Beste Tijdregistratie Software 2026: Top 6

Bij dienstverleners zoals advocatenkantoren loopt tijdregistratie vaak nog via een Excel-template waarin medewerkers aan het einde van de dag hun tijden invullen, achteraf en uit het hoofd. Een tool als Toggl Track, gekoppeld aan je boekhouding, laat medewerkers tijd direct bij het werk registreren, zodat je de uren niet meer achteraf hoeft te verzamelen.

Deze vergelijking richt zich op tijdregistratie bij Nederlandse dienstverleners: advocaten, consultants, marketingbureaus, accountants en designstudio’s. In 2026 zijn zes pakketten relevant: Toggl Track, Harvest, Clockify, TimeChimp (Nederlands), HoursTracker en Hubstaff (voor bedrijven met externe medewerkers/freelancers).

In deze gids delen wij onze shortlist met per pakket eerlijke voor- en nadelen. Toggl Track is voor de meeste dienstverleners de juiste keuze: snelle UI, goede mobiele app, werkbare rapportages en de prijs is redelijk. Harvest is een goede tweede maar prijst zichzelf bij groei agressief op. Clockify is de gratis kampioen — voor freelancers en kleine teams (<10) volstaat de free tier vrijwel altijd.

Wij proberen eerlijk te zijn over wanneer tijdregistratie-software überhaupt zin heeft. Voor een ZZP’er met 2 vaste klanten en maandelijkse facturatie is een Excel met formules vaak voldoende. Pas vanaf 5+ klanten, variabele uurtarieven of teamwerk wordt een echte tool zinvol. En specifiek voor advocatuur en accountancy: kijk altijd naar de integratie met je dossier- of boekhoudsoftware — dat scheelt enorm in dubbele administratie.

Kort antwoord: Beste tijdregistratie software 2026: Clockify, TimeMoto, ShiftBase en Planday vergeleken. WAB-compliant, koppeling salarisadministratie, advies per sector.

Waarom tijdregistratie meer is dan een prikklok

Vroeger was een prikklok een fysiek apparaat bij de fabriekspoort. Tegenwoordig is tijdregistratie een integraal onderdeel van je HR-proces, verbonden met planning, verlofbeheer, verzuimregistratie en salarisadministratie.

De WAB en de Europese arbeidstijdrichtlijn

In mei 2019 deed het Europees Hof van Justitie een uitspraak die door veel Nederlandse werkgevers werd gemist: elke werkgever in de EU is verplicht een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem te hebben om de dagelijkse arbeidstijd van werknemers te meten. Dit in combinatie met de WAB (Wet Arbeidsmarkt in Balans, van kracht per 1 januari 2020) maakt tijdregistratie juridisch verplicht.

Wat betekent dit concreet?

• Werknemers: Alle medewerkers met een arbeidscontract, inclusief oproepkrachten, min-maxwerkers en tijdelijke krachten.
• Bewaring: Geregistreerde werktijden moeten minimaal vijf jaar bewaard worden.
• Toegankelijkheid: De arbeidsinspectie moet de data op verzoek kunnen inzien.
• Oproepkrachten specifiek: Bij nul-urencontracten moet je aantonen dat je de minimumoproeptermijn (vier uur) en de opzegtermijn (vier dagen) hebt nageleefd.

Een Excel-spreadsheet voldoet technisch aan de wet — maar bij een geschil over overwerk of een oproepcontract sta je juridisch zwak zonder geautomatiseerde tijdstempels.

Tijdregistratie vs. urenregistratie: het verschil

In de praktijk overlappen ze. Clockify doet allebei. Een architect die zowel zijn projecturen bijhoudt als zijn medewerkers laat in/uitklokken, kan één tool gebruiken. Maar voor een horecabedrijf met twintig oproepkrachten en wisselende diensten heb je specifiekere HR-functionaliteit nodig.

1. Clockify — beste gratis tijdregistratie

Prijs: Gratis (maximaal 5 gebruikers) | Betaald: $3,99–$11,99/user/mnd bij jaarbetaling

Clockify begon als projectgebaseerde urentool maar is in de afgelopen jaren uitgegroeid tot een volwaardige tijdregistratieoplossing voor teams. De kiosk-modus (vanaf het Basic-plan) is wat dit onderscheidt: je installeert Clockify op één gedeeld apparaat (tablet of pc), en medewerkers klokken in met een PIN of QR-code. Geen eigen smartphone nodig.

Functies

• Kiosk-modus: Gedeeld apparaat, medewerkers klokken in met PIN of QR-code
• GPS-tracking: Locatie vastleggen bij in/uitklokken (betaalde plannen)
• Rapportages: Weekoverzichten, overwerksignalering, aanwezigheidsrapporten
• Projectkoppeling: Uren koppelen aan projecten of klanten (dubbele functie)
• Goedkeuringsworkflow: Manager keurt urenstaten goed voor export
• Integraties: Zapier, Jira, Asana, Trello; geen native salarisintegratie

Prijs-kwaliteitverhouding

Voor kleine bedrijven en starters is Clockify een serieuze optie. Het gratis plan biedt al tijdregistratie en basale rapportages voor maximaal 5 gebruikers. De betaalde plannen voegen GPS, vergrendelingsfuncties en gedetailleerde rapportages toe.

Wat mist: Clockify heeft geen native koppeling met Nederlandse salarisadministratietools zoals NMBRS of SnelStart. Je kunt wel exporteren naar CSV en dat handmatig verwerken. Verlofbeheer zit pas in Standard en verzuimregistratie ontbreekt — je hebt dus aparte tools nodig voor een compleet HR-plaatje.

Geschikt voor

Starters, ZZP’ers met een klein team, bedrijven die al een apart HR-systeem hebben en alleen in/uitklokken willen digitaliseren.

Niet geschikt voor: Bedrijven met complexe roosters, cao-afspraken of een directe salarisintegratie-eis.

2. TimeMoto — hardware + cloud voor werkvloer

Prijs: Hardware-terminals €149–€499 (eenmalig) + cloud €2,99/user/mnd

TimeMoto (voorheen TimeSafe, onderdeel van Safescan) is de enige tool in dit overzicht die primair vertrekt vanuit hardware. Je koopt een fysieke terminal — met vingerafdrukscanner, RFID-kaartlezer of gezichtsherkenning — die je bij de ingang van je bedrijf plaatst. Medewerkers klokken in met hun vinger, badge of gezicht. De data synchroniseert automatisch naar de cloud.

Hardware-opties

Cloudfuncties

• Realtime aanwezigheidsoverzicht per locatie
• Automatische berekening overwerk en nachtdiensten
• Afwijkingen-alerts (te laat, vroeg vertrek)
• Export naar Excel, PDF of integratie met Exact Online
• Multi-locatie support: één cloudabonnement, meerdere terminals
• Rapportages conform Arbeidstijdenwet

Sterke punten

TimeMoto is de oplossing voor omgevingen waar je smartphones en laptops niet kunt of wilt inzetten: fabriekshal, bouwplaats, magazijn, keuken. De biometrische authenticatie voorkomt “buddy punching” (collega’s die voor elkaar inklokken). De hardware is solide en werkt ook offline — data synchroniseert zodra verbinding wordt hersteld.

Zwakke punten

De cloudsoftware is functioneel maar niet bijzonder elegant. Verlofbeheer en verzuimregistratie zijn beperkt. De integratiemogelijkheden zijn minder uitgebreid dan bij ShiftBase of Personio. Voor kantooromgevingen is de hardware-investering niet altijd te rechtvaardigen.

Geschikt voor

Productie, logistiek, bouw, detailhandel met een vaste locatie. Bedrijven die biometrische verificatie willen of eisen. Multi-locatie bedrijven die alle prikklokken centraal willen beheren.

3. ShiftBase — beste all-in-one voor Nederlands MKB

Prijs: Gratis tot 15 medewerkers; daarna bundels vanaf €30 per maand inclusief 6 medewerkers (+€4 per extra gebruiker), 10% korting bij jaarbetaling

ShiftBase is een Nederlands bedrijf (begonnen in Haarlem, in 2011 gelanceerd als Horecasysteem, sinds 2018 Shiftbase) dat tijdregistratie inbedt in een completer HR-platform voor personeelsplanning, verlofbeheer en verzuimregistratie. Het is de tool die wij het vaakst aanbevelen aan MKB-bedrijven in Nederland die één systeem willen voor hun volledige HR-basis.

Functies

Tijdregistratie:

• Mobiele app voor in/uitklokken (iOS en Android)
• Kiosk-modus op tablet voor gedeeld gebruik
• GPS-verificatie bij in/uitklokken
• Automatische berekening overwerk op basis van ingeroosterde uren
• Afwijkingen-alerts voor managers
• Digitale urenstaten met goedkeuringsworkflow

Planning en HR:

• Personeelsplanning per afdeling en functie
• Verlofbeheer: aanvragen, goedkeuren, saldo bijhouden
• Verzuimregistratie conform Wet verbetering poortwachter
• Contractbeheer: contracturen vs. gewerkte uren
• Min-max contracten en nul-urencontracten

Salarisintegraties:

• NMBRS (native koppeling)
• Exact Online Payroll
• Visma Raet
• Loket.nl
• Export naar SEPA en standaard salarisformaten

WAB-compliance

ShiftBase is specifiek gebouwd voor de Nederlandse markt en Nederlandse arbeidswetgeving. De tool houdt automatisch bij of je de WAB-verplichtingen nakomt voor oproepkrachten: oproeptermijnen, opzegtermijnen, aanzegtermijnen. Dit is een significante meerwaarde ten opzichte van internationale tools.

Prijs

Shiftbase rekent sinds 2026 geen prijs per medewerker meer, maar bundels met een vast maandbedrag en een inbegrepen aantal werknemers. Tot en met dat aantal betaal je alleen het bundelbedrag. Bij jaarbetaling geldt 10% korting. Add-ons: App Center+ €20 per maand vast, HR Pro €1 per werknemer per maand (introductietarief) en Compliance+ €0,50 per werknemer per maand (prijspagina, gecontroleerd 16 september 2026).

Waar het uitblinkt

In de praktijk is ShiftBase de beste keuze voor Nederlandse bedrijven in de zorg, retail en zakelijke dienstverlening die één systeem willen voor planning, tijdregistratie en verlofbeheer, zonder de complexiteit en prijs van een enterprise-platform zoals AFAS. De Nederlandse klantenservice en Nederlandstalige interface zijn een extra pluspunt.

Geschikt voor

MKB 5–200 medewerkers, Nederlandse markt, zorg, retail, zakelijke dienstverlening. Bedrijven die een native salarisintegratie willen met NMBRS of Loket.nl.

Wil je een breder personeelssysteem? Bekijk ook ons overzicht van de beste HR software Nederland 2026 en de HR sectorgids voor meer context.

4. Personio — HR-platform met geïntegreerde tijdregistratie

Prijs: Core vanaf €7,60 per medewerker per maand volgens de Engelstalige prijspagina (personio.com/pricing, gecontroleerd 23 september 2026); tijdregistratie zit in Core. De Nederlandse tarievenpagina noemt geen bedrag. Voor Pro, apps als werving en de eenmalige inschrijfkosten heb je een offerte nodig. Het contract loopt minimaal 12 maanden en verlengt stilzwijgend met 12 maanden, met een opzegtermijn van drie maanden.

Personio is een Duits HR-platform dat in de afgelopen jaren sterk is gegroeid in de Nederlandse markt. Het combineert alle HR-processen in één systeem: werving, onboarding, contractbeheer, tijdregistratie, verlofbeheer, performance management en salarisintegratie.

Tijdregistratie is bij Personio geen apart product maar een geïntegreerde module binnen het bredere HR-platform. Dat is zowel de kracht als de beperking.

Tijdregistratie-functies

• Digitale tijdregistratie via webportal en mobiele app
• Kiosk-modus voor gedeeld in/uitklokken
• Overwerkcalculatie op basis van contracturen
• Verlof- en afwezigheidsintegratie (gewerkte uren corrigeren automatisch)
• Goedkeuringsworkflows per afdeling
• Rapportages voor arbeidsinspectie
• Voorbereidende loonadministratie met integraties voor ADP iHCM, AFAS, Loket en Nmbrs

HR-voordelen

Waar Personio zich onderscheidt is de verbinding tussen tijdregistratie en de rest van HR. Een ziekmelding in Personio trekt automatisch de inroostering leeg. Een nieuw contract past automatisch de contracturen aan in de tijdregistratie. Een medewerker die ontslag neemt, krijgt automatisch een eindafrekening van niet-opgenomen verlof.

Die integratie bespaart administratietijd bij groeiende organisaties aanzienlijk.

Nadelen

Personio is relatief duur voor kleine teams. Onder de 20 medewerkers zijn ShiftBase of Clockify kostenefficiënter. De tijdregistratiefuncties zijn ook minder uitgebreid dan gespecialiseerde tools: er is geen biometrische hardware-integratie, de kiosk-modus is beperkt, en voor zware werkvloer-omgevingen is het niet ideaal.

Lees onze uitgebreide Personio review 2026 voor een volledige analyse van alle modules, prijzen en integraties.

Geschikt voor

MKB+ met 20–500 medewerkers, kantooromgeving, internationaal actieve bedrijven, organisaties die alle HR-processen in één systeem willen verenigen.

5. AFAS InSite — enterprise tijdregistratie in Nederlands ecosysteem

Prijs: Op aanvraag (modulair; reken op €15.000–€30.000+ implementatie + licenties)

AFAS Software is een Nederlands bedrijf dat al meer dan dertig jaar HR- en financiële software bouwt voor de Nederlandse markt. AFAS InSite is het medewerkerportaal waarmee medewerkers hun tijdregistratie, verlof en HR-zaken zelf beheren.

Tijdregistratie in AFAS is geen apart product: het is een onderdeel van het complete AFAS-ecosysteem met HR, payroll, financiën, CRM en projectadministratie. Als je al AFAS gebruikt voor je salarisadministratie of financiën, is de tijdregistratiemodule de logische volgende stap.

Functies

AFAS InSite tijdregistratie:

• Medewerkers registreren uren via InSite (web of app)
• Koppeling met roosterplanning in AFAS HR
• Automatische berekening overwerktoeslagen op basis van cao
• Werknemers kunnen eigen verlof aanvragen en overzicht inzien
• Geofencing: GPS-verificatie bij in/uitklokken
• Volledige audit trail: elke aanpassing gelogd met gebruiker en tijdstip

Integratie:

• Native koppeling met AFAS Payroll (geen export nodig)
• AFAS Profit voor projecturenregistratie
• AFAS CRM voor klantgerelateerde uren
• Koppeling met externe salarisverwerking via standaard exportformaten

Waarom het enterprise is

AFAS is een platform voor organisaties die alle bedrijfsprocessen in één systeem willen. De tijdregistratie is volledig geïntegreerd met payroll — er is geen export, import of koppelingsscript. Een goedgekeurde urenstate in AFAS resulteert direct in de juiste salarisberekening. Dat is de ideale situatie voor HR-afdelingen die foutloze, geautomatiseerde salarisverwerking willen.

De keerzijde: AFAS is complex en duur om te implementeren. De licentieprijzen zijn niet transparant (altijd op aanvraag), en je bent afhankelijk van een AFAS-implementatiepartner. Voor kleine organisaties is dit overkill.

Wij bespreken AFAS uitgebreid in onze AFAS review 2026 — inclusief een eerlijk beeld van de implementatiekosten en tijdsduur.

Geschikt voor

Organisaties vanaf 50 FTE die al AFAS-modules gebruiken of overwegen. Zorg, onderwijs, overheid, bouw, professionele dienstverlening met complexe cao-structuren.

6. Planday — tijdregistratie voor horeca en retail

Prijs: Starter €2,99 en Plus €4,99 per gebruiker per maand (Plus met €25 per maand abonnementskosten en minimaal 10 gebruikers), Pro op maat (planday.com/pricing, gecontroleerd 8 oktober 2026)

Planday is een Deens platform (nu onderdeel van Xero) dat specifiek is gebouwd voor de horeca, retail en andere sectoren met wisselende diensten, oproepkrachten en flexibele roosters. Het combineert personeelsplanning met tijdregistratie en heeft directe koppelingen naar loonadministratie.

Functies

Tijdregistratie:

• Punch clock app: medewerkers klokken in via smartphone
• Gedeelde kiosk op tablet of vaste terminal
• GPS-verificatie bij in/uitklokken
• Automatische berekening overwerk en toeslagen (avond, weekend, feestdag)
• Afwijkingen van rooster direct zichtbaar voor manager

Planning:

• Slepen-en-neerzetten roostermaker
• Automatische naleving van cao-regels (rust, maximale werktijden)
• Beschikbaarheidsbeheer: medewerkers geven zelf beschikbaarheid op
• Ruilfunctie: medewerkers ruilen diensten onderling (met goedkeuring manager)
• Communicatie: push notificaties bij roosterwijzigingen

Salarisintegraties:

• Xero Payroll (native, eigendomsverhouding)
• NMBRS
• Lønservice (Deens, maar ook NL-gebruik)
• Export naar Exact Online, Visma Raet

Planday vs. ShiftBase

Dit zijn de twee meest vergelijkbare tools in dit artikel. Beide zijn voor wisselende diensten met Nederlandse salarisintegratie. De verschillen:

Voor de horeca geven wij Planday een lichte voorkeur vanwege de betrouwbaardere roosterfuncties en de diep geïntegreerde planningscommunicatie. Voor zorg en zakelijke dienstverlening kiezen wij ShiftBase.

Lees meer over personeelsplanning in de horeca in ons artikel over de beste planning software horeca 2026.

Geschikt voor

Horeca (restaurants, hotels, cafés), retail, fitness, beveiliging. Bedrijven met veel oproepkrachten, wisselende diensten en complexe cao-toeslagen.

Vergelijkingstabel: alle 6 tools

Tijdregistratie per sector

Niet elke sector heeft dezelfde behoefte. Hier ons advies per type organisatie:

Kantooromgeving (5–50 medewerkers)

Aanbeveling: ShiftBase of Personio

Op kantoor werken medewerkers doorgaans vaste uren, maar toch is tijdregistratie relevant voor overwerk, thuiswerken en verlofbeheer. ShiftBase is de meest complete optie voor de prijs. Personio is beter als je ook werving, onboarding en performance management wilt integreren.

Clockify is een prima gratis alternatief als je geen salarisintegratie nodig hebt en verlofbeheer apart regelt.

Bouw en installatietechniek

Aanbeveling: TimeMoto (hardware) of ShiftBase (mobiel)

In de bouw is GPS-tracking essentieel: medewerkers werken op wisselende locaties en je wilt weten of ze daadwerkelijk op de bouwplaats zijn. ShiftBase met GPS-verificatie werkt goed voor bedrijven waar iedereen een smartphone heeft. TimeMoto met rugged hardware-terminal is beter voor vaste depots of kantoren vanwaar medewerkers vertrekken.

Let op cao-regels voor bouw en installatie: reistijdvergoedingen, onregelmatigheidstoeslag en ploegendiensten. ShiftBase verwerkt deze automatisch.

Horeca (restaurant, hotel, café)

Aanbeveling: Planday

Horeca heeft de meest complexe personeelsplanning van alle sectoren: wisselende openingstijden, meerdere afdelingen (keuken, bediening, bar), oproepkrachten, nul-urencontracten, avond- en weekendtoeslagen. Planday is hiervoor gebouwd.

De ruilfunctie (medewerkers ruilen diensten onderling) bespaart managers uren per week. De cao-toeslagen worden automatisch berekend. En de koppeling met NMBRS maakt de salarisverwerking grotendeels automatisch.

Meer details in ons artikel over planning software voor de horeca.

Zorg en welzijn

Aanbeveling: ShiftBase

In de zorg gelden specifieke cao-afspraken (VVT, GGZ, ziekenhuizen), complexe roosters en strikte verplichtingen rondom de Wet verbetering poortwachter bij verzuim. ShiftBase is de enige tool in dit overzicht met een complete verzuimregistratie én native salarisintegraties voor de zorg.

AFAS InSite is de betere keuze voor grote zorginstellingen (100+ FTE) die volledig geïntegreerde HR, payroll en financiën willen.

Retail en detailhandel

Aanbeveling: Planday of ShiftBase

Retail heeft veel gemeen met horeca: wisselende diensten, veel deeltijders en oproepkrachten, cao-toeslagen. Planday en ShiftBase zijn beide uitstekende keuzes. De beslissing hangt af van de omvang: ShiftBase is beter voor een winkel met eigen HR-afdeling die verzuim en contractbeheer wil integreren. Planday is beter voor ketens die roostersynchronisatie en medewerker-communicatie centraal stellen.

Transport en logistiek

Aanbeveling: ShiftBase of Planday

Voor transportbedrijven is rijtijdenregistratie en compliance essentieel. Wil je een compleet overzicht van alle software die je als transportbedrijf nodig hebt? Lees dan ons artikel over software voor transportbedrijven.

Productie en logistiek

Aanbeveling: TimeMoto + ShiftBase combinatie

Grote productiebedrijven combineren vaak biometrische hardware-terminals (TimeMoto) bij elke toegangsdeur met een cloudplatform voor de administratieve verwerking. TimeMoto integreert met Exact Online en kan exporteren naar de meeste salarispakketten. Voor de HR-laag bovenop (verlof, verzuim, contracten) voeg je ShiftBase of AFAS toe.

Koppeling met salarisadministratie: zo werkt het

De echte efficiëntiewinst van tijdregistratie software zit in de salarisintegratie. Zonder koppeling exporteer je elk periode een CSV-bestand, importeer je dat in je salarispakket, corrigeer je handmatig afwijkingen, en ga je vervolgens pas rekenen. Met een native koppeling werkt het zo:

1. Medewerker klokt in/uit (automatische tijdstempel)
2. Afwijkingen worden gesignaleerd (te laat, overwerk, vergeten uitklokken)
3. Manager keurt urenstaten goed in tijdregistratiesysteem
4. Goedgekeurde uren synchroniseren automatisch naar salarispakket
5. Salarisadministrateur verwerkt, controleert en exporteert naar bank

De meest gebruikte salariskoppelingen in Nederland:

SnelStart is een goede keuze voor kleinere bedrijven die tijdregistratie willen koppelen aan hun boekhouding. Je kunt geëxporteerde urenstaten van Clockify of ShiftBase eenvoudig verwerken in SnelStart’s boekhoudpakketten zoals inKaart; voor de daadwerkelijke verloning werkt SnelStart via je boekhoudkantoor, of kies een zelfstandig salarispakket zoals NMBRS. Bekijk de pakketten:

Bekijk SnelStart (1 maand gratis proberen) →

Voor grotere organisaties met een volledige HR-cyclus is NMBRS de meest complete keuze, met diepste integraties met ShiftBase, Planday en Personio.

Wat kost tijdregistratie software echt?

De sticker-prijs per gebruiker per maand is slechts een deel van de totale kosten. Dit is wat je echt betaalt:

Directe kosten

• Licentie: €0 (Clockify gratis, tot 5 gebruikers) tot €11,99/user/mnd (Clockify Enterprise, jaarbetaling) of op aanvraag (AFAS); Personio Core vanaf €7,60 per medewerker per maand (Engelstalige prijspagina)
• Hardware: €0 (software-only) tot €499 per terminal (TimeMoto)
• Implementatie: €0 (self-service) tot €15.000+ (AFAS)
• Training: Meestal inbegrepen, maar reken voor AFAS op externe implementatiepartner

Indirecte kosten

• Integratie-uren: Een CSV-export naar salarisadministratie kost 1–2 uur per maand. Met een native koppeling: 15 minuten.
• Foutcorrectie: Handmatige urenstaten leiden gemiddeld tot 1–3% salarisfouten. Elk fout salaris kost afhandelingstijd.
• Compliance-risico: Geen tijdregistratie of onvoldoende registratie kan leiden tot boetes van de arbeidsinspectie (€750–€4.500 per overtreding) en arbeidsrechtelijke claims bij ontslag.

Rekenvoorbeeld voor 20 medewerkers:

De ROI van een betaald systeem is voor de meeste bedrijven positief zodra ze meer dan tien medewerkers hebben.

WAB-compliance: wat moet je regelen?

De Wet Arbeidsmarkt in Balans stelt eisen waaraan je tijdregistratiesysteem moet voldoen. Dit is onze checklist:

Technische vereisten

• Automatische tijdstempel bij in/uitklokken (geen handmatige invoer zonder audit trail)
• Onwijzigbare logboeken (aanpassingen gelogd met gebruiker en tijdstip)
• Dataretentie minimaal vijf jaar
• Exportmogelijkheid voor arbeidsinspectie
• Onderscheid contracturen vs. gewerkte uren per medewerker

Specifiek voor oproepkrachten

• Registratie van oproeptijdstip (minimaal vier dagen vooraf)
• Minimumoproeptermijn van vier uur aantoonbaar
• Opzegtermijn van vier uur voor de medewerker gedocumenteerd
• Gemiddelde arbeidsomvang berekend na 12 maanden voor vaste omvang

Goed om te weten

ShiftBase en Personio automatiseren bovenstaande controlepunten actief. Ze signaleren afwijkingen en houden een volledig audit trail bij. TimeMoto en Planday voldoen aan de basisvereisten maar zijn minder proactief in de signalering van WAB-afwijkingen. Clockify voldoet technisch aan de wet maar is niet specifiek gebouwd voor Nederlandse arbeidswetgeving.

Implementatie: hoe begin je?

Tijdregistratie software invoeren klinkt simpel, maar de praktijk laat zien dat technische invoering niet het probleem is — draagvlak bij medewerkers wel.

Stap 1: Kies je scope

Wil je alleen in/uitklokken digitaliseren, of ook verlof, verzuim en salarisintegratie? Hoe groter de scope, hoe meer implementatietijd en kosten.

Stap 2: Selecteer je tool

Gebruik onze adviezen per sector hierboven. Vraag altijd een proefperiode aan — alle tools in dit overzicht bieden een gratis trial van 14–30 dagen.

Stap 3: Koppel je salarispakket

Stel de integratie in vóórdat je live gaat. Test een proef-exportcyclus met dummy-uren. Controleer of de uren correct worden omgezet naar looncomponenten.

Stap 4: Communiceer met medewerkers

Leg uit waarom je tijdregistratie invoert (WAB, niet wantrouwen), hoe het werkt, en wat er gebeurt als ze vergeten in/uit te klokken. Maak een draaiboek voor correcties.

Stap 5: Goedkeuringsproces inrichten

Bepaal wie uren goedkeurt, in welke termijn, en wat de procedure is bij afwijkingen. De meeste tools bieden hiervoor een configureerbare workflow.

Stap 6: Monitor en optimaliseer

Na twee maanden: analyseer hoeveel correcties er zijn. Veel “vergeten uitklokken”-meldingen? Pas je reminder-instellingen aan. Structureel overwerk bij één afdeling? Bespreek dit met de afdelingsmanager.

Onze aanbeveling per situatie

Na jaren van begeleiden van bedrijven bij softwareselectie, dit is ons directe advies:

Je bent een starter of ZZP’er met een klein team (< 10 medewerkers): Begin met Clockify gratis. Digitaliseer het in/uitklokken, maak een wekelijks exportbestand, verwerk handmatig. Investeer pas in betaalde software als je groeit of salarisintegratie nodig hebt.

Je bent een MKB-bedrijf (10–100 medewerkers) in kantoor, zorg of retail: Kies ShiftBase. Het is Nederlands, heeft alles wat je nodig hebt (tijdregistratie, verlof, verzuim, salarisintegratie), en de prijs is eerlijk. De implementatie doe je zelf in één middag.

Je bent actief in de horeca of retail met wisselende diensten: Kies Planday. De roosterfunctionaliteit en medewerker-communicatie zijn ongeëvenaard in deze sector. Koppel aan NMBRS voor automatische salarisverwerking.

Je hebt een werkvloer waar niet iedereen een smartphone heeft: Kies TimeMoto. Investeer in één of twee hardware-terminals en combineer met de cloudsoftware. Koppel via Exact Online aan je salarispakket.

Je groeit snel en wilt alle HR-processen integreren (20+ medewerkers): Kies Personio. De tijdregistratie is onderdeel van een breder HR-platform dat werving, onboarding, contracten en performance management verbindt. Lees onze Personio review voor de details.

Je hebt al AFAS of overweegt een volledige enterprise-implementatie (50+ FTE): Kies AFAS InSite. De tijdregistratie is native geïntegreerd met payroll, geen exports, geen koppelingsscripts. Lees onze AFAS review voor eerlijke implementatiekosten.

Conclusie

Tijdregistratie software is geen luxe meer — het is een wettelijke verplichting en een operationele noodzaak. De juiste tool bespaart je HR-afdeling uren per week, vermindert salarisfouten, en beschermt je bij arbeidsinspectiecontroles.

De keuze hangt sterk af van je sector en bedrijfsomvang:

• Klein team, weinig budget: Clockify gratis
• MKB, kantoor of zorg: ShiftBase
• Horeca en retail, wisselende diensten: Planday
• Werkvloer zonder smartphones: TimeMoto
• Groeiend MKB met brede HR-behoefte: Personio
• Enterprise, al in het AFAS-ecosysteem: AFAS InSite

Welke tool je ook kiest: zorg dat je salarisintegratie op orde is. De efficiëntiewinst zit niet in het registreren van uren, maar in wat er daarna automatisch mee gebeurt. Voor kleinere bedrijven is SnelStart een laagdrempelige manier om de boekhoudkundige koppeling te leggen, al loopt de daadwerkelijke salarisverwerking via je boekhoudkantoor of een zelfstandig pakket zoals NMBRS:

Bekijk SnelStart (1 maand gratis proberen) →

Wil je meer lezen? Bekijk ook:

• Beste HR software Nederland 2026 — volledig overzicht van HR-platforms
• Beste loonadministratie software 2026 — salarispakketten vergeleken
• NMBRS review 2026 — diepgaande analyse van het populairste salarispakket
• Alle productiviteitstools — meer tools voor efficiënt werken
• HR software overzicht — alle HR-gerelateerde software

Kosten vergelijking tijdregistratie software

Aanbeveling per budget:

• Budget nul: Clockify gratis — tijdregistratie voor maximaal 5 gebruikers
• Vast maandbedrag: Shiftbase Basic €30 per maand inclusief 6 medewerkers (+€4 per extra gebruiker), 10% korting bij jaarbetaling; Planday alleen op basis van een quote
• All-in HR + tijdregistratie: Personio

WAB-compliance: wat tijdregistratie software moet bijhouden

De Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) stelt eisen aan hoe je oproepkrachten en flexwerkers administreert:

Beschikbaarheidsregel (4-dagenregel) Je moet oproepkrachten minimaal 4 dagen van tevoren oproepen. Doe je dat niet, dan hebben ze het recht de oproep te weigeren. Shiftbase en Planday bewaken dit automatisch en sturen een waarschuwing als je te laat plant.

Ketenbepaling tijdelijke contracten Na 3 tijdelijke contracten of 3 jaar automatisch een vast contract. Goede tijdregistratie software houdt contractdata bij en waarschuwt je voordat de ketenbepaling in werking treedt.

Gemiddelde arbeidsduur (na 12 maanden) Na 12 maanden werk je een oproepkracht een schriftelijk aanbod voor een contract ter grootte van de gemiddelde gewerkte uren. De software berekent dit gemiddelde automatisch als je alle diensten hebt geregistreerd.

Sector-specifieke aandachtspunten

Zorg en thuiszorg: Gebruik tijdregistratie software die BIG-registratie en kwalificaties bijhoudt naast gewerkte uren. Shiftbase en Personio ondersteunen dit. Koppel bij voorkeur met HiX of Nedap ONS voor zorginstellingen.

Bouw en productie: Tijdregistratie op projectniveau is hier het meest waardevol. Je wilt weten hoeveel uren er aan welk project zijn besteed voor nacalculatie. Clockify en Harvest zijn hier sterk in.

Horeca en retail: Kassasysteem-integratie is waardevol — als je weet hoe druk het was, kun je je personeelsinzet optimaliseren. Planday en Dyflexis bieden deze koppeling aan.

Kantoor en professional services: Projectgebonden tijdregistratie voor facturatie is de prioriteit. Harvest, Toggl en Clockify bieden de beste uren-naar-factuur workflows. Let bij Toggl Track op de betaalvorm: Starter kost $9 per gebruiker per maand bij jaarbetaling en $12 bij maandbetaling, Premium $16 bij jaarbetaling en $24 bij maandbetaling (gecontroleerd september 2026). Wij rekenen dat per teamgrootte door in ons overzicht van de Toggl Track prijzen 2026.

Externe bron: KvK — starten met een bedrijf — onafhankelijke informatie over dit onderwerp.