Beste Gratis Projectmanagement Software 2026

Deze pagina beantwoordt één vraag: hoe ver kom je zonder te betalen. Zoek je het bredere keuzeadvies, inclusief de betaalde plannen en de jaarkosten, begin dan bij de pillar beste projectmanagement software 2026.

Alle limieten en prijzen hieronder komen van de officiële pagina’s van de leveranciers en zijn gecontroleerd op 2 september 2026. Voor één persoon of een klein team zonder complexe automatiseringen zijn de gratis varianten van Trello en ClickUp ruim voldoende. Asana Personal is dat sinds de verlaging naar 2 gebruikers niet meer.

Bij grotere teams ligt het anders. Wil een kantoor met een tiental medewerkers “gewoon de gratis versie van Notion” gebruiken om alles bij te houden, dan loopt dat tegen de limieten van het gratis plan aan — en waarom, leggen we in deze gids uit. Gratis pakketten hebben altijd limieten (gebruikersaantal, geschiedenis, integraties, automation, opslag), en de momenten waarop die limieten écht beginnen te knellen zijn goed te herleiden uit de voorwaarden en gebruikerservaringen van deze tools.

We vergelijken in 2026 de gratis plannen van Trello, Asana, ClickUp, Notion, Jira (10 gebruikers gratis), Monday.com en Microsoft Planner. Per tool leggen we uit wat je gratis krijgt, op welke functie je de muur raakt, en welke betaalde upgrade de moeite waard is — als dat moment komt.

We proberen eerlijk te zijn over wanneer “gratis” eigenlijk duurder uitkomt: handwerk dat een betaald plan met automatiseringen overneemt, kost ook tijd. Weeg dat per team af tegen de prijs van een betaald plan. Welke gratis pakketten dat risico hebben, leggen we per tool uit.

Kort antwoord: Beste gratis projectmanagement software 2026: alle gratis plannen eerlijk vergeleken. Asana, ClickUp, Trello, Notion, Jira, Monday en Planner naast elkaar.

ClickUp Free Forever, Asana Personal, Trello Free, Jira Free, Notion Free en Microsoft Planner zijn allemaal permanent gratis — geen verborgen einddatum. Elke tool heeft wel beperkingen: gebruikerslimieten, opslaglimieten of functiebeperkingen. Monday.com heeft ook een gratis plan maar beperkt tot 2 gebruikers.

Snel overzicht: alle gratis plannen in één tabel

*Planner vereist Microsoft 365-licentie per gebruiker voor volledige functionaliteit.

1. ClickUp Free Forever — de meest complete gratis tool

ClickUp’s gratis plan heet niet voor niets “Free Forever”. Het is het meest uitgebreide gratis aanbod in zijn klasse en de reden dat honderdduizenden teams het gebruiken zonder ooit te betalen.

Wat krijg je gratis?

Gebruikers en structuur:

• Onbeperkt gebruikers — geen limiet op teamleden
• Onbeperkte Spaces, Mappen en Lijsten
• Onbeperkte taken en subtaken

Views:

• Bord- (Kanban) en kalenderweergave, plus sprintbeheer
• Gantt-charts zitten in Unlimited; tijdlijnweergave en mind mapping in Business

Automatiseringen:

• Het gratis plan noemt geen automatiseringen; Business bevat 5K automatiseringen per maand

Tijdregistratie:

• Geen ingebouwde tijdregistratie: Native Time Tracking zit in Unlimited

Documenten:

• ClickUp Docs (ingebouwde tekstverwerker) — gratis

Integraties:

• Onbeperkte integraties zitten pas in Unlimited

De harde limieten van ClickUp Free

• 60 MB opslagruimte — de belangrijkste reden om te upgraden. Eén PDF van 10 MB plus wat afbeeldingen en je bent er doorheen.
• Beperkte rapportages — geen exportfunctie, geen uitgebreide teamrapporten
• Begrensd dashboardgebruik — aanpasbare dashboards beschikbaar maar met beperkingen
• Geen uitgebreide machtigingen — iedereen ziet alles

Voor wie is ClickUp Free ideaal?

• Freelancers en ZZP’ers die taken en projecten bijhouden
• Kleine teams (2-8 personen) die eenvoudige workflows hebben
• Startups in vroege fase die nog niet zeker zijn van hun workflow

Ons oordeel: ClickUp Free is de beste gratis projectmanagement tool als je meer dan 2 features tegelijk zoekt. Het enige echte bezwaar is de 60 MB opslag — als je bestanden uploadt, ga dan al vroeg na of je die ruimte nodig hebt.

ClickUp gratis proberen →

2. Asana Personal — het overzichtelijkst gratis plan

Het gratis plan van Asana heet Personal en is permanent gratis voor maximaal 2 gebruikers (asana.com/pricing, gecontroleerd op 2 september 2026). Het is het meest overzichtelijke gratis plan — minder functies dan ClickUp, maar beter georganiseerd.

Wat krijg je gratis?

Gebruikers en projecten:

• Maximaal 2 gebruikers (absoluut maximum)
• Onbeperkte taken en projecten
• Onbeperkte opslag (bestandsgrootte beperkt)

Views:

• Lijst-, bord- en kalenderweergave
• Geen tijdlijn/Gantt (pas in Starter)

Automatiseringen:

• Onbeperkte automatiseringen zitten in Starter

Integraties:

• Meer dan 100 gratis integraties, onder meer met Slack en Zoom
• Zapier-integratie beschikbaar

Samenwerking:

• Projectstatus-updates
• Commentaar op taken
• @mentions

De limieten van Asana Personal

• Geen Gantt/tijdlijn — die zit pas in Starter (€10,99/gebruiker/maand)
• Geen portfoliobeheer
• Geen gedetailleerde rapportages
• Maximum 2 gebruikers — zodra er een derde bij komt, moet iedereen upgraden

Wanneer is Asana Personal genoeg?

Asana Personal werkt uitstekend voor:

• Een persoon of duo die projecten wil bijhouden zonder complexiteit
• Projectteams die eerder een Excel-sheet gebruikten
• Teams die geen tijdlijn of Gantt nodig hebben
• Organisaties die waarde hechten aan een nette, opgeruimde interface

Vergelijking met ClickUp Free: Asana Personal is overzichtelijker, maar ClickUp Free kent geen gebruikerslimiet van 2. Voor een duo dat simpliciteit boven volledigheid stelt, is Asana een goede keuze.

Wij hebben geen commerciële afspraak met Asana. Bekijk het gratis plan op asana.com.

3. Trello Free — het eenvoudigste gratis Kanban-bord

Trello is het meest intuïtieve gratis projectmanagement-tool. Als iemand nog nooit met projectmanagementsoftware heeft gewerkt, is Trello de tool waarmee je ze in 10 minuten aan het werk hebt.

Wat krijg je gratis?

Borden en taken:

• Een beperkt aantal borden per Workspace (Standard heeft onbeperkt borden)
• Onbeperkte kaarten (taken)
• Onbeperkte lijsten

Power-Ups:

• Onbeperkte Power-Ups
• Integraties met Slack, GitHub, Google Drive, Salesforce en meer

Automatiseringen (Butler):

• Ingebouwde automatisering op elk bord

Bijlagen:

• Tot 10 samenwerkers per Workspace

Views:

• Kanban-bordweergave (plus een Planner-weergave om geplande kaarten te bekijken)
• Geen kalender-, tijdlijn- of tabelweergave (die zitten in Premium)

De limieten van Trello Free

• Beperkt aantal borden per Workspace — Standard heeft onbeperkt borden
• Geen tijdlijn/kalenderweergave — alleen Kanban-bord
• Maximaal 10 samenwerkers per Workspace

Wanneer is Trello Free genoeg?

Trello Free werkt het best voor:

• Teams die puur Kanban willen: to do → in progress → done
• Persoonlijk gebruik en hobby-projecten
• Kleine teams met een beperkt aantal actieve projecten
• Teams die eenvoud boven functievolheid stellen

Trello Free is niet geschikt voor:

• Teams die tijdlijn/Gantt nodig hebben
• Projecten met meerdere afhankelijkheden
• Teams met meer dan 10 samenwerkers

Lees meer in ons uitgebreide Trello prijzen 2026 overzicht. Bekijk ook de Asana review 2026 voor een eerlijke beoordeling van de tool naast de prijzen.

4. Jira Free — de beste gratis optie voor softwareteams

Jira’s gratis plan is uitstekend voor softwareteams die agile werken. Tot 10 gebruikers werk je volledig gratis met echte Scrum-functionaliteit.

Wat krijg je gratis?

Projecten en taken:

• Onbeperkte projecten
• Onbeperkte issues (taken, bugs, stories, epics)
• Scrum-borden met sprint-planning
• Kanban-borden
• Backlog management

Agile-functies:

• Sprint-planning en -review
• Burndown-charts
• Velocity-rapporten
• Epics en stories structureren

Opslag:

• 2 GB — ruim genoeg voor de meeste teams

Support:

• Community-support (geen e-mail of telefoon)

De limieten van Jira Free

• 10 gebruikers maximum — strikt; bij gebruiker 11 is upgraden verplicht
• Geen auditlogs
• Geen uitgebreid gebruikersbeheer
• Geen projectarchivering
• Community-support — geen directe ondersteuning van Atlassian

Wanneer is Jira Free genoeg?

Jira Free is perfect voor:

• Kleine software- of IT-teams (tot 10 personen)
• Startups in vroege ontwikkelfase
• Open-source projecten
• Teams die Scrum of Kanban methodologie gebruiken

Jira Free is niet geschikt voor:

• Niet-technische teams zonder agile kennis
• Teams groter dan 10 personen
• Teams die tijdregistratie of roostering nodig hebben
• Teams die Confluence nodig hebben (apart product)

Lees ons uitgebreide Jira prijzen 2026 artikel voor een volledig overzicht. Werk je ook met Confluence? Lees dan hoe Jira en Confluence samen geprijsd zijn.

5. Notion Free — voor wie taken en documentatie combineert

Notion is geen dedicated projectmanagement-tool, maar een all-in-one workspace. Het gratis plan is royaal, maar mist de projectmanagement-diepte van ClickUp of Asana.

Wat krijg je gratis?

Workspace:

• Onbeperkte pagina’s en blokken
• Onbeperkte persoonlijke gebruik
• Tot 10 gasten (externe medewerkers, lees-/schrijfrecht)

Databases:

• Database-views: tabel, bord (Kanban), lijst, kalender, gallery, tijdlijn
• Filters en sorteren op eigenschappen

AI:

• Notion AI op Free en Plus alleen als proefversie; de Notion-agent zit in Business

Opslag:

• 5 MB per upload — beperkt voor grote bestanden

De limieten van Notion Free

• 5 MB per upload — foto’s en design-bestanden zijn snel te groot
• Beperkte gastrechten — gasten kunnen niet alles zien
• Alleen basisautomatiseringen (knoppen); aangepaste database-automatiseringen zitten in Plus
• Geen tijdregistratie
• Geen agile sprints of burndown-charts
• Beperkte integraties op gratis plan

Wanneer is Notion Free geschikt als projectmanagement-tool?

Notion werkt als projectmanagement-oplossing als je:

• Documentatie en taken in dezelfde tool wil combineren
• Een klein team hebt met eenvoudige projecten
• Geen automatiseringen, tijdregistratie of uitgebreide planning nodig hebt
• Een wiki/kennisbank wil combineren met eenvoudig taakbeheer

Wanneer niet: Als je serieuze projectplanning, automatiseringen of tijdregistratie nodig hebt, is Notion niet de juiste keuze. Gebruik dan ClickUp of Asana.

Lees de Notion review 2026 voor een volledige beoordeling van de tool.

Notion gratis proberen →

6. Monday.com Free — te beperkt voor de meeste teams

Monday.com heeft een gratis plan, maar wij adviseren het zelden. De reden: maximum 2 gebruikers. Dat is te beperkt voor vrijwel elk team.

Wat krijg je gratis?

• Maximaal 2 gebruikers
• 3 borden en 3 documenten
• 200+ sjablonen en 8 kolomtypen
• Een onbeperkt aantal items zit pas in Basic

De limieten van Monday.com Free

• 2 gebruikers — zodra je een derde teamlid toevoegt, moet je betalen
• Betaalde plannen hebben een minimum van 3 seats — je betaalt altijd minimaal voor 3 gebruikers
• Geen automatiseringen op gratis plan
• Geen tijdlijn

Wanneer is Monday.com Free zinvol?

Alleen voor duo-teams of voor het uitproberen van de interface. Voor serieus teamgebruik is het gratis plan bijna meteen uitgeput.

Lees ons Monday.com prijzen artikel voor een volledig overzicht van betaalde plannen. Of bekijk de Monday.com review 2026 voor een eerlijk oordeel over de tool zelf.

Bekijk Monday.com →

7. Microsoft Planner — gratis voor Microsoft 365-gebruikers

Microsoft Planner is de meest onderschatte gratis projectmanagement-tool op de markt. Als je al Microsoft 365 betaalt, heb je Planner gewoon erbij — zonder extra kosten.

Wat krijg je met Planner?

Planner Basic (gratis bij Microsoft 365):

• Kanban-borden (plans genaamd)
• Taken met deadlines, prioriteiten en labels
• Checklist binnen taken
• Koppeling aan Microsoft Teams
• Integratie met Outlook-agenda
• Eenvoudige grafiekreportages

Betaalde Planner-abonnementen (apart af te nemen):

• Abonnement 1 (€8,70 per gebruiker per maand, jaarbetaling, excl. btw): subtaken, premium sjablonen, achterstanden en sprints
• Abonnement 3 (€26,00): tijdlijn (Gantt), projectdoelen, mijlpalen, portfolio’s en baselines

De limieten van Microsoft Planner Basic

• Geen tijdlijn (Gantt) (zit in Abonnement 3)
• Geen automatiseringen
• Beperkte rapportages
• Minder flexibel dan ClickUp of Asana
• Werkt het best alleen in het Microsoft-ecosysteem

Wanneer is Planner de beste keuze?

Planner is ideaal als:

• Je team al volledig in Microsoft 365 werkt
• Je Planner integreren wil met Teams en Outlook
• Je een eenvoudig Kanban-bord wil zonder extra abonnement
• Je team niet bereid is een nieuwe tool te leren

Wanneer niet: Als je uitgebreide projectplanning, Gantt-charts of automatiseringen nodig hebt, biedt ClickUp Free of Asana Personal meer voor hetzelfde geld (gratis).

Vergelijkingstabel: gratis plannen in detail

Functies

Limieten

Eerlijke beoordeling: limieten die pijn doen

Elke tool verstopt ergens een limiet die pas pijn doet als je er tegenaan loopt. Dit zijn de meest voorkomende teleurstellingen:

ClickUp Free

60 MB opslag is de eerste pijngrens. Eén presentatie van 20 MB en een paar screenshots, en je bent er doorheen. Zodra je bestanden structureel in ClickUp opslaat, upgrade je.

Asana Personal

Geen Gantt-view. Dit valt teams pas op als ze een tijdlijn willen maken voor een klantpresentatie of planning. Tijdlijn/Gantt is het meest gevraagde upgrade-argument bij Asana-gebruikers.

Trello Free

Beperkt aantal borden per Workspace en maximaal 10 samenwerkers. Heb je veel klantprojecten of een groter team, dan kom je bij Standard ($5/gebruiker/maand) uit: daar zijn borden onbeperkt.

Jira Free

10 gebruikers. Strikt. Bij gebruiker 11 stap je over naar Standard ($7,91 per gebruiker per maand). Geen tussenoptie, geen uitzonderingen.

Monday.com Free

2 gebruikers. Zeg maar niets, dit is bijna geen gratis plan. Het is een extended trial.

Notion Free

5 MB per upload. Voor tekstzware teams prima, maar zodra je afbeeldingen, mockups of presentaties deelt, stuit je hier snel op.

Microsoft Planner

Geen automatiseringen en geen Gantt. Planner Basic is heel eenvoudig — handig als aanvulling op Teams, maar niet als standalone projectmanagement-oplossing voor teams met complexe projecten.

Wanneer upgraden naar een betaald plan?

Hier zijn de meest voorkomende signalen dat je toe bent aan een upgrade:

Upgrade van ClickUp Free naar Unlimited ($7/gebruiker/maand):

• Je opslag van 60 MB raakt vol
• Je wil tijdregistratie, Gantt-charts of gasten met rechtenbeheer (zit in Unlimited)
• Je wil meer automatiseringen of rapportages exporteren (Business)

Upgrade van Asana Personal naar Starter (€10,99/gebruiker/maand):

• Je team groeit voorbij 2 personen
• Je wil tijdlijn/Gantt-view gebruiken
• Je wil onbeperkte automatiseringen

Upgrade van Trello Free naar Standard ($5/gebruiker/maand):

• Je bereikt de limiet van borden per Workspace
• Je wil onbeperkt borden, uitgebreide checklists en aangepaste velden

Upgrade van Jira Free naar Standard ($7,91 per gebruiker per maand):

• Je team groeit voorbij 10 gebruikers
• Je wil auditlogs of uitgebreid gebruikersbeheer
• Je wil projectarchivering

Upgrade van Notion Free naar Plus (€9,50 per member per maand):

• Je wil grotere bestanden uploaden (Plus heeft onbeperkte bestandsuploads)
• Je wil onbeperkte gasten
• Je wil synchronisatie met externe databases

Onze top 3 aanbevelingen

#1 Best voor de meeste teams: ClickUp Free Forever

Onbeperkte gebruikers en taken, documenten en sprintbeheer. Tijdregistratie, Gantt en chat zitten pas in Unlimited. Grootste nadeel: 60 MB opslag. Lees de ClickUp review 2026 voor een volledig beeld van de tool. En als je wil upgraden: zie ClickUp prijzen 2026.

#2 Best voor een zzp’er of duo: Asana Personal

Tot 2 personen volledig gratis, met de overzichtelijkste interface van dit overzicht. Geen Gantt, maar voor eenvoudige projecten meer dan genoeg. Werk je met drie of meer, dan valt dit plan af. Lees de Asana review 2026 voor meer details. En als je wil upgraden: zie Asana prijzen 2026.

#3 Best voor softwareteams: Jira Free

Volwaardige agile-functionaliteit gratis voor tot 10 developers. Scrum-borden, burndown-charts, sprints — alles zit erin. Buiten de softwarewereld is het minder geschikt. Als je wil upgraden: zie Jira prijzen 2026.

Bonustip: Microsoft Planner als je al Microsoft 365 betaalt. Kosten nul. Werkt perfect als aanvulling op Teams. Niet de krachtigste tool, maar gratis bijgeleverd. Wil je weten welke betaalde tools de beste waarde bieden? Bekijk de grote Asana vs ClickUp vs Monday.com 2026 vergelijking en de Monday.com review 2026.

Gratis tools in de praktijk: wat opvalt per pakket

Op basis van openbare informatie van de leveranciers van alle zeven gratis plannen, hier de belangrijkste bevindingen per tool.

ClickUp Free: de verrassing

Het gratis plan is functioneler dan je zou verwachten. Het gratis plan van ClickUp kent geen gebruikerslimiet en bevat documenten en sprintbeheer. Tijdregistratie, Gantt en ClickUp Chat zitten pas in Unlimited. De grens is de opslag: 60 MB is snel vol als je veel bestanden uploadt.

Asana Personal: de beste eerste stap

Voor teams die nog nooit projectmanagementsoftware hebben gebruikt, is Asana Personal de beste instap. De interface is zo overzichtelijk dat ook mensen die gewend zijn aan Excel er in vijf minuten mee aan de slag kunnen. De meest genoemde beperking: het gemis van tijdlijn/Gantt. Wil een team zien “hoe het project er in de tijd uitziet”, dan is dat niet gratis beschikbaar.

Trello Free: nostalgie en simpliciteit

Trello Free is het beste voor teams die nog niet zeker zijn of ze projectmanagementsoftware nodig hebben. De drempel is zo laag dat niemand hoeft te zeggen “ik begrijp het niet”. Het aantal borden per Workspace is beperkt en je kunt met maximaal 10 samenwerkers werken; Standard heeft onbeperkt borden.

Jira Free: professioneel maar technisch

Voor een softwareteam van rond de zeven developers is Jira Free volledig voldoende. Sprints, backlog, burndown-charts — alles werkt. Voor niet-technische teams is het minder geschikt: de terminologie (epics, stories, sprints) en de interface zijn intimiderend voor teams zonder agile achtergrond.

Notion Free: documentatie-koning, projectmanagement-plaatsvervanger

Notion is sterk als je projectdocumentatie en taken wil combineren. Maar voor serieuze projectplanning — meerdere mensen, afhankelijkheden, tijdlijnen — schiet Notion Free tekort. Het is meer een wiki met Kanban-mogelijkheid dan een volwaardige projectmanagement-tool.

Monday.com Free: nauwelijks zinvol voor teams

Voor een duo (twee personen) werkt het prima. Maar zodra een derde teamlid erbij komt, is het betaalplan verplicht — met een minimum van 3 seats. Voor een duo is Monday.com Free een eerlijke proefomgeving; voor echte teams is het te beperkt.

Microsoft Planner: onderschat goud voor Microsoft-teams

Voor teams die volledig in Microsoft 365 werken, is Planner een uitkomst. Taken aanmaken vanuit Teams, koppeling met Outlook-agenda, alles binnen het vertrouwde Microsoft-ecosysteem. Niet de krachtigste tool, maar voor licht projectbeheer ideaal en kost niets extra.

Gratis projectmanagement software voor specifieke doeleinden

Voor remote teams

Aanbeveling: ClickUp Free Remote teams hebben behoefte aan asynchrone communicatie. ClickUp Free heeft collaboratieve docs en in-app video-opname. ClickUp Chat zit in Unlimited.

Voor klantprojecten (bureaus, freelancers)

Aanbeveling: Asana Starter of ClickUp Unlimited Gasten met rechtenbeheer zitten bij ClickUp in Unlimited; Asana Starter heeft een onbeperkt aantal gratis gasten. Een gratis plan is hier dus meestal te beperkt.

Voor onderwijsinstellingen en studenten

Aanbeveling: Notion Free of Trello Free Beide zijn intuïtief, visueel aantrekkelijk en voldoende voor studieprojecten en groepsopdrachten. Notion werkt ook goed voor studiemateriaal en notities naast de projectplanning.

Voor non-profits en vrijwilligersorganisaties

Aanbeveling: ClickUp Free Met meer dan twee betrokkenen valt Asana Personal af. ClickUp Free heeft geen gebruikerslimiet en is daarmee de logische keuze. Zowel Asana als ClickUp kent daarnaast non-profittarieven op de betaalde plannen.

Voor agile ontwikkelteams (tot 10 personen)

Aanbeveling: Jira Free Geen andere gratis tool biedt dezelfde agile diepgang: sprints, backlog, burndown-charts, velocity-rapporten. Voor softwareteams is dit de duidelijke winnaar. Lees meer in ons uitgebreide Jira prijzen 2026 artikel.

Overstappen van gratis naar betaald: wat kost het echt?

Wanneer je overstapt van gratis naar betaald, zijn hier de echte maandelijkse kosten voor een team van 10 personen:

Let op de valuta: Trello, ClickUp en Jira tonen dollarbedragen, Asana, monday.com en Notion tonen euro’s; we rekenen niet om, dus de bedragen zijn niet direct vergelijkbaar. De prijzen komen van de prijspagina’s van de leveranciers (gecontroleerd op 6 oktober 2026).

Alternatieven die ook het vermelden waard zijn

Basecamp (Free)

Basecamp heeft een Free-plan met 1 project (basecamp.com/pricing, 2 oktober 2026). Goed om de Basecamp-werkwijze uit te proberen; met meer projecten kies je een betaald pakket: Freelancer (3 projecten, 5 GB) is het kleinste. Basecamp rekent geen kosten per gebruiker.

Todoist Free

Geen projectmanagement in de strikte zin, maar een uitstekende takenlijst-app. Gratis voor individuele gebruik met beperkt teamgebruik.

nTask

Goede gratis optie voor meeting-management gecombineerd met taakbeheer. Beperkt maar bruikbaar.

Welke tool past bij welk profiel?

Gratis projectmanagement tools: veelgestelde vragen uit de praktijk

Dit zijn de meest voorkomende vragen over gratis tools, met eerlijke antwoorden.

“Is een gratis tool betrouwbaar voor zakelijk gebruik?”

Ja, mits je de limieten begrijpt. ClickUp, Asana en Jira zijn alle drie commercieel product van beursgenoteerde of grote private bedrijven. Het gratis plan is een instapstrategie — de tools zijn echt bruikbaar, niet nep-gratis.

De betrouwbaarheidsvraag die telt is: “Blijft dit gratis plan bestaan?” Het antwoord: alle genoemde tools hebben hun gratis plan meerdere jaren gehandhaafd. Monday.com heeft de gratis limieten strenger gemaakt, maar het plan zelf bestaat al jaren.

“Kunnen we klantgegevens opslaan in gratis tools?”

Technisch: ja. Juridisch: check altijd de verwerkersovereenkomst (DPA). Alle grote tools bieden GDPR-compliance, maar een DPA is doorgaans alleen beschikbaar voor betaalde plannen. Als je gevoelige klantdata verwerkt, gebruik dan een betaald plan voor de DPA-garanties.

“Wat als we te veel worden voor het gratis plan?”

Dan upgrade je. Dat is de bedoeling van het gratis plan. De goede nieuws: de meeste tools laten je de gekozen data meenemen naar het betaalde plan. Je verliest niets — je betaalt simpelweg voor meer.

“Kunnen we starten gratis en later upgraden?”

Ja. Alle tools bewaren je data bij upgrade. Je kiest een betaald plan, voert een betaalwijze in en de extra functies worden direct beschikbaar. Eerder aangemakte taken, projecten en bijlagen blijven bewaard.

Welke projectmanagement software is echt gratis? ClickUp Free Forever, Asana Personal, Trello Free, Jira Free, Notion Free en Microsoft Planner zijn allemaal permanent gratis — geen verborgen einddatum. Elke tool heeft wel beperkingen: gebruikerslimieten, opslaglimieten of functiebeperkingen. Monday.com heeft ook een gratis plan maar beperkt tot 2 gebruikers.

Wat is de beste gratis projectmanagement tool voor kleine teams? ClickUp Free Forever is een sterke keuze voor kleine teams: onbeperkt gebruikers, onbeperkt taken, documenten en sprintbeheer. Het grootste nadeel is de opslaglimiet van 60 MB; tijdregistratie en Gantt-charts zitten pas in Unlimited. Voor teams die eenvoud boven alles stellen, is Trello Free een uitstekend alternatief.

Kan ik gratis Gantt-charts maken in projectmanagement software? Beperkt. ClickUp noemt Gantt-charts bij Unlimited, niet bij Free. Asana Personal heeft geen Gantt (pas vanaf Starter) en bij Trello zit de tijdlijnweergave in Premium. Jira Free bevat wel een tijdlijnweergave.

Is Microsoft Planner echt gratis? Microsoft Planner is gratis inbegrepen in Microsoft 365-abonnementen. Als je al Microsoft 365 betaalt (voor Outlook, Teams, Word) is Planner gratis erbij.

Wanneer moet ik overstappen van een gratis naar een betaald plan? Overweeg upgraden als je: meer dan de gebruikerslimiet bereikt, opslag vol loopt, automatiseringen te beperkt zijn, Gantt-charts wilt gebruiken, of rapportages wilt exporteren. Voor eenvoudige projecten volstaat een gratis plan vaak voor kleine teams.

Is Notion goed als gratis projectmanagement tool? Notion Free is krachtig voor documentatie en eenvoudig taakbeheer, maar kent alleen basisautomatiseringen (knoppen) en mist agile-functies zoals tijdregistratie. Het is beter als all-in-one workspace (wiki + taken + database) dan als dedicated projectmanagement tool.

Probeer ClickUp Free Forever →

Gratis plan vergelijking: automatiseringen in detail

Automatiseringen bepalen hoe krachtig een gratis tool is voor dagelijks gebruik.

ClickUp Free: geen automatiseringen genoemd

ClickUp noemt automatiseringen niet bij het gratis plan. Het Business-plan bevat 5K automatiseringen per maand.

Trello Free: ingebouwde automatisering

Trello heeft no-code automatisering op elk bord, ook in Free. Onbeperkte command runs zijn voorbehouden aan betaalde plannen.

Asana Personal: automatiseringen vanaf Starter

Asana noemt onbeperkte automatiseringen bij Starter; de Personal-lijst op de prijspagina bevat ze niet.

Jira Free: 150 automatiseringsstappen per maand

Jira Free bevat 150 automation steps per subscription per maand; Standard geeft 400 per gebruiker per maand.

Bestandsopslag bij gratis tools: praktisch overzicht

Opslag is de stille killer van gratis plannen. Hier is hoe snel je de limieten bereikt.

ClickUp Free: 60 MB totaal

Hoe snel is 60 MB vol?

• Een foto van 3 MB: 60 / 3 = 20 foto’s passen erin
• Een PDF-rapport van 2-5 MB: 12 tot 30 rapporten
• Een presentatie van 10-30 MB: 2 tot 6 presentaties
• 1 video (30 seconden): 50 MB of meer → hooguit één korte video

Conclusie: Als je alleen tekstbestanden en kleine afbeeldingen uploadt, red je het een tijd op 60 MB. Zodra je design-bestanden, video’s of uitgebreide presentaties deelt, is de upgrade naar Unlimited ($7/maand) snel gerechtvaardigd.

Asana Personal: beperkt maar minder helder gecommuniceerd

Asana communiceert de opslaglimiet op Personal niet glashelder. In de praktijk zijn er limieten per bestandsupload (100 MB per bestand). Totale opslagruimte is niet precies gepubliceerd maar in de praktijk genereus voor tekstgebaseerde teams.

Trello Free: bijlagen

Trello publiceert op de prijspagina geen opslaglimiet per bijlage voor Free; controleer de actuele limiet in Trello zelf voordat je design-bestanden deelt.

Jira Free: 2 GB totaal

De ruimste opslaglimiet van de gratis plannen. Voor een softwareteam van 10 developers met screenshots, logs en PDF-rapporten is 2 GB voldoende voor minimaal een jaar normaal gebruik.

Gratis trials vs. permanente gratis plannen: het verschil

Sommige tools die zichzelf als “gratis” presenteren zijn eigenlijk tijdgebonden trials. Weet wat je krijgt.

Permanent gratis (geen tijdslimiet):

• ClickUp Free Forever ✓
• Asana Personal ✓
• Trello Free ✓
• Jira Free ✓
• Notion Free ✓
• Microsoft Planner ✓ (mits Microsoft 365-account)
• Monday.com Free ✓ (maar slechts 2 gebruikers)

Tijdgebonden trials (niet permanent gratis):

• Betaalde plannen van Asana, Monday.com, ClickUp, Jira en Planner bieden meestal een proefperiode; de duur verschilt en staat op de prijspagina van de leverancier

Als iemand je vertelt dat een tool “gratis” is maar je begint met een trial, check altijd of er een permanent gratis plan bestaat na de trial.

Conclusie

Er is geen reden om te betalen voor projectmanagement-software als je team klein is en je behoeften eenvoudig zijn. ClickUp Free, Asana Personal en Jira Free zijn eerlijke, permanente gratis oplossingen.

Maar zodra je tegen de limieten aanloopt — en die limieten zijn bij alle tools reëel — is upgraden de moeite waard. De betaalde instapplannen (ClickUp Unlimited $7, Asana Starter €10,99, Trello Standard $5) zijn voor de meeste MKB-teams de beste prijs-kwaliteitsverhouding.

Probeer de tools die je interesseren altijd eerst:

ClickUp gratis proberen →

Met Asana en Trello hebben wij geen commerciële afspraak; hun gratis plannen vind je op asana.com en trello.com.

Wil je meer detail? Lees onze artikelen over Asana prijzen 2026, ClickUp prijzen 2026, Trello prijzen 2026, Jira prijzen 2026 en Monday.com prijzen 2026. Of bekijk onze uitgebreide vergelijking van Asana vs ClickUp vs Monday.com 2026.

Zoek je ook de beste betaalde opties voor specifieke sectoren? Lees ons artikel over projectmanagement software voor bouwbedrijven 2026. En als je tijdregistratie wil combineren met projectmanagement, bekijk dan ons overzicht van urenregistratie software 2026.