Exact Online vs AFAS 2026: Kosten, Functies & Ervaringen

Exact Online vs AFAS — ik hoor dit vraagstuk minstens eens per maand van ondernemers en HR-managers die hun softwarelandschap willen stroomlijnen. Beide zijn Nederlandse marktleiders. Beide pakken boekhouding, projectmanagement en CRM-basisfuncties aan. En toch zijn ze zo fundamenteel anders dat ik ze zelden in dezelfde categorie adviseer.

Vorig jaar begeleidde ik een productiebedrijf met 80 medewerkers dat van Exact Online naar AFAS wilde overstappen. En een groeiend adviesbureau met 15 man dat AFAS had aangeschaft maar terugkwam op de beslissing nadat de implementatiekosten drie keer hoger uitvielen dan verwacht. Beide verhalen illustreren waarom deze keuze niet los te zien is van bedrijfsomvang, budget en interne ambitie.

Hieronder vergelijk ik Exact Online en AFAS op prijs, functies, gebruiksgemak, HR-mogelijkheden, integraties en schaalbaarheid. Geen marketingpraatjes — de echte kosten en de echte beperkingen.

Wil je ook de prijzen dieper induiken? Lees dan het artikel over Exact Online prijzen 2026 of AFAS prijzen 2026.

Exact Online vs AFAS: de snelle vergelijking

De korte conclusie: Exact Online is de keuze als je modulariteit, betaalbaarheid en een groot accountantsnetwerk wilt. AFAS is de keuze als je HR, salarisadministratie en personeelsbeheer in één geïntegreerd systeem wilt zonder afhankelijkheid van externe koppelingen.

Maar er zit meer nuance in dan een tabel kan vatten. Laten we de criteria één voor één doornemen.

Prijzen vergeleken: Exact Online vs AFAS

Exact Online — transparante abonnementsprijzen

Exact Online werkt met vaste maandprijzen per module. De boekhoudmodule:

• Essentials: €49/maand — 1 gebruiker, 1 administratie, 25 facturen/maand
• Standard: €99/maand — 2 gebruikers, 5 bankrekeningen, meer factuurvolume
• Advanced: €159/maand — 2 gebruikers, uitgebreid rapportage en API
• Premium: vanaf €299/maand — multi-company, meerdere administraties

Voor extra functionaliteit betaal je extra modules:

• CRM: €29-€49/maand extra
• Voorraad/Trade: module-toeslag
• Projectmanagement: module-toeslag
• Salaris (via Exact Salaris): €4-6 per salarisstrook
• Exact HR: apart pakket, maatwerkprijzen

De totale maandlasten voor een MKB-bedrijf van 30 medewerkers met boekhouding, project en salarisadministratie lopen al snel op naar €350-600 per maand. Dat is inclusief implementatie via een partner — die apart wordt gefactureerd.

Lees meer in het artikel over Exact Online prijzen en pakketten.

AFAS — offertebasis, geen publieke prijzen

AFAS publiceert geen vaste prijzen. Alles gaat via een offerte. Dat is bewust: AFAS positioneert zichzelf als maatwerkoplossing.

Uit gesprekken met gebruikers en implementatiepartners zijn dit de reële bandbreedte:

• Klein bedrijf (15-30 medewerkers): €300-600/maand abonnement + €5.000-15.000 eenmalige implementatiekosten
• Middenbedrijf (50-150 medewerkers): €600-1.200/maand + €15.000-40.000 implementatie
• Grotere organisaties (150+ medewerkers): maatwerk, vaak €2.000+/maand

AFAS heeft geen gratis instap. De democratische drempel is hoog. Het model is: jij investeert flink in de implementatie, en haalt daarna jarenlang waarde terug.

Winner prijs: Exact Online — significant lager instapbedrag en transparantere kosten. Maar vergelijk altijd de totale kosten per functioneel blok: als je bij Exact Online meerdere modules nodig hebt die bij AFAS inbegrepen zijn, verschuift de rekening.

Boekhoudingsfuncties: functionaliteit punt voor punt

Exact Online boekhouding

Exact Online is primair een boekhoudplatform dat uitgebreid is met extra modules. De boekhoudkern is solide:

• Automatische bankkoppeling (640+ banken)
• BTW-aangifte direct vanuit het systeem
• Debiteuren- en crediteurenbeheer
• Automatische herkenning van facturen via scan & herken
• Meertalig en multi-valuta
• Consolidatie (Premium-pakket)
• Uitgebreide rapportages en maatwerkoverzichten

Voor 600.000 Nederlandse gebruikers is Exact Online de facto de standaard. Iedere accountant kent het systeem, iedere salarisverwerker werkt er comfortabel mee.

AFAS boekhouding

AFAS heeft eveneens een volwaardige boekhoudmodule, maar die is minder het centrum van het systeem — AFAS denkt vanuit de organisatie, niet vanuit de boekhouding. De financiële module bevat:

• Grootboekadministratie en periodieke afsluiting
• Automatische bankkoppeling
• BTW-aangifte en Intrastat-reporting
• Projectadministratie geïntegreerd met uren en declaraties
• Consolidatie voor meerdere entiteiten
• Uitgebreide controlling- en managementrapportages

Waar AFAS echt sterk is: de verbinding tussen financiën en de rest van de organisatie. Urendeclaraties van medewerkers vloeien automatisch door naar de projectadministratie en factuurproductie. Dat soort end-to-end stromen zijn in AFAS native — in Exact Online bouw je dat via koppelingen.

Winner boekhouding: Gelijk, maar met nuance. Exact Online voor puur boekhoudwerk en accountantsamenwerking. AFAS als boekhouding onderdeel is van een bredere bedrijfsadministratie.

HR en salarisadministratie: het cruciale verschil

Dit is het terrein waarop Exact Online en AFAS het meest van elkaar verschillen.

Exact Online HR en salaris

Exact Online heeft beperkte ingebouwde HR-functionaliteit. De basisversie heeft:

• Personeelsdossier (beperkt)
• Koppeling met Exact Salaris (apart product, €4-6 per strook)
• Verlofregistratie via integraties
• Onboarding via externe apps

Voor serieuze HR-processen — denk aan recruitment, functioneringsgesprekken, leer- en ontwikkelingstrajecten, digitaal ondertekenen van contracten — reikt Exact Online naar externe koppelingen in de App Store. Dat werkt, maar je hebt meerdere systemen die je bijhoudt en koppelt.

AFAS HR en salaris

Dit is het domein waar AFAS vandaan komt. AFAS begon als HR-softwarebedrijf en heeft die roots nooit losgelaten. De HR-suite bevat:

• Salarisadministratie: volledig geïntegreerd, inclusief cao-berekeningen en loonaangifte
• Contractbeheer: digitaal ondertekenen, verlenging notificaties
• Verlof en verzuim: workflow, WIA-trajecten, Arbo-koppelingen
• Recruitment: vacatures, sollicitatiebeheer, onboarding workflow
• Functioneringsgesprekken en beoordelingen
• Leer en ontwikkeling (LMS-module)
• Medewerkersportaal (AFAS Pocket App)

Alles in één systeem, één database, één login voor de medewerker. Dat is de kracht van AFAS: je HR-afdeling hoeft niet vijf systemen open te houden.

Winner HR: AFAS — zonder discussie. Dit is het centrale onderscheid tussen de twee platforms.

Lees ook het overzicht van de beste HR-software Nederland als HR-functionaliteit zwaar weegt in jouw keuze.

CRM-functionaliteit vergeleken

Exact Online CRM

Exact Online heeft een ingebouwde CRM-module (apart abonnement) met:

• Contactbeheer en relatiebeheer
• Verkooppijplijn en kansen
• Offerte- en orderverwerking gekoppeld aan boekhouding
• E-mailintegratie (Outlook, Gmail)
• Activiteitenbeheer en follow-ups

De CRM-module is functioneel voor MKB-bedrijven die hun verkoopproces willen koppelen aan de financiële administratie. Het is geen concurrentie voor speciale CRM-tools zoals HubSpot of Salesforce, maar voor veel MKB-bedrijven is het goed genoeg.

AFAS CRM

AFAS heeft eveneens een CRM-module, geïntegreerd in het grotere platform. Het bevat vergelijkbare functies: relatiebeheer, offertes, orderbeheer. De integratie met projectadministratie en facturatie is sterk — vanuit een offerte naar project naar factuur is een soepele stroom binnen AFAS.

Winner CRM: Gelijk voor standaard MKB-gebruik. Als CRM echter je primaire verkooptool is, raden beide platforms aan naar specialistische CRM-tools te kijken — Exact via koppelingen, AFAS intern of ook extern.

Gebruiksgemak en implementatie

Exact Online: zelfstandig te implementeren

Exact Online is ontworpen voor zelfstandige implementatie. De meeste basisfuncties zijn in een middag ingesteld. De interface is — laten we eerlijk zijn — niet de modernste, maar wel overzichtelijk en logisch opgebouwd. Na jaren gebruik ben ik er handig in, maar ik hoor van nieuwe gebruikers dat de leercurve steiler is dan bij Moneybird of SnelStart.

Het grote voordeel: je kunt er zelfstandig mee beginnen. Een proefperiode van 30 dagen, koppel je bank, importeer je relaties, en je bent binnen een week operationeel. Implementatiepartners zijn beschikbaar maar niet verplicht.

AFAS: altijd via een implementatiepartner

AFAS implementeer je nooit zelf. Dat is geen aanbeveling — het is een vereiste. De complexiteit van het platform en de mate van configuratie die nodig is voor een goed werkend systeem vraagt altijd om een gecertificeerde implementatiepartner.

Gemiddelde implementatietijd: 3 tot 6 maanden voor een MKB-organisatie. Kortere implementaties bestaan, maar zijn risicovol. In die periode worden processen in kaart gebracht, het systeem ingericht, medewerkers getraind, en gedraaid er parallelle administraties.

De investering in implementatie is substantieel, maar betaalt zich terug als je het systeem volledig benut. Als je na implementatie drie van de tien modules gebruikt, is het geld weggegooid.

Winner gebruiksgemak: Exact Online — veel lagere drempel voor instap en onderhoud.

Integraties en ecosysteem

Exact Online App Store: 500+ koppelingen

Exact Online heeft een van de grootste ecosystemen van zakelijke software in Nederland. De Exact App Store telt meer dan 500 gevalideerde koppelingen, waaronder:

• E-commerce: Shopify, WooCommerce, Lightspeed
• CRM: HubSpot, Salesforce
• Logistiek: MyParcel, Sendcloud, diverse WMS-systemen
• Betalen: Mollie, MultiSafepay
• HR/salaris: ADP, NMBRS, diverse arbodiensten
• Rapportage: Power BI, Qlik

De open API maakt het ook mogelijk om eigen koppelingen te bouwen. Voor MKB-bedrijven met specifieke software in hun stack is dit een groot voordeel.

AFAS: gesloten maar volledig intern ecosysteem

AFAS heeft bewust gekozen voor een relatief gesloten architectuur. Het idee: alles wat je nodig hebt zit in AFAS, dus externe koppelingen zijn slechts voor uitzonderingen nodig. AFAS heeft wel een connector-framework en REST API, maar de ecosysteem is significant kleiner dan die van Exact Online.

Als je specifieke derdepartijsoftware — een webshop, een sectorspecifiek systeem, of een BI-tool — wilt koppelen, kost dat bij AFAS meer moeite en geld.

Winner integraties: Exact Online — grotere App Store, opener architectuur, meer flexibiliteit.

Support en klantenservice

Exact Online support

Exact Online biedt telefonische support, chat, e-mail en een uitgebreide kennisbank. De community forums zijn actief. Implementatiepartners bieden ook tweedelijns support.

De eerlijke beoordeling: op Trustpilot scoort Exact Online een 2.7/5 (644 reviews), en klantenservice is een veelgenoemde klacht. Wachttijden bij telefoon kunnen oplopen. De kennisbank is goed, maar niet altijd actueel.

AFAS support

AFAS-klanten lopen primair via de implementatiepartner voor support. AFAS zelf biedt een klantportaal, webinars en een community. De rechtstreekse bereikbaarheid van AFAS-support is minder dan bij Exact Online — dat is de trade-off van het partnermodel.

Het voordeel: een goede implementatiepartner kent jouw specifieke configuratie en kan dus gerichter helpen dan een generieke helpdesk.

Winner support: Gelijk — beide scoren matig op directe bereikbaarheid. Het netwerk van partners is bij beiden de praktische oplossing.

Schaalbaarheid

Exact Online: goed tot een bepaald punt

Exact Online schaalt goed van 1 tot circa 100-150 medewerkers. Daarboven wordt het beheertechnisch complex: je stapelt modules, je hebt meerdere integraties voor HR en salaris, en de totale kosten en het beheer nemen fors toe.

Voor internationale groei heeft Exact Online een voordeel: het platform ondersteunt meerdere landen, valuta en talen in het Premium-pakket. Dat is nuttig voor Nederlandse bedrijven die ook in België, Duitsland of het Verenigd Koninkrijk actief zijn.

AFAS: gebouwd voor groei van 50 tot 1000 medewerkers

AFAS is specifiek gebouwd voor de schaal van middenbedrijven. Het systeem schaalt goed van 30 tot 1000+ medewerkers. De platformarchitectuur gaat niet kraken als HR 200 medewerkers verwerkt of als projectadministratie 500 actieve projecten beheert.

AFAS is minder geschikt voor internationale uitrol — de software is sterk gefocust op de Nederlandse markt met Nederlandse wet- en regelgeving.

Winner schaalbaarheid: Afhankelijk van richting. Internationaal: Exact Online. Grote Nederlandse organisaties met HR-complexiteit: AFAS.

Winnaars per categorie: overzicht

Voor wie is Exact Online de beste keuze?

Exact Online is de juiste keuze als:

• Je bedrijf heeft 1 tot 50 medewerkers en je wilt betaalbare, modulaire software
• Je accountant werkt al met Exact Online — wat bij de meeste Nederlandse accountantskantoren het geval is
• Je hebt een diverse softwarestack en wilt koppelingen met webshop, CRM of logistieke systemen
• Budgetbewustzijn speelt — de totale kosten zijn transparanter en lager dan AFAS
• Je wilt internationaal groeien — Exact Online heeft betere multi-country ondersteuning
• Je wilt snel live — implementatie in dagen tot weken, niet maanden

Lees meer over de sterke punten in de volledige Exact Online review 2026, of bekijk Exact Online alternatieven als je twijfelt.

Voor wie is AFAS de beste keuze?

AFAS is de juiste keuze als:

• Je bedrijf heeft 50 tot 500 medewerkers met een serieuze HR-afdeling
• Salarisadministratie en personeelsbeheer zijn kernprocessen die je volledig geïntegreerd wilt hebben
• Je wilt één systeem voor HR, salaris, boekhouding, project en CRM — zonder losse koppelingen
• Je bereid bent te investeren in een gedegen implementatie voor langjarig gebruik
• Je organisatie heeft interne IT-capaciteit of een partner die het systeem kan onderhouden
• Je groeit naar een middelgroot bedrijf en wilt de software meegroeien

De AFAS review 2026 geeft meer inzicht in de praktische ervaringen met het platform.

Scenario’s: welke software voor welke situatie?

Scenario 1: Adviesbureau, 12 medewerkers

Advies: Exact Online Standard + Projectmodule

Boekhouding en urenregistratie zijn de kernbehoeften. De salarisadministratie gaat via de accountant of Exact Salaris. AFAS is overdimensionering — de implementatiekosten staan niet in verhouding.

Scenario 2: Productiebedrijf, 75 medewerkers

Advies: AFAS

HR-complexiteit (cao, ploegendiensten, verzuim), geïntegreerde projectadministratie en voorraadbeheer maken AFAS een serieuze kandidaat. De investering is te rechtvaardigen bij dit medewerkersaantal.

Scenario 3: Webshop, 8 medewerkers

Advies: Exact Online of zelfs Moneybird

Webshopkoppelingen zijn beter in Exact Online dan in AFAS. Voor kleine teams met webshopfocus zijn ook lichtere alternatieven als Moneybird → of Jortt → het overwegen waard — goedkoper en eenvoudiger.

Scenario 4: Zorginstelling, 120 medewerkers

Advies: AFAS

Zorginstellingen hebben vaak complexe cao-structuren, regelmatig wisselende contractvormen en strikte verzuimregistratie. AFAS heeft specifieke zorgsectormodules en is bij meerdere zorginstellingen ingeburgerd.

Scenario 5: Startende ondernemer / ZZP’er

Advies: Moneybird of Jortt

Noch Exact Online noch AFAS is gebouwd voor de zzp-markt. De instapkosten van Exact Online zijn al relatief hoog, AFAS is zelfs ongeschikt. Moneybird (vanaf €15/mnd) → of Jortt → zijn beter passend. Lees ook het artikel over de beste boekhoudsoftware voor zzp’ers.

Twijfel je over de keuze? Gebruik de software keuzehulp van BSG om gerichter te selecteren.

Wat andere gebruikers zeggen

Exact Online gebruikerservaringen

Positief terugkerend in reviews:

• “Mijn accountant kan er direct in werken — geen handmatig exporteren”
• “De bankkoppeling werkt foutloos”
• “Breed pakket voor een eerlijke prijs”

Negatief terugkerend:

• “Klantenservice is moeilijk bereikbaar bij problemen”
• “De interface voelt verouderd”
• “Extra modules stapelen de kosten op”

AFAS gebruikerservaringen

Positief terugkerend:

• “Eén systeem voor alles — HR, salaris en boekhouding in één”
• “De AFAS Pocket App voor medewerkers werkt prettig”
• “Na implementatie werkt het systeem stabiel en betrouwbaar”

Negatief terugkerend:

• “De implementatie duurde langer en kostte meer dan afgesproken”
• “Aanpassingen na go-live zijn kostbaar”
• “De interface is niet de meest intuïtieve”

Beide platforms halen geen hoge Trustpilot-scores — dat geldt voor vrijwel alle ERP-achtige software. Gebruikers klagen, tevreden gebruikers schrijven geen reviews.

Migratieoverwegingen: van Exact Online naar AFAS (of andersom)

De migratie van Exact Online naar AFAS is een zwaargewicht project. Reken op:

• 3 tot 6 maanden doorlooptijd
• €5.000 tot €30.000 aan implementatiekosten (afhankelijk van omvang)
• Een periode van parallel draaien (beide systemen actief)
• Aandacht voor datakwaliteit: openstaande posten, beginbalans, historische data

Andersom — van AFAS naar Exact Online — is minder gebruikelijk maar ook mogelijk. Hier speelt het verlies van geïntegreerde HR een rol: wat AFAS ingebouwd had, moet je bij Exact Online via koppelingen opbouwen.

Lees ook het artikel over overstappen van boekhoudsoftware en data overzetten voor praktische tips.

Alternatieven als Exact Online en AFAS niet passen

Niet elke organisatie past in een van deze twee. Enkele alternatieven:

• Twinfield: sterker in multi-administratie, populair bij accountantskantoren. Lees de Exact Online vs Twinfield vergelijking.
• SnelStart: goedkoper instap, goed voor kleine MKB-bedrijven. Vergelijking in SnelStart vs Exact Online.
• Moneybird: uitstekend voor zzp’ers en kleine teams. Lees de Moneybird review.
• Jortt: eenvoudig factureren en boekhouden voor zzp en kleine ondernemers.

Wil je weten welke software bij jouw specifieke situatie past? De software keuzehulp op BSG helpt je in vijf vragen tot een gericht advies.

Veelgestelde vragen

Wat is het prijsverschil tussen Exact Online en AFAS?

Exact Online start bij €49 per maand voor de basisversie. AFAS werkt uitsluitend op offertebasis en publiceert geen vaste prijzen, maar in de praktijk betalen MKB-bedrijven al snel €300 tot €800 per maand. AFAS is structureel duurder, met hogere implementatiekosten maar ook meer inbegrepen functionaliteit.

Is Exact Online of AFAS geschikt voor zzp’ers?

Geen van beide is de optimale keuze voor zzp’ers. Exact Online is nog het meest betaalbaar met zijn Essentials-plan (€49/mnd), maar heeft meer functies dan de meeste zzp’ers nodig hebben. AFAS is duidelijk niet bedoeld voor zzp’ers: de minimum investering staat niet in verhouding. Voor zzp’ers zijn Moneybird → of Jortt → betere opties.

Welke software kies ik bij meer dan 50 medewerkers?

Met 50+ medewerkers wordt AFAS een serieuze kandidaat, zeker als HR en salarisadministratie zwaar wegen. AFAS integreert HR, salarisverwerking, verlof, recruitment en onboarding in één systeem. Exact Online vereist bij dat aantal medewerkers meerdere modules en/of integraties, wat beheertechnisch complexer wordt.

Kan ik van Exact Online naar AFAS migreren?

Ja, migratie is mogelijk maar vraagt aanzienlijke voorbereiding. AFAS heeft migratiediensten en implementatiepartners die het proces begeleiden. Verwacht een doorlooptijd van 3 tot 6 maanden voor een volledige migratie inclusief datamapping, gebruikerstraining en parallel draaien. Doe dit altijd buiten het jaareinde.

Welke software hebben de meeste accountants in gebruik?

Exact Online heeft veruit het grootste marktaandeel bij Nederlandse accountantskantoren. De meeste MKB-accountants werken dagelijks met Exact. AFAS is meer intern gericht — accountants werken er minder vaak mee, omdat AFAS-klanten hun boekhouding vaker zelf verwerken of via een interne controller.

Hoe vergelijken Exact Online en AFAS op het gebied van HRM?

AFAS is de duidelijke winnaar op HRM. AFAS biedt een volledig HR-systeem: salarisadministratie, contractbeheer, verlof, verzuim, onboarding, recruitment en personeelsdossiers — alles geïntegreerd in één platform. Exact Online heeft beperkte HR-functionaliteit die bij grotere teams tekortschiet. Voor serieuze HR-behoeften reikt Exact Online naar externe koppelingen.

Welke integraties heeft Exact Online versus AFAS?

Exact Online heeft een uitgebreider ecosysteem van externe koppelingen: meer dan 500 apps in de Exact App Store. AFAS heeft bewust een geslotener architectuur — het idee is dat je alles binnen AFAS afhandelt. Dat werkt goed als je het AFAS-ecosysteem volledig inricht, maar is beperkend als je specifieke derdepartijsoftware wilt koppelen.

Conclusie: Exact Online of AFAS?

De keuze is minder een kwestie van “welke is beter” en meer van “welke past bij jou”.

Kies Exact Online als je een MKB-bedrijf hebt tot 50 medewerkers, je accountant al met Exact werkt, je budgetbewust bent en je flexibiliteit wilt in je softwarestack. De modulaire aanpak betekent dat je alleen betaalt voor wat je gebruikt, en het ecosysteem van 500+ koppelingen geeft je vrijheid.

Kies AFAS als je een middelgroot bedrijf hebt van 50+ medewerkers, HR en salarisadministratie kernprocessen zijn, en je bereid bent te investeren in een gedegen implementatie voor een alles-inbegrepen systeem. De hogere instapdrempel betaalt zich terug in een geïntegreerde werkomgeving die medewerkers, HR en finance aan elkaar verbindt.

Zit je er tussenin en wil je gericht advies? Gebruik dan de BSG keuzehulp of lees het artikel boekhoudprogramma kiezen: 7 vragen voor een gestructureerd keuzekader.

Voor een objectief beeld van alternatieven — met name als je nog niet zeker bent over het budget voor AFAS — zijn Exact Online alternatieven of de prijsvergelijking Exact Online vs Moneybird nuttige volgende stappen.