Salarisadministratie software vergelijken: 6 pakketten (2026)

Salarisadministratie software rekent het brutoloon om naar netto, houdt loonheffing en premies in, maakt loonstroken en jaaropgaven en verzorgt de loonaangifte bij de Belastingdienst en de pensioenaangifte. Zodra je één werknemer in dienst hebt, moet je loonaangifte doen. De vraag is dus niet óf je dit regelt, maar hoe: zelf met software, of via een salarisadministratiekantoor of je accountant.

Wij vergelijken hieronder zes pakketten die in Nederland veel worden gebruikt: Nmbrs, Employes, Loket, AFAS, Youforce en ADP. Prijzen noemen we alleen als de leverancier ze zelf publiceert, met de datum waarop wij ze hebben nagekeken. Wil je meteen je eigen bedrag weten, gebruik dan de calculator voor de kosten van salarisadministratie: die zet zelf verwerken en uitbesteden naast elkaar.

Salarisadministratie software vergelijken: de zes pakketten in één tabel

Alle bedragen zijn maandbedragen. Employes vermeldt “excl. btw”; op de tarievenpagina van Nmbrs staat niet of de bedragen inclusief of exclusief btw zijn.

Welk pakket past bij hoeveel medewerkers?

1 tot 9 medewerkers. Bij Nmbrs is 10 medewerkers de kleinste trede, dus bij drie of vijf werknemers betaal je hetzelfde als bij tien: €71 per maand voor Essential. Employes rekent per loonstrook en is bij kleine aantallen goedkoper: bij 3 medewerkers kost Employes Salaris €29,95 + 3 × €7 = €50,95 per maand. Het omslagpunt ligt bij 6 medewerkers: dan kost Employes Salaris €71,95 en Nmbrs Essential €71. Heb je alleen jezelf als dga in loondienst, dan heeft Employes een apart pakket van €16,50 per maand (excl. btw). Neem je net je eerste werknemer aan, lees dan eerst HR-software bij je eerste werknemer en salarisadministratie als zzp’er met een eerste werknemer.

10 tot 50 medewerkers. Hier kantelt de rekensom naar Nmbrs. Bij 25 medewerkers kost Nmbrs Essential €134 per maand en Employes Salaris €29,95 + 25 × €7 = €204,95. Wil je verlof, verzuim en personeelsdossiers in hetzelfde systeem, vergelijk dan Nmbrs Advanced (€206 bij 25 medewerkers) met Employes Salaris & HR (€264,95). De twee staan ook naast elkaar in Loket versus Nmbrs en de Nmbrs-review.

50 medewerkers en meer. Vanaf deze omvang wegen cao-diepgang, verzuimbeleid, rapportage en koppelingen zwaarder dan de licentieprijs. Nmbrs publiceert staffels tot 500 medewerkers (Essential €2.019 per maand bij 500+). AFAS en Youforce zijn hier de gebruikelijke offertetrajecten; verloon je in meerdere landen, dan komt ADP in beeld.

Heb je een cao met veel toeslagen, zoals in de bouw, zorg of horeca? Vraag dan in elk bereik expliciet of jouw cao als standaard in het pakket zit of dat je hem zelf moet inrichten. Dat verschil bepaalt meer werk en foutrisico dan het maandtarief.

1. Nmbrs: de staffel met openbare prijzen

Nmbrs is een Nederlands online salarispakket dat onderdeel is van Visma. Sinds 1 september 2026 gaan Nmbrs, Yuki, WeFact en Visionplanner verder onder één merk, Nmbrs; het boekhoudpakket Yuki heet nu Nmbrs Accounting. Voor de salarisadministratie verandert dat niets aan het abonnement.

Je kiest uit drie pakketten: Essential, Advanced en Advanced Pro. Volgens de tarievenpagina tellen alleen medewerkers mee die in een maand daadwerkelijk worden verloond. Een oproepkracht zonder uren of een medewerker die uit dienst is, kost je die maand dus niets. Jaaropgaven zijn inbegrepen, logins zijn onbeperkt en de Employee Self Service-app is gratis voor je medewerkers. Het abonnement is maandelijks opzegbaar.

Maandbedragen. Bron: nmbrs.com, tarieven voor ondernemingen, gecontroleerd 23 september 2026. Tussen twee treden betaal je apart voor de extra medewerkers “tot het loont om een hoger pakket af te nemen”; dat bedrag per medewerker staat niet op de pagina.

Nmbrs levert een loonaangifte-export, een pensioenaangifte-export en een journaalpostexport voor je boekhouding. Werk je in Moneybird, controleer dan in Moneybird zelf welke koppelingen of importmogelijkheden er voor jouw salarispakket bestaan; met de journaalpostexport kun je de loonjournaalpost in elk geval verwerken.

Bekijk Moneybird →

Sterk: openbare staffel, alleen actief verloonde medewerkers tellen mee, maandelijks opzegbaar. Let op: onder de 10 medewerkers betaal je de trede van 10; tussen twee treden is de prijs niet exact af te lezen.

2. Employes: prijs per loonstrook voor kleine werkgevers

Employes is een Nederlands salarispakket dat zich op kleine en middelgrote bedrijven richt, met aparte routes voor starters, dga’s en holdings. Het prijsmodel is een vast bedrag per maand plus een bedrag per loonstrook:

Excl. btw. Bron: employes.nl/tarieven, gecontroleerd 23 september 2026. Add-ons: digitaal ondertekenen €1 per verzoek, urenregistratie €2 per medewerker, projecten €20 per maand.

Na de verloning verstuurt Employes automatisch de loonaangifte naar de Belastingdienst en de aangifte bij het pensioenfonds. Cao’s en wet- en regelgeving zijn ingebouwd. Salaris & HR voegt onder meer verlof en verzuim, contracttemplates, taken en workflows en self-onboarding toe. Er zijn geen opstartkosten, de opzegtermijn is een maand en voor oproepkrachten die in een maand niet werken, betaal je niets. Proefdraaien kan in een demoversie zo lang als je wilt; bij een overstap zet Employes je gegevens over op basis van je laatste loonstroken, loonaangifte en loonjournaalpost.

Sterk: voordelig bij kleine aantallen, geen opstartkosten, loon- en pensioenaangifte automatisch. Let op: door de prijs per loonstrook loopt het bedrag bij grotere teams sneller op dan een staffel; bij vierwekelijks verlonen betaal je dertien loonstroken per jaar.

3. Loket: HR en salaris, prijs via demo of accountant

Loket omschrijft zichzelf als één platform voor HR en salaris: van verloning tot verlof en van onboarding tot verzuim. Loket heeft een aparte route voor accountantskantoren, en veel kleine werkgevers komen er via hun accountant mee in aanraking.

Een prijs kunnen we niet noemen. De prijspagina van loket.nl geeft een 404 en de site verwijst naar een demo of een afspraak (gecontroleerd 23 september 2026). Vraag een opgave op, of vraag je accountant wat verlonen via Loket bij hem kost. Meer over functies en de laatst bekende tarieven staat in de Loket-review.

Sterk: HR en salaris in één omgeving, sterk vertegenwoordigd bij accountants. Let op: geen openbaar tarief, dus lastig vooraf te vergelijken.

4. AFAS: HRM en payroll in één systeem

AFAS verkoopt HRM & Payroll als totaaloplossing voor medewerkerszaken, met een eigen medewerkersportaal en app. De kracht zit in de combinatie: wie ook de financiële administratie of ERP in AFAS draait, heeft salaris, HR en boekhouding in één systeem.

Op de prijspagina staat voor HRM & Payroll geen bedrag; je vraagt een prijsindicatie aan. Alleen AFAS SB, het boekhoudprogramma voor ondernemers, heeft een vast bedrag van €59,99 per maand, en dat is geen salarispakket (gecontroleerd 23 september 2026). AFAS geeft volgens afas.nl geen kortingen en past alleen een indexering op basis van de consumentenprijsindex toe. Wat er in de prijsopbouw zit, lees je in de AFAS-prijzenpagina; de afweging tegenover een los salarispakket staat in Nmbrs versus AFAS payroll.

Sterk: één systeem voor HR, salaris en administratie. Let op: offertetraject en implementatie; te zwaar als je alleen loonstroken nodig hebt.

5. Youforce: HR-suite voor cao’s en verzuim

Youforce is een HR- en salarisplatform. Op de site staan modules voor HR Core & Salaris, verzuim, verlof, flexibele arbeidsvoorwaarden, werving en onboarding, plus een app voor medewerkers. Het platform richt zich op organisaties waar cao’s, verzuimbeleid en HR-processen zwaarder wegen dan de maandprijs.

Youforce publiceert geen tarief (gecontroleerd 23 september 2026). De vergelijking met AFAS staat in Youforce versus AFAS.

Sterk: uitgebreide HR-suite rond de salarisverwerking. Let op: offertetraject; voor een klein bedrijf meer systeem dan nodig.

6. ADP: voor salarissen in meerdere landen

ADP is een internationale payrollaanbieder. Het wordt vooral interessant als je medewerkers in meer dan één land verloont en één partij wilt voor alle landen. Voor een bedrijf dat alleen in Nederland verloont, zijn de pakketten hierboven meestal eenvoudiger.

Een prijs of productoverzicht konden we niet controleren: nl.adp.com weigerde ons uitlezen met een 403 (23 september 2026). ADP werkt met een offerte.

Sterk: één aanbieder voor meerdere landen. Let op: geen openbaar tarief en weinig voordeel als je alleen in Nederland verloont.

Zelf doen, software of salarisadministratiekantoor?

Er zijn drie routes, en de goedkoopste hangt af van je teamgrootte en van hoeveel werk je zelf wilt doen.

1. Zelf doen met salarissoftware. Jij voert de mutaties in (nieuwe medewerker, uren, verlof, loonsverhoging) en controleert de run; de software rekent, maakt de loonstroken en verstuurt de aangiften.
2. Uitbesteden aan een salarisadministratiekantoor. Je levert de gegevens aan en krijgt de loonstroken, de loonaangifte en de journaalpost terug. Je betaalt per loonstrook.
3. Via je accountant. Veel accountants verlonen in dezelfde soort software. Nmbrs heeft aparte tarieven voor accountantskantoren, Employes een Accountancy-pakket (€25 per maand plus €5 per loonstrook, daarnaast een factuurkorting; employes.nl/accountancy, gecontroleerd 2 oktober 2026) en Loket een eigen route voor kantoren. Wat de accountant jou daarvoor rekent, bepaalt hij zelf.

De meeste kantoren publiceren geen prijs. Drie die dat wel doen, als ijkpunt (gecontroleerd 23 september 2026):

Zet je dat naast de software, dan kost Nmbrs Essential bij 10 medewerkers €71 per maand, Employes Salaris €99,95 en Employes Salaris & HR €129,95. Uitbesteden is dus niet per definitie duurder: SimpeleLoonstrook zit met €91 tussen de twee Employes-pakketten in. Het echte verschil zit in je eigen tijd en in wie verantwoordelijk is voor de controle. Reken je eigen situatie door in de salariskostencalculator, inclusief vierwekelijkse verloning.

Kies eerder voor een kantoor of je accountant als je een cao met veel toeslagen hebt, medewerkers met een bijzondere fiscale situatie in dienst hebt, of niemand in je bedrijf hebt die de loonrun wil en kan controleren.

Kies eerder voor software als je een relatief eenvoudige situatie hebt, zelf direct wilt kunnen bijsturen, en al een boekhoudpakket gebruikt waarmee het salarispakket koppelt.

Een tussenvorm werkt ook: zelf verlonen in software en je accountant laten meekijken, bijvoorbeeld bij de jaarovergang.

Wat moet salarisadministratie software kunnen?

Minimaal:

• loonheffing, premies en pensioenpremies berekenen en de loonheffingstabellen elk jaar bijwerken;
• loonstroken en jaaropgaven maken;
• de loonaangifte bij de Belastingdienst verzorgen of klaarzetten;
• de pensioenaangifte bij je pensioenfonds aanleveren;
• een loonjournaalpost maken voor je boekhouding;
• je cao ondersteunen, of je die in elk geval goed laten inrichten.

Handig maar niet altijd inbegrepen: een app waarin medewerkers hun loonstroken zien en verlof aanvragen, verlof- en verzuimregistratie, urenregistratie voor oproepkrachten en digitaal ondertekenen. Bij Employes zijn urenregistratie en digitaal ondertekenen betaalde add-ons; bij Nmbrs zitten extra functies in de hogere pakketten of als plus feature in de marketplace.

Je bedrijfsadministratie, waaronder de loonadministratie, moet je minimaal zeven jaar bewaren (business.gov.nl, bewaarplicht administratie). Stap je over, zorg dan dat je de historie uit je oude pakket exporteert of nog kunt inzien. Voor dossiers en de AVG, zie het personeelsdossier digitaliseren volgens de AVG.

Waar let je op bij de overstap?

1. Het moment. Per 1 januari is het eenvoudigst, omdat je dan geen cumulatieve loongegevens van een lopend jaar hoeft over te zetten. Halverwege kan ook, maar dan moeten de gegevens van de voorgaande perioden correct mee.
2. De cao. Vraag of jouw cao standaard wordt ondersteund en actueel wordt gehouden. Bij cao’s met veel toeslagen is dat de grootste bron van fouten.
3. De koppeling met je boekhouding. Controleer of het salarispakket een journaalpost levert in het formaat van jouw boekhoudpakket, of er een directe koppeling is. Vraag dit ook na bij je accountant.
4. Een proefrun. Draai een volledige loonrun met je eigen gegevens voordat je opzegt bij je oude pakket, en vergelijk de loonstroken regel voor regel.
5. Uren en planning. Werk je met oproepkrachten of roosters, kijk dan of uren direct doorstromen naar de verloning. Zie ook urenregistratie software en personeelsplanning software.

Conclusie

Verloon je zelf en wil je vooraf weten wat het kost, dan zijn Nmbrs en Employes de twee pakketten met een openbare prijs. Tot ongeveer 5 medewerkers is Employes goedkoper, vanaf 6 medewerkers Nmbrs Essential. Loket past als je accountant ermee werkt, AFAS en Youforce als HR, cao en verzuim zwaarder wegen dan de licentieprijs, en ADP als je in meerdere landen verloont. Wil je het niet zelf doen, dan kost een salarisadministratiekantoor met een openbare prijslijst €6,50 tot €15 per loonstrook. Leg je eigen cijfers naast elkaar in de salariskostencalculator. Zoek je daarnaast een breder HR-pakket, kijk dan in HR-software vergelijken voor het mkb of gebruik de HR-keuzehulp.