Kinderopvang software 2026: 6 pakketten voor kdv en bso

Kinderopvang heeft een administratie die niet in een gewoon boekhoud- of HR-pakket past. Je plant per kind en per groep, de bezetting moet passen bij de beroepskracht-kindratio, ouders krijgen facturen met wisselende uren en je levert elke maand de gegevens over gefactureerde opvanguren aan Dienst Toeslagen.

Wij vergelijken hieronder zes pakketten voor kinderdagverblijven, bso en gastouderbureaus: Bitcare, KOVnet, Proles en drie producten van Ovivio (voorheen KidsKonnect): Flexkids, KidsVision en Portabase. Alle informatie hebben wij op 1 oktober 2026 nagekeken op de sites van de leveranciers.

Vergelijkingstabel: kinderopvang software 2026

Bron: sites van de leveranciers, gecontroleerd 1 oktober 2026.

Wat kost kinderopvang software?

KOVnet zet de prijs online: eenmalig €695 aanmaakkosten (in 1, 2 of 3 termijnen te betalen) en €1,47 per actief kind per maand voor 1 tot 300 kinderen; bij meer dan 300 kinderen maakt KOVnet aanvullende prijsafspraken. Extra modules, zoals de ouderapp, groepsapp, vervoersapp en het personeelsrooster, kosten extra op aanvraag. “Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW” (kovnet.nl, tarieven).

Proles noemt op kinderopvangsoftware.nl “vanaf € 43,50* per maand” voor een kdv, “inclusief BTW” (Proles schrijft dat kinderopvang in Nederland vrijgesteld is van btw), “geen opstartkosten”, onbeperkt gebruikers en groepen, en “Naast het basistarief worden kosten per kindplaats in rekening gebracht (vanaf € 0,70 per kindplaats, per maand)”. Bitcare noemt een “Fair Use Policy”: je betaalt volgens Bitcare alleen voor wat je werkelijk gebruikt. Het maandtarief staat niet online; de opstartkosten zijn volgens Bitcare €995 voor een training van 3,5 uur, afhankelijk van het aantal kindplaatsen en modules (bitcare.com/tarieven1). Bij Flexkids, KidsVision en Portabase vonden wij geen prijs; je kunt een demo aanvragen. Vraag bij elke offerte naar dezelfde onderdelen: eenmalige kosten, prijs per kind of per kindplaats, de ouderapp, het personeelsrooster en koppelingen met je boekhouding en salarisadministratie.

Wat moet software voor de kinderopvang kunnen?

• Inschrijving, wachtlijst en plaatsing. Van aanmelding tot een contract per kind, bij voorkeur digitaal ondertekend.
• Kindplanning met bezetting. Per groep en per dag zien hoeveel kinderen er zijn ingepland en of de bezetting past.
• Beroepskracht-kindratio (BKR). De BKR is volgens Ondernemersplein de verplichte verhouding tussen het minimumaantal beroepskrachten en het aantal kinderen op de groep. Voor dagopvang bereken je de BKR per groep, voor bso per locatie; in babygroepen (0-1 jaar) mag 1 pedagogisch medewerker maximaal 3 kinderen begeleiden en in bso mag 1 beroepskracht maximaal 14 kinderen van 7 tot 12 jaar begeleiden. De overige rekenregels staan in de rekentool beroepskracht-kindratio van het ministerie van SZW (ondernemersplein.overheid.nl, gecontroleerd 1 oktober 2026). Voor KOVnet geldt: “Het Beroepskracht-ratio (BKR) wordt direct herberekend” in de dagplanning.
• Facturatie en incasso. Maandfacturen uit contracten en planning; KOVnet noemt SEPA-incasso en een betaalbatch.
• Toeslaggegevens. De maandelijkse contra-informatie voor Dienst Toeslagen (aantal opvanguren, uurtarief), uit dezelfde contracten en uren als je facturen.
• Oudercommunicatie. Berichten, foto’s en dagverslagen in een app; KOVnet en Konnect noemen een ouderapp.
• Documenten en kwalificaties. Pedagogisch beleid, kwalificaties van medewerkers en aanwezigheid, zodat je bij een inspectie kunt laten zien dat je voldoet.

Let ook op het vierogenprincipe in de dagopvang: volgens Ondernemersplein moet er altijd een volwassene kunnen meekijken of meeluisteren met een beroepskracht. Dat regel je vooral in rooster en gebouw; een rooster dat met de kindplanning is gekoppeld helpt om het aan te tonen.

Facturatie en boekhouding: wat doet de kinderopvangsoftware, wat niet?

Facturen aan ouders maak je in je kinderopvangsoftware, omdat die uit de contracten en de planning moeten komen. Bitcare noemt “Eenvoudige koppeling met jouw boekhoudsysteem”; KidsVision heeft een eigen “Boekhoudpakket” als geïntegreerde module; Portabase noemt op zijn site ook een boekhoudpakket-module. Voor het grootboek, je overige inkomsten en uitgaven en de jaarrekening kun je een boekhoudprogramma koppelen.

Kinderopvang en gastouderopvang zijn vrijgesteld van btw als ze voldoen aan de eisen die de Wet kinderopvang stelt (Belastingdienst, “Vrijstelling voor kinderopvang”). Overleg met je boekhouder welk boekhoudpakket bij je situatie past.

Bekijk actuele prijzen van SnelStart →

HR en salaris in de kinderopvang

Kinderopvangsoftware plant medewerkers op basis van de kindplanning; de salarisadministratie doe je mogelijk in een apart systeem. Bitcare werkt voor salarisadministratie samen met Humanwave (“Bitcare voor de kindadministratie en Humanwave voor de personeels- & salarisadministratie”). Flexkids koppelt via zijn Hub met onder meer AFAS en Unit4 Multivers. KOVnet heeft een roosterprogramma met export naar verschillende salarispakketten. AFAS noemt zichzelf “ERP-software speciaal voor de kinderopvang”, met een kinderopvangtemplate en dashboards; dat is een HR- en financieel pakket, geen kindplanning. Voor de salariskant vergelijk je de opties in onze overzichten van loonadministratie software en HR-software; voor roosters buiten de kindplanning om is er onze vergelijking van personeelsplanning software.

1. Bitcare

Bitcare noemt zich geschikt voor kinderopvangorganisaties die de kind- en personeelsadministratie willen digitaliseren, van kleine organisaties tot grote ketens, voor kinderdagverblijf, peuteropvang en bso (bitcare.com/voor-wie). Het pakket heeft kindplanning, personeelsplanning, oudercommunicatie, een app voor op de groep, financiële administratie en managementinformatie. Bitcare Plus (beschikbaar vanaf 1 september 2026, de eerste 3 maanden gratis) is een add-on op Bitcare Basis met een eigen factuurlayout, een Mollie-koppeling en een eigen e-maildomein.

• Prijs: geen maandtarief online (offerte op maat, Fair Use Policy); opstartkosten €995 voor een training van 3,5 uur; gratis proefversie (de tarievenpagina noemt zowel 14 als 30 dagen).
• Opvallend: alles in één pakket, Mollie-koppeling in Plus, samenwerking met Humanwave voor salaris.
• Let op: vraag welke functies in Basis en welke in Plus zitten, en wat de prijs is.

2. KOVnet

KOVnet vertelt op zijn site dat het ontstond toen de overheid in 2005 leveranciers vroeg software te ontwikkelen waarmee de Belastingdienst kon communiceren. Het pakket heeft kindplanning met BKR-berekening, facturering met SEPA-incasso, een roosterprogramma en een vervoersplanning voor de bso, die volgens KOVnet ophaallijsten genereert en de snelste route berekent.

• Prijs: €695 eenmalig en €1,47 per actief kind per maand (1-300 kinderen), excl. btw; modules zoals ouderapp, groepsapp, vervoersapp en personeelsrooster op aanvraag (kovnet.nl, 1 oktober 2026).
• Opvallend: online prijs, vervoersplanning voor de bso.
• Let op: de ouderapp en het personeelsrooster zijn modules met kosten op aanvraag; tel die mee.

3. Proles

Proles bestaat volgens zijn site sinds 2003 en noemt “een klein, ervaren team met zowel technische- als branchekennis”. Het richt zich op “kleinere kindercentra” voor kinderdagverblijf, bso en overblijf. Ouders informeer je via e-mail, het ouderportaal en/of de ouderapp, en Proles noemt “Koppelingen met Belasting, banken, boekhoudpakketten en andere partners”.

• Prijs: vanaf €43,50 per maand voor een kdv, inclusief btw, plus kosten per kindplaats vanaf €0,70 per maand; geen opstartkosten; proefperiode van 1 maand met helpdesk (kinderopvangsoftware.nl en proles.nl, 1 oktober 2026).
• Opvallend: gericht op kleinere organisaties, proefperiode van een maand.
• Let op: controleer wat het basistarief inhoudt en wat optionele modules kosten.

4. Flexkids (Ovivio)

Flexkids ontwikkelt volgens Ovivio “al ruim dertig jaar software voor de kinderopvang”. Het pakket bevat kindplanning, personeelsplanning, groepsportaal, ouderportaal, management dashboard, financiële administratie, documentbeheer en digitaal ondertekenen. De applicaties zijn verbonden aan een centrale Hub, waaraan je ook AFAS, Unit4 Multivers en diverse boekhoudprogramma’s koppelt.

• Prijs: niet op de site gevonden; plan een demo.
• Opvallend: compleet pakket, koppelingen via de Hub, locatieportaal en dashboards.
• Let op: vraag naar prijs en implementatie.

5. KidsVision (Ovivio)

KidsVision is volgens Ovivio de software met “Microsoft-applicaties voor zowel kleine als grote organisaties”, in de cloud, met inschrijven, digitaal ondertekenen, plannen, factureren en communiceren. Het heeft een eigen boekhoudpakket als geïntegreerde module; voor ouders is er de Konnect OuderApp.

• Prijs: niet op de site gevonden.
• Opvallend: Microsoft-platform, geïntegreerd boekhoudpakket.
• Let op: vraag naar de totale kosten, ook van onderdelen van het Microsoft-platform.

6. Portabase (Ovivio)

Portabase is volgens Ovivio “een compleet softwarepakket voor kinderdagverblijven en gastouderbureaus”, met automatisering van onder meer planning, facturatie, urenregistratie, documentbeheer en communicatie, en een portaal voor medewerkers en ouders. De kindplanning is “met name geschikt voor de kleine tot middelgrote kinderopvang en gastouderopvang”. Portabase noemt een Mollie-koppeling.

• Prijs: niet op de site gevonden.
• Opvallend: gebouwd voor kinderdagverblijven en gastouderbureaus.
• Let op: vraag naar prijs en koppelingen.

Konnect: de ouderapp van Ovivio

Konnect is volgens Ovivio “een uitgebreid oudercommunicatiepakket”: foto’s, heen-en-weer-schriftjes, kostenoverzichten, aan- en afmeldingen en nieuwsberichten, in een app. Ouders kunnen hun kind afmelden, een extra dag reserveren of een ruildag aanvragen; Konnect is “eenvoudig te koppelen aan Flexkids, KidsVision en PortaBase”.

Welk pakket past bij jouw organisatie?

• Gastouderbureau: Portabase noemt gastouderbureaus expliciet.
• Eén kdv- of bso-locatie: vergelijk Proles, KOVnet en Bitcare op prijs (Proles en KOVnet publiceren die) en functies.
• Bso met vervoer van school: KOVnet noemt een vervoersplanning.
• Meerdere locaties: Flexkids noemt een locatieportaal en dashboards; AFAS biedt een HR- en financieel pakket voor de kinderopvang.

Privacy en de AVG

Je verwerkt gegevens van kinderen, soms met medische informatie of allergieën. Sluit met je softwareleverancier een verwerkersovereenkomst, vraag waar de gegevens staan en hoe de toegang per rol is geregeld, en geef medewerkers alleen toegang tot de groepen waar ze werken. KidsKonnect meldt een hercertificering volgens ISO/IEC 27001:2022 (kidskonnect.nl, nieuwsbericht). Hoe je het personeelsdeel AVG-proof opzet, lees je in ons stappenplan personeelsdossier digitaliseren.

Conclusie

Kinderopvang software combineert kindplanning, facturatie, toeslaggegevens en oudercommunicatie. KOVnet (€695 eenmalig en €1,47 per actief kind per maand, excl. btw) en Proles (vanaf €43,50 per maand voor een kdv, incl. btw, plus kosten per kindplaats) publiceren een prijs; bij Bitcare staat alleen €995 opstartkosten (geen maandtarief) en bij de pakketten van Ovivio vonden wij geen bedragen. Salaris en grootboek doe je meestal in een gekoppeld pakket. Vraag bij minimaal twee leveranciers een demo en een offerte op basis van jouw aantal kinderen en locaties.