Stel: je zit op Exact Online Professional (€159 per maand, zie de prijzen verderop) en gebruikt in de praktijk alleen de factuurmodule en de banklink. Dan betaal je €1.908 per jaar (excl. btw) voor een pakket waarvan je een klein deel gebruikt.
Dit artikel is voor wie in die situatie zit. Een complete, eerlijke migratiegids voor wie overweegt over te stappen van Exact Online naar Moneybird. Met een concreet stappenplan, de valkuilen die in de praktijk vaak voorkomen, en een eerlijke berekening van wat je bespaart — én wat je inlevert.
Als je nog niet zeker weet of Moneybird de juiste keuze is, lees dan eerst de vergelijking van Moneybird en Exact Online of het overzicht van Exact Online alternatieven.
💡 Op zoek naar de complete vergelijking? Lees beste boekhoudprogramma 2026 — het hoofdoverzicht met 13 boekhoudpakketten op prijs, btw-aangifte en koppelingen.
Kort antwoord: Overstappen van Exact Online naar Moneybird: compleet stappenplan voor migratie in 2026. Inclusief besparingscijfers en valkuilen die je moet vermijden.
De technische migratie — exporteren, importeren en de beginbalans instellen — kost gemiddeld een halve dag. Daarna heb je nog een week nodig om gewend te raken aan de nieuwe interface en je bankkoppeling te testen. Reken op twee tot vier weken voor je de overstap als ‘volledig afgerond’ kunt beschouwen, inclusief de eerste BTW-aangifte in Moneybird.
Waarom overstappen van Exact Online naar Moneybird?
Exact Online is een krachtig pakket. Dat erkennen wij meteen. Voor middelgrote bedrijven met een complexe administratie, meerdere administraties, of behoefte aan CRM en HRM in één omgeving, is het een logische keuze. Maar voor een groeiende groep MKB’ers en ZZP’ers is het gewoon te groot en te duur voor wat ze daadwerkelijk nodig hebben.
De prijs
Exact Online hanteert in 2026 de volgende tarieven voor Boekhouden:
- Essentials: €49/mnd — 1 gebruiker, 1 administratie, 25 facturen
- Plus: €99/mnd — 2 gebruikers, 5 bankkoppelingen, 100 facturen
- Professional: €159/mnd — 2 gebruikers, onbeperkte functies
- Premium: €299/mnd — multi-company
Moneybird zit op €3, €15, €29 of €41 per maand. Voor een eenmanszaak of kleine BV die geen gebruik maakt van de uitgebreide modules, is het prijsverschil bijna niet te rechtvaardigen.
De complexiteit
Exact Online is gebouwd voor accountantskantoren en grotere bedrijven. De interface is krachtig, maar ook overweldigend als je er alleen facturen mee wilt sturen en je bankafschriften wilt verwerken. In de praktijk zijn er genoeg ondernemers die na drie jaar Exact Online nog steeds niet weten hoe ze een creditfactuur aanmaken of waar ze de beginbalans terugvinden.
Moneybird is anders opgebouwd: het vertrekt vanuit de ondernemer, niet vanuit de accountant. Dat merk je aan alles — van de manier waarop je een factuur maakt tot hoe bonnetjes scannen werkt.
Wanneer heeft een overstap géén zin?
Wees eerlijk met jezelf. Als je actief gebruik maakt van:
- De CRM-module in Exact Online (contactgeschiedenis, offertes, relatiebeheer)
- Projectbeheer met urenregistratie per project
- HRM-functionaliteit (personeelsdossiers, verlofregistratie)
- Meerdere administraties in één omgeving
Dan is Moneybird geen directe vervanging. Je kunt die functionaliteit opvangen met losse tools, maar dat is bewuste keuze, geen vanzelfsprekendheid.
Voorbereiding: dit doe je vóór de migratie
Een goede voorbereiding maakt het verschil tussen een soepele overgang en een week lang hoofdpijn. Wij raden aan minimaal vier weken voor de gewenste overstartdatum te beginnen.
Timing: start bij het begin van een boekjaar
Dit is het belangrijkste advies in dit hele artikel: stap over op 1 januari. Waarom?
- Je beginbalans is simpel: de eindbalans van je vorige boekjaar, gecertificeerd door je boekhouder
- Je hebt geen historische transacties nodig in het nieuwe systeem
- Je BTW-aangifte begint schoon
- Er zijn geen openstaande posten uit vorige kwartalen om mee te sjouwen
Een overstap midden in het jaar kan technisch, maar vraag je boekhouder er altijd bij. De kans op fouten stijgt aanzienlijk als je een tussentijdse beginbalans moet samenstellen.
Informeer je boekhouder
Dit doen mensen te laat. Vertel je boekhouder vóór je ook maar iets exporteert dat je overweegt over te stappen. Twee redenen:
- Sommige accountantskantoren werken uitsluitend met Exact Online of Twinfield. Als jij overschakelt naar Moneybird, kunnen ze je niet meer bedienen. Dan heb je twee problemen tegelijk.
- Je boekhouder kan helpen met de beginbalans, de BTW-positie en de controle na de migratie. Die hulp is waardevol.
Controleer je opzegtermijn bij Exact Online
Exact Online hanteert een opzegtermijn van drie maanden voor het einde van je contractperiode. De meeste abonnementen lopen per kalenderjaar. Dat betekent: uiterlijk 1 oktober opzeggen als je op 1 januari wilt stoppen.
Heb je dit gemist? Dan loop je automatisch een jaar door en betaal je nog een vol jaar Exact Online, ook als je al op Moneybird werkt. Controleer je contractdatum nu meteen — en zet een reminder in je agenda.
Stap-voor-stap migratieplan
Hieronder het complete stappenplan, in de volgorde die wij aanbevelen. Wij gaan ervan uit dat je overschakelt per begin van een boekjaar.
Stap 1: Exporteer je klantgegevens als CSV
In Exact Online ga je naar Relatiebeheer → Relaties. Gebruik de filterfunctie om op “Klanten” te filteren, selecteer alle relaties en exporteer als CSV of Excel.
Controleer het bestand: zijn de velden aanwezig die Moneybird nodig heeft? Minimaal: bedrijfsnaam, contactpersoon, e-mailadres, adres, postcode, stad, land en BTW-nummer.
Schoon het bestand op vóór je importeert. Dubbele records, ontbrekende e-mailadressen en verkeerde landcodes veroorzaken later importfouten.
Stap 2: Exporteer openstaande facturen (debiteuren en crediteuren)
Dit is de openstaande postenlijst op de overstaptdatum. In Exact Online: Boekhouding → Openstaande posten → Debiteuren (en daarna hetzelfde voor Crediteuren). Exporteer beide als CSV.
Deze lijst heb je nodig om te weten welke facturen je op de overstaptdatum nog openstaan. Je voert deze bedragen in als beginbalans-posten in Moneybird.
Bewaar deze export. Als er later een dispuut ontstaat over een factuur van vóór de overstap, is dit je referentie.
Stap 3: Exporteer de grootboeksaldi voor de beginbalans
Vraag je boekhouder om de definitieve balans per 31 december (of per de dag vóór je overstaptdatum). Dit is de bron voor je beginbalans in Moneybird.
De balans toont alle grootboekrekeningen met hun saldi: kas, bank, debiteuren, crediteuren, voorraad, vaste activa, eigen vermogen, etc. Je hebt dit document nodig in stap 6.
Exporteer ook de proef- en saldibalans vanuit Exact Online (Rapportages → Balans). Dit is je controledocument achteraf.
Stap 4: Start de Moneybird proefperiode
Moneybird biedt een gratis proefperiode van 60 dagen zonder betalingsgegevens. Registreer je account via de Moneybird-website en richt je administratie in:
- Bedrijfsnaam en -gegevens
- BTW-nummer en KvK-nummer
- Boekhoudstelsel (kas of factuur — gebruik hetzelfde als in Exact Online)
- Boekjaarinstelling: laat het boekjaar starten op 1 januari
Kies je pakket op basis van het aantal banktransacties dat je maandelijks verwerkt. Voor de meeste kleine bedrijven is Groei (€29/mnd, max. 50 transacties en 5 gebruikers) de veilige keuze. Meer details over de pakketten vind je in onze Moneybird prijzenoverzicht.
Stap 5: Importeer klanten en leveranciers
In Moneybird: Contacten → Importeer contacten. Upload het CSV-bestand uit stap 1.
Moneybird heeft een ingebouwde importwizard die de kolommen koppelt aan de juiste velden. Loop de veldmapping nauwkeurig door — met name het land (ISO-code, dus “NL” niet “Nederland”) en het BTW-nummer kunnen fouten geven.
Na de import: steekproef. Controleer 10 à 15 klanten handmatig. Kloppen de e-mailadressen? Zijn de BTW-nummers correct? Een fout in het klantbestand ontdek je liever nu dan als een factuur naar het verkeerde adres gaat.
Stap 6: Stel de beginbalans in
Dit is de stap waar de meeste fouten gemaakt worden. Doe dit altijd samen met je boekhouder.
In Moneybird ga je naar Instellingen → Beginbalans. Hier voer je de saldi in van alle balansrekeningen per de overstaptdatum (1 januari van het nieuwe boekjaar).
De meest kritieke posten:
- Bankrekening(en): het exacte saldo per 31 december
- Debiteuren: totaalbedrag openstaande verkoopfacturen (uit stap 2)
- Crediteuren: totaalbedrag openstaande inkoopfacturen (uit stap 2)
- BTW te betalen / te vorderen: de BTW-positie per kwartaaleinde
- Eigen vermogen: inclusief eventueel onverdeeld resultaat vorig jaar
Tip: de beginbalans moet optellen tot nul (activa = passiva). Klopt het niet? Dan ontbreekt er een post. Moneybird geeft een foutmelding als de balans niet klopt — maar controleer altijd ook inhoudelijk.
Stap 7: Bankkoppeling opnieuw instellen
Je bankkoppeling in Exact Online stopt automatisch als je je abonnement opzegt. In Moneybird stel je een nieuwe koppeling in.
Ga naar Bank & Kas → Koppel bankrekening. Moneybird koppelt externe bankrekeningen via Ponto, met meer dan 1.700 banken. Dat kan vanaf het Groei-pakket (5 rekeningen) of Compleet (onbeperkt); de kosten van de koppeling zitten in het pakket (moneybird.nl/functies/bank-koppelingen, gecontroleerd 24 september 2026).
Na het instellen: importeer alle banktransacties vanaf de startdatum van het nieuwe boekjaar. Controleer of het openingssaldo van je bankrekening in Moneybird overeenkomt met het saldo in je beginbalans (stap 6). Klopt dit niet, dan is er een fout in de beginbalans.
Stap 8: Test de BTW-aangifte
Vóór je live gaat, doe je een proef-BTW-aangifte. In Moneybird: BTW → BTW-aangifte. Kies het eerste kwartaal van het nieuwe boekjaar.
Controleer:
- Klopt de omzet in het overzicht met wat je verwacht?
- Zijn de inkoopfacturen correct verwerkt (inclusief de openstaande crediteuren uit de beginbalans)?
- Is de BTW-positie logisch ten opzichte van de eindpositie in Exact Online?
Laat je boekhouder de eerste BTW-aangifte controleren vóórdat je hem indient. Dit is een extra vangnet bij een mogelijke fout in de beginbalans.
Stap 9: Informeer je boekhouder over de afronding
Stuur je boekhouder:
- De definitieve beginbalans zoals je die in Moneybird hebt ingevoerd
- De exportbestanden uit Exact Online (balans, openstaande posten)
- Je toegangsgegevens voor Moneybird (of nodig ze uit via Instellingen → Gebruikers)
Vraag om een schriftelijke bevestiging dat ze de administratie hebben gecontroleerd en akkoord zijn met de beginpositie. Dit is je dekking als er later vragen komen van de Belastingdienst.
Stap 10: Zeg Exact Online op — maar pas ná de controle
Zeg Exact Online pas op als:
- Je beginbalans in Moneybird is goedgekeurd door je boekhouder
- Je eerste maand in Moneybird foutloos is verlopen
- Je de eerste BTW-aangifte hebt ingediend via Moneybird
Opzeggen doe je via Mijn Exact → Abonnement → Opzeggen. Noteer de opzeggingsdatum en bewaar de bevestigingsmail.
Belangrijk: na opzegging geeft Exact Online je doorgaans nog 12 maanden leestoegang tot je archief. Download in die periode je jaaropgaven, BTW-aangiften en andere documenten die je wettelijk moet bewaren (bewaarplicht: 7 jaar voor financiële administratie).
Wat je kwijtraakt: de eerlijke balans
Moneybird is geen one-on-one vervanging van Exact Online. Als je overweegt over te stappen, moet je weten wat je inlevert.
CRM-module
Exact Online heeft een ingebouwde CRM-module met contactgeschiedenis, offertes, opportunities en e-mailkoppelingen. Moneybird heeft dit niet. Je hebt een apart CRM-pakket nodig (HubSpot Free, Pipedrive, of een andere tool) als dit voor jou belangrijk is.
Projectbeheer en urenregistratie
Exact Online heeft een projectmodule waarmee je uren registreert per project en deze direct koppelt aan facturatie. In Moneybird bestaat deze functionaliteit niet op het niveau van Exact. Je kunt urenregistratie oplossen met een losse tool (Toggl, Harvest, Mopinion), maar dat is een extra integratie.
HRM-functionaliteit
Exact Online Professional en Premium bevatten personeelsdossiers, verlofregistratie en HR-workflows. Moneybird heeft geen HRM. Voor salarisadministratie gebruik je sowieso een apart pakket, maar als je HR-functies actief gebruikt, verlies je die.
Multi-administratie
Heb je meerdere BV’s of administraties in één Exact Online-omgeving? Moneybird werkt met losse accounts per administratie. Dat kan, maar is minder geïntegreerd.
Wat je niet mist
Gebruik je de CRM-, project- en HRM-functies van Exact Online nauwelijks, dan betaal je voor een Professional-pakket terwijl je feitelijk de mogelijkheden van Starter gebruikt. Zet op een rij welke modules je echt gebruikt voordat je overstapt.
Valkuilen bij de migratie
Bij ondernemers die zijn overgestapt, keren steeds dezelfde fouten terug.
Valkuil 1: Te laat opzeggen bij Exact Online. Wij kunnen dit niet genoeg benadrukken. Drie maanden opzegtermijn. Zet een reminder voor 1 oktober als je contract per 1 januari eindigt. Niet doen kost je €600 tot €1.900 extra.
Valkuil 2: Beginbalans niet laten controleren. Een fout in de beginbalans werkt het hele jaar door in je BTW-aangifte en jaarrekening. Dit is de post die je niet wilt overslaan.
Valkuil 3: Overstappen midden in het boekjaar zonder hulp. Technisch kan het, maar de kans op fouten is aanzienlijk groter. Als je boekhouder zijn meerkosten hiervoor doorbelast, eet dat je prijsvoordeel deels op.
Valkuil 4: Bankgegevens importeren die overlappen. Als je je bankkoppeling instelt en ook handmatig een beginbalans invult, kan het gebeuren dat bepaalde transacties dubbel worden opgenomen. Zorg dat de startdatum van de bankkoppeling exact samenvalt met de datum van de beginbalans.
Valkuil 5: Boekhouder niet vooraf checken. Wij herhalen dit bewust. Sommige kantoren werken uitsluitend met Exact. Als jij overschakelt en zij niet, heb je een boekhoudersprobleem erbij.
Valkuil 6: Vergeten te archiveren. Exact Online data valt onder de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar. Download vóór opzegging alle relevante documenten. Na de archiefperiode is de toegang weg.
Hoeveel bespaar je? Concrete berekening
Laten we rekenen met een realistisch voorbeeld: een ZZP’er of kleine BV op het Exact Online Plus-pakket.
Scenario A: Exact Online Plus vs. Moneybird Groei
| Exact Online Plus | Moneybird Groei | |
|---|---|---|
| Prijs per maand | €99 | €29 |
| Gebruikers | 2 | Onbeperkt |
| Bankkoppelingen | 5 | 1 (PSD2) |
| Facturen | 100/mnd | Onbeperkt |
| Jaarkosten (excl. btw) | €1.188 | €348 |
Jaarlijkse besparing: €840 (excl. btw). Over drie jaar is dat €2.520.
Scenario B: Exact Online Professional vs. Moneybird Groei
| Exact Online Professional | Moneybird Groei | |
|---|---|---|
| Prijs per maand | €159 | €29 |
| Jaarkosten (excl. btw) | €1.908 | €348 |
Jaarlijkse besparing: €1.560. Dat is het salaris van ruim twee weken voor een gemiddelde medewerker.
Rekening houden met eenmalige overstapkosten
Een eerlijke berekening houdt ook rekening met de kosten van de migratie zelf:
- Boekhouder voor beginbalans en controle: 2-4 uur à €100-150 = €200-600
- Eigen tijd: halve dag voorbereiding + halve dag migratie = circa 1 dag
- Bankkoppeling: geen extra kosten, maar alleen in Groei en Compleet; betalingen vanuit Moneybird kosten €1,00 per geïnitieerde betaling en €0,03 per betaling (moneybird.nl/prijzen, 24 september 2026)
Zelfs als je €600 kwijt bent aan de overstap, verdien je dat in het eerste jaar ruimschoots terug.
Gebruik onze rekentool
Wil je een persoonlijke berekening maken op basis van jouw huidige pakket? Gebruik onze kosten-berekeningstool voor boekhoudsoftware.
Is Moneybird voor iedereen de beste keuze?
Niet per se. Moneybird is een uitstekend pakket voor ZZP’ers en kleine BV’s die vooral factureren, bankafschriften verwerken en BTW-aangifte doen. Maar het is niet het enige alternatief voor Exact Online.
Als Moneybird je toch niet volledig overtuigt — bijvoorbeeld omdat je boekhouder er niet mee werkt, of omdat je meer functionaliteit nodig hebt — is SnelStart een serieus alternatief dat ook stuk goedkoper is dan Exact Online:
Bekijk SnelStart als alternatief →
SnelStart heeft goede ondersteuning voor boekhoudkantoren, een stevige Nederlandse gebruikersbasis en valt qua prijs ver onder Exact Online Professional. Voor een breed overzicht van alle opties kun je ook de keuzehulp voor boekhoudsoftware gebruiken.
Meer alternatieven op een rij vind je in onze Moneybird review en het artikel over boekhoudprogramma migratie en data overzetten.
Checklist: alles op een rij
Gebruik deze checklist om niets te vergeten.
Voorbereiding (4 weken voor overstap)
- Boekhouder geïnformeerd en akkoord
- Contractdatum Exact Online gecontroleerd
- Opzegtermijn in agenda gezet
- Besluit: overstap per 1 januari (aangeraden)
Export vanuit Exact Online
- Klantgegevens geëxporteerd als CSV (inclusief leveranciers)
- Openstaande debiteuren geëxporteerd per overstaptdatum
- Openstaande crediteuren geëxporteerd per overstaptdatum
- Balans en proef-/saldibalans gedownload
- Alle historische documenten gedownload (jaaropgaven, BTW-aangiften)
Inrichten Moneybird
- Account aangemaakt, bedrijfsgegevens ingevuld
- Pakket gekozen op basis van banktransacties
- Klanten geïmporteerd en steekproef gedaan
- Beginbalans ingevoerd en gecontroleerd met boekhouder
- Bankkoppeling ingesteld en openingssaldo geverifieerd
- BTW-aangifte getest en goedgekeurd door boekhouder
Afsluiting
- Eerste maand in Moneybird foutloos verlopen
- Exact Online opgezegd (met bevestiging bewaard)
- Archieftoegang Exact Online ingesteld tot einde bewaarperiode
- Boekhouder toegang gegeven tot Moneybird
Conclusie
Overstappen van Exact Online naar Moneybird is voor veel kleine bedrijven een logische stap — maar het vereist voorbereiding en het juiste moment. De besparingen zijn reëel: €840 tot €1.560 per jaar is geen klein getal. En de gebruiksvriendelijkheid van Moneybird zorgt er bij de meeste ondernemers voor dat ze meer zicht houden op hun eigen administratie.
Maar doe het goed. Controleer je opzegtermijn vandaag nog. Betrek je boekhouder vroeg. Stap over per 1 januari. En laat de beginbalans controleren.
Als je wilt weten of Moneybird voor jouw situatie het juiste pakket is, kun je de keuzehulp voor boekhoudsoftware gebruiken of het overzicht van alle boekhoudsoftware pakketten bekijken.
Heb je een vraag over de migratie? Laat het weten in de reacties — de redactie beantwoordt deze.
Meer lezen:
- Exact Online review 2026 — is het de prijs waard?
- Exact Online prijzen 2026 — alle pakketten uitgelegd
- Moneybird vs. Exact Online vergelijking — hoofd-aan-hoofd
- Moneybird review 2026 — uitgebreid doorgelicht
Externe bron: Belastingdienst — BTW info — onafhankelijke informatie over dit onderwerp.