Verzuimregistratie software doet drie dingen die een lijstje ziekmeldingen niet doet: het signaleert de termijnen van de Wet verbetering poortwachter, het houdt het medische deel van het dossier weg bij de werkgever, en het legt vast wie het dossier heeft ingezien. Mis je een poortwachterstap, dan kan het UWV de loondoorbetaling met maximaal een jaar verlengen. Dat maakt de keuze voor een systeem geen administratieve bijzaak.
Wij vergelijken hieronder vijf systemen voor verzuimregistratie: HoorayHR, Nmbrs, AFAS, Personio en Shiftbase, op poortwachtersignalering, verzuimdossier, koppeling met de salarisadministratie en prijs. De stappen van de wet zelf staan uitgebreider in ons artikel over verzuimregistratie en de Wvp-plicht.
Wat is verzuimregistratie?
Verzuimregistratie is het vastleggen van de ziek- en herstelmeldingen van medewerkers: sinds wanneer iemand ziek is, de verwachte duur, het (verpleeg)adres en de afspraken over werk en re-integratie. Een werkgever registreert verzuim om de loondoorbetaling tijdens ziekte goed te verwerken en om de re-integratiestappen van de Wet verbetering poortwachter op tijd te zetten. Daarnaast laat de registratie zien in welke teams het verzuim oploopt. Digitale verzuimregistratie in een HR- of salarispakket doet hetzelfde, maar signaleert de termijnen automatisch en legt vast wie het dossier heeft ingezien.
Vergelijkingstabel: verzuimregistratie software 2026
| Systeem | Prijs | Poortwachtersignalering | Loonkoppeling | Geschikt voor |
|---|---|---|---|---|
| HoorayHR | Vanaf €7,50 per gebruiker per maand, min. 10 gebruikers | Ja, verzuimregistratie volgens de Wvp | Via integraties met salarissoftware | Mkb vanaf 10 medewerkers |
| Nmbrs | Essential €71 per maand bij 10 medewerkers (btw-status niet vermeld) | Ja, dossier met poortwachtertaken | Ja, zelf salarispakket | Bedrijven die de salarisadministratie in Nmbrs doen |
| AFAS | Prijsindicatie op aanvraag | Ja, workflows op basis van de Wvp-termijnen | Ja, zelf HRM en payroll | Middelgrote en grote organisaties, complex verzuim |
| Personio | Core vanaf €7,60 per medewerker per maand | Vraag na in de demo | Via integraties | Groeiend mkb dat een brede HR-suite zoekt |
| Shiftbase | Gratis tot 15 medewerkers; Basic €30 per maand incl. 6 medewerkers | Nee, afwezigheid vanuit de planning | Via koppelingen (App Center) | Roosterbedrijven zoals horeca en retail |
Bronnen: prijspagina’s van HoorayHR (23-09-2026), Nmbrs (28-09-2026), Personio (Engelstalige pagina, 23-09-2026) en Shiftbase (23-09-2026); functies uit de productpagina’s en het Help Center van AFAS.
Wat moet verzuimregistratie software kunnen?
- Ziek- en herstelmelding met de exacte datum, ook gedeeltelijk herstel, zodat de melding goed doorwerkt in de loonstrook.
- Signalering van de poortwachtertermijnen per dossier, met taken voor HR en de leidinggevende.
- Scheiding tussen werkgever en bedrijfsarts: de werkgever ziet afspraken en voortgang, de medische onderbouwing blijft bij de arbodienst.
- Toegang per rol en een logboek van wie het dossier heeft bekeken of gewijzigd.
- Koppeling met de arbodienst, zodat een ziekmelding niet met de hand hoeft te worden doorgestuurd.
- Rapportage van verzuimpercentage, meldingsfrequentie en verzuimkosten per team.
Wat zegt de wet over verzuimregistratie?
Er is geen aparte wet die voorschrijft hoe je verzuim registreert, maar drie regels bepalen wat je moet en mag. Het Burgerlijk Wetboek verplicht de werkgever het loon van een zieke werknemer minimaal twee jaar door te betalen, en de Wet verbetering poortwachter verplicht werkgever en werknemer om samen met een bedrijfsarts aan re-integratie te werken, met een ziekmelding bij de arbodienst of bedrijfsarts in de eerste week (Arboportaal van het ministerie van SZW, gecontroleerd 28 september 2026). De AVG bepaalt vervolgens welke gegevens je als werkgever mag vastleggen.
Wat mag je als werkgever vastleggen in een verzuimsysteem?
Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mag een werkgever bij een ziekmelding alleen registreren wat nodig is voor het werk en de loondoorbetaling: het telefoonnummer en (verpleeg)adres, hoe lang de ziekte naar verwachting duurt, de lopende werkzaamheden en afspraken, en of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval of een verkeersongeval met verhaalrecht. De aard en oorzaak van de ziekte mag je niet vastleggen, ook niet als de medewerker die zelf vertelt of toestemming geeft (gecontroleerd 28 september 2026).
Voor de software zelf geldt volgens de AP: een werkgever mag verzuimgegevens in een eigen of extern beheerd verzuimsysteem zetten, maar bij een extern systeem pas nadat er een verwerkersovereenkomst met de beheerder is. Medische dossiers van de bedrijfsarts of arbodienst horen niet in een systeem dat de werkgever zelf beheert, omdat de werkgever er geen toegang toe mag hebben (AP, registratie in een verzuimsysteem, gecontroleerd 28 september 2026).
De termijnen van de Wet verbetering poortwachter
Dit zijn de vaste momenten bij langdurig verzuim die je systeem moet signaleren:
| Moment | Wat moet er gebeuren |
|---|---|
| Week 1 | Ziekmelding bij de arbodienst of bedrijfsarts |
| Uiterlijk week 6 | Probleemanalyse door de bedrijfsarts |
| Uiterlijk week 8 | Plan van aanpak, samen met de medewerker; daarna regelmatige evaluaties |
| Uiterlijk week 42 | Ziekmelding bij het UWV |
| Rond week 52 | Eerstejaarsevaluatie |
| Rond week 91 | Re-integratieverslag voor de WIA-aanvraag |
Dit is een weergave op hoofdlijnen en geen juridisch advies. De officiële uitleg staat bij het UWV; leg een concreet dossier voor aan je arbodienst.
1. HoorayHR
HoorayHR is Nederlandse HR-software met verlofregistratie, verzuimregistratie volgens de Wet verbetering poortwachter, een digitaal personeelsdossier, on- en offboarding en rapportages. In het Core-pakket zitten verlof- en verzuimregistratie standaard, zonder implementatiekosten, en er zijn meer dan 50 integraties, waaronder salarisadministratie. Urenregistratie (€1,50 per gebruiker per maand) en declaraties (€0,50) zijn losse uitbreidingen.
- Prijs: Core €7,50 en Plus €9,25 per gebruiker per maand, minimaal 10 gebruikers; 14 dagen gratis proberen (gecontroleerd 23 september 2026).
- Sterk: verlof en verzuim in het basispakket, geen implementatiekosten, veel integraties.
- Let op: minimaal 10 gebruikers; de salarisadministratie doe je in een gekoppeld pakket.
Meer in onze HoorayHR-review.
2. Nmbrs
Nmbrs is salarissoftware met een verzuimmodule. Bij een ziekmelding maakt Nmbrs automatisch een verzuimdossier aan met de actiepunten uit de Wet verbetering poortwachter, die je aan een casemanager toewijst. De signalering loopt van de probleemanalyse in week 6 tot de UWV-melding in week 42. Een verzuimdashboard toont verzuimkosten en -percentages per medewerker, en via integraties stuur je meldingen door naar de arbodienst.
- Prijs: Essential kost €71 per maand bij 10 actief verloonde medewerkers; btw-status niet vermeld (prijspagina, gecontroleerd 28 september 2026). Nmbrs biedt 30 dagen gratis proberen.
- Sterk: verzuim en loon in één systeem, automatische poortwachtertaken, arbodienstkoppelingen.
- Let op: vooral logisch als je de salarisadministratie ook in Nmbrs doet.
Meer in onze Nmbrs-review.
3. AFAS
AFAS heeft verzuimbegeleiding in zijn HRM-software en in InSite, het portaal voor medewerkers en leidinggevenden. Workflows starten automatisch op basis van de termijnen van de Wet verbetering poortwachter, en vanuit de workflow maak je de rapportages die de basis vormen voor de melding aan het UWV. Het verzuimdossier gebruikt vooraf geleverde dossiertypen die je kunt aanpassen.
- Prijs: prijsindicatie op aanvraag; het vaste bedrag van €59,99 per maand op de AFAS-site geldt voor AFAS SB, het boekhoudprogramma, niet voor HRM.
- Sterk: de meest uitgebreide workflows voor verzuimbegeleiding, geïntegreerd met HRM en payroll.
- Let op: meer inrichting nodig; voor een klein bedrijf met weinig verzuim vaak te zwaar.
Meer in onze AFAS-review.
4. Personio
Personio is een HR-suite voor groeiende bedrijven, met afwezigheidsbeheer, personeelsdossiers, recruitment en performance. Volgens de Engelstalige prijspagina begint Core bij €7,60 per medewerker per maand; op de Nederlandse tarievenpagina staat geen bedrag. De Nederlandse voorwaarden noemen een contract van minimaal 12 maanden. Salarisverwerking voor Nederland loopt via een koppeling.
- Prijs: Core vanaf €7,60 per medewerker per maand, Pro op offerte (controle 23 september 2026).
- Sterk: brede HR-suite, geschikt als je ook recruitment en performance wilt.
- Let op: vraag in de demo expliciet hoe de poortwachtertermijnen worden gesignaleerd; jaarcontract.
Meer in onze Personio-review.
5. Shiftbase
Shiftbase is roostersoftware met tijdregistratie en afwezigheidsbeheer: verlofaanvragen, goedkeuringen, saldi en ziekmeldingen zitten in hetzelfde systeem als je planning. Het is geen verzuimdossier met poortwachterworkflows, maar voor bedrijven die in roosters werken is het praktisch dat een ziekmelding direct zichtbaar is in de planning. Via het App Center koppel je salarissoftware.
- Prijs: Free €0 tot 15 medewerkers; Basic €30 per maand inclusief 6 medewerkers (+€4 per extra gebruiker); Premium €72 inclusief 12 medewerkers (+€5); 10% korting bij jaarbetaling (gecontroleerd 23 september 2026).
- Sterk: ziekte en verlof direct in het rooster, gratis instap.
- Let op: voor langdurig verzuim heb je een apart verzuimdossier nodig, bij je arbodienst of in een HR-pakket.
Meer in onze Shiftbase-review.
Verzuimregistratie in Excel: kan het?
Voor een enkele ziekmelding bij een klein team is een spreadsheet werkbaar. Er zijn drie structurele nadelen:
- Geen signalering. Excel herinnert je niet aan week 6, week 8 of week 42. Bij meerdere lopende dossiers is een gemiste stap een reëel risico, met een mogelijke loonsanctie tot gevolg.
- Geen toegangscontrole. Verzuimgegevens zijn gezondheidsgegevens. Op een gedeelde schijf kun je niet aantonen wie het bestand heeft geopend of aangepast.
- Geen koppeling met loon. Wachtdagen en gedeeltelijk herstel moet je met de hand overzetten naar de salarisadministratie.
Onze vuistregel: bij incidenteel kort verzuim kan een goed beveiligd bestand, zodra een dossier langer dan een paar weken loopt of er meerdere tegelijk lopen, kies je een verzuimmodule.
Wat kost verzuim tegenover de software?
De grootste kostenpost is niet de software maar de loondoorbetaling tijdens ziekte, plus vervanging. Reken je eigen situatie door met onze verzuimkosten-calculator op basis van teamgrootte, salaris en verzuimpercentage, en zet die uitkomst naast de software: bij HoorayHR kost een team van 10 medewerkers €75 per maand, Nmbrs Essential €71 per maand voor 10 verloonde medewerkers inclusief salarisverwerking.
Welk systeem past bij jou?
- Klein mkb zonder salarispakket met verzuimfuncties: HoorayHR, met verlof en verzuim in het basispakket.
- Salarisadministratie in Nmbrs: gebruik het verzuimdossier in Nmbrs, dan werkt een ziekmelding direct door in het loon.
- Veel of complex verzuim, of al AFAS: AFAS met workflows in InSite.
- Brede HR-suite met recruitment en performance: Personio, maar controleer de poortwachtersignalering.
- Roosterbedrijf: Shiftbase voor ziekte en verlof in de planning, met het langdurige verzuimdossier bij de arbodienst.
Wil je vooral verlof en vakantiedagen goed regelen, lees dan ons overzicht van verlof- en verzuimsoftware. Wil je verzuim terugdringen in plaats van alleen registreren, dan helpt ons artikel over ziekteverzuim terugdringen. Twijfel je tussen HR-pakketten, gebruik dan de HR-software keuzehulp.
Conclusie
Goede verzuimregistratie software signaleert de poortwachtertermijnen, scheidt het medische deel van wat de werkgever mag zien en legt vast wie het dossier inziet. HoorayHR (vanaf €7,50 per gebruiker per maand, minimaal 10 gebruikers) is de eenvoudigste keuze voor het mkb, Nmbrs is de logische keuze als je salarisadministratie daar al loopt, en AFAS biedt de uitgebreidste workflows voor organisaties met veel of complex verzuim. Personio en Shiftbase registreren afwezigheid vanuit HR en planning, maar vraag daar goed na hoe langdurig verzuim wordt begeleid. Excel volstaat alleen bij incidenteel kort verzuim.