Ja (beperkt bij 2+ leden) | €9,50 per lid/mnd (jaar), €11,50 (maand) | Intern, flexibel | Notion AI (proef in Gratis/Plus, agent in Business) | Standaard VS; EU-dataregio bij Enterprise |
| Confluence | Ja, tot 10 gebruikers | $7,15 per gebruiker/mnd (maand, 10–15 gebruikers) | Intern, vaste structuur | Rovo vanaf Standard | Data residency (o.a. Europa) vanaf Standard |
| Document360 | Nee | Prijs op maat | Product- en klantdocumentatie, ook intern | Eddy AI | Microsoft Azure; regio niet genoemd |
| GitBook | Ja, voor individuen | $65 per site/mnd + $12 per gebruiker (jaar) | Product- en API-documentatie | AI Assistant vanaf Essential | Regio niet genoemd (prijspagina, Trust Center) |
| Help Scout Docs | Ja, 5 gebruikers, 1 Docs-site | $25 per gebruiker/mnd (jaar), $30 (maand) | Klant-helpcenter bij de helpdesk | AI Answers (add-on, $0,75 per oplossing) | AWS; regio niet genoemd |
| Guru | Nee | Prijs op maat | Grotere organisaties | AI-zoeken, Knowledge Agents | AWS; EU-U.S. Data Privacy Framework en SCC’s |
| Slite | Nee (geen gratis plan op de prijspagina) | $10 per gebruiker/mnd (jaar) | Compacte interne wiki | Ask (Basic), Slite Agent (Pro) | EU (België, Google Cloud) |
Welke kies je?
- Kies Confluence Free als je met maximaal 10 mensen een interne wiki wilt en $0 wilt betalen. Groei je boven 10 gebruikers, dan kost Standard bij 11 tot 15 gebruikers $7,15 per gebruiker per maand bij maandbetaling of $1.050 per jaar bij jaarbetaling.
- Kies Notion als je documenten, databases en taken in één tool wilt. Let op: Notion Gratis beperkt pagina’s en blokken zodra er 2 of meer leden zijn, dus voor een team is Plus (€9,50 bij jaarbetaling) het realistische startpunt.
- Kies Slite als je data in de EU moet staan en je een eenvoudige interne wiki zoekt ($10 per gebruiker per maand bij jaarbetaling).
- Kies GitBook voor product- of API-documentatie die gekoppeld is aan GitHub of GitLab.
- Kies Help Scout Docs als je al een helpdesk zoekt en de kennisbank daarin wilt hebben; tot 5 gebruikers en 1 Docs-site is het gratis.
- Kies Document360 of Guru als je een grotere organisatie bent en een offerte op maat wilt; beide noemen geen vaste prijs.
Kosten voor 10 gebruikers per maand
| Tool en plan | Bij jaarbetaling (per maand, tenzij anders vermeld) | Bij maandbetaling (per maand) | Som |
|---|---|---|---|
| Confluence Free | $0 | $0 | tot 10 gebruikers gratis |
| Confluence Standard | $720 per jaar (= $60 per maand) | $71,50 | 10 × $7,15 |
| Confluence Premium | $1.400 per jaar (= $116,67 per maand) | $141 | 10 × $14,10 |
| Notion Plus | €95 | €115 | 10 × €9,50 / 10 × €11,50 |
| Notion Business | €195 | €235 | 10 × €19,50 / 10 × €23,50 |
| Slite Basic | $100 | niet getoond | 10 × $10 |
| GitBook Essential (1 site) | $185 | niet getoond | $65 + 10 × $12 |
| Help Scout Standard | $250 | $300 | 10 × $25 / 10 × $30 |
| Document360, Guru | prijs op maat | prijs op maat | geen vaste prijs op de site |
Confluence, Slite, GitBook en Help Scout rekenen in dollars; Notion toont euro’s. Confluence geeft bij jaarbetaling een bedrag per staffel: $720 (Standard) en $1.400 (Premium) bij 10 gebruikers, $1.050 en $2.100 bij 11 tot en met 15 gebruikers. Help Scout Free gaat tot 5 gebruikers, dus voor 10 gebruikers is Standard het eerste betaalde plan.
1. Notion: flexibele interne kennisbank
Notion combineert pagina’s, databases en takenlijsten in één werkruimte. Daardoor kun je een kennisbank opzetten naast je projecten.
Plannen (notion.com/nl/pricing, 3 november 2026): Gratis (€0; pagina’s en blokken beperkt bij 2 of meer leden, 10 externe gasten, uploads tot 5 MB, 7 dagen paginageschiedenis), Plus (€9,50 per plaats per maand bij jaarbetaling, €11,50 bij maandbetaling; 30 dagen paginageschiedenis), Business (€19,50 resp. €23,50; SAML SSO, privé-teamruimten, 90 dagen paginageschiedenis) en Enterprise (prijs op maat; auditlogboek, SCIM).
AI: Notion AI is een beperkte proefversie in Gratis en Plus. De Notion-agent, aangepaste agents, AI-vergadernotities en Enterprise Search (bèta) zitten in Business, met 1.500 Standard- en 500 Select-credits per plaats per maand.
Koppelingen: onder meer Slack, Google Drive, GitHub, Jira en Figma.
Hosting: standaard staan de gegevens in de Verenigde Staten. Enterprise-klanten kunnen een dataregio kiezen, waaronder EU-Central-1 (Frankfurt), voor de opslag van de gegevens die daaronder vallen (notion.com/help/data-residency).
Let op: door de flexibiliteit is een afgesproken structuur nodig. Leg vóór de start vast welke teamruimten en sjablonen je gebruikt.
2. Confluence: interne wiki met vaste paginastructuur
Confluence van Atlassian werkt met ruimtes en een paginaboom, met versiegeschiedenis per pagina. Voor teams die Jira gebruiken (zie Jira review 2026) ligt Confluence voor de hand: Atlassian biedt beide ook samen aan in de Teamwork Collection (Confluence, Jira, Loom en Rovo).
Plannen (atlassian.com, 3 november 2026, bij 10–15 gebruikers): Free (tot 10 gebruikers, 2 GB opslag), Standard ($7,15 per gebruiker per maand bij maandbetaling; 250 GB opslag, geavanceerde rechten, Rovo Search, Chat en Agents met 25 Rovo-credits per gebruiker per maand), Premium ($14,10; onbeperkte opslag, 24/7-support voor kritieke problemen, 99,9% uptime-SLA, 70 Rovo-credits) en Enterprise (alleen bij jaarbetaling, prijs via sales). Bij jaarbetaling betaal je een bedrag per staffel (zie de kostentabel). De prijs per gebruiker hangt af van het aantal gebruikers.
Hosting: vanaf Standard kun je data residency instellen voor Confluence, zodat de gegevens die eronder vallen in een gekozen regio zoals Europa staan (support.atlassian.com, “Understand data residency”).
3. Document360: product- en klantdocumentatie
Document360 is bedoeld voor software- en productdocumentatie, handleidingen, SOP’s en API-documentatie, voor klanten en voor interne teams. De functies omvatten Markdown- en WYSIWYG-editors, revisiegeschiedenis per artikel, vertalingen, een ingebed helpcenter, analytics en de AI-assistent Eddy AI. Document360 noemt SOC 2 Type II, ISO 27001:2022 en de AVG op de prijspagina.
Prijs: Document360 toont geen vaste prijzen. De prijspagina meldt “Customized pricing built around your needs” (prijs op maat) en begint met een vragenlijst van drie stappen; daarnaast kun je een demo aanvragen (document360.com/pricing, 3 november 2026).
Hosting: klantcontent en persoonsgegevens worden verwerkt in Microsoft Azure; een regio noemt Document360 in het Trust Center niet (document360.com/trust-center).
4. GitBook: product- en API-documentatie
GitBook publiceert documentatie als website, met een blokeditor, synchronisatie met GitHub of GitLab en automatisch gegenereerde API-documentatie.
Plannen (gitbook.com/pricing, 3 november 2026, bij jaarbetaling): Free (voor individuen, 1 gebruiker), Essential ($65 per site per maand plus $12 per gebruiker per maand; eigen domein, AI Assistant Ask, analytics), Ultimate ($249 per site per maand plus $12 per gebruiker; AI Assistant Chat, afgeschermde toegang) en Enterprise (prijs op maat; SAML SSO). Essential en Ultimate hebben een gratis proefperiode van 14 dagen. Rekenvoorbeeld: 1 Ultimate-site met 1 gebruiker is $249 + $12 = $261 per maand, $3.132 per jaar.
5. Help Scout Docs: kennisbank bij je helpdesk
Help Scout is een helpdesk met ingebouwde Docs-sites (een doorzoekbaar helpcenter of kennisbank). Lees ook klantenservice software 2026.
Plannen (helpscout.com/pricing, 3 november 2026, per gebruiker per maand): Free (tot 5 gebruikers, 1 inbox, 1 Docs-site), Standard ($25 bij jaarbetaling, $30 bij maandbetaling; tot 25 gebruikers, 2 Docs-sites), Plus ($45 / $54; tot 50 gebruikers, 3 Docs-sites) en Pro ($75 / $90; minimaal 10 gebruikers, 5 Docs-sites, SSO/SAML). Een extra Docs-site kost $20 per maand bij jaarbetaling ($24 bij maandbetaling). AI Answers (Envoy) is een add-on van $0,75 per opgeloste vraag. Koppelingen met Salesforce, Jira en HubSpot zitten vanaf Plus.
Hosting: Help Scout draait op AWS en is SOC 2 Type 2-gecertificeerd; een regio noemt Help Scout op de securitypagina niet.
6. Guru: AI-kennisplatform voor grotere organisaties
Guru levert kennis aan medewerkers in de tools waarin ze werken, met AI-zoeken, Knowledge Agents en verificatieworkflows. Guru noemt 100+ koppelingen, waaronder Slack, Microsoft Teams, Salesforce, Zendesk, Confluence en SharePoint.
Prijs: Guru werkt met een pakket op maat (platform plus begeleiding door hun team) en toont geen prijs; die wordt in een eerste gesprek met hun team bepaald (getguru.com/pricing, 3 november 2026).
Hosting: Guru slaat content op in AWS en volgt voor EU-klanten het EU-U.S. Data Privacy Framework en de standaardcontractbepalingen (SCC’s) van de Europese Commissie (getguru.com/security). Een EU-regio noemt Guru niet.
7. Slite: compacte interne wiki met EU-hosting
Slite is een interne wiki met de nadruk op verificatie van documenten: eigenaren, een verificatieworkflow en een paneel voor kennisbeheer.
Plannen (slite.com/pricing, 3 november 2026, bij jaarbetaling): Basic ($10 per gebruiker per maand; onbeperkt documenten, Ask met 30 vragen per plaats per maand, verificatie, API), Pro ($20; Slite Agent, zoeken in gekoppelde tools, eigen domein voor publieke documenten, OpenID SSO) en Enterprise (prijs op maat; leesplaatsen, auditlog, SCIM). Een gratis plan staat niet op de prijspagina.
Hosting: Slite draait op Google Cloud met alle productiedata in de EU (St. Ghislain, België); back-ups staan ook in de EU (slite.com/security). Slite is SOC 2 Type II-gecertificeerd.
Een knowledge base invoeren
Fase 1: basis
- Kies een tool en richt de werkruimte in
- Documenteer de tien vragen die het vaakst terugkomen
- Schrijf een onboarding-document voor nieuwe medewerkers
- Maak één duidelijke “start hier”-pagina
Fase 2: gebruik
- Maak één persoon eindverantwoordelijk
- Spreek af dat vragen in Slack of Teams worden beantwoord met een link naar het artikel; staat het er nog niet, dan wordt het eerst toegevoegd
- Bekijk regelmatig welke zoektermen geen resultaat opleveren en vul die gaten
Fase 3: uitbreiden
- Koppel de kennisbank aan je helpdesk en CRM
- Archiveer artikelen die niet meer kloppen of niet meer worden gelezen
Structuur en rechten: houd de paginastructuur ondiep en gebruik tags voor verwijzingen. Een werkbare rechtenverdeling is lezen voor iedereen, bewerken voor een of twee eigenaren per afdeling en beheer voor de eigenaar van de kennisbank. Confluence (geavanceerde rechten vanaf Standard), Notion (teamruimten en machtigingsgroepen) en Help Scout (beperkte Docs-sites) hebben hiervoor rechteninstellingen.
Veelgemaakte fouten bij een knowledge base
- Geen eigenaar: zonder verantwoordelijke raakt de inhoud verouderd
- Te brede start: begin met de vragen die het vaakst terugkomen, niet met “alles documenteren”
- Geen onderhoud: verouderde artikelen geven foute antwoorden; plan een vaste controle (Slite en Notion Business hebben verificatie per document)
- Hosting vergeten: staan er persoonsgegevens in, kijk dan waar de leverancier de data opslaat en op welke basis (zie de vraag over Amerikaanse clouds hieronder)
- Documenten in persoonlijke accounts: als die persoon vertrekt, is de kennis weg
Wanneer heb je geen aparte tool nodig?
- Je team is klein en een gedeelde Google Drive of OneDrive met een vaste mappenstructuur werkt
- Je werk is vooral projectgebonden; documenteer dan per project in je projecttool, bijvoorbeeld Asana of ClickUp
- Er is niemand die het onderhoud op zich kan nemen
Externe en interne kennisbank: één of twee?
Eén kennisbank werkt als de inhoud grotendeels overlapt en er weinig vertrouwelijke procesinformatie in staat.
Twee kennisbanken werken beter als je interne processen vertrouwelijk zijn en de publieke productdocumentatie een eigen opmaak en domein moet hebben. Een combinatie is Notion of Confluence intern en Document360, GitBook of Help Scout Docs extern.
Rekenvoorbeeld: wat levert een kennisbank op?
Stel: 15 medewerkers verliezen elk 1 uur per week aan zoeken of herhaalde vragen. Bij €60 per uur is dat 15 × 1 × €60 × 52 = €46.800 per jaar. Confluence Standard kost voor 15 gebruikers $1.050 per jaar bij jaarbetaling. Hoeveel tijd een kennisbank werkelijk terugwint, hangt af van hoe goed hij wordt bijgehouden; de uren en het uurtarief zijn aannames, vul je eigen cijfers in.
Voor de bredere productiviteitsstack: intranet software, klantenservice, workflowmanagement, projectmanagement software en vergadersoftware.
Externe bron: Autoriteit Persoonsgegevens — Doorgifte persoonsgegevens buiten de EER — onafhankelijke informatie over dit onderwerp.