Begin je als fysiotherapeut een eigen praktijk, of werk je als verpleegkundige als ZZP’er voor meerdere zorginstellingen, dan wil je twee dingen weten: hoe passen de declaraties bij de zorgverzekeraar in je boekhouding, en hoe verwerk je de btw-vrijstelling in de administratie? Boekhoudsoftware voor de zorg is niet ingewikkeld, maar het vraagt wel een andere inrichting dan boekhouding voor een webwinkel of consultant. In dit overzicht vergelijken wij vijf pakketten op wat ze voor een zorgpraktijk wel en niet kunnen, op basis van de sites van de leveranciers en de Belastingdienst (gecontroleerd 5 oktober 2026).
Ben je nog op zoek naar een breder overzicht van boekhoudopties buiten de zorg? Lees dan eerst ons artikel over de beste boekhoudsoftware voor ZZP’ers 2026. Voor een vergelijking met een andere sectorfocus verwijzen wij ook naar boekhoudsoftware voor bouwbedrijven 2026 en boekhoudsoftware voor horecabedrijven 2026.
💡 Op zoek naar de complete vergelijking? Lees beste boekhoudprogramma 2026 — het hoofdoverzicht met 13 boekhoudpakketten op prijs, btw-aangifte en koppelingen.
Wat heeft een zorgprofessional specifiek nodig?
Eerst de kern: voor medische zorg geldt in veel gevallen een btw-vrijstelling. Dat vraagt om een correcte inrichting in je boekhoudsoftware: op vrijgestelde zorg reken je geen btw en vermeld je geen btw op de factuur. Zet je toch 21% btw op een factuur voor een vrijgestelde behandeling, dan moet je dat corrigeren.
Dit zijn de boekhoudvraagstukken die in de zorg terugkomen:
1. BTW-vrijstelling
Medische zorgdiensten zijn in Nederland vrijgesteld van btw op basis van artikel 11 lid 1 onderdeel g van de Wet op de Omzetbelasting. Volgens de Belastingdienst geldt dat voor persoonlijke gezondheidskundige verzorging door beroepen die door de Wet BIG zijn geregeld, binnen hun deskundigheidsgebied, en voor andere zorgverleners met een gelijkwaardig kwaliteitsniveau. Voor beroepen uit artikel 3 van de Wet BIG moet je daarvoor in het BIG-register staan; voor artikel 34-beroepen geldt geen registratieplicht. Let op: niet alle zorgdiensten zijn vrijgesteld. Diensten zonder therapeutisch doel, zoals organisatieadvies, rijbewijskeuringen of valpreventietraining door fysiotherapeuten, zijn volgens de Belastingdienst belast. Je boekhoudsoftware moet onderscheid kunnen maken tussen vrijgestelde en belaste omzet.
2. Declareren bij zorgverzekeraars
Zorgaanbieders declareren bij zorgverzekeraars via hun praktijksysteem en VECOZO of via portalen van individuele verzekeraars. Dat is een ander systeem dan je boekhoudsoftware. Wat je in de boekhouding verwerkt, is de ontvangen betaling per declaratiebatch. Sommige praktijksystemen sturen de financiële gegevens rechtstreeks naar een boekhoudpakket; anders verwerk je ze via een export of handmatig.
3. WMO- en PGB-declaraties
Lever je zorg in natura via de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), dan declareer je bij de gemeente. Bij een persoonsgebonden budget (pgb) declareert de budgethouder de geleverde zorg bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB), of jullie spreken een vast bedrag per maand af; de SVB betaalt jou. In beide gevallen is de ontvangst een inkomstenboeking. Praktisch betekent dit dat je per zorgvrager een debiteur bijhoudt en de ontvangen betalingen koppelt aan de juiste periode.
4. CAK-facturatie
Het CAK int de eigen bijdrage van cliënten voor Wlz-zorg (langdurige zorg) en Wmo-ondersteuning. De cliënt krijgt daarvoor elke maand een factuur van het CAK; voor de Wmo geeft de gemeente de start- en stopdatum door aan het CAK (hetcak.nl, gecontroleerd 5 oktober 2026). Als zorgaanbieder factureer je die eigen bijdrage dus niet zelf, en hoeft er in je boekhouding geen debiteur voor te staan.
5. Personeelskosten en deeltijdcontracten
Zorgorganisaties werken vaak met deeltijdmedewerkers. Dat maakt de salarisadministratie complexer: parttime percentages, variabele toeslagen (avond, nacht, weekend), cao-schalen en soms ook oproepcontracten. Boekhoudsoftware met een ingebouwde salarismodule — of een goede koppeling met een salarisverwerker — is dan geen luxe, maar noodzaak.
6. Cliëntadministratie en wachtlijstbeheer
Strikt genomen is cliëntadministratie geen boekhoudtaak. Maar een kleine praktijk wil boekhouding en praktijkmanagementsysteem (PMS) wel op elkaar laten aansluiten. Boekhoudsoftware voor de zorg moet dan kunnen omgaan met cliëntnummers, behandelcodes en per-cliënt-facturatie.
7. Koppeling met het EPD of praktijksysteem
Het elektronisch patiëntendossier (EPD) is het systeem waarin diagnoses, behandelnotities en patiëntdata staan; de facturatie vertrekt vaak vanuit dat systeem. Welk pakket dat is, verschilt per discipline. In de fysiotherapie zijn dat bijvoorbeeld Intramed, FysioRoadmap, SpotOnMedics en Fysiomanager; Intramed bedient ook logopedie, ergotherapie, diëtetiek en ggz. Voor tandartsen staat een overzicht in tandartssoftware vergeleken.
Deze systemen declareren bij de zorgverzekeraar en kunnen de financiële data doorgeven aan de boekhouding. Ontbreekt die koppeling, dan voer je alles twee keer in. Bij geen van de vijf boekhoudpakketten in dit overzicht vonden wij een rechtstreekse koppeling met VECOZO: de route loopt via het praktijksysteem. Werk je in een fysiotherapiepraktijk, dan bepaalt het praktijksysteem of je nog een apart boekhoudpakket nodig hebt — dat staat per pakket in beste software voor fysiotherapeuten 2026.
8. AVG: wat hoort níet in je boekhouding
De AVG stelt strikte eisen aan persoonsgegevens, en voor de boekhouding betekent dat vooral een afbakening: geen BSN, geen diagnose en geen behandelnotities in je boekhoudpakket. De boekhouding bevat factuurnummer, datum, bedrag en hooguit een behandelcategorie; patiëntdata blijft in het EPD met eigen autorisatie.
Twee situaties waarin dit misgaat: een kleine praktijk die alles in één spreadsheet bijhoudt, en een boekhouder die patiëntgegevens naar de boekhouding kopieert “voor de controle”. In beide gevallen staan medische gegevens op een plek waar ze niet horen. De scheiding kost niets en is in elk pakket in te richten.
9. Waarom vrijgestelde zorg je investeringen duurder maakt
Omdat je over vrijgestelde zorgomzet geen btw rekent, kun je de btw op inkopen die daarmee samenhangen ook niet aftrekken. Praktijkruimte, apparatuur en software zijn daardoor effectief de btw (meestal 21%) duurder dan voor een btw-belaste ondernemer. Neem dat mee in je rendementsberekening en zorg dat je administratie zichtbaar maakt welk deel van de kosten aan vrijgestelde activiteiten hangt.
Welke boekhoudsoftware gebruik je als fysiotherapeut?
Een fysiotherapeut koppelt een boekhoudpakket aan de praktijksoftware, en de fysiotherapiepakketten die wij bekeken noemen allemaal Twinfield. Intramed werkt via Intramed Financieel met een boekhoudstraat van Twinfield, Basecone en Nmbrs (intramed.nl, gecontroleerd 5 oktober 2026); Fysiomanager, FysioRoadmap en SpotOnMedics koppelen volgens hun eigen sites ook met Twinfield. Declaraties en patiëntfacturen maak je in de praktijksoftware, het grootboek en de jaarrekening in het boekhoudpakket.
Doe je de boekhouding zelf of werkt je boekhouder met een ander pakket, zoals Moneybird of SnelStart, vraag dan vóór je keuze of je praktijksoftware een export levert die dat pakket kan inlezen. Per praktijkpakket staat de koppeling uitgewerkt in beste software voor fysiotherapeuten 2026.
Welke boekhoudsoftware past bij een ggz-praktijk?
Een ggz-praktijk kiest boekhoudsoftware op dezelfde manier als een fysiotherapeut: de declaraties lopen via het EPD van de praktijk, het boekhoudpakket verwerkt de betalingen, en de behandelingen zijn meestal vrijgesteld van btw. Voor een zelfstandige psycholoog of psychotherapeut zonder personeel is Moneybird de eenvoudigste keuze; met personeel of meerdere behandelaars ligt SnelStart of Exact Online meer voor de hand.
Wat de ggz anders maakt, zijn de geldstromen. Jeugd-ggz declareer je bij de gemeente, volwassenen-ggz bij de zorgverzekeraar, en daarnaast zijn er zelfbetalende cliënten. Geef elke stroom een eigen omzetrekening en een eigen debiteurengroep, dan zie je per stroom wat nog openstaat. Werkt je praktijk met Intramed, reken dan met het aparte ggz-tarief van €78,60 per zorgverlener per maand in plaats van €66,89, plus een basistarief van €21,45 per praktijk (servicebijdrage per maand, excl. btw, intramed.nl/prijzen, gecontroleerd 5 oktober 2026).
De 5 beste boekhoudpakketten voor de zorg
1. SnelStart — Beste all-round keuze voor praktijken met personeel
SnelStart is een Nederlands boekhoudpakket voor kleine ondernemingen. Voor zorgpraktijken met personeel is het interessant omdat de salarisadministratie via je boekhoudkantoor of een gekoppelde salarisverwerker dicht bij de boekhouding blijft, en dat speelt al bij één of twee deeltijdmedewerkers.
Wat SnelStart goed doet voor de zorg:
Voor de btw-vrijstelling maak je een btw-code aan voor vrijgestelde zorgomzet en koppel je die aan een eigen omzetrekening. Facturen met die code komen dan apart van je belaste omzet in de administratie. De btw-aangifte zit vanaf inKaart in het pakket.
Salarisadministratie voor je parttime medewerkers zit niet in je eigen abonnement: de salarismodule is onderdeel van SnelStart Accountant Pro, het pakket voor boekhouders, die het loonjournaal dan met één klik in jouw administratie zet. Je kunt ook een salarisverwerker als Nmbrs of Loket koppelen; SnelStart noemt beide in het koppelingenoverzicht. Zo blijft de loonadministratie dicht bij je boekhouding.
Met elk SnelStart-pakket kun je samenwerken met je boekhouder of accountant: die krijgt toegang tot je administratie en kan direct meekijken en meewerken.
Beperkingen voor de zorg:
De fysiotherapiepakketten die wij bekeken noemen SnelStart niet als boekhoudkoppeling, en een koppeling met VECOZO is er niet. Je declareert dus via je praktijksysteem en verwerkt de ontvangen betalingen via de bankkoppeling. Voor grotere praktijken is dat meer werk.
Wil je per zorgtraject of afdeling rapporteren, dan heb je kostenplaatsen nodig; die zitten bij SnelStart pas in inZicht (€54 per maand).
Geschikt voor: ZZP-zorgverleners met personeel, kleine therapeutenpraktijken (2-10 medewerkers), paramedici die salarisadministratie willen combineren met boekhouding.
Prijs: inStap €15,50/mnd (alleen via een boekhouder) | inKaart €22/mnd (eerste pakket dat je rechtstreeks afsluit, met btw- en ICP-aangifte) | inBalans €39,50/mnd | inZicht €54/mnd, alles excl. btw, een maand gratis proberen (snelstart.nl/pakketten, gecontroleerd 5 oktober 2026). Salarisadministratie loopt via je boekhoudkantoor of een gekoppelde salarisverwerker.
Lees ook onze uitgebreide SnelStart review 2026 voor een volledig beeld van functies en ervaringen.
2. Exact Online — Beste keuze voor grotere praktijken en zorgorganisaties
Exact Online is duurder dan SnelStart of Moneybird, maar schaalt verder: meer gebruikers en administraties, goedkeuringsflows, een App Store met koppelingen en een salaris-add-on.
Wat Exact Online goed doet voor de zorg:
Exact Online heeft een App Store met koppelingen van partners. Een kant-en-klare koppeling met praktijksoftware zoals Intramed noemen die praktijksystemen zelf niet; vraag daarom eerst bij je PMS-leverancier na of er een koppeling met Exact is.
Vanaf Plus (€99 per maand) werk je met 2 gebruikers en 2 administraties, goedkeuringsflows voor facturen en een vaste-activa-administratie. Wil je per cliënt of zorgtraject uren en kosten bijhouden, dan heeft Exact daarvoor een aparte projectadministratie.
Voor de salarisadministratie heeft Exact een salaris-add-on (vanaf €92,50 per maand, niet bij Essentials). Dat maakt het een optie voor zorgbedrijven met meer medewerkers die boekhouding en salaris bij één leverancier willen.
Beperkingen voor de zorg:
De prijs is de grootste drempel. Essentials kost €49 per maand, maar heeft 1 gebruiker, 1 administratie en 25 verkoopfacturen (daarna €0,50 per factuur). Plus kost €99 per maand; met de salaris-add-on vanaf €92,50 kom je op ruim €190 per maand. Voor een ZZP-fysiotherapeut of solopraktijk is dat fors.
Reken voor de inrichting op hulp van een Exact-partner of je accountant, zeker als je meerdere administraties of financieringsstromen hebt.
Geschikt voor: Grotere zorgpraktijken (10+ medewerkers), thuiszorgorganisaties, WMO-aanbieders die per cliënttraject rapporteren, zorgbedrijven met complexe salarisadministratie.
Prijs: Essentials €49, Plus €99, Professional €159, Premium €299 per maand excl. btw; salaris als add-on vanaf €92,50 (exact.com, gecontroleerd 5 oktober 2026).
Lees onze Exact Online review 2026 voor een volledige analyse van prijs en functies.
3. Moneybird — Beste keuze voor ZZP-zorgverleners zonder personeel
Moneybird is goedkoper dan Exact Online en heeft in Start alles wat een solopraktijk zonder personeel voor de btw en facturatie nodig heeft.
Wat Moneybird goed doet voor de zorg:
Moneybird richt zich op ondernemers zonder boekhoudachtergrond: facturen maken, btw-tarieven instellen en bonnetjes scannen met de app zitten in elk pakket. Voor een logopedist of diëtist die liever tijd besteedt aan cliënten dan aan administratie, is dat een voordeel.
Voor vrijgestelde zorgomzet stel je een btw-tarief ‘vrijgesteld’ in en gebruik je dat op je zorgfacturen. Die omzet staat dan apart van eventuele belaste omzet in je btw-overzicht.
Moneybird heeft een API en koppelingen in de categorieën webshops, payment service providers, salarisadministratie en urenregistratie. Online betaalmethoden en automatische herinneringen zitten in elk pakket.
De prijs: Start kost €15 per maand bij jaarbetaling, Groei €29 en Compleet €41. Let op: Start koppelt geen externe bankrekening (handmatig importeren, 20 verwerkte banktransacties); dat kan vanaf Groei. Er is geen gratis plan meer; je kunt 60 dagen gratis proberen (met de functies van Compleet), en er is een instapplan Compact van €3 met 1 verkoopfactuur en zonder elektronische btw-aangifte.
Beperkingen voor de zorg:
Moneybird heeft geen eigen salarisadministratie. Zodra je personeel in dienst neemt, koppel je een salarispakket (Moneybird heeft daarvoor een categorie koppelingen) of kies je een ander pakket. Voor pure ZZP-praktijken is dat geen probleem.
Net als SnelStart wordt Moneybird door de fysiotherapiepakketten die wij bekeken niet als boekhoudkoppeling genoemd. Declaraties verwerk je in je praktijksysteem; betalingen komen binnen via de bank.
Geschikt voor: ZZP-fysiotherapeuten, logopedisten, diëtisten en andere solopraktijken zonder personeel, zeker als je praktijksoftware de facturatie doet en je boekhouding vooral de betalingen verwerkt.
Prijs: Compact €3/mnd (1 verkoopfactuur, geen btw-aangifte), Start €15/mnd, Groei €29/mnd en Compleet €41/mnd, bij jaarbetaling (de prijspagina vermeldt niet of dit in- of exclusief btw is); bij maandbetaling €4, €18, €35 en €49 (moneybird.nl/prijzen, gecontroleerd 5 oktober 2026). Je kunt 60 dagen gratis proberen.
Meer details in onze Moneybird review 2026.
4. e-Boekhouden — Beste budgetoptie voor eenvoudige zorgadministraties
e-Boekhouden is in dit overzicht het goedkoopste pakket met btw-aangifte en bankkoppeling in het instappakket. In de zorg is het een keuze voor zorgverleners die weinig transacties hebben en vooral de kosten laag willen houden.
Wat e-Boekhouden goed doet voor de zorg:
De prijs is de belangrijkste troef: e-Boekhouden kost €9,95/mnd voor het ZZP Pakket (onbeperkt factureren, max. 240 boekingen per boekjaar). Onbeperkt boekhouden mét factureren is Standaard + Factureren à €24,00. Let op: elke verkoopfactuur, inkoopfactuur en banktransactie telt als boeking, dus met tien facturen per maand plus de bijbehorende betalingen en kosten zit je al snel boven de 240 per jaar.
Alle functies zitten in elk pakket, inclusief automatische bankkoppelingen, btw-aangifte, kostenplaatsen en een API. Startende ondernemers gebruiken e-Boekhouden 15 maanden gratis.
Beperkingen voor de zorg:
Er is geen eigen salarisadministratie; daarvoor koppel je salarissoftware. De fysiotherapiepakketten die wij bekeken noemen e-Boekhouden niet als boekhoudkoppeling. En het ZZP Pakket heeft de grens van 240 boekingen per boekjaar.
Geschikt voor: Zorgverleners met een eenvoudige administratie, weinig facturen en een klein budget, en zorgstichtingen (e-Boekhouden heeft ook pakketten voor verenigingen en stichtingen).
Prijs: ZZP Pakket €9,95/mnd, Standaard €14,50, Standaard + Factureren €24 (e-boekhouden.nl/prijzen, gecontroleerd 5 oktober 2026; de prijspagina vermeldt niet of dit in- of exclusief btw is).
Bekijk e-Boekhouden en de startersregeling →
5. Twinfield — Beste keuze via een accountant of voor complexe zorgorganisaties
Twinfield is een boekhoudpakket van Wolters Kluwer dat veel via accountants wordt gebruikt. Je kunt het ook zelf afnemen: Extra Boekhouden kost €58, MKB Boekhouden €78,50 en Compleet Boekhouden €114,50 per maand (1 gebruiker, maximaal 5 administraties, minimaal 12 maanden; de prijspagina vermeldt niet of dit inclusief of exclusief btw is).
Wat Twinfield goed doet voor de zorg:
Het grootste voordeel in de zorg: de praktijksoftware koppelt ermee. Intramed (via Intramed Financieel), FysioRoadmap, SpotOnMedics en Fysiomanager noemen allemaal een Twinfield-koppeling, zodat facturen en debiteuren vanuit het praktijksysteem in de boekhouding komen.
Voor zorgorganisaties die meerdere financieringsstromen hebben en per stroom apart willen rapporteren, kan een accountant de structuur in Twinfield inrichten.
Beperkingen voor de zorg:
Een eigen abonnement begint bij €58 per maand, duurder dan Moneybird, SnelStart of e-Boekhouden. Werk je via je accountant, dan zit de prijs vaak in het tarief van het kantoor. Zonder boekhoudkennis zul je de inrichting meestal aan je boekhouder overlaten.
Geschikt voor: Praktijken waarvan de praktijksoftware met Twinfield koppelt (zoals in de fysiotherapie), organisaties met meerdere financieringsstromen (Wmo, Wlz, privaat) en zorgbedrijven met een accountant die in Twinfield werkt.
Prijs: Zelf afnemen vanaf €58 per maand (Extra Boekhouden), of via je accountant (wolterskluwer.com, prijzen gecontroleerd 5 oktober 2026).
Vergelijkingstabel: boekhoudsoftware voor de zorg
| Pakket | Btw-code vrijgesteld instellen | Salaris | Koppeling met fysiotherapiesoftware | Prijs/mnd | Beste voor |
|---|---|---|---|---|---|
| SnelStart | Ja | Via boekhoudkantoor of salarisverwerker (Nmbrs, Loket) | Niet genoemd | €22-54 (inKaart t/m inZicht) | Praktijken met personeel |
| Exact Online | Ja | Add-on vanaf €92,50 (vanaf Plus) | Niet genoemd | €49-299 | Grotere praktijken |
| Moneybird | Ja | Via koppeling | Niet genoemd | €3 (Compact), €15 (Start, jaarbetaling) | ZZP zonder personeel |
| e-Boekhouden | Ja | Via koppeling | Niet genoemd | €9,95 (ZZP Pakket) | Budget / weinig transacties |
| Twinfield | Ja | Nmbrs in de boekhoudstraat van Intramed | Intramed, FysioRoadmap, SpotOnMedics, Fysiomanager | Vanaf €58 of via accountant | Praktijken met Twinfield-koppeling |
Prijzen excl. btw (bij Moneybird, e-Boekhouden en Twinfield vermeldt de prijspagina geen btw), gecontroleerd op 5 oktober 2026 op de prijspagina’s van de leveranciers. “Niet genoemd” betekent dat Intramed, FysioRoadmap, SpotOnMedics en Fysiomanager dit pakket niet als boekhoudkoppeling noemen.
Wanneer is zorg vrijgesteld van btw?
Zorg is vrijgesteld van btw als het gaat om persoonlijke gezondheidskundige verzorging: behandelingen die bedoeld zijn om de gezondheid van een patiënt te beschermen, in stand te houden of te herstellen. De Belastingdienst noemt drie groepen: Wet BIG-beroepsbeoefenaren binnen hun deskundigheidsgebied, Wet BIG-beroepsbeoefenaren daarbuiten en zorgverleners die niet onder de Wet BIG vallen, waarbij die laatste twee een gelijkwaardig kwaliteitsniveau moeten bieden (belastingdienst.nl, ‘Medische beroepsbeoefenaren’, gecontroleerd 5 oktober 2026). Op vrijgestelde zorg reken je geen btw, je vermeldt geen btw op de factuur en je mag de btw op de bijbehorende kosten niet aftrekken.
Dit verdient een aparte sectie, want hier gaat het makkelijk mis. De btw-vrijstelling voor medische zorg (artikel 11 lid 1 g Wet OB) vraagt twee dingen tegelijk:
- De zorgverlener oefent een door de Wet BIG geregeld beroep uit (voor artikel 3-beroepen met inschrijving in het BIG-register) of levert zorg van een gelijkwaardig kwaliteitsniveau
- De dienst is persoonlijke gezondheidskundige verzorging: gericht op het beschermen, in stand houden of herstellen van de gezondheid
Wat niet vrijgesteld is, volgens de voorbeelden van de Belastingdienst:
- Diensten zonder therapeutisch doel, zoals organisatieadvies, rijbewijskeuringen, keuringen voor een levensverzekering, relatietherapie door een psycholoog of valpreventietraining door een fysiotherapeut
- Groepsbehandelingen, tenzij ieder persoon wordt behandeld voor de eigen specifieke stoornis of beperking
- Producten die je verkoopt; daarvoor geldt het gewone btw-tarief voor dat product (9% of 21%)
In je boekhoudsoftware stel je per factuurtype een apart BTW-tarief in. Maak onderscheid tussen:
- Vrijgesteld (zorg) — voor vrijgestelde zorg; over dit deel doe je geen btw-aangifte
- 21% standaard — voor belaste diensten en producten
- 0% verlegd — alleen bij diensten waarbij BTW-verlegging van toepassing is (niet standaard in de zorg)
Twijfel je of jouw diensten vrijgesteld zijn? Vraag het na bij een belastingadviseur of je accountant, of bekijk de voorbeelden van vrijgestelde en belaste medische diensten op de site van de Belastingdienst. Heb je alleen vrijgestelde omzet, dan moet je volgens de Belastingdienst in een aantal gevallen toch btw-aangifte doen.
Declaraties bij zorgverzekeraars: hoe verwerk je dat in je boekhouding?
Een veelgestelde vraag van ZZP-zorgverleners is hoe declaraties bij zorgverzekeraars in de boekhouding passen. Het korte antwoord: het declaratieproces zelf verloopt buiten je boekhoudsoftware; wat je boekt is de ontvangen betaling.
De meest gebruikelijke werkwijze:
Declareer via je praktijksysteem (en VECOZO) of het portaal van de zorgverzekeraar. Dat is een apart systeem met eigen inloggegevens.
Ontvang de betaling op je bankrekening. De zorgverzekeraar betaalt vaak een totaalbedrag voor een batch goedgekeurde declaraties.
Verwerk de betaling in je boekhoudsoftware. In SnelStart, Moneybird of Exact Online boek je de ontvangen betaling als omzet. Je kunt kiezen tussen één boeking per betaling of een gedetailleerde uitsplitsing per patiënt/declaratie — dat laatste vraagt meer werk maar geeft betere inzichten.
Houd een administratie bij van ingediende vs. ontvangen declaraties. Declaraties kunnen worden afgekeurd of teruggevorderd. Een apart overzicht (in Excel of een PMS) van ingediende declaraties versus ontvangen betalingen is dan nuttig.
Bij hogere declaratievolumes loont een praktijksysteem dat de financiële gegevens rechtstreeks aan je boekhoudpakket doorgeeft, zoals de Twinfield-koppelingen van Intramed, FysioRoadmap, SpotOnMedics en Fysiomanager. Vraag je PMS-leverancier welke boekhoudpakketten zij ondersteunen.
PGB en WMO: administratie per zorgvrager
Bij pgb en Wmo-zorg is de administratie per zorgvrager extra belangrijk. Je levert zorg op basis van een beschikking (Wmo) of een zorgovereenkomst met de budgethouder die bij de SVB is geregistreerd (pgb). De vergoeding is gebonden aan afgesproken zorg, en je moet kunnen aantonen dat je die ook daadwerkelijk hebt geleverd.
In de praktijk betekent dit:
- Per zorgvrager een debiteurskaart aanmaken in je boekhoudsoftware, met de naam en het zorgvrager-ID
- Declaraties inboeken als vorderingen op het moment dat ze zijn ingediend bij de gemeente of, bij een pgb, door de budgethouder bij de SVB
- Betalingen koppelen aan de openstaande vordering zodra de betaling binnenkomt
- Niet-goedgekeurde uren afboeken als die worden afgewezen
Voor grotere zorgaanbieders is een apart cliëntregistratiesysteem dat koppelt met de boekhouding de betere oplossing. Voor een ZZP-zorgverlener met een beperkt aantal cliënten volstaat een goede inrichting in SnelStart of Moneybird.
Salarisadministratie in de zorg: extra aandachtspunten
De zorgsector kent enkele specifieke elementen in de salarisadministratie:
Onregelmatigheidstoeslagen (ORT) Zorgmedewerkers die ’s avonds, ’s nachts of in het weekend werken, hebben recht op onregelmatigheidstoeslag. De percentages liggen vast in de cao die op je organisatie van toepassing is. Die toeslagen stel je in het salarispakket in: bij SnelStart dus bij je boekhoudkantoor (Accountant Pro) of in een gekoppelde salarisverwerker zoals Nmbrs of Loket. Voor wisselende roosters is een roostersysteem met koppeling naar het salarispakket handig.
Parttime contracten Veel zorgmedewerkers werken in deeltijd. Dat betekent variabele uren, pro-rata berekeningen voor vakantiegeld en opbouw van verlofrechten. Exact Online heeft daarvoor een salaris-add-on; bij SnelStart loopt dit via je boekhoudkantoor of een gekoppelde salarisverwerker. e-Boekhouden en Moneybird hebben geen eigen salarisadministratie, wel koppelingen met salarissoftware.
Poolcontracten en oproepkrachten Zorgorganisaties werken vaak met pools van oproepkrachten met een nulurencontract of een min-maxcontract. De verlofopbouw en de salarisverwerking zijn dan complexer. Bij een grotere pool is een salarispakket (zoals Nmbrs of Loket) aan te bevelen, gekoppeld aan je boekhoudpakket.
Praktijkmanagementsystemen (PMS) en boekhouding: de koppeling
Veel zorgpraktijken werken al met een PMS: software speciaal voor de zorg die cliëntdossiers, afspraken, behandelregistratie en declaraties beheert, zoals Intramed, FysioRoadmap, SpotOnMedics en Fysiomanager in de fysiotherapie.
De vraag is dan: hoe koppel je dat aan je boekhoudsoftware?
- Twinfield wordt door Intramed (via Intramed Financieel, met Basecone en Nmbrs), FysioRoadmap, SpotOnMedics en Fysiomanager als boekhoudkoppeling genoemd (gecontroleerd 5 oktober 2026).
- Exact Online heeft een App Store met koppelingen; vraag je PMS-leverancier of er een koppeling met Exact is.
- SnelStart, Moneybird en e-Boekhouden worden door deze praktijksystemen niet als koppeling genoemd. Alle drie kunnen gegevens importeren, en Moneybird en e-Boekhouden hebben een API waarmee een koppeling te bouwen is.
Als je PMS de centrale spil is van je administratie, is het slim om eerst te checken welke boekhoudpakketten jouw PMS-leverancier ondersteunt — en dan pas een boekhoudsoftware te kiezen.
Welk pakket past bij welk type zorgpraktijk?
| Praktijktype | Waar het op vastloopt | Logische keuze |
|---|---|---|
| ZZP-zorgverlener, geen personeel | Vrijgestelde btw correct instellen | Moneybird; e-Boekhouden bij een krap budget |
| Kleine praktijk, 1-2 medewerkers | Loonaangifte naast de boekhouding | SnelStart, of Moneybird met een salarisverwerker |
| Groepspraktijk of HOED, 5-15 zorgverleners | Meerdere administraties en EPD-koppeling | Exact Online, ingericht met een partner |
| Zorggroep of instelling, 15+ fte | Meerdere financieringsstromen en HR | Twinfield via de accountant, of een groter pakket |
| Wmo- en jeugdhulpaanbieder | Rapportage per gemeente | Een pakket met kostenplaatsen (bijvoorbeeld Exact Online of Twinfield) plus de declaratiesoftware voor gemeenten |
Vraag bij de twee onderste rijen altijd een begroting op voor de inrichting: bij die schaal is de implementatie een grotere kostenpost dan het abonnement, en die bedragen publiceren de leveranciers niet.
Vier situaties die de inrichting bepalen
Fysiotherapeut met praktijk én personal training. Twee btw-stromen naast elkaar: vrijgestelde zorg en btw-belaste training. Richt aparte grootboekrekeningen in, overweeg een eigen factuurnummerreeks en houd er rekening mee dat de btw-aangifte beide categorieën moet bevatten.
Tandarts met een praktijkpand in eigendom. De btw op onderhoud van het pand is niet aftrekbaar voor het deel dat aan vrijgestelde activiteiten wordt gebruikt. Die verdeelsleutel moet zichtbaar in de administratie staan, niet in een los bestand.
Huisartsenpraktijk in een HOED-constructie. Meerdere huisartsen delen administratie en personeel, maar factureren per arts. Dat vraagt om multi-administratie (Exact Online, Twinfield) of om een kostenplaats per arts.
Psycholoog met verzekerde zorg, jeugd-ggz en zelfbetalende cliënten. Drie geldstromen: de zorgverzekeraar, de gemeente en de cliënt zelf. Werk met aparte rekeningen per stroom en een debiteurenadministratie per type, anders is je liquiditeitsprognose onbruikbaar.
Ons advies: welk pakket past bij jou?
Na het beschrijven van alle opties geven wij hier ons praktische advies per situatie:
Ben je een ZZP-zorgverlener zonder personeel? Kies Moneybird. Start (€15 per maand bij jaarbetaling) heeft facturen, een vrijgesteld btw-tarief en btw-aangifte; wil je je bank automatisch koppelen, dan heb je Groei (€29) nodig. Werkt je praktijksoftware met Twinfield, weeg dan mee dat je met Twinfield niets dubbel hoeft in te voeren.
Ben je een kleine praktijk met één of twee medewerkers? Kies SnelStart inKaart. De koppeling met je boekhoudkantoor (SnelStart Accountant Pro) of met een salarisverwerker als Nmbrs of Loket is de doorslaggevende factor. Het prijsverschil met Moneybird Start is €7 per maand (€22 tegenover €15 bij jaarbetaling); met de automatische bankkoppeling van Moneybird Groei (€29) is SnelStart inKaart juist goedkoper.
Heb je een groeiende praktijk met vijf of meer medewerkers? Overweeg Exact Online (vanaf Plus, €99 per maand, met salaris-add-on vanaf €92,50) of, als je praktijksoftware ermee koppelt, Twinfield. Betrek een partner of je accountant bij de inrichting.
Heb je een heel klein budget en weinig transacties? e-Boekhouden kan volstaan, zolang je onder de 240 boekingen per boekjaar van het ZZP Pakket blijft.
Ben je onderdeel van een grotere zorgorganisatie met een gespecialiseerde accountant? Vraag je accountant of Twinfield zinvol is, zeker als je meerdere financieringsstromen hebt (Wmo, Wlz, privaat) en je praktijksoftware met Twinfield koppelt.
Conclusie
Boekhoudsoftware voor de zorg is geen specialisme apart — het is standaard boekhouding met een paar specifieke instellingen. De BTW-vrijstelling, de declaratiestromen en de complexe salarisadministratie zijn de drie punten waar je op moet letten bij je keuze.
Voor de meeste zorg-ZZP’ers zonder personeel is Moneybird een verstandige keuze: betaalbaar en volledig genoeg voor een solopraktijk. Zodra er personeel bij komt, is SnelStart de logische stap, omdat je de loonadministratie via je boekhoudkantoor of een gekoppelde salarisverwerker dicht bij de boekhouding houdt. Voor grotere praktijken is Exact Online een optie, en koppelt je praktijksoftware met Twinfield (zoals Intramed, FysioRoadmap, SpotOnMedics en Fysiomanager), dan is Twinfield het pakket waarbij je niets dubbel invoert.
Wil je meer weten over de kosten en functies van een specifiek pakket? Lees dan onze gedetailleerde reviews van SnelStart, Moneybird en Exact Online. Werk je regelmatig met buitenlandse patiënten of internationale opdrachtgevers? Lees dan ook onze Xero review 2026. Of gebruik de boekhoudingkeuzehulp op Bedrijfssoftwaregids om een gepersonaliseerd advies te krijgen op basis van jouw situatie.
Voor een overzicht van de beste pakketten voor ZZP’ers in het algemeen verwijzen wij je naar beste boekhoudsoftware voor ZZP’ers 2026. En heb je een andere sector? Bekijk ook de overzichten voor bouwbedrijven en horeca.
Bekijk SnelStart pakketten en prijzen →
Externe bron: Belastingdienst — BTW info — onafhankelijke informatie over dit onderwerp.