Administratie software fysiotherapie: 5 EPD's met prijzen

Dossiers en agenda in losse bestanden, declaraties die de zorgverzekeraar afwijst en patiënten die moeten bellen voor een afspraak: dat is het probleem dat administratie software voor fysiotherapie oplost. Hieronder vergelijken wij vijf pakketten op het cliëntendossier, de VECOZO-declaratie, de koppelingen met je boekhouding en oefenplatforms, en de kosten per behandelaar. Alle prijzen en functies hebben wij op 23 september 2026 nagekeken op de sites van de leveranciers; de prijslijst van Intramed opnieuw op 28 september 2026 en de prijssimulator van Crossuite op 29 september 2026.

Op hoofdlijn: Intramed heeft producten voor acht beroepsgroepen en als enige een openbare prijslijst met vaste bedragen. Fysiomanager rekent per fte en groeit mee met een kleine praktijk. Crossuite is gebouwd voor meerdere disciplines onder één dak. FysioRoadmap is een volledig webbased pakket dat nu op fysiotherapie is ingericht. SpotOnMedics komt van dezelfde leverancier (HCI) en is gemaakt met en door fysiotherapeuten.

Welke fysiotherapie software is er in Nederland?

Voor fysiotherapiepraktijken in Nederland vergelijken wij vijf pakketten: Intramed, FysioRoadmap, Fysiomanager, Crossuite en SpotOnMedics. Alle vijf zijn praktijksoftware met het cliëntendossier (EPD), de agenda, de declaratie bij zorgverzekeraars en de facturatie in één systeem. Ze verschillen vooral in prijsmodel, het aantal disciplines dat ze ondersteunen en de koppelingen met boekhouding en oefenplatforms. De tabel zet de vijf fysio-EPD’s naast elkaar.

Bronnen: prijspagina’s en productpagina’s van Intramed, HCI (FysioRoadmap, SpotOnMedics), Fysiomanager en Crossuite, gecontroleerd 23 september 2026; de Crossuite-simulator op 13 oktober 2026.

Wat kost fysiotherapie software per behandelaar?

De kosten hangen bij alle vijf af van het aantal behandelaars. Alleen Intramed zet vaste bedragen volledig online, dus dat is het enige pakket waarvoor je vooraf exact kunt uitrekenen wat je betaalt:

Daarbovenop komt eenmalig €582,49 voor een nieuwe klant (€259,95 voor een bestaande klant die nu lokaal werkt), en eventueel een extra administratie (€21,35 per maand) of toeslag voor niet-Windows-apparatuur. Alle bedragen zijn excl. btw, bron: de prijspagina van Intramed (intramed.nl/prijzen), gecontroleerd 28 september 2026. Nieuwe klanten kunnen Intramed drie maanden gratis proberen.

Bij de andere vier krijg je een offerte; Crossuite geeft vooraf wel een indicatie:

• FysioRoadmap en SpotOnMedics (HCI) stemmen het tarief af op het aantal therapeuten, de gewenste modules en de koppelingen, en beloven een prijsindicatie binnen één werkdag. Dossiervoering, planning, declaratie, patiëntcommunicatie, updates en support zitten in de prijs.
• Fysiomanager rekent volgens de tarievenpagina een vast laag basistarief plus een bedrag per fte, niet per gebruiker. Solisten en receptie-accounts krijgen een lager tarief en extra vestigingen kosten niets extra. Twee losse bedragen staan wel online: het patiëntenportaal MijnZorgtoegang kost €5,50 per fte per maand voor praktijken die vóór 2018 klant werden (daarna zit het in de maandprijs), en opslag in het documentenarchief boven 1 GB kost €8,55 per maand.
• Crossuite heeft een prijssimulator op de eigen site waarin je het aantal behandelaars kiest. Voor Nederlandse fysiotherapie toont hij vier pakketten. Sharp kost €25 per behandelaar per maand en heeft geen agenda. Smart (€50) voegt de agenda en online boeken toe. Clever kost €65 bij één behandelaar en voegt onder meer de app en de koppelingen met je boekhouding toe. Genius is op aanvraag. Bij Clever daalt het bedrag per behandelaar naarmate de praktijk groter is: 3 × €49 = €147 bij drie en 5 × €37 = €185 bij vijf behandelaars. Deze bedragen gelden bij een jaarlicentie; per maand betaal je meer, bijvoorbeeld €78 voor Clever bij één behandelaar. Clever kun je ook per behandeling afrekenen: €6,45 per maand plus €0,29 per behandeling, dus €20,95 bij 50 behandelingen. Alles is volgens Crossuite indicatief en excl. btw; voor een definitief bedrag vraag je een offerte aan (gecontroleerd 13 oktober 2026).

Vergelijk bij een offerte altijd dezelfde onderdelen: eenmalige kosten, prijs per behandelaar, receptie-accounts, patiëntenportaal en de koppeling met je boekhoudpakket. Het losse boekhoudabonnement komt er bij alle vijf nog bovenop.

Wat zit er standaard in fysiotherapie software met cliëntendossier (EPD)?

Fysiotherapie software bevat bij alle vijf de vergeleken pakketten dezelfde basis: een cliëntendossier (EPD), een agenda (vaak met online afspraken plannen voor patiënten), de declaratie bij de zorgverzekeraar, patiëntfacturen en rapportage. Je koopt dossier en administratie als één systeem, niet als losse programma’s.

Of je zoekt op “administratie software fysiotherapie”, “fysio EPD” of “cliëntendossier software”: in Nederland bedoel je hetzelfde type pakket. Het EPD is het dossierdeel, de administratie is de schil eromheen, en je koopt ze als één systeem. Dit zit bij alle vijf in het pakket:

• Cliëntendossier (EPD): intake, behandelplan, evaluatie en eindmeting, met meetinstrumenten en vragenlijsten in het dossier.
• Agenda met online plannen: patiënten boeken zelf via je website of app en krijgen een bevestiging en herinnering.
• Declaratie: prestatiecodes, verzekeringscheck en verzending naar de zorgverzekeraar.
• Patiëntfacturen en debiteuren: voor behandelingen die de patiënt zelf betaalt.
• Rapportage: omzet, bezetting en openstaande declaraties.

Een los dossierprogramma naast je praktijksoftware is niet nodig en meestal onhandig: je registreert dan dubbel en de declaratie kan niet automatisch uit het dossier worden opgebouwd. Waar je bij de keuze wél op let:

• Dossierstructuur: volgt het dossier de KNGF-richtlijn voor verslaglegging, of is het vooral vrije tekst? Een vaste structuur maakt het dossier controleerbaar.
• Export en bewaartermijn: de WGBO vraagt een dossier in de regel twintig jaar te bewaren, gerekend vanaf de laatste wijziging. Vraag of je het volledige dossier kunt exporteren als je ooit overstapt.
• Toegang per rol: een receptiemedewerker plant afspraken maar hoort niet het hele behandeldossier te zien. Dat past bij de AVG-plicht om gezondheidsgegevens alleen toegankelijk te maken voor wie ze nodig heeft.
• AI bij de verslaglegging: Intramed (Fysio.AI) en Crossuite (AI-Suite) zetten een intake- of consultgesprek automatisch om in een verslag. Vraag hoe de opname wordt bewaard en wie erbij kan.

Hoe declareer je fysiotherapie via VECOZO?

VECOZO is het beveiligde portaal waarmee zorgaanbieders elektronisch declareren bij zorgverzekeraars. Je hebt een AGB-code nodig en de software controleert vóór verzending of de verzekeringsgegevens kloppen. Sinds 2006 kunnen patiënten zonder verwijzing naar de fysiotherapeut (directe toegang); het pakket moet dan bijhouden welke behandeling de verzekeraar vergoedt en welke de patiënt zelf betaalt. Voor volwassenen valt fysiotherapie meestal onder de aanvullende verzekering. De basisverzekering vergoedt bij aandoeningen op de lijst van chronische aandoeningen vanaf de 21e behandeling, en voor een aantal aandoeningen vanaf de eerste behandeling: bij onder meer artrose van heup of knie, etalagebenen en urine-incontinentie tot een maximum aantal behandelingen, en bij COPD (vanaf GOLD-stadium II) oefentherapie zonder maximum (bron: Zorginstituut Nederland, gecontroleerd 29 september 2026).

Veelvoorkomende oorzaken van afwijzingen zijn onder meer:

1. een onjuiste of verlopen indicatie- of prestatiecode;
2. een ontbrekende of verlopen verwijzing waar die nodig is;
3. meer behandelingen gedeclareerd dan de polis van de patiënt dekt;
4. een AGB-code die niet aan de juiste verzekeraarscontracten hangt;
5. onjuiste praktijkgegevens, zoals het bankrekeningnummer.

Software met een controle vóór verzending, zoals Intramed en SpotOnMedics die beschrijven, vangt een deel hiervan af. Fysiomanager bepaalt zelf of een behandeling naar de verzekeraar gaat of als patiëntfactuur, met betaling via iDEAL of Wero. Intramed declareert via VECOZO naar alle verzekeraars tegelijk of per verzekeraar. Test in een demo de hele stroom met een testpatiënt: afspraak, dossier, declaratie, retourinformatie.

Welke boekhoudsoftware gebruik je als fysiotherapeut?

Als fysiotherapeut koppel je een apart boekhoudpakket aan je praktijksoftware voor grootboek en jaarrekening. Alle vijf koppelen met Twinfield (Intramed via Intramed Financieel). De pakketten verwerken declaraties, patiëntfacturen en betalingen, en geven die door aan een boekhoudpakket:

• Intramed koppelt via Intramed Financieel met een “boekhoudstraat” van Twinfield, Basecone en Nmbrs, geleverd door Syfers, met een financieel dashboard (winst en verlies, debiteuren, kengetallen).
• Fysiomanager verwerkt betalingen direct in de gekoppelde Twinfield-boekhouding en regelt een accountantsinlog voor Twinfield.
• FysioRoadmap en SpotOnMedics koppelen met Twinfield; SpotOnMedics ook met Mollie voor betalingen.
• Crossuite koppelt met Exact Online, SnelStart en Twinfield.

Twinfield is de koppeling die alle vijf noemen. Doe je de boekhouding zelf of werkt je boekhouder met een ander pakket, vraag dan of er een koppeling of export is naar bijvoorbeeld SnelStart, e-Boekhouden of Moneybird. Kies het pakket dat je boekhouder gebruikt; dat scheelt bij de jaarrekening meer dan het prijsverschil. Meer over boekhouden in de zorg lees je in onze vergelijking van boekhoudsoftware voor de zorg.

Bekijk actuele prijzen van SnelStart →

Welke software gebruik je voor oefentherapie en andere paramedische disciplines?

Oefentherapeuten, ergotherapeuten, logopedisten en podotherapeuten zoeken dezelfde functies, met eigen prestatiecodes en dossierstructuur:

• Intramed heeft producten voor fysiotherapie, oefentherapie, podotherapie, logopedie, ergotherapie, diëtetiek, GGZ en multidisciplinaire organisaties.
• Fysiomanager noemt zich EPD-software voor alle therapeuten en werkt met één dossier voor multidisciplinaire samenwerking.
• Crossuite is gebouwd voor veel disciplines in één systeem, van fysiotherapie en logopedie tot diëtetiek en psychologie.
• FysioRoadmap is volgens HCI nu geoptimaliseerd voor fysiotherapie en wordt later geschikt voor andere paramedische disciplines.

Vraag in de demo naar jouw eigen beroepsprofiel. De verschillen zitten in de codes en de vragenlijsten, en die zie je pas als de leverancier jouw discipline opent.

1. Intramed

Intramed (van Convenient B.V.) heeft producten voor acht beroepsgroepen. Intramed Compleet combineert het EPD, de agenda, VECOZO-declaratie, facturatie en het patiëntenportaal MijnZorgApp (met afspraakbevestigingen, herinneringen, beeldbellen en online oefeningen met video’s). Het HealthTrain-platform voor oefenprogramma’s zit erbij.

Met Fysio.AI zet Intramed het intakegesprek automatisch om in een verslag. Voor stuurinformatie is er Intramed Insight, tegen meerprijs. Intramed meldt op zijn site dat het gecertificeerd is voor NEN 7510 en ISO 27001.

• Prijs: €21,45 per praktijk + €66,89 per zorgverlener per maand, eenmalig €582,49 voor een nieuwe klant, excl. btw (gecontroleerd 28 september 2026). Drie maanden gratis proberen voor nieuwe klanten.
• Sterk: openbare prijslijst, veel disciplines, MijnZorgApp en oefenplatform inbegrepen, AI bij de intake.
• Let op: boekhouding via een koppeling (Intramed Financieel), Insight kost extra, eenmalige kosten bij de start.

2. FysioRoadmap (HCI)

FysioRoadmap is praktijksoftware van HCI (Health Cloud Initiative). Het pakket is volledig webbased en werkt vanuit de agenda: daar beheer je afspraken, open je dossiers en start je declaraties, die automatisch naar verzekeraars en VECOZO gaan. Filters en dagweergaven houden het overzicht bij meerdere therapeuten of locaties.

FysioRoadmap koppelt met Physitrack en FysioTopics voor oefenprogramma’s, met Qualiview voor kwaliteitsmetingen en met Twinfield voor de boekhouding. HCI noemt het pakket nu geoptimaliseerd voor fysiotherapie.

• Prijs: op offerte, afhankelijk van het aantal therapeuten, modules en koppelingen; prijsindicatie binnen één werkdag.
• Sterk: webbased op elk apparaat, declareren vanuit de agenda, koppelingen met oefen- en kwaliteitsplatforms.
• Let op: geen openbaar tarief; voor andere disciplines dan fysiotherapie nog niet ingericht.

3. Fysiomanager

Fysiomanager valt op door het prijsmodel: een vast laag basistarief plus een bedrag per fte in plaats van per gebruiker. Parttimers krijgen een eigen inlog zonder extra kosten, solisten en receptie-accounts betalen minder en extra vestigingen kosten niets extra. Krimpt of groeit de praktijk, dan beweegt de prijs mee.

Behandelingen gaan vanuit de agenda naar het declaratieproces; de software bepaalt zelf of een factuur naar de verzekeraar gaat of naar de patiënt, die dan kan betalen met iDEAL of Wero. Betalingen komen in de gekoppelde Twinfield-boekhouding. Fysiomanager is volgens de eigen site gecertificeerd voor NEN 7510 en ISO/IEC 27001, heeft het patiëntenportaal MijnZorgtoegang, videoconsulten (FM-VideoConsult) en een analysemodule (FM Analytics). Gegevens uit SpotOnMedics en Intramed kunnen volgens Fysiomanager automatisch worden overgezet.

• Prijs: basistarief + per fte, op offerte. MijnZorgtoegang €5,50 per fte per maand voor klanten van vóór 2018 (daarna inbegrepen), archief boven 1 GB €8,55 per maand, excl. btw.
• Sterk: prijs per fte, lager tarief voor solisten, geen meerprijs voor vestigingen, overstap vanuit Intramed of SpotOnMedics.
• Let op: geen openbaar basistarief; boekhouding via Twinfield.

4. Crossuite

Crossuite is een volledig online praktijkpakket voor veel disciplines, van fysiotherapie en logopedie tot psychologie en diëtetiek. Het beheert afspraken, het EPD, communicatie en financiën, werkt in de browser op Mac, Windows, iPad en Android-tablets en noemt in zijn pakketten iOS- en Android-apps. Patiënten maken via het patiëntenplatform afspraken, bekijken facturen en vullen digitale intakeformulieren in.

De AI-Suite zet spraak uit een consult of anamnese om in tekst en maakt samenvattingen van het dossier. Volgens de prijspagina zitten declareren, de COV- en BSN-check en de koppeling met VECOZO in elk pakket; de agenda begint bij Smart en de koppelingen met boekhoudsoftware bij Clever.

• Prijs: indicatief €25 (Sharp), €50 (Smart) of €65 (Clever) per maand bij één behandelaar voor Nederlandse fysiotherapie (simulator, jaarlicentie, excl. btw, gecontroleerd 13 oktober 2026). Clever kan ook per behandeling: €6,45 per maand plus €0,29 per behandeling. Definitief bedrag op offerte.
• Sterk: veel disciplines in één systeem, modern patiëntenplatform, AI bij de verslaglegging.
• Let op: Sharp heeft geen agenda, en de koppeling met je boekhouding zit pas in Clever.

5. SpotOnMedics (HCI)

SpotOnMedics is net als FysioRoadmap van HCI, en is volgens de leverancier ontwikkeld door en voor fysiotherapeuten, met meer dan vijftien jaar ervaring. Dossier, planning en declaratie zitten in één pakket, met realtime synchronisatie zodat iedereen in de praktijk op computer, tablet of mobiel dezelfde stand ziet.

SpotOnMedics koppelt met Physitrack en HealthTrain voor oefenprogramma’s, met Mollie voor betalingen en met Twinfield voor de boekhouding.

• Prijs: op offerte, afhankelijk van therapeuten, modules en koppelingen; prijsindicatie binnen één werkdag.
• Sterk: gemaakt met fysiotherapeuten, realtime samenwerken, betaalkoppeling met Mollie.
• Let op: geen openbaar tarief; kies bewust tussen de twee HCI-pakketten en vraag waarin ze verschillen.

Welk pakket past bij jouw praktijk?

• Solist of startende praktijk: Fysiomanager, vanwege het lagere solistentarief en de prijs per fte. Zet er een Intramed-berekening naast (€88,34 per maand excl. btw als solist) en gebruik de drie gratis maanden om te testen.
• Groepspraktijk met drie tot tien therapeuten: Intramed als je vooraf de kosten wilt kennen en meerdere disciplines hebt; FysioRoadmap of SpotOnMedics als je een webpakket voor alleen fysiotherapie zoekt. Vraag bij HCI één offerte voor beide.
• Multidisciplinaire praktijk: Crossuite of Intramed, omdat beide veel disciplines in één systeem ondersteunen. Neem bij Crossuite minimaal Smart als je de agenda erbij wilt, en Clever voor de koppeling met je boekhouding.
• Meerdere vestigingen: Fysiomanager rekent geen meerprijs per vestiging; bij de anderen vraag je hoe vestigingen in de prijs zitten.

Wil je dit voor jouw praktijk laten uitzoeken, doe dan de fysio-EPD keuzehulp: zes vragen en je ziet welke drie pakketten het beste passen.

Plannen staat centraal in je praktijk. Wil je de agenda breder inzetten dan de praktijksoftware kan, vergelijk dan de beste afsprakensoftware, maar controleer eerst of je pakket het niet al doet.

Overstappen naar een ander fysio-EPD

Vraag de leverancier naar de doorlooptijd van selectie tot de eerste declaratierun in het nieuwe systeem. Deze stappen horen erbij:

1. Demo’s bij minimaal twee leveranciers. Laat een intake, een behandelreeks, een declaratie en een oefenprogramma zien met jouw discipline.
2. Offertes naast elkaar leggen op eenmalige kosten, prijs per behandelaar, receptie, portaal en boekhoudkoppeling.
3. Data-export regelen. Vraag welke gegevens meekomen: dossiers, afspraken, openstaande declaraties en betalingshistorie.
4. Inrichten en trainen. Verzekeraarscontracten, tarieven en agenda-instellingen, en een training voor iedereen die het systeem dagelijks gebruikt.
5. Korte parallelle periode. Invoer in het nieuwe systeem, controle in het oude, tot de eerste declaratierun foutloos is verlopen.

Plan de overgang aan het begin van een kwartaal en buiten je drukste maanden. Check vooraf of je boekhoudpakket met het nieuwe systeem koppelt; gebruik je Moneybird, vraag dan expliciet naar een koppeling of export (bekijk Moneybird).

Privacy, NEN 7510 en de verwerkersovereenkomst

Patiëntgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens onder de AVG. Als praktijkhouder ben je verwerkingsverantwoordelijke; de softwareleverancier is verwerker. Sluit met elke leverancier die bij patiëntgegevens kan een verwerkersovereenkomst, vraag naar het NEN 7510-certificaat en controleer hoe je patiënten hun dossier laat inzien. Intramed en Fysiomanager melden allebei certificering voor NEN 7510 en ISO 27001. Formulieren, behandelplannen en toestemmingsverklaringen die buiten het EPD vallen, bewaar je in een beveiligd systeem; zie onze vergelijking van documentmanagementsoftware.

Conclusie

Voor de administratie van een fysiotherapiepraktijk vergelijken wij vijf pakketten die allemaal het cliëntendossier, de agenda en de declaratie combineren. Intramed heeft producten voor acht beroepsgroepen en als enige een openbare prijslijst met vaste bedragen (€21,45 per praktijk plus €66,89 per zorgverlener per maand, excl. btw). Fysiomanager past met zijn prijs per fte en lager solistentarief bij solisten en groeiende praktijken, Crossuite voor praktijken met veel disciplines, en de twee HCI-pakketten FysioRoadmap en SpotOnMedics voor wie een webpakket voor fysiotherapie zoekt. Reken bij alle vijf het boekhoudpakket mee, want dat koppel je er apart aan. Vraag bij minimaal twee leveranciers een demo en een offerte, en test je dagelijkse workflow voordat je tekent.

Verder zoeken? De categorie productiviteitssoftware verzamelt de vergelijkingen waarin praktijksoftware, agenda en administratie samenkomen.