HR Software MKB 2026: 6 Pakketten Vergeleken

HR-software voor het mkb vergelijken komt in dit artikel neer op zes systemen die je als Nederlandse werkgever kunt gebruiken: Personio, HiBob, Nmbrs, AFAS, HoorayHR en Loket. We zetten ze naast elkaar op prijs per medewerker, Nederlandse payroll, verlof, onboarding, koppelingen en hosting, op basis van de prijs- en productpagina’s van de leveranciers (gecontroleerd 30 september 2026) en hun documentatie.

Wil je eerst weten wat het kost? Bereken wat HR-software kost voor jouw teamgrootte, of gebruik de keuzehulp HR-software als je nog geen shortlist hebt.

💡 Wil je een overzicht per bedrijfsgrootte in plaats van deze zes-op-zes-vergelijking? Lees dan beste HR-software 2026: 11 pakketten per bedrijfsgrootte, met per segment (1-9, 10-49, 50-249 en 250+ medewerkers) onze keuze en de leveranciers erachter.

Kort antwoord: In deze vergelijking staan zes HR-pakketten voor Nederlandse werkgevers. HoorayHR is de lichte instapper (minimaal 10 gebruikers), Personio het HR-platform voor groeiende bedrijven, Nmbrs de keuze als salarisverwerking voorop staat, Loket het salaris- en HR-platform dat je zelf of via je accountant gebruikt, AFAS de geïntegreerde HRM & Payroll-oplossing (ook binnen een ERP-suite) en HiBob de optie voor internationale teams.

Van de pakketten met publieke prijzen kost HoorayHR €7,50 (Core) of €9,25 (Plus) per gebruiker met een minimum van 10 gebruikers, begint Personio Core volgens de Engelstalige prijspagina bij €7,60 per medewerker per maand, en komt Nmbrs bij 25 medewerkers uit op €5,36 per medewerker (€134 per maand voor Essential). HiBob en Loket noemen geen bedragen en werken met een offerte; bij Personio gaan Pro, apps en de inschrijfkosten op offerte; AFAS geeft voor HRM & Payroll een prijsindicatie op aanvraag. Hoe meer modules je activeert (payroll, performance, recruitment), hoe hoger de prijs.

Wat is personeelsadministratie software?

Personeelsadministratie software, ook HR-administratie software genoemd, is het systeem waarin een werkgever de vaste gegevens van elke medewerker vastlegt en bijhoudt: persoonsgegevens, arbeidsovereenkomst, functie, salaris, verlof en verzuim. Het is de registrerende kern van HR-software; werving, onboarding en performance komen daar in bredere HR-pakketten bovenop. Van de zes pakketten in deze vergelijking doen Nmbrs, Loket en AFAS ook de Nederlandse salarisverwerking zelf; bij Personio, HiBob en HoorayHR loopt die via een gekoppeld payrollpakket.

Welke functies heeft HR-administratie software?

HR-administratie software voor het mkb heeft vier basisfuncties: een digitaal personeelsdossier met contracten en documenten, mutatieverwerking bij indiensttreding, salariswijziging en uitdiensttreding, verlof- en verzuimregistratie, en de aanlevering van die gegevens aan de salarisadministratie. De verschillen tussen pakketten zitten in wat eromheen zit: signalering van aflopende contracten, digitaal ondertekenen, een self-service-app voor medewerkers en een volledige export bij een overstap. De modulevergelijking verderop laat per pakket zien wat de leverancier zelf noemt.

Wat zijn de voordelen van personeelsadministratie software?

Het belangrijkste voordeel van personeelsadministratie software is dat een mutatie nog maar op één plek wordt ingevoerd en vandaar doorwerkt naar verlofsaldo, loonrun en rapportage, in plaats van in losse Excel-bestanden die uit elkaar gaan lopen. Daarnaast kan het systeem termijnen bewaken, zoals aflopende tijdelijke contracten en de stappen van de Wet verbetering poortwachter. Rechten per rol maken bovendien te regelen wie welke personeelsgegevens mag inzien, wat helpt bij de AVG-eis om de toegang tot personeelsgegevens te beperken.

Hoe deze vergelijking is opgezet

HR-software vergelijken door feature-lijstjes naast elkaar te leggen zegt weinig: veel leveranciers noemen dezelfde functies, het verschil zit in de uitvoering en in wat per pakket inbegrepen is. Deze vergelijking is gebaseerd op de prijs- en productpagina’s en de documentatie van de leveranciers, en kijkt specifiek naar:

• Of de Nederlandse salarisverwerking in het pakket zelf zit of via een koppeling loopt
• Wat er aan onboarding, verlof, verzuim en performance in welk pakket zit
• Welke koppelingen de leverancier noemt met Exact Online, Twinfield en Moneybird
• Waar de data wordt gehost en welke contractvoorwaarden gelden

Beoordelingscriteria:

1. Prijs-kwaliteitverhouding voor MKB (niet enterprise)
2. Transparantie van prijzen en contractvoorwaarden
3. Nederlandse salarisverwerking (zelf of via koppeling)
4. Integratiemogelijkheden met bestaande boekhoudtools
5. Gebruiksgemak voor HR-medewerkers en managers
6. Employee self-service

Deze vergelijking is bewust beperkt tot deze zes systemen. Internationale tools als BambooHR en Workday laten we hier buiten beschouwing.

Master vergelijkingstabel

Voordat we in de details duiken, hier het totaaloverzicht. Waar een cel “niet vermeld” zegt, noemt de leverancier het niet op zijn eigen prijs- of productpagina’s.

Laten we elk systeem in detail bekijken.

1. Personio: het HR-platform voor groeiend MKB

Prijs: Core vanaf €7,60 per medewerker per maand

Dat bedrag staat op de Engelstalige prijspagina (personio.com/pricing, gecontroleerd 30 september 2026); de Nederlandse tarievenpagina noemt geen bedrag. Pro, apps en de eenmalige inschrijfkosten gaan op offerte. Het contract loopt minimaal 12 maanden en verlengt automatisch met 12 maanden, tenzij je minstens drie maanden voor het einde opzegt. Bij jaarlijkse vooruitbetaling geeft Personio 10% korting op de softwarediensten, en alle actieve gebruikers tellen mee als licentie.

Personio richt zich volgens eigen opgave op bedrijven met 10 tot 5.000 medewerkers. Core dekt volgens Personio de HR-basis: personeelsdossiers, documenten en e-handtekeningen (met limieten), analyses en rapportage, workflowautomatisering, tijdregistratie en voorbereidende loonadministratie; onboarding en afwezigheden beheer je in hetzelfde systeem.

Sterkste punt: Veel HR-processen in één systeem, met workflow-automatisering in Core. Wat je later nodig hebt, zet je erbij als app: werving en selectie, performance en ontwikkeling, surveys en beloningsbeheer. Pro voegt onder meer functiebeheer, personeelsplanning, onbeperkt juridische entiteiten en API-toegang voor eigen integraties toe.

Zwakste punt: Een eigen Nederlandse salarisverwerking noemt Personio op de bekeken pagina’s niet; Core bevat voorbereidende loonadministratie. Je koppelt met een payrollpakket; Nmbrs en Loket noemen op hun eigen pagina’s een koppeling met Personio. Dat betekent twee systemen beheren en twee contracten betalen. Performance management is bovendien een app bovenop Core, geen standaardonderdeel.

Past bij: MKB-bedrijven die een HR-platform zoeken dat meegroeit. Vooral als je nu nog met Excel en e-mail werkt en in één stap wilt professionaliseren. Lees onze Personio vs HoorayHR vergelijking als je twijfelt tussen deze twee.

2. HiBob: voor internationale teams

Prijs: op aanvraag

HiBob publiceert geen tarieven: hibob.com/pricing verwijst naar een formulier om een demo aan te vragen (gecontroleerd 30 september 2026). De prijs krijg je dus alleen via een offerte.

Sterkste punt: Internationale teams en workflows. HiBob noemt slimme workflows en goedkeuringen, het automatiseren van verlof en lokale beleidsregels, tijd- en aanwezigheidsregistratie, en koppelingen met payroll-aanbieders in meerdere landen; voor het VK en de VS heeft HiBob eigen payroll. In Core zitten onder meer de medewerkersdatabase, documentbeheer, verlof (time off), lifecycle-workflows, analyses en een mobiele app.

Zwakste punt: Geen publieke prijs, en geen eigen Nederlandse salarisverwerking. Voor de Nederlandse loonrun heb je een payrollpakket nodig; Loket heeft een API-koppeling met HiBob, en bij Nmbrs staat HiBob in het integratieoverzicht als “upcoming”. Voor een puur Nederlands bedrijf zonder internationale plannen betaal je mogelijk voor functies die je niet gebruikt.

Past bij: Bedrijven die internationaal opereren of dat van plan zijn, bijvoorbeeld met medewerkers in meerdere landen. Voor een puur Nederlands bedrijf liggen de lichtere pakketten meer voor de hand.

3. Nmbrs: salarisadministratie op de eerste plaats

Prijs: €71 per maand bij 10 medewerkers tot €247 bij 50 (Essential)

Nmbrs is gebouwd vanuit de salarisverwerking. Waar Personio en HiBob eerst HR doen en voor payroll koppelen, doet Nmbrs het andersom. De loonverwerking is de kern, met HR-functies eromheen. Nmbrs is onderdeel van Visma.

Sterkste punt: Nederlandse salarisverwerking met transparante prijzen. Nmbrs maakt loonstroken, loonaangifte-export, pensioenaangifte-export en journaalposten, met controles vóór de run (run controle, input- en output-checker). Je betaalt per maand voor de medewerkers die je die maand daadwerkelijk verloont, zonder jaarcontract; jaaropgaven en de Employee Self Service-app zitten er zonder meerprijs bij.

Zwakste punt: De HR-functies zijn per pakket verdeeld. Essential heeft verlof, verzuim, personeelsdossier en documentbeheer; onboarding-workflows, digitaal contract ondertekenen, ontwikkelgesprekken en competentiebeheer zitten pas in Advanced (€102 bij 10 medewerkers). Performance management is een plus feature die je apart aanzet, behalve in Advanced Pro (vanaf 100 medewerkers).

Past bij: MKB-bedrijven die de salarisverwerking in eigen hand willen houden of samen met hun accountant willen doen. Bekijk onze uitgebreide Nmbrs vs AFAS vergelijking voor een gedetailleerde payroll-analyse.

4. AFAS: alles in één voor grotere organisaties

Prijs: op aanvraag (maandbedrag op basis van het aantal medewerkers)

AFAS levert HRM & Payroll als eigen oplossing en als onderdeel van de ERP-suite, waarin ook financieel, CRM, projecten, inkoop en ordermanagement zitten. Volgens de prijspagina betaal je een vast bedrag per maand dat afhangt van het aantal medewerkers, is het abonnement na het eerste jaar maandelijks opzegbaar, en gebeurt de datahosting in Nederland. Branchespecifieke functies, zoals het verlonen van flexwerkers, kosten extra.

Sterkste punt: HR en payroll in één systeem. Een goedgekeurde mutatie gaat volgens AFAS direct mee in de payroll, de Payroll Auditor voert ruim 130 controles uit vóór de run, en AFAS noemt meer dan 200 cao’s die standaard zijn verwerkt. Gebruik je AFAS ook voor je financiële administratie, dan loopt de salarisverwerking door naar de boekhouding zonder koppeling. Benieuwd naar de prijsstructuur? Lees ons AFAS prijzenoverzicht.

Zwakste punt: Geen publieke prijs voor HRM & Payroll, en de implementatiekosten staan niet op de site. Je vraagt een prijsindicatie aan en weet pas daarna wat het kost; vraag de implementatiekosten daar expliciet in mee.

Past bij: Organisaties die hun bedrijfsvoering in één systeem willen. Vooral voor bedrijven die al AFAS gebruiken voor financieel en HRM willen toevoegen. Bekijk ook de Youforce vs AFAS vergelijking als je twijfelt tussen deze twee.

5. HoorayHR: simpel voor klein MKB

Prijs: Core €7,50 of Plus €9,25 per gebruiker per maand, minimaal 10 gebruikers (hoorayhr.io/prijzen, gecontroleerd 30 september 2026)

HoorayHR is de instapper van deze vergelijking. Core dekt personeelsdossier, verlof en verzuim, onboarding/offboarding-workflows, documenten genereren en ondertekenen en rapportages; Plus voegt API en SSO, reviews en 360-gradenfeedback, eigen branding, een dedicated success manager en de add-ons multi-entiteiten en declaraties toe. Urenregistratie is een add-on van €1,50 per gebruiker per maand.

Sterkste punt: Snel starten zonder vastzitten. HoorayHR rekent geen implementatiekosten, noemt een start binnen een week met een persoonlijke kick-off, en is maandelijks opzegbaar. De eerste 14 dagen zijn gratis. Voor een bedrijf met 10-30 medewerkers dat van Excel af wil, is dat een korte route naar een HR-systeem.

Zwakste punt: Het minimum van 10 gebruikers maakt het voor heel kleine teams relatief duur (een team van 5 betaalt ook €75 per maand). In Core zijn het aantal eigen HR-workflows beperkt en de digitale ondertekeningen begrensd op 3 per medewerker per jaar; reviews en 360-gradenfeedback zitten alleen in Plus. HoorayHR doet geen eigen salarisverwerking.

Past bij: Kleine MKB-bedrijven met 10 of meer medewerkers die een eenvoudige oplossing met een vaste prijs per gebruiker zoeken. Twijfel je met Personio? Lees de Personio vs HoorayHR vergelijking voor een gedetailleerde analyse.

Rekenvoorbeeld: bij 12 medewerkers betaal je voor HoorayHR Core €90 per maand (12 × €7,50), of €111 voor Plus (12 × €9,25).

6. Loket: salaris en HR, zelf of via je accountant

Prijs: op aanvraag

Loket is één platform voor HR en salaris, van verloning en verlof tot onboarding en verzuim. Je gebruikt het als werkgever zelf, of je accountantskantoor gebruikt het om jouw salarisadministratie te doen. De kosten hangen volgens Loket af van de behoeften en omvang van je organisatie.

Sterkste punt: Salaris en HR in één Nederlands platform voor werkgevers én accountantskantoren. Loket noemt op zijn website onder meer salarisverwerking, verlof, verzuim (met koppeling naar een verzuimverzekeraar), preboarding waarbij nieuwe medewerkers hun gegevens vóór de eerste werkdag zelf invullen, declareren en workflows zoals contractverlengingen. Loket sluit volgens eigen opgave aan op meer dan 100 applicaties, waaronder HoorayHR, Personio en HiBob.

Zwakste punt: Geen publieke prijzen, dus vergelijken kan alleen met een offerte. Performance management zit niet als eigen module op de site, maar via koppelingen zoals Teampeak.

Past bij: MKB-bedrijven die salaris en HR in één Nederlands systeem willen, of die de salarisadministratie via hun accountant laten lopen. Meer weten over salarisadministratie software? Bekijk ons complete overzicht.

Welk HR-systeem past bij welk bedrijf?

Je hebt de details gelezen. Maar welk systeem moet je nu kiezen? Hieronder een beslisboom op basis van drie vragen:

Stap 1: Hoeveel medewerkers heb je?

• 1-10 medewerkers: HoorayHR (Core €7,50 per gebruiker, minimaal €75 per maand) + salarisverwerking via je accountant, of Nmbrs los als salaris voorop staat
• 10-50 medewerkers: Personio (Core vanaf €7,60/mdw) als HR-platform, of Nmbrs (€71/mnd bij 10 medewerkers tot €247 bij 50, Essential) als salaris de prioriteit is
• 50-250 medewerkers: Personio of AFAS, afhankelijk van je bestaande systemen
• 250+ medewerkers: AFAS of HiBob, afhankelijk van internationale plannen

Stap 2: Wat is je topprioriteit?

• Salarisverwerking in eigen systeem: Nmbrs, Loket of AFAS
• HR-processen stroomlijnen (verlof, onboarding): Personio of HoorayHR
• Alles in één systeem: AFAS
• Internationale teams managen: HiBob
• Snel en zonder contract starten: HoorayHR (volgens HoorayHR binnen een week, maandelijks opzegbaar) of Nmbrs (maandelijks opzegbaar)

Stap 3: Wat is je budget per medewerker per maand?

• Onder €5 per medewerker: Nmbrs Essential bij grotere teams (€247 bij 50 medewerkers, ofwel €4,94 per medewerker)
• €5-10 per medewerker: HoorayHR Core (€7,50) of Plus (€9,25), Nmbrs Essential of Advanced bij kleinere teams; Personio Core begint op €7,60
• Prijs op aanvraag: Loket, HiBob en de HRM & Payroll-lijn van AFAS geven geen publieke tarieven; bij Personio gaan Pro en de apps op offerte

Ben je net je eerste medewerker aan het aannemen? Dan is je situatie anders; lees onze specifieke gids daarvoor.

Welke HR-software voor 25 medewerkers?

Bij 25 medewerkers kies je in de praktijk tussen drie routes: HoorayHR voor de HR-processen (€187,50 per maand voor Core) met een apart payrollpakket, Nmbrs als de salarisverwerking voorop staat (€134 per maand voor Essential, inclusief loonverwerking), of Personio (Core vanaf €190 per maand) als je richting 50 medewerkers groeit. Bij AFAS en Loket vraag je een offerte aan.

Bij deze omvang worden verlofaanvragen, contractverlengingen en ziekmeldingen talrijk genoeg om handmatig bijhouden foutgevoelig te maken, terwijl er nog niet altijd een HR-afdeling is die een zwaar systeem kan inrichten. Uit dit overzicht blijven in dit segment drie routes over.

Route 1: HR-processen eerst, payroll erbij. HoorayHR (€7,50 per gebruiker per maand voor Core, dus €187,50 bij 25 medewerkers; Plus €231,25) dekt verlof, personeelsdossiers, verzuim en onboarding, en is volgens HoorayHR binnen een week ingericht, zonder implementatiekosten. De salarisverwerking laat je bij je accountant of een payrollpakket; die kosten komen er dus nog bij. Met Nmbrs Essential erbij kom je op €321,50 per maand.

Route 2: payroll eerst. Nmbrs kost bij 25 verloonde medewerkers €134 per maand op Essential en €206 op Advanced (btw-status niet vermeld), ofwel €5,36 of €8,24 per medewerker. Loopt de loonadministratie via je accountant, dan is Loket het alternatief, met een tarief op aanvraag.

Route 3: één platform dat meegroeit. Personio is de logische kandidaat als je richting de 50 of 75 medewerkers gaat en nu al onboarding-workflows en functioneringsgesprekken wilt standaardiseren. Je vraagt een offerte op voor de inschrijfkosten en eventuele apps, en rekent een payrollpakket mee. Bij AFAS vraag je een prijsindicatie aan, inclusief de implementatiekosten.

Wie zoekt op “HRM-software voor 25 gebruikers” loopt bovendien tegen een rekenval aan: leveranciers tellen verschillend. Personio rekent alle actieve gebruikers als licentie, HoorayHR rekent per gebruiker met een minimum van 10, en Nmbrs telt alleen medewerkers die in die maand een loonstrook krijgen. Vraag in de offerte expliciet om de definitie van een “gebruiker” en om wat er gebeurt als je in de loop van het jaar naar 30 of 35 medewerkers groeit.

De vuistregel voor dit segment: combineer een lichte HR-tool met een gespecialiseerde payroll-oplossing, tenzij je binnen twee jaar boven de 50 medewerkers uitkomt. Dan kan één platform dat beide kanten dekt voordeliger zijn, omdat je een migratie overslaat.

Feature vergelijking per module

De master-tabel geeft een overzicht; hieronder per HR-module wat de leveranciers zelf noemen.

Verlof en verzuim

Ons oordeel: Verlof en verzuim zitten in alle zes. HoorayHR somt op zijn prijspagina expliciet de Nederlandse verlofsoorten op (wettelijk en bovenwettelijk verlof, ADV- en ATV-uren, tijd-voor-tijd). HiBob noemt workflows met goedkeuringen, en Loket noemt verzuim melden, dossiers volgen en koppelen met een verzuimverzekeraar.

Onboarding

Ons oordeel: Onboarding-workflows zitten in alle zes, bij Nmbrs pas vanaf Advanced. AFAS en Loket noemen expliciet dat nieuwe medewerkers al vóór de eerste werkdag hun gegevens aanleveren.

Payroll (salarisverwerking)

Ons oordeel: Voor salarisverwerking zijn Nmbrs, AFAS en Loket de pakketten met een eigen Nederlandse loonverwerking; Nmbrs is de enige van de drie met publieke prijzen. Personio, HiBob en HoorayHR zijn geen payroll-tools; je hebt er altijd een payrollpakket bij nodig.

Performance management

Ons oordeel: HiBob en AFAS hebben performance in het platform zelf; bij Personio is het een app en bij Nmbrs deels Advanced en deels een plus feature. HoorayHR heeft doelen en meetings in Core en reviews en 360-gradenfeedback in Plus. Loket gebruikt hiervoor koppelingen.

Zoek je ook naar werkrooster software of verzuimsoftware? Controleer of die koppelen met het HR-systeem dat je kiest.

Kostenrekenvoorbeeld per bedrijfsgrootte

Theorie is mooi, maar wat betaal je concreet? Wij rekenden voor drie bedrijfsgroottes de maandkosten door, exclusief eenmalige kosten. Belangrijk om te weten voordat je de tabellen leest: van deze zes publiceren HoorayHR (hoorayhr.io/prijzen) en Nmbrs hun tarieven, en Personio noemt op de Engelstalige prijspagina een vanaf-prijs voor Core (€7,60 per medewerker per maand). Met dat bedrag rekenen we hieronder, als ondergrens zonder inschrijfkosten en apps. HiBob en Loket noemen geen bedragen, en AFAS geeft voor HRM & Payroll een prijsindicatie op aanvraag. De Nmbrs-bedragen hieronder zijn de staffelprijzen per maand (of ze inclusief of exclusief btw zijn, vermeldt Nmbrs niet), op basis van het aantal actief verloonde medewerkers. Alle bedragen gecontroleerd op 30 september 2026.

Scenario 1: 10 medewerkers

Ons advies bij 10 medewerkers: HoorayHR Core + Nmbrs Essential komt op €146 per maand (€75 + €71), zonder implementatiekosten bij HoorayHR. Personio Core + Nmbrs Essential komt op minimaal €147 per maand; het maandbedrag is dus vrijwel gelijk, maar voor de inschrijfkosten van Personio heb je een offerte nodig en je tekent voor een jaar. Wil je alleen salarisverwerking met basis-HR, dan is Nmbrs los (€71) het goedkoopste pakket met een publieke prijs.

Scenario 2: 25 medewerkers

Ons advies bij 25 medewerkers: Personio + Nmbrs geeft een uitgebreid HR-platform met een Nederlandse loonverwerking erachter; Personio noemt Nmbrs als payroll-integratie. Samen kom je op minimaal €324 per maand (€190 voor Personio Core plus €134 voor Nmbrs Essential), plus de inschrijfkosten van Personio. HoorayHR Core + Nmbrs Essential komt op €321,50 per maand, dus vergelijkbaar, zonder jaarcontract.

Scenario 3: 50 medewerkers

Ons advies bij 50 medewerkers: Gebruik je AFAS al voor je financiële administratie, vraag dan een prijsindicatie voor HRM & Payroll aan. Anders blijft Personio + Nmbrs een voor de hand liggende combinatie. HiBob vooral als je internationaal opereert.

Vergeet de eenmalige kosten niet: HoorayHR rekent geen implementatiekosten (gratis implementatieservice volgens de prijspagina). Personio rekent eenmalige inschrijfkosten afhankelijk van je bedrijfsgrootte, zonder publiek bedrag. Nmbrs beantwoordt de vraag “Zijn er verborgen kosten?” op zijn tarievenpagina met “Nee”: je betaalt het maandpakket en eventuele plus features. AFAS, HiBob en Loket noemen geen implementatiebedrag; vraag dat mee in de offerte.

Integraties met boekhoudsoftware

Een HR-systeem staat niet op zichzelf. Het moet samenwerken met je boekhoudsoftware, bij voorkeur zonder handmatige exports. Dit zijn de koppelingen die de leveranciers zelf noemen:

Nmbrs integraties

• Boekhouding: Exact Online, Twinfield, Moneybird, Visma eAccounting, SnelStart, AFAS en Software Gemak (Unit4) staan in het integratieoverzicht
• HR: onder meer Personio en HoorayHR; HiBob staat als “upcoming”
• Totaal: het overzicht telt 397 integraties; journaalposten exporteren zit in elk pakket

Personio integraties

• Payroll: Loket en Nmbrs noemen een koppeling met Personio
• Overig: meer dan 200 integraties, waaronder Slack, Microsoft Teams, Google Calendar en Zapier
• API: eigen integraties via de API in Pro

AFAS integraties

• Intern: financieel, HRM, payroll en CRM werken in hetzelfde systeem; dat is het grote voordeel
• Extern: vraag AFAS welke koppelingen met andere software beschikbaar zijn

HiBob integraties

• API: publieke HR-API en webhooks
• Payroll: koppelingen met payroll-aanbieders in meerdere landen; in Nederland heeft Loket een koppeling met HiBob
• Overig: HiBob noemt SSO- en samenwerkingstools; welke precies, staat in het integratieoverzicht van HiBob

HoorayHR integraties

• Salarisadministratie: Nmbrs, Loket en SalarFusion
• Boekhouding: onder meer Exact Online, Moneybird, Twinfield, SnelStart, e-Boekhouden.nl en AFAS
• Overig: Simplicate, Teamleader, Gripp, Slack en Microsoft Teams; de integratiepagina toont 38 koppelingen
• API: alleen in het Plus-pakket

Loket integraties

• Totaal: meer dan 100 koppelingen, waarbij uren, mutaties en journaalposten automatisch worden uitgewisseld
• HR: onder meer HoorayHR, Personio en HiBob

Onze conclusie over integraties: Gebruik je Exact Online, Twinfield of Moneybird, dan hebben Nmbrs en HoorayHR daar allebei een koppeling voor. Zit je al in het AFAS-ecosysteem, dan hoef je voor HR en financieel niet te koppelen. Voor internationale teams met veel verschillende tools noemt HiBob koppelingen met payroll-aanbieders in meerdere landen.

Gebruik je Moneybird of een andere boekhouder? Bekijk dan ook ons overzicht van uitzendbureaus HR-software voor specifieke situaties met complexe loonadministratie.

De meest voorkomende verkeerde keuzes

Bij het kiezen van HR-software zijn er drie valkuilen die je vooraf kunt vermijden:

Fout 1: Te groot systeem voor te klein bedrijf. Stel: een bedrijf met 15 medewerkers kiest een zwaar systeem omdat “we willen groeien naar 100”. Dan betaal je voor implementatie en functies die je team nog niet gebruikt. Start met iets dat past bij je huidige grootte en migreer als het nodig is.

Fout 2: Alleen op prijs per medewerker kiezen. De prijs per medewerker is niet de totaalprijs. Een bedrijf dat HoorayHR Core kiest (€7,50 per gebruiker) en daarnaast salarisverwerking (bijvoorbeeld Nmbrs) en een ATS nodig heeft, betaalt voor drie systemen. Andersom rekent Personio inschrijfkosten en apps bovenop de vanaf-prijs. Tel alle abonnementen en eenmalige kosten op voordat je vergelijkt.

Fout 3: Nederlandse payroll onderschatten. Internationale systemen als HiBob en Personio zijn gemaakt voor HR-processen, maar ze doen geen Nederlandse salarisverwerking. Je hebt dus altijd een Nederlands payrollpakket (Nmbrs, Loket of AFAS) of een salarisadviseur nodig. Reken die kosten mee in je vergelijking.

Wet- en regelgeving die je HR-software moet ondersteunen

Als mkb-werkgever in Nederland heb je arbeidsrechtelijke verplichtingen die je HR-software moet kunnen dragen. Vier daarvan bepalen in de praktijk of een pakket bruikbaar is.

Ketenregeling (tijdelijke contracten). Een tijdelijk contract gaat automatisch over in een vast contract als een medewerker meer dan 3 tijdelijke contracten bij dezelfde werkgever heeft gehad, of langer dan 3 jaar achter elkaar met tijdelijke contracten werkt; een cao kan andere regels hebben (Rijksoverheid). Je systeem moet contractverloopdatums bewaken en op tijd waarschuwen. HoorayHR noemt contractbeheer met automatische HR-signalen, en bij Loket start je bij een aflopend contract een workflow. Vraag in de demo of het systeem ook de ketentelling bijhoudt, niet alleen de einddatum.

Wet verbetering poortwachter. Bij langdurig verzuim geldt een re-integratieplicht met vaste stappen: probleemanalyse rond week 6, plan van aanpak uiterlijk in week 8, de 42e-weeksmelding bij UWV, de eerstejaarsevaluatie rond week 52 en de eindevaluatie in week 91 (UWV). AFAS noemt bij verzuim dat je zicht houdt op planning, acties en termijnen; Loket noemt verzuim melden, dossiers volgen en koppelen met een verzuimverzekeraar. De volledige tijdlijn staat in ons overzicht van de Wvp-verplichtingen bij verzuimregistratie; voor de softwarekeuze zelf zie verzuimregistratie- en verlofsoftware vergeleken.

AVG en personeelsdossier. Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Het verschil tussen pakketten zit in de rechtenstructuur: wie ziet welke gegevens. Personio en HoorayHR noemen een ISO 27001-certificering. Voor Loket, Nmbrs en AFAS vonden wij op de bekeken pagina’s geen certificering. Sluit met elke leverancier een verwerkersovereenkomst. Het stappenplan staat in personeelsdossier digitaliseren en AVG.

Transitievergoeding. Bij ontslag heeft een medewerker vanaf de eerste werkdag recht op een transitievergoeding: 1/3 maandsalaris per heel dienstjaar, plus een evenredig deel over de rest (Rijksoverheid). Vraag na of je HR- of payrollpakket die berekening ondersteunt.

Modules die je los bijkoopt

De meeste pakketten werken met een basisabonnement plus optionele modules. Daardoor is een vanafprijs per medewerker iets heel anders dan een prijs die alles bevat. Wat de leveranciers zelf als losse onderdelen noemen:

• Personio: werving en selectie, performance en ontwikkeling, surveys, beloningsbeheer en whistleblowing zijn apps bovenop Core.
• Nmbrs: plus features zoals job posting, expense management, bankkoppeling, performance management en de employee engagement survey zet je per maand aan of uit via de Marketplace.
• HoorayHR: urenregistratie (€1,50), multi-entiteiten (€1,00) en declaraties (€0,50) per gebruiker per maand; in Plus zijn multi-entiteiten en declaraties inbegrepen.
• AFAS: branchespecifieke functionaliteit, zoals het verlonen van flexwerkers, kost extra.

Twee bedrijven van dezelfde omvang kunnen bij hetzelfde pakket sterk verschillende maandbedragen betalen, puur door de modulekeuze. Vraag daarom altijd een offerte op basis van je eigen aantal medewerkers en de modules die je echt gebruikt, en bereken wat HR-software kost om te toetsen of een offerte marktconform is.

Contractvoorwaarden om op te letten

Naast prijs en functies bepalen vier contractuele punten hoe makkelijk je later van koers kunt wijzigen:

• Opzegtermijn en contractduur: Personio werkt met een jaarcontract dat stilzwijgend verlengt, AFAS is na het eerste jaar maandelijks opzegbaar, Nmbrs en HoorayHR zijn maandelijks opzegbaar. Vraag de opzegtermijn op vóór ondertekening.
• Data-export bij overstap: kun je op elk moment de volledige personeelsdata in een leesbaar formaat exporteren?
• Prijsindexering: vraag naar de exacte indexeringsafspraak in plaats van naar het tarief van dit jaar.
• Support per plan: bij een deel van de leveranciers zit uitgebreidere support alleen in duurdere plannen, zoals de dedicated success manager in HoorayHR Plus en premium support in Nmbrs Advanced Pro.

Wie beslist er over het HR-pakket?

Wie binnen het bedrijf de knoop doorhakt, bepaalt mee welke eisen de doorslag geven. Een eigenaar kijkt eerder naar prijs en implementatiesnelheid, een HR-manager of controller eerder naar rapportage en compliance. Betrek beide perspectieven.

Het risico van een eenzijdige keuze: een systeem dat de directie prima vindt, maar dat medewerkers onduidelijk vinden. Verlofaanvragen, self-service en mobiele toegang raken de eindgebruiker het hardst; zorg dat die in de demo aan bod komen. Laat daarom een kleine groep medewerkers meetesten voordat je tekent; HoorayHR heeft bijvoorbeeld een gratis proefperiode van 14 dagen.

Groeipad: van vijf naar vijftig medewerkers

Mkb-bedrijven groeien niet lineair, en je HR-software moet meegroeien. Een logisch groeipad met deze pakketten:

• 5 tot 15 medewerkers: HoorayHR (verlof, verzuim en dossiers; minimaal 10 gebruikers, dus vanaf €75 per maand) of een salarispakket met HR-basis, zoals Nmbrs of Loket.
• 15 tot 30 medewerkers: Personio, of Nmbrs Advanced of Loket met extra modules: functioneringsgesprekken worden relevant, onboarding heeft structuur nodig, de directie wil rapportages.
• 30 tot 100 medewerkers: AFAS of Personio in een zwaarder plan: processen worden gestandaardiseerd, de koppeling met boekhouding en planning gaat zwaarder wegen.

Kies bij de selectie niet het systeem dat nu precies past, maar het systeem dat bij dertig procent meer medewerkers nog werkt. Een migratie naar een ander HR-systeem kost tijd; vraag de leverancier vooraf hoe die verloopt.

Wat de investering oplevert

Naast de salarisverwerking zit er tijdwinst in wat daaromheen ligt: verlofregistratie, verzuimopvolging, contractbeheer en documenten delen.

Met een self-serviceportaal vraagt de medewerker verlof aan, keurt de leidinggevende goed en loopt het saldo automatisch bij, zonder spreadsheet. Contractbeheer is het tweede voordeel: aflopende tijdelijke contracten en proeftijden kunnen automatisch worden gesignaleerd, waar ze zonder systeem ongemerkt verlopen.

Reken het na met je eigen cijfers: stel dat je tien uur per maand kwijt bent aan handmatige HR-administratie tegen een intern uurtarief van €50, dan is dat €500 per maand. Van de pakketten met publieke prijzen blijven HoorayHR (Core €150, Plus €185), Personio Core (vanaf €152) en Nmbrs Essential (tussen €71 en €134) bij 20 medewerkers onder de €200 per maand. Vul je eigen teamgrootte in de kostencalculator voor HR-software in om die vergelijking concreet te maken.

Checklist voordat je tekent

• Weet je hoeveel medewerkers je nu en over twee jaar hebt?
• Heb je bepaald of salarisadministratie in het pakket zelf moet zitten of via je accountant loopt?
• Heb je de implementatie- of inschrijfkosten opgevraagd, niet alleen de licentieprijs per medewerker?
• Weet je hoe bestaande verlofhistorie en personeelsdossiers worden gemigreerd?
• Weet je welke modules (verzuim, recruitment, performance) je nodig hebt en wat die kosten?
• Koppelt het systeem met je huidige boekhoudpakket?
• Heeft een pilotgroep van medewerkers het getest?
• Weet je wat de contractduur en opzegtermijn zijn?

Weet je na deze checklist nog niet welke kant het op moet, gebruik dan de keuzehulp HR-software: zes vragen over teamgrootte, payroll en budget leveren een shortlist op.

Conclusie: wat we aanbevelen per situatie

Na het vergelijken van deze zes systemen komen wij tot deze aanbevelingen:

Voor klein MKB (10-25 medewerkers) zonder complexe payroll: Start met HoorayHR. Je bent volgens HoorayHR binnen een week live, er zijn geen implementatiekosten, je kunt maandelijks opzeggen en het dekt de basis. Combineer het met Nmbrs of je accountant voor de salarisverwerking. Totale kosten met Core en Nmbrs Essential: €146 per maand bij 10 medewerkers (€14,60 per medewerker) en €321,50 bij 25 (€12,86 per medewerker). Onder de 10 medewerkers betaal je bij HoorayHR toch €75 per maand; weeg dan af of Nmbrs met zijn HR-basis volstaat.

Voor groeiend MKB (10-100 medewerkers) dat wil professionaliseren: Kies Personio. Het dekt de HR-basis in Core, je breidt uit met apps als je groeit, en Personio koppelt met Nmbrs en Loket voor de Nederlandse payroll. Houd rekening met het jaarcontract en de inschrijfkosten.

Voor organisaties (50+) die alles in één systeem willen: AFAS is de logische kandidaat, mits je bereid bent te investeren in de implementatie. Zit je al in het AFAS-ecosysteem, dan ligt HRM & Payroll van AFAS het meest voor de hand.

Voor internationale teams in meerdere landen: HiBob. Het noemt workflows en goedkeuringen, lokale beleidsregels voor verlof en koppelingen met payroll-aanbieders in meerdere landen. De prijs gaat op offerte, dus vergelijk die met wat je nu per land betaalt.

Voor bedrijven die salaris en HR in één Nederlands systeem willen, of via hun accountant: Loket of Nmbrs. Loket is er voor werkgevers en accountantskantoren; Nmbrs publiceert zijn prijzen en is maandelijks opzegbaar.

De belangrijkste les: kies het systeem dat past bij je huidige situatie, niet bij waar je over 5 jaar hoopt te zijn. Migreren is vervelend, maar minder erg dan 3 jaar betalen voor functies die je niet gebruikt.

Wil je meer vergelijkingen? Bekijk de Nmbrs vs AFAS payroll analyse, het overzicht beste HR-software 2026 per bedrijfsgrootte of alle HR-software op de categoriepagina.

Hulp nodig bij het kiezen? Neem contact op via het contactformulier; we denken graag vrijblijvend met je mee over de keuze voor jouw situatie.

Bekijk HiBob →