Of een kassasysteem aan de fiscale eisen voldoet, hangt niet alleen van het merk af. De gegevens die je kassa vastlegt, maken deel uit van je administratie, en voor die administratie stelt de wet eisen. In dit artikel zetten wij op een rij wat de Belastingdienst daarover zelf zegt, en wat dat in de praktijk voor je instellingen en je bewaring betekent.
Onze bronnen zijn de brochure ‘Het kassasysteem in uw bedrijf’ (Belastingdienst, uitgave september 2013), de ‘Handreiking voor een betrouwbaar afrekensysteem’ (Belastingdienst, 2023) en de btw-pagina’s van de Belastingdienst, geraadpleegd op 6 oktober 2026. De brochure is ouder, maar verwijst naar dezelfde wetsartikelen als de handreiking uit 2023.
Kort antwoord: De Belastingdienst stelt de eisen van een administratie ook aan je kassasysteem (artikel 52 AWR). Je moet alle transacties bewaren, ze digitaal kunnen reproduceren, ze controleerbaar houden met een doorlopende nummering, inzicht geven in je instellingen en de gegevens zeven jaar beschikbaar houden. Voor een kassa met het keurmerk ‘Het betrouwbare afrekensysteem’ mag je volgens de Belastingdienst aannemen dat je administratie op die punten voldoet.
Wat eist de Belastingdienst van je kassasysteem?
De kern staat in artikel 52 lid 1 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). Administratieplichtigen moeten van hun vermogenstoestand en van alles betreffende hun bedrijf, naar de eisen van dat bedrijf, een administratie voeren en bewaren, zodat te allen tijde hun rechten en verplichtingen en de voor de heffing van belasting van belang zijnde gegevens daaruit duidelijk blijken. De bewaartermijn staat in artikel 52 lid 4 AWR.
De Belastingdienst legt dit uit voor kassa’s: de gegevens die je kassasysteem vastlegt, horen bij je administratie, dus de fiscale eisen aan een administratie gelden ook voor het kassasysteem. Hoe zwaar die eisen zijn, hangt af van de aard, omvang en complexiteit van je bedrijf.
In de handreiking uit 2023 noemt de Belastingdienst vijf aandachtspunten bij toezicht op een afrekensysteem:
- Registratie: het systeem ondersteunt de registratie van alle gebeurtenissen.
- Integriteit: de gegevens zijn juist (foutherstel blijft zichtbaar via tegenboekingen), volledig en tijdig.
- Bewaarplicht: de gegevens blijven de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar beschikbaar.
- Rapportage: de rapportages uit het systeem zijn integer.
- Controleerbaar: de gegevens blijven controleerbaar.
Leveranciers hebben daarnaast zelf een keurmerk ontwikkeld, ‘Het betrouwbare afrekensysteem’. Volgens de Belastingdienst garandeert dit keurmerk dat transacties goed worden vastgelegd en bewaard. Vraag je leverancier of jouw kassa dit keurmerk heeft en voor welke versie dat geldt.
De zes punten uit de brochure
Bij een keurmerkkassa mag je er volgens de Belastingdienst van uitgaan dat je administratie op deze punten voldoet:
- Je bewaart je transactiegegevens. Je moet alle transacties bewaren; in kassa’s is daarvoor een elektronisch journaal aanwezig dat alle handelingen vastlegt. Een papieren controlerol geeft volgens de Belastingdienst geen goed toegankelijke informatie en past daarom vaak niet bij een onderneming van middelgrote omvang.
- Je kunt de transactiegegevens (re)produceren. Als de gegevens digitaal zijn vastgelegd, bewaar je ze ook digitaal. Is het geheugen van de kassa te klein, dan maak je regelmatig een back-up op een ander medium.
- Je transactiegegevens zijn controleerbaar. Tijdstip en nummering zijn binnen je administratie te volgen. Je gebruikt een doorlopende nummering, zodat je kunt vaststellen of een transactie ontbreekt. Bijzondere registraties leg je vast en bewaar je: corrigeren van geregistreerde transacties, trainingsstand, geldlade open zonder verkopen en inloggen van personeel.
- Je geeft inzicht in de instellingen van je kassasysteem. Bij een controle laat je de toegepaste instellingen zien. Verander je later instellingen, dan bewaar je die wijzigingen ook, onder meer van prijzen en het btw-percentage.
- Je beveiligt de transactiegegevens, zodat ze achteraf niet verloren gaan of te manipuleren zijn.
- Je kunt gegevens aanleveren bij controle: in een leesbaar formaat, op afroep en binnen een redelijke termijn.
De bewaarplicht: 7 jaar
De bewaarplicht van 7 jaar geldt voor je basisgegevens, zoals de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek. Gegevens over onroerende zaken bewaar je 10 jaar. Voor het bepalen van de start van de termijn gebruik je de actuele waarde van een gegeven: zolang gegevens actueel blijven, horen ze bij de administratie, en pas als die actualiteitswaarde vervalt, begint de bewaartermijn. Over andere gegevens dan de basisgegevens kun je met de Belastingdienst afspraken maken over kortere termijnen.
Voor een kassa betekent dit dat je niet alleen dagstaten bewaart, maar ook de transacties eronder. Bewaart je leverancier de data maar beperkt, dan moet je zelf zorgen dat je de gegevens op een andere plek veiligstelt. De Belastingdienst noemt dit voor kassa’s met te weinig geheugen expliciet: maak regelmatig een back-up op een ander medium. Vraag je leverancier daarom naar de standaard bewaartermijn van transactiedata en naar de exportmogelijkheden. Koppel je de kassa met je boekhouding, dan komen de gegevens ook in een tweede systeem terecht; hoe dat werkt, staat in Kassasysteem koppelen aan boekhouding.
Btw-tarieven in je kassa
De meeste kassa’s laten je een btw-tarief per artikel instellen. Het Nederlandse stelsel kent volgens de Belastingdienst een standaardtarief van 21%, een verlaagd tarief van 9% (onder meer voor voedingsmiddelen en boeken) en 0% bij internationaal zakendoen en in enkele andere gevallen. Welk tarief voor welk product geldt, zoek je op bij de Belastingdienst of vraag je aan je boekhouder; wij maken die indeling hier niet voor je.
Het is wel belangrijk dat je kassa de btw per tarief vastlegt en dat je gewijzigde instellingen kunt aantonen: de Belastingdienst noemt wijzigingen van prijzen en van het btw-percentage uitdrukkelijk als gegevens die je bewaart. Controleer daarom de btw-instellingen na elke software-update of prijswijziging. Een kassa die alleen een totaalbedrag bijhoudt zonder btw-uitsplitsing per tarief is lastig te combineren met een correcte btw-aangifte.
Kassasysteem en de KOR
Doe je mee met de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan reken je geen btw en doe je in de regel geen btw-aangifte. Je kunt de KOR gebruiken als je in Nederland gevestigd bent en niet meer dan €20.000 omzet in een kalenderjaar hebt; komt je omzet erboven, dan moet je je meteen afmelden (Belastingdienst). Je administratieplicht blijft gelden: je moet bijvoorbeeld je inkoopfacturen bewaren, en de gegevens uit je kassa horen bij je administratie.
Richt je kassa daarom vanaf het begin correct in, ook als je nu onder de KOR valt. Zodra je de KOR verlaat, moet de btw per tarief namelijk goed vastliggen.
Checklist: voldoet jouw kassasysteem aan de eisen?
Registratie en integriteit
- Legt het systeem elke transactie vast, ook correcties, trainingsstand, geldlade open zonder verkoop en inloggen van personeel?
- Is de nummering doorlopend, zodat een ontbrekende transactie opvalt?
- Blijft foutherstel zichtbaar, bijvoorbeeld via tegenboekingen?
Bewaren en reproduceren
- Wat is de standaard bewaartermijn van de leverancier, en is die minimaal 7 jaar?
- Kun je de transactiegegevens digitaal exporteren in een leesbaar formaat?
- Maak je regelmatig een back-up op een eigen medium?
Instellingen
- Zijn je prijzen en btw-percentages juist ingesteld, en bewaar je wijzigingen?
- Is de kassa beveiligd tegen verlies en manipulatie van gegevens?
Controle
- Kun je de gegevens op afroep en binnen een redelijke termijn aanleveren?
- Heeft je kassa het keurmerk ‘Het betrouwbare afrekensysteem’?
Antwoord je op een punt ’nee’ of ‘weet ik niet’, vraag het dan na bij je leverancier of boekhouder. Wat kassasystemen kosten en wat je extra betaalt voor uitgebreide rapportage staat in Kassasysteem verborgen kosten checklist.
Wat wij je adviseren
Dit zijn onze praktische aanbevelingen; ze komen niet letterlijk uit de Belastingdienst-bronnen, maar sluiten erop aan:
- Vraag je leverancier naar de bewaartermijn en het keurmerk. Noteer het antwoord in je administratie.
- Maak jaarlijks een export van de transactiedata en sla die op een plek op die je zelf beheert, los van de leverancier.
- Controleer de btw-instellingen bij elke prijs- of softwarewijziging en bewaar een overzicht van wat wanneer is gewijzigd.
- Documenteer de configuratie van je kassa, zodat je bij een controle kunt laten zien welke instellingen golden.
- Koppel de kassa met je boekhouding als dat past bij je werkwijze, en vraag je boekhouder welk exportformaat hij het liefst ziet.
Een kassasysteem kiezen dat hierbij past? Gebruik de kassasysteem keuzehulp. Wil je weten wat een kassasysteem je per maand kost? Gebruik de kassasysteem kosten berekenen tool.
Rekenvoorbeeld: wat een verkeerd btw-tarief kost
Dit is een rekenvoorbeeld, geen beschrijving van een bestaand bedrijf. Een horecabedrijf met €400.000 jaaromzet heeft producten ter waarde van 20% van de omzet (€80.000) op 9% btw staan terwijl 21% had gemoeten. Het verschil is 12 procentpunt over €80.000, dus €9.600 per jaar aan te weinig afgedragen btw. Blijft dat vijf jaar onopgemerkt, dan gaat het om €48.000 aan naheffing. Daar komen belastingrente en een eventuele boete bovenop; de Belastingdienst legt uit hoe die zijn opgebouwd en wanneer ze gelden.
Lees ook
- Beste kassasysteem horeca 2026: overzicht van kassasystemen
- Kassasysteem verborgen kosten checklist: alle kostenposten die je meeneemt voor je tekent
- Alle kassasysteem vergelijkingen en reviews: volledige overzichtspagina
- Kassasysteem inrichten checklist: stap voor stap klaar voor opening
- Cloud POS vs lokaal kassasysteem: voor- en nadelen per type
Externe bronnen: Belastingdienst, ‘Het kassasysteem in uw bedrijf’ (brochure, september 2013) en Belastingdienst, ‘Handreiking voor een betrouwbaar afrekensysteem’ (2023), beide te vinden op belastingdienst.nl.