Een vastgoed CRM valt in Nederland op één vraag: heb je een directe Funda-koppeling nodig of niet. Realworks is het systeem met die aansluiting en kost EUR 125 per maand voor CRM en EUR 190 voor CRM Pro, exclusief btw (bron: realworks.nl/prijzen, gecontroleerd 21 september 2026). Werk je vooral vanuit je eigen netwerk, dan doet een generiek CRM vanaf EUR 14 per gebruiker per maand hetzelfde werk aan de relatiekant, mits je zelf de objectstructuur inricht.
Deze pagina gaat over die CRM-keuze: relatiebeheer, objectdossiers, bezichtigingen en opvolging. Zoek je de bredere softwarestack van een makelaarskantoor — taxatiesoftware, aanbodbeheer, website, administratie — dan staat die in beste software voor makelaars. Een kortere productvergelijking vind je in beste CRM voor makelaars en de verdiepende review in CRM voor makelaars 2026.
Objectdossier of contactdossier: waar generieke CRM’s breken
Een generiek CRM kent twee bouwstenen: een contact en een deal. Een deal heeft één waarde, één verwachte sluitdatum en meestal één tegenpartij. Een woning in verkoop werkt anders: één object, één verkopende opdrachtgever en tien tot vijftig geïnteresseerden die er in verschillende fasen omheen bewegen. Bezichtigd, niet bezichtigd, tweede bezichtiging, bod, bod ingetrokken, financiering rond.
Dat is oplosbaar, en het loont om te weten hoe ver die oplossing reikt:
- Deal = object. Maak per woning één deal aan met de straatnaam als titel, de vraagprijs als waarde en de verkoper als hoofdcontact. De pijplijnfasen worden dan het verkoopproces: in voorbereiding, in de verkoop, onder bod, onder voorbehoud, bij de notaris, overgedragen.
- Geïnteresseerden als gekoppelde contacten. Elke kijker wordt een contact dat je aan de deal koppelt, met een eigen veld voor de status en de datum van de laatste bezichtiging. In Pipedrive doe je dat met deelnemers op de deal, in HubSpot met gekoppelde contacten en een associatielabel.
- Custom velden voor het object. Woningtype, bouwjaar, energielabel, vraagprijs, aanvaarding, courtagepercentage. Dit is het veldenwerk dat je eenmalig doet en daarna nooit meer aanraakt.
Waar die constructie ophoudt te werken, is scherp aan te wijzen. Ten eerste bij zoekprofielmatching: een generiek CRM kan niet zeggen “deze nieuwe woning past bij deze zeven zoekers”. Je kunt zoekers taggen op prijsklasse en wijk en daarop filteren, maar dat is handwerk dat bij honderden zoekers vastloopt. Ten tweede bij objectgebonden documentbeheer: koopakte, energielabel, kadastrale uittreksels en meetrapport horen bij het object en moeten na de overdracht vindbaar blijven; in een deal-gestuurd systeem verdwijnen ze met de deal naar het archief. Ten derde bij aanbodpublicatie: een generiek CRM stuurt niets door naar een portal.
Onze vuistregel: tot ongeveer tien tot vijftien gelijktijdige objecten is de generieke route werkbaar en fors goedkoper. Daarboven betaal je de besparing terug in handwerk.
Bekijk actuele prijzen van Pipedrive →
Wat de branche verder van een CRM vraagt
Zoekprofiel-matching. De omgekeerde beweging van een pijplijn: niet “welke klant zit in welke fase”, maar “welke zoeker past bij dit nieuwe aanbod”. Een zoekprofiel bestaat uit prijsrange, postcodegebied, woningtype, minimum aantal kamers en woonoppervlak. Vastgoedpakketten hebben dit als kernfunctie; in een generiek CRM bouw je het na met filters op custom velden en opgeslagen weergaven. Dat werkt, maar het is een zoekopdracht die je zelf moet draaien in plaats van een melding die je krijgt.
Bezichtigingsagenda. Bezichtigingen komen in blokken: een zaterdagochtend met zes afspraken van twintig minuten. Wat je nodig hebt is een agenda die aan het object hangt, niet aan de makelaar, en een bevestiging plus herinnering naar de kijker. Alle drie de generieke systemen koppelen aan Google Agenda en Outlook en kunnen automatische bevestigingen sturen; geen van drieën kent het begrip bezichtigingsblok.
Follow-up na bezichtiging. Dit is de functie die in deze branche het meeste oplevert en het slechtst wordt uitgevoerd. Een kijker die op zaterdag geweest is en op dinsdag niets gehoord heeft, is aan het kijken bij een ander. Zet een automatische taak op 48 uur na de bezichtiging en een tweede op zeven dagen. Dat is in elk CRM in tien minuten ingericht.
De terugkeercyclus van vijf tot acht jaar. Een koper van vandaag is over een aantal jaren verkoper, en tussendoor is diegene een verwijsbron. Dat is geen pijplijn maar een onderhoudslijst: een contactmoment per jaar, een tag met het jaar van aankoop en een taak die vanzelf opkomt. Een CRM dat na de overdracht leegloopt, kost je precies die opdrachten. Dit is ook het argument waarom een makelaarskantoor überhaupt een CRM gebruikt en niet alleen een aanbodpakket.
AVG bij woningzoekenden. Bij huurbemiddeling en bij financieringsvoorbehoud komen inkomensgegevens, werkgeversverklaringen en soms kopieën van identiteitsbewijzen langs. Twee regels die je in je systeem moet kunnen afdwingen: bewaar geen kopie identiteitsbewijs van iemand die geen klant wordt, en koppel aan elke categorie gegevens een bewaartermijn met een opschoontaak. Controleer per kwartaal of die opschoning ook echt is gedraaid. Wat je in een CRM wel en niet mag vastleggen staat uitgewerkt in GDPR en CRM: wat mag je opslaan.
Aan- en verkoop versus verhuur en beheer. Een verkoopmakelaar heeft een CRM nodig. Een kantoor dat huurwoningen beheert, heeft iets anders nodig: huurcontracten, indexering, incasso van huur, onderhoudsmeldingen en verdeling per eigenaar. Dat is portefeuillebeheer- of vastgoedbeheersoftware, een aparte categorie waar een CRM geen vervanger voor is. Doe je beide, reken dan op twee systemen of op een vastgoedpakket met een beheermodule — niet op één generiek CRM.
De twee routes en wat ze kosten
Route 1: Nederlands vastgoedpakket
Realworks is het systeem met de directe Funda-aansluiting en is opgebouwd uit een basisabonnement plus modules. Het basispakket Realworks CRM kost EUR 125 per maand en CRM Pro EUR 190 per maand, beide exclusief btw. De CRM App kost EUR 6 per gebruiker per maand. Daarbovenop komen losse modules: NWWI EUR 15, workflow EUR 20, facturatie EUR 15, telefonie EUR 25, BOG EUR 30, nieuwbouw EUR 50 en A&LV EUR 30 per maand, plus eenmalige aansluitkosten (bron: realworks.nl/prijzen, gecontroleerd 21 september 2026).
Dat modulaire karakter is precies waar offertes te laag uitvallen. Een kantoor dat bedrijfsonroerend goed doet, nieuwbouwprojecten begeleidt en aan- en verkoop combineert met verhuur, zit met drie modules al EUR 110 per maand boven het basisbedrag — meer dan het basisabonnement zelf. Vraag daarom altijd een offerte op met de modules die je daadwerkelijk nodig hebt én de eenmalige aansluitkosten erin, en reken het jaarbedrag uit voordat je vergelijkt.
Kolibri is de tweede Nederlandse optie in dit segment: Kolibri CRM kost EUR 113 per maand plus EUR 625 eenmalige setup, de variant met website EUR 203,40 per maand plus EUR 1.597,50 setup (bron: vendorcontrole, gecontroleerd 10 augustus 2026). Ook hier geldt: de setupkosten horen in de vergelijking, niet in de kleine lettertjes.
Beide partijen zijn geen partner van ons; er staat dus geen knop bij. De prijzen hierboven controleer je vóór ondertekening opnieuw bij de leverancier zelf.
Route 2: generiek CRM met een eigen objectstructuur
Pipedrive kost EUR 14 (Lite), EUR 39 (Growth), EUR 59 (Premium) of EUR 79 (Ultimate) per gebruiker per maand bij jaarbetaling (bron: pipedrive.com/nl/pricing, gecontroleerd 21 september 2026). Voor deze branche is Lite te kaal — je wilt automatiseringen voor de follow-up na bezichtiging en die zitten in Growth. De mobiele app is in dit segment het sterkste punt: een notitie inspreken vanuit de auto na drie bezichtigingen.
HubSpot is gratis tot 2 gebruikers; Starter kost EUR 20 per seat per maand, met de huidige tijdelijke actie EUR 7 per seat bij jaarbetaling (bron: hubspot.com/pricing/crm, gecontroleerd 1 oktober 2026). Het gratis plan is voor een zelfstandig makelaar een reële start, en de herkomstregistratie per lead is de sterkste van de drie: je ziet welk kanaal welke opdracht opleverde.
monday CRM kost EUR 12 (Basic), EUR 17 (Standard) of EUR 28 (Pro) per seat per maand bij jaarbetaling, met een minimum van 3 seats; bij maandbetaling is dat EUR 18, EUR 25 en EUR 41 (bron: monday.com/pricing, gecontroleerd 21 september 2026). Het minimum van drie seats maakt het onaantrekkelijk voor een eenpitter, maar de vrije kolomstructuur is voor een objectdossier de meest kneedbare van de drie: je bouwt een bord met objecten en een gekoppeld bord met geïnteresseerden zonder in een deal-model te hoeven denken.
Vergelijking: vijf systemen naast elkaar
| Systeem | Prijs | Funda-koppeling | Objectdossier | Zoekprofielmatching | Mobiele app | NL-support |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Pipedrive | EUR 14-79 per gebruiker/mnd (jaar) | Nee | Via deal + custom velden | Nee, alleen filters | Sterk | Nederlandstalige interface, support in het Engels |
| HubSpot | Gratis tot 2 gebruikers; Starter EUR 20 per seat/mnd (actie: EUR 7 bij jaarbetaling) | Nee | Via deal + associaties | Nee, alleen lijsten | Goed | Nederlandstalige interface, support in het Engels |
| monday CRM | EUR 12-28 per seat/mnd (jaar), min. 3 seats | Nee | Via borden en koppelingen | Nee, alleen filters | Goed | Nederlandstalige interface, support in het Engels |
| Realworks | EUR 125 of EUR 190/mnd excl. btw + modules + app EUR 6 per gebruiker | Ja, direct | Native | Ja | App apart (EUR 6 per gebruiker/mnd) | Ja |
| Kolibri | EUR 113/mnd + EUR 625 setup | Via het pakket | Native | Ja | Ja | Ja |
Prijzen van Pipedrive, monday CRM en Realworks gecontroleerd op 21 september 2026 op de prijspagina van de leverancier, HubSpot op 24 september 2026; Kolibri op 10 augustus 2026. Realworks en Kolibri zijn geen partner van ons en krijgen daarom geen link.
Kosten per kantoorgrootte
| Kantoor | Objecten gelijktijdig | Logische route | Kosten per maand |
|---|---|---|---|
| Zelfstandig makelaar | 3 tot 8 | HubSpot gratis of Pipedrive Growth, 1 gebruiker | EUR 0 tot EUR 39 |
| Kantoor met 3 makelaars | 10 tot 20 | Pipedrive Growth (3 gebruikers) of monday CRM Standard (3 seats) | EUR 51 tot EUR 117 |
| Kantoor met 8 makelaars of meer | 25+ | Realworks CRM of Pro, plus app en modules | vanaf EUR 125 basis + EUR 48 app (8 gebruikers) + modules |
| Kantoor met verhuur en beheer erbij | wisselend | Vastgoedpakket met beheermodule, of CRM naast beheersoftware | twee abonnementen, reken vooraf door |
Doorrekenen voor je eigen bezetting doe je met de CRM-kostencalculator; de terugverdientijd van de opvolging schat je met de CRM ROI-calculator. Het bedrag dat in deze branche het vaakst wordt vergeten, staat niet in de abonnementsprijs: de eenmalige aansluitkosten en de losse modules bij een vastgoedpakket, en de inrichtingstijd bij een generiek CRM.
De vier fouten die makelaarskantoren geld kosten
De inbox als CRM. Leads van de eigen site, van portals en uit telefoontjes belanden in één gedeelde mailbox waar niemand eigenaar is. Twee dagen stilte bij een woningzoeker is in deze markt een verloren contact. Wijs elke binnenkomende lead binnen twee uur toe aan een makelaar en registreer de bron.
Geen bezichtigingsnotitie. Drie bezichtigingen op zaterdag, maandag geen idee meer wie wat vond. Drie zinnen in de mobiele app direct na afloop: wie was er, wat was de reactie, wat is de vervolgstap. Zonder die notitie is de follow-up een algemene mail in plaats van een gesprek.
De database stopt bij de overdracht. Na de sleuteloverdracht wordt het dossier gesloten en gebeurt er niets meer. Terwijl juist daar de volgende opdracht zit: een tag met het aankoopjaar, een jaarlijks contactmoment en een taak die vanzelf opkomt in jaar vijf.
Alleen op abonnementsprijs vergelijken. Bij een vastgoedpakket zitten de kosten in de modules en de aansluiting, bij een generiek CRM in de inrichting en het handwerk rond matching. Zet beide routes voor drie jaar naast elkaar in plaats van per maand. Hoe je zo’n vergelijking opbouwt, staat in CRM-kosten 2026.
Een generiek CRM of een Nederlands vastgoedpakket?
De eerlijke afweging in deze branche gaat niet over functies maar over waar je aanbod vandaan komt.
Kies een Nederlands vastgoedpakket als een portalkoppeling en aanbodpublicatie het hart van je proces zijn, als je met NWWI-taxaties, BOG of nieuwbouw werkt, of als je meer dan twintig objecten tegelijk in de verkoop hebt. De aansluiting op de Nederlandse keten en de Nederlandstalige support zijn de reden voor het prijsverschil, niet de CRM-functionaliteit zelf. Kijk kritisch naar de modulelijst: betaal niet voor BOG en nieuwbouw als je die niet doet.
Kies een generiek CRM als je aanbod vooral uit je eigen netwerk komt, als je met een handvol objecten tegelijk werkt, of als je het aanbodbeheer al ergens anders hebt staan en alleen de relatiekant wilt professionaliseren. Je betaalt een fractie, je krijgt een sterkere mobiele app en betere automatisering, en je levert zoekprofielmatching en portalkoppeling in. Reken op één dag inrichting: pijplijnfasen, custom velden, twee automatiseringen en een importbestand.
Een derde route die in de praktijk veel voorkomt en zelden wordt benoemd: het vastgoedpakket voor het aanbod, een generiek CRM voor de relaties en de acquisitie van opdrachten. Dat is dubbel betalen en alleen te verdedigen als de acquisitiekant echt een eigen pijplijn heeft — bijvoorbeeld bij een kantoor dat actief verkopers benadert.
Ons advies
- Zelfstandig makelaar, eigen netwerk: HubSpot gratis om te beginnen, Pipedrive Growth zodra je automatische opvolging wilt. Richt de deal in als object en zet één automatisering op de follow-up na bezichtiging.
- Kantoor met twee tot vier makelaars: Pipedrive Growth of monday CRM Standard, met duidelijk eigenaarschap per object. Reken vóór je tekent uit wat een vastgoedpakket over drie jaar zou kosten inclusief modules.
- Kantoor met acht makelaars of meer, portalgedreven: een Nederlands vastgoedpakket. Vraag de offerte op met alle modules en de aansluitkosten erin.
- Verhuur en beheer in de portefeuille: een CRM lost dat niet op. Zoek beheersoftware en laat het CRM de relatiekant doen.
- In alle gevallen: de terugkeercyclus is de reden dat je dit systeem koopt. Zonder jaarlijks contactmoment in het systeem is elk CRM een dure adressenlijst.
Twijfel je nog, loop dan de CRM keuzehulp door of vergelijk de twee generieke koplopers in Pipedrive vs monday CRM. Het complete overzicht staat op de CRM-categoriepagina en de andere branches op CRM per sector.
Hoe wij vergelijken
Wij baseren ons op leveranciersdocumentatie, gepubliceerde prijspagina’s, demo-omgevingen en publieke gebruikerservaringen; wij voeren zelf geen makelaarskantoor. Elke prijs in deze tekst staat met bron en controledatum. Publiceert een leverancier geen tarief, dan schrijven wij dat op in plaats van een schatting te geven. Sommige links naar leveranciers zijn partnerlinks; dat verandert de volgorde en het advies niet, en partijen zonder afspraak noemen wij gewoon bij naam zonder link.
Lees ook
- Beste software voor makelaars 2026 — de volledige softwarestack naast het CRM
- Beste CRM voor makelaars 2026 — kortere productvergelijking
- CRM voor makelaars 2026 — verdiepende review van de systemen
- Pipedrive review 2026 — wat je in de praktijk krijgt
- CRM-kosten 2026 — de posten die buiten het abonnement vallen
- Van Excel naar CRM — de migratie van je bestaande contactenlijst
- CRM voor consultants — verwante branche met lange relaties
- Leadgeneratie software B2B — leads aanleveren vóór ze zelf bellen