Rittenregistratie Software 2026: 4 apps + keurmerk

Rittenregistratie is een onderdeel van de administratie dat je goed op orde moet hebben, zeker bij een auto van de onderneming. Rijd je zakelijke kilometers met je privéauto, dan mag je in 2026 € 0,25 per kilometer van je winst aftrekken. Rijd je in een auto van je onderneming, dan kun je met een rittenregistratie aantonen dat je onder de 500 privékilometers per jaar blijft en dus niets hoeft te verrekenen.

Bij 30.000 zakelijke kilometers per jaar gaat het om een aftrekpost van € 7.500 op je winst. Let op de formulering: dat is een aftrekpost, geen belastingteruggave. Wat het netto oplevert, is dat bedrag maal het tarief waartegen je winst wordt belast.

In dit artikel vergelijken wij vier rittenregistratie-apps (met daarnaast een aparte optie voor Tesla-rijders), leggen wij uit wat de Belastingdienst letterlijk van een rittenregistratie eist, en behandelen wij het Keurmerk RitRegistratieSystemen, een toets die niet van de leverancier zelf komt. Alle fiscale bedragen en eisen in dit artikel komen van belastingdienst.nl en zijn gecontroleerd op 6 oktober 2026.

💡 Op zoek naar de complete vergelijking? Lees Beste fleet management software 2026 — daar staan de pakketten en prijzen naast elkaar.

Kort antwoord: MileIQ, Rydoo, TripLog en Mobilexpense vergeleken op GPS-tracking, de eisen van de Belastingdienst en prijs.

Rijd je zakelijke kilometers met een privévervoermiddel, dan mag je in 2026 € 0,25 per kilometer van je winst aftrekken (in 2024 en 2025: € 0,23). Bij 20.000 zakelijke kilometers is dat een aftrekpost van € 5.000 op de winst — geen belastingteruggave. Een rittenregistratie die aan de eisen voldoet, laat je aantonen dat je als ondernemer niet meer dan 500 kilometer privé reed met een auto van de onderneming. Bron: Belastingdienst — Zakelijk gebruik privévervoermiddel, gecontroleerd op 6 oktober 2026.

Waarom rittenregistratie zo belangrijk is

Laten we beginnen met het grote plaatje. Waarom zou je überhaupt de moeite nemen?

De aftrekpost loopt snel op — maar het is een aftrekpost, geen teruggave

Voor zakelijke kilometers met een privévervoermiddel (auto, motor of fiets) geldt in 2026 een bedrag van € 0,25 per kilometer dat je van je winst mag aftrekken. In 2024 en 2025 was dat € 0,23. Woon-werkverkeer telt voor de inkomstenbelasting mee als zakelijke kilometers. Losse kosten zoals brandstof, verzekering, tol en parkeren mag je er niet apart naast aftrekken: die zitten in het kilometerbedrag. Bron: Belastingdienst — Zakelijk gebruik privévervoermiddel en Zakelijk gebruik privévervoermiddel 2026, gecontroleerd op 6 oktober 2026.

Wat je hier netto aan overhoudt, hangt af van het tarief waartegen jouw winst wordt belast. Reken dus niet met het volle bedrag in de tabel; reken met dat bedrag maal jouw tarief, en leg de uitkomst voor aan je boekhouder of accountant.

Twee regelingen die vaak door elkaar lopen

Dit is het punt waarop veel uitleg de mist in gaat. Er zijn twee verschillende regelingen:

1. Ondernemer met een privévervoermiddel (inkomstenbelasting). Je trekt € 0,25 per zakelijke kilometer af van je winst. Dit is een aftrekpost, geen uitbetaling. Bron: Belastingdienst.
2. Werknemer met een eigen auto (loonheffingen). Je werkgever mag maximaal € 0,25 per zakelijke kilometer onbelast vergoeden. Dat is geld dat je uitbetaald krijgt. Het kabinet verhoogde dit bedrag van € 0,23 naar € 0,25 met terugwerkende kracht tot 1 januari 2026. Bron: Belastingdienst — Verhoging onbelaste kilometervergoeding, bericht van 25 juni 2026.

Houd in beide gevallen bij welke kilometers zakelijk waren.

Bij een auto van de zaak gaat het om de bijtelling

Rijd je in een auto van je onderneming, dan speelt een andere vraag: blijf je onder de 500 privékilometers per jaar? De Belastingdienst schrijft: “Alleen als u (bijvoorbeeld met een rittenregistratie) kunt aantonen dat u op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt, hoeft u niets te verrekenen.” Bron: Belastingdienst — Privégebruik auto, gecontroleerd op 6 oktober 2026. Koppel je rittenregistratie aan je boekhoudsoftware voor ZZP en je hebt alles op één plek.

Wat eist de Belastingdienst precies?

Voor je de apps induikt, is het slim te weten waar je aan moet voldoen. Dit is de lijst zoals de Belastingdienst hem publiceert.

Over de auto:

• “het merk van de auto”
• “het type auto”
• “het kenteken van de auto”
• “de periode waarin u de auto hebt gebruikt”

Per rit:

• “de datum”
• “de begin- en eindstand van de kilometerteller”
• “het vertrek- en aankomstadres”
• “de route die u hebt gereden, als u niet de meest gebruikelijke route hebt genomen”
• “of het een privérit is of een zakelijke rit”
• “de privé-omrijkilometers als tijdens een rit zowel zakelijke als privékilometers worden gereden”

Bron: Belastingdienst — Rittenregistratie, gecontroleerd op 6 oktober 2026.

Twee onderdelen worden in de praktijk het vaakst vergeten. Het eerste zijn de vier voertuiggegevens: merk, type, kenteken en gebruiksperiode. Die staan niet standaard in elke app-export. Het tweede zijn de privé-omrijkilometers: rijd je tijdens één rit zowel zakelijk als privé, dan moet je het privédeel apart vastleggen. Een app die alleen begin- en eindpunt registreert, doet dat niet uit zichzelf — dat corrigeer je zelf bij het labelen.

Bewaarplicht: je administratie bewaar je zeven jaar; voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar. Bron: Belastingdienst — Hoelang moet u gegevens bewaren?, gecontroleerd op 6 oktober 2026.

Apps met automatische ritdetectie, zoals MileIQ en TripLog, leggen ritten via GPS vast. Jij geeft aan of een rit zakelijk of privé was en vult zo nodig de privé-omrijkilometers aan. Controleer vóór aanschaf of de export alle gegevens uit de lijst hierboven bevat, inclusief de voertuiggegevens.

Keurmerk RitRegistratieSystemen: wat het betekent

Er bestaat een toets die niet van de leverancier zelf komt: het Keurmerk RitRegistratieSystemen. De Belastingdienst schrijft daarover: “Gebruikt u een rittenregistratiesysteem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen, dan gaan wij er vanuit dat uw rittenregistratie sluitend is.” De Belastingdienst kan nog wel een controle instellen en onderzoeken of een rit zakelijk of privé is. Bron: Belastingdienst — Keurmerk voor rittenregistratie, gecontroleerd op 6 oktober 2026.

Het keurmerk wordt beheerd door de Stichting Keurmerk RitRegistratieSystemen, die een openbare lijst van gekeurmerkte systemen bijhoudt.

Wat dit betekent voor de apps in dit overzicht: MileIQ, Rydoo, TripLog en Mobilexpense staan niet op die keurmerklijst (gecontroleerd op 6 oktober 2026). Wel op de lijst staan onder meer FleetGO RRS, RouteVision Professional Fiscaal Keurmerk, WEBFLEET B5/LINK 710/740, Moving Intelligence Mi40/Mi50, MyFMS, Accredis NeXT, ABAX Fiscaal Verzekerd en TrackJack PRO Fiscaal.

Dat maakt de apps niet automatisch ongeschikt: een administratie uit een app kan sluitend zijn zolang alle verplichte gegevens erin staan. Het verschil zit in de bewijspositie: bij een gekeurmerkt systeem gaat de Belastingdienst er vanuit dat de registratie sluitend is. Staat bijtelling op het spel, omdat je met een auto van je onderneming onder de 500 privékilometers wilt blijven, laat je dan door je boekhouder of accountant adviseren welk systeem je kiest.

De keurmerklijst kan wijzigen, en de stichting heeft een meldpunt voor misbruik van het keurmerklogo. Controleer vóór aanschaf zelf op de lijst met keurmerksystemen of jouw systeem er echt op staat.

Heb je naast kilometers ook uren bij te houden? Bekijk dan onze vergelijking van de beste urenregistratie software — veel ZZP’ers combineren beide tools.

GPS-tracking vs. handmatige invoer: wat past bij jou?

Er zijn twee fundamenteel verschillende benaderingen voor rittenregistratie:

GPS-tracking (automatisch)

De app draait op de achtergrond en detecteert wanneer je rijdt. Na afloop geef je aan of de rit zakelijk of privé was.

Voordelen:

• Je hoeft een rit niet zelf te starten en te stoppen
• De route en kilometers komen uit de GPS-gegevens
• Minder invoerwerk bij veel ritten

Nadelen:

• Meestal een abonnement voor de volledige functies
• Locatiegegevens worden bijgehouden (privacy)
• Je moet zelf nog labelen en de privé-omrijkilometers aanvullen

Handmatige invoer

Je voert zelf de ritten in: datum, adressen, kilometerstanden.

Voordelen:

• Gratis of goedkoop
• Geen locatietracking

Nadelen:

• Een vergeten rit ontbreekt in je administratie
• Meer invoerwerk bij veel ritten
• Meer kans op fouten in de verplichte gegevens

Onze afweging: maak je veel ritten, dan scheelt automatische registratie invoerwerk. Maak je er weinig, dan kan handmatig volstaan, mits je elke rit volledig vastlegt.

Vergelijkingstabel: de vier apps op een rij

Prijzen gecontroleerd op de prijspagina van de leverancier op 6 oktober 2026. MileIQ rekent in dollars; die bedragen zetten wij niet om, omdat de wisselkoers en eventuele btw per situatie verschillen. TripLog toonde ons bedragen in euro’s.

Bronnen: mileiq.com/pricing, rydoo.com/pricing en rydoo.com/expense/mileage-tracking, triplog.net/pricing, mobilexpense.com/pricing.

De vier rittenregistratie-apps vergeleken

1. MileIQ: automatische ritdetectie voor ZZP’ers

MileIQ (mileiq.com) is een rittenregistratie-app. Let op een hardnekkig misverstand: MileIQ is géén Microsoft-product (meer). Microsoft en MileIQ werkten vanaf 2015 samen, maar MileIQ schrijft zelf: “In 2021 we returned to our roots as an independent company.” De app wordt nu uitgegeven door Bending Spoons US Inc. Reken dus niet op inbegrepenheid in je Microsoft 365-abonnement. Bron: mileiq.com/about, gecontroleerd op 6 oktober 2026.

Hoe werkt het? Volgens MileIQ detecteert de app ritten automatisch en draait hij op de achtergrond; je classificeert elke rit als zakelijk of privé met een swipe. Je kunt vaste werktijden instellen waarbinnen ritten automatisch als zakelijk gelden, en MileIQ stelt automatisch classificeren voor als je dezelfde route drie keer hetzelfde classificeert (mileiq.com/mileage-tracker/drive-detection).

Wat MileIQ biedt volgens de leverancier:

• Automatische ritdetectie op de achtergrond, zonder handmatige start
• Classificeren met een swipe naar links of rechts
• Automatisch gegenereerde rapporten
• Een gratis plan met 40 ritten per maand

Waar je op moet letten:

• Boven de 40 ritten per maand heb je het betaalde Unlimited-plan nodig
• Voor teams heeft MileIQ een apart aanbod (MileIQ for Teams)
• De app staat niet op de keurmerklijst; controleer of de export de vier voertuiggegevens en de privé-omrijkilometers bevat

Prijs: gratis tot 40 ritten per maand; Unlimited $ 11,66 per maand bij jaarbetaling (mileiq.com/pricing, gecontroleerd op 6 oktober 2026)

Geschikt voor: ZZP’ers en freelancers met een privéauto die vooral zakelijke kilometers willen aftrekken

Kort gezegd: MileIQ houdt de bediening beperkt tot installeren, labelen en exporteren. Voor een discussie over bijtelling bij een auto van de onderneming kun je beter met je boekhouder bekijken of een gekeurmerkt systeem nodig is.

2. Rydoo: kilometers binnen onkostenbeheer

Rydoo is meer dan een rittenregistratie-app: het is een platform voor onkostenbeheer. Naast kilometers beheer je er onkosten, dagvergoedingen (vanaf het Pro-plan) en goedkeuringsstromen voor teams.

Hoe registreer je kilometers? Volgens Rydoo markeer je het begin- en eindpunt van een rit op een kaart, waarna Rydoo het bedrag berekent met officiële tarieven (van meer dan 20 landen); je kunt gegevens van eerdere ritten hergebruiken. Rydoo noemt hier geen automatische ritdetectie via GPS (rydoo.com/expense/mileage-tracking, gecontroleerd op 6 oktober 2026). Dat is een ander uitgangspunt dan MileIQ en TripLog.

Wat Rydoo biedt volgens de leverancier:

• Mobiele app met bonnetjesscanner en onbeperkt aantal declaraties (Essentials)
• Goedkeuring van kilometerdeclaraties door managers; Essentials heeft één goedkeuringsstroom, Pro meerdere niveaus
• Koppelingen met onder meer Exact, DATEV, QuickBooks, Sage, Xero, SAP S/4HANA en NetSuite (rydoo.com/integrations)
• Lokale wettelijke en fiscale compliance, volgens Rydoo

Waar je op moet letten:

• Minimaal 5 gebruikers
• Rydoo noemt geen automatische ritdetectie, dus je legt ritten zelf vast
• De app staat niet op de keurmerklijst

Prijs: Essentials € 8 per gebruiker per maand bij jaarbetaling (€ 10 bij maandbetaling), Pro € 10 bij jaarbetaling (€ 12 maandelijks), beide vanaf 5 gebruikers; Business en Enterprise op aanvraag vanaf 30 respectievelijk 50 actieve gebruikers (rydoo.com/pricing, gecontroleerd op 6 oktober 2026)

Geschikt voor: teams die kilometers samen met andere onkosten willen declareren en laten goedkeuren

Kort gezegd: Rydoo past als rittenregistratie maar één onderdeel is van je onkostenbeheer. Rydoo noemt een directe koppeling met Exact (import van rekeningschema, projecten en btw-tarieven, export van declaraties).

Tip: je kilometers moeten uiteindelijk in je boekhouding landen. SnelStart heeft daarvoor standaard grootboekrekening 4509 (Kilometervergoeding), zie het SnelStart-kennisplein (gecontroleerd op 6 oktober 2026). Dat artikel rekent nog met € 0,23 per kilometer; voor 2026 geldt volgens de Belastingdienst € 0,25.

Bekijk SnelStart

Zoek je iets eenvoudigers voor een kleine administratie, dan is Jortt een optie (zie de Jortt-prijzen). Jortt noemt op jortt.nl wel kilometerdeclaraties van werknemers bij de salarisfunctie, maar geen rittenregistratie voor ondernemers; die combineer je met een van de apps uit dit overzicht.

3. TripLog: meerdere registratiemethoden

TripLog noemt zes manieren om ritten vast te leggen. Het gratis Basic-plan bevat volgens TripLog onbeperkte automatische ritregistratie. Daarnaast verkoopt TripLog twee optionele hardwareonderdelen: de TripLog Beacon (een USB-gevoede Bluetooth-beacon die automatische registratie start via je telefoon) en TripLog Drive, een GPS-apparaat dat ritten opslaat en via Bluetooth naar de app stuurt, ook als je telefoon er niet bij is (triplog.net, gecontroleerd op 6 oktober 2026).

Wat TripLog biedt volgens de leverancier:

• Onbeperkte automatische ritregistratie in het gratis plan; één swipe om te classificeren en instelbare werktijden
• Premium: onbeperkte rapportage, automatisch classificeren op regels, eigen bedrijfsactiviteiten en kilometertarieven, bonnetjes via OCR, koppeling met bank en creditcard
• Koppelingen met onder meer QuickBooks Online, SAP Concur, ADP, UKG en Paychex (triplog.net/integrations)
• Een aparte module voor tijdregistratie

Waar je op moet letten:

• Rapportage en koppelingen zitten in Premium (bij Basic alleen met een 7-daagse pas)
• De Beacon kost € 18,99 en TripLog Drive € 75,99, eenmalig
• Boekhoudkoppelingen op de site zijn gericht op QuickBooks Online; Nederlandse pakketten staan er niet bij
• De app staat niet op de keurmerklijst

Prijs: Basic gratis; Premium € 4,74 per maand bij jaarbetaling (€ 56,99 per jaar), zoals TripLog die in euro’s toonde (triplog.net/pricing, gecontroleerd op 6 oktober 2026)

Geschikt voor: ZZP’ers die automatische registratie zonder abonnement willen proberen, en gebruikers die een apart GPS-apparaat of beacon willen inzetten

Kort gezegd: TripLog is in dit overzicht het goedkoopste betaalde plan. Wil je een Nederlands boekhoudpakket koppelen, controleer dan eerst of de export past.

4. Mobilexpense: kilometers binnen Europese onkostenregistratie

Mobilexpense is een leverancier van onkostensoftware voor middelgrote en grote bedrijven (mobilexpense.com/pricing). Kilometers zijn er een onderdeel van: je legt zakelijke ritten vast met vooraf ingestelde kilometertarieven.

Wat Mobilexpense biedt volgens de leverancier (Declaree):

• Lokale compliance, GDPR-conform, in zeven talen waaronder Nederlands
• Landspecifieke btw-regels worden automatisch toegepast
• Kostensoorten met codes en regels, onkosten in meerdere valuta’s, bonnetjes via OCR
• Koppelingen met onder meer AFAS, Exact Online en Nmbrs (mobilexpense.com/integrations)
• Gratis onbeperkte support, volgens de leverancier

Waar je op moet letten:

• Minimaal 20 gebruikers
• Goedkeuringsworkflows en variabele kilometertarieven zijn bij Mobilexpense een add-on
• Mobilexpense noemt geen automatische ritdetectie via GPS
• De app staat niet op de keurmerklijst

Prijs: Declaree € 8 per gebruiker per maand, minimaal 20 gebruikers; MXP op aanvraag, eveneens vanaf 20 gebruikers (mobilexpense.com/pricing, gecontroleerd op 6 oktober 2026). Welke functies apart geprijsd zijn, staat bij de leverancier.

Geschikt voor: middelgrote bedrijven die kilometers en onkosten in één Europees pakket willen beheren

Kort gezegd: Mobilexpense is bedoeld voor organisaties vanaf 20 gebruikers. Voor een ZZP’er zit je onder het minimum.

Optie voor Tesla-rijders: KM Track

Rij je een Tesla, dan is KM Track een aparte optie naast de vier apps hierboven. Het is een dienst voor Tesla’s van NextEnabler (site van KM Track, gecontroleerd op 6 oktober 2026). Volgens KM Track koppel je je Tesla één keer via de officiële Tesla Fleet Telemetry met een alleen-lezen sleutel, waarna de auto zijn ritten zelf doorstuurt. Je hebt daarvoor geen apart kastje in de auto en geen app nodig die open moet staan. KM Track beschrijft dat de dienst de auto niet kan openen, starten of bedienen.

Wat KM Track biedt volgens de leverancier:

• Per rit onder meer tijd, vertrek- en aankomstadres, begin- en eindstand van de kilometerteller (uit de Tesla zelf) en de keuze zakelijk of privé
• Werktijden instellen, waarbinnen ritten automatisch als zakelijk worden gemarkeerd
• Export als PDF-maandrapport, Excel en CSV; een live Google Sheets-export hoort bij hetzelfde abonnement
• Voor een auto van de onderneming een teller voor je privékilometers ten opzichte van de grens van 500 kilometer

Prijs: 7 dagen gratis, daarna € 3,00 per auto per maand, maandelijks opzegbaar (prijspagina van KM Track).

Waar je op moet letten:

• KM Track werkt alleen met Tesla; voor andere merken verwijst de site naar een wachtlijst
• KM Track noemt de registratie sluitend voor de Belastingdienst, maar staat niet op de keurmerklijst. Of een registratie aan de eisen voldoet, hangt af van de gegevens die je zelf aanvult en controleert; bij bijtelling over een auto van de onderneming past een gesprek met je boekhouder of accountant
• Wij hebben KM Track niet gebruikt en alleen de informatie op de site van de leverancier gecontroleerd

Wagenpark of auto van de zaak: kies uit de keurmerklijst

Voor een wagenpark of een auto van je onderneming waarbij bijtelling op het spel staat, kun je een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen overwegen, want daarbij gaat de Belastingdienst er van uit dat de rittenregistratie sluitend is.

Op de keurmerklijst staan onder meer FleetGO RRS, RouteVision Professional Fiscaal Keurmerk, WEBFLEET B5/LINK 710/740, Moving Intelligence Mi40/Mi50, MyFMS, Accredis NeXT, ABAX Fiscaal Verzekerd, TrackJack PRO Fiscaal en Verizon Connect Reveal. Prijzen en uitvoering van deze systemen hebben wij niet gecontroleerd; vraag per leverancier een offerte aan.

Wij nemen deze systemen niet als losse review op in dit overzicht, omdat wij hun prijzen en functies niet hebben vergeleken. Controleer een leverancier voordat je tekent zelf op de officiële lijst met keurmerksystemen. De stichting heeft een meldpunt voor misbruik van het keurmerklogo.

Welke rittenregistratie app past bij jouw situatie?

Op basis van de leveranciersdocumentatie en prijspagina’s zijn dit de verschillen per type gebruiker:

Voor ZZP’ers en freelancers

MileIQ of TripLog

Beide apps detecteren ritten automatisch en hebben een gratis plan (MileIQ tot 40 ritten per maand, TripLog Basic met onbeperkte automatische registratie). TripLog Premium kost € 4,74 per maand bij jaarbetaling, MileIQ Unlimited $ 11,66. Rij je een Tesla, kijk dan ook naar KM Track (zie hierboven). Combineer dit met een boekhoudpakket voor ZZP.

Voor teams

Rydoo of Mobilexpense

Zij combineren kilometers met onkostendeclaraties en goedkeuring. Rydoo begint bij 5 gebruikers en heeft Exact als directe koppeling; Mobilexpense begint bij 20 gebruikers en noemt onder meer AFAS, Exact Online en Nmbrs.

Voor wagenparken en auto’s van de zaak

Een gekeurmerkt systeem overwegen

Bij meerdere voertuigen, en zeker bij een bijtellingsdiscussie, is een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen een route waarbij de Belastingdienst uitgaat van een sluitende registratie. Bespreek de keuze met je boekhouder of accountant.

Rittenregistratie koppelen aan je andere software

Een rittenregistratie app is het meest waardevol als hij goed integreert met de rest van je softwarestack.

Koppeling met boekhoudsoftware

Rydoo noemt een directe koppeling met Exact en Mobilexpense met Exact Online, AFAS en Nmbrs. TripLog noemt QuickBooks Online en SAP Concur. Van MileIQ hebben wij geen boekhoudkoppelingen gecontroleerd. Twijfel je welk boekhoudpakket bij je past? Doe de gratis boekhoudsoftware keuzehulp.

Koppeling met HR en salaris

Voor grotere organisaties is de koppeling met HR en salarisadministratie relevant: medewerkers declareren kilometers, een manager keurt goed en het bedrag gaat naar de loonadministratie. Rydoo noemt integraties met onder meer BambooHR, HiBob en Oracle HCM; Mobilexpense met onder meer ADP, AFAS, HiBob en Nmbrs. Twijfel je welk HR-pakket past? Bekijk de HR-software keuzehulp.

Veelgemaakte fouten bij rittenregistratie

In de praktijk komen deze fouten regelmatig terug:

1. Alleen zakelijke ritten bijhouden Je legt per rit vast of het een privérit of een zakelijke rit is, en je registreert de privé-omrijkilometers als je tijdens één rit zowel zakelijk als privé rijdt. Een app die alleen zakelijke ritten registreert, levert dus geen complete administratie op.

2. Te laat labelen Sommige mensen sparen ritten op en labelen ze aan het einde van de maand. Dan weet je echt niet meer of die rit op 3 februari naar Amsterdam zakelijk of privé was. Label dagelijks of wekelijks.

3. Geen back-up van de data Apps kunnen stoppen. Exporteer elk kwartaal je rittendata naar een lokale back-up. Zeven jaar bewaarplicht is niet vrijblijvend.

4. Vergeten te exporteren Je bewaarplicht is zeven jaar (Belastingdienst). Zorg dat je op elk moment een rapport over een afgesloten periode kunt genereren en bewaar dat los van de app.

5. App wisselen midden in het jaar Als je halverwege het jaar van app wisselt, heb je twee incomplete datasets. Probeer een app altijd aan het begin van een nieuw boekjaar te starten.

Kosten afgezet tegen de aftrekpost

De abonnementen in dit overzicht lopen van gratis tot enkele tientjes per maand: MileIQ Unlimited kost $ 11,66 per maand en Rydoo € 8 tot € 12 per gebruiker per maand (vanaf 5 gebruikers). Zet die kosten af tegen de aftrekpost die je met een complete administratie kunt onderbouwen — niet tegen een “belastingvoordeel”, want de aftrekpost verlaagt je winst en levert je het bedrag maal jouw tarief op.

Wat de aftrekpost netto oplevert, hangt af van je tarief; laat dat narekenen door je boekhouder.

Brandstofbonnen: de andere helft van de autoadministratie

Een sluitende rittenregistratie onderbouwt de kilometers; brandstofkosten onderbouw je apart, bijvoorbeeld met bonnen of facturen. Een zakelijke tankpas vervangt die bonnen door een maandelijkse verzamelfactuur. MKB Brandstof heeft zo’n pas voor kleine bedrijven: de tankpas met abonnement kost € 10,95 per maand met € 200 borg, is maandelijks opzegbaar en komt met een maandelijkse verzamelfactuur en e-facturatie; voor elektrisch rijden is er een laadpas zonder abonnement (geen maandbijdrage, starttarief € 0,39 per laadsessie, regulier laden in Nederland € 0,57 per kWh, snelladen € 0,74) of met abonnement voor € 7,60 per maand zonder starttarieven. Tarieven gecontroleerd op 6 oktober 2026 op mkb-brandstof.nl/tarieven. Of het uit kan, hangt af van hoe vaak je tankt en wat je nu kwijt bent aan het verwerken van bonnen.

Kilometers per project of klant

Wil je kilometers per project of klant toerekenen, zoek dan een app waarmee je ritten kunt categoriseren. TripLog Premium noemt eigen bedrijfsactiviteiten en kilometertarieven. Bij de andere drie apps hebben wij dit niet gecontroleerd. Lees ook onze vergelijking van projectmanagement software.

Bekijk SnelStart

Conclusie: welke rittenregistratie software kies je?

Op basis van de leveranciersdocumentatie en prijspagina’s:

• ZZP’er of freelancer: MileIQ of TripLog, beide met automatische ritdetectie en een gratis plan
• Team met onkostenbeheer: Rydoo (vanaf 5 gebruikers) of Mobilexpense (vanaf 20 gebruikers)
• Wagenpark of auto van de onderneming met bijtellingsrisico: een systeem van de keurmerklijst, geen app uit dit overzicht

Waar het op neerkomt: zonder complete registratie kun je zakelijke kilometers niet onderbouwen, en bij een auto van de zaak kun je de 500-kilometergrens niet aantonen. Welke tool je ook kiest, controleer of de export álle verplichte gegevens bevat — inclusief de voertuiggegevens en de privé-omrijkilometers.

Meer lezen over productiviteitstools voor ondernemers? Bekijk ook onze vergelijkingen van de beste urenregistratie software en de beste software voor ZZP’ers.

Uitgebreide gids: de Belastingdienst en je rittenadministratie

Een rittenregistratie moet aan de eisen van de Belastingdienst voldoen. Hieronder staat wat de Belastingdienst daarover publiceert.

Wat telt als “zakelijke kilometer”?

Voor de inkomstenbelasting valt woon-werkverkeer met een privévervoermiddel onder zakelijke kilometers; de Belastingdienst schrijft: “Woon-werkverkeer valt voor de inkomstenbelasting onder zakelijke kilometers.” Bron: Belastingdienst — Zakelijk gebruik privévervoermiddel, gecontroleerd op 6 oktober 2026. Losse kosten zoals brandstof, verzekering, tol en parkeren zitten in het kilometerbedrag en trek je niet apart af.

Rijd je tijdens één rit zowel zakelijk als privé, dan registreer je de privé-omrijkilometers apart — dat is een expliciete eis uit de rittenregistratielijst hierboven.

Twijfel je bij een specifieke rit, bijvoorbeeld een zakelijk etentje met een privékarakter? Leg de rit vast met alle gegevens en het doel, en leg de fiscale beoordeling voor aan je boekhouder of accountant. Wij geven geen fiscaal advies.

Bewaartermijn: zeven jaar

Voor basisgegevens geldt volgens de Belastingdienst een bewaartermijn van zeven jaar (tien jaar voor gegevens over onroerende zaken). Exporteer regelmatig een rapport en bewaar dat los van de app. Kun je de ritten niet meer laten zien, dan kun je de kilometers niet onderbouwen.

Wat als je een deel van het jaar bent vergeten te registreren?

Dit is een situatie die vaak voorkomt. Je bent in januari begonnen met de app, maar hebt in mei drie weken overgeslagen omdat je druk was. Wat nu?

Wij vinden hierover op belastingdienst.nl geen regeling die zegt dat een geschatte of geëxtrapoleerde periode wordt geaccepteerd; de eis is een sluitende registratie per rit. Ga er dus van uit dat een gat een gat blijft. Wat je wel kunt doen: vul de ontbrekende ritten zo snel mogelijk aan op basis van je agenda en kilometerstanden, markeer ze als achteraf ingevoerd, en bewaar je agendahistorie erbij. Bespreek een groot gat met je boekhouder of accountant voordat je aangifte doet.

Rekenvoorbeelden met de tarieven van 2026

Twee rekenvoorbeelden met het bedrag van € 0,25 per kilometer dat voor 2026 geldt. Het zijn illustratieve berekeningen, geen gemeten resultaten.

Freelance consultant, 30.000 zakelijke kilometers per jaar

• 30.000 km × € 0,25 = € 7.500 aftrekpost op de winst
• Wat dat netto oplevert, is € 7.500 maal het tarief waartegen jouw winst wordt belast. Dat tarief verschilt per situatie; wij noemen hier bewust geen percentage.
• Kosten MileIQ Unlimited: $ 11,66 per maand bij jaarbetaling, dus $ 139,92 per jaar

Buitendienstteam van 5 medewerkers, elk 25.000 kilometer per jaar

• Rijden de medewerkers in hun eigen auto, dan kan de werkgever 5 × 25.000 km × € 0,25 = € 31.250 onbelast vergoeden. Dat is een uitgave voor het bedrijf en onbelast inkomen voor de medewerker, geen besparing.
• Kosten Rydoo Essentials: 5 × € 8 per maand bij jaarbetaling = € 480 per jaar
• Welke onderbouwing nodig is voor een onbelaste vergoeding, bespreek je met je loonadministrateur.

Rittenregistratie en de kilometervergoeding van de werkgever

Dit is een andere regeling dan de aftrekpost voor ondernemers hierboven. Als je werknemer bent (of medewerkers hebt), mag de werkgever in 2026 maximaal € 0,25 per zakelijke kilometer onbelast vergoeden. Het kabinet verhoogde dat bedrag van € 0,23 naar € 0,25 met terugwerkende kracht tot 1 januari 2026. Boven dat bedrag is de vergoeding belast als loon. Bron: Belastingdienst — Verhoging onbelaste kilometervergoeding, bericht van 25 juni 2026, gecontroleerd op 6 oktober 2026.

Hoe werkt dit in de praktijk?

De werknemer registreert de zakelijke kilometers. Maandelijks wordt een overzicht ingediend bij de salarisadministratie. Het systeem verrekent de vergoeding onbelast tot € 0,25 per kilometer.

Rydoo heeft een goedkeuringsstroom voor kilometerdeclaraties (Essentials één stroom, Pro meerdere niveaus). Bij Mobilexpense zijn goedkeuringsworkflows een add-on.

Combinatie met Nmbrs of AFAS

Mobilexpense noemt koppelingen met Nmbrs (synchroniseren van profielen en declaraties) en AFAS (goedgekeurde declaraties boeken in AFAS Profit). Bij Rydoo hebben wij op de integratiepagina geen Nmbrs of AFAS gevonden.

Bronnen en controledatum

Alle fiscale bedragen en eisen in dit artikel komen van belastingdienst.nl en zijn gecontroleerd op 6 oktober 2026. Prijzen komen van de prijspagina van de leverancier zelf, eveneens gecontroleerd op 6 oktober 2026. Fiscale regels wijzigen; controleer bij twijfel de bron of overleg met je boekhouder of accountant.

• Belastingdienst — Rittenregistratie (eisen per rit en over de auto)
• Belastingdienst — Privégebruik auto en de 500-kilometergrens
• Belastingdienst — Keurmerk voor rittenregistratie
• Stichting Keurmerk RitRegistratieSystemen — lijst met keurmerksystemen
• Belastingdienst — Zakelijk gebruik privévervoermiddel (€ 0,25 per kilometer)
• Belastingdienst — Zakelijk gebruik privévervoermiddel 2026
• Belastingdienst — Verhoging onbelaste kilometervergoeding naar € 0,25 (bericht 25 juni 2026)
• Belastingdienst — Hoelang moet u gegevens bewaren?