Prijzen en functies gecontroleerd op 6 november 2026 op de sites van de leveranciers. Wat de vijf pakketten per jaar kosten bij 10, 25 en 50 gebruikers staat in de kostentabel per teamgrootte; welk pakket met welk boekhoudpakket koppelt in de koppelingstabel.
Declaratiesoftware laat medewerkers een bon fotograferen en indienen, een leidinggevende de declaratie goedkeuren en de goedgekeurde kosten doorzetten naar de boekhouding en de terugbetaling. De pakketten verschillen vooral in drie dingen: het minimum aantal gebruikers waarvoor je betaalt, de boekhoudpakketten waarmee ze koppelen en of medewerkers met een bedrijfskaart kunnen betalen.
💡 Zoek je eerst een boekhoudpakket? Lees boekhoudprogramma’s vergeleken (2026), het hoofdoverzicht met 16 boekhoudpakketten op prijs, btw-aangifte en koppelingen.
Wat kost declaratiesoftware per teamgrootte?
Eigen som op basis van de vanafprijzen op de prijspagina’s (6 november 2026): prijs per gebruiker per maand × aantal gebruikers × 12. Geen van de prijspagina’s vermeldt of btw is inbegrepen.
| Pakket en betaalbasis | Prijs per gebruiker per maand | 10 gebruikers per jaar | 25 gebruikers per jaar | 50 gebruikers per jaar |
|---|---|---|---|---|
| Expensify Collect (prijs per lid) | €5 | €600 | €1.500 | €3.000 |
| Rydoo Essentials, jaarbetaling | €8 | €960 | €2.400 | €4.800 |
| Rydoo Essentials, maandbetaling | €10 | €1.200 | €3.000 | €6.000 |
| Rydoo Pro, jaarbetaling | €10 | €1.200 | €3.000 | €6.000 |
| Rydoo Pro, maandbetaling | €12 | €1.440 | €3.600 | €7.200 |
| Declaree (minimaal 20 gebruikers, betaalbasis niet vermeld) | vanaf €8 | €1.920 (20 gebruikers) | €2.400 | €4.800 |
| Moss | platformtarief + per transactie, op aanvraag | op aanvraag | op aanvraag | op aanvraag |
| SAP Concur | op aanvraag | op aanvraag | op aanvraag | op aanvraag |
Waar je op let bij deze som:
- Minimum: Declaree rekent minimaal 20 gebruikers. Bij 10 medewerkers betaal je dus voor 20 (20 × €8 × 12 = €1.920). Rydoo Essentials en Pro beginnen bij 5 gebruikers.
- Extra modules: Mobilexpense meldt dat sommige functies van Declaree apart geprijsd zijn. Volgens de prijstabel zijn onder meer het koppelen van je eigen bankkaarten, variabele kilometertarieven en HR-koppelingen een add-on; ERP-koppelingen zitten in de prijs.
- Korting: Expensify geeft korting bij een jaarcontract en bij gebruik van de Expensify Card, Mobilexpense maakt bij volume een offerte op maat.
- Grotere teams: Rydoo Business (vanaf 30 actieve gebruikers) en Enterprise (vanaf 50) hebben een prijs op aanvraag; daar betaal je alleen voor actieve gebruikers. Expensify Control kost “as low as €8 per active member/month”, de exacte prijs is op maat.
De vijf pakketten naast elkaar
| Pakket | Prijs vanaf | Minimum | Bedrijfskaarten | Talen / markt |
|---|---|---|---|---|
| Declaree (Mobilexpense) | €8 per gebruiker per maand | 20 gebruikers | Eigen Mobilexpense-kaarten; eigen bankkaarten koppelen als add-on | 7 talen, waaronder Nederlands |
| Rydoo | €8 per gebruiker per maand bij jaarbetaling, €10 bij maandbetaling | 5 gebruikers | Rydoo Cards in Business; kaartfeeds van onder meer Amex, Mastercard en Visa | Prijzen in EUR, USD of GBP |
| SAP Concur | Op aanvraag | Niet gepubliceerd | Niet vermeld op concur.nl | Nederlandse site in het Engels |
| Moss | Platformtarief + per transactie, op aanvraag; module Betaalkaarten gratis te starten | Onbeperkt aantal gebruikers | Eigen Mastercard-kaarten, virtuele kaarten onbeperkt | Nederlandstalige site |
| Expensify | Free; Collect €5 per lid per maand | Niet vermeld | Expensify Card (cashbackvoorwaarden gelden voor aankopen in de VS) | Prijzen o.a. in EUR |
Declaree (Mobilexpense): middelgrote teams met een Nederlands boekhoudpakket
Declaree is in 2012 in Rotterdam opgericht en hoort nu bij Mobilexpense, dat op zijn beurt bij Visma hoort. Het product heet op de site “Mobilexpense Declaree” en richt zich volgens Mobilexpense op middelgrote organisaties in Europa.
Prijs: vanaf €8 per gebruiker per maand, minimaal 20 gebruikers; sommige functies kosten extra. Een gratis proefperiode staat niet op de prijspagina, wel een demo.
Wat zit erin (volgens mobilexpense.com):
- Bonnetjes scannen met een OCR-scanner in de app of via het web, declaraties in vreemde valuta met automatische wisselkoersen
- Kostencategorieën met codes en regels, declaraties toewijzen aan projecten, klanten of afdelingen (kostenplaatsen met meerdere niveaus als add-on)
- Goedkeuringsworkflows uit sjablonen of op maat, bedrijfsregels en bestedingslimieten per categorie
- Kilometerregistratie met vaste tarieven; via de Google Maps-integratie berekent de app de afstand (variabele kilometertarieven als add-on)
- Dagvergoedingen, btw-regels per land
- Eigen Mobilexpense-bedrijfskaarten, of je bestaande kaarten koppelen (add-on); in de integratielijst staan American Express, Mastercard, Visa en AirPlus
- App en webomgeving in 7 talen: Nederlands, Engels, Duits, Frans, Italiaans, Spaans en Portugees
- ISO 27001, ISAE 3402 Type II, PCI DSS en AVG (GDPR) volgens de prijspagina
Boekhoudkoppelingen: in de integratielijst van Mobilexpense staan voor Declaree onder meer Exact Online, Exact Globe, Twinfield, AFAS Profit, DATEV en Microsoft Dynamics, plus Nmbrs en Personio voor HR en salaris. Snelstart staat niet in die lijst, maar Snelstart noemt Declaree in zijn eigen koppelingenoverzicht.
Invoeren: volgens Mobilexpense gaan de meeste bedrijven binnen de eerste maand na het tekenen van het contract live; een ERP-koppeling, bankfeeds of kaarten kunnen extra stappen bij derde partijen vragen.
Past bij: een bedrijf met minstens 20 medewerkers die declareren en dat werkt met Exact Online, Twinfield, AFAS Profit of Snelstart. Past minder bij: een team met minder dan 20 declarerende medewerkers, want je betaalt altijd voor minstens 20 gebruikers.
Rydoo: kleinere teams en medewerkers in meerdere landen
Rydoo publiceert vier plannen. Essentials en Pro zijn online af te sluiten vanaf 5 gebruikers; Business (vanaf 30 actieve gebruikers) en Enterprise (vanaf 50) gaan op offerte.
| Plan | Jaarbetaling | Maandbetaling | Wat erbij komt |
|---|---|---|---|
| Essentials | €8 per gebruiker per maand | €10 per gebruiker per maand | App met bonnenscanner, onbeperkt declaraties, kilometerdeclaraties, basisintegraties, één goedkeuringsstap, PDF- en Excel-export |
| Pro | €10 per gebruiker per maand | €12 per gebruiker per maand | Dagvergoedingen, integraties met online boekhoudpakketten, automatisch afletteren van transacties, eigen beleid en regels, goedkeuring in meerdere stappen, lokale regels in meerdere landen |
| Business | Op aanvraag | Op aanvraag | Rydoo Cards, SFTP- en API-toegang, eigen banktransactiefeed |
| Enterprise | Op aanvraag | Op aanvraag | O.a. single sign-on (SAML), HR-koppeling, geplande exports |
Koppelingen: in de integratielijst van Rydoo staan voor declaraties onder meer Exact (rekeningschema, projecten en btw-tarieven importeren, declaraties exporteren), Xero, QuickBooks, Sage, DATEV, NetSuite en Microsoft Dynamics 365 Business Central. Twinfield, AFAS en Snelstart staan er niet in. Kaartfeeds zijn er voor onder meer American Express, Mastercard, Visa en AirPlus, en voor zakenreizen onder meer Amex GBT Egencia, BCD Travel, Uber en Bolt.
Past bij: een team vanaf 5 medewerkers dat met Exact Online werkt (dan Pro, voor de koppeling met online boekhoudpakketten), of medewerkers die in meerdere landen declareren. Past minder bij: wie met Twinfield, AFAS of Snelstart boekt, want die staan niet in de integratielijst.
SAP Concur: declaraties, zakenreizen en inkoopfacturen in één platform
SAP Concur bundelt Concur Expense (declaraties), Concur Travel (zakenreizen boeken) en Concur Invoice (inkoopfacturen). Bonnen worden automatisch uitgelezen en declaraties buiten het beleid gemarkeerd; SAP Concur noemt meer dan 300 kant-en-klare connectoren en open API’s voor eigen koppelingen.
Prijs: op aanvraag (“Request pricing” op concur.nl); er staat geen prijs per gebruiker op de site. SAP Concur zegt dat de oplossingen bedoeld zijn voor bedrijven van elke omvang.
Let op: de Nederlandse site concur.nl is Engelstalig, en welke Nederlandse boekhoudpakketten aansluiten staat er niet bij. Vraag dat na bij de demo.
Past bij: een organisatie die declaraties, het boeken van zakenreizen en inkoopfacturen in één systeem wil en een offertetraject geen bezwaar vindt.
Moss: bedrijfskaarten in plaats van voorschieten
Moss werkt met eigen zakelijke Mastercard-kaarten: virtuele kaarten maak je onbeperkt aan, kaartuitgaven zie je realtime en Moss haalt bonnen automatisch op en stuurt herinneringen. De kaarten worden uitgegeven door Moss GmbH, een elektronischgeldinstelling onder toezicht van de Duitse BaFin; het platform is volgens Moss ontwikkeld en gehost in Duitsland.
Prijs: geen prijs per gebruiker. Moss rekent een platformtarief dat afhangt van de gekozen modules en add-ons, plus een variabel bedrag op basis van het aantal transacties per maand (kaartbetalingen, facturen en declaraties). Je voegt onbeperkt gebruikers toe. Met de modules Betaalkaarten of Crediteurenbeheer kun je gratis beginnen; bedragen voor de betaalde pakketten staan niet op de site.
Declaraties-module: goedkeuringsregels voor het hele bedrijf, gegevens uit bonnen uitlezen met AI, terugbetalen vanuit het Moss-saldo of via een SEPA-bestand, en het vier-ogenprincipe voor betalingen.
Koppelingen: Exact Online, Exact Globe, AFAS Profit, Xero, DATEV, Odoo, QuickBooks Online en Microsoft Business Central via API; Twinfield via CSV-export. Voor HR onder meer Nmbrs, AFAS Software en Personio. Snelstart staat niet in de lijst.
Past bij: een bedrijf dat medewerkers niet meer wil laten voorschieten en kaartuitgaven, declaraties en inkoopfacturen in één systeem wil. Past minder bij: wie een vaste prijs per gebruiker wil weten zonder offerte.
Expensify: gratis voor je eigen bonnen, Collect voor kleine teams
Expensify heeft drie plannen. Free is bedoeld voor medewerkers en individuen, zonder dat het bedrijf daar toestemming voor hoeft te geven: bonnen scannen, kilometers bijhouden en declaratierapporten maken. Collect kost €5 per lid per maand en voegt terugbetalingen, beheer van bedrijfskaarten, goedkeuring van declaraties en reizen, reizen boeken en koppelingen met QuickBooks en Xero toe. Control heeft een prijs op maat (“as low as €8 per active member/month”) met meerdere goedkeuringsstappen, eigen declaratieregels, koppelingen met NetSuite, Sage Intacct en QuickBooks Desktop, en single sign-on.
Boekhoudkoppelingen: Expensify noemt QuickBooks, Xero, NetSuite en Sage Intacct. Exact Online, Twinfield, AFAS en Snelstart staan niet op de prijs- en integratiepagina.
Past bij: een zzp’er die zijn eigen bonnen en kilometers digitaal wil bijhouden (Free), of een klein team dat met Xero of QuickBooks werkt (Collect). Past minder bij: wie wil dat goedgekeurde declaraties automatisch in een Nederlands boekhoudpakket landen.
Welke declaratietool koppelt met jouw boekhoudpakket?
Alleen wat de leveranciers zelf op hun integratiepagina publiceren (6 november 2026). “Niet vermeld” betekent dat het pakket niet in de koppelingenlijst van de leverancier staat; een koppeling via export, API of een derde partij is dan niet uitgesloten.
| Declaratietool | Exact Online | Twinfield | AFAS Profit | Snelstart | Xero |
|---|---|---|---|---|---|
| Declaree | Ja | Ja | Ja | Ja, in het koppelingenoverzicht van Snelstart | Niet vermeld |
| Rydoo | Ja (“Exact”) | Niet vermeld | Niet vermeld | Niet vermeld | Ja |
| SAP Concur | Niet vermeld | Niet vermeld | Niet vermeld | Niet vermeld | Niet vermeld |
| Moss | Ja (API) | Ja (CSV) | Ja (API) | Niet vermeld | Ja (API) |
| Expensify | Niet vermeld | Niet vermeld | Niet vermeld | Niet vermeld | Ja (Collect) |
Werk je met Snelstart, dan is Declaree in deze vergelijking het enige pakket dat in het koppelingenoverzicht van Snelstart staat. Met Exact Online heb je de meeste keus: Declaree, Rydoo en Moss noemen het alle drie. Meer over het boekhoudpakket zelf lees je in de Snelstart review 2026 en in Exact Online vs Twinfield.
Bedrijfskaarten of voorschieten?
Er zijn drie manieren om kaartbetalingen en declaraties samen te brengen:
- Bestaande bedrijfskaarten koppelen. De transacties komen automatisch binnen en de medewerker voegt alleen de bon toe. Declaree biedt dit als add-on, Rydoo met kaartfeeds van onder meer American Express, Mastercard en Visa, Expensify met kaartfeeds van derden.
- Kaarten van de declaratietool zelf. Moss (Mastercard), Mobilexpense bij Declaree, Rydoo Cards (Business) en de Expensify Card. Medewerkers schieten dan niets meer voor, maar je stapt over op een nieuw kaartsysteem.
- Een los kaartplatform naast je bankrekening. Wallester Business geeft virtuele en fysieke Visa-kaarten uit met limieten per kaart. Het Free-plan kost € 0 per maand met 300 virtuele kaarten, onbeperkt fysieke kaarten (standaardlevering € 5 per kaart) en onbeperkt gebruikers; Premium kost € 199 en Platinum € 999 per maand (wallester.com, 6 november 2026). Wallester AS is een betaalinstelling met een vergunning van de Estse toezichthouder Finantsinspektsioon, geen bank. De koppellijst noemt onder meer Xero, QuickBooks, Exact Online en DATEV, met de kanttekening dat sommige integraties nog in ontwikkeling zijn. Meer in zakelijke creditcard en uitgavenbeheer 2026.
Welke tool past bij jouw situatie?
- Zzp’er die alleen zijn eigen bonnen en kilometers bijhoudt: Expensify Free. Een boekhoudkoppeling zit pas in Collect (QuickBooks en Xero). Zie ook bonnen-scan software vergeleken.
- Team van 5 tot 19 medewerkers met Exact Online: Rydoo Pro, €10 per gebruiker per maand bij jaarbetaling (€12 bij maandbetaling); de koppeling met online boekhoudpakketten zit in Pro.
- Team van 5 tot 19 medewerkers met Xero: Expensify Collect (€5 per lid per maand) of Rydoo Pro (€10 per gebruiker per maand bij jaarbetaling), het Rydoo-plan met integraties met online boekhoudpakketten.
- 20 of meer declarerende medewerkers met Exact Online, Twinfield, AFAS Profit of Snelstart: Declaree, vanaf €8 per gebruiker per maand.
- Medewerkers moeten niet meer voorschieten: Moss (eigen Mastercard-kaarten, prijs op aanvraag), of een los kaartplatform zoals Wallester naast je declaratietool.
- Declaraties, zakenreizen en inkoopfacturen in één systeem: SAP Concur, op offerte.
Fiscale regels die je in de declaratietool instelt
Kilometervergoeding: een werkgever mag in 2026 € 0,25 per kilometer onbelast vergoeden voor zakelijke kilometers. Het kabinet verhoogde het bedrag van € 0,23 naar € 0,25 met terugwerkende kracht tot 1 januari 2026; de extra € 0,02 per kilometer mag je alsnog onbelast nabetalen (Belastingdienst, verhoging onbelaste kilometervergoeding). Stel dat tarief in bij de kilometerregistratie van je declaratietool.
Ondernemers zonder loondienst: een ondernemer in de inkomstenbelasting die zakelijk rijdt met een eigen of privé gehuurd vervoermiddel krijgt geen vergoeding, maar trekt €0,25 per kilometer af van de winst (2024 en 2025: € 0,23) (Belastingdienst, zakelijk gebruik privévervoermiddel 2026). Voor het bijhouden van ritten zie rittenregistratie software vergeleken.
Reiskosten, overnachtingen en maaltijden: voor reiskosten, tijdelijk verblijf voor het werk (zoals overnachtingen tijdens een dienstreis) en maaltijden bestaan gerichte vrijstellingen; die gaan niet ten koste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling. De voorwaarden voor tijdelijk verblijf en maaltijden staan in paragraaf 22.1.1 en 22.1.2 van het Handboek Loonheffingen. De vrije ruimte is in 2026 2,00% van de fiscale loonsom tot € 400.000 en 1,18% daarboven; wat je daarboven onbelast vergoedt, kost 80% eindheffing (Belastingdienst, werkkostenregeling). Zie ook vrije ruimte WKR 2026 en de eindafrekening en, als je personeelskorting geeft, personeelskorting binnen de vrije ruimte.
Woon-werkverkeer: wat een werkgever daarvoor onbelast mag vergoeden, staat in hoofdstuk 23 van het Handboek Loonheffingen; leg dat voor aan je salarisadministratie.
Gescande bonnen en bewaarplicht: je mag bonnetjes en facturen scannen en digitaal bewaren als de scan een juiste en volledige weergave van het origineel is, inclusief de echtheidskenmerken. Dan hoef je het papieren origineel niet te bewaren. De digitale administratie bewaar je 7 jaar (10 jaar voor gegevens over onroerende zaken) en die moet binnen een redelijke termijn te controleren zijn (Belastingdienst, facturen bewaren). Vraag bij de leverancier na hoe lang declaraties en bonnen in het pakket bewaard blijven en hoe je ze exporteert als je opzegt.
Checklist voordat je kiest
- Hoeveel mensen declareren er echt? Bij minder dan 20 betaal je bij Declaree toch voor 20; Rydoo begint bij 5, Expensify Collect rekent per lid.
- Jaar- of maandbetaling? Rydoo is bij jaarbetaling €2 per gebruiker per maand goedkoper; reken met de kostentabel.
- Staat jouw boekhoudpakket in de koppelingenlijst, en in welk plan? Bij Rydoo zitten koppelingen met online boekhoudpakketten in Pro, bij Expensify in Collect.
- Wat kost extra? Bij Declaree onder meer eigen kaarten koppelen, variabele kilometertarieven en HR-koppelingen; bij Moss hangt de prijs af van modules en het aantal transacties.
- Leg je beleid vast vóór de invoering: welke kostensoorten declarabel zijn, welke maxima per categorie gelden, wie tot welk bedrag goedkeurt en welk kilometertarief je vergoedt. Die regels stel je daarna in de tool in.
Wil je ook de rest van je financiële administratie op orde brengen? Lees boekhoudsoftware kiezen: 7 essentiële vragen, boekhoudsoftware voor zzp en eenmanszaak of het overzicht van software voor accountants.